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Revelacin y polticas contables a la existencias (NIC-SP 12)

Ficha Tcnica
Autor : C.P.C. Florencio Bernal Pisl Ttulo : Revelacin y polticas contables a la existencias (NIC-SP 12) Fuente : Actualidad Empresarial, N 161 - Segunda Quincena de Junio 2008

1. Aspectos importantes
Con respecto a la revelacin y polticas contables toda entidad debe revelar los siguientes aspectos como:

a) Las polticas de contabilidad adoptadas para las existencias tanto para la valuacin, presentacin de las existencias, incluyendo el procedimiento de costos de produccin utilizado, los mismos que estarn presentados en notas y anexos a los Estados Financieros. b) El monto total acumulado de las existencias mostradas a travs de sus saldos y el monto acumulado por cuentas o clases de existencias, segn clasicacin apropiada para la entidad.

c) El monto de los gastos extraordinarios incurridos por deterioro o obsolescencia que se hayan reconocido en el estado de gestin. d) El monto de las provisiones para desvalorizacin de existencias tambin sern mostradas a travs de las notas a los Estados Financieros. e) El monto de las reversiones o circunstancias que condujeron tales hechos. f) El monto de las existencias dados como garantas prendara para prsN 161 Segunda Quincena - Junio 2008

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tamos obtenidos o garanta de obligaciones. (Modalidad de warrant). g) En el estado de gestin se presentarn bajo dos formas; como costo de ventas por el consumo de existencias para la produccin incurridos (cuenta 69, costo de ventas). Como consumo en las actividades operativas de la entidad (cuenta 69 consumo de suministros). c) Reconocimiento y registro al nal del ejercicio Para su reconocimiento y registro al cierre del ejercicio, el saldo de las distintas cuentas divisionarias: materiales de insumo, vestuario, combustibles, lubricantes, alimentos al personal, los materiales explosivos y municiones, materiales de distribucin gratuita debern estar sustentados con la conciliacin del inventario fsico de n de ao para determinar su existencia y disponibilidad. d) Saldos en forma separada Los saldos de las distintas subcuentas estn mostrados y revelados en forma separada sealando los siguientes fundamentos: - Saldos de disponibilidad. - Saldos de existencias obsoletas o fuera de uso. - Saldos de bienes sujetos a restriccin. - Saldos de existencias daadas o deterioradas. - Saldo de existencias gravadas en garanta de prstamos recibidos. - Saldo de existencias mantenidos para su venta y/o produccin. e) Reconocimiento por deterioro La entidad debe reconocer el menor valor de sus existencias a travs de los siguientes aspectos: - Cambios signicativos adversos para la entidad (Incendio, robo, etc.). - Disminucin significativa del valor de mercado: mercaderas, productos terminados. - Evidencia por obsolescencia o dao fsico que deteriore la existencia. - Evidencia que indique la transferencia de existencias a ttulo gratuito.

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nancieros e incluyen la aplicacin de un juicio profesional sobre la base de hechos econmicos y evidencias reales y de informacin disponible. En este caso, las estimaciones realizadas para desvalorizacin de existencias u obsolescencia de las existencias para tal efecto, segn el plan contable gubernamental, se muestra a travs de la cuenta 29-Provisin para cuentas de cobranza dudosa que agrupa las cuentas divisionarias a nivel de tres dgitos que representan y acumulan las estimaciones al cierre de un perodo o ejercicio anual para reconocer en su caso las prdidas provenientes de la desvalorizacin de existencias, que es una cuenta de naturaleza acreedora.

2. Polticas contables existencias

Las polticas contables son un conjunto de bases tcnicas, reglas y prcticas adoptadas por una entidad econmica, que sirven para la preparacin y presentacin de sus estados nancieros. En el prrafo N 37 de la NIC-SP 1, la seleccin y aplicacin de las polticas contables son responsabilidad de la administracin de la entidad. De tal modo, que los estados nancieros cumplan con todos los requerimientos de las Normas Internacionales del Sector Pblico. Referente a las polticas necesarias para asegurar que los Estados Financieros, proporcionan informacin que sea razonable, conable, aplicables de acuerdo a las necesidades de los usuarios para una adecuada toma de decisiones en la entidad.

6. Cambios en las estimaciones

Los cambios en las estimaciones contables pueden modicarse en los siguientes casos que a continuacin presentamos: a) Cuando ocurren cambios respecto de las circunstancias sobre las que se basa inicialmente la estimacin Ejemplo. Por la desvalorizacin de existencias (Existencia consumida).
x DEBE HABER 68 PROVISIONES DEL EJERC. 1 000 29 DESVALORIZ. DE EXISTENC. 1 000

3. Polticas especcas sobre las Existencias

Est representado por separado cada partida que conrme el rubro de existencias: mercaderas, suministros de funcionamiento, bienes en proceso, productos terminados, etc. Por otro lado, se deber mostrar la desvalorizacin de existencias y su movimiento en el perodo, as como las existencias que se encuentren gravados en garantas de prstamos recibidos. a) Existencias para su venta En este rubro se deber presentar bajo el rubro de mercaderas, que habiendo sido adquiridos para su venta y no se esperan ser utilizados para propsitos operativos, las existencias deben estar disponibles en sus condiciones actuales para su venta inmediata; por lo tanto, su medicin se realiza al menor valor entre su importe en libros o su valor razonable, menos los costos de venta. b) Conciliacin de saldos Las unidades orgnicas relacionadas con la administracin, registro y control de existencias deben estar conciliadas con los saldos de libros y registros (inventarios permanentes kardex fsico), con los respectivos inventarios fsicos, al menos dos veces al ao de manera obligatoria y estar debidamente sustentados con sus hojas de trabajo.
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b) Modificacin de la estimacin por recuperacin y consumo en el ejercicio econmico.

