Anda di halaman 1dari 9

Tugas Pemeriksaan Manajemen

Audit Sumber Daya Manusia


Nama : Carlina Cerafica Melok
NIM : 08 23 80 24
S1 Ekstensi FE. UNMER Malang

AUDIT SUMBER DAYA MANUSIA


1. PENGERTIAN SUMBER DAYA MANUSIA
1.1 Tujuan dan Pengelolaan SDM
Dalam pencapaian efisiensi dan ekonomisasi pada saat sekarang,
manajemen lebih memberikan perhatian pada SDM dan kontribusinya terhadap
pencapaian tujuan perusahaan. Fungsi SDM dalam mempersiapkan dan
mengelola SDM memegang peranan yang sangat penting dalam pencapaian
keunggulan perusahaan. Karena memang pada kenyataannya salah satu kunci
keberhasilan perusahaan terletak pada kualitas SDMnya. Dan SDM yang
berkualitas hanya dapat diperoleh melalui pengelolaan SDMnya.
Mengingat begitu pentingnya peran fungsi SDM terhadap keberhasilan
perusahaan, maka perlu dilakukan penilaian untuk memastikan apakah fungsi ini
telah mampu memberikan kontribusi terbaiknya kepada perusahaan, yang
meliputi:
• Terpenuhinya SDM yang memenuhi kualifikasi perusahaan.
• Proses SDM telah berjalan dengan baik, wajar dan objektif.
• Pemberdayaan SDM menjadi bagian utama dalam pengelolaan SDM.
• Menjadikan kepuasan kerja karyawan sebagai bagian dari keberhasilan
Perusahaan.
• Sederet permasalahan lain yang berhubungan dengan SDM.
(Bayangkara:2008, hal.59-60).

1.2 Fungsi SDM


Setiap area fungsional dari manajemen SDM harus membantu memenuhi tujan
program sumber daya manusia secara keseluruhan. Sebab itu, penting untuk
mengaudit setiap fungsi tersebut untuk menentukan bagaimana efektif dan
ekonomisnya fungsi-fungsi tersebut dilakukan.
Fungsi SDM, yaitu:
1.2.1 Perencanaan dan rekruitmen
1.2.2 Pemilihan
1.2.3 Pelatihan dan pengembangan
1.2.4 Penilaian kinerja
1.2.5 Kompensasi
1.2.6 Hubungan ketenagakerjaan
(Widjaja Tunggal, Amin:2000, hal.193-195).
2. PENGERTIAN AUDIT SUMBER DAYA MANUSIA
• Audit sumber daya manusia adalah suatu daftar periksa yang terdiri dari 27 item
untuk menilai seluruh aspek dari manajemen sumber daya menusia dalam suatu
perusahaan (Stevens, David:1993, hal. 118).
Ke 27 item daftar periksa tersebut yaitu :
1. Struktur organisasi
2. Uraian/deskripsi posisi
3. Rencana keberhasilan manajemen
4. Kebijakan rekruitman
5. Prosedur rekruitmen
6. Program perkenalan
7. Penilaian kinerja
8. Penilaian potensial individual
9. Perencanaan jenjang karier
10. Program pelatihan
11. Administrasi kompensasi/gaji
12. Fungsi/departemen sumber daya manusia
13. Perencanaan manusia
14. Catatan pribadi
15. Relevansi dari aplikasi computer
16. Pemahaman mengenai iklim organisasi
17. Pembagian informasi karyawan
18. Desain pekerjaan
19. Hubungan industrial
20. Kesehatan karyawan
21. Keamanan dan karyawan
22. Pelayanan karyawan
23. Pengumpulan angka statistic
24. Praktik-praktik pengunduran diri
25. Dokumentasi
26. Keamanan
27. Interaksi social

• Audit sumber daya manusia merupakan suatu metode untuk memastikan bahwa
potensial sumber daya manusia dari organisasi dipenuhi (Sherman & Bohlander:
1992, hal.670).
• Audit sumber daya manusia merupakan penilaian dan analisis yang komprehensif
terhadap program-program SDM (Bayangkara:2008, hal.60).
• Audit SDM adalah pemeriksaan dan penilaian secara sistematis, objektif dan
terdokumentasi terhadap fungsi-fungsi organisasi yang terpengaruh oleh
manajemen SDM dengan tujuan memastikan dipenuhinya azas kesesuaian,
efektivitas dan efisiensi dalam pengelolaan sumber daya manusia untuk
mendukung tercapainya sasaran-sasaran fungsional maupun tujuan organisasi
secara keseluruhan baik untuk jangka pendek, jangka menengah maupun jangka
panjang (Susilo, Willy:2002, hal.63).

