Anda di halaman 1dari 23

IDEA CEI LICENCIATURA EN TECNOLOGIA Y ADMINISTRACION CURSO: AUTOMATIZACION DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS 3 HORARIO: SAB 10:00 CENTRO: IBMPC- SAN

JUAN TUTOR: HERNANDEZ PERALTA, CLAUDIA MARIA

[MANUAL DE PROCEDIMIENTOS]

IRMA LINETT HERRERA ROLDAN IDE 12144152

CONTENIDO
OBJETIVOS .......................................................................................................................................... 4 INTRODUCCION ................................................................................................................................... 5 BENEFICIOS DE LOS MANUALES DE PROCEDIMIENTOS ...................................................................... 6 Conformacin Del Manual .................................................................................................................. 7 Un manual de procedimientos es el documento que contiene la descripcin de actividades que deben seguirse en la realizacin de las funciones de una unidad administrativa, o de dos ms de ellas. .................................................................................................................................................... 7 El manual incluye adems los puestos o unidades administrativas que intervienen precisando su responsabilidad y participacin. ......................................................................................................... 7 Suelen contener informacin y ejemplos de formularios, autorizaciones o documentos necesarios, mquinas o equipo de oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro de la empresa. .......................................................................... 7 En l se encuentra registrada y transmitida sin distorsin la informacin bsica referente al funcionamiento de todas las unidades administrativas, facilita las labores de auditora, la evaluacin y control interno y su vigilancia, la conciencia en los empleados y en sus jefes de que el trabajo se est realizando o no adecuadamente. ............................................................................... 7 IDENTIFICACIN .............................................................................................................................. 7 NDICE O CONTENIDO .................................................................................................................... 8 PRLOGO Y/O INTRODUCCIN ....................................................................................................... 8 OBJETIVOS DE LOS PROCEDIMIENTOS ............................................................................................ 8 AREAS DE APLICACIN Y/O ALCANCE DE LOS PROCEDIMIENTOS .................................................. 9 RESPONSABLES ................................................................................................................................ 9 POLTICAS O NORMAS DE OPERACIN ........................................................................................... 9 CONCEPTO (S) ............................................................................................................................... 10 PROCEDIMIENTO ........................................................................................................................... 10 FORMULARIO DE IMPRESOS. ........................................................................................................ 10 DIAGRAMAS DE FLUJO. ................................................................................................................. 11 GLOSARIO DE TRMINOS. ............................................................................................................. 11 DISEO DEL PROYECTO. ................................................................................................................ 11 RESPONSABLES .............................................................................................................................. 12 [Type text] Page 2

DELIMITACIN DEL UNIVERSO DE ESTUDIO ................................................................................. 12 ESTUDIO PRELIMINAR ............................................................................................................... 12 DIAGRAMACION ................................................................................................................................ 14 SIMBOLO DE LAS NORMAS ISO ................................................................................................. 15 SIMBOLOS DE LA NORMA ANSI ................................................................................................. 16 SIMBOLOS DE LA NORMA ASME ............................................................................................... 17 SIMBOLOS DE LA IS9000............................................................................................................ 18 CLASIFICACION DE DIAGRAMAS DE FLUJO ................................................................................... 19 EJEMPLOS ...................................................................................................................................... 21

[Type text]

Page 3

OBJETIVOS

Comprender la importancia de soportar el quehacer de la organizacin con diagramas y mapa de proceso. Conocer las diferentes versiones de diagramas y mapas de proceso que puede emplear una organizacin para desempearse eficazmente. Entender las bondades que los diagramas de procedimientos ofrecen a una organizacin para representar, seguir y controlar sus acciones. Valorar los aportes de la diagramacin y mapeo.

[Type text]

Page 4

INTRODUCCION
Las organizaciones demandan recursos tcnicos que les permita precisar, mediante diagramas de flujo y mapas de procesos, lo elementos necesarios para llevar a cabo sus funciones en forma lgica y consistente. En su calidad de tcnicas de anlisis, comprendan en forma ordenada, y detallada de las operaciones, las actividades, las funciones y los procesos que efectan las unidades administrativas de la estructura organizacional que intervienen en ellas, los formatos que utilizan, as como los mtodos de trabajo con que determinan responsabilidad de ejecucin, el control y la evaluacin de sus acciones.

