Estado de Ganancias y Perdidas - Definicin, utilidad, componentes

El uso y anlisis de estados financieros dentro de empresas es muy importante, debido a la informacin que estos documentos contables presentan, su falta de uso puede ser muchas veces perjudicial para cualquier tipo de negocio, aunque normalmente los pequeos empresarios si la desarrollan, nunca llegan a enterase cuales son los procedimientos correctos para su presentacin.

Qu es el Estado de Ganancias y Prdidas?

El Estado de Ganancias y Prdidas conocido tambin como Estado de Resultados, Estado de Ingresos y Gastos, o Estado de Rendimiento; es un informe financiero que da muestra la rentabilidad de la empresa durante un perodo determinado, es decir, las ganancias y/o prdidas que la empresa obtuvo o espera tener. Para el desarrollo ms sofisticado (en contabilidad, lo que hace un contador) se utilizan las Clases 6-7-8-9 del Plan Contable Empresarial:

Clase 6: Gastos Clase 7: Ingresos Clase 8: Cuentas de cierre Clase 9: Cuentas Analticas de Explotacin

Las clases son usadas por contadores porque su tarea en las empresas es cuadrar, todos los costos, si su empresa es mediana o grande es seguro que usted ya tiene un contador, pero si su empresa es pequea aun no es necesario contratar uno, pero si es necesario que sepas la importancia, el manejo y la elaboracin de este valioso informa contable.

Para que sirve el Estado de Ganancias y Prdidas?

Este estado financiero permite que el empresario, luego de un periodo de funcionamiento

de su empresa, pueda determinar si obtuvo utilidad o prdida. Con esa informacin el dueo de la empresa podr analizar su situacin financiera, su estructura de ingresos, costos y tomar decisiones acertadas sobre el futuro de su empresa.

Presentamos un Caso Ejemplo de falta de uso del Estado de Ganancias y Prdidas:

El empresario CTE decide iniciar su negocio de 3 meses consigue $ 10 000 en efectivo e inicia sus operaciones, al cabo de su periodo obtiene un saldo final de $ 11 000; por lo que deduce que su ganancia es de $ 1 000, por consiguiente decide retirase del negocio pues el cree que este no es rentable, Sera eso cierto? Respuesta: Si no se tiene conocimiento de la verdadera circulacin del dinero no podemos evaluar si el negocio ha sido rentable o no, si esta empresa utilizara el Estado de Ganancias y Perdidas podra encontrar si realmente es rentable el negocio, quiz la culpa que la ganancia sea $ 1 000 no la tenga el precio de su producto, sino los gastos administrativos o financieros de su empresa o quiz sean lo excesivos impuestos que pagan, sea cual sea el motivo con el uso de este estado financiero podremos corregir estos errores y maximizar nuestras ganancias.

Componentes para la elaboracin del Estado de Resultados:

Ventas: Representa la facturacin de la empresa en un perodo de tiempo, las ventas son los ingresos al contado y al crdito (Cuenta por Cobrar), a valor de venta (no incluye el I.G.V.). Costo de Ventas: Representa el costo de toda la mercadera vendida. Utilidad Bruta: Son las Ventas menos el Costo de Ventas. Gastos Generales (de ventas y administrativos): Representan todos aquellos rubros que la empresa requiere para su normal funcionamiento y desempeo (sueldos, tiles de oficina, pago de servicios de luz, agua, telfono, alquiler, impuestos, entre otros). Utilidad de operacin: Es la Utilidad Bruta menos los Gastos Generales. Impuestos: Es un porcentaje de la Utilidad antes de impuestos y es el pago que la empresa debe efectuar al Estado. Es el monto del Impuesto a la Renta (RER), Impuesto Registro nico Simplificado (RUS), entre otros. Utilidad Neta: Es la Utilidad de Operacin menos los Impuestos. Esta es la utilidad del ciclo de operacin de la empresa o negocio, el monto que se calcule es el monto de ganancias de la empresa.

Algunos autores siguieren que aqu termina el Estado de Ganancias y Prdidas, pero si queremos profundizar aun mas, nos percataremos que el Balance General esta ligado con el estado de Ganancias y Perdidas.

