UNIVERSIDADE FEDERAL DO MARANHO

PR-REITORIA DE ENSINO

MANUAL DE REDAO OFICIAL

So Lus EDUFMA 2008

UNIVERSIDADE FEDERAL DO MARANHO

Natalino Salgado Filho Reitor PR-REITORIA DE ENSINO Aldir Arajo Carvalho Filho Pr-Reitor Iran de Maria Leito Nunes Diretora do Depto. de Desenvolvimento do Ensino de Graduao Manoel de Jesus Barros Martins Diretor do Depto. de Desenvolvimento e Organizao Acadmica Joo de Deus Mendes da Silva Diretor do Depto. de Projetos e Planejamento Acadmico Elaborao e Reviso Adaptao do Texto: Maria das Graas Pereira Jansen de Mello Reviso: Maria de Ftima Ribeiro Arajo Wallim Aldir Arajo Carvalho Filho Normalizao Tcnica: Regyclia Botlho Alves Figueiredo Teresa Cristina Pereira Brenha Ficha Catalogrfica: Araceli Xavier

Universidade Federal do Maranho. Pr Reitoria de Ensino. Manual de redao oficial. Pr Reitoria de Ensino. So Lus: Edufma, 2008. 45 p. 1. Redao oficial 2.Correspondncia oficial UFMA I. Ttulo. CDD 651.7 CDU 651.7(044.4)

APRESENTAO

Quase ningum duvida da necessidade de normas para articular as aes comuns. Algumas so muito boas, como em via de mo dupla, dirija sempre pela direita, que serve ao nobre propsito de evitar colises entre os veculos. Outras, nem tanto. Sobretudo as que no obtm um consenso maior em torno sua eficcia e legitimidade. Muitas normas so decorrentes de outras, como acontece com o presente Manual de Redao Oficial da Proen, que deriva do Manual de Redao Oficial da Presidncia da Repblica, e que temos a satisfao de colocar agora disposio, com vistas ao constante aperfeioamento dos nossos servios. Nossa expectativa de que as normas aqui apresentadas adquiram sua legitimidade naturalmente, a partir do prprio uso no cotidiano, em virtude da eficcia potencial que possuem para o desenvolvimento de nosso trabalho comum. Convm, portanto, advertir que este Manual no visa primariamente esttica, ainda que isso tambm seja importante, mas funcionalidade, racionalidade e legalidade dos atos dos servidores da Pr-Reitoria de Ensino (PROEN). Nesse sentido, gostaramos de oferec-lo como mais um instrumento a favorecer a transparncia, a justeza das aes e, principalmente, a integrao efetiva de todos, por meio de uma comunicao bem organizada e fluente. Como nada perfeito, nem est inteiramente acabado, o presente Manual poder ser modificado, no todo ou em parte, em virtude de novas necessidades sociais, legais e administrativas que, com o tempo, certamente ocorrero. Alm disso, ele est aberto s possibilidades que porventura no tenham sido consideradas, ou mesmo quelas que no esto ainda previstas nele, mas que se justifiquem pela necessidade de servio. Nesse sentido, sugestes e comentrios sero bem vindos e, se for o caso, includos numa edio posterior. Por fim, quero agradecer vivamente a todos quantos colaboraram em sua construo. Saibam que seu esforo significar um melhoramento visvel e duradouro, capaz de permanecer muito alm de ns mesmos e de atingir resultados que talvez nem imaginemos agora. E quero convidar a todos os servidores da PROEN a se empenharem em sua aplicao e divulgao, de sorte que, eventualmente, outros setores da UFMA possam, se quiserem, servir-se dele. Inclusive pelo fato de que muitas de suas indicaes so cabveis maioria dos setores da Universidade. Desejo um bom trabalho a todos e que possamos juntos fazer deste Manual o melhor uso possvel! So Lus, 15 de novembro de 2008.

Prof. Dr. ALDIR ARAJO CARVALHO FILHO Pr-Reitor de Ensino

SUMRIO

1 2 2.1 2.2 2.3 2.4 3 3.1 3.1.1 3.2 3.3 3.3.1 3.3.2 4 4.1 4.2 4.3 4.4 4.4.1 4.4.2 5 5.1 5.2 5.2.1 5.2.2 6 6.1 6.2 7

INTRODUO ..................................................................................................... 11 A REDAO OFICIAL ....................................................................................... 12 A impessoalidade ................................................................................................... 12 A linguagem dos atos e comunicaes oficiais .................................................... 13 Formalidade e padronizao ................................................................................ 14 Conciso e clareza ................................................................................................. 14 AS COMUNICAES OFICIAIS ...................................................................... 17 Pronomes de tratamento ....................................................................................... 17 Emprego dos pronomes de tratamento .................................................................... 17 Fechos para comunicaes .................................................................................... 19 Utilizaes do timbre ............................................................................................. 19 Nas comunicaes oficiais ...................................................................................... 19 Nos atos normativos ................................................................................................ 21 O PADRO OFCIO ............................................................................................ 22 Partes do documento no padro ofcio ................................................................ 22 Identificao do signatrio ................................................................................... 24 Forma de diagramao ......................................................................................... 28 Memorando ............................................................................................................ 28 Definio e finalidade ............................................................................................. 28 Forma e Estrutura .................................................................................................... 28 EXPOSIO DE MOTIVOS .............................................................................. 30 Definio e finalidade ............................................................................................ 30 Forma e estrutura .................................................................................................. 30 Forma....................................................................................................................... 30 Estrutura .................................................................................................................. 30 COMUNICAO INTERNA .............................................................................. 34 Definio e finalidade ............................................................................................ 34 Forma e estrutura .................................................................................................. 34 CORREIO ELETRNICO .................................................................................. 37

7.1 7.2 8 8.1 8.2 9 9.1 9.2 10 10.1 10.2 11 11.1 11.2 12

Definio e finalidade ............................................................................................ 37 Forma e estrutura .................................................................................................. 37 PORTARIA ............................................................................................................ 38 Definio e objeto .................................................................................................. 38 Forma e estrutura .................................................................................................. 38 FAX ......................................................................................................................... 41 Definio e finalidade ............................................................................................ 41 Forma e estrutura .................................................................................................. 41 EDITAL.................................................................................................................. 42 Definio e finalidade ............................................................................................ 42 Forma e estrutura ................................................................................................. 42 RELATRIO......................................................................................................... 45 Definio e finalidade ............................................................................................ 45 Forma e estrutura .................................................................................................. 45 CONCLUSO ....................................................................................................... 47 REFERNCIAS ...................................................................................................... 48

UNIVERSIDADE FEDERAL DO MARANHO

PR-REITORIA DE ENSINO

INSTRUO NORMATIVA No. 01/08 PROEN Padroniza as normas de redao da Comunicao Oficial e dos Atos Normativos da Pr-Reitoria de Ensino PROEN. O PR-REITOR DE ENSINO DA UNIVERSIDADE FEDERAL DO MARANHO, no uso de suas atribuies legais estatutrias e regimentais, por delegao de competncia do Magnfico Reitor, por meio da PORTARIA No. 108-MR, de 09 de junho de 2008. Considerando a necessidade de estabelecer as normas de redao, de emisso e de expedio da Comunicao Oficial e dos Atos Normativos da PROEN. Considerando que o presente Ato Normativo redundar em benefcio da racionalizao, eficincia e eficcia dos trabalhos administrativos da PROEN.