[Type text]

Page 5

BENEFICIOS DE LOS MANUALES DE PROCEDIMIENTOS


Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripcin de tareas, ubicacin, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecucin. Auxilian en la induccin del puesto y al adiestramiento y capacitacin del personal ya que describen en forma detallada las actividades de cada puesto. Sirve para el anlisis o revisin de los procedimientos de un sistema. Interviene en la consulta de todo el personal. Que se desee emprender tareas de simplificacin de trabajo como anlisis de tiempos, delegacin de autoridad, etc. Para establecer un sistema de informacin o bien modificar el ya existente. Para unifor mar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteracin arbitraria. Determina en forma ms sencilla las responsabilidades por fallas o errores. Facilita las labores de auditora, evaluacin del control interno y su evaluacin. Aumenta la eficiencia de los empleados, indicndoles lo que deben hacer y cmo deben hacerlo. Ayuda a la coordinacin de actividades y evitar duplicidades. Construye una base para el anlisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas, procedimientos y mtodos.

[Type text]

Page 6

Conformacin Del Manual

Un manual de procedimientos es el documento que contiene la descripcin de actividades que deben seguirse en la realizacin de las funciones de una unidad administrativa, o de dos ms de ellas. El manual incluye adems los puestos o unidades administrativas que intervienen precisando su responsabilidad y participacin. Suelen contener informacin y ejemplos de formularios, autorizaciones o documentos necesarios, mquinas o equipo de oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro de la empresa. En l se encuentra registrada y transmitida sin distorsin la informacin bsica referente al funcionamiento de todas las unidades administrativas, facilita las labores de auditora, la evaluacin y control interno y su vigilancia, la conciencia en los empleados y en sus jefes de que el trabajo se est realizando o no adecuadamente.

IDENTIFICACIN

Este documento debe incorporar la siguiente informacin: a. b. c. d.


[Type text]

Logotipo de la organizacin. Nombre oficial de la organizacin. Denominacin y extensin. De corresponder a una unidad en particular debe anotarse el nombre de la misma
Page 7

e. Lugar y fecha de elaboracin. f. Nmero de revisin (en su caso). g. Unidades responsables de su elaboracin, revisin y/o autorizacin. h. Clave de la forma. En primer trmino, las siglas de la organizacin, en segundo lugar las siglas de la unidad administrativa donde se utiliza la forma y, por ltimo, el nmerode la forma. i. Entre las siglas y el nmero debe colocarse un guin o diagonal. j.
NDICE O CONTENIDO

k. Relacin de los captulos y pginas correspondientes que forman parte del documento.
PRLOGO Y/O INTRODUCCIN

l. Exposicin sobre el documento, su contenido, objeto, rareas de aplicacin e importancia de su revisin y actualizacin. Puede incluir un mensaje de la mxima autoridad de las reas comprendidas en el manual.

OBJETIVOS DE LOS PROCEDIMIENTOS

m. Explicacin del propsito que se pretende cumplir con los procedimientos. n. Los objetivos son uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteraci n arbitraria ; simpli ficar la respo nsa bilida d por fallas o errores; facilitar las labores de auditora; facilitar las labores de auditora, la evaluacin del control interno y su vigilancia; que tanto los empleados como sus jefes conozcan si el trabajo se est realizando adecuadamente; reducir los costos al aumentar la eficiencia general, adems de otras ventajas adicionales.
[Type text] Page 8

AREAS DE APLICACIN Y/O ALCANCE DE LOS PROCEDIMIENTOS

o. Esfera de accin que cubren los procedimientos. Dentro de la administracin pblica federal los procedimientos han sido clasificados, atendiendo al mbito de aplicacin y a s u s alcances, en: procedimientos macro administrativos y procedimientos meso administrativos o sectoriales

