Anda di halaman 1dari 56

Mengelola Data/Informasi di Tempat Kerja

BAB I MENGUMPULKAN FAKTA, DATA DAN INFORMASI A. PENDAHULUAN Mengelola Data/Informasi Di Tempat Kerja adalah suatu sistem formal tentang golongan, dan penyebaran informasi kepada orang-orang yang tepat dalam suatu organisasi. Sistem yang telah maju tidak hanya mengerjakan fungsi tata usaha akan tetapi juga memberikan bantuan pengambilan keputusan kepada manajemen. Meskipun jarang terjadi, sistem terprogram akan mampu memonitor dan mengarahkan operasi-operasi tertentu tanpa bantuan manusia. Mengelola Data/Informasi Di Tempat Kerja terdiri atas data masukan, data operasi, data keluaran, dan sebuah pengaturan umpan balik. Data ini dikirimkan dan diolah oleh suatu unit pengolahan pusat !"#$ di dalam komputer. %rus informasi merupakan &atatan se&ara terus menerus tentang jumlah satuan informasi yang banyak sekali. %gar menjadi efektif, maka Mengelola Data/Informasi di Tempat Kerja harus mendapat data sedekatdekatnya dengan titik asalnya dan kemudian menyalurkannya ke tempat-tempat pengolah informasi di mana data itu akan digunakan. Data masukan biasanya terdiri atas unsur-unsur seperti banyaknya bahan mentah, tanggal penyerahan, harga produk, biaya tenaga kerja dan lain-lain. Data operasi meliputi unsur-unsur seperti angka produksi, biaya mesin, dan pekerjaan dalam proses. Data keluaran mengandung informasi tentang unsur-unsur seperti barang-barang potongan, tingkat in'entaris akhir dan tanggal pengiriman. Data ini disampaikan melalui saluran komunikasi ke unit pengolah yang dalam sistem informasi yang kompleks terdiri atas komputer-komputer elektronik dan perlengkapan-perlengkapan yang berhubungan. #nit masukan pen&atat data pada umurnnya terdiri atas pen&atatan dengan tangan oleh orang-orang bila dikerjakan se&ara manual, dan dalam beberapa hal pen&atatan data di atas kartu berlubang pun&hed &ard$ atau pita berlubang pun&hed tape$. %pabila data bergerak menuju ke unit pengolah, maka data tersebut disusun menjadi bentuk-bentuk yang lebih berguna dan menjadi masukan ke dalam proses peren&anaan dan peme&ahan masalah.

Khusus Digunakan dalam Lingkungan Sendiri

Mengelola Data/Informasi di Tempat Kerja

"engaturan umpan tralik feedba&k loop$ terdiri atas saluran-saluran informasi yang menyampaikan masukan yang telah diolah. operasi, dan data keluaran kepada langkah-langkah analisis dan keputusan sehingga ren&ana ren&ana dan standar-standar dapat dinilai dan petunjuk-petunjuk kontrol dapat disampaikan ke ba)ah kepada tingkat-tingkat operasi organisasi. Komputer dirumuskan sebagai suatu perlengkapan elektronik yang mengolah data, mampu menerima masukan dan keluaran, dan mempunyai sifat seperti ke&epatan yang tinggi, ketelitian dan kemampuan menyimpan instruksiinstruksi untuk meme&ahkan masalah. Komputer dapat melaksanakan kebanyakan jenis pengolahan informasi yang dapat dilaksanakan oleh manusia dengan lebih &epat dan dengan kesalahan-kesalahany ang lebih sedikit. Komputer dapat memba&a data dari ratusan kartu berlubang dalam )aktu yang sangat singkat* menyimpan jutaan sifat atau angka untuk kemudian dapat diperoleh kembali seketika, melaksanakan berma&am-ma&am perhitungan yang sangat sulit, menulis surat yang telah diprogramkan, membuat gambar, kur'a, grafik dan sebagainya. Komputer tidak dapat memulai berpikir, membetulkan kesalahannya sendiri, atau melakukan pengolahan yang sifatnya kreatif. %kan tetapi penemuan kesalahan yang sifatnya rutin dapat diprogramkan ke dalam komputer sehingga komputer tersebut dapat memberi peringatan kepada operatornya mengenai kesalahan-kesalahan yang sedang dibuat. Kebanyakan komputer yang dipakai dalam Mengelola Data/Informasi Di Tempat Kerja adalah komputer digital, yang mengolah data dalam bentuk huruf atau angka yang berlainan, menggunakan +line printer+, mesin ketik papan ketik$, alat membuat lubang kartu atau alat pembuat lubang pita kertas untuk membuat laporan-laporan atau formulir-formulir jenis standar. Komputer analog dipergunakan untuk mengolah data yang sifatnya terus menerus seperti suhu, tekanan udara, informasi mengenai permesinan, dan produksi lainnya. B. PENGERTIAN DATA, FAKTA, DAN INFORMASI. 1. Pengerti Data dan Fakta. Data adalah fakta yang yang mewakili suatu objek (benda, orang, atau lainnya) atau suatu kejadian. Sedangkan informasi merupakan hasil pengolahan data. Dalam Kadir (1999

Khusus Digunakan dalam Lingkungan Sendiri

Mengelola Data/Informasi di Tempat Kerja

!) dinyatakan bahwa sejumlah penulis menggunakan istilah data untuk menyatakan nilai"nilai yang se#ara aktual terkandung dalam basis data sedangkan informasi digunakan untuk menyatakan makna nilai ketika dipahami oleh pengguna. Dengan kata lain, informasi dapat dikatakan sebagai data yang telah diorganisasikan kedalam bentuk yang sesuai dengan kebutuhan seseorang, entah itu manajer, staf, ataupun orang lain di dalam suatu organisasi atau perusahaan. $enurut %n#y#lopedia of &omputer S#ien#e and %ngineering (dalam Kadir 1999), definisi standar '(nformasi adalah data yang digunakan dalam pengambilan keputusan). *lasannya adalah bahwa informasi bersifat relatif+ relatif terhadap situasi, relatif terhadap waktu saat keputusan diambil, juga relatif terhadap pembuat keputusan, dan bahkan juga terhadap latar belakang pengambil keputusan. Dalam Sutanta (,--. .) disebutkan bahwa data didefinisikan sebagai bahan keterangan tentang kejadian"kejadian nyata atau fakta"fakta yang dirumuskan dalam sekelompok lambang tertentu yang tidak a#ak yang menunjukkan jumlah, tindakan, atau hal. Sedangkan informasi merupakan hasil pengolahan data sehingga menjadi bentuk yang penting bagi penerimanya dan mempunyai kegunaan dalam pengambilan keputusan yang dapat dirasakan akibatnya se#ara langsung saat itu juga atau se#ara tidak langsung pada saat mendatang. Data dan informasi yang ada mempunyai berbagai bentuk salah satunya adalah tulisan. Data atau informasi yang berbentuk tulisan mempunyai beberapa kelemahan antara lain membutuhkan waktu untuk memba#a tulisan. Kelemahan yang lain yaitu tidak mudah dipahami oleh semua orang. /al ini terkait dengan bahasa yang dimengerti oleh pemba#a tulisan tersebut. Sebagai #ontoh tulisan 'Dilarang $erokok) hanya akan dipahami oleh orang yang memahami bahasa indonesia. 0leh karenanya, tulisan seringkali tidak #ukup

Khusus Digunakan dalam Lingkungan Sendiri

Mengelola Data/Informasi di Tempat Kerja

untuk menyampaikan informasi, sehingga diperlukan #ara lain. Seiring dengan perkembangan teknologi, jenis data semakin ber1ariasi. Selain angka dan huruf, sekarang gambar, tanda, gerakan, warna, suhu, dan berbagai kondisi lingkungan di sekitar kegiatan manusia dapat di#atat ke dalam komputer dan diolah untuk dijadikan informasi dengan bentuk yang semakin ber1ariasi. 2eberapa bentuk data dan informasi dapat dilihat pada tabel di bawah ini
Bent k Data!In"#r$a%i Tulisan / Teks Tanda

&#nt#' .ama /rang Tanggal 0ahir 1arga barang

Keterangan 2erupa kumpulan huruf dan angka 2erupa bentuk-bentuk khusus yang mudah diketahui maksudnya

3arna

Merah, 1ijau, Kuning

Suara 5ambar bergerak film$ 5ambar diam 5etaran atau gerakan fisik %roma 2iometik

Dering telepon .ada tunggu 6ilm binatang 6ilm peristi)a 6oto orang, foto Koran dalam mi&rofilm$ 5empa bumi, 'ideo game 2au farfum Sidik jari, denyut jantung, susunan gigi, suatu D.%

3arna-)arna tertentu menunjukkan maksud-maksud tertentu, misalnya merah harus berhenti, hijau 4 berjalan dan kuning 4 hati-hati. Suara-suara yang menunjukkan suatu kejadian, misalnya dering telepon dan nada tunggu pesa)at telepon 7ekaman bergerak berupa 'ideo atau audio 'ideo multimedia dari suatu kejadian 7ekaman yang bersifat diam dari suatu objek 5etaran atau getaran yang menunjukkan terjadinya suatu peristi)a tertentu %roma dari berbagai benda Duta yang berasal dati tubuh manusia

3inarno, ,889$ (. Pengertian In"#r$a%i. "emahaman operasional tentang informasi ini dimulai dari suatu jabaran 'isual atas suatu siklus/daur seperti pada gambar berikut ini 4

Khusus Digunakan dalam Lingkungan Sendiri

Mengelola Data/Informasi di Tempat Kerja

Uraian dari )agan de"ini%i* "ada peragaan di atas, nampak ada suatu lingkar, suatu daur. Ikon-ikon yang berbentuk persegi adalah sema&am kata benda, sedang ikon ikon yang berbentuk lonjong adalah sema&am kata kerja. edangkan nomor nomor yang dibubuhkan mengidentifikasi )ilayah kerja spesifik, untuk rujukan pembahasan kemudian. Ke+adian Skema ini dimulai dengan kejadian, pada mulanya adalah kejadian Fakta 6akta adalah kejadian yang teramati, untuk disebut fakta ada dua syarat, harus terjadi dan harus teramati, 0epas dari benar salah, baik buruk, apabila dua syarat itu tak terpenuhi maka tak disebut fakta. Suatu yang belum terjadi namun sudah teramati, disebut ramalan. Sedangkan suatu yang sudah terjadi namun diungkapkan tidak berdasarkan pengamatan disebut sebagai perkiraan. Karena fakta adalah kejadian teramati, maka untuk menghilangkan fakta, kadang para pengamat saksi$ dilenyapkan, kemudian fakta itu sebagian menghilang dari sejarah, lalu dikemudian dibutuhkan Team pen&ari fakta, untuk menggali lagi kejadian yang sudah &a&at rekam sejarahnya. Data Data adalah fakta ter&atat.Ter&atat bisa di atas daun lontar, di tatah di batu sebesar lemari, di atas kertas, bahkan se&ara elektronik. 2isa berupa naskah

Khusus Digunakan dalam Lingkungan Sendiri

Mengelola Data/Informasi di Tempat Kerja

aksara, maupun ikon ikon atau gambar-gambar sekujur tubuh &andi borobudur. Peng#,a'an Data yang terkumpul kadang tidak mempunyai makna, pengolahan adalah upaya mempelajari menghubung-hubungkan, merangkum, mengkaji, menarik kesimpulan sehingga menemukan makna. 2iasanya pengolahan ini bertumpu pada akumulasi data, perluasan data. Kita bisa mengolah suatu data kalau jumlah datanya &ukup.