Dividendos: Representan la distribucin de las utilidades entre los accionistas y propietarios de la empresa. Utilidades Retenidas: Es la Utilidad Neta menos los dividendos pagados a los accionistas. Este monto no repartido entra al Balance General como parte del Patrimonio.

Recordemos que:
Patrimonio = Capital Social (Aportes) +Utilidades Retenidas

Estructura del Estado de Ganancias y Prdidas:

Para comprender mejor el desarrollo de este Estado Financiero, tomaremos datos ficticios de una empresa ficticia denominada CTE.SAC.

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Empresarial (Clic Aqu) Mucho xito.

Estado de prdidas y ganancias

Como puede observarse, el Estado de prdidas y ganancias muestra detalladamente cmo se ha ob147 tenido la utilidad del ejercicio, mientras que el Balance general nicamente muestra la utilidad, ms no la forma en que se ha obtenido, razn por la cual el Estado de prdidas y ganancias o Estado de resultados se considera como un estado complementario del Balance general. Naturalmente, para que el Estado de prdidas y ganancias se pueda interpretar con mayor facilidad, es necesario que todos sus elementos estn debidamente clasificados y ordenados. Para facilitar el desarrollo del Estado de prdidas y ganancias, se divide en dos partes principales.

PRIMERA PARTE DEL ESTADO DE PRDIDAS Y GANANCIAS SEGUNDA PARTE DEL ESTADO DE PRDIDAS Y GANANCIAS
La primera parte consiste en analizar todos los elementos que entran en la compraventa de mercancas hasta determinar la utilidad o la prdida de ventas, o sea, la diferencia entre el precio de costo y el de venta de las mercancas vendidas. Para determinar la utilidad o prdida de ventas, es necesario conocer los siguientes resultados:

Ventas netas. Compras totales o brutas. Compras netas. Costo de lo vendido. Utilidad en ventas

Ejemplo de Ventas netas

Ejemplo de Ventas netas

Las ventas netas se determinan restando de las ventas totales el valor de las devoluciones y rebajas sobre ventas.

Ventas totales menos (Devoluciones sobre ventas + Rebajas sobre ventas) es igual a Ventas netas

Ejemplo: Durante el ejercicio se vendieron mercancas por valor de $ 1 950 000.00, de las cuales los clientes devolvieron el equivalente de $ 30 000.00 y, adems, se les concedieron rebajas por valor de $ 20 000.00.

Ejemplo de Compras totales o brutas

Las compras totales o brutas se determinan sumando a las compras el valor de los gastos de compra.

Ejemplo: Durante el ejercicio se compraron mercancas por valor de $ 800 000.00, y se-tuvo que pagar, para trasladarlas hasta el almacn, $ 20 000.00 por fletes y acarreos.

Ejemplo de Compras netas

Las compras netas se obtienen restando de las compras totales el valor de las devoluciones y rebajas sobre compras.

Ejemplo: Supongamos como compras totales los $ 820 000.00 del caso anterior: adems, suponemos que a los proveedores se les devolvieron mercancas por $ 60 000.00 y que nos concedieron rebajas por $ 10 000.00.

Ejemplo de Costo de lo vendido

El costo de lo vendido se obtiene sumando al inventario inicial el valor de las compras netas y restando de la suma que se obtenga el valor del inventario final.

Ejemplo: Consideremos como compras netas los $ 750 000.00 del caso anterior: adems, suponemos como existencia inicial de mercancas, la cantidad de $ 1 250 000.00, y como existencia final, $ 600 000.00.

Ejemplo de Utilidad en ventas

Utilidad en ventas. Una vez determinado el valor de las ventas netas y el costo de lo vendido, la utilidad en ventas se determina restando de las ventas netas el valor del costo de lo vendido.

Ejemplo: Considerando las ventas netas y el costo de lo vendido de los casos anteriores, la utilidad en ventas sera de:

La utilidad obtenida por las ventas tambin recibe el nombre de utilidad bruta. Observacin. Cuando el costo de lo vendido sea mayor que el valor de las ventas netas, el resultado ser la prdida en ventas o prdida bruta. Empleo de las columnas. Al igual que en el Balance general, en el Estado de prdidas y ganancias se emplean cuatro columnas para anotar las cantidades. A continuacin se indica en qu columna se anota el valor de cada uno de los elementos de que se compone dicho estado. Primera columna. En esta columna se deben anotar los valores de las compras, de los gastos de compra, de las devoluciones sobre compras y de las rebajas sobre compras. Segunda columna. En esta columna se deben anotar los valores de las devoluciones sobre ventas, de las rebajas sobre ventas y de las compras totales. Tercera columna. En esta columna se deben anotar los valores de las ventas totales, del inventario 'inicial, de las compras netas y del inventario final. Cuarta columna. En esta columna se deben anotar los valores de las ventas netas, del costo de lo vendido y de la utilidad o prdida en ventas. Cambios en la colocacin. 1. Cuando no hay devoluciones ni rebajas sobre ventas, el valor de las ventas totales pasa directamente hasta la cuarta columna, como si fueran ventas netas. 2. Cuando no hay gastos de compra, el valor dje las compras pasa directamente hasta la segunda columna, como si fuera compras totales. 3. Cuando no hay gastos de compra ni devoluciones y rebajas sobre compras, el valor de las compras pasa directamente hasta la tercera columna, como si fueran compras netas. 4. Cuando nicamente hay devoluciones sobre ventas o rebajas sobre ventas, su valor pasa a la tercera columna. 5. Cuando nicamente hay devoluciones sobre compras o rebajas sobre compras, su valor pasa a la segunda columna. Forma como se obtiene la utilidad en ventas

Segunda parte del estado de prdidas y ganancias

La segunda parte consiste en analizar detalladamente los gastos de operacin, as como los gastos y productos que no corresponden a la actividad principal del negocio, y determinar el valor neto que debe restarse de la utilidad bruta, para obtener o la utilidad o la prdida lquida del ejercicio. Para determinar la utilidad o la prdida lquida del ejercicio es necesario conocer los siguientes resultados:

Gastos de operacin. Utilidad de operacin. El valor neto entre otros gastos y otros productos. Utilidad lquida del ejercicio Empleo de las columnas

Ejemplo de Gastos de operacin

Los gastos de operacin son las erogaciones que sostiene la organizacin implantada en la empresa y que permite llevar a cabo las diversas actividades y operaciones diarias. Se consideran gastos de

operacin los de venta, los de administracin y los financieros, ya que sin ellos no sera posible alcanzar los propsitos de la empresa. De acuerdo con lo anterior, se llama gastos de operacin al total de la suma de los gastos de venta, gastos de administracin y gastos financieros. Gastos de Ventas + Gastos de Administracin + Gastos Financieros = Gastos de Operacin Ejemplo: Durante el ejercicio se efectuaron gastos con los valores siguientes: Renta del almacn, $ 17 000.00; propaganda, $ 9 000.00; sueldos de agentes y dependientes, $ 32 000.00; comisiones de agentes, $ 16 000.00; consumo de luz de oficinas, $ 1 000.00; renta de las oficinas, $ 12 000.00; sueldos del personal, $ 43 000.00; papelera y tiles de oficina, $ 3 000.00; consumo de luz del departamento de administracin, $ 2 000.00; intereses a nuestro cargo, $ 5 000.00; descuentos sobre ventas, $ 4 500.00 y gastos de situacin, $ 500.00.

Cuando existan gastos y productos financieros, se deben clasificar en primer trmino los productos, si su valor es mayor que el de los gastos, pero se debern clasificar los gastos en primer trmino, si el valor de stos es mayor que el de los productos. La clasificacin se debe hacer de esta forma con el objeto de efectuar la resta con mayor facilidad. El resultado que se obtenga de restar el valor menor del mayor, puede ser la prdida financiera o la utilidad financiera, segn el caso; es prdida cuando el valor de los gastos es mayor que el de los productos, y es utilidad financiera, en el caso contrario. Cuando el resultado sea prdida financiera, su valor se debe agregar a la suma de los gastos de venta con los de administracin, para obtener el total de gastos de operacin. Prdida Financiera = Gastos Financieros Productos Gastos de Venta + Gastos de Administracin + Prdida Financiera = Gastos de Operacin Financieros

Ejemplo: Supongamos los mismos gastos de venta, de administracin y financieros del caso anterior, y adems, los siguientes productos: intereses a nuestro favor $ 1 000.00 y descuentos sobre compras $ 3 000.00.