RESOLVE:

Art. 1 - Ficam padronizados a Comunicao Oficial e os Atos Normativos de todos os Departamentos e Divises que compem a PROEN por meio das indicaes constantes do Anexo nico desta Instruo. 1 Atos normativos como Portaria, Edital e Instruo Normativa sero de emisso e expedio exclusiva do Gabinete do Pr-Reitor. 2 A emisso e a expedio de Ofcio dar-se- somente pelo Gabinete do Pr-Reitor e pelas Diretorias de Departamento, e, neste caso, com visto do Pr-Reitor. 3 A emisso e a expedio de Memorando dar-se- quando se tratar de comunicao da PROEN para as outras Unidades Administrativas e Acadmicas da UFMA.

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4 A comunicao interna entre os setores da PROEN dar-se- na forma de Comunicao Interna. Art. 2 - As orientaes e normas de elaborao das Comunicaes Oficiais e Atos Normativos da PROEN encontram-se no MANUAL DE REDAO OFICIAL DA PROEN (Anexo nico), obedecendo ao que determina o MANUAL DA PRESIDNCIA DA REPBLICA (Lei Complementar n 95, de 26 de fevereiro de 1998 e DECRETO n 4.176, de 28 de maro de 2002), com base no Art. 37 da Constituio Federal. Art. 3 - O descumprimento da presente Instruo Normativa implicar em comunicao Pr-Reitoria de Recursos Humanos, para as providncias cabveis de responsabilizao administrativa pela inobservncia do Ato Normativo, conforme estabelece a Lei 8.112, de 11 de dezembro de 1990. D-SE CINCIA, PUBLIQUE-SE E CUMPRA-SE. So Lus, 28 de maio de 2008.

ALDIR ARAJO CARVALHO FILHO Pr-Reitor de Ensino

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1 INTRODUO A idia de compor um Manual de Redao Oficial da Pr-Reitoria de Ensino surgiu aps o Diagnstico sobre emisso de documentos da PROEN, realizado na primeira quinzena de maio de 2008, pela Assessoria Tcnica de Projetos, quando se verificou a necessidade de imprimir determinado nvel de linguagem aos atos e expedientes oficiais. Por se tratar de comunicaes e decises emanadas de uma universidade pblica, percebeu-se que deveriam exibir mais clareza e objetividade. Trabalhar com textos oficiais no ambiente profissional exige conhecimento sobre a escolha dos recursos lingsticos (estilo) e das formas de organizao textual (construo composicional), considerando-se ser este o meio pelo qual se estabelecem relaes de servio na administrao pblica. As orientaes e ordenamentos para as Comunicaes Oficiais e Atos Normativos aqui contidos foram adaptados do MANUAL DE REDAO DA PRESIDNCIA DA REPBLICA (Lei Complementar N 95, de 26 de fevereiro de 1998 e DECRETO N 4.176, de 28 de maro de 2002) com base no Art. 37 da Constituio Federal e do MANUAL DE REDAO DO GOVERNO DO ESTADO DO MARANHO SO LUS: SIOGE, 1997. Este MANUAL apresenta um conjunto de normas para a composio dos atos e comunicaes escritas internas e externas mais utilizadas pela PROEN, que passam a vigorar a partir da INSTRUO NORMATIVA No. 01/2008 PROEN, tais como: Ofcio, Aviso, Memorando, Exposio de Motivos, (de carter informativo e com anexo), Comunicao Interna, Portaria, Fax, Edital, Correio Eletrnico e Relatrio. Seu principal objetivo racionalizar o trabalho e diminuir custos, bem como evitar equvocos de interpretao e aplicao das decises e erros de processamento do trabalho administrativo e acadmico sob a responsabilidade da PROEN.

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2 A REDAO OFICIAL Redao oficial a maneira pela qual o Poder Pblico redige atos normativos e comunicaes. Interessa-nos trat-la do ponto de vista da Pr-Reitoria de Ensino da Universidade Federal do Maranho. A redao oficial deve caracterizar-se pela impessoalidade, uso do padro culto de linguagem, clareza, conciso, formalidade e uniformidade. Fundamentalmente, esses atributos decorrem da Constituio, que dispe, no artigo 37: A administrao pblica direta, indireta ou fundacional, de qualquer dos Poderes da Unio, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municpios obedecer aos princpios de legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade e eficincia [...] (grifo nosso). Sendo a publicidade e a impessoalidade princpios fundamentais de toda administrao pblica, claro est que devem igualmente nortear a elaborao dos atos e comunicaes oficiais. Nesse quadro, fica claro tambm que as comunicaes oficiais devem ser necessariamente uniformes, pois h sempre um nico comunicador (o Servio Pblico). E o receptor dessas comunicaes ou o prprio Servio Pblico (no caso de expedientes produzidos por um rgo em mbito interno ou para outros rgos pblicos) ou o conjunto dos cidados ou instituies tratados de forma homognea (o pblico). 2.1 A impessoalidade

A finalidade da lngua comunicar, quer pela fala, quer pela escrita. Para que haja comunicao, so necessrios: a) algum que comunique; b) algo a ser comunicado; e, c) algum que receba essa comunicao. No caso da redao oficial, quem comunica sempre o Servio Pblico (esta ou aquela Universidade, Pr-Reitoria, Departamento Administrativo ou Acadmico, Coordenadoria de Curso, Diviso); o que se comunica sempre algum assunto relativo s competncias do rgo que comunica; o destinatrio dessa comunicao ou o pblico, o conjunto dos cidados, ou outro rgo pblico, do Executivo ou dos outros Poderes da Unio. Percebe-se, assim, que o tratamento impessoal a ser dado aos assuntos que constam das comunicaes oficiais decorre: a) da ausncia de impresses individuais de quem comunica: embora se trate, por exemplo, de um expediente assinado por chefe de determinada diviso,

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sempre em nome do Servio Pblico que feita a comunicao. Obtm-se, assim, uma desejvel padronizao, que permite que comunicaes elaboradas em diferentes setores da Administrao guardem entre si certa uniformidade; b) da impessoalidade de quem recebe a comunicao, com duas possibilidades: ela pode ser dirigida a um cidado, sempre concebido como pblico, ou a outro rgo pblico ou instituio privada, que o destinatrio oficial. Nos dois casos, temos um destinatrio concebido de forma homognea e impessoal; e; c) do carter impessoal do prprio assunto tratado: se o universo temtico das comunicaes oficiais se restringe a questes que dizem respeito ao interesse pblico, natural que no caiba qualquer tom particular ou pessoal. Desta forma, no h lugar na redao oficial para impresses pessoais, como as que, por exemplo, constam de uma carta a um amigo, ou de um artigo assinado de jornal, ou mesmo de um texto literrio. A redao oficial deve procurar estar isenta da interferncia da individualidade que a elabora. A conciso, a clareza, a objetividade e a formalidade de que nos valemos para elaborar os expedientes oficiais contribuem, ainda, para que seja alcanada a necessria impessoalidade. 2.2 A linguagem dos atos e comunicaes oficiais As comunicaes que partem dos rgos pblicos federais devem ser compreendidas por todo e qualquer cidado brasileiro. Para atingir esse objetivo, h que se evitar o uso de uma linguagem excessivamente tcnica e restrita a determinados grupos. No h dvida que um texto marcado por expresses de circulao restrita, como a gria, os regionalismos vocabulares ou o jargo tcnico, tem sua compreenso dificultada. Os textos oficiais, por seu carter impessoal, por sua finalidade de informar com o mximo de clareza e conciso, requerem o uso do padro culto da lngua. H consenso de que o padro culto aquele em que: a) se observam as regras da gramtica formal; e, b) se emprega um vocabulrio comum ao conjunto dos usurios do idioma. importante ressaltar que a obrigatoriedade do uso do padro culto na redao oficial decorre do fato de que ele est