In"#r$a%i. Informasi adalah fakta/data terungkap terungkap maknanya$ Sebagai &ontoh, pembukuan adalah data-data, yaitu &atatan atas fakta kejadian seseorang menyerahkan uang tertentu pada orang lain. "embukuan tidak punya makna, namun setelah diolah jadi laporan keuangan atau nera&a rugi laba, maka terungkaplah bah)a misalnya perusahaan tersebut merugi, atau perusahaan tersebut boros pada bidang tertentu. Penge,#,aan Data dan In"#r$a%i. Data dan informasi dapat diakumulasikan seperti kaum kapitalis mengakumulasi modal dan laba. Ketika data dan informasi berada pada jumlah 'olume yang besar dan dengan arus yang deras, maka penanganannya menjadi sulit kalau tidak ada manajemen yang memadai. Pen-e)ar., a%an /Di%e$ina%i0 dan 1ert karan /exchange0 Kadang suatu organisasi tidak memperoleh data dan informasinya sendiri, dapat saja mengumpulkan dari pihak lain. Kadang data dan informasi disebar luaskan ke pihak pihak lain. Kerja penyebar luasan ini disebut diseminasi, dan kadang perlu repackaging mengemas ulang$ dan teknik delivery pertukaran$. penyampaian$, sedangkan kerja mendapatkan data dan informasi atau bertukar data informasi adalah )ilayah disebut exchange dan strategi komunikasi . Si"at U$ $ In"#r$a%i* Diseminasi dan exchange ini antara lain yang merupakan bagian dari ilmu

Khusus Digunakan dalam Lingkungan Sendiri

Mengelola Data/Informasi di Tempat Kerja

(. Makin ke atas informasi/data makin tidak terstruktur4 orientasi ke masa depan* eksistensi organisasi* Informasi makin terpadu* manajemen pun&ak* pimpinan atas* data eksternal mendominasi ,. Manajemen menengah4 orientasi pemenuhan sumber daya se&ara efektif dan efisien* kombinasi antara data eksternal < internal* aplikasi kombinasi atas dan ba)ah/teknis didukung Sistem Informasi Manajemen. -. /perasional/teknis4 /rientasi data/informasi terstruktur, terduga dan teknis. Masa sekarang dan data historis. 9. 2asis data sifatnya sangat terstruktur dan membina data internal dan profesional teknis komputer dan sistem informasi mengelola database. 2. B da-a In"#r$a%i 2udaya informasi adalah men&akup perilaku dan ke&enderungan seseorang dalam menggunakan dan memanfaatkan informasi untuk membantu seseorang maupun menyelesaikan pekerjaannya. Informasi yang digunakan merupakan transformasi dari data-data yang dihasilkan berdasarkan fakta. Data tersebut dikomunikasikan dan disebarluaskan kepada orang lain yang kemudian menjadi informasi. Informasi yang diterima oleh orang lain akan menjadi pengetahuan yang nantinya akan bermanfaat baginya untuk tertentu. 2udaya adalah +Keseluruhan sistem gagasan, tindakan, dan hasil karya manusia dalam rangka kehidupan masyarakat yang dijadikan milik diri manusia dengan belajar+. Dari paparan di atas dapat dikatakan bah)a yang dimaksud dengan budaya merupakan segala tindakan dan akti'itas yang dilakukan manusia yang menjadi akti'itas rutin yang selalu dikerjakan manusia untuk men&apai tujuan tertentu. Sedangkan definisi informasi itu sendiri harus dipahami dari karakteristik data dari sebuah peristi)a yang selanjutnya diteruskan menjadi pengetahuan. Informasi dapat disediakan sebagai data yang maknanya mudah dimengerti sehingga membantu dalam konteks penggunaannya. %da beberapa pendapat yang menyatakan tentang definisi informasi yang di antaranya dikemukakan oleh 1asugian ,88=4=($ yaitu, +Informasi mengambil keputusan berdasarkan pertimbangan-pertimbangan

Khusus Digunakan dalam Lingkungan Sendiri

>

Mengelola Data/Informasi di Tempat Kerja

adalah susunan data dalam bentuk yang mudah dipahami dan informasi adalah data yang sudah diolah+. Ste'enson dalam Sulistyo-2asuki ,88;4(;$ menyatakan bah)a +Informasi sebagai kata benda bermakna pengetahuan yang diberikan pada seseorang dalam bentuk yang dapat dipahami oleh orang lain+. Dari uraian beberapa pendapat di atas dapat dipahami bah)a definisi informasi sangat bergantung kepada ilmu yang mengkajinya asalkan makna dari informasi itu sendiri dapat dengan mudah dimengerti yang mana dapat me)akili seluruh fakta, kesimpulan, ide-ide serta karya intelektual yang telah dikomunikasikan se&ara formal maupun informal. %da pendapat dari beberapa ahli yang menyatakan tentang definisi budaya informasi. +'Information culture can be broadly, defined as the cultural consideration of information+ 2au&hspies, ,88;$. 5inman dalam 3ang ,88:4,(-$ mendefinisikan budaya informasi sebagai4 Transformation of intellectual resources is maintained alongside the transformation of material resources. The primary resources for this type of transformation are varying kinds of knowledge and information. The output achieved is a processed intellectual product which is necessary for the material activities to function and develop positively. "engertian budaya informasi menurut Mar&hand dalam Suroso (==;4($ adalah men&akup nilai-nilai, sikap dan perilaku yang mempengaruhi orang dalam perusahaan tersebut di dalam segenap &ara pandang, mengumpulkan, mengorganisasi, memproses, menggunakan dan mengkomunikasikan informasi. "endapat lain yang menjelaskan pengertian budaya informasi dikemukakan oleh Suroso 2udaya 2erbagi 4 (==;4,$ yang menjelaskan definisi budaya Manajer dan pega)ai saling per&aya untuk berbagi informasi dalam upaya peningkatan 2udaya Men&ari 4 kinerja mereka. Manajer dan pega)ai menggunakan informasi untuk memahami masa depan dan menentukan bagaimana mereka dapat berubah untuk memenuhi tantangan masa depan. informasi berdasarkan fungsi manajer

Khusus Digunakan dalam Lingkungan Sendiri

Mengelola Data/Informasi di Tempat Kerja

2udaya Menemukan

Manajer dan pega)ai terbuka terhadap &ara berpikir baru dalam menghadapi krisis dan siap melakukan perubahan radikal untuk pen&apaian tujuan.

2udaya 6ungsional

Manajer menggunakan informasi sebagai &ara untuk mempengaruhi orang lain.

"endapat lain tentang budaya informasi menyatakan bah)a budaya informasi +the manifestation of an individual's or group's knowledge or information experience within the context of the person's or group's social, political, psychological, or intellectual milieu+ @ablonski, ,88;4(,-$. Dari beberapa pendapat di atas dapat disimpulkan bah)a budaya informasi merupakan transformasi intelektual dalam menggunakan informasi baik oleh perorangan maupun kelompok untuk membantu dalam pengambilan strategi dan implementasi perubahan.

&. PENTINGN3A ORGANISASI

FAKTA,

DATA

DAN

INFORMASI

DALAM

"erkembangan yang men&olok selama beberapa dasa)arsa menjelang dimulainya abad ke-,( ditandai dengan semakin pentingnya informasi dan pengolahan data di dalam banyak aspek kehidupan manusia. "ada saat yang sama tuntutan publik terhadap peningkatan kinerja pemerintah menjadi semakin tinggi. "engelolaan data dan informasi yang baik pada akhirnya adalah suatu keharusan bagi pemerintah Kementerian/0embaga$/organisasi atau perusahaan. Data dan informasi merupakan komponen penting dalam

penyelenggaraan pembangunan. Data dan informasi digunakan mulai dari tahap peren&anaan, penganggaran, implementasi sampai dengan e'aluasi program atau pengukuran pen&apaian kinerja pembangunan. Dalam tahap peren&anaan, data dan informasi digunakan dalam memberikan gambaran berbagai aspek kegiatan peren&anaan, antara lain4

Khusus Digunakan dalam Lingkungan Sendiri

Mengelola Data/Informasi di Tempat Kerja

Data dan informasi digunakan untuk menentukan jenis kegiatan apa saja yang akan dilaksanakan nantinya* %lternatif/metode apa saja yang dapat digunakan untuk melaksanakan kegiatan tersebut* Seberapa besar lingkup kegiatan yang diren&anakan* Siapa saja atau apa saja yang menjadi target pelaksanaan kegiatan* 2erapa )aktu yang dibutuhkan dan berapa )aktu yang dimilki untuk menyelesaikan kegiatan* Kapan )aktu yang tepat untuk memulai kegiatan* Seberapa besar anggaran yang dibutuhkan untuk melaksanakan kegiatan* Siapa nantinya yang bertanggung ja)ab melaksanakan kegiatan tersebut* dan sebagainya. "ara pengambil keputusan atau peren&ana membutuhkan data dan informasi dalam rangka menyusun peren&anaan terkait upaya pen&apaian tujuan organisasi. Minimnya data se&ara kuantitas ataupun kualitas tidak akan menghasilkan analisa yang mendalam tentang suatu masalah dan tidak akan &ukup kuat bila dijadikan bahan pengambilan keputusan atau peren&anaan. "emahaman atas data yang dibutuhkan serta sumber perolehan dari data tersebut, harus diidentifikasikan sebagai sesuatu yang sangat penting. Demikian juga pada saat implementasi dan e'aluasi, data dan informasi dapat menjadi input yaitu sejauh mana program/kegiatan sudah berjalan, apakah program sudah berjalan dalam alur yang diinginkan, bagaimanakah kualitas dan kuantitas output yang dihasilkan agar nantinya dapat digunakan dalam pen&apaian sasaran, dan dampak yang dihasilkan dari pelaksanaan program tersebut. /leh karena itu kita menyadari betul arti pentingnya pengolahan dan penyajian data. "eran data sangat dominan baik dalam hal penyusunan program, anggaran dan kegiatan Kementerian/0embaga. Data sebagai pendamping, sebagai referensi yang tidak terpisahkan dari siklus penyusunan anggaran. Kita tidak bisa lagi menuangkan ren&ana anggaran dengan prediksi data/angka yang tidak berdasar. Kekeliruan dalam penyajian data akan berakibat fatal dalam hal pengambilan keputusan.

Khusus Digunakan dalam Lingkungan Sendiri

(8

Mengelola Data/Informasi di Tempat Kerja

Selanjutnya dalam hal informasi yang memiliki tingkat kualitas baik adalah informasi yang memiliki syarat-syarat4 ketersediaan data, mudah dipahami, rele'an, bermanfaat, tepat )aktu, handal, akurat dan konsisten. Kaydos (==9$ mengungkapkan bah)a informasi dalam organisasi

berperan dalam hal-hal sebagai berikut4 (. Strategi komunikasi ,. Identifikasi masalah dan kesempatan -. Mendiagnosa permasalahan 9. Mengerti proses :. Mengalokasikan sumber daya se&ara efisien ;. Memperbaiki peren&anaan dan penga)asan >. Mengidentifikasikan kapan dan dimana tindakan diperlukan ?. Mengarahkan dan merubah perilaku =. Membuat setiap orang ikut berperan serta. (8.Membuat pelimpahan )e)enang lebih mudah dan efektif ((. #ntuk menghargai prestasi. Di atas semua itu mengingat kemajuan teknologi saat ini data dan informasi dapat memberikan kontribusi yang sangat penting artinya terhadap proses penyusunan program kerja atau ren&ana. Dengan pengelolaan yang baik serta didukung teknologi terkini, data dan informasi dapat menjadi sumber ilmu pengetahuan. "engetahuan inilah yang memungkinkan ter&iptanya program/kegiatan yang komprehensif, terintegrasi, efektif dan efisien. Data dan informasi bukan hanya berguna pada taraf pelaksanaan operasional kegiatan rutin pada le'el terba)ah unit kerja dalam struktur organisasi pada taraf yang lebih tinggi data dan informasi juga dapat digunakan dalam upaya ter&iptanya penyelenggaraan kegiatan yang transparan dan akuntabel, dan bahkan digunakan sebagai bahan rujukan dalam menentukan kemana sebaiknya organisasi organisasi bergerak di masa mendatang. Data dan informasi juga sangat berguna dalam pengembangan organisasi se&ara berkesinambungan.