2.2.1Tujuan Audit SDM


Audit adalah kegiatan yang berorientasi pada tujuan. Tujuannya adalah mencari nilai
manfaat, antara lain :
1. Menilai efektivitas dari fungsi SDM
2. Menilai apakah program/aktivitas SDM telah berjalan secara ekonomis, efektif
dan efisien.
3. Memastikan ketaatan berbagai program/aktivitas SDM terhadap ketentuan
hukum, peraturan dan kebijakan yang berlaku di perusahaan.
4. Mengidentifikasikan berbagai hal yang masih dapat ditingkatkan terhadap
aktifitas SDM dalam menunjang kontribusinya terhadap perusahaan.
5. Merumuskan beberapa langkah perbaikan yang tepat untuk meningkatkan
ekonomisasi, efisiensi dan efektifitas berbagai program/aktivitas SDM.
(Bayangkara: 2008, hal.61)

2.2 Pelaku & Lingkup Audit SDM


Pertama, audit SDM dapat dilakukan oleh auditor internal yang secara formal
telah dibentuk dalam suatu perusahaan untuk melakkukan audit SDM secara
terencana pada seluruh fungsi oerganisasi, baik pada fungsi SDM maupun pada
fungsi-fungsi non SDM.
Kedua, audit SDM dilakukan oleh manajer SDM atau spesialis SDM yang
ditunjuk untuk melakukan audit di bagian SDM, dengan pendekatan self-asssessment
(penilaian sendiri).
Ketiga, audit SDM dilakukan oleh manajer SDM atau tenaga spesialis SDM
senior terhadap fungsi-fungsi non SDM.
Keempat, audit SDM dapat dilakukan oleh tenaga ahli manajemen SDM dari
luar perusahaan atas persetujuan pimpinan perusahaan.
(Susilo, Willy:2002, hal.66-67).

2.3 Manfaat Audit SDM


William B Wertther, Jr. dan Keith Davis menyebutkan beberapa manfaat dari
audit SDM antara lain :
1. Mengidentifikasi kontribusi dari departemen SDM terhadap organisasi.
2. meningkatkan citra professional Departemen SDM.
3. mendorong tanggungjawab dan profesionalisme yang lebih tinggi karyawan
departemen SDM.
4. memperjelas tugas-tugas dan tanggungjawab departemen SDM.
5. mendorong terjadinya keragaman kebijakan dan praktik-praktik SDM.
6. menemukan masalah-masalah kritis dalam bidang SDM.
7. memastikan ketaatan terhadap hokum dan peraturan, dalam praktik SDM.
8. menurunkan biaya SDM melalui prosedur SDM yang lebih efektif.
9. Meningkatkan keinginan untuk berubah dalam departemen SDM.
10. memberikan efaluasi yang cermat terhadap system informasi SDM.
(Bayangkara: 2008, hal.62).
3. PERENCANAAN AUDIT SUMBER DAYA MANUSIA
• Secara garis besar perencanaan audit SDM dapat dibedakan menjadi tiga tahap:
1. Rancangan system audit SDM yang ingin dikembangakan didalam suatu
organisasi.
2. Perencanaan operasional audit SDM berupa program dan penjadwalan audit
SDM.
3. Perancanaan berkenaan dengan persiapan kerja auditor pada tahap
pelaksanaan audit.
(Susilo, Willy:2002, hal.76).

• Pendekatan dalam audit SDM:


1. Menentukan ketaatan dengan hukum dan peraturan (persyaratan
eksternal).
2. Mengukur kesesuaian program dengan tujuan organisasi, dan
3. Menilai performa program. Selain itu kebijakan dan prosedur harus diuji
secara teliti untuk manentukan apakah mereka sesuai dan memnuhi
kebutuhan.
(Widjaja Tunggal, Amin:2000, hal.191).

