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Contabilidad Bsica

Estados Financieros

Crditos
Esta es una publicacin de la Escuela Nacional de Hotelera, Dentro del proyecto NIC/018, financiado conjuntamente por los gobiernos de la Repblica de Nicaragua y el Gran Ducado de Luxemburgo.

Compilacin y Adecuacin de Contenido:

Carmen Forteza Garca


Revisin y Aprobacin:

Miriam Espinoza

Se permite la reproduccin total o parcial de la presente obra, haciendo referencia a la fuente.

Managua, Nicaragua Diciembre 2008.

Con esta unidad el alumno desarrollar la capacidad de: Registrar las operaciones que realiza la pequea empresa

Registro de las Operaciones Contables

Unidad I:

UNIDAD I: Registro de Operaciones Contables

Conceptos Bsicos de la Contabilidad


Contabilidad: Definicin, Caractersticas y Estructura Bsica Contabilidad Bsica
La contabilidad es la ciencia econmica que estudia el patrimonio empresarial. Recogemos otras dos definiciones con ms matices: 1. La contabilidad es el conjunto de las normas y los fundamentos en los que se basa el registro de la informacin financiera de la empresa. 2. La contabilidad es el sistema que estudia los resultados, los costes y la situacin patrimonial de la empresa y sirve como soporte bsico para la toma de decisiones, ya que sus criterios y procedimientos aseguran la correcta valoracin de bienes, derechos y obligaciones. El anlisis contable puede ser de dos tipos: Esttico: por la observacin del patrimonio en un momento determinado (como un foto de nuestra situacin financiera). Dinmico: por el anlisis de las variaciones que se producen en el transcurso del tiempo (como una pelcula en donde vemos la evolucin de la situacin). La contabilidad proporciona informacin ordenada, que ser til a diferentes niveles: Para su administrador/a (lo que en las grandes empresas es el equipo directivo), para que tengan informacin suficiente que les sirva para tomar decisiones y planificar acciones futuras Para el/los propietarios o accionistas, para conocer la evolucin de la rentabilidad de sus inversiones Para los trabajadores, ya que de los resultados de la empresa depende la continuidad de su puesto de trabajo y sus posibilidades de promocin Para los financiadores o acreedores, ya que a travs de la contabilidad conocen la solvencia de la empresa y la posibilidad de cobrar sus crditos Para organismos pblicos, quienes en caso de cobro de tasas o de concesin de ayudas (entre otras situaciones) necesitarn conocer de manera precisa la realidad empresarial. El diccionario de la RAE define documentar como probar, justificar la verdad de algo con documentos. Como decamos en la introduccin de este manual, una cosa es saber administrar una empresa y otra, diferente, poder demostrarlo. La contabilidad nos ayuda a documentarlo. Los libros contables son los documentos donde se recogen las anotaciones contables. Antes de la generalizacin de la informtica eran libros fsicos; ahora pueden llevarse en documentos electrnicos (hojas de clculo, bases de datos o programas contables), pero se siguen llamando libros contables.

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Grupos del Balance: activo, pasivo y Capital patrimonial


Recuerda que en la primera unidad definamos el patrimonio empresarial como el conjunto de bienes, derechos y obligaciones que tiene una empresa? Bueno, ahora estudiaremos estos elementos desde la terminologa y los criterios de la contabilidad. Los elementos patrimoniales, los bienes derechos y obligaciones, se agrupan en conjuntos homogneos que se denominan grupos del Balance:

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Activo Pasivo o pasivo exigible Capital o Capital patrimonial

Tipos de activo
El activo es el trmino contable para registrar nuestros bienes y derechos. Existen diferentes tipos de activos segn su grado de disponibilidad o liquidez (capacidad para convertirse en dinero). De ah que a un edificio o una maquinaria se le llame inmovilizado (cuesta mucho convertirlo en dinero en efectivo si lo comparamos con otros bienes ms lquidos, como puede ser nuestra mercadera o nuestra cuenta en un banco). Hay dos grandes tipos de activos, fijo y circulante. Vemoslos ordenados segn su grado de liquidez. Activo fijo: Esta formado por aquellos elementos patrimoniales vinculados a la empresa en el largo plazo, durante ms de un ejercicio econmico (van a permanecer en la empresa ms de un ao), Tambin se denomina inmovilizado. Hay diferentes subtipos de activo fijo: Inmovilizado material: bienes de carcter material necesarios para realizar la actividad de la empresa : maquinaria, edificios, mobiliarios, vehculos, Inmovilizado inmaterial: bienes de carcter inmaterial: patentes, marcas, programas informticos Inmovilizado financiero: inversiones financieras a largo plazo (ms de ao): por ejemplo, acciones adquiridas de otras empresas. Activo circulante: Esta constituido por aquellos elementos patrimoniales que normalmente se renuevan varias veces en el mismo ejercicio econmico. Hay diferentes subtipos de activo circulante, que ordenamos de nuevo, segn su liquidez: Existencias: Constituidas por aquellos elementos dedicados a la elaboracin de nuestro producto o servicio (materias primas, productos semi-elaborados, productos terminados) o productos que la empresa vende sin transformar (mercaderas). Realizable: Representa los crditos y derechos a favor de la empresa a corto plazo (menos de un ao). Comprende las situaciones en las que se venden bienes o se prestan servicios y no se cobran de inmediato, generndose una deuda a favor de la empresa. Por ejemplo, una cuenta a cobrar a clientes o un crdito concedido a un trabajador.

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Disponible: Elementos de los que la empresa tiene disponibilidad o liquidez inmediata. Por ejemplo, el efectivo de caja o nuestros fondos de una cuenta en el banco.

EJERCICIO POR EQUIPOS Entre dos y cinco personas por equipo. Los miembros de un equipo deben trabajar en negocios semejantes (por ejemplo: equipo de restaurante, equipo de hospedaje, equipo de tour-operador, equipo de servicios ecoturismo,).

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Cada equipo listar los activos que normalmente tiene un pequeo negocio, ordenados segn su grado de liquidez

El tiempo para realizar el ejercicio ser de 30 minutos. Luego, cada equipo, expondr al pleno su trabajo en un pizarrn o cartulina.

Tipos de pasivo
Pasivo es el trmino contable para registrar nuestras deudas y obligaciones con terceros. Si lo que caracteriza o distingue los activos (bienes y derechos) es su grado de liquidez (rapidez con que lo puedo convertir en dinero), qu distinguir o clasificar mis pasivos (deudas y obligaciones)? La respuesta tiene la misma lgica contable: segn lo rpido que me sea exigido el pago. As, el pasivo se ordena en trminos de exigibilidad (segn cundo vencen las deudas). Tipos de pasivo: pasivo fijo y pasivo circulante. Pasivo fijo: Esta formado por aquellas fuentes de financiacin que se tienen que devolver en un periodo superior a un ao (exigible a largo plazo). Por ejemplo: deudas a largo plazo con entidades de crdito Pasivo circulante: tambin llamado exigible a corto plazo, representa las deudas que tiene la empresa y que debe devolver en menos de un ao. Es cuando compramos bienes o servicios, no los pagamos de inmediato y se dejan a deber. Contablemente distinguiremos a quin se lo debemos (a un acreedor, a un proveedor, a una entidad,).

Capital patrimonial
El Capital o Capital patrimonial es el trmino contable que registra las obligaciones de la empresa para con su propietario/a, socios/as y accionistas. En otros pases se le llama neto o neto patrimonial.

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De alguna manera se parece mucho al pasivo que hemos descrito en el punto 2.2.2. (constituye una obligacin de la empresa) pero tiene una diferencia fundamental: no se tienen que devolver en toda la vida de la empresa. Son recursos propiedad del dueo o dueos de la empresa, pero dedicados a la actividad de produccin del negocio. Los principales elementos del Capital de nuestra empresa son:

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Capital social: aportacin de los socios (o del propietario/a individual) para la constitucin de empresa Reservas: beneficios no distribuidos (legal o voluntarias) Tambin expresamos en el Capital contable el resultado financiero (positivo o negativo) de nuestra actividad. En contabilidad se denomina cuenta de prdidas y ganancias. Perdidas y ganancias: resultado de la actividad de la empresa, saldo de la diferencia entre los ingresos y los gastos de la empresa. Si el saldo es positivo es que la empresa ha tenido beneficios, si el saldo es negativo es que la empresa a tenido perdidas. (FICHA) Cuando su negocio se puso en marcha, qu aportaron los socios?podra darle un valor monetario a este/estos aportes? Con posterioridad, se han dado nuevos aportes de capital?cunto y en qu concepto?

Registro de las Operaciones Contables por partida doble


La contabilidad est basada en un sistema que anota todas las operaciones dos veces: por un lado, de dnde viene el dinero y, por otro, a dnde va1. Esta es la idea bsica de la partida doble . Y esto no se hace para complicarnos la vida (aunque a primera vista puede parecerlo). Sino para seguir ordenadamente el rastro de los movimientos econmicos. Vemoslo con un ejemplo sencillo. Pongmonos en la situacin de un negocio familiar, por ejemplo, una pequea comidera (La boquita deliciosa). Yo, propietario/a nico/a, llevo pensando ya tiempo en lo bien que vendra poner una televisin, como atractivo para mis clientes (pienso en que las vecinas que suelen ver la novela y vendran a media tarde a tomar caf, o en el grupo de jvenes que atraera al ofrecer pelculas los fines de semana). Tengo unos ahorrillos, veo una oferta en el Huembes y me decido a invertir. La compro. SI NO LLEVO CONTABILIDAD: me voy al Huembes, la compro. En el mejor de los casos, guardo la factura (pensando, ms que nada, en la garanta). Dependo de mi memoria para saber cmo lleg la tele a mi negocio y de dnde sali la plata.

1Se atribuye al estudioso y

fraile franciscano Luca Pacioli (Italia, 1445) el haber dejado por escrito por primera vez el mtodo de la partida doble, que en esa poca ya practicaban los mercaderes del Mediterrneo, en su libro Tenedura de Libros por Partida Doble.

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LLEVANDO CONTABILIDAD: fsicamente, har lo mismo (agarrar el dinero, ir al Huembes y traerme la televisin). Pero, cuando llegue a La boquita deliciosa documentar la operacin con lgica y orden contable: yo, propietario/a del negocio La boquita deliciosa, decido invertir 3,000 crdobas de mis ahorros en la empresa (viene) Capital social= 3,000 pasa a ser (va) Tesorera= 3,000


CAPITAL

ACTIVO

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Cuando me decido a comprar la televisin, el vendedor me da una factura (viene) Tesorera= 3,000 pasa a ser (va) Acreedores= 3,000


CAPITAL

ACTIVO

Cuando pague la factura, mi dinero se lo ha quedado el vendedor, pero, a cambio, tengo un valor mayor en mi mobiliario (viene) Acreedores=3,000 pasa a ser (va) a Mobiliario=3,000 $ CAPITAL ACTIVO

Recuerde: mantenemos siempre la igualdad del balance ACTIVO = PASIVO + CAPITAL. Tras esta ilustracin de la lgica de la partida doble, veamos algunos ejemplos que se dan habitualmente en nuestros negocios: Ejemplo 1:

Balance Inicial Compro TV en efectivo (3,000) Aumenta Mobiliario Disminuye Caja Nuevo balance

ACTIVO = 20,000

PASIVO + 10,000

CAPITAL 10,000

+3,000 -3,000 20,000=

10,000+

10,000

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Ejemplo 2:

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Balance Inicial Compro TV a crdito (3,000) Aumenta Mobiliario Aumenta acreedores Nuevo balance
Ejemplo 3:

ACTIVO = 20,000

PASIVO + 10,000

CAPITAL 10,000

+3,000 23,000= +3,000 13,000+ 10,000

Balance Inicial Pago a un proveedor con un cheque (2,000) Disminuye Proveedores Disminuye Banco Nuevo balance
Ejemplo 4:

ACTIVO = 20,000

PASIVO + 10,000

CAPITAL 10,000

-2,000 -2,000 18,000=

8,000+

10,000

Balance Inicial Pago en efectivo la electricidad del mes (300) Disminuye Capital (Gasto) Disminuye Caja Nuevo balance

ACTIVO = 20,000

PASIVO + 10,000

CAPITAL 10,000

-300 -300 19,700=

10,000+

9,700

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En la siguiente unidad, recordaremos estos ejemplos para ver las cuentas T. Como se ve en los ejemplos anteriores, en cada anotacin contable (tambin se le llama asiento contable), afectamos por un lado el activo de la empresa y por otro lado el pasivo+Capital. El mtodo de la partida doble garantiza, PERMANENTEMENTE, la siguiente igualdad: ACTIVO = PASIVO + CAPITAL Se suele expresar grficamente con un rectngulo de dos partes:

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ACTIVO

PASIVO CAPITAL

Esta es la estructura bsica de lo que se llama balance de situacin Recordemos conceptos. Con lo que hemos ACTIVO visto hasta ahora, ya podemos poner ms Activo Circulante detalles en el balance: Disponible Realizable Existencias Activo Fijo Inmovilizado material Inmovilizado inmaterial Inmovilizado financiero PASIVO Pasivo Circulante Pasivo Fijo CAPITAL Capital Social Reservas Prdidas y Ganancias

Antes de pasar al siguiente apartado, se proponen a continuacin algunos ejercicios para ser realizados de manera individual. EJERCICIO 1 Una empresa dedicada a la compra- venta de artesana tpica nicaragense Guacalito presenta el siguiente inventario de su patrimonio: Dinero en efectivo: 2,000 Dinero en cuentas bancarias: 12,000 Existencias de artesanas: 18,840 Mobiliario de oficina: 2,400 Un cliente debe por la compra de un cuadro: 700 Computadora y otros aparatos informticos que usan en oficina: 2,300 Deudas con proveedores por artesanas que hemos comprado y no hemos pagado todava: 2,000 Prstamo concedido por un banco a devolver en 6 meses: 2,000

Se pide: representar la situacin patrimonial de la empresa distinguiendo lo que es activo (bienes+derechos) del pasivo (obligaciones) y determinar, as, el Capital patrimonial.