Como puede verse, primero se clasificaron los gastos financieros, por ser mayor su valor, y despus se clasific los productos financieros, la diferencia entre ambos fue la prdida financiera, la cual se sum a los gastos de venta ms los de administracin, para obtener de esta manera, el total de los gastos de operacin. Cuando el resultado obtenido sea la utilidad financiera, su valor se debe restar de la suma de los gastos de venta con los de administracin, para obtener el total de los gastos de operacin. Utilidad Financiera = Productos Financieros Gastos Financieros Gastos de Venta + Gastos de Administracin = Suma - Utilidad Financiera = Gastos de operacin Ejemplo: Consideremos los mismos datos del caso anterior, con la diferencia de que los intereses a nuestro favor llegan a 7 000.00 y los descuentos sobre compras llegan a $ 5 000.00.

Primero se clasificaron los productos financieros por ser mayor su valor, y despus, los gastos financieros, la diferencia entre ambos fue utilidad financiera, la cual se rest de la suma de los gastos de venta con los de administracin para determinar el total de los gastos de operacin. Naturalmente, que cuando no existen gastos y productos financieros, la suma de los gastos de venta con los de administracin forma el total de los gastos de operacin.

Ejemplo de Utilidad de operacin

La utilidad de operacin se obtiene restando de la utilidad bruta los gastos de operacin. Ejemplo: Supongamos una utilidad bruta de $ 500 000.00 y gastos de operacin por $ 133 000.00.

Observaciones: 1. Cuando el valor de los gastos de operacin sea mayor que el de la utilidad bruta, la diferencia ser prdida de operacin. 2. Ahora bien cuando se tenga prdida bruta, los gastos de operacin se deben sumar a ella, resultando prdida de operacin.

Ejemplo de El valor neto entre otros gastos y otros productos.

Para obtener el valor neto entre otros gastos y otros productos se deben clasificar en primer trmino los otros gastos, si su valor es mayor que el de los otros productos, pero se debern clasificar en primer trmino otros productos, si su valor es mayor que el de los otros gastos. Cuando el importe de los otros gastos es mayor que el de los otros productos, la diferencia que se obtenga al practicar la resta ser la prdida neta entre otros gastos y productos. Otros gastos - Otros Productos = Prdida neta entre otros gastos y productos Ejemplo: Supongamos los siguientes gastos y productos: prdida en venta de mobiliario $ 20 000.00, prdida en venta de acciones y valores $ 6 000.00, comisiones cobradas $ 2 000.00 y dividendos cobrados $ 4 000.00.

Cuando el valor de los otros productos es mayor que el de los otros gastos, la diferencia que se obtenga al efectuar la resta ser la utilidad neta entre otros gastos y productos. Otros productos - Otros gastos = Utilidad neta entre otros gastos y productos Ejemplo: Supongamos los mismos datos del caso anterior, con la diferencia de que las comisiones cobradas importan $ 10 000.00 y los dividendos cobrados $ 20 000.00.

Ejemplo de Utilidad lquida del ejercicio

Para determinar la utilidad neta del ejercicio se debe restar de la utili- ns dad de operacin el valor de la prdida neta entre otros gastos y productos.

Unidad de operacin - Prdida neta entre otros gastos y productos = Utilidad del ejercicio Ejemplo: Supongamos una utilidad de operacin por $ 367 000.00 y una prdida neta entre otros gastos y productos de $ 20 000.00.

Observaciones: 1. Si la prdida neta entre otros gastos y productos es mayor que la utilidad de operacin, la diferencia ser prdida del ejercicio. 2. S se tiene prdida de operacin y prdida neta entre otros gastos y productos, se suman, siendo el total prdida del ejercicio. 3. Si se tiene utilidad de operacin y utilidad neta entre otros gastos y productos, se suman, siendo el total utilidad del ejercicio. 4. Si la utilidad neta entre otros gastos y productos es mayor que la prdida de operacin, la diferencia ser utilidad del ejercicio. 5. Si la utilidad neta entre otros gastos y productos es menor que la prdida de operacin, la diferencia ser prdida del ejercicio.