• Sumber informasi yang digunakan / bukti-bukti,antara lain :


1. Perencanaan dan rekruitmen
a. Anggaran SDM.
b. Data biaya rekruitmen
c. Tingkat penerimaan karyawan.
2. Pemilihan
a. Catatan wawancara pekerjaan.
b. Catatan penolakan pelamar.
c. Permintaan transfer.
3. Pelatihan dan pengembangan
a. Data biaya pelatihan.
b. Catatan produksi.
c. Catatan kecelakaan.
d. Catatan pengendalian mutu.
4. Penilaian kinerja
a. Catatan penilaian kinerja.
b. Catatan produksi.
c. Catatan kerugian barang sisa.
d. Catatan wawancara penilaian.
e. Catatan kehadiran.
f. Catatan tidakan disiplin.
5. Kompensasi
a. Data gaji dan tunjangan.
b. Catatan survai gaji.
c. Asuransi kompensasi untuk pengangguran.
d. Catatan perputaran karyawan.
e. Survey biaya kehidupan.
6. Hubungan ketenagakerjaan
a. Catatan keluhan.
b. Catatan keputusan arbitrase.
c. Catatan penghentian kerja.
d. Catatan keluhan praktik tenaga kerja yang tidak wajar.
(Widjaja Tunggal, Amin:2000, hal.193-195).

4. PELAKSANAAN AUDIT
4.1 Langkah-langkah audit:
a. Audit pendahuluan.
Penekanan dilakukan pada upaya pencarian informasi latar belakang dan
gambaran umum program/aktivitas SDM yang diaudit. Informasi yang
diperoleh pada tahap ini kemudian dijadikan tujuan audit sementara. Tujuan
audit dapat dirumuskan dalam tiga elemen, yaitu criteria, penyebab dan
akibat.

b. Review dan pengujian pengandalian menejemen atas program-program SDM.


Beberapa hal yang berhubungan dengan system pengendalian manajemen
yang harus diperhatikan auditor dalam audit SDM antara lain :
 Tujuan dan program SDM harus dinyatakan dengan jelas dan tegas.
 Kualitas dan kuantitas dari SDM yang melaksanakan program kualifikasi
dari SDM yang terlibat (menjadi sasaran) dari program SDM yang
dilaksanakan.
 Anggaran program.
 Pedoman atau metode kerja, persyaratan kualifikasi
 Spesifikasi dan deskripsi pekerjaan.
 Standar kinerja program.

c. Audit lanjutan.
Dari temuan audit yang diperoleh, auditor mengelompokkannya ke dalam
kondisi criteria, penyebab dan akibat.
Berbagai kelompok temuan tersebut kemudian dianalisis untuk memahami
apakah permasalahan yang terjadi merupakan permasalahan yang berdiri
sendiri atau saling terkait.
Dari berbagai kekurangan yang ditemukan, auditor kemudian menyusun
rekomendasi untuk memperbaiki penyimpangan yang terjadi agar tidak terjadi
lagi di masa mendatang.

d. Pelaporan.
Laporan harus disajikan dengan bahasa yagn mudah dipahami. Dalam laporan
juga harus disajikan rekomendasi yang diusulkan auditor. Sebagai
kelengkapannya laporan harus juga menyatakan ruang lingkup dari audit yang
dilakukan.
e. Tindak lanjut.
Tindak lanjut merupakan implementasi dari rekomendasi yang diajukan
auditor. Dalam pelaksanaannya auditor mendampingi agar tindak lanjut
sepenuhnya berjalan sesuai rekomendasi yang diajukan sehingga dapat
mencapai tujuannya.
(Bayangkara : 2008, hal.64-67).
4.2 Penekanan Audit SDM
Audit SDM harus selalu ditekankan untuk mencari pelanggaran atau
ketidaksesuaian, secara konsep yaitu:
a. Audit ketaatan azas
Dilakukan untuk mengetahui apakah tejadi penyimpangan terhadap azas yang
berlaku. Bila penyimpangan dianggap signifikan dan terbukti ada
penyimpangan, maka dapat diangkat sebagai temuan.
b. Audit kesehatan azas
Dilakukan untuk menilai apakah azas yang dijadikan acuan telah cukup baik
artinya, sesuai tidaknya dengan tuntutan zaman dan kebutuhan perusahaan.
c. Audit inovasi
Dilakukan untuk mencari terobosan baru dengan memanfaatkan pengetahuan
dan potensi SDM perusahaan.
(Susilo, Willy:2002, hal.157-158).