RESPONSABLES

p. Unida des admi nistrativas y/o puestos que intervienen en los procedimientos en cualquiera de sus fases
POLTICAS O NORMAS DE OPERACIN

q. En esta seccin se incluyen los criterios o lineamientos generales de accin que se determinan en forma explcita para facilitar la cobertura de responsabilidad de las distintas instancias que participaban en los procedimientos. r. Adems debern contempl arse to das las normas de operaci n que precisan la s situaciones alterativas que pudiesen presentarse en l a o p e r a c i n d e l o s procedi mientos. s. A continuaci n se menciona n al gunos lineami entos que deben considerarse en su planteamiento: a. Se definirn perfectamente las polticas y/o normas que circunscriben el marco general de actuacin del personal, a efecto de que est no incurra en fallas. b. Los lineamientos se elaboran clara y concisamente, a fin de que sean comprendido
[Type text] Page 9

incl uso por pers onas no familiari zadas con los aspectos a dmi nistrativos o con el procedimiento mismo. c. Debern ser lo suficientemente explcitas para evitar la continua consulta a los niveles jerrquicos superiores.
CONCEPTO (S)

t. Palabras o trminos de carcter tcnico que s e empl ean en el procedi miento, las cuales, por su significado o grado de especializacin requieren de mayor informacin o ampl iacin de su sig nificado, para ha cer ms a ccesibl e al usuario la cons ul ta del manual
PROCEDIMIENTO

u. Presentacin por escrito, en forma narrativa y secuencial, de cada una de las operaciones que se realizan en un procedimiento, explicando en qu consisten, cundo, cmo, dnde, con qu, y cunto tiempo se hacen, sealando los responsables de llevarlas a cabo. Cuando la descripcin del procedimiento es general, y por lo mismo comprende varias reas, debe anotarse la unidad a dmi ni strativa que ti ene a su cargo ca da opera cin. Si se trata de una descri pci n detallada dentro de una uni dad admi nistrativa , tiene que i ndi carse el puesto responsable de cada operacin. v. Es conveniente codificar las operaciones para simplificar su comprensin e identificacin, aun en los casos de varias opciones en una misma operacin.

FORMULARIO DE IMPRESOS.

Formas impresas que se utilizan en un procedimiento, las cual es se inter cala n dentro del mismo o se adjunta n como a pndi ces.
[Type text] Page 10

En la d e s c r i p c i n d e l a s o p e r a c i o n e s q u e i m p l i q u e n s u u s o , d e b e h a c e r s e r e f e r e n c i a especfica de stas, empleando para ello nmeros indicadores que permitan asociar las en forma concreta. Tambin se pueden adicionar instructivos para su llenado.
DIAGRAMAS DE FLUJO.

Representacin grfica de la sucesin en que se realizan las operaciones de un procedimiento y/o el recorrido de formas o materiales, en donde se muestran las unidades administrativas (procedimiento general), o los puestos que intervienen (procedimiento detallado), en cada operacin descrita. Adems, suelen h a c e r m e n c i n d e l equipo o recursos utilizados en cada caso. L o s d i a g r a m a s representados en forma sencilla y accesible en el manual, brinda una descripcin clara de las operaciones, lo que facilita su comprensin. Para este efecto, es aconsejable el empleo de smbolos y/o grficos simplificados.

GLOSARIO DE TRMINOS.

Lista de conceptos de carcter tcnico relacionados con el contenido y tcnicas de elaboracin de los manuales de procedimientos, que sirven de apoyo para su uso o consulta. Procedimiento general para la elaboracin de manuales administrativos
DISEO DEL PROYECTO.

La tarea de preparar manuales administrativos requiere de mucha precisin, toda vez que los datos tienen que asentarse con la mayor exactitud posible para no generar confusin en la interpretacin de su contenido por parte de quien los consulta. Es por ello que se debe poner mucha atencin en todas y cada una
[Type text] Page 11

de sus etapas de integracin, delineando un proyecto en el que se consiguen todos los requerimientos, fases y procedimientos que fundamentan la ejecucin del trabajo.
RESPONSABLES

Para iniciar los trabajos que conducen a la integracin de un manual, es indispensable prever que no queda diluida la responsabilidad de la conduccin de las acciones en diversas personas, sino que debe designarse a un coordinador, auxiliado por un equipo tcnico, al que se le debe encomendar la conduccin del proyecto en sus fases de diseo, implantacin y actualizacin. De esta manera se logra homogeneidad en el contenido y presentacin de la informacin. Por lo que respecta a las caractersticas del equipo tcnico, es conveniente que sea p e r s o n a l c o n u n b u e n manejo de las relaciones humanas y que conozca a l a organizacin en lo que concierne a sus objetivos, estructura, funciones y personal. Para este tipo de trabajo, una organizacin puede nombrar a la persona que tenga los conocimientos y la experiencia necesarios para llevarlo a cabo. Por la naturaleza de sus funciones puede encargarlo al titular de la unidad de mejoramiento administrativo
DELIMITACIN DEL UNIVERSO DE ESTUDIO