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acima das diferenas lexicais, morfolgicas ou sintticas regionais, dos modismos vocabulares, das idiossincrasias lingsticas, permitindo, por essa razo, que se atinja a pretendida compreenso por todos os cidados. Pode-se concluir, ento, que no existe propriamente um [...] padro oficial de linguagem [...] ; o que h o uso do padro culto nos atos e comunicaes oficiais. claro que haver preferncia pelo uso de determinadas expresses, ou ser obedecida certa tradio no emprego das formas sintticas, mas isso no implica, necessariamente, que se consagre a utilizao de uma forma de linguagem burocrtica. O jargo burocrtico, como todo jargo, deve ser evitado, pois ter sempre sua compreenso limitada. A linguagem tcnica deve ser empregada apenas em situaes que a exijam, sendo de evitar o seu uso imoderado e indiscriminado. Certos rebuscamentos acadmicos, e mesmo o vocabulrio prprio a determinada rea, so de difcil entendimento por quem no esteja com eles familiarizado. Deve-se ter o cuidado, portanto, de explicit-los em comunicaes encaminhadas a outros rgos da administrao e em expedientes dirigidos aos cidados. 2.3 Formalidade e padronizao As comunicaes oficiais devem ser sempre formais, isto , obedecem a certas regras de forma: alm das j mencionadas exigncias de impessoalidade e uso do padro culto de linguagem, imperativo, ainda, certa formalidade de tratamento. No se trata somente da eterna dvida quanto ao correto emprego deste ou daquele pronome de tratamento para uma autoridade de certo nvel; mais do que isso, a formalidade diz respeito polidez, civilidade no prprio enfoque dado ao assunto do qual cuida a comunicao. A formalidade de tratamento vincula-se, tambm, necessria uniformidade das comunicaes. Ora, se a administrao federal una, natural que as comunicaes que expede sigam um mesmo padro. O estabelecimento desse padro uma das metas deste Manual. 2.4 Conciso e clareza A conciso antes uma qualidade do que uma caracterstica do texto oficial. Conciso o texto que consegue transmitir um mximo de informaes com um mnimo de palavras. Para que se redija com essa qualidade fundamental que se tenha, alm de

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conhecimento do assunto sobre o qual se escreve o necessrio tempo para revisar o texto depois de pronto. nessa releitura que muitas vezes se percebem eventuais redundncias ou repeties desnecessrias de idias. O esforo de sermos concisos atende basicamente ao princpio de economia lingstica, mencionada frmula de empregar o mnimo de palavras para informar o mximo. No se deve de modo algum entend-la como economia de pensamento, isto , no se devem eliminar passagens substanciais do texto no af de reduzi-lo em tamanho. Trata-se exclusivamente de cortar palavras inteis, redundncias, passagens que nada acrescentem ao que j foi dito. H uma hierarquia de idias em todo texto de alguma complexidade: idias fundamentais e idias secundrias. Estas ltimas podem esclarecer o sentido daquelas, detalh-las, exemplific-las; mas existem tambm idias secundrias que no acrescentam informao alguma ao texto, nem tm maior relao com as fundamentais, podendo, por isso, ser dispensadas. A clareza deve ser a qualidade bsica de todo texto oficial, conforme j sublinhado na introduo deste captulo. Pode-se definir como claro aquele texto que possibilita imediata compreenso pelo leitor. No entanto, a clareza no algo que se atinja por si s: ela depende estritamente das demais caractersticas da redao oficial. Para ela concorrem: a) a impessoalidade, que evita a duplicidade de interpretaes que poderia decorrer de um tratamento personalista dado ao texto; b) o uso do padro culto de linguagem, em princpio, de entendimento geral e por definio avesso a vocbulos de circulao restrita, como a gria e o jargo tcnico; c) a formalidade e a padronizao, que possibilitam a imprescindvel uniformidade dos textos; e, d) a conciso, que faz desaparecer do texto os excessos lingsticos que nada lhe acrescentam.

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pela correta observao dessas caractersticas que se redige com clareza. Contribuir, ainda, a indispensvel releitura de todo texto redigido. A ocorrncia, em textos oficiais, de trechos obscuros e de erros gramaticais provm principalmente da falta da releitura que torna possvel sua correo. Na reviso de um expediente, deve-se avaliar, ainda, se ele ser de fcil compreenso por seu destinatrio. O que nos parece bvio pode ser desconhecido por terceiros. O domnio que adquirimos sobre certos assuntos em decorrncia de nossa experincia profissional muitas vezes faz com que os tomemos como de conhecimento geral, o que nem sempre verdade. fundamental explicitar, desenvolver, esclarecer, precisar os termos tcnicos, o significado das siglas e abreviaes e os conceitos especficos que no possam ser dispensados. A reviso atenta exige, necessariamente, tempo. A pressa com que so elaboradas certas comunicaes quase sempre compromete sua clareza. No se deve proceder redao de um texto que no seja seguida por sua reviso. No h assuntos urgentes, h assuntos atrasados, diz a mxima. Evite-se, pois, o atraso, com sua indesejvel repercusso no redigir.

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3 AS COMUNICAES OFICIAIS 3.1 Pronomes de tratamento 3.1.1. Emprego dos pronomes de tratamento

O emprego dos pronomes de tratamento obedece a uma tradio secular. O pronome Vossa Excelncia de uso consagrado para as seguintes autoridades: a) do Poder Executivo; Presidente da Repblica; Vice-Presidente da Repblica; Ministros de Estado1 Governadores e Vice-Governadores de Estado e do Distrito Federal; Oficiais-Generais das Foras Armadas Secretrios-Executivos de Ministrios e demais ocupantes de cargos de natureza especial; Secretrios de Estado dos Governos Estaduais; Prefeitos Municipais. b) do Poder Legislativo: Deputados Federais e Senadores; Ministros do Tribunal de Contas da Unio; Deputados Estaduais e Distritais; Conselheiros dos Tribunais de Contas Estaduais; Presidentes das Cmaras Legislativas Municipais.

Nos termos do Decreto no 4.118, de 7 de fevereiro de 2002, art. 28, pargrafo nico, so Ministros de Estado, alm dos titulares dos Ministrios: o Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica, o Chefe do Gabinete de Segurana Institucional, o Chefe da Secretaria-Geral da Presidncia da Repblica, o Advogado-Geral da Unio e o Chefe da Corregedoria-Geral da Unio. Mais recentemente (2003 em diante), assumiram essa condio os titulares de todas as Secretarias Especiais da Presidncia da Repblica: Direitos Humanos, Mulher, etc.

