Sistema de informacin. Un sistema de informacin es un sistema que rene.

Almacena, prosea y distribuye conjuntos de informacin entre diferentes elementos que configuran una organizacin, y entre la organizacin y su entorno.

(Collado, 2009) Todo sistema de informacin utiliza como materia prima los datos, los cuales almacena, procesa y transforma para obtener como resultado final informacin, la cual ser suministrada a los diferentes usuarios del sistema, existiendo adems un proceso de retroalimentacin o feedback, en la cual se ha de valorar si la informacin obtenida se adecua a lo esperado (Ver figura 1). Por qu los sistemas de informacin dentro de la estructura de la organizacin? Las organizaciones son sistemas vivientes que actan y reaccionan ante problemas propios y ajenos en forma constante. Aquellas empresas que no tienen actitud de cambio y reaccin, es decir aquellas que estn: ciegas a sus problemas de comportamiento, ignoran al mercado que la sustenta, o ignoran las verdaderas necesidades de la gente, pierden rpidamente competitividad donde lo nico permanente es el cambio en nuestra poca. Los problemas que mencionamos son los siguientes: Problema negativo: La situacin actual no satisface el objetivo. Problema potencial: La situacin proyectada no satisface el objetivo Problema de implementacin: Cmo se va a concretar el objetivo? Aprovechamiento de oportunidades: Generacin de un nuevo objetivo (Ciampagna, 2011)

El objetivo bsico de la informacin es apoyar a la toma de decisiones dentro de la organizacin. Se busca tener ms bases sustentables para poder decidir qu es lo que se va a hacer y qu rumbo tomar para lograr los objetivos que se planearon. Junto con los datos, los otros dos componente bsicos que constituyen un sistema de informacin son los usuarios (personal directivo, empleados y en general cualquier agente de la organizacin empresarial que utilice la informacin en su puesto de trabajo) y los equipos (informticos, software, hardware y tecnologas de almacenamiento de la informacin y de las telecomunicaciones). Todo sistema de informacin va a poseer unos objetivos principales, los cuales se resumen a continuacin: apoyar los objetivos y estrategias de la empresa: el sistema de informacin ha de suministrar a la organizacin toda la informacin necesaria para su correcto funcionamiento. La informacin manejada abarcar desde la actividad rutinaria de la empresa hasta aquella necesaria para el proceso de planificacin a largo plazo de la empresa. proporcionar informacin para el control de la totalidad de actividades de la empresa, pudiendo comprobar el cumplimiento de las metas establecidas por la organizacin. Los sistemas de informacin abarcan a todos los departamentos de la empresa y a la gestin global de la organizacin. adaptar las necesidades de informacin a la evolucin de la empresa: conforme la empresa va creciendo y desarrollndose, surgen nuevas necesidades de informacin que han de ser satisfechas por el sistema de informacin, evolucionando este ltimo adecundose a las nuevas circunstancias del entorno. interactuar con los diferentes agentes de la organizacin, permitiendo que estos empleen el sistema de informacin para satisfacer sus necesidades

de un modo rpido y eficaz. La interactividad y flexibilidad de los sistemas de informacin constituye en un punto clave en el xito o fracaso. La clasificacin ms til es la propuesta por K y J Laudon (1996). En ella los sistemas de Informacin se agrupan segn su utilidad en los diferentes niveles de la organizacin empresarial. La organizacin consta de 4 niveles bsicos: un nivel operativo referido a las operaciones diarias de la organizacin, un nivel del conocimiento que afecta a los e empleados encargados del manejo de la informacin (generalmente el departamento de informtica), un nivel administrativo (abarcara a los gerentes intermedios de la organizacin) y un nivel estratgico (la alta direccin de la empresa). Segn estos niveles, K y J Laudon establecen la siguiente clasificacin de sistemas de informacin: a) Sistema de Procesamiento de Operaciones (SPO): sistemas informticos encargados de la administracin de aquellas operaciones diarias de rutina necesarias en la gestin empresarial (aplicaciones de nminas, seguimiento de pedidos, auditora, registro y datos de empleados). Estos sistemas generan informacin que ser utilizada por el resto de sistemas de informacin de la compaa siendo empleados por el personal de los nivel es inferiores de la organizacin (Nivel Operativo) b) Sistemas de Trabajo del Conocimiento (STC): aquellos sistemas de informacin encargados de apoyar a los agentes que manejan informacin en la creacin e integracin de nuevos conocimientos para la empresa (estaciones de trabajo para la administracin); forman parte del nivel de conocimiento c) Sistemas de automatizacin en la oficina (SAO): sistemas informticos empleados para incrementar la productividad de los empleados que manejan la informacin en los niveles inferiores de la organizacin (procesador de textos, agendas electrnicas, hojas de clculo, correo electrnico,...); se encuentran encuadrados en el nivel de conocimiento al igual que los Sistemas de Trabajo del Conocimiento d) Sistemas de informacin para la administracin (SIA): sistemas de informacin a nivel administrativo empleados en el proceso de planificacin, control y toma de decisiones proporcionando informes sobre las actividades ordinarias (control de inventarios, presupuesto anual, anlisis de las decisiones de inversin y financiacin). Son empleados por la gerencia y directivos de los niveles intermedios de la organizacin. e) Sistemas para el soporte de decisiones (SSD): sistemas informticos interactivos que ayudan en los distintos usuarios en el proceso de toma de decisiones, a la hora de utilizar diferentes datos y modelos para la