Khusus Digunakan dalam Lingkungan Sendiri

((

Mengelola Data/Informasi di Tempat Kerja

BAB II MENGOLAH DATA MEN4ADI INFORMASI "ada sub bab ini akan dijelaskan konsep dasar tentang data dan kaitannya dengan formasi. Menurut /./ A;B Konsep data dan informasi seringkali digunakan se&ara bergantian . %da yang menyebut data, padahal informasi, sebaliknya ada yang menyatakan informasi, padahal data . /leh karena itu untuk memperjelas perbedaannya kita harus mengetahui definisi dari kedua istilah tersebut. Menurut 5/7 A,B definisi data adalah 4 5Data ada,a' )a'an $enta' )agi in"#r$a%i, dir $ %kan %e)agai ke,#$1#k ,a$)ang . ,a$)ang tidak a6ak -ang $en n+ kan + $,a' . + $,a', tindakan.tindakan, 'a, . 'a, dan %e)again-a7. . Data merupakan serangkaian informasi yang diren&anakan guna men&apai tujuan atau hasil yang diinginkan atau bahan mentah berupa hal, peristi)a atau kenyataan lainnya apapun yang mengandung sesuatu pengetahuan bagi informasi yang dirumuskan sebagai kelompok lambang, tidak a&ak yang menunjukan jumlah jumlah, tindakan - tindakan dan sebagainya yang dijadikan dasar guna penyusun keterangan pembuatan kesimpulan atau penetapan keputusan, sedangkan definisi informasi yang dirumuskan oleh CDD A(B adalah : 5In"#r$a%i ada,a' data -ang te,a' di#,a' $en+adi % at %aat ini ata $endatang5.. 1ubungan antara data dan informasi adalah seperti bahan baku menjadi bahan. Dengan perkataan lain sistem pengolahan informasi data menjadi informasi. Data merupakan suatu istilah majemuk dari kata datum yang berarti fakta atau bagian dari fakta yang mengandung arti yang dihubungkan dengan kenyataan, gambaran E gambar, fakta-fakta, angka-angka, huruf-huruf, atau symbol-simbol yang menunjuk ide , kondisi, situasi, dan lainnya. 1al yang menarik dari data itu sendiri yaitu adanya karakteristik unik sehingga data dapat digunakan kembali se&ara berulang-ulang selama masih sesuai dengan situasi yang dihadapi. "engolahan data dan infomasi jika ditinjau dari aplikasinya merupakan satu kesatuan yang saling )ent k -ang 1enting )agi -ang $eneri$an-a dan )er$an"aat da,a$ $enga$)i, ke1 t %an

Khusus Digunakan dalam Lingkungan Sendiri

(,

Mengelola Data/Informasi di Tempat Kerja

berhubungan satu sama lainnya, yang terdiri dari perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software), pemakai (brainware). Dang berkaitan dengan suatu pengolahan data dan informasi jika dilihat dari tahapan-tahapan aliran pengolahannya. 5aris besar pengolahan data dapat dilihat sebagai berikut 4

Data

"roses

Keluaran Informasi

"enyimpanan Data

Ga$)ar (.1 A,iran Peng#,a'an Data / S $)er * On#ng U6'+ana, K#n%e1 8 k#n%e1 Data 0 Sistem Informasi adalah sistem buatan manusia yang berisi kumpulan terintegrasi dari komponen-komponen manual dan komponen-komponen terkomputerisasi yang bertujuan untuk mengumpulkan data, menyimpan data dan menghasilkan informasi untuk pemakai. Menurut 0%. A9B Sistem Informas adalah Suatu sistem informasi mengintegrasi lima komponen yang meliputi manusia, prosedur, soft)are, data dan hard)are. "rosedur dan soft)are berisi kumpulan perintah dimana prosedur memerintah manusia sedangkan soft)are memerintah hard)are komponenkomponen tadi berfungsi untuk memproduksi informasi dengan &ara mengakses dan memproses data. Sistem informasi dari suatu organisasi yang telah dipelajari harus didokumentasikan. Dokumentasikan dapat dikatakan Sebagai proses penulisan atau pengumpulan bukti-bukti nyata untuk menjelaskan &ara kerja atau &ara berfikir suatu sistem informasi. Dokumentasi ini memiliki fungsi penting sebagai berikut 4 (. Dokumentasi sebagai alat komunikasi antara indi'idu-indi'idu selama pengembangan suatu system informasi. ,. -. Dokumentasi dapat dijadikan sebagai alat kontro manajemen bagi sistem informasi yang sedang dikembangkan. Dokumentasi dapat dijadikan sebagai bahan pengajaran bagi mereka yang ingin menggunkan dan mengoperasikan sistem informasi.

Khusus Digunakan dalam Lingkungan Sendiri

(-

Mengelola Data/Informasi di Tempat Kerja

9. Dokumentasi dijadikan sebagai referensi untuk penggunaan selanjutnya. %lat bantu yang dapat digunakan untuk mendokumentasikan suatu system informasi yaitu data 6lo) Diagram D6D$, 6lo)&hart, 7elasi, Diagram Cntity 7elationship C7D$, .ormalisasi. (. Data 6lo) Diagram. Data 6lo) Diagram D6D$ adalah representasi grafik dari sebuah sistem yang digunakan untuk menggambarkan beberapa hal meliputi komponenkomponen dalam sebuah sistem, aliran-aliran data diantara komponenkomponen tersebut, asal dan tujuan data, serta penyimpanan data. ,. 6lo)&hart Sistem 6lo)&hart sistem adalah reprentasi grafik dari sebuah sistem informasi yang digunakan untuk menggambarkan proses-proses, aliran, data logis, masukan-masukan, keluaran, file-file, entitas-entitas system operasi, yang berhubungn dengan sistem informasi tersebut. 6lo)&hart sistem berisi beberapa kegiatan yang dilakukan baik se&ara manual maupun kegiatankegiatan yang terkomputerisasi. Ia menampilkan beberapa kegiatan logis dan fisik dari siapa, apa, bagaimana dan dimana proses-proses itu terjadi. Simbol-simbol yang digunakan dalam flo)&hart sistem dapat dikelompokan kedalam - kelompok besar sesuai dengn kegunaanya. Ketiga kelompok simbol itu meliputi simbol-simbol untuk media, simbolsimbol pemrosesan dan sismbol-simbol deskroptif. -. 7elasi 7elationship$ 7elasi menunjukan adanya hubungan diantara sejumlah entitas yang berasal dari himpunan entitas yang berbeda. Kumpulan semua relasi diantara entitas-entitas yang terdapat pada himpunan entitas. 1impunan entitas tersebut membentuk 1impunan 7elasi. 7elasi menunjukan jumlah maksimum entitas yang dapat berelasi pada himpunan entitas yang lain. %dapun 7elasi tersebut adalah 4 (. Satu Ke Satu /ne to /ne$ Setiap entitas pada himpunan entitas % berhubungan dengan paling banyak satu entitas pada himpunan entitas lain. ,. Satu Ke 2anyak /ne to Many$

Khusus Digunakan dalam Lingkungan Sendiri

(9

Mengelola Data/Informasi di Tempat Kerja

Setiap entitas pada himpunan entitas % dapat berhubungan dengan banyak entitas pada himpunan entitas lainnya. -. 2anyak Ke Satu Many to /ne$ Setiap entitas pada himpunan entitas % berhubungan dengan paling banyak dengan satu entitas pada himpunan entitas lainnya. 9. 2anyak Ke 2anyak Many to Many$ Setiap entitas pada himpunan entitas % dapat berhubungan dengan banyak entitas pada himpunan entitas lainnya. 9. Diagram Cntity-7elationship Model Cntity-7elationship yang berisi komponen-komponen 1impunan Cntitas dan 1impunan 7elasi yang masing-masing dilengkapi dengan atribut-atribut yang mereprestasikan seluruh fakta. :. .ormalisasi table-tabel yang menunjukan entity dan relasinya. "ada proses .ormalisasinya selalu diuji pada beberapa kondisi, apakah ada kesulitan pada saat menambah (insert), menghapus (delete), mengubah (update), memba&a pada suatu database. 2ila ada kesulitan pada pengujian tersebut maka relasi tersebut dipe&ahkan pada beberapa table lagi atau dengan kata lain peren&anaan belumlah mendapat database yang optimal. %dapun pengolahan data menjadi informasi dalam bidang-bidang tertentu pada perusahaan adalah 4 1. La1#ran Ke angan 2agi suatu perusahaan, laporan keuangan tak hanya sebagai alat penguji saja tetapi juga sebagai dasar untuk dapat menentukan atau menilai posisi keuangan perusahaan tersebut, dimana dengan hasil analisa tersebut pihak-pihak yang berkepentingan mengambil suatu keputusan. 0aporang keuangan perusahaan merupakan salah satu sumber informasi yang penting disamping informasi yang lain. "rosas .ormalisasi merupakan proses pengelompokan data element menjadi

a.Pengertian La1#ran Ke angan

Khusus Digunakan dalam Lingkungan Sendiri

(:

Mengelola Data/Informasi di Tempat Kerja

0aporan keuangan merupakan hasil dari proses akuntansi yang dapat digunakan sebagai alat untuk berkomunikasi antara data keuangan atau aktifitas suatu perusahaan dengan pihak-pihak yang berkepentingan dengan data atau aktifitas perusahaan tersebut. Melalui laporan keuangan akan dapat dinilai kemampuan perusahaan untuk memenuhi ke)ajiban-ke)ajiban jangka pendek, struktur modal perusahaan, hasil usaha atau pendapatan yang di&apai, beban Ebeban tetap yang harus dibayar serta nilai-nilai buku tiap lembar saham perusahaan yang bersangkutan. #ntuk mengetahui lebih lanjut mengenai laporan keuangan, berikut adalah definisi laporan keuangan dari beberapa ahli antara lain * Menurut M#. A:B %nalisa 0aporan Keuangan. adalah 4 50aporan keuangan adalah laporan dari peristi)a-peristi)a keuangan perusahaanF. Menurut I%I A-B 0aporan Keuangan adalah 4 F0aporan keuangan merupakan bagian dari proses pelaporan keuangan yang meliputi nera&a, laporan 0aba/rugi, laporan perubahan posisi keuangan, &atatan dan laporan lain serta materi penjelasan yang merupakan bagian internal dari laporan keuanganG. Sedangkan menurut H%K A?B 0aporan Keuangan adalah 4 F0aporan keuangan suatu ringkasan dari transaksi-transaksi keuangan yang terjadi selama beban buku yang bersangkutanG. Dari definisi diatas maka dapat disimpulkan bah)a laporan keuangan adalah suatu ringkasan dari peristi)a-peristi)a keuangan yang terjadi selama tahun buku yang bersangkutan. %dapun laporan tersebut adalah 4 (. .era&a adalah 4 Salah satu laporan keuangan yang disusun dengan maksud untuk menunjukan keadaan keuanagan perusahaan pada suatu periode tertentu. ,. 0aporan 0aba/7ugi %dalah 4 Suatu laporan yang disusun dengan tujuan untuk memberikan informasi tentang hasil usaha dari perusahaan selama jangka )aktu tertentu. ).T + an La1#ran Ke angan