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c) do Poder Judicirio: Ministros dos Tribunais Superiores; Membros de Tribunais; Juzes; Auditores da Justia Militar. O vocativo a ser empregado em comunicaes dirigidas aos Chefes de Poder Excelentssimo Senhor, seguido do cargo respectivo: Excelentssimo Senhor Presidente da Repblica, Excelentssimo Senhor Presidente do Congresso Nacional, Excelentssimo Senhor Presidente do Supremo Tribunal Federal. As demais autoridades sero tratadas com o vocativo Senhor, seguido do cargo respectivo: Senhor Senador, Senhor Juiz, Senhor Ministro, Senhor Governador. No envelope, o endereamento das comunicaes dirigidas s autoridades tratadas por Vossa Excelncia, ter a seguinte forma: A Sua Excelncia o Senhor Fulano de Tal Ministro de Estado da Educao 70064-900 Braslia. DF Acrescente-se que doutor no forma de tratamento, e sim ttulo acadmico. Evite us-lo indiscriminadamente. Como regra geral, empregue-o apenas em comunicaes dirigidas a pessoas que tenham tal grau por terem concludo curso universitrio de doutorado.

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costume designar por doutor os bacharis, especialmente os bacharis em Direito e em Medicina, mas em comunicaes oficiais deve-se evit-lo. Nos demais casos, o tratamento Senhor confere a desejada formalidade s comunicaes. Mencione-se, ainda, a forma Vossa Magnificncia, empregada por fora da tradio, em comunicaes dirigidas a reitores de universidade. Corresponde-lhe o vocativo: Magnfico Reitor,
[...]

3.2 Fechos para comunicaes O fecho das comunicaes oficiais possui, alm da finalidade bvia de arrematar o texto, a de saudar o destinatrio. Este Manual estabelece o emprego de somente dois fechos diferentes para todas as modalidades de comunicao oficial: a) para autoridades superiores, inclusive o Pr-Reitor de Ensino: Respeitosamente, b) para autoridades de mesma hierarquia ou de hierarquia inferior: Atenciosamente, O fecho Cordialmente deve ser evitado, pelo fato de ter uma conotao coloquial, subjetiva, podendo sugerir intimidade, isto , ausncia de impessoalidade. Para evitar equvoco, recomenda-se no deixar a assinatura em pgina isolada do expediente. A assinatura no poder extrapolar a outra pgina isoladamente. Nestes casos, transfira-se para a pgina seguinte, uma ou mais linhas do texto, levando em considerao as exigncias da esttica. 3.3 Utilizaes do timbre 3.3.1 Nas comunicaes oficiais No cabealho das comunicaes oficiais do tipo Padro Ofcio e Exposio de Motivos, o timbre compreende o Braso da UFMA, o qual dever ser impresso em preto e

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branco ou, eventualmente, em cores, no alto, esquerda, seguido dos dizeres UNIVERSIDADE FEDERAL DO MARANHO em caixa alta, negrito, em fonte Times New Roman, corpo 14. Imediatamente abaixo, em fonte Times New Roman, corpo 12, centralizado, o nome PR-REITORIA DE ENSINO em caixa alto, negrito. Nas comunicaes oficiais Padro Ofcio, o nome do rgo constante na estrutura organizacional em hierarquia imediatamente inferior ao Gabinete da Pr-Reitoria, aparecer na forma de sigla aps numerao do expediente, e no identificado no cabealho, conforme exemplos abaixo: a) Quando se tratar de documento emitido pelo prprio Gabinete da PROEN:

UNIVERSIDADE FEDERAL DO MARANHO

PR-REITORIA DE ENSINO

Ofcio No. 001/2008 GAB/PROEN So Lus, 23 de maio de 2008.

A Sua Magnificncia o Senhor Fulano de Tal REITOR DA UNIVERSIDADE FEDERAL DO CEAR

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b) Quando se tratar de documento emitido por Departamento da PROEN:

UNIVERSIDADE FEDERAL DO MARANHO

PR-REITORIA DE ENSINO

Ofcio No. 001/2008 PROEN/DEDEG So Lus, 23 de maio de 2008. Ao Senhor (Fulano de Tal) PR-REITOR DE ENSINO DA UNIVERSIDADE FEDERAL DO CEAR 3.3.2 Nos atos normativos Quando se tratar de Atos Normativos do tipo PORTARIA, INSTRUO NORMATIVA, EDITAL, etc., o cabealho dever ser composto com o timbre (Braso da UFMA), que dever ser impresso em preto e branco ou, eventualmente, em cores, de forma centralizada, (nunca como marca dgua), no alto da pgina, seguido dos dizeres conforme descrito no item 3.3.1., conforme o exemplo abaixo.

UNIVERSIDADE FEDERAL DO MARANHO

PR-REITORIA DE ENSINO INSTRUO NORMATIVA No. 01/2008 PROEN

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4 O PADRO OFCIO H trs tipos de expedientes que se diferenciam antes pela finalidade do que pela forma: o ofcio, o aviso e o memorando. Com o fito de uniformiz-los, pode-se adotar uma diagramao nica, que siga o que chamamos de padro ofcio. Suas peculiaridades sero tratadas adiante; por ora busquemos as suas semelhanas. 4.1 Partes do documento no padro ofcio O aviso, o ofcio e o memorando devem conter as seguintes partes: a) tipo e nmero do expediente, seguido da sigla do rgo que o expede Exemplos: Mem. No. 123/08 GAB/PROEN Aviso No. 123/08 PROEN/DEDEG Ofcio No. 001/08 PROEN/DEPLAC b) local e data em que foi assinado, por extenso, com alinhamento direita Exemplo: Local e Data no Ofcio e Aviso: So Lus, 15 de maio de 2008. Data no Memorando: Em 15 de maio de 2008. c) assunto - resumo do teor do documento (em negrito) Exemplo: Assunto: Censo Universitrio 2008.