4.3 Merancang angket suvey SDM


Angket survey dirancang secara sistematis dan cermat untuk mencari jawaban
atas suatu topic permasalahan spesifik antara lain tingkat kepuasan karyawan.
a. Penentuan topic survey
Pada dasarnya segala macam persoalan dapat disurvey,namun sebelum
memutuskannya perlu dipikirkan secara cermat.
b. Pemilihan jenis angket survey
Terdiri dari : angket langsung yang harus dijawab langsung mengenai diri
auditee sendiri, dan angket tidak langsung yang berisi pertanyaan mengenai
pihak lain.
c. Pemilihan bentuk angket survey
Terdiri dari bentuk terstruktur yang artinya jawaban auditee hanya berupa
symbol atau angka-angka yang sudah ditentukan pada kolom-kolom jawaban
yang sudah disediakan, dan bentuk angket tidak terstruktur yang digunakan
untuk menampung jawaban auditee sebebas mungkin.
d. Penyebaran angket survey
Dapat di sebarkan malalui pendekatan sampling, namun dapat pula disebarkan
secara merata pada seluruh karyawan yang akan disurvey.

e. Pengolahan data hasil angket survey


Data yang telah diperoleh kemudiah diolah, dengan pengelompokkan,
pengambilan data-data yang relevan dan signifikan dan kemudian menghitung
lalu menyajikannya dengan berbagai teknik, misalnya statistic.
Penganalisaan dapat dilakukan dengan berbagai pendekatan, misalnya
membandingkan dengan berbagai informasi atau prinsip-prinsip yang berlaku.
Hasil analisa berupa KESIMPULAN merupakan kebenaran objektif.
(Susilo, Willy:2002, hal.159-162).

4.4 Penulisan laporan


Empat aspek yang perlu diperhatikan oleh auditor saat menyusun laporan audit
minimal ada empat, yaitu :
1. Esensi, yaitu laporan hasil audit haruslah mengandung informasi yang cukup
atau lengkap dan bersifat factual, signifikan dan relevan.
Laporan audit juga harus mengungkapkan enam hal, yaitu lokasi dimana
permasalahan terjadi secara spesifik, jenis kegiatan yang diidentifikasi dan
perlu diberi perhatian, menyebutkan secara spesifik klausul yang telah
dilanggar, mencantumkan bukti-bukti yang menunjukkan terjadinya
pelanggaran atau yang memperkuat suatu temuan, harus menjelaskan juga
derajat signifikasi suatu permasalahan yang dihadapi dan rekomendasi untuk
menyelesaikan tidakan perbaikan.
2. Sistematika, berbentuk :
 Pendahuluan : gambaran singkat, latar belakang, inti persoalan serta
signifikansinya.
 Laporan inti temuan audit : mengungkap data-data yang terbukti objektif
secara lengkap dan terinci
 Penutup : bagian ini diisi dengan unsure rekomendasi.
3. Bentuk
Laporan audit SDM dapat menggunakan model narasi bebas, menggunakan
formulir sesuai standar prosedur audit.
4. Bahasa
Laporan audit hendaknya dibuat secara padat dan ringkas, disusun secara baik
sehingga tetap menimbulkan daya tarik untuk disimak penerimanya.
(Susilo, Willy:2002, hal.221-226).
AUDIT PRODUKSI DAN OPERASI

1. PENGERTIAN AUDIT PRODUKSI


Audit produksi dan operasi melakukan penilaian secara komprehansif terhadap
keseluruhan fungsi produksi dan operasi untuk menentukan apakah fungsi ini telah
berjalan dengan memuaskan (ekonomis, efektif dan efisien). Audit ini dilalukan untuk
keseluruhan proses produksi dan operasi.

2. TUJUAN AUDIT PRODUKSI


Tujuan yang ingin dicapai adalah untuk mengetahui:
a. Apakah produk yang dihasilakan telah mencerminkan kebutuhan palanggan
(pasar).
b. Apakah strategi serta rencana produksi dan operasi sudah secara cermat
menghubungkan antara kebutuhan untuk memuaskan pelanggan dengan
ketersediaan sumber daya serta fasilitas yang dimiliki perusahaan.
c. Apakah strategi, rencana produksi dan operasi telah mempertimbangkan
kelemahan-kelemahan internal, ancama lingkungan eksternal serta peluang yang
dimiliki perusahaan.
d. Apakah proses transformasi telah berjalan secara efektif dan efisien.
e. Apakah penempatan fasilitas produksi dan operasi telah mendukung berjalannya
proses secara ekonomis, efektif dan efisien.
f. Apakah pemeliharaan dan perbaikan fasilitas produksi dan operasi telah berjalan
sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan dalam mendukung dihasilkannya
produk yang sesuai dengan kuantitas dan waktu yang telah ditetapkan.
g. Apakah setiap bagian yang terlibat dalam proses produksi dan operasitelah
melaksanakan aktivitasnya sesuai dengan ketentuan serta aturan yang telah
ditetapkan perusahaan.