Khusus Digunakan dalam Lingkungan Sendiri

(;

Mengelola Data/Informasi di Tempat Kerja

Menurut I%I keuangan A-B adalah 4 5 Menyediakan informasi yang menyangkut posisi keuangan, kinerja serta perubahan posisi keuangan suatu perusahaan yang bermangfaat bagi pemakai dalam pengambilan keputusan ekonomi F. Informasi keuangan akan bermangfaat jika dipenuhi tujuan kualitatif. Tujuan kualitatif laporan keuangan menurut Ikatan %kuntansi Indonesi dalam bukunya yang berjudul standar akuntansi keuangan adalah a. dapat dipahami b. rele'an &. materialitas d. dapat disbandingkan e. keandalan f. penyajian jujur g. subtansi mengungguli bentuk h. netralitas i. pertimbangan sehat j. kelengkapan. (. Pen+ a,an "enjualan merupakan fa&tor yang sangat penting bagi perusahaan dimana penjualan merupakan sumber pendapatan bagi perusahaan. a. Pengertian Pen+ a,an "enjualan merupakan faktor yang sangat penting bagi perusahaan dimana penjualan merupakan sumber penting bagi kehidupan perusahaan. Sumber pendapatan bagi suatu perusahaan adalah melalui penjualan, dengan adanya penjualan posisi harta sebuah perusahaan dapat berubah atau bahkan meningkat. Dapat disimpulkan bah)a penjualan adalah suatu proses pembuatan dan &ara untuk mempengaruhi pribadi agar terjadi pembelian atau penyerahan barang atau jasa yang dita)arkan berdasarkan harga yang telah disepakati oleh kedua belah pihak yang terkait didalam kegiatan tersebut. @adi dalam suatu transaksi penjualan terdapat beberapa komponen utama yang ikut didalamnya yaitu penjual, pembeli, dan barang atau jasa yang menjadi objek

Khusus Digunakan dalam Lingkungan Sendiri

(>

Mengelola Data/Informasi di Tempat Kerja

penjualan serta imbalan atas penjualan barang serta jasa yang dapat berupa barang atau jasa kembali. Keempat komponen utama transaksi penjualan ini membentuk suatu system penjualan. Dalam melakukan penjualan, adanya suatu peralihan hak kepemilikan atas barang dan jasa dari pihak penjualan kepada pihak pembeli yang disertai penyerahan imbalan dari pihak penerimaan barang atau jasa sebagai timbale balik atas penyerahan tersebut. 2eberapa tahap yang perlu dilakukan dalam penjualan 4 (. "ersiapan sebelum penjualan dilakukan ,. "enentuan lokasi pembeli pontensial -. "endekatan pendahuluan 9. penjualan :. pelayanan penjual Salah satu tugas atau aktifitas bagian penjualan adalah menyusun laporan yang berhubungan dengan kegiatan penjualan. 2eberapa laporan yang dihasilkan diantaranya 4 (. 0aporan bulanan penjualan dan harga pokok penjualan, masing-masing dikelompokan sebagai berikut * a. menurut produk b. menurut penjualan ,. 0aporan harian, mingguan, dan bulanan sebagai berikut * a. jenis produk b. salesman &. langganan %da beberapa kriteria-kriteria dalam penjualan yaitu 4 (. %danya bukti bah)a pembeli benar-benar membeli dan penjual benarbenar menjual barang. ,. Identifikasi barang tertentu yang siap dijual. -. "ersetujuan antara pembeli dan penjual tentang harga atau rumus penetapan harga.

). T + an dan T ga% Mana+e$en Pen+ a,an

Khusus Digunakan dalam Lingkungan Sendiri

(?

Mengelola Data/Informasi di Tempat Kerja

Tujuan manajemen penjualan adalah men&apai hasil pengembangan usaha yang diren&anakan dengan &ara memoti'asi para anggota kelompok penjual untuk melaksanakan tugasnya sampai batas kemampuan terbaiknya. Tugas-tugas manajemen penjualan adalah peren&anaan, pengorganisasian, pengendalian rekrutment, dan pemeriksaan pega)ai baru, pelatihan dan pemberian moti'asi. %da > tujuh$ S dalam manajemen penjualan, yaitu 4 (. Strategi Menekan pada kebutuhan petugas penjualan dan manager penjualan akan tindakan yang teren&ana, manajemen )aktu yang baik, men&ari &ara terbaik untuk men&apai tujuan dan sasaran tertentu dari organisasi perusahaan. ,. Struktur Menjelaskan &ara sebuah perusahaan diorganisasikan, apakah dengan &ara sentralisasi atau desentralisasi. -. Sistem Di)akili oleh laporan-laporan, proses-proses rutin rapat-rapat dan kebijakan-kebijakan. 9. Staff "engambaran demografis dan golongan karya)an merupakan hal penting pada organisasi penjualan. :. Style %dalah karateristik mengenai bagaimana para manager berprilaku dalam men&apai tujuan-tujuan perusahaan. ;. Skill Menunjukan kemampuan perusahaan membelanjakan dananya untuk melatih setiap karya)an untuk penugasan selanjutnya. >. Superordinate Tujuan-tujuan yang superordinate mempunyai arti yang sangat penting karma hal ini merupakan konsep penuntun yang dengannya sebuah organisasi penjualan mengilhami anggota-anggotanya. 2. 4aringan

Khusus Digunakan dalam Lingkungan Sendiri

(=

Mengelola Data/Informasi di Tempat Kerja

@aringan adalah suatu system informasi data yang melibatkan sebuah atau lebih &omputer yang digunakan dengan jalur tranmisi alat komunikasi membentuk system. Dengan jaringan &omputer yang satu dapat menggunakan data &omputer yang lain, jaringan merupakan &ara yang sanggat berguna untuk mengintegrasikan sistam informasi dan menyalurkan arus informasi dari satu area ka area lainnya. a. K#$1#nen 4aringan Komponen dari suatu jaringan adalah node atau link. .ode adalah titik yang dapat menerima input data kedalam jaringan atau menghasilkan output informasi kedua-duanya dan dapat berupa sebuah printer atau alat-alat &etak lainya atau suatu "!, sedangkan link adalah jalur trnsmisi untuk arus informasi diantara node dan link dapat berupa kabel. ). 4aringan &,ient %er9er Sistem !lient ser'er berjalan setidaknya pada dua system komputer yang berbeda, satu sebagai ser'er dan satu lagi sebagai &lient. !lient umumnya berupa sebuah &omputer desktop yang terhubung dalam suatu jaringan dimana biasanya komputer &lient akan mengeluarkan suatu permintaan kepada &omputer ser'er dan ser'er kemudian menjalankan permintaan tersebut dan mengirimkan kembali suatu informasi kepada &lient tersebut. Komputer pusat berfungsi sebagai penyedia data dan program yang disebut ser'er, sedangkan &omputer-komputer mikro yang berfungsi sebagai terminal disebut &lient. Ser'e r

!lient

!lient

!lient

Ga$)ar (.( 4aringan &,ient Ser9e /S $)er * 3#giant#, Si%te$ 4aringan0

BAB III

Khusus Digunakan dalam Lingkungan Sendiri

,8

Mengelola Data/Informasi di Tempat Kerja

STRUKTUR ORGANISASI, PROSEDUR PEN3USUNAN INFORMASI DAN 4OB ANAL3SIS.


A. Pen- % nan 4#) Ana,i%i% dan 4#) De%6ri1ti#n Da,a$ Penent an In"#r$a%i 4a)atan. Kualitas organisasi atau lembaga biasanya dilihat dari kuantitas dan kulitas produk yang berupa barang atau jasa. #ntuk mendapatkan produk dengan kuantitas yang banyak dan kualitas yang baik, kinerja pimpinan dan anak buahnya sangat menentukan. Manusia yang ada di dalamnya sangat besar pengaruhnya sekalipun suatu perusahaan menggunakan alat modern dan &anggih faktor. 1al ini seperti apa yang dikatakan 7obert 0. Mathis dan @ohn 1 @a&kson ,88(* 9$ FSumber Daya Manusia dipandang semakin besar peranannya bagi kesuksesan organisasi, maka banyak organisasi kini menayadari bah)a unsur manusia dalam organisasi dapat memberikan keunggulan bersaingG. /rganisasi atau lembaga di bidang pendidikan juga sama seperti halnya sebuah perusahaan, sumber daya manusia SDM$ merupakan faktor penentu keberhasilan tujuan pendidikan. 1al ini sejalan dengan pernyataan Sergio'anni, et.al (=?>4(-9$ dalam http4//uharIsuharsaputra.mht, akses, ,, %pril ,8(($ yang menyatakan bah)a4 F"erhaps the most critical difference between the school and most other organi ation is the human intensity that characteri e its work. !chool are human organi ation in the sense that their products are human and their processes re"uire the sosiali ing of humansG 2arangkali perbedaan yang paling kritis menonjol$ antara sekolah dan hampir semua organisasi adalah intensitas manusia yang menandai pekerjaannya. Sekolah adalah organisasi manusia yang di dalamnya memproduk manusia dan prosesnya memerlukan sosialisasi dari manusia. "endapat tersebut menunjukan bah)a masalah sumberdaya manusia menjadi hal yang sangat dominan dalam proses pendidikan/pembelajaran, hal ini juga berarti bah)a mengelola sumberdaya manusia merupakan bidang yang sangat penting dalam melaksanakan proses pendidikan/pembelajaran di sekolah.

