REDACCIN Y GRAMTICA ANA M.

VSQUEZ SNCHEZ

REDACCIN EMPRESARIAL
La comunicacin juega un papel importante en la administracin pblica y privada; ya que en gran medida, de ella depende el alcance de los fines personales e institucionales. La comunicacin, eficiente y moderna requiere de la correcta elaboracin de los documentos y el uso adecuado de ellos. De la manera en que stos se realicen depender la imagen y la efectividad de la persona y de la institucin. in embargo, se observa, con gran preocupacin, la gran dificultad que presentan , tanto profesionales como alumnos del !ivel uperior en la redaccin de los documentos administrativos, bsicos y primordiales, que le permitan el cumplimiento de obligaciones y el goce de derec"os reconocidos por la #onstitucin $ol%tica del $er; teniendo conocimiento que los documentos administrativos constituyen pruebas fe"acientes con valor legal de los actos reali&ados por ellos. $or tal ra&n, este taller pretende contribuir al mejoramiento del nivel de redaccin de estos documentos; puesto que el mundo actual e'ige personas capacitadas para atender a sus necesidades como seres sociales.

DOCUMENTOS EMPRESARIALES
I.DEFINICIN.- (s toda comunicacin escrita de carcter formal que se utili&a tanto en la administracin pblica )entidades dependientes del (stado* como en la privada )entidades que no dependen del (stado*. I. FINES DEL DOCUMENTO ADMINISTRATIVO $ermitir el cumplimiento de obligaciones y el goce de derec"os, reconocidos por la #onstitucin $ol%tica del $er. $ermitir el cumplimiento de las leyes y las normas internas de cada entidad. (stablecer comunicacin entre entidades pblicas y privadas. (stablecer comunicacin de terceros con las entidades pblicas y privadas y viceversa.

III.PRINCIPIOS FUNDAMENTALES QUE RIGEN LA REDACCIN ADMINISTRATIVA

3.1. FORMALIDAD.+ e debe tener en cuenta determinadas normas, esquemas, formatos, estilos y mrgenes establecidos por las instituciones o por convencionalismo. 3.2. SIMPLICIDAD.+ e debe redactar utili&ando un lenguaje sencillo, de fcil comprensin. 3.3. RACIONALIDAD.+ $rocurar redactar documentos breves, directos y precisos. (vitar la monoton%a y las redundancias.

Pg !" ,

REDACCIN Y GRAMTICA ANA M. VSQUEZ SNCHEZ

3.#. FLE$I%ILIDAD.+Debe aceptarse la gran variedad de estilos, esquemas, formatos, estructuras; es decir no debe e'istir rigide& e'trema en la redaccin del documento. 3.&. EFICACIA.+ -odo documento debe ser capa& de lograr los objetivos propuestos, es decir, debe ser capa& de persuadir o inducir a una accin inmediata. 3.'. INTEGRIDAD.+ Debe contener la informacin y los datos necesarios. 3.(. CORTES)A.- Lenguaje cordial y positivo. 3.*. CORRECCIN.-(vitar errores en. la ortograf%a, mrgenes, espaciamientos, balanceo de prrafos, impresin, etc. 3.+. MODERNISMO.+!o utili&ar vocablos obsoletos. (jemplos. /ecibimos su atenta el 0 de 2uy cordialmente los corrientes. 2uy sinceramente 1racias por vuestra (n respuesta a la misiva, etc. gentile&a.

SUGERENCIAS
(l documento debe contar, como m%nimo, con dos prrafos )de apertura y de cierre* #ada prrafo debe contener, como m%nimo, 3 l%neas; e'cepto el prrafo de cierre o de despedida. !o e'cederse de cuatro prrafos.

IV. PRESENTACIN FORMAL DE UN DOCUMENTO #.1. MRGENES.- on los espacios en blanco que se consideran alrededor de los escritos. e establecen teniendo en cuenta el tama4o del papel y los efectos estticos que se quieran lograr. Los papeles ms utili&ados son de dos tama4os. 56 7 50 #.1.1. MRGENES EN PAPEL A# ) olicitud, oficio, informe, resolucin* 8+ 8.0cm 3+ 6 c m. 8+ 8.0 cm #.1.2. MRGENES EN PAPEL A& ,memorandos, citaciones individuales* 8. 0 c m

Pg !" 8

REDACCIN Y GRAMTICA ANA M. VSQUEZ SNCHEZ

8cm

3 c m. 8 cm

8 c m

#.2. ESTILOS #.2.1. %LOQUE.- e caracteri&a por iniciar la redaccin de los prrafos del te'to del documento, sin considerar sangr%a. SANGR)A. (spacio en blanco correspondiente, por lo general, a 0 letras. e considera al empe&ar el primer rengln de cada prrafo del te'to del documento. -------. ---. -----. ------------------------------------------------------------... ------.. --

#.2.2. SEMI%LOQUE.- e particulari&a por empe&ar la redaccin de los prrafos del te'to del documento, considerando la sangr%a respectiva.