resolucin de problemas no estructurados (anlisis de costes, anlisis de precios y beneficios, anlisis de ventas por zona geogrfica). Son empleados por la gerencia intermedia de la organizacin. f) Sistemas de Soporte Gerencial (SSG): sistemas de informacin a nivel estratgico de la organizacin diseados para tomar decisiones estratgicas mediante el empleo de grficos y comunicaciones avanzadas. Son utilizados por la alta direccin de la organizacin con el fin de elaborar la estrategia general de la empresa (planificacin de ventas para 4 aos, plan de operaciones, planificacin de la mano de obra) (TRASOBARES, 2012) (LAUDON, 1996) Evolucin del sistema de informacin en la empresa El sistema de informacin y su funcionamiento en la empresa han experimentado un proceso evolutivo a lo largo del tiempo. As, el proceso de evolucin o aprendizaje a partir del cual la empresa ha ido generando un sistema de informacin cada vez ms capaz de satisfacer sus necesidades de informacin, se puede entender a partir de las cinco fases o etapas siguientes: 1.- en una primera etapa, muy elemental, a travs del anlisis del Sistema de Informacin se pretende desarrollar nicamente procedimientos de tipo manual, para organizar mejor los documentos o papeles que genera el proceso de administracin empresarial. Pocas empresas, solamente las ms innovadoras, con mayores recursos o las ms tecnfilas, se plantean en esta fase todava la utilizacin del equipo informtico, entre otras razones por su complejidad y elevado precio en esos momentos. Incorporar una nueva tecnologa a una organizacin es un proceso complejo que supone entre aspectos para la misma: un nuevo aprendizaje, resistencias internas al cambio, elevados costes de adquisicin y/o reconversin, etc. en esta etapa adems se produce la inexistencia y la escasez de profesionales capaces de implantarlas en la actividad empresarial. 2.- a medida que las necesidades de informacin van aumentando, la direccin empieza a impulsar la aplicacin de las tecnologas de informacin al proceso de datos (contabilidad, nominas, facturacin, etc.), a la toma de decisiones y a las comunicaciones por separado. Es la poca en la que se incorporan a las organizaciones los primeros Centros de Procesos de Datos (CPD), que como unidades especializadas de clculo, comienzan a automatizar proceso de transformacin informativa involucrado en actividades de administracin todava muy elementales.