Khusus Digunakan dalam Lingkungan Sendiri

,(

Mengelola Data/Informasi di Tempat Kerja

#raian di atas menunjukkan bah)a sumber daya manusia perlu dikelola dengan sebaik-baiknya. "engelolaan tersebut merupakan tugas dari Manajemen Sumber Daya Manusia MSDM$. Salah satu tugas MSDM adalah untuk mendayagunakan sumberdaya manusia yang dimilikinya se&ara optimal. "endayagunaan ini seringkali berarti mengupayakan agar sumberdaya manusia itu mampu dan mau bekerja se&ara optimal demi ter&apainya tujuan organisasi. #paya tersebut dilakukan melalui proses manajemen terhadap sumberdaya manusia, dengan berbagai kegiatannya Manusia akan mau dan mampu untuk bekerja dengan dengan baik bilamana ditempatkan pada posisi dengan jabatan yang sesuai dengan minat dan kemampuannya, serta bila mana bisa memenuhi kebutuhannya dengan melakukan pekerjaan itu. lni berarti bah)a perusahaan harus bisa menempatkan orang pada jabatan-jabatan yang sesuai dengan minat dan kemampuannya, dengan tidak lupa mempertimbangkan upaya pemenuhan kebutuhannya. Se&ara singkat dapat dikatakan bah)a manajemen sumberdaya manusia sangat erat kaitannya dengan motto +The #ight $an on the #ight %lace and the #ight Time+. @adi manajemen sumber daya manusia pada saat yang tepat harus bisa mengusahakan agar tenaga kerja itu ditempatkan pada posisi yang tepat sesuai dengan minat dan kemampuannya. "enerapan motto +The #ight $an on the #ight %lace at the #ight Time + ada beberapa hal yang harus diketahui. Dari sudut perusahaan, maka unsur pertama yang harus diketahui adalah unsur +%lace-+ nya, sebab perusahaan sebagai organisasi adalah )adah tempat manusia man$ bekerja. Tempat bekerja ini seringkali seeara lebih spesifik disebut sebagai @abatan. Seringkali timbul kesalahpahaman tentang pengertian jabatan ini. @abatan kadang-kadang diartikan sebagai posisi atau pekerjaan, tanpa penjelasan lebih jauh, sehingga perlu ada pengertian yang seragam dalam memahami tulisan ini. Sering dijumpai adanya jabatan yang sama untuk jabatan-jabatan yang mempunyai tugas-tugas yang berbeda. Sebaliknya untuk tugas-tugas yang sama adakalanya diberikan nama jabatan yang berbeda pada perusahaan yang berbeda. 2ahkan ironisnya para pemegang jabatan itu sendiri kadangkala tidak tahu atau merasa ragu tentang apa yang seharusnya dikerjakan

Khusus Digunakan dalam Lingkungan Sendiri

,,

Mengelola Data/Informasi di Tempat Kerja

"eramsalahan tersebut perlu dilakukan %nalisa @abatan. Suatu studi yang se&ara sistematis dan teratur mengumpulkan semua informasi dan fakta yang berhubungan dengan suatu jabatan Studi yang berkaitan dengan analisis jabatan penulis angkat dalam sebuah makalah yang berjudul F&ob 'nalysis, &ob (escription, dan &ob !pesificationG. 1. De"eni%i dan Pengertian 4#) Ana,-%i%. Menurut Malayu ,88:*,?$ &ob 'nalisis analisis pekerjaan$ adalah menganalisis dan mendesain pekerjaan apa saja yang harus dikerjakan, bagaimana pekerjaannya, dan mengapa pekerjaan itu harus dikerjakan. Menurut #mar ,88:4;$ bah)a analisis pekerjaan adalah merupakan suatu proses untuk menentukan isi suatu pekerjaan sehingga dapat dijelaskan orang lain untuk tujuan manajemen. Menurut 5omes ,88-*=($ analisis jabatan adalah proses pengumpulan informasi mengenai suatu pekerjaan yang dilakukan seorang pekerja, yang dilaksanakan dengan mengamati atau mengadakan inter'ie) pada pekerjaan, dengan bukti-bukti yang benar dari super'isor. 2enandin < 7ussell dalam 5omes ,88-4=($ mengatakan analisis pekerjaan ini akan menghasilkan daftar uraian pekerjaan pernyataan tertulis mengenai ke)ajiban-ke)ajiban pekerja dan bisa juga men&akup standar kualifikasi, yang merin&i pendidikan dan penglaman minimal yang diperlukan bagi seorang pekerja untuk melaksanakan ke)ajiban dari kedudukannya se&ara memuaskan. Se&ara umum analisis jabatan merupakan suatu proses untuk mengidentifikasi dan menentukan se&ara rin&i tugas-tugas duties$ dan

persyaratan dari suatu jabatan tertentu. Stephen 7obbin (==-$ mendefinisikan analisis jabatan sebagai suatu bentuk pengembangan uraian terperin&i dari tugastugas yang harus dilakukan dalam suatu jabatan, penentuan hubungan dari satu jabatan dengan jabatan lain yang ada, dan penentuan tentang pengetahuan, ketrampilan, dan kemampuan-kemampuan lain yang diperlukan karya)an untuk melakukan pekerjaan se&ara efisien dan efektif. )&ob analisis is involves developing a detailed description of the tasks involve in a *ob, determining the relationship of a given *ob to other *obs, and ascertain the knowledge, skills, and abilities necessary for an employee to successfully perform the *obG 7obbin, (==-$.

Khusus Digunakan dalam Lingkungan Sendiri

,-

Mengelola Data/Informasi di Tempat Kerja

Menurut Milko'i&h < .e)man (===$ analisis jabatan adalah proses pengumpulan informasi se&ara sistematik terhadap berbagai informasi terper&aya dan rele'an, berhubungan dengan pekerjaan, dan asal-usul dari suatu jabatan tertentu Fjob analisis is the systematic process of collecting relevant, work+ related information related to the nature of a specific *ob G$. 1al senada juga dikemukan oleh 2ernardin < 7ussel4 F*ob analisis is the process of gathering information about a *obG 2ernardin < 7ussel, (==-$. 2erdasarkan batasan-batasan di atas maka menurut penulis analisis pekerjaan memiliki arti yang sama dengan analisis jabatan, yaitu proses pengumpulan informasi yang berkaitan dengan pekerjaan yang dilakukan seorang pekerja se&ara sistematis @enis analisis jabatan menurut 5omes ,88-*=:-(8($ membagi dua jenis analisis jabatan, yaitu analisis jabatan tradisional traditional *ob description$ dan analisis jabatan yang berorientasikan hasil result+oriented *ob description$. (. Traditional &ob analysis. %nalisis jabatan se&ara tradisonal yaitu dengan men&ari informasi melalui tiga aspek, yaitu4 ($ tanggung ja)ab responsibilities$, ,$ merin&i unit organisasi agar pekerja bertanggung ja)ab, tunduk kepada pengarah dan bagian pengendali pelaksana* ke)ajiban-ke)ajiban duties$ umum seseorang yang sedang memegang suatu kedudukan*dan -$ kualifikasi-kualifikasi "ualifications$ minimal yang diterima sebagai kelayakan. Kelemahan dari analisis jabatan tradisional adalah perhatian perusahaan tidak ditujukan pada sifat-sifat pekerjaan se&ara spesifik, tidak ada syarat-syarat bagi pelaksanaan suatu pekerjaan, tidak ada standar-standar performansi minimal yang dapat diterima bagi seorang pekerja, tidak merin&i kualitas dan kuantitas serta ketepatan )aktu dari suatu pelayanan yang diinginkan, tidak memikirkan output analysis sehingga tidak bermanfaat bagi peren&ana SDM yang memerlukannya.

,. #esult+,riented &ob (escription (#,(s).

Khusus Digunakan dalam Lingkungan Sendiri

,9

Mengelola Data/Informasi di Tempat Kerja

%nalisis yang berorientasi hasil ini juga dinamakan output+oriented *ob description, dan ini merupakan suatu kehidupan ke&il dalam programoriented budgets. #raian pekerjaan yang berorientasikan hasil menguraikan harapan-harapan organisasi yang jelas kepada para pekerja dan sekaligus mendorong para super'isor dan pekerja untuk mengetahui bah)a baik standar maupun imbalan tergantung pada persyaratan tertentu. %nalisis jabatan jenis ini memuat pertanyaan-pertanyaan tentang tasks, conditions, standards, !-'s, "ualification. Kelebihan dari model #esult+,riented &ob (escription (#,(s$ adalah bah)a model ini menyediakan sarana untuk menghubungkan input personil dan output organisasi bagi para peren&ana program, menyediakan sarana untuk memperkenalkan pada para pekerja baru atas harapan dan tujuan yang ditetapkan untuk e'aluasi terhadap performansi pekerja bagi para manajer, memberikan gambaran yang jelas mengenai harapan performansi, kualifikasi minimal yang dibutuhkan untuk promosi dan penempatan para pega)ai, dan meningkatkan dampak bagi para manajer kepega)aian terhadap produktifitas organisasi. Selain kelebihan yang telah dipaparkan, model analisis hasil juga mempunyai beberapa kelemahan yaitu perubahan dalam syarat dan standar harus dilakukan peninjauan kembali atas 7/Ds, setiap kedudukan memerlukan 7/Ds tersendiri, dan beberapa kedudukan tidak mempunyai standar performansi yang tidak dapat diukur. %nalisis @abatan men&akup , dua$ elemen, yaitu 4 (. #raian @abatan &ob (escription$ dan , Spesifikasi @abatan &ob !pesification$ atau "ersyaratan @abatan &ob #e"uirement$. (. In"#r$a%i -ang di1er#,e' dari +#) ana,-%i%. Informasi yang diperoleh dari *ob analysis adalah peren&anaan tenaga kerja manpower planning), perekrutan dan penempatan recruitment and placement$, pengembangan organisasi organisation development$, pelatihan dan pengembangan training and development$, penggajian dan imbal jasa compensation and benefit$, hubungan industrial industrial relation), dan juga sistem informasi SDM human resources information sistem). %nalisis

Khusus Digunakan dalam Lingkungan Sendiri

,:

Mengelola Data/Informasi di Tempat Kerja

pekerjaan selain menghasilkan *ob description, *ob specification, dan *ob evaluation juga berguna untuk hal-hal berikut. (. "erekrutan dan Seleksi #ecruitment and !election$ %nalisis pekerjaan memberikan informasi tentang uraian pekerjaan dan syarat-syarat karya)an yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan. Isi spesifikasi dipergunakan menjadi dasar seleksi untuk memutuskan jenis orang yang perlu direkrut dan diangkat. ,. Kompensasi (.ompensation) Informasi analisis pekerjaan memberikan pemahaman yang jelas tentang latar belakang pendidikan, usia, pengalaman, dan lain-lain$ orang yang akan menduduki jabatan itu, sehingga perusahaan dapat menentukan gajinya. -. C'aluasi @abatan Informasi analisis pekerjaan memberikan pemahaman yang jelas mengenai berat/ringannya pekerjaan, besar/ke&ilnya risiko yang dihadapi pekerja, sulit/mudahnya mendapatkan personil. Dengan demikian, perusahaan dapat menetapkan oaji pada posisi jabatan tersebut. 9. "enilaian "restasi Kerja (%erformance 'ppraisal) "enilaian prestasi kerja merupakan upaya membandingkan prestasi aktual pega)ai dengan prestasi kerja yang diharapkan darinya. #ntuk menentukan apakah suatu pekerjaan bisa dikerjakan atau diselesaikan dengan baik maka uraian pekerjaan akan sangat membantu dalam penentuan sasaran pekerjaannya. :. 0atihan (Training) Informasi analisis pekerjaan digunakan untuk merangsang program latihan pengembangan. #raian pekerjaan, perlengkapan, dan jenis keterampilan pekerja digunakan bahan pembantu dalam pengembangan program-program latihan.