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d) vocativo constitui-se do apelativo ou chamamento do destinatrio. O vocativo, por regra de pontuao, deve vir sempre seguido de vrgula; Exemplo: Magnfico Reitor, Senhor Pr-Reitor, e) destinatrio - o nome e o cargo da pessoa a quem for dirigida a comunicao. No caso do ofcio deve ser includo tambm o endereo; e f) texto - nos casos que no sejam meros encaminhamento de documentos, o expediente deve conter a seguinte estrutura: - introduo: que se confunde com o pargrafo de abertura, na qual apresentado o assunto que motiva a comunicao. Deve-se evitar o uso das formas: Tenho a honra de, Tenho o prazer de, Cumpre-me informar que. Deve-se empregar a forma direta; - desenvolvimento - em que o assunto da introduo explicado em detalhes. Da porque, caso o assunto sugerir mais de um argumento, cada um destes dever se constituir de um pargrafo especfico; - concluso - pargrafo em que o produtor do texto dever, de forma objetiva, ratificar a posio inicial sobre o assunto, reapresentando-a, reafirmando-a, - fecho - conferir item Fechos para Comunicao, - assinatura - do autor da comunicao, e - identificao do signatrio - conferir prximo item;

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g) No rodap das Comunicaes Oficiais (exceto Comunicao Interna) dever constar a identificao do prdio onde estiver instalada a Pr-Reitoria de Ensino, seguido do endereo completo (Avenida, CEP) e dos nmeros de telefone e fax com o DDD, e o endereo eletrnico. Exemplo: Campus Universitrio do Bacanga Prdio CEB Velho, Avenida dos Portugueses, s/n. CEP 65.080 040, So Lus MA Fones(98)2109-8005/ 8057 Fax (98)2109-8056. E-mail: proen@ufma.br

4.2 Identificao do signatrio As comunicaes oficiais devem trazer o nome e o cargo da autoridade que as expede, abaixo do local de sua assinatura, para que seja facilitada a identificao da origem das mesmas. A forma da identificao deve ser como no seguinte exemplo:

(espao para assinatura) NOME Pr-Reitor (a) de Ensino

De modo geral, todos os servidores da PROEN devem utilizar o carimbo funcional para servir de identificao da origem da comunicao, preferencialmente digitao dessas informaes no texto da comunicao. Para evitar equvocos, assunto j abordado anteriormente, recomenda-se no deixar a assinatura em pgina isolada do expediente. Transfira para essa pgina ao menos a ltima frase anterior ao fecho.

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4.3 Forma de diagramao Os documentos do Padro Ofcio2 devem obedecer seguinte forma de apresentao: a) deve ser utilizada fonte do tipo Times New Roman de corpo 12 no texto em geral, 11 nas citaes, e 10 nas notas de rodap; b) para smbolos no existentes na fonte Times New Roman poder-se- utilizar as fontes Symbol e Wingdings; c) obrigatrio constar a partir da segunda pgina o nmero da pgina; d) os ofcios, memorandos e anexos destes podero ser impressos em ambas as faces do papel. Neste caso, as margens esquerdas e direitas tero as distncias invertidas nas pginas pares (margem espelho); e) o incio de cada pargrafo do texto deve ter 2,5 cm de distncia da margem esquerda; f) o campo destinado margem lateral esquerda ter, no mnimo, 3,0 cm de largura; g) o campo destinado margem lateral direita ter 1,5 cm; h) deve ser utilizado espaamento simples entre as linhas e de 6 pontos aps cada pargrafo, ou, se o editor de texto utilizado no comportar tal recurso, de uma linha em branco; i) no deve haver abuso no uso de negrito, itlico, sublinhado, letras maisculas, sombreado, sombra, relevo, bordas ou qualquer outra forma de formatao que afete a elegncia e a sobriedade do documento; j) a impresso dos textos deve ser feita na cor preta em papel branco. A impresso colorida deve ser usada apenas para grficos e ilustraes e, eventualmente do timbre da UFMA; e l) todos os tipos de documentos do Padro Ofcio devem ser impressos em papel de tamanho A-4, ou seja, 210 mm x 297 mm, conforme Tabela-srie A da Associao Brasileira de Normas Tcnicas (ABNT).

O constante neste item aplica-se tambm exposio de motivos.

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MODELO DE OFCIO

UNIVERSIDADE FEDERAL DO MARANHO

PR-REITORIA DE ENSINO

Ofcio No. 52/2008 GAB/PROEN So Lus, 27 de maio de 2008.

A Sua Magnificncia o Senhor [titulao, nome] REITOR DA UNIVERSIDADE FEDERAL DO CEAR Av. dos Periquitos, 56 Aldeota 54.400-090, Fortaleza CE Assunto: Censo UFMA-PROEN/2008 Magnfico Reitor, Conforme solicitado enviamos em anexo o CENSO UFMA-PROEN / 2008, elaborado pelas equipes docente e tcnica desta Universidade, o qual dever estar disponvel em nosso stio eletrnico (www.ufma.br) nos prximos dias. Respeitosamente,

(NOME) (Pr-Reitor (a) de Ensino) (Acrescentar no rodap o endereo completo da PROEN, fones, fax, e-mail, em corpo 10)

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MODELO DE AVISO

UNIVERSIDADE FEDERAL DO MARANHO

PR-REITORIA DE ENSINO

Aviso No. 45/08-GAB.PROEN Em 02 de maio de 2008.

Ao Senhor (titulao, nome) Coordenador do Curso de Engenharia Eltrica Assunto: Seminrio sobre uso de energia no setor pblico. Senhor Coordenador, Convido Vossa Senhoria a participar da sesso de abertura do Primeiro Seminrio Regional sobre o Uso Eficiente de Energia no Setor Pblico, a ser realizado em 15 de maio prximo, s 09:00 h, no Auditrio Ribamar Carvalho. O Seminrio mencionado inclui-se nas atividades do Programa Nacional das Comisses Internas de Conservao de Energia em rgos Pblicos, institudo pelo Decreto no 99.656, de 26 de outubro de 1990. Atenciosamente, (NOME) (Pr-Reitor de Ensino)

(Acrescentar no rodap o endereo completo da PROEN, fones, fax, e-mail, em corpo 10)

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4.4 Memorando 4.4.1. Definio e finalidade

O memorando a modalidade de comunicao entre unidades administrativas de um mesmo rgo, que podem estar hierarquicamente em mesmo nvel ou em nveis diferentes. Trata-se, portanto, de uma forma de comunicao eminentemente interna. Pode ter carter meramente administrativo, ou ser empregado para a exposio de projetos, idias, diretrizes, etc., a serem adotados por determinado setor do servio pblico. Sua caracterstica principal a agilidade. A tramitao do memorando em qualquer rgo deve pautar-se pela rapidez e pela simplicidade de procedimentos burocrticos. Para evitar desnecessrio aumento do nmero de comunicaes, os despachos ao memorando devem ser dados no prprio documento e, no caso de falta de espao, em folha de continuao. Esse procedimento permite formar uma espcie de processo simplificado, assegurando maior transparncia tomada de decises, e permitindo que se historie o andamento da matria tratada no memorando. 4.4.2. Forma e estrutura Quanto a sua forma, o memorando segue o modelo do padro ofcio, com a diferena de que o seu destinatrio deve ser mencionado pelo cargo que ocupa. Exemplo: MODELO DE MEMORANDO

UNIVERSIDADE FEDERAL DO MARANHO

PR-REITORIA DE ENSINO

Mem. 118/08 DEOAC/PROEN Em 12 de maio de 2008.

Ao Senhor Chefe do Ncleo de Tecnologia da Informao (NTI).