3.- Con el crecimiento experimentad por las empresas durante las dcadas posteriores (aos 60 y 70), la informacin, para lograr la coordinacin y control, pasa a considerarse como un instrumento cada vez ms importante. Aparece en las estructuras organizativas una nueva rea funcional, los departamentos de Informtica o de Sistemas de Informacin, cuya misin es tratar de resolver los problemas derivados de la gestin de la informacin. Constituye la aparicin de los Sistemas de Informacin para la Direccin (MIS) 4.- A medida que el entorno y el sistema tcnico adquiere mayor complejidad, las organizaciones van adoptando una estrategia cada vez ms activa y comprometida en el uso de la informacin, sobre todo en cuanto a la informacin de carcter exterior, importancia de la misma para el desenvolvimiento actual y futuro de toda actividad. 5.- Es una fase que podramos denominar fase final o actual, se pretende integrar la informacin con la estrategia corporativa, utilizando las nuevas tecnologas de informacin para concebir nuevas formas de diseo, fabricacin y venta de productos o servicios tradicionales; nuevas formas de relacionarse con los clientes, y nuevas formas de competir y crecer. La cuestin ahora es dar respuestas validas mediante la tecnologa de la informacin a las necesidades de tratamiento informativo, sino algo ms; tratar de lograr ventaja competitiva mediante un uso adecuado de las tecnologas de informacin. Funciones de un sistema de informacin empresarial Un sistema de informacin empresarial, para alcanzar sus objetivos, ejecuta al menos tres actividades claramente diferenciadas: Recibe datos de fuentes internas o externas como elementos de entrada a un proceso (INPUTS). Almacena informacin y acta sobre los datos para generar y producir informacin (PROCESSING). Distribuye informacin elaborada para el usuario final (directores, ejecutivos, administrativos, etc.) (OUTPUTS)

Para gestionar adecuadamente el sistema de informacin de una compaa deben tenerse presente los objetivos bsicos para los que se construye e implanta: Suministrar a los distintos niveles de direccin la informacion necesaria para la planificacin, el control y el proceso de toma de decisiones. Colaborar en la consecucin de los objetivos d la organizacin, apoyando la realizacin y coordinacin de las tareas operativas.

Obtener ventajas competitivas de su entorno.

Adems para cumplir eficientemente con los objetivos expuestos, todo sistema de informacin deber tener como minino las siguientes caractersticas:

Ser fiable, facilitando informacin de calidad y sin errores

Selectivo, suministrando slo la informacin necesaria para el objetivo asignado.

Relevante, proporcionando informacin de inters para el usuario

Oportuno, entregando la informacin en el momento necesario.

Flexible, facilitando su propia modificacin para ajustarlo a las necesiades cambiantes de la organizacin

(Carmen de Pablos Heredero, 2011) Importancia de los sistemas de informacin Por qu es importante los sistemas de informacin y la tecnologa de la informacin?, a lo que responde lo siguiente: Por qu es importante contabilidad, finanzas, administracin de operaciones, mercadotecnia, administracin de recursos humanos o cualquier otra funcin principal de negocios. Cuando muchas personas se preguntan por qu estudiar sobre los sistemas de informacin, es lo mismo que preguntar por qu debera estudiar alguien contabilidad, finanzas, gestin de operaciones, marketing, administracin de recursos humanos o cualquier otra funcin empresarial importante. Lo que si les puedo asegurar es que muchas empresas y organizaciones tienen xitos en sus objetivos por la implantacin y uso de los Sistemas de Informacin. De esta forma, constituyen un campo esencial de estudio en administracin y gerencia de empresas. Es por esta razn que todos los profesionales en el rea de Administracin de Empresas deberan o ms bien deben, tomar un curso de sistemas de informacin. Por otro lado es importante tener una comprensin bsica de los sistemas de informacin para entender cualquier otra rea funcional en la empresa, por eso es importante tambin, tener una cultura informtica en nuestras organizaciones que permitan y den las condiciones necesarias para que

los sistemas de informacin logren los objetivos citados anteriormente. Muchas veces las organizaciones no han entrado en la etapa de cambio haca la era de la informacin sin saber que es un riesgo muy grande de fracaso debido a las amenazas del mercado y su incapacidad de competir, por ejemplo, las TI que se basan en Internet se estn convirtiendo rpidamente en un ingrediente necesario para el xito empresarial en el entorno global y dinmico de hoy. Por lo tanto, la administracin apropiada de los sistemas de informacin es un desafo importante para los gerentes. As la funcin de los SI representa: Un rea funcional principal dentro de la empresa, que es tan importante para el xito empresarial como las funciones de contabilidad, finanzas, administracin de operaciones, marketing, y administracin de recursos humanos. Una colaboracin importante para le eficiencia operacional, la productividad y la moral del empleado, y el servicio y satisfaccin del cliente. Una fuente importante de informacin y respaldo importante para la toma de decisiones efectivas por parte de los gerentes. Un ingrediente importante para el desarrollo de productos y servicios competitivos que den a las organizaciones una ventaja estratgica en el mercado global. Una oportunidad profesional esencial, dinmica y retadora para millones de hombres y mujeres. (O`Brien & Marakas, 2006)