Khusus Digunakan dalam Lingkungan Sendiri

,;

Mengelola Data/Informasi di Tempat Kerja

;. "romosi dan "emindahan Informasi analisis pekerjaan akan digunakan untuk membantu menentukan promosi ataupun pemindahan karya)an. >. /rganisasi Informasi jabatan yang diperoleh dari analisis pekerjaan seringkali memberikan petunjuk bah)a organisasi yang ada perlu diperbaiki. ?. "emerkayaan "ekerjaan (&ob /nrichment) Informasi analisis pekerjaan dapat dipergunakan untuk memperkaya pekerjaan pada suatu jabatan tertentu. =. "enyederhanaan "ekerjaan (0ork !implification) Informasi analisis pekerjaan digunakan juga untuk penyederhanaan atau spesialisasi pekerjaan. Dengan perkembangan perusahaan dan spesifikasi yang mendalam mengakibatkan pekerjaan-pekerjaan yang harus dilakukan dalam suatu jabatan semakin terspesialisasi. (8. "enempatan (%lacement) Informasi analisis pekerjaan digunakan untuk menempatkan para karya)an pada pekerjaan-pekerjaan yang sesuai dengan keterampilannya agar mereka bekerja se&ara efektif. ((. "eramalan dan "erekrutan Informasi analisis pekerjaan digunakan untuk peramalan dan perekrutan tenaga kerja yang akan dibutuhkan perusahaan. (,. /rientasi dan Induksi. Informasi analisis pekerjaan digunakan untuk orientasi dan induksi bagi karya)an baru mengenai sejarah perusahaan, hak dan ke)ajibannya, menginduksi, dan lainnya. 2. T + an Ana,i%i% 4a)atan Tujuan %nalisis @abatan menurut 5omes ,88-*=,$ %da (, tujuan analisis pekerjaan yang digunakan oleh sektor publik maupun sektor s)asta, yaitu4

Khusus Digunakan dalam Lingkungan Sendiri

,>

Mengelola Data/Informasi di Tempat Kerja

(. &ob description,yaitu untuk mengidentifikasikan pekerjaan, ri)ayat pekerjaan, ke)ajiban-ke)ajiban pekerjaan, dan pertanggung ja)aban, serta untuk mengetahui spesifikasi pekerjaan atau informasi mengenai standar pekerjaan. ,. &ob &lassifi&ation, yaitu penyusunan pekerjaan-pekerjaan kedalam kelaskelas, kelompok-kelompok, atau jenis-jenis berdasarkan ren&ana sistematika tertentu -. &ob e'aluation, yaitu suatu prosedur pengklasifikasian pekerjaan berdasarkan kegunaan masing-masing di dalam organisasi dan dalam pasar tenaga kerja luar yang terikat 9. &ob desinng restructuring, yaitu meliputi usaha-usaha untuk mengalokasikan dan merestrukturisasi kegiatan pekerjaan kedalam berbagai kelompok :. %ersonel reJuirement, yaitu berupa persyaratan atau spesifikasi tertentu bagi suatu pekerjaan ;. %erformance appraisal, yaitu merupakan penilaian sistematis yang dilakukan oleh super'isor terhadap performansi pekerjaan dari para pekerja >. 0orker training, yaitu pelatihan yang ditujukan kapada para pekerja ?. 0orker mobility, yaitu dinamika keluar-masuknya seseorang dalam posisi, perkerjaan-pekerjaan, dan okupasi-okupasi tertentu =. /fficiency, ini men&angkup penggabungan proses kerja yang optimal dan ran&angan keamanan dari peralatan dan fasilitas, serta prosedur kerja, susunan kerja dan standar kerja (8. !afety, berfokus pada identifikasi dan peniadaan perilaku kerja yang tidak aman, kondisi fisik dan kondisi lingkungan ((. 1uman resource planning, kegiatan antisipasi dan reaktif melalui suatu organisasi (,. 2egal, aturan dan ketentuan lain yang berkaitan dengan organisasi.

Khusus Digunakan dalam Lingkungan Sendiri

,?

Mengelola Data/Informasi di Tempat Kerja

:. Met#de dan Pr#%e% Peng $1 ,an In"#r$a%i )agi Ana,i% 4a)atan. @oseph C. Morsh dalam %sKad ,889$ memperbin&angkan beberapa motode dalam analisis jabatan. Metode-metode tersebut adalah metode dengan 3uestionaire angket$, metode dengan F.heck+2istG, dengan technical )a)an&ara indi'idual, pengamatan, )a)an&ara kelompok, terakhir adalah metode teknik critical incident. (. 3a)an&ara 3a)an&ara harus memperhatikan hal-hal sebagai berikut4 a$ "ro dan Kontra. 3a)an&ara kiranya metode yang paling banyak digunakan untuk tugas dan tanggung ja)ab jabatan, dan penggunaannya yang luas men&erminkan keunggulan. b$ "ertanyaan E pertanyaan yang Khas. Meskipun ada kekurangan-kekurangannya, )a)an&ara itu digunakan se&ara luas. &$ "edoman 3a)an&ara. ,. Kuesioner. Meminta karya)an mengisi kuesioner untuk menggambarkan tugas-tugas yang berkaitan dengan jabatan dan tanggung ja)ab mereka adalah satu &ara lain untuk memperoleh informasi analisis jabatan. -. /bser'asi /bser'asi langsung khususnya bermanfaat nila jabatan-jabatan terutama terdiri dari kegiatan yang dapat diobser'asi se&ara fisik. 9. 2uku 1arian diary/log$ "endekatan yang lain adalah meminta karya)an membuat buku harian diary/log$ atau daftar dari apa yang mereka lakukan sepanjang hari. #ntuk setiap kegiatan yang terlibat di dalamnya. Kegiatan tersebut bersama dengan )aktunya$ di&atat oleh karya)an itu dalam sebuah buku harian. %nalisis jabatan akan dimulai dengan proses pengumpulan data-data dari internal organisasi. Data-data yang biasanya digunakan adalah dokumen

conference, &atatan harian, metode dengan ikut bersama-sama kerja dan yang

Khusus Digunakan dalam Lingkungan Sendiri

,=

Mengelola Data/Informasi di Tempat Kerja

'isi misi perusahaan, dokumen peraturan perusahaan atau perjanjian kerja bersama, dokumen prosedur operasi yang sudah distandardisasikan, dan dokumen lain yang dapat memberikan histori jabatan yang akan dianalisa. Selanjutnya analis jabatan sebutan untuk orang yang melakukan analisa jabatan$ akan mempelajari dokumen tersebut dan menggali informasi mengenai suatu jabatan.Setelah mendapatkan informasi dari data yang sudah ada, analis jabatan akan ter*un ke lapangan mengadakan ($ "enyebaran Juestioner, ,$ 3a)an&ara dengan pemangku jabatan/incumbent, atasan/superior, rekan/peer, dan ba)ahan/subordinate, -$ /bser'asi. "roses terjun di lapangan ini dilakukan untuk organisasi yang proses bisnisnya sudah berjalan. %rtinya sudah ada kegiatan yang dilakukan. Di lapangan ini, analis jabatan akan menggali mengenai4 tanggungja)ab dan )e)enang jabatan, tugastugas yang dijalankan, prosedur standar dalam operasionalisasi, kendala dan hambatan, pihak yang biasa terlibat dalam penanganan pekerjaan stake holders$. %nalisis jabatan sebelum mengadakan )a)an&ara, biasanya akan menyebarkan Juestioner yang berisi pertanyaan seputar hal tersebut di atas. Ketika pulang dari lapangan, analis jabatan akan menggenggam informasi yang akan diramu menjadi uraian jabatan dan persyaratan jabatan. Dia akan membuat draf atas informasi tersebut. Draf uraian jabatan dan persyaratan jabatan tersebut selanjutnya akan dikonsultasikan kembali dengan atasan dan pemangku jabatan, sebelum disetujui oleh atasan dan pemangku jabatan. ;. Langka'.,angka' Pe,ak%anaan Job Description %da beberapa langkah yang harus ditempuh dalam analisis jabatan.4 (. Tentukan lebih dulu tugas-tugas pokok yang harus ada dalam jabatan itu, termasuk didalamnya perilaku dan akti'itas yang melekat pada jabatan itu. ,. Mengidentifikasi knowledge, abilities, skills, dan other characteristics (-'!,.s) yang diperlukan untuk melaksanakan tugas-tugas itu. a. Kno)ledge berarti seperangkat informasi yang ada di dalam prosedur yang harus diterapkan dalam pekerjaan itu.

Khusus Digunakan dalam Lingkungan Sendiri

-8

Mengelola Data/Informasi di Tempat Kerja

b.

'bilities berarti kompetensi untuk menghasilkan hasil yang bisa diamati. Misalnya4 kemampuan seorang pengetik yang baik adalah menghasilkan ketikan yang rapi dan tidak banyak salahnya.

&.

!kill berarti kompetensi untuk melakukan tindakan yang bisa dipelajari, baik yang sifatnya motorik, 'erbal, manual, atau melakukan pengolahan mental yang menyangkut data, orang atau barang.

d.

,ther characteristics meliputi faktor kepribadian, sikap, atau )atak yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan. 0aporan analisa jabatan untuk seorang per)ira patroli jalan raya mungkin berupa pengetahuan hukum, komunikasi lisan yang baik, kemampuan menyopir yang trampil, dan keterandalan untuk melaksanakan tugasnya dengan &ukup baik.

"roses dalam menganalisis pekerjaan melalui langkah-langkah sebagai berikut4 (. $enentukan penggunaan hasil informasi analisis peker*aan . Menentukan penggunaan hasil informasi analisis pekerjaan artinya penganalisis harus mengetahui se&ara jelas apa kegunaan hasil informasi analisis pekerjaannya. Karena hasilnya akan digunakan untuk menentukan jenis data yang akan dikumpulkan dan teknik pengumpulan datanya. Informasi hasiL analisis pekerjaan dipergunakan untuk menetapkan *ob description, *ob specification, dan *ob evaluation dalam pengadaan pega)ai. 4. $engumpulkan informasi tentang latar belakang. Mengumpulkan informasi tentang latar belakang artinya penganalisis harus mengumpulkan dan mengkualifikasikan data, meninjau informasi latar belakang seperti bagan organisasi, bagan proses, dan uraian pekerjaan. "engumpulan data dilakukan dengan metode penelitian deskriptif analisis, sur'ei, sensus, dan sample, sedangkan teknik pengumpulan data dapat dengan &ara )a)an&ara, obser'asi, kuesioner, dan angket. Data yang terkumpul dikualifikasikan, dianalisis, dan diaplikasikan kepada masa depan.

Khusus Digunakan dalam Lingkungan Sendiri

-(

Mengelola Data/Informasi di Tempat Kerja

5. $enyeleksi dianalisis.

(orang yang akan diserahi) *abatan yang akan

Menyeleksi orang yang diserahi jabatan yang akan dianalis artinya penganalisis harus memilih beberapa mu)akal jabatan untuk dianalisis. 1al ini perlu dilakukan untuk menghemat biaya dan )aktu jika banyak pekerjaan yang akan dianalisis 6. $engumpulkan informasi analisis peker*aan. Mengumpulkan informasi analisis pekerjaan artinya penganalisis mengadakan analisis pekerjaan se&ara aktual dengan menghimpun data tentang akti'itas pekerjaan, perilaku karya)an yang diperlukan, kondisi kerja, dan syarat-syarat personel yang akan melaksanakan pekerjaan 7. $enin*au informasi dengan pihak+pihak yang berkepentingan Meninjau informasi dengan pihak pihak yang berkepentingan artinya analisis pekerjaan menyediakan informasi tentang hakikat dan fungsi pekerjaan. Informasi hendaknya di'erifikasi dengan pekerja yang akan melaksanakan pekerjaan itu serta atasan langsung karya)an bersangkutan. Dengan mem'erifikasi informasi itu akan membantu untuk menentukan kebenarannya dan melengkapinya se&ara faktual serta dapat dipahami dengan mudah oleh semua pihak yang berkepentingan. 0angkah peninjauan ini juga akan dapat membantu perolehan penerimaan seseorang atas data analisis pekerjaan yang telah dihimpun dengan memberikan kesempatan bagi orang tersebut untuk memodifikasi uraian tentang akti'itas yang dilaksanakannya. 8. $enyusun uraian peker*aan dan spesifikasi peker*aan. Menyusun uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan artinya penganalisis pekerjaan kemudian menyusun uraian pekerjaan, uraian jabatan, dan e'aluasi pekerjaan 9. $eramalkan dan memperhitungkan perkembangan perusahaan. Meramalkanl dan memperhitungkan perkembangan perusahaan, artinya penganalisis uraian harus juga memperhitungkan/meramalkan spesifikasi pekerjaan, apakah perkembangan pekerjaan,

