REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA. MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIN SUPERIOR. COLEGIO UNIVERSITARIO DE ADMINISTRACIN Y MERCADEO.

CAGUA ESTADO ARAGUA.

MANUAL DE DESCRIPCIN DE CARGOS

FACILITADORA: YAJAIRA LEAL. ESPECIALIDAD: II CONTADURA PBLICA

BACHILLERES: CASTILLO JOSE ESCALANTE JHON HINCAPIE DAYRI VALDES VALENTINA

CAGUA; JUNIO 2013

NDICE. INTRODUCCIONPG 3. MANUAL DE DESCRPCION DE CARGOPG 4. ANALISIS DE CARGO..PG 5. DESCRIPCION Y VENTAJAS DE LOS CARGOS.. PG 6. OBJETIVOS DE LA DESCRIPCION DE LOS CARGOS.............PG 7. IMPORTANCIA Y ESPECIFICACION DE LOS CARGOS..PG 8. MANUAL DEL GERENTE GENERAL.......PG 9, 10,11 MANUAL DEL GERENTE DE OPERACIONESPG. 12, 13,14 MANUAL DEL GERENTE ADMINISTRATIVO....................PG. 15, 16, 17,18 MANUAL DEL ASISTENTE ADMINISTRATIVO..PG. 19 CONCLUSIONPG. 20 BIBLIOGRAFIA..PG. 21

INTRODUCCIN. Las organizaciones actualmente funcionan basndose en la coordinacin del esfuerzo humano, es por ello que de all parte la real importancia de contar con un personal altamente capacitado y eficiente para lograr una serie de objetivos establecidos en una empresa. El manual de descripcin de cargos no es ms que un instrumento que informa a los especialistas de un departamento sobre la realizacin adecuada de una tarea; al mismo tiempo le permite a cualquier institucin tener el conocimiento adecuado en cuanto a las funciones, deberes y caractersticas del ocupante de dicho cargo. Adems de esto, agiliza los procesos que suelen ser muy engorrosos a la hora de ejecutar, mediante la combinacin de una serie de pasos secuenciales que conllevan al xito de determinada labor u operacin De esta manera en el siguiente informe se le detallar el proceso de elaboracin de un manual de descripcin de cargo y la importancia que tiene al llevarlo a un campo laboral.

MANUAL DE DESCRIPCION DE CARGO. El Manual de Descripcin de Cargos es un instrumento de la administracin de los sistemas de recursos humanos: reclutamiento, seleccin, adiestramiento, clasificacin, remuneracin, desarrollo de carrera, evaluacin de desempeo y contratacin colectiva, donde se indican las tareas, obligaciones, responsabilidades y requisitos exigidos que sirven para identificar y describir los diferentes cargos de la organizacin, agrupando los similares bajo ttulos comunes.Constituye el documento utilizado en la organizacin, empleado para funciones tales como: informar a los especialistas en personal, presupuesto, organizacin y sistemas sobre las responsabilidades, tareas tpicas, denominacin oficial de cargos y su grado en la escala general de sueldos.

El manual consta de un conjunto de descripciones que contiene de manera breve las exigencias del cargo, las cuales se describen a continuacin: Denominacin del cargo: Ttulo de identificacin. Propsito general: Define en forma breve la naturaleza del cargo. Roles: Lista referencial de los puestos de trabajo que puedendesempear los ocupantes del cargo.