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EJERCICIO 2 El descanso, un pequeo hotel a las afueras de Estel, que cuenta con seis habitaciones y un comedor para servir los desayunos a sus huspedes, presenta el siguiente inventario de su patrimonio: Aportacin del empresario para constituir la empresa: X Beneficios no distribuidos por la empresa: 2,150 Edificio donde esta situado el hotel: 3,000 Mobiliario de las habitaciones: 4,660 Alimentos y bebidas en despensa para desayunos: 800 Dinero depositado en bancos: 1,970 Dinero en efectivo: 200 Deudas con los proveedores de alimentos y bebidas: 600 Deuda con el banco por prstamo a dos aos: 2, 000

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Se solicita: representar la situacin patrimonial de la empresa distinguiendo el activo (bienes+derechos) y el pasivo (obligaciones) y determinar la aportacin de empresario.

Las cuentas contables


Cuando hablbamos de llevar la contabilidad en La boquita deliciosa (se acuerda? La comidera con televisin nueva), lo que explicbamos eran los apuntes contables o anotaciones contables que haramos. Una anotacin o apunte contable es el acto de registrar una transaccin econmica en los libros de contabilidad. Las cuentas contables son los nombres tcnicos que reciben todos y cada uno de los conceptos en que se pueden dividir los elementos patrimoniales. Estos nombre tcnico-contables son los que aparecen en los libros contables (libro mayor, libro diario, ya los veremos). La contabilidad, igual que las matemticas o la medicina, pretende ser un lenguaje universal (que todos entendamos lo mismo al leerlo) y por ello las cuentas contables son prcticamente iguales en todos los pases. De un lugar a otro, de un sector productivo a otro, puede variar un trmino, pero siempre se conserva la misma lgica descriptiva, el mismo tipo de detalle.

El catlogo de cuentas
Cada empresa desarrolla su catlogo de cuentas. En este catlogo, no solamente aparecen el nombre de las cuentas, sino tambin un cdigo numrico asociado a cada una de ellas. Estos cdigos facilitan el entendimiento tcnico entre contables ya que, aunque hablen diferentes idiomas (o el mismo idioma pero con palabras diferentes), los cdigos son nmeros ordenados siempre de la misma manera. Al final de este manual, encontrar un ejemplo de catlogo contable para una pequea empresa turstica nicaragense .

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Cuentas y sub-cuentas
Un catlogo de cuentas tiene varias divisiones: a. Por una parte, encontramos una primera gran divisin por grupos del Balance y cuentas de ingresos y gastos GRUPO 1: DEDICADO AL ACTIVO GRUPO 2: DEDICADO AL PASIVO o EXIGIBLE GRUPO 3: DEDICADO AL CAPITAL o CAPITAL CONTABLE GRUPO 4: DEDICADO CUENTAS COMPLEMENTARIAS DE ACTIVO Y PASIVO GRUPO 5: DEDICADO A INGRESOS GRUPO 6: DEDICADO A GASTOS GRUPO 7: DEDICADO A CUENTAS DE ORDEN (apuntes tericos) As, todas las cuentas que empiecen por 1 se referirn a activos, las que empiecen por 2 se referirn a pasivos, y as sucesivamente. b. Por otra parte, dentro de cada grupo, encontramos una segunda divisin que detalla los conjuntos de cuentas. As, encontraremos, por ejemplo, dentro del activo (GRUPO 1): 1100 Activo circulante 1200 Activo fijo 1300 Activo diferido (por ejemplo inversiones ya previstas) c. A continuacin, la siguiente (1100), tendremos: Una cuenta 1101, dedicada a Una cuenta 1102, dedicada a Una cuenta 1103, dedicada a Una cuenta 1104, dedicada a Una cuenta 1105, dedicada a Una cuenta 1106, dedicada a divisin especifica las cuentas. Por ejemplo, dentro del activo circulante efectivo (caja chica) bancos depsitos a corto plazo clientes documentos por cobrar deudores c/p

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Y as sucesivamente, segn nuestras necesidades y en cada uno de los cinco grupos. d. Finalmente, dentro de cada cuenta, encontramos una cuarta divisin que permite a la empresa, en caso de que lo considere necesario y segn su realidad concreta, detallar la composicin de esa cuenta, con el objetivo que llevar un mejor control. Por ejemplo, si tengo mi dinero depositado en dos bancos diferentes, tendr en mi contabilidad: Una cuenta 1102 bancos, que sume todo el dinero puesto en entidades financieras Y dos sub-cuentas La 1102 01 Cuenta Bancentro xxx-xxx La 1102 02 Cuenta Bampro xxx-xxx y

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Como usted ve, a partir del catlogo de cuentas estandar, su empresa tendr su propio catlogo de cuentas, adaptado a su realidad concreta. Cada una de las cuentas y sub-cuentas tendr un saldo o valor contable. Este saldo podr ser a favor de la empresa (cuenta acreedora) o en contra (cuenta deudora).

Las cuentas T
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Recuerde: Una anotacin o apunte contable es el acto de registrar una transaccin econmica en los libros de contabilidad. Pues bien, para trabajar la contabilidad, usamos, por una parte, lo que llamamos el libro mayor: en este documento tendremos el listado de todas las cuentas (y sub-cuentas) y su saldo. Adems, para llevar el control detallado de los movimientos que ocurren cada da en cada cuenta, se utiliza el libro diario y las cuentas T. Reciben este nombre porque tienen la forma de una letra T. Y se anota en ellas con la misma lgica que rellenbamos el cuadro de nuestra situacin patrimonial: a un lado ponemos el haber y a otro el debe. Tendremos un T por cada cuenta (o sub-cuenta). Veamos un ejemplo sencillo de caja chica: Por la maana del lunes, en Guacalito mi caja chica tiene sencillo por valor de 350 crdobas. Durante el da, vendo, al contado, artesanas por valor de 775 y pago la tasa de recogida de basuras (60 pesos). Independientemente de lo que tendr que anotar en otras cuentas, mi cuenta T de caja chica tendr el lunes los siguientes movimientos:

Caja chica DEBE 350 775 Total: Saldo:


Mi cuenta T de ingresos por ventas:

HABER 60 60

1,125 1,065

Ingresos por ventas DEBE HABER 775


Y mi cuenta T de Gastos de Funcionamiento (o de venta):

Gastos de funcionamiento DEBE 60 HABER

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Se llama debitar o cargar a apuntar en el DEBE y acreditar o abonar a apuntar en el HABER. La forma en que se abona y se carga cada cuenta depende de su naturaleza y no es fcil de manejar sin profundizar en el anlisis tcnico contable. En cualquier buen libro de contabilidad encontrar el detalle de cmo se realiza para cada cuenta. Pero veamos algunos casos. Se acuerda de los ejemplos del punto 2.2.4. cuando vimos lo que significaba la partida doble? Veamos como contabilizaramos esos ejemplos en el balance, en el libro diario y en sus respectivas cuentas T: EJEMPLO 1: Compro TV en efectivo (3,000), el 15 de mayo 2008 Cmo vara el Balance: Mobiliario: aumenta su valor en 3,000 Caja: disminuye su valor en 3,000 En el libro diario:

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Fecha 15/05/08 15/05/08 15/05/08 15/05/08


En cuentas T:

Cuenta Saldo inicial Mobiliario y equipos Caja Saldo final

Cargos X 3,000 X+3,000

Abonos X 3,000 X+3,000

Mobiliario y Equipo D 3,000 H D 3,000

Caja H

EJEMPLO 2: Compro TV a crdito (3,000), el 15 de diciembre 2008 Cmo vara el Balance: Mobiliario: aumenta su valor en 3,000 Acreedores: aumenta su valor en 3,000 En el libro diario:

Fecha 15/12/08 15/12/08 15/12/08 15/12/08

Cuenta Saldo inicial Mobiliario y equipos Acreedores Saldo final

Cargos X 3,000 X+3,000

Abonos X 3,000 X+3,000

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En cuentas T:

Mobiliario y Equipo D 3,000 H D

Acreedores H 3,000

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EJEMPLO 3: Pago a un proveedor con un cheque (2,000), el 6 de abril de 2008 Cmo vara el Balance: Proveedores: disminuye su valor en 2,000 Bancos: disminuye su valor en 2,000 En el libro diario:

Fecha 6/04/08 6/04/08 6/04/08 6/04/08


En cuentas T:

Cuenta Saldo inicial Caja Gastos de Funcionamiento Saldo final

Cargos X 300 X+300

Abonos X 300 X+300

Gastos de Funcionamiento D 300 H D

Caja H 300

Cargar los gastos y abonar los ingresos es fcil de recordar. Las otras cuentas tienen una lgica contable que puede resultar ms compleja para quien no es profesional contable. Pero ya conoce la mecnica. Si no cuenta con un/a contador/a en su negocio, le aconsejamos que se haga una ayuda memoria a partir de un libro de contabilidad (mirar bibliografa).

Las razones contables


Toda la unidad V de este manual la dedicamos a estudiar las razones contables. Es este punto 2.4. solo pretendemos que comprenda el concepto de razn o ratio contable y su importancia como herramienta para tomar decisiones en la administracin de su negocio.

Concepto de razn o ratio contable


Recuerde su infancia, sintase un chavalo o chavala de nuevo: recuerda sus primeras clases de matemticas? le gustaban las matemticas?o le parecan un rollo, como a la mayora de los nios? No vamos a recordarle angustias pasadas, no se preocupe. Pero, aunque no lo crea, en esos das usted adquiri sus primeras herramientas para ejercer como administrador/a de un negocio turstico. Hagamos el camino:

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Recordemos un gran problema de entonces: voy a la venta de Mara a comprar dulces. Cada dulce vale dos crdobas y mi madre me ha dado seis pesos, cuntos dulces puedo comprar? 6/2=3 dulces. Qu poco cunde el dinero! Adems de darme cuenta de lo rpido que me coma seis pesos, estaba aprendiendo a DIVIDIR. A entender la relacin entre una cosa (6 crdobas de mi madre) y otra (mis dulces de a 2 pesos). Y crecemos, con ms o menos dulces, crecemos. Y aparecen otros nuevos grandes problemas, como este caso: me encantara regalarle a mi madre un nuevo vestido, ahora que por fin tengo un salario. Le hara tanta ilusin! Pero gano tan poco que solo puedo ahorrar unos 100 pesos al mes y el que yo s que le gusta cuesta 650! Cuntos meses tendr que ahorrar? 650/100= 6,5. O sea, seis meses y pico, siete meses... A ver si consigo que me fen... Otra vez dividir, otra vez relacin: si ahorro a razn de 100 pesos al mes, en siete meses pago el vestido para mi madre. Y, resumiendo (mucho), llegamos al final del camino: ahora administro un pequeo lindo negocio turstico. La divisin va a seguir siendo mi aliada (o mi suplicio, segn se mire...). Dejando las bromas a parte, razn o ratio es sinnimo de divisin, de fraccin. Una razn, por tanto, me sirve para relacionar una cosa en funcin de otra. En nuestro mundo de la administracin financiera, las razones o ratios contables nos sirven para observar la relacin, de equilibrio o desequilibrio, entre elementos patrimoniales. Aterricemos esta idea con un ejemplo, un problema tpico en nuestros negocios: tengo suficiente dinero para pagar las facturas que me llegan la semana que viene? Qu trato de relacionar aqu? Ni ms ni menos que mis activos disponibles con mis pasivos exigibles de corto plazo (recuerde los cuadros de patrimonio de los ejercicios 1 y 2). Como se imaginar, todos los negocios tienen problemas semejantes (como hacer frente a las deudas). Los problemas o situaciones ms comunes se analizan con ratios estndar. No necesitamos inventar el agua tibia. Ya est inventada. Para nuestro ltimo problema, por ejemplo, tenemos el RATIO DE LIQUIDEZ que divide el ACTIVO CIRCULANTE entre el PASIVO CIRCULANTE o exigible de corto plazo. Una simple divisin nos permitir saber si la empresa es capaz de hacer frente a sus deudas de corto plazo. En la unidad V profundizaremos en este tema.

Contabilidad Bsica

Uso de las razones contables para la toma de decisiones


Seguramente su sentido comn ya le est ayudando a ver las enormes posibilidades que ofrecen los ratios contables como herramientas para la gestin financiera de su negocio. Seguramente, de manera intuitiva, ya usa razones contables para la toma de decisiones sin saber su nombre tcnico-contable. La nica diferencia ahora, tras este curso de capacitacin, es que podr argumentar con ms precisin sus decisiones, obtener ms matices, apoyarse en la experiencia de un montn de profesionales de la gestin financiera que han sistematizado (ordenado) el uso de las razones contables. As, como veremos despus, segn el resultado de la divisin, segn el valor de cada ratio contable (positivo, negativo, mayor que 1, menor que 1,...) obtendremos una orientacin tcnica de qu decisin financiera es ms adecuada tomar en cada caso.

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Con esta unidad el alumno desarrollar la capacidad de: Elaborar el balance general de la pequea empresa registrando adecuadamente las cuentas

Estados Financieros

Unidad I:

UNIDAD I: Estados Financieros


Catlogo de Cuentas
Abrir una cuenta, abonar y debitar
Como veamos en la unidad anterior, al hablar de las anotaciones en las cuentas T (punto 2.3.3.), se llama debitar o cargar una cuenta a apuntar en el DEBE y acreditar o abonar una cuenta a apuntar en el HABER. Cuando escribimos el primer valor en una cuenta, se llama abrir una cuenta. Se abren las cuentas cuando se inicia la actividad empresarial y se cierran o saldan, al final de cada ejercicio. Es decir, cada vez que empieza el ejercicio econmico (en Nicaragua el 1 de julio de cada ao), se comienza teniendo todititas las cuentas con un saldo inicial. Este saldo inicial ir variando a medida que avance el ao (sus movimientos los registraremos contablemente) y terminaremos el ao (12 meses) con un saldo final o saldo de cierre. La forma en que se abona y se carga cada cuenta depende de su naturaleza y no es fcil de manejar sin profundizar en el anlisis tcnico contable (excede de los objetivos de este curso de capacitacin). En cualquier buen libro de contabilidad encontrar el detalle de cmo se realiza para cada cuenta. Ya vimos algunos ejemplos en el apartado de las cuentas T.