Khusus Digunakan dalam Lingkungan Sendiri

-,

Mengelola Data/Informasi di Tempat Kerja

dikemudian hari diperlukan pengayaan pekerjaan, perluasan pekerjaan, dan penyederhanaan pekerjaan dalam perusahaan. 1al ini perlu guna memperhitungkan kemampuan karya)an untuk masa kini dan masa depan supaya mereka dapat tetap melaksanakan pekerjaan )alaupun ada pemakaian teknologi &anggih dan reorganisasi perusahaan. %nalisis pekerjaan akan memperoleh informasi tentang pekerjaan, uraian jabatan, spesifikasi pekerjaan, dan e'aluasi pekerjaan pada perusahaan tersebut. B. S1e%i"ik%i Peker+aan /Job spesification). Spesifikasi pekerjaan *ob specification) disusun berdasarkan uraian pekerjaan dengan menja)ab pertanyaan tentang &iri, karakteristik, pendidikan, pengalaman dan yang lainnya dari orang yang akan melaksanakan pekerjaan tersebut dengan baik. Spesifikasi pekerjaan menunjukkan persyaratan orang yang akan direkrut dan menjadi dasar untuk melaksanakan seleksi. Spesifikasi pekerjaan adalah uraian persyaratan kualitas minimum orang yang bisa diterima agar dapat menjalankan satu jabatan dengan baik dan kompeten. "ada umumnya spesifikasi pekerjaan memuat ringkasan pekerjaan yang jelas dan kualitas definitif yang dibutuhkan dari pemangku jabatan itu. Spesifikasi pekerjaan memberikan uraian informasi mengenai halhal berikut4 (. Tingkat pendidikan pekerja. ,. @enis kelamin pekerja. -. Keadaan fisik pekerja. 9. "engetahuan dan ke&akapan pekerja. :. 2atas umur pekerja. ;. .ikah atau belum. >. Minat pekerja. ?. Cmosi dan temperamen pekerja. =. "engalaman pekerja

Khusus Digunakan dalam Lingkungan Sendiri

--

Mengelola Data/Informasi di Tempat Kerja

&. Kaitan antara 4#) Ana,-%i%, 4#) De%6ri1ti#n dan 4#) S1e%i"i6ati#n Kaitan antara @ob %nalysis, @ob Des&ription dan @ob Spesifi&ation adalah *ob analsis merupakan proses men&ari informasi sampai denngan analisis untuk penyususunan uraian pekerjaan *ob description) dan spesifikasi pekerjaan atau persyaratan apa/siapa dari masing-masing jenis pekerjaan harus dikerjakan. #raian yang diperoleh dari analisis pekerjaan diharapkan benar-benar diperoleh sesuai dengan kebutuhan oraganisasi atau lembaga sehingga ada efektitifias dan efisiensi SDM. %nalisis pekerjaan juga dibutuhkan untuk job spe&ifi&ation spesifikasi pekerjaan sehingga pekerjaan yang ada benar-benar dapat dikerjaan oleh orang yang profesional. @ika pekerjaan dikerjaan orang yang profesional maka diharapkan akan menghasil produk yang dapat bersaing dengan organisasi atau lembaga lain.

Khusus Digunakan dalam Lingkungan Sendiri

-9

Mengelola Data/Informasi di Tempat Kerja

BAB I< APLIKASI INTERNET 1. BRO=SING %dalah proses pen&arian data / informasi yang terdapat pada )ebsite di dalam internet. #ntuk melakukan bro)sing kita dapat menggunakan fasilitas search engine. %dapun jenis-jenis sear&h engine yang seringkali digunakan adalah google, yahoo, alta'ista, sear&h Indonesia dan lain-lain. #ntuk kesempatan ini saya akan menggunakan search engine google. 0angkah-langkah melakukan bro)sing sebagai berikut 4 a. 2uka/klik terlebih dahulu internet eMplorer b. "ada address bar kita ketik ))).google.&o.id Indonesia$. sear&h engine google

&. 0alu klik :o atau tekan enter. d. Maka akan mun&ul tampilan sebagai berikut4

Khusus Digunakan dalam Lingkungan Sendiri

-:

Mengelola Data/Informasi di Tempat Kerja

e. 0alu kita ketik kata kun&i key word$ yang akan kita &ari. Misalnya kita ingin men&ari informasi materi kimia struktur-struktur atom Dalton. Maka kita ketik %tr kt r at#$ Da,t#n pada kotak pen&arian. f. 0alu tekan enter maka nantinya akan mun&ul hasil pen&arian sebagai berikut4

g. 0alu kita buka salah satu dari hasil pen&arian yang telah ditampilkan oleh search engine google. Misalnya kita pilih hasil yang kedua dengan &ara melakukan klik pada alamat yang sudah tertampil pada nomor kelima Pen6arian Partike, E,e$enter Dari At#$ ke E,ektr#n Sa$1ai > ark-$. h. Maka setelah kita klik akan mun&ul tampilan sebagai berikut 4

Khusus Digunakan dalam Lingkungan Sendiri

-;

Mengelola Data/Informasi di Tempat Kerja

Tip dan trik dalam melakukan proses pen&arian dengan menggunakan search engine 4
1. Pen6arian Da%ar

#ntuk memasukkan kueri ke dalam 5oogle, ketikkan saja beberapa kata deskriptif dan tekan tombol NenterN atau klik tombol 5oogle Sear&h$ untuk mendapatkan daftar hasil yang rele'an. 5oogle menggunakan teknik kedekatan kata untuk men&ari halaman-halaman yang penting dan rele'an dengan pen&arian %nda. Sebagai &ontoh, ketika 5oogle menganalisa suatu halaman, 5oogle melihat halaman-halaman lain yang melink ke halaman tersebut yang menerangkannya. 5oogle juga suka halaman yang di dalamnya mendekati kata-kata yang %nda &ari.
2. K eri ?and? Ot#$ati%

5oogle hanya memberikan hasil halaman yang mengandung semua kata yang %nda &ari. Tidak perlu menggunakan kata +dan+. #ntuk membatasi lebih jauh, gunakan saja kata-kata yang lebih banyak.
3. Kata.kata Henti

5oogle mengabaikan kata-kata dan karakter umum, yang dikenal dengan kata-kata henti. 5oogle se&ara otomatis mengabaikan kata-kata seperti ;http; dan ;.com,; sebagaimana dengan digit-digit dan huruf-huruf yang berdiri sendiri, karena mereka jarang membantu mempersempit sebuah pen&arian, dan dapat memperlambat pen&arian. 5unakan tanda penghubung O,-,K K,/7$ untuk memasukkan kata-kata henti dalam pen&arian. Misalnya penggunaan tanda O kita ingin men&ari informasi tentang informasi nama-nama objek )isata di pro'insi yogyakarta, bisa kita &ari dengan formatnya sebagai berikut 4. <nama<ob*ek<wisata<provinsi<=ogyakarta

Khusus Digunakan dalam Lingkungan Sendiri

->

Mengelola Data/Informasi di Tempat Kerja

4. Li'at kata.kata 1en6arian da,a$ k#ntek%

Setiap hasil pen&arian 5oogle mengandung satu atau lebih serapan dari halaman )eb, yang menunjukkan bagaimana kata-kata pen&arian %nda digunakan dalam konteks halaman tersebut. #ntuk menyediakan hasil yang paling akurat, 5oogle tidak menggunakan pen&arian +stem+ atau dukungan +)ild&ard+. Dengan kata lain, 5oogle men&ari kata-kata persis dengan yang %nda masukkan dalam kotak pen&arian. Men&ari +googl+ atau +googlP+ tidak akan memberikan hasil +googler+ atau googlin+. @ika ragu, &obalah bentuk lain4 +airline+ dan +airlines,+ sebagai &ontoh.
. Pengar ' ' r "

"en&arian 5oogle tidak pengaruh dengan huruf besar/ke&il. Semua huruf, )alau bagaiman diketiknya, akan dianggap huruf ke&il. Sebagai &ontoh, pen&arian +google+, +5//50C+, dan +5o/g0e+ akan memberikan hasil yang sama. "en&arian 5oogle se&ara default tidak sensiti'e terhadap aksen atau tanda-tanda diakritis. Seperti AMuen&henB dan AMQn&henB akan menemukan halamn yang sama. @ika anda ingin mendeskriminasikan antara dua kata tersebut, gunakan tanda O seperti AOMuen&henB dan AOMQn&henB. PEN&ARIAN DATA GAMBAR. #ntuk men&ari data berupa gambar maka sama halnya dengan &ara kita men&ari data berupa teks. %dapun langkah-langkahnya sebagai berikut 4 " " 2uka terlebih dahulu alamat )ebsite atau buka sear&h engine yakni google ))).google.&o.id$ Ketiklah kata kun&i key word$ dari gambar yang akan di&ari. Misalnya diba)ah ini kita akan men&ari gambar komputer. Maka pada kotak kita ketik kata komputer lalu kita pilih gambar lalu tekan enter atau klik &ari.

Khusus Digunakan dalam Lingkungan Sendiri

-?

Mengelola Data/Informasi di Tempat Kerja

" "

#ntuk dapat melihat gambar lebih jelas kita klik terlebih dahulu salah satu dari gambar diatas. Misalkan kita klik gambar yang kedua. #ntuk mendownload atau mengambil gambarnya dapat kita lakukan dengan &ara mengklik kanan pada gambar tersebut lalu pilih Sa9e A% Pi6t re lalu kita simpan pada folder di komputer kita.

PEN&ARIAN MELALUI DIREKTORI %dalah suatu fasilitas yang terdapat pada google dengan menyediakan suatu kelompok atau direktori dari berbagai jenis topik. Sehingga kita akan lebih mudah untuk men&ari suatu data atau informasi. Maka tampilan fasilitas direktori adalah sebagai berikut 4

Khusus Digunakan dalam Lingkungan Sendiri

-=

Mengelola Data/Informasi di Tempat Kerja

Kita &ukup memilih topik yang sudah disedikan. Misalnya kita ingin men&ari informasi tentang perkembangan dunia komputer / teknologi, kita &ukup mengklik topik komputer. Maka nantinya google akan men&ari data-data yang berhubungan dengan komputer pada setiap )ebsite yang ada. Maka akan tampil hasilnya sebagai berikut. Selanjutnya kita &ukup memilih )ebsite mana yang akan kita buka untuk memba&a berita perkembangan dunia komputer tersebut.