3. MANFAAT AUDIT PRODUKSI


Secara rinci audit ini dapat memberikan manfaat sebagai berikut:
a. Dapat memberikan gambaran kepada pihak yang berkepentingan tentang ketaatan
dan kemampuan fungsi produksi dan operasi dalam menerapkan kebijakan serta
strategi yang telah ditetapkan.
b. Dapat memberikan informasi tentang usaha-usaha perbaikan proses produksi dan
Operasi yang telah dilakukan perusahaan serta hambatan-hambatan yang
dihadapi.
c. Dapat menentukan area permasalahan yang masih dihadapi dalam mencapai
tujuan produksi dan operasi serta tujuan perusahaan secara keseluruhan.
d. Dapat menilai kekuatan dan kelamahan strategi produksi dan operasi serta
kebutuhan perbaikannya dalam meningkatkan kontribusi fungsi ini terhadap
pencapaian tujuan perusahaan.

4. RUANG LINGKUP
Secara keseluruhan ruang lingkup audit operasi dan produksi meliputi:
a. Rencana produksi dan operasi
b. Produktivitas dan peningkatan nilai tambah
c. Pengendalian produksi dan operasi

5. TAHAPAN AUDIT
A. Audit Pendahuluan
Mendiskusikan rencana audit, penggalian informasi umum mengenai
organisasi yang akan diaudit, objek yang akan diaudit, mengenal lebih lanjut
kondisi perusahaan dan prosedur-prosedur yang ditetapkan.
Pelaksanaan overview terhadap perusahaan secara umum, produk yang
dihasilkan, proses produksi dan operasi, peninjauan terhadap fasilitas produksi
dan operasi, layout pabriknya, system computer yang digunakan dan berbagai
penunjang.
Setelah itu dibuat perkiraan kelemahan yang mungkin terjadi. Hasil
tahapan ini kemudian dirumuskan dalam tujuan audit sementara.

B. Review dan Pengujian Pengendalian Manajemen


Berdasarkan data yang diperoleh pada audit pendahuluan auditor
melakukan penilaian terhadap tujuan utama fungsi produksi dan operasi serta
veriabel-veriabel yang mempengaruhinya.varibbel-veriabel ini berupa kebijakan-
kebijakan dan peraturan yang telah ditetapkan.
Disamping itu auditor melakukan pengidentifikasian serta
pengelompokkan penyimpangan dangangguan yang mungkin terjadi,serta
tindakan korektif yang mungkin diambil.
Setelah mendapatkan keyakinan dari data serta tidak terhambatnya akses
untuk melakukan pengamatan lebih dalam auditor dapat menentukan tujuan audit
yang sesungguhnya yang akan didalami pada audit lanjutan.

C. Audit Lanjutan (terinci)


Auditor melakukan audit yang lebih dalam dan pengembangan temuan
terhadap fasilitas, prosedur, catatan/dokumen yang berkaitan dengan produksi dan
operasi. Konfirmasi kepada pihak perusahaan mengenai adanya hal-hal yang
merupakan kelemahan yang ditemukan auditor.
Informasi dalam tahapan ini dapat diperolah denganmenggunakan daftar
pertanyaan dan wawancara yang ditujukan kepada pihak yang berwenang dan
berkompeten berkaitan dengan masalah yang diaudit. Auditor harus menyoroti
keseluruhan dari ketidaksesuaian yang ditemukan dan menilai tindakan korektif
yantg dilakukan.

D. Pelaporan
Laporan audit disajikan dengan format sebagai berikut:
1. Informasi latar belakang.
2. Kesimpulan audit dan temuan audit.
3. Rumusan rekomendasi.
4. Ruang lingkup audit.
(Bayangkara : 2008, hal.179-180).

Beri Nilai