Cuenta acreedora y cuenta deudora


En contabilidad se habla de cuenta acreedora cuando tiene un saldo en el lado del HABER (LADO DERECHO). Y de cuenta deudora cuando tiene un saldo en el lado del DEBE (LADO IZQUIERDO). Las cuentas son, por su propia naturaleza (as se denomina en contabilidad) acreedoras (si normalmente tienen saldo en el HABER) o deudoras (si normalmente tienen saldo en el DEBE). Esta norma contable es muy fcil de entender si pensamos en las cuentas de ingresos y gastos:

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Las cuentas de ingresos, normalmente se abonan y las cuentas de gastos normalmente se cargan. Por ejemplo:

Gastos de funcionamiento D 300


La cosa se complica con las otras cuentas (activo, pasivo y Capital) porque la contabilidad funciona de manera contraria a lo que nos dira nuestra lgica no contable. Las cuentas de activo se empiezan cargando se cargan, se anota en el debe, y a medida que disminuye su valor se anota en el haber, se abona. Por ejemplo, cuando pagbamos con un cheque (2,000), anotbamos:

Bamco D H 2,000

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Las cuentas de pasivo y Capital se comienzan abonando, se anota en el haber, y a medida que disminuye su valor se anota en el debe. Por ejemplo, en este caso en el que el proveedor es pagado con un cheque:

Proveedores

D 2000

El dominio de esta mecnica contable slo se adquiere con la prctica y profundizando en el conocimiento contable. La importancia de llevar la contabilidad al da En la medida en que usted lleve las cuentas de su empresa, ordenadas, documentadas y al da, ms til le resultar la contabilidad como herramienta de gestin. Adems, como se habr ido dando cuenta, la contabilidad est pensada para, de alguna manera, sustituir a la memoria. Si no lleva la contabilidad al da y a fin de mes (o peor, a fin del ejercicio contable) tiene que registrar todo lo acontecido, puede convertirse en una autntica pesadilla y corremos el riesgo de cometer imprecisiones u olvidos. Algunos consejos generales: Reglese (si no la tiene ya) una carpeta con bolsas separadoras para archivar papeles (facturas, recibos, documentos,...) y guarde en ella todos (todos!) los documentos que genere o reciba en relacin a su negocio. Que no falte en su mesa de trabajo una grapadora y una caja de clips. Use los clips para agrupar documentos (al meterlos en su carpeta). Y grpelos cuando ya haya realizado las anotaciones o apuntes contables correspondientes. Puede parecerle una tontera, pero es la nica forma de no traspapelar los documentos de soporte, los papeles que soportan (documentan) su contabilidad. Segn su volumen de negocio o su disponibilidad de tiempo, usted personalmente se implicar ms o menos en hacer la contabilidad. En cualquier caso, no deje que acabe un mes sin poner al da la contabilidad de su empresa. Es una decisin costo/ eficiente. Si a estas alturas del partido no tiene una calculadora sobre la mesa, invierta en una. Es suficiente con una sencilla y manejable. EL KIT BASICO DEL ADMINISTRADOR FINANCIERO

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FOTO CON CARPETA, CALCULADORA, GRAPADORA, CLIPS, LAPICERO Y BORRADOR El objetivo de esta unidad es que usted sea capaz de explicar la lgica y los criterios contables para registrar las operaciones de la empresa ubicndolas en las cuentas correspondientes, haciendo uso del mtodo de partida doble.

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Pero tenga en cuenta que para ello, debe usted ser ya capaz de explicar la funcin de la contabilidad y manejar los conceptos que componen su estructura bsica. Si no se siente seguro o segura de esto, plantee a su profesor/a las dudas. Ahora es el momento. En esta unidad no manejaremos nuevos conceptos importantes. Aplicaremos lo aprendido a nuestro negocio. Es como si hasta ahora nos hubiramos concentrado en buscar los ingredientes y a partir de este momento, nos toca cocinar nuestro pastel. En los apartados siguientes se recogen las cuentas ms habituales en un pequeo negocio turstico y se sugieren posibles divisiones para las sub-cuentas.

Clasificacin de Cuentas y Sub-Cuentas


Cuentas de Activo
En general, las cuentas de activo tiene una naturaleza deudora, es decir, se comienza anotando en el DEBE (cargando). La excepcin son las llamadas cuentas complementarias de activo que en Nicaragua suelen ponerse en el grupo 4 del catlogo de cuentas (en otros pases forman parte del propio grupo 1). Las cuentas complementarias de activo son las que disminuyen el valor de los activos (depreciacin de un equipo, por ejemplo). Estas cuentas, tienen naturaleza acreedora y, por tanto, se comienza anotando en el HABER (abonando). En nuestro balance general aparecen restando (con signo negativo) y su efecto es disminuir el valor del activo correspondiente. Activo circulante CAJA CHICA Caja Chica A (recepcin) Caja Chica B (restaurante) CAJA GENERAL BANCOS Cuenta num. Xxxxxx Cuenta num. Xxxxxx CLIENTES Clientes hospedaje Clientes restaurante Clientes rutas tursticas DOCUMENTOS POR COBRAR PAGOS POR ANTICIPADO Anticipos de impuestos Anticipos a proveedores Anticipos a acreedores DEUDORES DIVERSOS CORTO PLAZO MERCANCAS Alimentos Bebidas Otras mercancas restauracin Artesanas Souvenirs

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Activo fijo TERRENOS EDIFICIOS MOBILIARIO Y EQUIPOS Mobiliario y equipos oficina Mobiliario y equipos cocina y bar Mobiliario y equipos habitaciones EQUIPOS DE TRANSPORTE HERRAMIENTAS Y ENSERES Herramientas y enseres oficina Herramientas y enseres cocina y bar Herramientas y enseres habitaciones Herramientas y enseres tienda Activo diferido: a veces se tienen bienes o derechos que sern efectivos en el futuro (como pueda ser el valor de una futura reforma o un derecho hereditario). No es muy habitual en un pequeo negocio. Otros activos: en contabilidad, suele dejarse una categora (una cuenta) de otros abierta para poder poner en ella algn concepto que no entre en ninguna de las otras cuentas. Complementarias de activo: Complementarias de activo circulante CUENTAS DE DUDOSO COBRO CUENTAS INCOBRABLES Complementarias de activo fijo DEPRECIACIN ACUMULADA EDIFICIOS DEPRECIACIN ACUMULADA MOBILIARIO Y EQUIPOS DEPRECIACIN ACUMULADA EQUIPOS TRANSPORTE DEPRECIACIN ACUM. HERRAMIENTAS Y ENSERES

Cuentas de Pasivo Estados Financieros


En general, las cuentas de pasivo tiene una naturaleza acreedora, es decir, se comienza anotando en el HABER (abonando). La excepcin son las llamadas cuentas complementarias de pasivo que en Nicaragua suelen ponerse en el grupo 4 del catlogo de cuentas (en otros pases forman parte del propio grupo 1). Las cuentas complementarias de pasivo son las que disminuyen el valor de los pasivos, de nuestro exigible (amortizacin anticipada de un crdito de largo plazo, por ejemplo). Estas cuentas, tienen naturaleza deudora y, por tanto, se comienza anotando en el DEBE (cargando). En nuestro balance general aparecen restando (con signo negativo) y su efecto es disminuir el valor del pasivo correspondiente. Pasivo Circulante PROVEEDORES Proveedores AyB Mayorista xxxx Mayorista yyyy Otros proveedores

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DOCUMENTOS POR PAGAR ACREEDORES DIVERSOS CORTO PLAZO Acreedor xxxx Acreedor zzzz Otros acreedores corto plazo INGRESOS COBRADOS POR ANTICIPADO Ingresos anticipados reservas habitaciones Ingresos anticipados tour Otros ingresos anticipados Pasivo fijo HIPOTECA A PAGAR LARGO PLAZO CREDITOS A PAGAR LARGO PLAZO OTROS EXIGIBLES LARGO PLAZO Complementarias de pasivo AMORTIZACIN ANTICIPADA DE PRSTAMOS CORTO PLAZO AMORTIZACIN ANTICIPADA DE PRSTAMOS LARGO PLAZO

Cuentas de Capital patrimonial


Recuerda que el Capital (tambin llamado Capital en sentido amplio) estaba en el lado del Pasivo en nuestro Balance? Por ello funciona de la misma manera que las cuentas de pasivo: en general, las cuentas de Capital tiene una naturaleza acreedora, es decir, se comienza anotando en el HABER (abonando). Ya se imagina cual es la excepcin a esta regla general? Las cuentas que registran prdidas de valor del capital, o sea, las utilidades negativas de un ejercicio o de los anteriores (se suelen llamar prdidas acumuladas). Estas cuentas de prdidas tienen naturaleza deudora y en nuestro balance aparecern con signo negativo en la parte del Capital. CAPITAL (o CAPITAL SOCIAL): dependiendo si es propiedad de una sola persona (empresario/a individual) o de varios/as socios/as (sociedad) RESERVA LEGAL RESERVA VOLUNTARIA UTILIDADES ACUMULADAS PERDIDAS ACUMULADAS UTILIDAD NETA DEL EJERCICIO PERDIDA NETA DEL EJERCICIO

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Cuentas de Gestin1
Las cuentas de Gestin son las cuentas para registrar los ingresos y los gastos que realizamos en el transcurso de nuestra actividad cotidiana, en nuestra actividad comercial o productiva. Se encuentran en el grupo 5 (Ingresos) y 6 (Gastos) del catlogo.
1A veces tambin se les llama Cuentas de Resultado

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Las cuentas de ingresos y gastos son las que nos sirven para realizar el Estado de Resultados, la cuenta de Prdidas y Ganancias de la empresa. Las de ingresos, se abonan (anotar en el HABER) y las de gastos de cargan (se anota en el DEBE). Si bien esta es la norma general, podra haber excepciones si, por ejemplo, hemos cobrado de ms a un cliente (tendr que cargar el error, registrar un menor ingreso) o si hemos pagado de ms (tendr que abonar la diferencia, registrar un menor gasto). Principales cuentas de ingresos Ingresos por Ventas INGRESOS POR VENTAS DE BIENES Y SERVICIOS Ventas restaurante Ventas hospedaje Ventas tienda Ventas tour Servicio alquiler saln fiestas Servicio alquiler saln talleres Otras ventas de ByS al menor Ventas al mayor Ingresos financieros Otros ingresos Principales cuentas de gastos Gastos por ventas de bienes y servicios COMPRA DE MATERIAS PRIMAS Compra de AyB Otras compras de materias primas COMPRA DE MERCANCIA Compra mercancas tienda Compra mercancas restaurante Compra mercancas hospedaje Otras compras de mercancas OTRAS COMPRAS SUELDOS Y SALARIOS SEGURO SOCIAL PAGO IMPUESTOS POR VENTAS Principales cuentas de ingresos Ingresos por Ventas INGRESOS POR VENTAS DE BIENES Y SERVICIOS Ventas restaurante Ventas hospedaje Ventas tienda Ventas tour Servicio alquiler saln fiestas

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Servicio alquiler saln talleres Otras ventas de ByS al menor Ventas al mayor Ingresos financieros Otros ingresos

Principales cuentas de gastos Gastos por ventas de bienes y servicios COMPRA DE MATERIAS PRIMAS Compra de AyB Otras compras de materias primas COMPRA DE MERCANCIA Compra mercancas tienda Compra mercancas restaurante Compra mercancas hospedaje Otras compras de mercancas OTRAS COMPRAS SUELDOS Y SALARIOS SEGURO SOCIAL PAGO IMPUESTOS POR VENTAS OTROS GASTOS POR VENTAS Gastos de funcionamiento (o por administracin) COMPRA PAPELERIA Y UTILES OFICINA ARRENDAMIENTOS COMPRA DE SUMINISTROS Electricidad Agua Combustible Telfono Otros suministros PAGO OTROS IMPUESTOS (NO POR VENTAS) SUELDOS Y SALARIOS ADMINISTRACION SEGURO SOCIAL ADMINISTRACION APORTES INATEC SERVICIOS PROFESIONALES OTROS GASTOS DE FUNCIONAMIENTO Gastos financieros Otros gastos

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Cuentas de Orden
Las cuentas de orden son cuentas tericas, por decirlo de alguna manera. Son ficciones contables que se usan para registrar informacin de manera contablemente ordenada pero que no significan una operacin real. Es nuestro mdulo de formacin no las utilizaremos.

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Ecuaciones Contables que se utilizan en la elaboracin del Balance General


Clasificacin de los Costos Fijos y Variables
En la unidad anterior adquirimos herramientas para conseguir que nuestro negocio tenga un buen estado de equilibrio. Pero... Administro un negocio para que est equilibrado? Solamente? No. No acaba aqu nuestra tarea. En realidad no ha hecho ms que empezar: administro un negocio para obtener rentabilidad. Mi tarea es conseguir que la inversin (capital) genere beneficios. Cuando estudiamos la rentabilidad de las inversiones hacemos un anlisis econmico de nuestro negocio. Y observamos los beneficios tres perspectivas: A) Con relacin a los ingresos que genero B) Con relacin a los activos que manejo C) Con relacin a los recursos propios que he dedicado Es rentable ganar 100 pesos? Depende. Si para ganar 100 pesos, adems de estar todo el da trabajando, tengo maquinaria y compro materias primas por valor de 20,000 pues no mucho no? (100/20,000)*100=0.5%. Es decir, de cada 100 pesos invertidos, obtengo medio peso de beneficio. Pero si para ganar esos 100 pesos, utilizo activos que ya tengo amortizados hace tiempo y los bienes o servicios que vendo me cuestan apenas la mitad (100/50)*100=200% ! Estoy teniendo un 200% de beneficio. Es decir, de cada 100 pesos que invierto, obtengo 200. Suena diferente, sin duda. Ya en el ndice se lo anuncibamos: el objetivo de la unidad VI es capacitarle para razonar, a partir de la contabilidad, cul es el margen de beneficios del negocio y proporcionarle los criterios bsicos para definir la estrategia de fijacin de los precios de sus bienes y servicios.