 Tareas Principales: Describen las obligaciones y responsabilidades que corresponden al cargo. A ttulo descriptivo, en este Manual se presentan actividades Genricas, son aquellas tpicas comunes al cargo en cualquier rea de la organizacin donde se encuentre, y las actividades Especficas estn referidas a los Niveles Normativo y Operativo, segn estn relacionadas con polticas, normas y lineamientos, o con la razn de ser de la organizacin. Factores: Elementos descriptivos del cargo. Autonoma decisional: Libertad para aplicar, seleccionar o modificar los procedimientos, mtodos y procesos de trabajo. ANLISIS DE CARGOS. Los cargos constituyen un conjunto de deberes, responsabilidades y condiciones de trabajo, que son el enlace entre el individuo, la estructura y los resultados de la organizacin. La cual puede sacar provecho de las capacidades y habilidades de los empleados a travs de la descripcin y anlisis de cargos como una herramienta de informacin donde se detallan las funciones y tareas para la consecucin de los objetivos y metas establecidas. El anlisis de cargo pretende estudiar y determinar los requisitos de calificacin, las responsabilidades implcitas y las condiciones que el cargo exige para ser desempeado de manera adecuada.

El anlisis de cargos es la base para evaluar y clasificar los cargos con el propsito de compararlos, estudia de manera detallada y determinan los registros calificativos, las responsabilidades que le corresponden y las condiciones exigidas por el cargo para su correcto desempeo. DESCRIPCION DE CARGOS. Las descripciones de cargos son una fuente de informacin bsica para toda la planeacin de los recursos humanos. Es necesaria para la seleccin, el adiestramiento, la carga de trabajo, los incentivos y la administracin salarial. VENTAJAS DE LA DESCRIPCION DE CARGOS. Este mtodo proporciona ventajas a la organizacin y al trabajador, siempre y cuando planee, coordine, desarrolle y ejecute de manera correcta y objetiva. - Indica cules son los requisitos para desempear cada cargo. - Asigna atribuciones y responsabilidades. - Delimita el rea ocupacional y las funciones de cada quien. - Explica lo que ha de hacerse, como ha de hacerse, porque ha de hacerse, para que ha de hacerse y cuando ha de hacerse.

OBJETIVOS DE LA DESCRIPCION DE LOS CARGOS

La aplicacin de los resultados del anlisis de cargos es muy amplia; Casi todas las actividades de recursos humanos se basan en la informacin que proporciona el mismo. 1. Determinar el perfil ideal del ocupante del cargo. 2. Suministrar la informacin necesaria de los programas de capacitacin de personal. 3. Determinar mediante la evaluacin y clasificacin de cargos, la base para la administracin de salarios. 4. Estimular la motivacin de personal. 5. Servir de gua tanto al supervisor del trabajo como a sus subordinados para el desempeo de sus funciones.

IMPORTANCIA DEL ANLISIS DE CARGOS: El anlisis de cargos es una herramienta fundamental de la administracin de personal, refleja su importancia en el proceso de reclutamiento y la seleccin de los empleados, es decir, al carecer de datos claros sobre los requisitos exigidos por dicho puesto. Adems el anlisis de cargos es importante porque ayuda a conocer los contenidos y las especificaciones de los cargos con el fin de poder administrar los recursos humanos empleados en ellos. El anlisis de cargos es: El Proceso de obtener, analizar y registrar informaciones relacionadas con los cargos, stas informaciones son registradas inicialmente en las descripciones de cargos. Para hacer el anlisis, cada cargo es dividido y estudiado con base en las partes o elementos componentes que son llamados factores de especificaciones. ESPECIFICACION DE PUESTOS Las especificaciones de cargos constituyen una descripcin detallada de los requisitos mentales y fsicos necesarios que requiere el ocupante para poder desempear adecuadamente el cargo, adems de las responsabilidades y las condiciones de trabajo que constituyen el habitad del mismo. Adems de las especificaciones de puestos hace hincapi en las demandas que la labor implica para la persona que la ejecuta; es un inventario de las caractersticas humanas que debe poseer el individuo que desempear la labor. Estos requisitos incluyen factores de educacin formal, experiencia, capacitacin y habilidad para enfrentar determinadas demandas de carcter fsico o mental.