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Assunto: Instalao de microcomputadores. 1. Nos termos do Plano Geral de informatizao, solicito a Vossa Senhoria verificar a possibilidade de que sejam instalados trs microcomputadores neste Departamento. 2. Sem deter-me a maiores detalhes tcnicos, sugiro, que o ideal ser que o equipamento seja dotado de disco rgido e de monitor padro EGA. Quanto a programas, haver necessidade de dois tipos: um processador de textos, e outro gerenciador de banco de dados. 3. O treinamento de pessoal para operao dos micros poder ficar a cargo do DRH/PRH, cuja chefia j manifestou seu acordo a respeito. 4. Por fim, a informatizao dos trabalhos deste Departamento ensejar racional distribuio de tarefas entre os servidores e, sobretudo, uma melhoria na qualidade dos servios prestados. Atenciosamente, (NOME) (Diretor do DEOAC) (Acrescentar o endereo completo da PROEN, fones, fax, e-mail, em corpo 10)

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5 EXPOSIO DE MOTIVOS 5.1. Definio e finalidade Exposio de motivos constitui o expediente dirigido ao Reitor para: a) inform-lo de determinado assunto; b) propor alguma medida; ou c) submeter sua considerao projeto de Ato Normativo. Em regra, a exposio de motivos dirigida ao Reitor por um Pr-Reitor. Nos casos em que o assunto tratado envolva mais de uma Pr-Reitoria, a exposio de motivos dever ser assinada por todos os Pr-Reitores envolvidos. 5.2 Forma e estrutura

5.2.1 Forma Formalmente, a exposio de motivos tem a apresentao do padro ofcio (v. Padro Ofcio). O anexo que acompanha a exposio de motivos que proponha alguma medida ou apresente projeto de Ato Normativo, segue o modelo descrito adiante. A exposio de motivos, de acordo com sua finalidade, apresenta duas formas bsicas de estrutura: uma para aquela que tenha carter exclusivamente informativo e outra para a que proponha alguma medida ou submeta projeto de ato normativo. 5.2.2 Estrutura No primeiro caso, o da exposio de motivos que simplesmente leva algum assunto ao conhecimento do Reitor, sua estrutura segue o modelo antes referido para o padro ofcio. A exposio de motivos que submeta apreciao do Reitor a sugesto de alguma medida a ser adotada ou aquela que lhe apresente projeto de ato normativo ainda que apresente a estrutura do modelo padro ofcio deve em carter obrigatrio apresentar:

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a) na introduo - a causa que est a reclamar a adoo da medida ou do Ato Normativo sugerido; b) no desenvolvimento - a justificativa de ser tal medida ou ato normativo o ideal, para a soluo do problema, bem como eventuais alternativas de apoio, para a segurana total, no sentido de equacion-lo; c) na concluso - enfatizar a medida a ser tomada e sugerir qual Ato Normativo dever ser editado para sanear o problema, alm de; d) citar o anexo, pois exposio acompanhar o formulrio de anexo exposio de motivos, devidamente preenchido, de acordo com o modelo seguinte:

MODELO DE EXPOSIO DE MOTIVOS (de carter informativo)

UNIVERSIDADE FEDERAL DO MARANHO

PR-REITORIA DE ENSINO EM No. 146/08 GAB/PROEN Em 24 de maio de 2008. Magnfico Reitor, Levamos ao conhecimento de Vossa Magnificncia que o Relatrio do primeiro FRUM DE GRADUAO da atual gesto apontou a necessidade de construo de um novo regulamento para os cursos de graduao. Respeitosamente, (NOME) (Pr-Reitor (a) de Ensino) (Acrescentar o endereo completo da PROEN, fones, fax, e-mail, em corpo 10)

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MODELO DE EXPOSIO DE MOTIVOS (COM ANEXO)

UNIVERSIDADE FEDERAL DO MARANHO

PR-REITORIA DE ENSINO

EM No. 100/08 GAB/PROEN Em 13 de maio de 2008. Magnfico Reitor, A PORTARIA do MEC.NXXX2008 que institui nova carga horria de trabalho para os servidores pblicos federais docentes prev, em seu artigo.......e pargrafos, novas bases para implantao do regime de tempo integral e dedicao exclusiva, revogando as disposies da PORTARIA N....... de................de ........, que regulava o assunto. Em vista disso, passo a expor que: 1. Em cumprimento a determinao inserta no referido dispositivo legal, esta Pr-Reitoria elaborou a anexa minuta de projeto de regulamento, a ser submetido ao CONSUN, em que esto afixadas as condies fundamentais para a execuo daquele sistema especial de trabalho. 2. Orientou-se a elaborao de projeto, o qual sugere que, no regime de tempo integral e dedicao exclusiva, cinqenta por cento da carga horria se destinem, preferencialmente, ao ensino de graduao. 3. Tal critrio decorre da prpria finalidade da Pr-Reitoria de Ensino, qual seja a de desenvolver polticas de gesto acadmica para que a UFMA atinja seus objetivos essenciais no campo do ensino. 4. Nestas condies, submeto sua considerao o incluso projeto de regulamentao que consubstancia a providncia justificada nesta exposio de motivos, a qual poder ser publicada, na ntegra, caso merea aprovao de Vossa Magnificncia e do CONSUN. Respeitosamente, (NOME) Pr-Reitor (a) de Ensino (Acrescentar o endereo completo da PROEN, fones, fax, e-mail, em corpo 10)

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ANEXO EXPOSIO DE MOTIVOS 1. Sntese do problema ou da situao que reclama providncias. 2. Solues e providncias contidas no ato normativo ou na medida proposta. 3. Alternativas existentes ao ato proposto. 4. Anexar a proposta do projeto de RESOLUO do ato normativo.

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6 COMUNICAO INTERNA 6.1 Definio e finalidade A comunicao interna um documento utilizado pelos ocupantes de cargos de direo, chefia, assessoramento, e de assistncia, entre Setores do mesmo rgo, que estejam hierarquicamente em nvel igual ou diferente. uma comunicao de carter essencialmente interno, visando informar, solicitar ou determinar medidas referentes a assuntos rotineiros relativos esfera de sua atuao. Tem carter meramente administrativo, podendo ser utilizado para o encaminhamento de projetos, diretrizes, idias, sugestes, etc., a serem adotados por determinado rgo. A comunicao interna caracteriza-se pela agilidade, e visa dinamizar o fluxo de trabalho. A tramitao dessa forma de Comunicao Oficial em qualquer rgo pblico tem como base a rapidez, bem como a simplicidade no procedimento burocrtico, da porque os despachos comunicao interna devero ser dados no prprio documento. Na falta de espao, em folha de continuao. Esse processo simplificado da tramitao burocrtica assegurar maior transparncia do processo de tomada de decises, tendo em vista a facilidade de formao do histrico do andamento do assunto em questo. 6.2 Forma e estrutura Da Comunicao Interna constaro: a) o nmero do documento com a respectiva sigla de identificao de origem, que devem figurar na margem esquerda superior do expediente; Exemplo: CI No. 001/08 DEDEG b) a data, deve se alinhar, pela margem direita ao nmero e identificao do documento; Exemplo: CI No. 001/08 DEDEG Em 26 de maio de 2008

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c) o destinatrio da Comunicao Interna dever estar abaixo do contido no item (a) e mencionado pelo cargo que ocupa; Exemplo: Ao Senhor Chefe da Diviso de Administrao Interna (DAI) d) assunto - o contedo da comunicao, resumido ou sinttico, digitado em espao simples e sempre em negrito; Exemplo: Assunto: Instalao de Microcomputadores e) texto - O corpo do texto deve ser iniciado 4 cm na vertical em relao ao item (d) digitado em espao duplo. Observe-se que, com exceo do primeiro pargrafo e do fecho, todos os demais pargrafos devero ser numerados, pela margem esquerda do corpo do texto; f) fecho - Atenciosamente, g) signatrio da comunicao - digitar o nome e o cargo do Signatrio, aps dois espaos duplos na vertical em relao ao Fecho.