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Clculo de margen de Beneficios Variables que juegan en nuestro margen de beneficios


(MURAL) En grupos de 3-5 personas, discutan las variables o conceptos que influyen en el margen de beneficios de un pequeo negocio turstico (20 minutos). Luego, en el pleno de la clase, vayan expresando, con la de manera rotativa, una idea por grupo. El/la docente escribir, en una o dos cartulinas, las ideas conjuntas de todos los participantes. Para estudiar las variables que juegan en nuestro margen de beneficios, hay que tener en cuenta, en primer lugar, que encontrar variables tangibles (concretas, fcilmente cuantificables) y variables intangibles (mucho ms imprecisas y difciles de cuantificar).

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En un negocio turstico, independientemente de la naturaleza de su actividad comercial, nos encontramos con: Los clientes=turistas. Tanto nacionales (nicaragenses) como extranjeros. Hablaremos de turistas en sentido amplio como personas que disfrutan de su tiempo de ocio o que estn de viaje fuera de su lugar de residencia habitual. As podremos incluir, por ejemplo, a personas que se hospedan en nuestros hotelitos o comen en nuestros restaurantes o compran en nuestras tiendas de productos tpicos nicas, aunque no sean estrictamente turistas (pueden estar en viaje de trabajo, de paso hacia otra ciudad, buscando un regalo para sus familiares que viven en el extranjero, celebrando una fiesta de quince aos, ...) El posicionamiento comercial=ocio de carcter local/nicaragense. Cualquiera que sea el bien o servicio que ofrecemos, cuando el cliente lo adquiere, espera que tenga un valor aadido inmaterial que se asocia con el disfrute, el trato personalizado, los buenos recuerdos, la identidad nicaragense,... 2 Estos dos factores influirn mucho en el precio esperado de nuestros bienes y servicios porque, si bien por una parte tenemos la ventaja de no estar tan presionados como otros tipos de negocio por ser baratos (como quien vende arroz, martillos, servicio urbano de taxi,...), el cliente espera un valor aadido intangible de disfrute, algo especial que no pasa todos los das, que no puedo conseguir en casa, que deja un recuerdo diferente a lo habitual. Segn la naturaleza de su actividad comercial, tendr otras variables intangibles adicionales como: Calidad esperada Originalidad del bien o servicio Situacin atractiva del negocio Tradicin nicaragense Internacionalizacin (capacidad para atender a gentes de otros pases) ...

Todas estas variables intangibles influirn en el precio de sus bienes y/o servicios. El cliente puede pagar ms si obtiene un beneficio adicional. Pero, por el contrario, no pagar nada (no volver) si lo esperaba y no lo obtiene. Nuestros negocios no son fciles de administrar porque juega mucho el factor humano, las sensaciones, el trato,... Dicho esto, nuestro negocio como todos los dems negocios del mundo, obtienen su margen de beneficios a partir del costo de la inversin inicial y, una vez puesta en marcha la empresa, de la diferencia que obtenemos entre los gastos y los ingresos que se derivan de nuestra actividad comercial. En las unidades anteriores, cuando estudiamos el catlogo contable (grupos 4 y 5) y la cuenta de PyG (Estado de Resultados) ya vimos los conceptos estndar de gastos e ingresos en un negocio:

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INGRESOS Ingresos por ventas Ingresos financieros Otros ingresos SALDO (I G) =

GASTOS Gastos por ventas Gastos de funcionamiento (o por administracin Gastos financieros Otros gastos Utilidad (si positivo) Prdida (si negativo)

2 Estos aspectos comerciales se abordan en profundidad en el mdulo de capacitacin dedicado a Mercadeo y Promocin de Servicios Tursticos (Mdulo 8), tambin ofrecido por la Escuela Nacional de Hotelera de Managua para formacin de Administradores de Pequeos Negocios Tursticos y Hoteleros.

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Estos conceptos son las variables tangibles que juegan en nuestro margen de beneficios. Tenemos un margen de beneficios global: la relacin entre lo que ingresamos y lo que gastamos. Si lo expresamos como diferencia (I-G) tendremos el beneficio en unidades monetarias. Si lo expresamos como razn o divisin (I/G) tendremos el beneficio en proporcin (qu proporcin ingreso con unos gastos determinados). Si esta divisin la multiplico por 100, obtendr el % de beneficio. Recuerda el EJERCICIO 3, donde calculamos el beneficio del mes de junio en la tienda Guacalito? Tenamos unos ingresos= 4,025 y unos gastos=2,260: I-G=4,025 2,260= 1,765 unidades monetarias de beneficio I/G=4,025 / 2,260= 1.78 es la proporcin entre ingresos y gastos I/G*100= 4,025 / 2,260 * 100= 178% Por cada 100 pesos que gasto, ingreso 178. Es esta la rentabilidad de la empresa? No exactamente. Porque tambin debo tener en cuenta la inversin que tengo dedicada a la actividad. As, se analiza el beneficio desde dos perspectivas: Rentabilidad de los activos= BENEFICIO --------------------Activo Total

Representa el rendimiento de la empresa por cada unidad monetaria invertida en activos. Mide la capacidad de los activos para generar beneficios.

Rentabilidad de la Inversin

BENEFICIO --------------------Recursos Propios (C)

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Mide el beneficio generado en relacin a la inversin realizada por los propietarios de la empresa, por eso se denomina tambin rentabilidad del accionista. Representa el rendimiento de la empresa por unidad de capital invertida en la empresa.

(ESTUDIO) Con la cifra de beneficios que obtuvo el ao pasado en su negocio (aunque sea aproximada) y el Balance General que hemos venido trabajando en este manual, analice la rentabilidad de su negocio con las dos perspectivas que hemos visto (rentabilidad de los activos y rentabilidad de la inversin). Escriba las 5-10 conclusiones que le parezcan ms importantes y si lo considera interesante, alguna medida que considera debera tomar en el futuro prximo en relacin a sus mrgenes de beneficio.

Fijacin de Precios Marcar y manejar los precios de nuestros bienes y servicios


(FICHA) Escriba en una tabla de dos columnas, los bienes y/o servicios que ofrece en su negocio (1 columna) y sus precios (PVP Precio Venta al Pblico) respectivos (2 columna). En el caso de que tenga mucha diversidad de productos o servicios (muchos conceptos diferentes, ms de 15-20), agrpelos en conjuntos con precios similares y ponga un rango de precios (por ejemplo: artesanas pequeas varias, 10-80 $C)

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Factores internos y externos en relacin al precio


Definimos precio como la cantidad de dinero asociado a la compra-venta de un bien o servicio. Le solicitbamos en la FICHA anterior que sealase el PVP o Precio Venta al Pblico de sus ByS. Tambin a veces se habla de precio de mercado, cuando nos referimos al precio al que un bien o servicio podra ser vendido, independientemente de su valor real. De hecho, en diferentes mercados, tendr diferentes precios (piense, por ejemplo, en lo que cuesta tomarse un fresco de guayaba en un hotel de Managua y lo que le cuesta el mismo fresco (uno incluso ms sabroso) en una barcito de El Cu. Vale la pena recordar la frase Todo necio confunde valor y precio. Una cosa es lo que vale el bien y otra cosa el precio por lo que compramos o vendemos ese bien en un lugar concreto.

Factores internos
Es indudable que la base del precio de nuestro bien o servicio ser su costo: cunto nos cuestan las materias primas para producirlo o adquirirlo del proveedor. Tambin aadiremos al costo los gastos de suministros utilizados para ofrecer el bien o servicio (luz, agua,...), el trabajo empleado hasta ponerlo en manos del cliente (salarios, se suele medir en horas/hombre), el uso de las herramientas y/o maquinaria que hemos empleado en su produccin (en proporcin al tiempo utilizado y a la vida til del objeto, ya sea una mquina o un mantel), ... Estos son los costos directos: a mayor volumen de ByS, mayor costo. Tambin soportamos costos indirectos: independientemente de nuestro volumen de ventas, tenemos que pagar (o aportar nuestra mano de obra). Una renta, un salario de vigilancia, de limpieza, servicios de profesionales, intereses de financiacin, permisos, tasas municipales, ...Incluso el tiempo empleado en planificar, organizar, dirigir y supervisar, es decir, en gestionar o administrar el negocio, es un coste indirecto de mis bienes y servicios y debo tenerlo en cuenta a la hora de marcar mis precios. En teora, se deben repartir todos los costos indirectos de manera proporcional y equitativa, entre todos los bienes y servicios que ofrezco, pero, en la realidad y segn el negocio en concreto, puedo tener ByS que sean ms sensibles al precio que otros y lo repartir teniendo sto en cuenta (piense, por ejemplo, en nuestra comidera La boquita deliciosa, un caf seguro que es ms sensible al precio que una boquita especial de domingo).

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Factores externos
Cuando parece que lo vamos teniendo todo controlado, la cosa vuelve a complicarse (como la vida misma). Aparece la competencia: los negocios que ofrecen bienes y servicios sustitutos de los mos. Por mucho que yo piense que en mi negocio en caf sabe ms rico, est mejor presentado, es ms agradable tomarlo,... si el cliente siente que el caf que le ofrece mi competencia es como el mo, el PVP de mi caf no podr ser muy diferente al de la competencia. O me adapto al precio de mercado o tendr que conseguir que mi clientela reconozca con claridad una ventaja comparativa (o varias) en venir a mi negocio a tomar caf. La competencia podr tener una estrategia de precios ms o menos agresiva, y su negocio tendr que adaptarse o diferenciarse.

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Otro factor externo que influye a la hora de fijar mis precios es lo que se suele llamar psicologa del cliente. Por ejemplo, se ha acuado la expresin precio psicolgico para definir el precio no redondo que pretende provocar sobre el consumidor un efecto psicolgico que le lleve a considerar que el artculo est sensiblemente ms barato que si tuviera el precio redondo inmediatamente superior (el tpico slo 199!). Algo parecido ocurre cuando nos ofrecen los precios en dlares: instintivamente nos parecen ms caros que en crdobas. Definitivamente, establecer los precios ms adecuados no es fcil!

Cmo establecer nuestros precios: clculos


Como hemos visto en los apartados anteriores, el arte de establecer precios adecuados es un tema complejo. Podemos partir de nuestros costos; o podemos partir de los precios de mercado de nuestra competencia; o ambas cosas a un tiempo. Habr productos o servicios ms flexibles (menos sensibles) al precio. Productos que me cuesten poco pero me den buen margen, y al contrario. Productos o servicios que me salgan caros pero que el cliente exija tener a su disposicin,... Lo importante es que, en conjunto, obtenga un margen razonable de beneficios que compense el esfuerzo y la inversin. Antes de profundizar en los precios de su negocio en concreto, veamos un caso terico sencillo: En el restaurante El rincn norteo vendo:

Concepto Estados Financieros Cafs, ts Dulces Frescos Gaseosas Comida corriente Queques Boquita pequea Boquita grande Boquita familiar TOTAL

PVP unitario 7 10 15 16 30 60 25 50 75 -

Unidades vendidas Unidades vendidas Ingreso medio al media /semana media/mes (4s) mes 120 480 3,360 48 192 1,920 108 432 6,480 60 240 3,840 100 400 12,000 4 16 960 30 120 3,000 24 96 4,800 24 96 7,200 518 2,072 43,560

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En compra de materias primas y otros, gasto:

Concepto Caf, azcar, ts,.. Harinas, pan,... Frutas y verduras Gaseosas Carne, pollo y pescado Arroz, frijoles, ... Otros alimentos Otras bebidas Otros enseres TOTAL

Gasto medio mensual 850 400 2,500 3,120 7,500 3,200 1,000 2,000 3,500 24,070

Tengo mobiliario, manteles, vajilla, abanicos, y otros desde hace tiempo, por valor de unos 20,000. Para poder ir renovando poco a poco este inventario, aplico mensualmente una cuota de amortizacin general del 5% (1,000). Adems tengo una serie de gastos fijos:

Concepto Electricidad Agua Diesel Salario afanadora Salario cocinera Salario mesero Contadora Administracin (yo) TOTAL

Gasto medio mensual 500 200 1,200 1,900 3,000 3,000 950 2,000 12,750 Concepto Ingresos Gastos y costos fijos Gastos variables Beneficio Margen comercial (100-(I /G*100)) Media mes 43,560 -13,750 -24,070 5,760 3,000

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Entonces, mi beneficio actual es de:

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Es decir, para ganar 115 pesos necesito gastar 100. Es un margen razonable. Tengo productos en los que mi margen es bajo (por ejemplo, las gaseosas) y otros en que mi margen es alto (por ejemplo, los queques). Cuando en El rincn norteo piense en incorporar nuevos productos o servicios a mi oferta, tratar de aprovechar la capacidad instalada, es decir, con lo que ya tengo, producir ms. No siempre es posible, pero es mucho ms posible de lo que parece a primera vista. (MURAL) En grupos de 3-6 personas, discutan ideas en las que El rincn norteo podra obtener ms margen de beneficios (20 minutos). Luego, en el pleno de la clase, expongan sus ideas. Su docente ir recogiendo las ideas en una o ms cartulinas. He observado los precios en conjunto. La lgica para analizar el precio por producto es la misma. En algunos productos no tendr margen de maniobra (flexibilidad para cambiar los precios): por ejemplo el caso de la gaseosa o del caf. Pero en otros, como la comida corriente o las boquitas, depender mucho de las materias primas que utilice, del tiempo que me lleve prepararlas, de si puedo tener congeladas pre-elaboraciones, de si me adapto a las ofertas del mercado en cada momento,... El margen de maniobra para sacar rentabilidad a mis precios es bastante grande. Con lo que hemos visto y hemos discutido en grupo, analice ahora sus precios. Observe las diferentes fuentes de informacin de que dispone: la FICHA con su listado de conceptos y precios, los costos directos e indirectos que soporta en la actividad comercial de su negocio (aunque sea de manera aproximada), su Balance General. Y piense en los precios de su competencia directa. (ESTUDIO) Escriba de manera ordenada las conclusiones que saca del anlisis de los precios que ofrece en su negocio. De manera orientativa, le sugerimos que se haga preguntas como: qu productos me dejan ms margen?y menos?cules son mis productos o servicios estrella(ms demandados)?les saco provecho?qu nuevos productos o servicios podra ofrecer para aprovechar mi capacidad instalada?mi oferta resulta cara o barata de cara al cliente?aprovecho suficientemente ese posicionamiento (esa imagen o posicin que tiene mi empresa en el mercado)?