MANUAL DE GERENTE GENERAL

Funciones y Autoridad El Gerente General de acta como representante legal de la empresa, fija las polticas operativas, administrativas y de calidad en base a los parmetros fijados por la casa matriz. Es responsable ante los accionistas, por los resultados de las operaciones y el desempeo organizacional, junto con los dems gerentes funcionales planea, dirige y controla las actividades de la empresa. Ejerce autoridad funcional sobre el resto de cargos ejecutivos, administrativos y operacionales de la organizacin. Acta como soporte de la organizacin a nivel general, es decir a nivel conceptual y de manejo de cada rea funcional, as como con conocimientos del rea tcnica y de aplicacin de nuestros productos y servicios. Es la imagen de la empresa en el mbito externo e internacional, provee de contactos y relaciones empresariales a la organizacin con el objetivo de establecer negocios a largo plazo, tanto de forma local como a nivel internacional. Su objetivo principal es el de crear un valor agregado en base a los productos y servicios que ofrecemos, maximizando el valor de la empresa para los accionistas.

Sus principales funciones: 1- ) Liderar el proceso de planeacin estratgica de la organizacin, determinando los factores crticos de xito, estableciendo los objetivos y metas especficas de la empresa.

2- ) Desarrollar estrategias generales para alcanzar los objetivos y metas propuestas.

3- ) A travs de sus subordinados vuelve operativos a los objetivos, metas y estrategias desarrollando planes de accin a corto, mediano y largo plazo.

4- ) Crear un ambiente en el que las personas puedan lograr las metas de grupo con la menor cantidad de tiempo, dinero, materiales, es decir optimizando los recursos disponibles.

5- ) Implementar una estructura administrativa que contenga los elementos necesarios para el desarrollo de los planes de accin. 6-) Preparar descripciones de tareas y objetivos individuales para cada rea funcional liderada por su gerente.

7-) Definir necesidades de personal consistentes con los objetivos y planes de la empresa.

8-) Seleccionar personal competente y desarrollar programas de entrenamiento para potenciar sus capacidades.

9-) Ejercer un liderazgo dinmico para volver operativos y ejecutar los planes y estrategias determinados.

10-) Desarrollar un ambiente de trabajo que motive positivamente a los individuos y grupos organizacionales.

11-) Medir continuamente la ejecucin y comparar resultados reales con los planes y estndares de ejecucin (autocontrol y Control de Gestin).

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Jefe Inmediato: Reporta al Directorio de accionistas

Supervisa a: Gerente Financiero, Gerente de Operaciones.

Delegaciones: En caso de vacaciones, enfermedad, viaje o cualquier tipo de ausencia temporal, ser reemplazado por las gerencias que el designe en reas especficas de accin.

Delegaciones especficas se realizarn a travs de memorndum.

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MANUAL DE GERENTE DE OPERACIONES

Funciones y Autoridad

El Gerente de Operaciones tiene a su cargo el manejo del departamento tcnico dentro del que se incluye la elaboracin y supervisin de proyectos de riego, as como tambin brindar servicio tcnico a los clientes en la correcta utilizacin de los productos, planea y ejecuta cualquier cambio, modificacin o mejora. Tiene total autoridad en el manejo del personal a su cargo autorizada para la contratacin de personal temporal para proyectos, contratacin de personal definitivo junto con la gerencia general.

Adicionalmente tiene autoridad total en el manejo de las ventas dentro de la razonabilidad del negocio. Tiene la libertada para negociar con los clientes y otorgar crdito tomando en cuenta ciertos criterios como: el financiamiento recibido por los proveedores, el tiempo del proyecto, el monto de la venta, la rentabilidad del proyecto y el efecto en la liquidez de la empresa.

Adems se encarga totalmente del manejo de la importacin y exportacin de materiales.

Ventas: 1-) Es el responsable de establecer el contacto cuando se realiza una venta, con el objetivo de detectar las necesidades del cliente.

2-) El Gerente de Operaciones elabora un bosquejo del proyecto con los datos proporcionados por el cliente para que los dibujantes puedan realizar el plano.