Pg !" 3

REDACCIN Y GRAMTICA ANA M. VSQUEZ SNCHEZ

-------. ---. -----. ------------------------. . ------........ -----------.. -----------.. -----------.. ----. ---.. ---.. --.. --.. -#.2.3. %LOQUE E$TREMO.+ e distingue por comen&ar la redaccin de todas las partes del documento en el margen i&quierdo; e'cepto el nombre del a4o. -----. -----.. ------.. -------------------. . ------............ . -----------. ---------------------. ----. ---..

Pg !" 6

REDACCIN Y GRAMTICA ANA M. VSQUEZ SNCHEZ

---.. --.. --.. --

RECOMENDACIONES Despus de punto, punto y coma, coma y dos puntos; considerar un espacio para continuar con la escritura de la palabra. 5ntes de abrir y despus de cerrar parntesis, rayas, comillas, signos de interrogacin y e'clamacin, considerar un espacio Despus de abrir y antes de cerras parntesis, rayas, comillas, signos de interrogacin y e'clamacin, no considerar espacio. !o "ay necesidad de dar tantos espaciamientos entre las partes del documento, con la finalidad de llenar toda la "oja. 9asta que se cubra la mitad de la "oja ) no menos* :n documento debe tener, como m%nimo, dos prrafos. #ada prrafo debe contar, como m%nimo, de dos a tres l%neas; salvo el prrafo de cierre. ;. Debe "aber concordancia en los verbos utili&ados en la redaccin del documento; es decir, se puede redactar en singular o en plural.

V.ESTUDIO DE LAS PARTES GENERALES DE UN DOCUMENTO '.1. PARTES DEL ENCA%EZAMIENTO

A.MEM%RETE.-<nscripcin y logotipo que identifica a la entidad que remite el documento. #omprende, como m%nimo, siguientes elementos. (n las entidades estatales, el sello del (stado y el nombre respectivo del organismo. (n las entidades privadas, el logo, el nombre o ra&n social. se ubican en la parte superior de la "oja o como fondo de agua. -ambin, direccin, telfono, pgina =eb, email, etc., que pueden ir ubicados en la parte inferior de la "oja.

Pg !" 0

REDACCIN Y GRAMTICA ANA M. VSQUEZ SNCHEZ

%.NOM%RE DEL A.O. De uso obligatorio en las entidades estatales y opcional en privadas. e escribe en negrita, con letra mayscula y va entrecomillado. e ubica en la parte cntrica superior de la "oja.

las

C.LUGAR Y FECHA.+Los documentos que se redactan en el per%odo comprendido entre el , y el > de cada mes, se escriben con un cero a la i&quierda. (jm.. -rujillo, ?> de febrero de 8?,8 )generalmente, en documentos e'ternos -rujillo, febrero ?> de 8?,8 )generalmente, en documentos e'ternos* ?> de febrero de 8?,8 )generalmente, en documentos internos* ?>+?8+?> )generalmente, en documentos internos* D.CDIFICACIN.+ :tili&ado cuando quien remite el documento es una persona jur%dica. #ompuesto por los siguientes elementos. !ombre completo del documento )con maysculas* 5breviatura de la palabra nmero )con maysculas* !mero correlativo asignado al documento )3 d%gitos* Dos ltimas cifras del a4o calendario en el que se redacta el documento )entre guiones* iglas de la entidad y la dependencia de dnde parte el documento )separados por un slas"* 5l finali&ar la codificacin, no se grafica ningn signo de puntuacin. @inalmente, la codificacin se subraya. (jemplos. OFICIO N/ O12-012-0UPN12A ,345678!94 8:98;!4< OFICIO N/ O12-012012A ,345678!94 !98;!4<

E.ASUNTO.+ inteti&a el contenido del documento. (jm. 5 :!-A. AL<#<-:D D( 5$5D/<!52<(!-A 5sunto. olicitud de apadrinamiento F.REFERENCIA.+#uando se da respuesta a un documento o cuando se "ace mencin a los antecedentes del documento que se elabora. (jm. . /ef. Afic. !B ?,6+?>+:$!CD5, del ?>+ ,?+ ,8

'.2. PARTES DE LA CULMINACIN

A.ANTEFIRMA. e emplea cuando se "a concluido el te'to del documento. e ubica antes de la firma y de acuerdo al estilo utili&ado.