MODELO DE COMUNICAO INTERNA

CI No. 019/08 DEDEG Ao Senhor Diretor da Diviso de Administrao Interna (DAI) Assunto: Administrao, Instalao de Microcomputadores.

Em 13 de maio de 2008.

1. Solicito a Vossa Senhoria verificar a possibilidade de que sejam instalados trs microcomputadores neste Departamento.

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2. Sem deter-me a maiores detalhes tcnicos, sugiro que o ideal ser que o equipamento seja dotado de disco rgido e de monitor padro EGA. Quanto a programas, haver necessidade de dois tipos: um processador de textos, e outro gerenciador de banco de dados 3. Por fim, a informatizao dos trabalhos deste Departamento ensejar racional distribuio de tarefas entre os servidores e, sobretudo, uma melhoria na qualidade dos servios prestados. Atenciosamente, (NOME) Diretor(a) do DEDEG

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7 CORREIO ELETRNICO 7.1 Definio e finalidade O correio eletrnico, conhecido pela expresso inglesa e-mail, por seu baixo custo e celeridade, transformou-se na principal forma de comunicao para transmisso de documentos. 7.2. Forma e estrutura

Um dos atrativos de comunicao por correio eletrnico sua flexibilidade. Assim, no interessa definir forma rgida para sua estrutura. Entretanto, deve-se evitar o uso de linguagem incompatvel com uma comunicao oficial, a saber: a) o campo assunto do formulrio de correio eletrnico mensagem deve ser preenchido de modo a facilitar a organizao documental tanto do destinatrio quanto do remetente; b) evite utilizar o negrito assim como maisculas em palavras e/ou em todo o texto. As maisculas s devem ser utilizadas no incio de palavras e nomes prprios. Na comunicao virtual tal prtica codificada como indelicadeza. c) para os arquivos de texto anexados mensagem deve ser utilizado, preferencialmente, o formato Rich Text Format (.rtf). A mensagem que encaminha algum arquivo deve trazer informaes mnimas sobre seu contedo.

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8 PORTARIA 8.1. Definio e objeto o instrumento pelo qual as autoridades expedem instrues sobre a organizao e funcionamento de servio e praticam outros atos de sua competncia. No caso da PROEN, o ato pelo qual o Pr-Reitor determina providncias de carter administrativo. Sendo um documento administrativo de rotina diria, esse ato se oficializa e entra em vigor a partir da data de sua publicao. As finalidades da portaria so mltiplas. Dentre elas esto: conceder, designar, reconduzir, tornar sem efeito, aprovar, prorrogar, cessar. Essas aes verbais, de maneira prtica e categrica, encabeam a definio taxativa de ato que delibera e decide sobre as disposies do processo de desenvolvimento da instituio. 8.2 Forma e estrutura Tal como os atos legislativos, a portaria contm prembulo e corpo. Da Portaria devem constar: a) o timbre, que compreende o Braso da UFMA, centralizado, (nunca como marca dgua), seguido imediatamente abaixo dos dizeres UNIVERSIDADE FEDERAL DO MARANHO em caixa alta, negrito, em fonte Times New Roman, corpo 14. Imediatamente abaixo, em fonte Times New Roman, corpo 12, centralizado, o nome da PR-REITORIA DE ENSINO; b) numerao - obedecer a seqncia anual, seguida de barra e dos dois ltimos dgitos do ano ou por extenso. As duas formas so aceitveis; Exemplo: PORTARIA No. 05/08 PROEN ou PORTARIA 05 DE 13 DE MAIO DE 2008.

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c) Prembulo - que se constitui da identificao do cargo, da base legal e considerandos, caso sejam necessrios, seguidos da expresso:

RESOLVE

que no dever ser seguida de dois pontos (:), j que entre o verbo e o objeto direto no pode haver nenhum sinal de pontuao gramatical; d) contexto - a parte essencial do ato, devendo seguir a diviso baseada em Artigo (algarismos arbicos), quando necessrios. Observe-se que: - os Artigos se desdobram em pargrafos ou itens (algarismos romanos); - os Pargrafos se desdobram em itens; e - os Itens se desdobram em letras. Aps o contexto so obrigatrias as formalidades D-SE CINCIA, PUBLIQUE-SE E CUMPRA-SE. e) fecho - constitudo por identificao do rgo, local, dia, ms e ano; PR-REITORIA DE ENSINO DA UNIVERSIDADE FEDERAL DO MARANHO, em So Lus, 13 de maio de 2008. f) assinatura - responsabilidade da autoridade expedidora; e, g) as vias 03 (trs), sendo a 1 via para a rea de maior interesse; a 2 via para publicao; a 3 via para arquivo.

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MODELO DE PORTARIA

UNIVERSIDADE FEDERAL DO MARANHO PR-REITORIA DE ENSINO PORTARIA No. 05/08 PROEN. Designa servidores da PROEN para comisso de elaborao do Regimento Interno O PR-REITOR DE ENSINO DA UNIVERSIDADE FEDERAL DO MARANHO, no uso de suas atribuies legais, estatutrias e regimentais e por delegao de competncia do Magnfico Reitor, por meio da PORTARIA no 108/2008-MR, de 09 de junho de 2008, RESOLVE Art. 1. Designar os servidores X, Administrador, Matrcula 001, Y, Tcnico em Assuntos Educacionais, Matrcula 002 e Z, Psiclogo, Matrcula 003, para, sob a coordenao do primeiro, constiturem Comisso Especial de elaborao da proposta de Regimento Interno da Pr-Reitoria de Ensino PROEN, com o prazo de 60 (sessenta) dias corridos para finalizarem os trabalhos. Art. 2. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicao. D-SE CINCIA, PUBLIQUE-SE E CUMPRA-SE. PR-REITORIA DE ENSINO DA UNIVERSIDADE FEDERAL DO MARANHO, em So Lus, 18 de junho de 2008. ALDIR ARAJO CARVALHO FILHO Pr-Reitor de Ensino

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9 FAX 9.1 Definio e finalidade Tem como significado Forma similar ou semelhante, do latim fac-simile. Por sua praticidade, velocidade, e por ser de custo inferior ao telegrama, o fax substituiu outras formas de envio de comunicao ou correspondncia. Seu uso ficou generalizado nas reparties pblicas, na proporo vertiginosa que estas passaram a dispor desse aparelho de fcil operao. 9.2 Forma e estrutura O fax necessita de formulrio apropriado em papel A4 (29,7cm x 21cm), considerando que a comunicao chega ao destinatrio por via telefnica, ficando o original do documento com o expedidor. MODELO PADRO DE EXPEDIO DE FAX UNIVERSIDADE FEDERAL DO MARANHO PR-REITORIA DE ENSINO Fone: (98) 2109-8057 FAX (98)2109-8056 Campus Universitrio do Bacanga Av. dos Portugueses, S/N CEP 65080-040 DESTINATRIO: N DO FAX: N DE PGINAS: (esta +) DATA: / / /2008 N DO DOCUMENTO: MENSAGEM (corpo da mensagem)