Los responsables de efectuar los manuales administrativos de una organizacin tienen que definir y delimitar su universo de trabajo para estar en posibilidad de actuar en l; para ello, deben realizar:
ESTUDIO PRELIMINAR

Este paso es indispensable para conocer en forma global las funciones y actividades que se realizan en el rea o reas donde se va a actuar. Con base en l se puede definir la estrategia global para el levantamiento de informacin, identificando las fuentes de la mis ma,
[Type text] Page 12

activi dades por realizar, ma gni tud y alca nces del proyecto, Instrumentos requeridos para el trabajo y en general, prever las acciones y estimar los recursos necesarios para efectuar el estudio.

[Type text]

Page 13

DIAGRAMACION
Diagramar es representar grficamente hechos, situaciones, movimientos, relaciones o fenmenos de todo tipo por medio de smbolos que clarifican la interrelacin entre diferentes factores y/o unidades administrativas, as como la relacin causa efecto que prevalecen entre ellos.

Este recurso constituye un elemento de juicio invaluable para individuos y organizaciones de trabajo, aquellos porque as pueden percibir en forma analtica y detallada la secuencia de una accin., lo que contribuye sustancialmente a conformar una solida estructura de pensamiento a sus operaciones mediante diagrama de flujo, elemento fundamental para descomponer en partes procesos complejos, lo cual facilita su compresin y contribuye a fortalecer la dinmica organizacional y a simplificar el trabajo. El diagrama de flujo es la representacin grfica del algoritmo o proceso. Se utiliza en disciplinas como la programacin, la economa, los procesos industriales y la psicologa cognitiva. Estos diagramas utilizan smbolos con significados bien definidos que representan los pasos del algoritmo, y representan el flujo de ejecucin mediante flechas que conectan los puntos de inicio y de fin de proceso

[Type text]

Page 14

SIMBOLO DE LAS NORMAS ISO

[Type text]

Page 15

SIMBOLOS DE LA NORMA ANSI

[Type text]

Page 16

SIMBOLOS DE LA NORMA ASME

[Type text]

Page 17

SIMBOLOS DE LA IS9000

[Type text]

Page 18

CLASIFICACION DE DIAGRAMAS DE FLUJO


Por su presentacin: De bloque: Se representan en trminos generales con el objeto de destacar determinados aspectos De detalle: Plasman las actividades en su ms detallada expresin

POR SU FORMATO De formato vertical: En el que el flujo de las operaciones va de arriba hacia abajo y de derecha a izquierda De formato horizontal: En el que la secuencia de las operaciones va de izquierda a derecha en forma descendente. De formato tabular: Tambin conocido como de formato columnar o panormico, en el que se presenta en una sola carta el flujo total de las operaciones, correspondiendo a cada puesto o unidad una columna De formato arquitectnico: Muestra el movimiento o flujo de personas, formas, materiales, o bien la secuencia de las operaciones a travs del espacio donde se realizan

POR SU PROPOSITO De forma: El cual se ocupa fundamentalmente de documentos con poca io ninguna descripcin de operaciones De labores: Indica el flujo o secuencia de las operaciones, as como quin o en donde se realiza y en qu consiste sta. De mtodo: Muestra la secuencia de operaciones, la persona que las realiza y la manera de hacerlas Analtico: Describe no slo el procedimiento quin lo hace, y cmo hacer cada operacin, sino para qu sirven De espacio: Indica el espacio por el que se desplaza una forma o una persona Combinados: Emplean dos o ms diagramas en forma integrada De ilustraciones y texto: Ilustra el manejo de la informacin con textos y dibujos

[Type text]

Page 19

MODELO DE DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO

[Type text]

Page 20

EJEMPLOS

[Type text]

Page 21

[Type text]

Page 22

[Type text]

Page 23