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Cmo divulgar los precios a nuestros clientes: el catlogo de precios


Lo importante a la hora de informar a nuestros clientes potenciales sobre nuestros precios es la claridad, la transparencia. Es fundamental ser serio en esto. En mercados maduros es un tema regulado por el Estado y se exige a los negocios (independientemente de su tamao) que dispongan de una lista completa y actualizada de sus precios. Aunque en Nicaragua por el momento no es obligatorio, no cabe duda que el cliente (sea nica o extranjero) preferir saber de antemano y con exactitud cunto va a tener que pagar. El catlogo de precios, segn el tipo de negocio, se puede divulgar de diversas maneras: desde un folleto o trptico sencillo, un mural de cara al pblico, una pgina web, etiquetas en los productos,... Pero es importante que en todos los soportes los precios sean iguales, es decir, estn actualizados. Esta actualizacin del catlogo de precios no debe ser costosa. Por ello, si sus precios pueden variar con relativa frecuencia, no divulgue los precios en un soporte que resulte costoso modificar. Y, por supuesto, no valen borrones!.

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Tambin tenga en cuenta que el cliente espera tener disponible todo lo que se encuentra en su catlogo de precios (salvo situaciones excepcionales). Por ello, si ofrece ByS cuya disponibilidad o precio no depende directamente de usted, es mejor que lo ofrezca fuera de men, fuera de catlogo, utilizando soportes adecuados (un pizarrn, una hoja publicitaria,...) Por ltimo decir, en cuanto a su catlogo de precios, que si existen cargos adicionales (impuestos, servicio, empacado, transporte a domicilio,...) debe ponerlo expresamente y en lugar visible para que no suponga una sorpresa desagradable de ltima hora.

Por qu, cundo, cmo cambiar los precios


En este punto le conviene pensar como cliente a quin le gusta que le cambien los precios de algo que quiere comprar y ya saba cunto costaba? A nadie, verdad? (bueno, si es ms barato, la cosa cambia...). Cambiar los precios es siempre un tema delicado. Si es a la baja, estamos disminuyendo nuestro margen de beneficios al que estamos acostumbrados. Si es al alza, corremos el riesgo de perder clientes. Si es frecuente, mi cliente se cansar. Si no cambio nunca, me quedar fuera del mercado (aumenta la inflacin, aumenta la competencia, salen nuevos productos mejores,...). Pero a veces, un cambio de precios es necesario para mantener la salud de nuestro negocio. Lo ms importante para afrontar un cambio de precio es hacerlo de manera transparente para el cliente y con lgica financiera para el negocio. Por qu? Puede haber muchas y diversas razones: Necesito renovar stock de mercancas La competencia se me est llevando a los clientes Los precios de mercado de mis materias primas han subido sustancialmente Deseo aprovechar una poca de fuertes ventas Necesito cubrir un perodo de bajas ventas ...

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Cundo? En general, cuanto menos mejor. Pero cuando lo haga el cliente necesita entender el cambio: subida generalizada de precios (inflacin), mejora sustancial del servicio o de la calidad, ... Incluso las bajadas de precios (precios de oferta, promociones,...) deben ser tambin entendidas por el cliente ya que si no, cuando vuelva al precio normal, el cliente pensar que le est cobrando de ms. Cmo? de manera transparente para el cliente y con lgica financiera para el negocio. Es decir, de manera organizada (revise su catlogo de precios, renueve los soportes), clara (que el cliente no se sufra una sorpresa desagradable), y habiendo estudiado las variables y factores que hemos venido observando para que el nuevo precio tenga una vigencia lo ms larga posible.

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Orden y Estructura del Balance General


Los Estados Financieros
(ESTUDIO) Utilizando de referencia los dos ejercicios de clculo realizados en clase, de balance y de resultados, con valores aproximados, revise los valores con las cifras reales de su negocio. Ajuste con las correcciones que considere y vuelva a hacer los clculos. Escriba de nuevo los ejercicios en limpio. Reflexione sobre las diferencias.

Concepto, funcin y estructura


Los Estados Financieros (EEFF) de una empresa son su documento contable ms importante. En l aparecen todos los datos financieros de la empresa de un perodo determinado. Pueden hacerse Estados Financieros mensuales (de un mes), trimestrales (de un trimestre) o anuales (de un ao, de un ejercicio fiscal). Los EEFF anuales son obligatorios. Con lo que hemos aprendido en este manual, ya puede imaginar cual es su funcin: ofrecer una visin tcnica, ordenada y objetiva de la situacin financiera de la empresa. Su estructura es siempre la misma: a. Una portada, o primera hoja donde se pone el nombre de la empresa, el perodo que se analiza y la fecha de emisin (la fecha en la que se han cerrado las cuentas). Tambin suele ponerse el nombre de la persona que los ha elaborado. b. El balance de situacin o Balance General c. El Estado de Resultados d. El libro mayor o detalle de todas las cuentas y sub-cuentas, con sus cdigos correspondientes y los saldos que presentaban al inicio del perodo y los saldos que presentan al final del mismo. e. Los anexos, con el detalle de los movimientos por cuenta contable. Aunque en sentido estricto no es parte de los EEFF, la documentacin original que ha dado lugar a los asientos o anotaciones contables es clave. Sin ellos, todo lo dems carece de valor (podra ser inventado). Por ello, incluimos: f. Los documentos de soporte: las facturas, recibos, nminas y dems papeles que generaron la informacin contabilizada.

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El cierre del ejercicio


Cada vez que acaba un ao, se hace el cierre del ejercicio: no es, ni ms ni menos que realizar los EEFF del perodo y dejar las cuentas contables preparadas para el ejercicio siguiente. El saldo final de las cuentas del ejercicio pasado, ser el saldo inicial de las cuentas para este ejercicio. Se suele aprovechar para hacer una revisin de inventarios, una conciliacin de las cuentas bancarias,... y as poder registrar posibles prdidas o desajustes que se nos hayan escapado en nuestro da a da. As no arrastraremos errores de un ejercicio u otro. Como le decamos en la introduccin de este manual, los conocimientos y habilidades que le transmite este manual y sus ejercicios, no lo convierten en contador (ojal todo fuese tan fcil!verdad?). Pero ahora usted debera ser capaz de tener una idea clara de lo que es hacer la contabilidad de su empresa, llevar un control contable ordenado de su actividad y saber supervisar, en detalle, el trabajo de quien realice la contabilidad. Si hemos conseguido dejarle con ganas de saber ms, le animamos a seguir profundizando. En las unidades siguientes, nos ocuparemos de adquirir criterios para interpretar sus EEFF, para usar la contabilidad para tomar decisiones y ser ms eficaz y eficiente en la gestin financiera de su negocio. Esta funcin es lo realmente importante en su tarea de administrador o administradora de un negocio turstico.

Balance General Concepto, funcin y estructura


El balance general o balance de situacin es, como ya explicamos en la Unidad II, la representacin ordenada de los elementos patrimoniales de una empresa. Su funcin es informar sobre el valor patrimonial de la empresa, sobre su situacin financiera general en un momento concreto. Permite ver de manera clara el tamao de una empresa y si tiene un rendimiento positivo (ganancias) o negativo (prdidas).

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Vimos un esquema simplificado del mismo: ACTIVO Activo Circulante Disponible Realizable Existencias Activo Fijo Inmovilizado material Inmovilizado inmaterial Inmovilizado financiero PASIVO Pasivo Circulante Pasivo Fijo CAPITAL Capital Social Reservas Prdidas y Ganancias ACTIVO = PASIVO + CAPITAL

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Con esta estructura, las cuentas contables de mi negocio y los saldos correspondientes, construyo el documento que representa, de manera esttica (como una foto) la situacin patrimonial de mi empresa: el Balance General. Aunque puedo calcularlo en cualquier momento, se suele hacer al final de cada perodo (mes) o al final del ejercicio econmico. En Nicaragua la ley establece que el ejercicio fiscal es del 30 de junio del ao anterior al 31 de julio del presente ao (en otros pases es del 1 de enero al 31 de diciembre).

Clculo
En este apartado cada uno/a de los participantes en este curso va a realizar un clculo aproximado del Balance General o Balance de Situacin de su negocio. No necesita saber de memoria los valores concretos de cada cuenta, pero trate de pensar de manera realista para que el ejercicio le resulte til. Y siga los pasos que se indican a continuacin: 1. Agarre el catlogo de cuentas de su empresa (la versin con el VB de su docente) 2. En una hoja en blanco dibuje el rectngulo de dos partes en que se representa la estructura bsica del Balance General 3. De manera ordenada, vaya escribiendo cada cuenta (y sub-cuenta si procede) de activo y de pasivo en su lugar correspondiente, con el valor aproximado en crdobas (como hicimos en los ejercicios 1 y 2, recuerde las soluciones que tiene al final de este manual). 4. Sume el valor del total de su activo y, por otra parte, el valor total de su pasivo. 5. Calcule la diferencia ACTIVO - PASIVO 6. Esta diferencia es el valor del CAPITAL. Recuerde que ACTIVO= PASIVO + CAPITAL y, por lo tanto ACTIVO PASIVO = CAPITAL.

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7. Esa cifra de CAPITAL estar compuesta, bsicamente, como ya hemos visto, de tres conceptos: lo que se invirti inicialmente en el negocio (capital social), las ganancias de otros aos que no ha repartido o gastado (reservas) y, finalmente una cifra que exprese si, en este momento, su negocio da prdidas o ganancias. Obviamente, si esta cifra es negativa, tenemos prdidas. Si es positiva, tenemos ganancias. En cualquier caso, en el Balance General se escribe la cuenta Prdidas y Ganancias seguida del saldo con el signo (+ -) segn corresponda. Si ha seguido los pasos indicados, tiene frente a usted el Balance General de su negocio (con valores aproximados). Al volver a su negocio, ajuste los valores que crea conveniente (la memoria a veces nos juega malas pasadas).

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El Estado de Resultados Concepto, funcin y estructura


El Estado de Resultados es otro documento contable clave. No es ms que una hoja donde se recogen, de manera ordenada, los ingresos y gastos del ejercicio y su saldo (el resultado de la actividad. Resume los movimientos que ha tenido la cuenta de Prdidas y Ganancias que veamos en el Capital del Balance General. Su funcin es la de explicar cmo ha sido la gestin financiera durante el ejercicio; es decir, exponer en qu conceptos hemos gastado y en qu conceptos hemos tenido ingresos. Nos muestra el saldo, la diferencia entre gastos e ingresos, que es el resultado de nuestra actividad comercial o productiva. Como vimos en unidades anteriores, las cuentas de ingresos y gastos (cuentas de gestin) se encuentran en los grupos 4 y 5 del catlogo de cuentas. La estructura de la cuenta de Prdidas y Ganancias nos recuerda (tiene la misma lgica) que las cuentas T: PRDIDAS Y GANANCIAS (PyG)

DEBE Concepto Gastos Gastos por ventas Gastos de funcionamiento Gastos financieros Otros gastos Total gastos RESULTADO DEL EJERCICIO: Importe

HABER Concepto Ingresos Ingresos por ventas Ingresos financieros Otros ingresos Total ingresos Importe

Hagamos un par de ejercicios sobre la cuenta de PyG antes de trabajar clculos del resultado en nuestro negocio. EJERCICIO 3 La tienda de artesana Guacalito presenta los siguientes ingresos y gastos en junio: Venta de artesanas: 4,000 Intereses de su crdito a seis meses: 50 Compras de mercaderas: 1,500 Otros ingresos financieros: 25 Salario de afanadora: 500 Tasa municipal alumbrado: 20 Amortizacin de computadora: 110 Seguros sociales: 50 Agua: 30 Se solicita: elaborar la cuenta de Prdidas y Ganancias y definir si en junio tuvo beneficios.

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EJERCICIO 4 La comidera La boquita deliciosa, tras poner una televisin en el comedor pequeo, ha tenido un ao muy movido, aumentando su clientela sobre todo entre las mujeres de la localidad, convirtindose en un lugar de referencia de la localidad, con fama de servir deliciosos sorbetes y pasteles. Al final de ao presenta los siguientes ingresos y gastos:

Venta de sorbetes: 2,450 Compra de AyB en Managua: 1,100 Compras varias AyB: 950 Diesel para el motor: 400 Venta de pasteles: 3,000 Venta de comidas: 7,040 Salario mesero: 1,200 Seguro social: 150 Intereses a favor cuenta de ahorro: 300 Toner para impresin de nuevos mens: 270 Renta de saln para fiestas quince aos: 450 Compra de televisin: 3,000 Se solicita: elaborar la cuenta de Prdidas y Ganancias y definir si tuvo beneficios.