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10 EDITAL 10.1 Definio e finalidade O carter do Edital cientificar, dar cincia ou impor ordem. Motivo pelo qual independe de tramitao burocrtica rotineira, caracterstica do Ofcio, Comunicao Interna ou Exposio de Motivos. O Edital necessita de publicidade, de fcil acesso e visibilidade para que possa responder a uma de suas principais finalidades: ser lido, entendido e cumprido pelo pblico em sua mensagem. Alm da disponibilizao na INTERNET deve ser publicado por inteiro ou, quando for o caso, sob a forma de extrato, no Dirio Oficial da Unio e em jornais de maior circulao. O Edital ser emitido somente pelo Pr-Reitor ou substituto deste. 10.2 Forma e estrutura Do Edital devem constar: a) cabealho - nos Atos Oficiais, como o caso do Edital, o timbre, que compreende o Braso da UFMA, dever estar centralizado, (nunca como marca dgua), seguido imediatamente abaixo dos dizeres UNIVERSIDADE FEDERAL DO MARANHO em caixa alta, negrito, em fonte Times New Roman, corpo 14. Imediatamente abaixo, em fonte Times New Roman, corpo 12, centralizado o nome da PR-REITORIA DE ENSINO. b) numerao - dever obedecer a seqncia anual, seguida de barra e dos dois ltimos dgitos do ano; c) contexto - parte essencial do Edital; no contexto, os itens objeto do Edital devero ser numerados em ordem crescente, em algarismos arbicos, e sua subdiviso observar os algarismos romanos, em primeiro lugar e, dentro destes, as letras do alfabeto; d) fecho - constitudo por local, dia, ms e ano; e e) assinatura - responsabilidade da autoridade emitente, seguida do cargo e das siglas da Unidade e rgo expedidor.

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MODELO DE EDITAL

UNIVERSIDADE FEDERAL DO MARANHO

PR-REITORIA DE ENSINO EDITAL No. 001/08 PROEN (ABERTURA DE INSCRIES PARA CONCURSO PBLICO)

O PR-REITOR DE ENSINO da Universidade Federal do Maranho, no uso..., considerando...., torna pblica a abertura de inscries para Concurso Pblico para provimento de cargos atualmente vagos e dos que vierem a vagar, dentro do prazo de validade do Concurso, nos locais, datas e horrios aqui informados, e que se reger de acordo com as Instrues Especiais que ficam fazendo parte integrante deste Edital, conforme os termos que se seguem. I DAS DATAS E PRAZOS 1. As inscries ficaro abertas de 10 a 20 de maio de 2008. 2. A abertura das inscries ser realizada nos seguintes locais e horrios: I Campus de So Lus: a) DEPA das 08:00 s 14:00 h; b) NEC das 08:00 s 16:00 h. II Campus de Imperatriz: a) Secretaria Acadmica - das 08:00 s 16:00 h. 3. Fazem parte deste Edital os seguintes Anexos:

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a) Anexo I Guia de Recolhimento; b) Anexo II Modelo de Requerimento So Lus, 26 de maio de 2008.

(NOME) Pr-Reitor de Ensino . (Acrescentar no rodap o endereo completo da PROEN, fones, fax, e-mail, em corpo 10)

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11 RELATRIO 11.1 Definio e finalidade Do ponto de vista da Administrao Pblica, o Relatrio o documento oficial atravs do qual uma autoridade expe as atividades de uma repartio ou, por outra, presta conta de seus atos a outra autoridade, de nvel hierarquicamente superior. Neste tipo de composio se descrevem fatos, so narradas ocorrncias e reproduzidas aes de execuo do servio pblico. Expedido por qualquer agente do servio pblico, o Relatrio expe ou narra atividades ou fatos, contendo a discriminao pormenorizada de todos os elementos e aspectos das atividades em questo. 11.2 Forma e estrutura Do Relatrio devem constar: a) ttulo, denominao do documento: no caso, Relatrio; b) tratamento e cargo ou funo da autoridade a quem dirigido: Senhor Pr-Reitor; c) texto: exposio do assunto. A saber, a seqncia do texto, Introduo - em que se faz referncia disposio legal ou a ordem superior que gerou ou determinou a redao e apresentao do Relatrio, aps o que se far uma sntese do assunto ou objeto do relatrio. A introduo se constituir de duas partes: aluso disposio legal e breve meno do assunto. Anlise - em que se faz a apreciao do assunto, enriquecida por informaes e esclarecimentos necessrios a sua plena compreenso. Deve o relator absterse de quaisquer divagaes ou apreciaes de carter subjetivo, devendo apenas registrar os fatos de que tenha conhecimento direto e objetivo ou atravs de fontes seguras.

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O Relatrio - deve ser se possvel, circunstanciado, acompanhado de anexos, grficos, tabelas, fotos e demais elementos que ratifiquem ou esclaream os fatos possibilitando a melhor compreenso por parte da autoridade a quem dirigido. Quando no forem por demais extensos, esses dados podero constar do prprio corpo do documento. Concluso - aps a determinao e comprovao dos fatos e elaborada a apreciao que constituem o corpo do Relatrio, ou seja, comprovados os argumentos sobre os fatos com detalhes prticos, objetivos, a concluso a deduo lgica, coerente de que a argumentao, com base nos comprovantes citados, procede. Sugestes ou recomendaes - poder o relator sugerir ou recomendar, tendo em vista o que concluiu, medidas a serem tomadas.Todo o Relatrio deve ter por base a preciso, a conciso, a praticidade, o fato concreto. Numerao - os pargrafos do texto, excluindo-se o primeiro, devem ser numerados, com algarismos grficos e, quando necessrio, usar alneas. Tal medida dar destaque s diferenas de parte do texto, facilitando a incluso de referncias que aomesmo se queira fazer. Fecho - forma de cortesia. No Relatrio, usam-se as mesmas do Ofcio. Local e data - So Lus, 12 de maio de 2008. Assinatura(s) - nome(s) e cargo(s) ou funo da(s) autoridade(s) ou servidor(es) que apresenta(m).

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12 CONCLUSO A construo de uma comunicao oficial no se reduz simples mobilizao de regras e normas fornecidas pela tcnica e ditadas por manuais de redao ou aprendidas no desempenho profissional. A produo textual que circula na administrao pblica advm do prprio processo discursivo, dos aspectos e das mltiplas operaes da linguagem construdas ao longo do tempo. A presente contribuio objetiva aprimorar as relaes de servio da PROEN atravs de uma correspondncia oficial regulamentada, como deve ser toda a ao na esfera pblica. Esperamos, com essas breves indicaes, que o servidor da PROEN encontre apoio para a sua construo textual e torne mais eficaz e fluente sua comunicao oficial.

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REFERNCIAS

BRASIL. Presidncia da Repblica. Manual de redao da presidncia da repblica. Braslia: Presidncia da Repblica, 2002. MARANHO. Secretaria de Estado da Administrao Recursos Humanos e Previdncia. Manual de Redao do Governo do Estado do Maranho. So Lus: SIOGE, 1996.

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