Pg !" E

REDACCIN Y GRAMTICA ANA M. VSQUEZ SNCHEZ

(jemplos. 5tentamente, #ordialmente,

%.FIRMA.+(s la rbrica del responsable del documento. C. POSTFIRMA.+ #omprende. $rofesin o grado acadmico )abreviado* y nombres y apellidos del responsable del documento. #argo que desempe4a el responsable del documento )se pueden utili&ar abreviaturas* FFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFF <ng. 2arcelo @ernnde& ;sque& 1erente 1eneral FFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFF 2arcelo @ernnde& ;sque& D.ANE$O. e emplea, nicamente, cuando el documento va acompa4ado de otra informacin. e ubica despus de la postfirma. i ya se menciona en el te'to del documento; ya no "ay necesidad de utili&arlo al final del documento. )ms utili&ado* (jemplo. 5ne'o. @acturas )?E* E.CON COPIA. e utili&a con la finalidad de dejar una constancia del documento redactado. (jemplos. . #.#. 5rc"ivo F. PIE DE PGINA <dentifica al o a los responsables del documento )iniciales* olo es utili&ado cuando el documento es firmado por personas jur%dicas. #omprende las iniciales de quien firma el documento )en maysculas* y las iniciales de la secretaria ) en minsculas* (jemplos. 52; C jgf LA CARTA COMERCIAL MODELOS DE ENCA%EZAMIENTOS EN LA CARTA COMERCIAL CON DESTINATARIO ESPEC)FICO= Pg !" G

REDACCIN Y GRAMTICA ANA M. VSQUEZ SNCHEZ

e4or

5sunto

. #ont. 2arcelo @ernnde& ;sque& 1erente 1eneral #oop. H2undo LaboralI 5v. $er !J 836 Lima . (nv%o de facturas

(stimado cliente. CON DESTINATARIO GENERAL= e4ores . #ooperativa . H2undo LaboralI 5v. $er !J 836 Lima . (nv%o de facturas r. 2arcelo @ernnde&

5sunto 5tencin

EL OFICIO
I.DEFINICIN.- Documento de carcter oficial utili&ado en los organismos del sector pblico y privado. II. CASOS PARA REDACTAR UN OFICIO.+ #ualquier tipo de informacin. III.FACULTAD PARA FIRMAR UN OFICIO.+ lo una autoridad. IV.REA DE DIFUSIN.+ 5 nivel interno y e'terno. V.CLASES

&.1. OFICIO SIMPLE.-;a dirigido a un solo destinatario.

&.1.1. DESTINATARIO DEL OFICIO #omprende, por lo general, los siguientes elementos. $rofesin o grado acadmico de la persona a quin dirigimos el documento )abreviado* !ombre y apellidos de dic"a persona. #argo que desempe4a ede de la institucin en la que ejerce el cargo )subrayado* (jemplos. C6"!34 8> 4? 5 4 g ;" 8! >" 7 @7" A4!" g84g;? 5" e4or. <ng. 2art%n Abando 1erente 1eneral #oop. 2undo Laboral $resente C6"!34 8> 4? 5 4 @8 3 ; g8 ?68;" 38 A4!" g84g;? 5" e4or. <ng. 2art%n Abando 1erente 1eneral #oop. 2undo Laboral Pg !" K

REDACCIN Y GRAMTICA ANA M. VSQUEZ SNCHEZ

#"iclayo

&.1.2. TE$TO DEL OFICIO A. PRIMER PRRAFO.- Las frases ms comunes para empe&ar a redactar el te'to, son. -engo el "onor de dirigirme a su despac"oL )dirigido a un superior* -engo el agrado de dirigirme a su despac"oL )dirigido a un funcionario de igual jerarqu%a* (s grato dirigirme a su despac"oL) entre funcionarios de igual jerarqu%a* %.SEGUNDO PRRAFO.+Desarrolla el asunto del oficio en forma clara y directa. )e'posicin* C.-TERCER PRRAFO.+ $rrafo de despedida. (jemplo. . in otro particular, e'preso mi agradecimiento por la atencin que mere&ca el presente y, seguro de contar con su valiosa presencia; me despido de usted, no sin antes reiterarle las muestras de mi consideracin y estima personal.

&.2. OFICIO MBLTIPLE

Dirigido a varios destinatarios. La redaccin del te'to y la estructura es similar a la del oficio simple. e diferencia con el oficio simple en la codificacin y en ve& de utili&ar con copia arc"ivo, se usa D< -/<9:#<M!. (jemplos. D< -/<9:#<M!. 2unicipalidad )?8* @rancisco /obles )?8* 5rc"ivo )?,*

Pg !" >