Clculo
En este apartado cada uno/a de los participantes en este curso va a realizar un clculo aproximado del Estado de Resultados de su negocio en el mes pasado. No necesita saber de memoria los valores concretos de cada cuenta, pero trate de pensar de manera realista para que el ejercicio le resulte til. Y siga los pasos que se indican a continuacin: 1. Agarre el catlogo de cuentas de su empresa (la versin con el VB de su docente). Ahora trabajaremos con los grupos 4 (ingresos) y 5 (gastos). 2. En una hoja en blanco, dibuje un tabla con cuatro columnas y pngales el ttulo en la primera fila: en la primera columna, irn los conceptos de gastos realizados; la segunda, la dedicaremos a poner las cantidades gastadas, el importe de gastos; la tercera a los conceptos de ingresos recibidos; la cuarta y ltima, la dedicaremos a los importes de ingresos, a las cantidades. 3. En otra hoja en blanco, trate de recordar, das a da, los conceptos fundamentales en los que gast e ingres: cada cunto compr materias primas o mercaderas y cunto le cost, si pag facturas de suministros, salarios, cunto gan a lo largo del mes por la venta de sus servicios (distinga por das, sealando si cerr algn da, si hubo un da pico, un da muerto; distinga, si le resulta til, los diferentes tipos de ventas, si tiene ventas al crdito,...).

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4. Le recomendamos que haga una cuenta T de los conceptos que tengan ms movimientos, segn su tipo de negocio. Por ejemplo, de la venta de ByS o de las compras de materias primas. 5. Si utiliza agenda, le servir para acordarse de otros detalles, puede apoyarse en ella. Haga una primera suma, de gastos e ingresos, para darse cuenta si le falta algn detalle importante. Comente con uno/a o dos compaeros/as los conceptos que han anotado, tambin esto puede ayudarle a recordar. 6. Recuerde lo que comentbamos en la unidad anterior sobre la amortizacin del inmovilizado (registrar el desgaste o prdida de valor que sufren los bienes debido al uso y al paso del tiempo). Aunque Hacienda Pblica marca el porcentaje aplicable a cada tipo de bien, para este ejercicio pondremos un gasto en concepto de amortizacin del 1% del valor total de su activo inmovilizado. 7. Ahora, pase a la tabla los conceptos de gastos e ingresos y ponga el saldo total en cada uno de ellos (en las respectivas columnas de importe). 8. Sume el total de gastos, el total de ingresos y rstelos entre ellos para obtener el resultado mensual de su negocio. Tuvo prdidas o tuvo ganancias? Comenten en el grupo con su docente las dificultades o conclusiones del ejercicio. El Fondo de Maniobra o Working Capital (Capital de Trabajo) Una palabra tcnica muy utilizada cuando hablamos de gestin financiera de un negocio es la de fondo de maniobra o capital de trabajo (en ingls, working capital). Nos permite realizar un anlisis patrimonial de la empresa, ya que compara las grupos del Balance (el activo frente al pasivo+Capital). Se refiere a los recursos de una empresa que son necesarios para la realizacin de sus actividades normales. As, es la parte del activo circulante (AC) que excede del pasivo circulante (PC). Como debe garantizar el funcionamiento normal de la empresa, independientemente de las deudas exigibles a corto plazo, est financiado con recursos permanentes o de largo plazo (AF).

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Dicho de manera sencilla, el capital de trabajo es lo que le permite garantizar que su negocio abrir las puertas cada da y seguir ofreciendo servicio a sus clientes. Le permite saber si su empresa goza de equilibrio patrimonial. Clculo Hay dos igualdades que permiten calcular el valor de nuestro fondo de maniobra (FM):

FM=AC-PC FM= (PF+CAPITAL)-AF

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Como observa es estas igualdades: Si pensamos en el corto plazo, mi fondo de maniobra es el activo circulante que excede de mis pasivos exigibles a corto. Si pensamos a largo plazo, mi fondo de maniobra es la parte los recursos propios +el exigible de largo plazo que no est soportado por activos fijos. (FICHA) Basndose en el Balance General de su negocio que hemos trabajado, calcule su Fondo de Maniobra con la frmula FM=AC-PC Veamos en el siguiente punto a qu conclusiones podemos llegar segn sea el valor que tenga nuestro fondo de maniobra.

Interpretacin y anlisis
Recordemos el esquema para representar el patrimonio de mi empresa y su igualdad: ACTIVO Activo Fijo Activo Circulante PASIVO Pasivo Fijo Pasivo Circulante CAPITAL ACTIVO (AF+AC) = PASIVO (PF+PC) + CAPITAL Bsicamente, segn la composicin de esta igualdad, encontramos 5 situaciones patrimoniales de una empresa. Veamos una por una:

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A) ACTIVO = CAPITAL donde PASIVO=0

ESTABILIDAD FINANCIERA TOTAL Capital

Activo fijo Activo circulante

Es el caso en que la empresa no tiene deudas con terceros, ni de corto ni de largo plazo. Generalmente tenemos est situacin cuando se inicia la actividad de la empresa y nuestro activo equivale al capital que hemos aportado para crearla. Si calculamos el fondo de maniobra: FM=AC-PC FM=AC-0 FM=AC

Es decir, mi capital de trabajo equivale a lo que tengo en existencias, realizable y disponible (mercaderas y dinero).

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B) ACTIVO CIRCULANTE mayor que (>) PASIVO CIRCULANTE Activo fijo Activo circulante

ESTABILIDAD FINANCIERA NORMAL Capital Pasivo Fijo

Encontramos una situacin saludable. La empresa puede hacer frente sin problemas a sus deudas de corto plazo (PC). Si calculamos el fondo de maniobra: FM=AC-PC FM > 0 (positivo)

El tamao del FM depender del tamao de la empresa y de los plazos de cobro y de pago que maneje. Pero, sin duda, puede seguir trabajando con normalidad. C) ACTIVO CIRCULANTE menor que (<) PASIVO CIRCULANTE Activo fijo Activo circulante DESEQUILIBRIO FINANCIERO A C/P

Capital Pasivo Fijo Pasivo circulante

Encontramos una situacin difcil ya que la empresa no puede hacer frente a sus deudas de corto plazo (PC) y tendr que retrasar el pago de sus obligaciones. Por eso a esta situacin se le llama suspensin de pagos. Si calculamos el fondo de maniobra: FM=AC-PC FM < 0 (negativo)

Las deudas con los proveedores y acreedores de corto plazo son mayores que los saldos de clientes y la tesorera. Se puede salir de esta situacin de desequilibrio de varias maneras: aumentando la financiacin permanente (los fondos propios o capital), renegociando deudas de corto para pagarlas a ms largo plazo, vendiendo elementos del activo fijo (que convertir AF en AC) o, si es posible, exigiendo con antelacin cobros a clientes y deudores. D) CAPITAL = 0 Y ADEMAS DESEQUILIBRIO FINANCIERO A L/P

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ACTIVO CIRCULANTE menor que (<) PASIVO CIRCULANTE Activo fijo Activo circulante

Pasivo Fijo Pasivo circulante

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En este caso la situacin de la empresa es ms crtica. Todo el lado derecho del balance est formado por pasivo exigible (ya sea a corto o a largo plazo). Nos encontramos en esta situacin cuando llevamos varios ejercicios acumulando prdidas o asumiendo deudas que se comen nuestro capital social. Esta situacin (FM<0 y CAPITAL=0) nos indica que nuestra inversin en la empresa no ha sido rentable. La toma de decisiones en esta situacin es muy difcil. Objetivamente, estamos en la cuerda floja. Tenemos que reconsiderar si vale la pena seguir o no con el negocio. Si nos decidimos a continuar, slo es posible hacerlo aumentando nuestra aportacin o buscando nuevos/as socios/as. Si llegamos a la conclusin de que no vale la pena seguir apostando, mejor tomar la decisin de cerrar ahora, que aun tenemos activos suficientes para cubrir nuestros compromisos con terceros, para cubrir nuestro pasivo. E) ACTIVO < PASIVO Y CAPITAL=0 SITUACION DE QUIEBRA Pasivo Fijo Pasivo circulante

Activo Real Activo Ficticio

Podemos decir que estamos fregados! No solamente tenemos un fondo de maniobra negativo (<0) que nos impide seguir con nuestra actividad; adems, aunque vendiramos todo nuestro activo, en realidad no conseguiramos cubrir nuestras deudas. Cmo hemos llegado a esta situacin tan definitiva? Seguramente por no analizar con seriedad muchas seales de crisis anteriores (desequilibrios de corto y de largo). Seguramente por no contabilizar el desgaste y prdida de valor de nuestros activos fijos (con las cuentas de depreciacin, que sirven para eso). Seguramente tenemos en la contabilidad deudas por cobrar que ya sabamos que eran incobrables hace tiempo. Cuando aun estbamos a tiempo, preferimos mirar hacia otro lado... Aun se dan casos ms graves, en los que, aun teniendo una situacin de quiebra de la empresa, como la que hemos visto en este apartado, por cobarda, desesperacin o irresponsabilidad, asumimos nuevos compromisos (deudas con amigos o familiares) que objetivamente sabemos que no podremos cumplir. Como ve, la contabilidad le va a dar muchas herramientas para no encontrarse en esta situacin pero no sirve de nada si no acta como una persona responsable, eso seguro.

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Razones Contables. Cmo se calculan y criterios bsicos para su interpretacin.


Recuerde: razn o ratio es sinnimo de divisin, de fraccin. Una razn, por tanto, me sirve para relacionar una cosa en funcin de otra. En nuestro mundo de la administracin financiera, las razones o ratios contables nos sirven para observar la relacin, de equilibrio o desequilibrio, entre elementos patrimoniales. Nos sirven para realizar un anlisis financiero en sentido estricto. En este apartado vamos a dedicarnos a calcular los ratios ms habituales para la gestin de un pequeo negocio. Veremos cules son los valores recomendados para cada ratio.

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Tenga en cuenta que son recomendaciones generales, valores ptimos tericos, sin tener en cuenta su carcter como empresario o empresaria (ms conservador o ms arriesgado) ni las diferencias de los mercados (actividades inestables o estables, economas en crisis o saludables, ...). Los valores recomendados le servirn para ser capaz de tomar sus propias decisiones con lgica financiera. Ya se sabe el esquema del Balance General de memoria? Aun tiene otra oportunidad: ACTIVO Activo Circulante Disponible Realizable Existencias Activo Fijo Inmovilizado material Inmovilizado inmaterial Inmovilizado financiero PASIVO Pasivo Circulante Pasivo Fijo CAPITAL Capital Social Reservas Prdidas y Ganancias

Recuerde que el pasivo fijo tambin se llama exigible a l/p, y el pasivo circulante, exigible a c/p. Ratio de Tesorera = Realizable + Disponible ------------------------------Pasivo Circulante

Significado: nos indica nuestra liquidez inmediata, el dinero que tenemos, ya sea en efectivo, ya sea en cuentas bancarias u otros activos fcilmente convertibles en dinero. Valor ptimo: entre 0.8 y 1.2

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Por debajo 0.8, tendremos dificultades para hacer frente deudas de c/p Por encima de 1.2, posiblemente mantenemos recursos ociosos, es decir, recursos lquidos que podran estar generando ms riqueza. Ejemplo: dinero en bancos sin invertir.

Liquidez o solvencia a corto plazo


Ratio de Liquidez = Activo Circulante ---------------------------Pasivo Circulante

Significado: nos indica la capacidad de la empresa para hacer frente a sus deudas a c/p.

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Valor ptimo: entre 1.5 y 1.8 Por debajo de 1.5 y en especial por debajo de 1, tendremos dificultades para hacer frente a nuestro pasivo exigible a c/p Por encima de 1.8, posibles recursos ociosos

Garanta o solvencia a largo plazo


Activo Total -------------------Pasivo Total

Ratio de Garanta =

Significado: nos indica la capacidad de la empresa para hacer frente a sus deudas a l/p. Valor ptimo: entre 1.7 y 2 Por debajo de 1.7, tendremos dificultades para hacer frente a las deudas (de c/p y de l/p) Por debajo de 1, estamos en riesgo de llegar a la quiebra Si el valor es 2, significa que tiene el doble de activo que de pasivo. Tambin, que el pasivo es igual al Capital patrimonial. Es una situacin muy saludable y tranquila. Si tiene un ratio de garanta por encima de 2 puede deberse, simplemente, a que su manera de gestionar es precavida o conservadora. A veces, a la hora de pedir financiacin en una entidad, puede ser ms fcil conseguir la financiacin si ofrece un ratio de garanta alto (2). Puede ser recomendable tener un ratio por encima de 2 si estamos en un ciclo econmico inestable o con inflacin alta

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Disponibilidad
Disponible Ratio de Disponibilidad = ----------------------- Pasivo Circulante Significado: nos indica la capacidad de la empresa para responder de inmediato a sus deudas a c/p. Valor ptimo: no menor de 0.3 Mantener esta proporcin entre el disponible y su exigible de corto plazo es recomendable porque nos permite estar tranquilos, sin perder oportunidades de ganar rentabilidad.

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Pero segn la situacin de su negocio o de su mercado, puede ser recomendable tener un disponible mayor en relacin a su exigible de corto plazo (por ejemplo si tengo el banco lejos o si no s a ciencia cierta cuando vendrn a cobrar mis proveedores o acreedores a c/p).