x DEBE HABER 29 PROVISIN PARA DESVALORIZACIN DE EXISTENCIAS 1 500 21 SUMINISTRO DE FUNCIONAMIENTO Por la salida del almacn de los bienes deteriorados x 60 CONSUMO DE SUMINISTROS 1 250 68 PROVISIONES DEL EJERCICIO Por la regularizac. de la provisin por desvalorizac. de existencias. 1 250

1 500

4. Cambio en las Polticas Contables

El prrafo N 39, de la NIC-SP 1, Presentacin de los Estados Financieros, seala que una vez que se ha seleccionado una poltica contable, slo debe efectuar un cambio de poltica contable cuando se aplique la NIC-SP 3, supervit o dcit neto del ejercicio, errores sustanciales y cambios en las polticas contables.

c) Modificacin de la estimacin por recuperacin y consumo en el ejercicio provisionados en ejercicios anteriores

x DEBE HABER 29 PROVISIN PARA DESVALORIZACIN DE EXISTENCIAS 1 780 21 SUMINIST. DE FUNCIONAM. Por la salida del almacn de los bienes deteriorados. x 60 CONSUMO DE SUMINISTR. 1 600 83 RECUPERACIN DE INGRESOS DE EJERC. ANTERIORES 832 devoluc. de provisiones

1 780

5. Estimacin contable en relacin con las existencias

Las estimaciones contables son operaciones complementarias que se realizan para reejar hechos econmicos supuestos o estimados necesarios que requieran ser mostrados peridicamente en los estados

1 600

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8. Auditora de Existencias
Auditora de Existencias

7. Efecto del cambio en una estimacin contable

El efecto del cambio contable surge en los casos como: a) El cambio en una estimacin contable debe ser incluido en la determinacin del resultado del ejercicio como supervit o dcit. Si el cambio de la estimacin se realiza durante el ejercicio y corresponde al ejercicio, se contabilizar como una operacin ordinaria.
x DEBE HABER 68 PROVISIONES DEL EJERC. 2 000 29 PROVISION PARA DESVALORIZACIN DE EXISTENCIAS Por la provision de la desvalorizacin de existencias.

A
Proceso de Auditora Planicacin de Auditora
Proceso a travs del cual se desarrolla una estrategia global de programacin del proceso de auditora de un enfoque a apropiado sobre la naturaleza y alcance de los procedimientos a ejecutar, identica reas y evala el nivel de riesgo.

B
Memorndum de Auditora

C
Objetivos

2 000

b) Si se realiza el cambio que corresponde a ejercicios anteriores se contabilizara como una operacin extraordinaria, en este caso no se modicara la informacin comparativa del ejercicio anterior.
x DEBE HABER 84 GASTOS DE EJERCICIOS ANTERIORES 2 500 845 Carg. div. de ejerc. anteriores 29 PROVISION PARA DESVALORIZ. DE EXISTENCIAS 292 Suministros de funcionam. Por la provisin de desvalorizac. de existenc. correspondiente a ejercicios anteriores.

Documento que resume los aspectos ms importantes y decisiones ms significativas del proceso de planeamiento, dentro los aspectos ms importantes tenemos: - objetivos del examen. - alcances del examen. - descripcin de la entidad. - normativa legal. - informes a emitir y fecha de entrega. - identificacin de las reas crticas. - puntos de atencin.

- Comprobar saldos de existencias en los estados nancieros. - Vericar que las existencias fsicas del almacn, estn debidamente valuadas. - Vericar las tarjetas de almacn (krdex), se encuentren soportadas por bienes existentes fsicos. - Vericar los importes, conceptos, caractersticas y calidad. - Vericar los controles internos existentes para la adquisicin y custodia.

D
Program. de Auditora

E
Anlisis y Consistencias
- Vericar si las existencias se controlan mediante registros adecuados. - Verificar si existen procedimientos que conrmen la existencia fsica. - Vericar si las existencias se encuentran valoradas a su costo de adquisicin o mercado, el costo mas bajo con mtodos de valuacin.

F
Procedimientos

G
Doc. fuentes a exigir
- Archivo de rdenes de compra. - Archivo de notas de entrada del almacn. - Archivo de pedidos, comprobantes de salida. - Archivo de cotizaciones. - Archivo de licitaciones. - Tarjetas de control de krdex. - Auxiliares, anlisis de cuentas, ingresos y salidas de bienes. - Archivos, reportes resumen.

2 500

Comisin de auditora para el cumplimiento de sus metas se elabora un programa de auditora en el que se programe las revisiones y exmenes durante la auditora.

* Nota: Finalmente, la revision de las estimaciones contables no tienen efecto retroactivo, vale decir que los estados nancieros, presentados en ejercicios anteriores no deben ser reestructurados a n de guardar el principio de la consistencia.

- Vericacin fsica de inventario. - Realizar pruebas de exactitud aritmtica, valorizacin de existencias. - Vericar que su contabilizacin se encuentre registrada. - Conciliar por muestreo las cantidades adquiridas. - Comprobar los cortes de inventarios fsicos de ingresos y salidas. - Observaciones en la toma de inventarios fsicos. - Vericar los materiales daados u obsoletos.

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