Daftar alamat-alamat )ebsite 4 a. Kategori Sains http4//))).iptek.net.id/ http4//))).sains.org/ http4//))).sains.org/ http4//))).beritaiptek.&om/ http4//))).fisika.org/ http4//))).fisika.net/ http4//))).kimianet.lipi.go.id http4//))).&hem-is-try.org http4//))).kimia-lipi.net http4//))).kimia-sains.&om http4//))).infokomputer.&om http4//ensiklomedia.insan.&o.id/ http4//))).toki.or.id/ http4//natnit.net, dll http4//))).ekuator.&om http4//))).kamus.)eb.id http4//))).e-rie&.&om

b. Kategori Komputer

&. Kategori 7eferensi

Khusus Digunakan dalam Lingkungan Sendiri

98

Mengelola Data/Informasi di Tempat Kerja

(.

http4//))).kamus.net http4//))).pre'ent&onfli&t.org/portal/main/bahasaI)el&ome.php http4//))).taruna-alJuran.org/s)araJuran/ http4//))).myJuran.org/ http4//))).geo&ities.&om/ahmadIdanip/

d. Kategori Masyarakat

DO=NLOAD %dalah proses pengambilan data atau informasi yang terdapat di internet. 2aik itu data berupa gambar, berita, mp-, software , 'ideo &lip, dan lain sebagainya. %dapun &ara-&ara kita men-download sebagai berikut 4 a. S%RC %S / !/"D 3C2 Misalkan kita ingin men&ari data tentang r $ % ki$ia a%a$ % ,"at maka langkah-langkahnya sebagai berikut 4 " kita lakukan pen&arian data terlebih dahulu dengan &ara membuka alamat )ebsite atau bisa melalui search engine dengan mengetik kata kun&i r $ % ki$ia a%a$ % ,"at. Maka akan mun&ul tampilan hasil pen&arian sebagai berikut 4

" "

0alu kita pilih misalnya hasil pen&arian nomor 0alu kita pilih menu Fi,e dan pilih Sa9e A%@

Khusus Digunakan dalam Lingkungan Sendiri

9(

Mengelola Data/Informasi di Tempat Kerja

"

0alu kita pilih dire&tory tempat kita akan menyimpan file tersebut dikomputer. Misalnya kita akan menyimpan pada &*AM- D#6 $ent%

"

0alu pilih Sa9e

b. Sa'e 6ile 6ormat Misalkan kita ingin men&ari data tentang %tr kt r at#$ da,t#n langkahlangkahnya sebagai berikut 4 " kita lakukan pen&arian data terlebih dahulu dengan &ara membuka alamat )ebsite atau bisa melalui search engine dengan mengetik kata kun&i %tr kt r at#$ Da,t#n.

Khusus Digunakan dalam Lingkungan Sendiri

9,

Mengelola Data/Informasi di Tempat Kerja

"

0alu kita pilih misalnya hasil pen&arian nomor 9 DO& BAB I PENDAHULUAN $ maka akan mun&ul kotak dialog do)nload sebagai berikut 4

"

0alu kita pilih Sa9e dan selanjutnya kita pilih dire&tory tempat kita akan menyimpan file tersebut dikomputer. Misalnya kita akan menyimpan pada &*AM- D#6 $ent%

Khusus Digunakan dalam Lingkungan Sendiri

9-

Mengelola Data/Informasi di Tempat Kerja

" 2.

0alu kita pilih Sa9e

ELEKTRONIK MAIL /E$ai,0 %dalah suatu fasilitas dalam internet untuk mengirim pesan / berita / data / informasi dari seseorang ke orang lain. Cmail sama halnya surat-menyurat melalui jasa pos. %kan tetapi keuntungan dari email adalah proses pengirimannya akan lebih &epat dari pada melalui jasa pos. dalam hitungan menit bahkan detik informasi yang kita kirim ke email temen kita atau orang lain sudah dapat diba&a olehnya. Sehingga proses penyampaian dan pertukaran informasi dapat lebih &epat dan lebih efisien. %lamat )ebsite pembuatan email sungguh banyak sekali, bahkan saat ini setiap )ebsite sudah menyediakan space yang akan diberikan se&ara gratis untuk pembuatan email setiap pengunjung )ebsitenya. Diantaranya )ebsite penyedia email dalam skala besar adalah ))).yahoo.&om, ))).telkom.net, ))).ly&os.&om, ))).gmail.&om, dan masih banyak lagi yang lainnya. Selanjutnya kita akan membahas &ara-&ara dalam pembuatan email dalma hal ini kita akan membuat pada ))).yahoo.&om. %dapun langkah-langkah pembuatan email adalah sebagai berikut 4 a. 2uka terlebih dahulu internet eMplorer lalu kita ketik alamat )ebsite ))).mail.yahoo.&om pada address bar nya lalu tekan enter atau klik :o. Maka akan mun&ul tampilan sebagai berikut 4

Khusus Digunakan dalam Lingkungan Sendiri

99

Mengelola Data/Informasi di Tempat Kerja

b. 0alu akan mun&ul tampilan sebagai berikut, dimana form tersebut akan diisi oleh kita untuk melakukan proses registrasi.

Masukkan nama a!al "ilih lokasi #ahoo Masukkan nama akhir Masukkan ID #ahoo Tdk $oleh memakai Spasi "ilih jenis kelamin Masukkan pass!ord minimal % karakter Masukkan pass!ord &ang sama pass!ord diatas "ilih pertan&aan untuk mengingat "ilih pass!ord $ulan'tgl'tahun lahir

Masukkan ja!a$an pertan&aan Masukkan kode pos

Khusus Digunakan dalam Lingkungan Sendiri

9:

Mengelola Data/Informasi di Tempat Kerja

Dikosongkan saja "ilih jenis industri "ilih judul industri Masukkan kode &ang terdapat di $!ahn&a terdaat

&. 0alu akan mun&ul tampilan sebagai berikut, kemudian pilih tombol &#ntin e t# 3a'## Mai,.

"ilih / Klik untuk proses selanjutn&a

d. Maka selanjutnya email yang telah kita registrasikan tadi sudah selesai. Sekarang kita akan membuka email dengan melakukan proses login terlebih dahulu. !aranya adalah kita buka alamat )ebsitenya ))).mail.yahoo.&om e. #ntuk Dahoo ID kita isikan sesuai dengan ID dan pass)ord yang diregistrasikan tadi

Khusus Digunakan dalam Lingkungan Sendiri

9;

Mengelola Data/Informasi di Tempat Kerja

sman3(&k

)))..

f.

0alu setelah melakukan proses login, akan tampil kotak email sebagai berikut 4

g. 0alu kita pilih in)#B untuk melihat isi pesan yang masuk. Maka akan mun&ul tampilan sebagai berikut 4

Khusus Digunakan dalam Lingkungan Sendiri

9>

Mengelola Data/Informasi di Tempat Kerja

:. (.

PENGIRIMAN EMAIL "engiriman melalui email ada dua &ara yakni Menuliskan se&ara langsung dengan &ara menulis isi pada kotak pesan ,. lain$. Pengiri$an Pe%an Se6ara Lang% ng #ntuk pengiriman pesan se&ara langsung dengan fasilitas email dapat dilakukan dengan &ara4 a. dibahas diata$ b. sebagai berikut 4 "ilih tombol &#$1#%e, maka akan mun&ul tampilan Masuk terlebih dahulu ke email kita &ara login sudah Mengirim melalui atta&h files pengiriman file yang sudah dibuat sebelumnya misalnya diketik pake Mi&rosoft 3ord, .otepad atau file yang

Khusus Digunakan dalam Lingkungan Sendiri

9?

Mengelola Data/Informasi di Tempat Kerja

Tulis alamat email tujuan *udul "esan +mail

Isi "esan +mail

&.

"ilih

tombol

Send

untuk

melakukan

proses

pengiriman, maka akan mun&ul tampilan sebagai berikut 4

Tanda "engiriman ,erhasil

d. berikut 4

#ntuk menge&ek atau memastikan bah)a pesan kita sudah terkirim maka dapat kita lihat pada folder Sent seperti pada tampilan

Khusus Digunakan dalam Lingkungan Sendiri

9=

Mengelola Data/Informasi di Tempat Kerja

+mail &ang sudah terkirim

Pengiri$an Pe%an Me,a, i Atta6' Fi,e% #ntuk pengiriman pesan se&ara langsung dengan fasilitas email dapat dilakukan dengan &ara4 a. Masuk terlebih dahulu ke email kita &ara login sudah dibahas diata$ b. "ilih tombol &#$1#%e, maka akan mun&ul tampilan sebagai berikut 4

&. "ilih tombol Atta6' Fi,e%, maka akan mun&ul tampilan sebagai berikut 4

Khusus Digunakan dalam Lingkungan Sendiri

:8

Mengelola Data/Informasi di Tempat Kerja

d. "ilih tombol Br#C%e untuk men&ari letak file yang akan kita kirim. maka selanjutnya akan mun&ul tampilan sebagai berikut 4

e. 0alu pilih "i,e yang akan di atta&h lalu pilih tombol #1en, maka akan mun&ul tampilan sebagai berikut 4

Khusus Digunakan dalam Lingkungan Sendiri

:(

Mengelola Data/Informasi di Tempat Kerja

f. 0alu pilih Atta6' Fi,e% sampai nantinya akan mun&ul tampilan tanda file sudah siap dimasukkan ke dalam email kita.

g. 0alu pilih tombol &#ntin e t# Me%%age maka akan mun&ul tampilan sebagai berikut 4

Khusus Digunakan dalam Lingkungan Sendiri

:,

Mengelola Data/Informasi di Tempat Kerja

h. 0alu langkah terakhir kita pilih tombol berikut4

Send untuk mengirim email.

Sehingga nantinya akan mun&ul tampilan pesan sudah terkirim sebagai

;.

PERUBAHAN PASS=ORD EMAIL Keamanan suatu sistem akan sangat penting hukumnya bagi siapa saja pengguna sistem. Sama halnya dengan email, %assword adalah kata kun&i yang mana apabila orang tahu apa pass)ord email kita maka tentunya rahasia dan keamanan data / informasi yang terdapat pada email kita juga akan mudah disebarkan. Dapat kita bayangkan apabila data kita tersebut berkenaan dengan hal-hal pribadi misalnya data .o 7ekening 2ank dan .o "I. %TM nya. Tentu hal ini sangat penting bagi kita untuk menyimpan pass)ord dengan baik.

Khusus Digunakan dalam Lingkungan Sendiri

:-

Mengelola Data/Informasi di Tempat Kerja

"ass)ord yang baik adalah pass)ord yang mempunyai karakteriktis tertentu biasanya kombinasi antara huruf dan angka. Sebaiknya kita jangan memakai pass)ord yang &uma menggunakan huruf atau angka saja, misalnya tanggal, bulan, tahun lahir. 1al ini akan memudahkan orang untuk menganalisa jenis pass)ord kita. %pabila kita ingin mengubah pass)ord email kita yang terlanjur kita buat, maka &aranya seperti berikut 4 a. "ilih tombol /"TI/. yang terdapat pada email kita.
"ilih / Klik

b. 0alu pilih tombol A66# nt In"#r$ati#n

"ilih / Klik

&. Maka akan mun&ul tampilan berikut ini 4

Khusus Digunakan dalam Lingkungan Sendiri

:9

Mengelola Data/Informasi di Tempat Kerja

"ilih / Klik

d. Selanjutnya kita ganti pass)ord yang baru. 0alu pilih tombol Fini%'ed yang terletak pada pojok kanan atas. D. PENGARSIPAN ALAMAT EMAIL DENGAN ADDRESS BOOK %gar daftar email ataupun data-data teman-teman kita dapat tersimpan dengan baik dan juga nantinya memudahkan kita dalam penulisan alamat email pada saat ingin mengirim maka sebaiknya kita menyimpan daftar email teman-teman kita tersebut pada 6older Addre%%e%. %dapun langkah-langkahnya sebagai berikut 4 a. "ilih dulu tombol Addre%%e% seperti pada tampilan berikut 4

"ilih / Klik

b. 0alu akan tampil menu seperti berikut. Setelah diisikan datanya maka selanjutnya kita pilih tombol Add .

Khusus Digunakan dalam Lingkungan Sendiri

::

Mengelola Data/Informasi di Tempat Kerja

&. Maka selanjutnya akan mun&ul tampilan sebagai berikut 4

Khusus Digunakan dalam Lingkungan Sendiri

:;