Autonoma
Ratio de Autonoma = Capital ----------------Pasivo Total

Significado: nos indica nuestro grado de autonoma respecto a la financiacin ajena. Recuerde que el Capital expresa el valor de los recursos propios (Capital Social+Reservas+PyG). Recuerda la situacin de estabilidad financiera total (Pasivo=0) que nos ofreca el FM=AC? En esta situacin nuestra autonoma es absoluta, o, en trminos matemticos, infinita (ya que cualquier nmero dividido entre 0 es igual a infinito). Y las dos situaciones crticas donde el Capital=0? En estas situaciones nuestra autonoma es nula (ya que 0 dividido entre cualquier nmero es igual a cero). Valor ptimo: mayor de 0.8 Por debajo de 0.8 dependemos demasiado de la financiacin externa. En cualquier caso, es importante tener nuestro exigible diversificado (no poner todos los huevos en la misma canasta), porque tendremos ms margen de accin para negociar plazos, condiciones y ms capacidad de reaccin en caso de dificultades. Pasivo Total La divisin inversa al ratio de autonoma (-----------------) se llama Apalancamiento Financiero. Capital (RP)

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Calidad de la deuda
Pasivo circulante Ratio de Calidad de la deuda = ---------------------- Pasivo Total Significado: nos indica qu proporcin de nuestras deudas (exigible) significan un compromiso de corto plazo. Por ejemplo, si tengo un crdito de largo plazo de 3,000 y una cuenta abierta con mi proveedor de 1,000 (pasivo total=4,000), tengo de mis deudas a corto plazo (ratio de calidad de la deuda=0.25). Valor ptimo: no mayor del 0.5 Por supuesto depende de su tipo de negocio, de su mercado, de las condiciones en que tenga las deudas, pero es recomendable que la deuda a corto nunca sea mayor de la mitad de su exigible total.

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Otros ratios
En finanzas se utilizan un sin fin de ratios para analizar una inversin relacionada con la empresa: relacionados con los tipos de inters de los crditos, con los precios de las acciones, con la rentabilidad de las operaciones,... Casi todos ellos ayudan a analizar la rentabilidad actual o futura de una inversin. Se suelen nombrar con siglas y muchas veces con sus siglas en ingls (ROA, ROE, TIR, PER,...). Si no nos detenemos a verlos en detalle es porque suelen jugar en operaciones con grandes empresas, empresas que venden acciones en la bolsa, o en relacin a mercados financieros sofisticados. Pero si ha entendido la lgica del anlisis que proporcionan los seis ratios analizados y los razonamientos sobre el fondo de maniobra, no le asuste profundizar en el tema de las razones contables. Todo es ponerse.

La estabilidad financiera en la empresa. El punto de equilibrio.


Con lo trabajado hasta ahora, usted est en disponibilidad (es capaz) de argumentar tcnicamente si su negocio goza de salud financiera, si es un negocio estable o si est en riesgo de sufrir inestabilidades en un futuro cercano. Con lo trabajado hasta ahora, entender por qu el tan famoso punto de equilibrio en la prctica empresarial es ms una nebulosa de puntos, un rango, un espacio, en el que una empresa trabaja con salud y holgura para hacer frente a las circunstancias que, da a da, se ponen delante. El punto de equilibrio de su empresa es el estado en que tanto su patrimonio como sus operaciones comerciales gozan de buena salud: liquidez, solvencia, garanta, calidad de su deuda,... Un estado saludable que le permita aprovechar las oportunidades de mercado y protegerse de las crisis de mercado. Dicho esto, existen tres principios contables bsicos que debe cumplir una empresa para que su situacin se considere equilibrada: 1. Que el pasivo circulante o exigible a c/p no sea superior a realizable+disponible

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2. Que el activo circulante sea superior al pasivo circulante. Esto implica un FM positivo. 3. Que los fondos propios representen al menos entre un 30% y un 50% del pasivo EJERCICIO 5 Para terminar esta unidad aplicaremos los anlisis a su propio negocio. Le recomendamos que vaya despacio y por orden, tal y como lo hemos ido aprendiendo. Apoyndose en su Balance General, realice: A) Un anlisis patrimonial, calculando su fondo de maniobra. B) Un anlisis financiero, calculando los seis ratios contables de su empresa. Discutan en clase con su docente posibles decisiones que podra tomar para mejorar la salud financiera de su negocio.

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Obligaciones Fiscales del pequeo negocio


La empresa y sus obligaciones fiscales
La empresa, como cualquier agente econmico, comparte la responsabilidad de financiar las infraestructuras y servicios pblicos del Estado. El Estado recauda, recoge este dinero a travs de los impuestos o tributos y as dispone de fondos para garantizar, al conjunto de la sociedad, unos mnimos de bienestar. Por ello, en la medida que un pas tenga mayor actividad productiva y econmica, su estado podr garantizar ms y mejores servicios e infraestructuras pblicas de uso comn para todos. Esta es la base de lo que se llama el estado de bienestar. Estar al da con los impuestos, con las obligaciones fiscales, es importante. Y ser cada vez ms importante en la medida que la economa nicaragense vaya madurando, creciendo, evolucionando. Es cierto que todava hoy, muchos pequeos empresarios no se toman en serio este asunto (mal de muchos, consuelo de tontos dice el dicho popular). Probablemente a la empresa turstica le corresponde ser ejemplo de seriedad, en la medida en que sus operaciones comerciales y productivas fcilmente pueden llevar a realizar negocios con otros pases en los que, sin duda, ser clave tener solvencia fiscal, estar al da en el pago de tributos. En cualquier caso, es un tema de responsabilidad comunitaria, de responsabilidad comn para con nuestra sociedad. Es un tema de conciencia y de profesionalidad. Por no hablar de posibles multas o sanciones (en caso de incumplimiento, que no nos las cobren, no quiere decir que no las debamos). Adems, cualquier empresa (grande o pequea) que pretenda obtener una ayuda pblica, un crdito subvencionado o un crdito con una entidad financiera regulada, necesitar presentar su solvencia fiscal. Las obligaciones fiscales se establecen en la Ley. En la ley estatal si son impuestos del Estado y en leyes municipales si son impuestos locales. Los impuestos estatales normalmente los recauda la DGI o direccin General de Ingresos (dentro del Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico) y los locales, normalmente en la Direccin de Recaudacin de su Alcalda. Las obligaciones fiscales cambian (el procedimiento, el formato, las cantidades a pagar) y por ello es importante informarse peridicamente de las condiciones que se establecen en las leyes para el pago de los impuestos. Le recomendamos apoyarse en los servicios de un profesional (contador o asesor fiscal) para que le asesore correctamente y pueda cumplir sus obligaciones en tiempo y forma, aunque, si se siente capaz, tambin puede ir usted directamente a la DGI o a la Direccin de Recaudacin de su Alcalda para que all le expliquen cmo hacerlo. Actualmente (2008), en Nicaragua, las obligaciones fiscales principales de un pequeo negocio son 3: el IVA, el IR (ante la DGI) y el IBI,

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Tambin hay dos importantes, pero que dependen de las normas municipales de cada Alcalda: el IMI y el IM (ante la Direccin de Recaudacin Municipal)

A) El pago del IVA o impuesto sobre el valor aadido: cada vez que usted vende un bien o presta un servicio, genera un valor aadido. De este valor aadido que usted genera, el estado establece un % para dedicarlo a gasto pblico. Esto es el IVA. El Estado marca los porcentajes de IVA para cada ByS. Por lo general, nuestros ByS llevan un 15% de IVA. Pero depende, porque, por ejemplo, los libros en Nicaragua no llevan IVA (tasa del 0%). Lo mismo ocurre con las exportaciones, o los eventos deportivos no profesionales, o los servicios mdicos,... La actividad comercial de su negocio SOPORTA un IVA, cuando paga IVA en la compra de bienes, en el pago de facturas,... Y, por otra parte, CARGA un IVA, cada vez que vende un bien o servicio. A la DGI-Direccin General de Ingresos le pagaremos la diferencia entre lo que CARGUEMOS Y SOPORTEMOS. Por ejemplo, si en el ejercicio de la operacin de mi negocio, he soportado IVA por un total de 1,000 y en mis ventas he cargado a mis clientes en concepto de IVA un total de 1,500, mi obligacin es pagar a la DGI 500 (soy deudor ante la DGI en concepto de IVA). Si, por el contrario (imaginemos que he tenido un mes de actividad especialmente baja por cualquier causa), he soportado ms cantidad de IVA del que he cargado a mis clientes, declarar esta diferencia negativa y me convertir en acreedor ante la DGI en concepto de IVA. Declaro cada mes ante la DGI el resultado de esta diferencia. Y a final del ejercicio fiscal, tendr un saldo (a pagar, a cobrar o a compensar en futuros ejercicios). B) El pago del IR o Impuesto sobre la Renta: es un porcentaje de la riqueza o renta que genera como persona natural (fsica) o como persona jurdica (empresa). Pero tambin hay personas que no estn obligados a declarar IR (quienes se supone que no tienen nimo de lucro), como, por ejemplo, los entes del Estado, las comunidades indgenas, las cooperativas, las asociaciones, los sindicatos,...

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Un pequeo negocio puede acogerse al Rgimen Especial de Cuota Fija (que simplifica mucho los trmites y clculos) siempre que: Sea persona natural (empresario/a individual) Sus ingresos anuales no excedan de C$ 480,000 Sus activo circulante no excedan de C$ 200,000 IR. El rgimen de Cuota Fija se liquida mensualmente, segn la cuota que marque la DGI, y afecta al IVA y al Si el negocio ya no es tan pequeo, entraremos en el Rgimen Normal, y nuestra tasa variar si: Si somos persona jurdica (sociedad): un 30% sobre la renta, sobre la utilidad obtenida (por supuesto, no pagamos si tenemos prdidas).

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Si somos una persona natural (empresario/a individual): el % a aplicar depende de nuestro nivel de renta (utilidad obtenida, beneficio anual) Hasta C$ 50,000 0% De 50,001 a 100,000 De 100,001 a 200,000 De 200,001 a 300,000 De 300,001 a 500.000 Ms de 500,001 30% 10% 15% 20% 25%

Cada mes, debemos pagar un mnimo, que se estima en el 1% de los activos. A final del ejercicio, ajustaremos las cuentas: Pagando la diferencia (si nuestro beneficio resulta ser mayor a 12% del valor de nuestro activos) o Generando un derecho de devolucin o compensacin (si nuestra utilidad ha sido menor a la suma de esos mnimos que hemos ido pagando). Nos permitimos aconsejarle que, en vez de pedir devolucin, mantenga el derecho de compensacin. As, en futuros ejercicios en los que tenga un mayor beneficio, tendr que pagar menos a la DGI (compensarn su saldo acreedor) Ahora bien, tenga en cuenta tambin que hay situaciones en las que, aunque debemos declarar el IR (informar a la DGI del resultado de nuestras operaciones), no tenemos que pagar nada. Estas situaciones son: Cuando su saldo promedio de activos al final del periodo fiscal sea menor o igual de C$ 150,000 Durante los 3 primeros aos de actividad Si demuestra estado de inactividad en sus operaciones (un cierre temporal) Cuando por fuerza mayor o caso fortuito interrumpa la actividad (un incendio, un terremoto,...)

C) Pago del IBI o Impuesto sobre Bienes Inmuebles: este impuesto, al contrario de los dos anteriores, se paga en la Alcalda (gravamen o tributo municipal). Se paga el 1% del valor del inmueble (terrenos, edificios, construcciones). de qu valor?de su precio de mercado? No. El 1% se calcula tomando como base el valor catastral (el valor por el que est inscrito en el catastro de la propiedad): A este valor se le aplica por ley el 80% y se puede restar (segn cada municipalidad) una deduccin vigente. Tambin hay descuento (del 10%) si se paga de una sola vez y a principio de ao. Veamos un ejemplo en Managua: 1. Valor catastral de un edificio: 2. Monto imponible (80% valor catastral): 150,000 120,000

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3. Deduccin de 40,000 (Concejo Municipal Managua): 80,000 4. 1% IBI: 800 -80 720

5. Menos 10% si lo pagamos de una vez el primer trim. 6. Total a pagar:

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D) Pago del IMI o Impuesto Municipal de Ingresos: tiene una tasa general del 1% mensual sobre los ingresos generados por la venta de bienes y servicios. Pero depende de cada municipalidad. El Municipio tiene potestad para cobrarlo o no (lo deciden sus concejales, conforme a la Ley de Municipios). En la Direccin de Recaudacin de su Alcalda le proporcionarn informacin sobre este punto. E) Pago del IM o Impuesto de Matrcula: tambin se trata de un impuesto municipal y debe informarse de la norma aplicable en su municipio. Por lo general, al comienzo de la actividad, por apertura del negocio, se paga un 1% sobre el capital. A veces tambin hay una tasa anual sobre las ventas. De manera general, sepa que los formatos para el pago de impuestos vienen con instrucciones muy claras, pero la primera vez siempre resulta complicado rellenarlos. Le aconsejamos que se apoye (al menos al principio) en un profesional.

Normativa aplicable
En Nicaragua se edita desde hace ms de 15 aos un libro muy completo y permanentemente actualizado sobre las leyes y dems normas financieras que son aplicables en temas de impuestos: Todo sobre Impuestos en Nicaragua de los hermanos Bez (Julio Francisco Bez Corts y Thedulo Bez Corts), publicado por INIET Instituto Nicaragense de Investigaciones y Estudios Tributarios. Para la confeccin de este manual nos hemos apoyado en su 7 y ltima edicin (2007), sobre todo su captulo I. Le invitamos a consultarlo en caso de querer profundizar en el tema de las obligaciones fiscales de la pequea empresa nicaragense. Destacamos las normas aplicables que influyen en los temas directamente tratados en el apartado anterior: Ley de Equidad Fiscal Reglamento de la Ley de Equidad Fiscal Ley de Municipios Decreto No. 3-95 sobre el Impuesto Municipal de Bienes Inmuebles Cdigo Tributario

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En el captulo V del libro mencionado tambin encontrar normativas, sentencias judiciales y consultas a la DGI, que pueden ser tiles en circunstancias concretas. Aunque es un libro muy riguroso y tcnico, est escrito y organizado de tal manera que resulta accesible aunque usted no sea experto en la materia. Consideramos que puede ser una buena inversin para su negocio!