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3-)

Es el encargado de realizar los clculos de prdida de presin y

capacidad del sistema para aquellos proyectos que lo requieran.

4-) Es el responsable de elaborar la lista de materiales que se va a utilizar en un determinado proyecto as como tambin el presupuesto del mismo.

5-) El Gerente de Operaciones es quien realiza la presentacin del proyecto junto con su cotizacin, adems de encargarse de la negociacin con el cliente en cuento a precio y crdito.

Tcnico 1-) El Gerente de Operaciones es el encargado de realizar la planificacin de materiales y tiempo de entrega de todos los proyectos de riego.

2-) Para cada uno de los proyectos se debe asignar el personal que va a llevar a cabo toda la ejecucin.

3-) El Gerente de Operaciones se encarga de la supervisin del proyecto y de la entrega del mismo al cliente.

4-) Es el responsable de atender al cliente cuando requiere servicio tcnico, asignndole un tcnico para resolver el problema del cliente, considerando que se debe atender al cliente el mismo da o mximo al da siguiente de ser posible.

Importaciones y exportaciones 1-) Es el encargado de realizar y supervisar todo el proceso que tiene que ver con la importacin de materiales de riego considerando

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2-) Es responsable de la relacin directa con los proveedores en el extranjero, para pedir cotizacin y realizar la negociacin.

Jefe Inmediato: Gerente General Supervisa a: Tcnico hidrulico, tcnico elctrico, tcnico de calefaccin, dibujantes y chofer Delegaciones: En caso de vacaciones, enfermedad, viaje o cualquier tipo de ausencia temporal, ser reemplazado por la gerencia general y las personas que se designen para tareas operativas especficas. Cualquier delegacin especfica se har a travs de un memorndum.

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MANUAL DE GERENTE ADMINISTRATIVO O FINANCIERO

Funciones y Autoridad

El gerente administrativo financiero tiene varias reas de trabajo a su cargo, en primer lugar se ocupa de la optimizacin del proceso administrativo, el manejo de las bodegas y el inventario, y todo el proceso de administracin financiera de la organizacin.

Sus responsabilidades son:

1-) Anlisis de los aspectos financieros de todas las decisiones.

2-) Anlisis de la cantidad de inversin necesaria para alcanzar las ventas esperadas, decisiones que afectan al lado izquierdo del balance general (activos).

3-) Ayudar a elaborar las decisiones especficas que se deban tomar y a elegir las fuentes y formas alternativas de fondos para financiar dichas inversiones. Las variables de decisin incluyen fondos internos vs. Externos, fondos provenientes de deuda vs. Fondos aportados por los accionistas y financiamiento a largo plazo vs. Corto plazo.

4-) La forma de obtener los fondos y de proporcionar el financiamiento de los activos que requiere la empresa para elaborar los productos cuyas ventas generarn ingresos. Esta rea representa las decisiones de financiamiento o las decisiones de estructura del capital de la empresa.

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5-) Anlisis de las cuentas especficas e individuales del balance general con el objeto de obtener informacin valiosa de la posicin financiera de la compaa.

6-) Anlisis de las cuentas individuales del estado de resultados: ingresos y costos.

7-) Control de costos con relacin al valor producido, principalmente con el objeto de que la empresa pueda asignar a sus productos un precio competitivo y rentable.

8-) Anlisis de los flujos de efectivo producidos en la operacin del negocio.

9-) Proyectar, obtener y utilizar fondos para financiar las operaciones de la organizacin y maximizar el valor de la misma.

10-) El gerente financiero interacta con las otras gerencias funcionales para que la organizacin opere de manera eficiente, todas las decisiones de negocios que tengan implicaciones financieras debern ser consideradas.

11-) El gerente financiero vincula a la empresa con los mercados de dinero y capitales, ya que en ellos es en donde se obtienen los fondos y en donde se negocian los valores de la empresa, siempre con autorizacin previa del Gerente General.