Empleo de las columnas

Primera columna. En esta columna se deben anotar los valores de cada uno de los conceptos que integran las cuentas de gastos de venta, gastos de administracin, gastos financieros y productos financieros. Segunda columna. En esta columna se deben anotar los totales de las cuentas de gastos de venta, gastos de administracin, gastos financieros y productos financieros, as como el valor de cada uno de los conceptos que tengan parte en otros gastos y en otros productos. Tercera columna. En esta columna se deben anotar el valor que se obtenga al sumar el total de la cuenta de gastos de venta con el total de la de gastos de administracin; la diferencia entre gastos y productos financieros y los totales de otros gastos y otros productos. Cuarta columna. En esta columna se deben anotar los valores de la utilidad bruta, de los gastos de operacin, de la utilidad de operacin, de la diferencia entre otros gastos y productos y de la utilidad o prdida del ejercicio.

OBSERVACIN

Formacin del estado de prdidas y ganancias.

Para la formacin del Estado de prdidas y ganancias es necesario haber aprendido'tanto el anlisis de los conceptos que corresponden a la compraventa de mercancas, como el de gastos y productos que corresponden o no a la actividad principal del negocio. El Estado de prdidas y ganancias se principia anotando el encabezado el cual debe contener los siguientes datos: 1. Nombre del negocio. 2. La indicacin de ser Estado de prdidas y ganancias. 3. El periodo a que se refiere dicho estado. Forma como se obtiene la utilidad del ejercicio Gastos de Venta + Gastos de Administracin +- Prdida o utilidad en gastos y productos financieros igual a Utilidad Bruta o utilidad en ventas - Gastos de operacin = Utilidad de operacin +- Utilidad o prdida en otros gastos y productos = Utilidad del ejercicio El ltimo dato del prrafo anterior es muy importante, ya que el Estado de prdidas y ganancias debe indicar el periodo que comprende; por ejemplo, del Io de enero al 31 de diciembre; no como el Balance general, que se refiere a una fecha determinada, por ejemplo, al 31 de diciembre. Despus del encabezado se deben analizar todos los conceptos que comprende la compraventa de mercancas, hasta determinar la utilidad o la prdida bruta, de la siguiente forma: 1. Se anotan las ventas totales; si hay devoluciones y rebajas sobre ventas, su valor se resta de dichas ventas para obtener las ventas netas. 2. Se anota el valor del inventario inicial de mercancas. 3. Se anotan las compras; si hay gastos de compra, su valor se suma a ellas para obtener las compras totales. " - ' 4. Del valor de las compras totales se resta el de las devoluciones y rebajas Sobre compras, en caso de haberlas, para obtener las compras netas. 5. El valor de las compras netas se suma al inventario inicial para obtener el total de mercancas, al que simplemente se le da el nombre de suma. 6. A la suma, que es el total de mercancas, se le resta el valor del inventario final, para obtener el costo de lo vendido. 7. A las ventas netas, que aparecen en primer trmino, se les resta el valor del costo de lo vendido, para obtener la utilidad o prdida bruta. Es utilidad cuando el costo es menor que el importe de las ventas netas; prdida, en el caso contrario. A continuacin se deben analizar los gastos y productos que corresponden o no a la actividad principal del negocio, hasta determinar la utilidad o prdida del ejercicio, en el siguiente orden: 8. Primero, se detallan los gastos de venta, despus los gastos de administracin y, por ltimo, los gastos y productos financieros. 9. En seguida, se suman los totales de los gastos de venta, gastos de administracin y gastos financieros, para obtener el total de los gastos de operacin, el cual se debe restar de la utilidad bruta, para determinar la utilidad de operacin. 10. Finalmente, a la utilidad de operacin se le debe restar o sumar, segn sea el caso, el resultado neto entre otros gastos y productos para obtener la utilidad lquida o neta del ejercicio. Para ilustrar las explicaciones anteriores, se incluye en la pgina siguiente un Estado de prdidas y ganancias completo. Relacin entre el Balance general y el Estado de prdidas y ganancias. Para comprobar que el Estado de prdidas y ganancias complementa al Balance general, la utilidad o prdida que arroje dicho estado debe ser igual al aumento o disminucin que se obtenga de comparar el Capital del Balance anterior con el Capital del Balance actual. Adems, el inventario final de mercancas debe ser el mismo en los dos documentos. De acuerdo con lo anterior, los nicos puntos de contacto que tiene el Balance general con el Estado de prdidas y ganancias son: la utilidad o prdida del ejercicio y el inventario final de mercancas.