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Soluciones a los ejercicios


EJERCICIO 1: Situacin Patrimonial de Guacalito
ACTIVO Activo Fijo Inmovilizado material Mobiliario .... 2,400 Equipos informticos . 2,300 Activo Circulante Existencias Mercaderas Realizable Clientes Disponible Banco .. Caja ..... PASIVO Y CAPITAL Pasivo Circulante Proveedores . 2,000 Deudas c/p con entidades .. 2,000 Capital patrimonial .. 34,240 18,840 700 12,000 2,000

Suma ACTIVO=

38,240

Suma PASIVO Y CAPITAL=

38,240

Capital patrimonial= 38,240-4,000

EJERCICIO 2: Situacin Patrimonial de El descanso


ACTIVO Activo Fijo Inmovilizado material Edificios....................... 3,000 Mobiliario .... 4,660 Activo Circulante Existencias Mercaderas ... 800 Disponible Banco .... 1,970 Caja ... 200 PASIVO Y CAPITAL Pasivo Fijo Deudas m/p con entidades ..... 2,000 Pasivo Circulante Proveedores .. 600 Capital patrimonial Capital social .................... 5,880 Reservas .............................. 2,150

Estados Financieros

Suma ACTIVO=

10,630

Suma PASIVO Y CAPITAL=

10,630

Capital Social= 10,630 2,000 600 2,150 =5,880

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EJERCICIO 3: Cuenta de Prdidas y Ganancias de Junio en Guacalito


DEBE concepto Gastos Compras de mercaderas Suministros Tributos( impuestos) Sueldos y salarios Seguros sociales Intereses de deudas Dotaciones a la amortizacin Total gastos RESULTADO DEL EJERCICIO: 1,765 Importe concepto HABER Importe Ingresos 1,500 30 Ventas de mercaderas 20 500 Otros ingresos financieros 50 50 110 2,260 Total ingresos

4,000 25

4,025

EJERCICIO 4: Cuenta de Prdidas y Ganancias anual de La boquita deliciosa


DEBE concepto Gastos Compras de materias primas Compras otros aprovisionamientos Suministros (diesel) Sueldos y salarios Seguros sociales HABER Importe Ingresos concepto Importe

2,050 3,270 Ventas de mercaderas 400 Ingresos por arrendamientos 1,200 Otros ingresos financieros 150

12,490 450 300

Estados Financieros

Total gastos RESULTADO DEL EJERCICIO: 6,170

7,070

Total ingresos

13,240

EJERCICIO 5: Alternativas para enfrentar posibles desequilibrios patrimoniales y financieros en su negocio


Si enfrento un problema de desequilibrio patrimonial (FM negativo): a) Si el desequilibrio es de corto plazo, puedo renegociar deuda de corto a largo plazo, tratar de adelantar el cobro a clientes (por ejemplo, adelanto por reservas) o vender ms gilmente mis existencias (por ejemplo, organizando unas jornadas de ofertas, rebajas o liquidacin. b) Si el desequilibrio es de largo plazo, puedo ampliar el capital social, bien incorporando nuevos socios, bien aumentando mi aportacin al negocio

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Si enfrento un desequilibrio de tesorera:


a) En caso de exceso de tesorera, puede que est desaprovechando oportunidades de tener activos ms productivos (por ejemplo, nueva maquinaria). Tengo margen de maniobra para invertir, aumentar mi stock de mercaderas, amortizar crditos anticipadamente, ... b) La escasez de tesorera puntual no es grave; es frecuente un cierto desajuste entre los plazos de cobro y los plazos de pago. Pero si la escasez se repite con frecuencia, debo tratar de mejorar esos desajustes, bien cobrando antes (pidiendo por ejemplo anticipo del pago a la hora de formalizar una reserva), bien pagando despus (negociando con mis proveedores el pago a 30 o 60 das, por ejemplo). Si enfrento un desequilibrio de liquidez: a) En caso de exceso de liquidez, debera estudiar si no estoy siendo demasiado precavido y pierdo oportunidades de tener crecer en mi negocio, mejorar salarios, ampliar instalaciones, diversificar mi oferta,... b) En caso de escasez de liquidez, puedo enfrentarme a situaciones desagradables de incumplimiento de mis compromisos con proveedores o acreedores de corto plazo. Aunque no estoy necesariamente poniendo en riesgo el patrimonio de la empresa, la imagen de mal pagador y los costos de intereses de demora o cargos por retraso, pueden acabar pesando. Debo regular mi situacin, ajustando cuanto antes mi dependencia de recursos externos (disminuir stocks, vender maquinaria improductiva o no rentable, disminuir mi crdito con proveedores). En casos extremos, necesitar financiacin de largo plazo para cubrir mis deudas a corto. Pero esto es siempre una cuestin delicada en la que debo calcular bien el costo/beneficio de la decisin. Si enfrento un desequilibrio de garanta: a) En caso de exceso de garanta, puedo permitirme el lujo de repartir ms beneficios o reservas; o de pensar en ampliar el negocio con una inversin en activo fijo ya que es un momento idneo para solicitar un crdito de largo plazo.

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b) En caso de garantas insuficientes, no tengo posibilidades de solicitar financiacin ajena. Es necesario reequilibrar el negocio puesto que estamos recibiendo las primeras seales de una posible quiebra si sigo actuando como hasta ahora. Debo replantearme todo, con un anlisis profundo de mi patrimonio y de mi actividad comercial. Quiz mis precios estn fuera de mercado, quiz la competencia actual me fuerza a un cambio de estrategia comercial, quiz el cliente demanda otras cosas,... Es necesario un anlisis crtico y detallado, hacia dentro y hacia fuera del negocio. Si enfrento un desequilibrio de disponibilidad: Es un caso similar al de desequilibrios de tesorera y las posibles soluciones ante un desajuste negativo son semejantes: renegociar con proveedores, vender ms gilmente el stock, ... Si el ratio de tesorera es muy bueno y el de disponibilidad malo, puede significar que tengamos excesivo dinero en efectivo en el negocio, corriendo riesgos innecesarios de robos, prdidas, etc.

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Si enfrento un desequilibrio de autonoma: a) Si la autonoma es absoluta (no tengo ningn exigible o pasivo) de manera permanente, estoy perdiendo dinero en trminos de coste de oportunidad porque a veces el financiamiento puede resultar ms barato (por ejemplo, los plazos de pago con proveedores o los crditos subvencionados). b) Si no gozo de autonoma suficiente, mi negocio nunca ser mi negocio. No tendr autonoma de gestin, no podr tomar decisiones con libertad. Es normal tener menos autonoma al iniciar un negocio o al realizar una inversin fuerte. Pero esta dependencia debe ir disminuyendo en el tiempo. De lo contrario estar construyendo castillos en el aire, estar manejando ms recursos de los que tengo capacidad de gestionar eficientemente. Si enfrento un desequilibrio de calidad de deuda: a) No tener nunca nada de deuda a largo plazo, puede ser una poltica de empresa. Quiz pueda darse ese lujo porque le sobren los recursos. Pero piense que incluso la gente con ms dinero recurre a la financiacin en algn momento porque puede ser ms rentable a largo plazo (por ejemplo, puede ser ms rentable no vender un terreno que seguramente se revalorizar mucho en el futuro y solicitar un crdito bancario -ajustado exactamente al dinero que necesita- ofreciendo ese terreno como garanta). b) Si mis pasivos se concentran en el corto plazo, me va a traer de cabeza el pago de facturas. Quiz es hora de plantearse aumentar el capital social o solicitar un crdito de largo plazo. Obviamente, en el caso de tener Pasivo Fijo=0, las respuestas seran las del apartado a).

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Modelo de Catlogo de Cuentas

6,7,8

(para pequeos negocios tursticos)


GRUPO 1 1000 CODIGO NOMBRE DE LA CUENTA CUENTAS DE ACTIVO 1100 Activo Circulante 1101 CAJA CHICA 1101 01 Caja Chica A (recepcin) 1101 02 Caja Chica B (restaurante) 1102 CAJA GENERAL 1103 BANCOS 1103 01 Cuenta num. Xxxxxx 1103 02 Cuenta num. Xxxxxx 1104 CLIENTES 1104 01 Clientes hospedaje 1104 02 Clientes restaurante 1104 03 Clientes rutas tursticas 1105 DOCUMENTOS POR COBRAR 1106 PAGOS POR ANTICIPADO 1106 01 Anticipos de Impuestos 1106 02 Anticipos a proveedores 1106 03 Anticipos a acreedores 1107 DEUDORES DIVERSOS CORTO PLAZO 1108 MERCANCAS 1108 01 Alimentos 1108 02 Bebidas 1108 03 Otras mercancas restauracin 1108 04 Artesanas 1108 05 Souvenirs

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6Los cdigos de las cuentas pueden variarse si el negocio necesita incluir alguna cuenta. 7Las sub-cuentas son simplemente indicativas. Su utilidad depender del tipo de negocio y de su organizacin. Pretenden sugerir opciones a la administracin, no son obligatorias, pueden suprimirse (usar slo cuentas), aunque ayudan al control y la supervisin de la gestin 8El catlogo ideal no existe de manera general. Puede ser ms corto o ms largo, dependiendo de las operaciones de cada negocio. Lo importante es que mantenga la lgica contable a la hora de codificar y de ordenar las cuentas y sub-cuentas. Cuando lo adapte a su negocio, puede revisarlo en su oficina local tributaria o con una oficina contable. Hay unos mnimos legales pero, a partir de ah, el empresario es libre para disear su catlogo de cuentas - dentro de las normas contables, claro est.

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GRUPO

CODIGO
1200 1201 1202 1203 1203 01 1203 02 1203 03 1204 1205 1205 01 1205 02 1205 03 1205 04 1206 1300 1400 1401 1402 Activos diferidos Otros activos Activo Fijo TERRENOS EDIFICIOS

NOMBRE DE LA CUENTA

MOBILIARIO Y EQUIPOS Mobiliario y equipos oficina Mobiliario y equipos cocina y bar Mobiliario y equipos habitaciones EQUIPOS DE TRANSPORTE HERRAMIENTAS Y ENSERES Herramientas y enseres oficina Herramientas y enseres cocina y bar Herramientas y enseres habitaciones Herramientas y enseres tienda

DEPSITOS EN GARANTA LARGO PLAZO OTROS ACTIVOS Pasivo Circulante PROVEEDORES 2101 01 2101 02 2101 03 Proveedores AyB Mayorista xxxx Mayorista yyyy Otros proveedores DOCUMENTOS POR PAGAR ACREEDORES DIVERSOS CORTO PLAZO 2103 01 2103 02 2103 03 Acreedor xxxx Acreedor zzzz Otros acreedores corto plazo INGRESOS COBRADOS POR ANTICIPADO 2104 01 2104 02 Ingresos anticipados reservas habitaciones Ingresos anticipados tour

2000

CUENTAS DE PASIVO 2100 2101

Estados Financieros

2101 04 2102 2103

2104

2100 2200 2201 2202 2203

Pasivo Circulante Pasivo fijo HIPOTECA A PAGAR LARGO PLAZO CREDITOS A PAGAR LARGO PLAZO OTROS EXIGIBLES LARGO PLAZO

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GRUPO
3 3000

CODIGO
CUENTAS DE CAPITAL 3101 3102 3103 3104 3105 3106 3107

NOMBRE DE LA CUENTA
CAPITAL (o CAPITAL SOCIAL) RESERVA LEGAL RESERVA VOLUNTARIA UTILIDADES ACUMULADAS PERDIDAS ACUMULADAS UTILIDAD NETA DEL EJERCICIO PERDIDA NETA DEL EJERCICIO Complementarias de activo circulante CUENTAS DE DUDOSO COBRO CUENTAS INCOBRABLES Complementarias de activo circulante DEPRECIACIN ACUMULADA EDIFICIOS DEPRECIACIN ACUMULADA MOBILIARIO Y EQUIPOS DEPRECIACIN ACUMULADA EQUIPOS TRANSPORTE DEPRECIACIN ACUM. HERRAMIENTAS Y ENSERES Complementarias de activo diferido Complementarias de pasivo Amortizacin anticipada de prstamos corto plazo Amortizacin anticipada de prstamos largo plazo Ingresos por Ventas INGRESOS POR VENTAS DE BIENES Y SERVICIOS 5101 01 5101 02 5101 03 5101 04 5101 05 5101 06 5101 07 5101 08 Ventas restaurante Ventas hospedaje Ventas tienda Ventas tour Servicio alquiler saln fiestas Servicio alquiler saln talleres Otras ventas de ByS al menor Ventas al mayor

4000

CUENTAS COMPLEMENTARIAS DE ACTIVO y PASIVO 4100 4101 4102 4100 4201 4202 4203 4204 4300 4400 4401 4402

Estados Financieros

5000

CUENTAS DE INGRESOS 5100 5101

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GRUPO

CODIGO
5200 5300 Ingresos financieros Otros ingresos

NOMBRE DE LA CUENTA

6000

CUENTAS DE GASTOS 6101 6101 01 6101 02 6102 6102 01 6102 02 6102 03 6102 04 6103 6104 6105 6106 6107 6200 6201 6202 6203 6203 01 6203 02 6203 03 6203 04 COMPRA DE MATERIAS PRIMAS Compra de AyB Otras compras de materias primas COMPRA DE MERCANCIA Compra mercancas tienda Compra mercancas restaurante Compra mercancas hospedaje Otras compras de mercancas OTRAS COMPRAS SUELDOS Y SALARIOS SEGURO SOCIAL PAGO IMPUESTOS POR VENTAS OTROS GASTOS POR VENTAS Gastos de funcionamiento (o por administracin) COMPRA PAPELERIA Y UTILES OFICINA ARRENDAMIENTOS COMPRA DE SUMINISTROS Electricidad Agua Combustible Telfono Otros suministros PAGO OTROS IMPUESTOS (NO POR VENTAS) SUELDOS Y SALARIOS ADMINISTRACION SEGURO SOCIAL ADMINISTRACION APORTES INATEC UNIFORMES SERVICIOS PROFESIONALES OTROS SEGUROS OTROS GASTOS DE FUNCIONAMIENTO Gastos financieros Otros gastos

Estados Financieros

6203 05 6204 6205 6206 6207 6208 6209 6210 6211 6300 6400 6 6000

CUENTAS DE GASTOS

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