12-) Es el encargado de la elaboracin de presupuestos que muestren la situacin econmica y financiera de la empresa, as como los resultados y beneficios a alcanzarse en los perodos siguientes con un alto grado de probabilidad y certeza.
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13-) Negociacin con proveedores, para trminos de compras, descuentos especiales, formas de pago y crditos. Encargado de los aspectos financieros de todas las compras que se realizan en la empresa.

14-) Negociacin con clientes, en temas relacionas con crdito y pago de proyectos.

15-) Manejo del inventario. Optimizar los niveles de inventario, tratando de mantener los das de inventario lo ms bajo posibles.

16-)Encargado de todos los temas administrativos relacionados con recursos humanos, nmina, prstamos, descuentos, vacaciones, etc.

17-) Manejo del archivo administrativo y contable.

18-) Preparar descripciones de tareas y objetivos individuales para cada rea funcional liderada por su gerente.

19-) Definir necesidades de personal consistentes con los objetivos y planes de la empresa.

20-)

Seleccionar

personal

competente

desarrollar

programas

de

entrenamiento para potenciar sus capacidades.

21-)

Ejercer un liderazgo dinmico para volver operativos y ejecutar los

planes y estrategias determinados.

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22-) Desarrollar un ambiente de trabajo que motive positivamente a los individuos y grupos organizacionales.

23-) Medir continuamente la ejecucin y comparar resultados reales con los planes y estndares de ejecucin (autocontrol y Control de Gestin).

Jefe Inmediato: Gerente General Supervisa a: Asistente administrativo, contabilidad, asistente contable, Delegaciones: En caso de vacaciones, enfermedad, viaje o cualquier tipo de ausencia temporal, ser reemplazado por el Gerente General y las personas que se designen para tareas operativas especficas. Cualquier delegacin especfica se har a travs de un memorndum.

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MANUAL DE ASISTENTE ADMINISTRATIVO

Funciones y Autoridades Este cargo implica las siguientes responsabilidades:

1. Atencin a clientes. 2. Realizar los cobros de las ventas de contado. 3. Manejo de caja chica. 4. Manejo de suministros de oficina y cafetera. 5. Coordinacin de los viajes de las diferentes personas. (Tcnicos y Gerentes) 6. Elaboracin de memos y cartas 7. Asistencia directa de Gerencias. 8. Archivar consumo de gasolina que le pasa contabilidad. 9. Coordinacin de las compras que solicita Gerencia. 10. Control del fax y correspondencia.

Jefe Inmediato: Gerente Financiero. Supervisa a: No tiene personas a su cargo. Delegaciones: En caso de vacaciones, enfermedad, viaje o cualquier otro tipo de ausencia temporal, ser reemplazado por la asistente de contabilidad y por cualquier otra persona designada para actividades operativas especficas.

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CONCLUSION

De acuerdo a la investigacin realizada se puede concluir que: 1. Existen dudas por parte de algunos empleados con respecto a los deberes, funciones y responsabilidades del cargo que ocupan. 2. Algunos cargos no tienen funciones bien definidas, observndose as que el personal realiza labores que no son inherentes a su cargo. 3. La estructura organizativa carece de precisin en el establecimiento del nivel jerrquico de los cargos. 4. La falta de las descripciones de cargos provoca una situacin desfavorable; en la mayora de los casos se desconoce la misin, funciones, deberes y responsabilidades de los cargos.

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BIBLIOGRAFIA

- CHIAVENATO, Idalberto. Administracin de Recursos Humanos. Editorial Atlas. Mxico, 1988. - CHIAVENATO, Idalberto. Administracin de Recursos Humanos. 2 Ed. Mc. Graw Hill. Mxico, 1990. - CHIAVENATO, Idalberto. Administracin de Recursos Humanos. 2 Ed. Mc. Graw Hill. Mxico, 1994.

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