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UNIVERSIDAD PERUANA LOS ANDES Educacin a Distancia. Huancayo. Impresin Digital SOLUCIONES GRAFICAS SAC Jr. Puno 564 - Hyo. Telf. 214433

INDICE GENERAL

UNIDAD TEMTICA I ASPECTOS GENERALES DE LA GERENCIA LOGISTICA 9

UNIDAD TEMTICA II EL AREA DE LOGISTICA EN UNA EMPRESA, CADENA DE ABASTECIMIENTO Y LAS ACTIVIDADES LOGISTICAS 25

UNIDAD TEMTICA III GESTIN DE APROVISIONAMIENTO Y COMPRAS 39

UNIDAD TEMTICA IV APLICACIN DE LAS 5-S EN LOGISTICA Y GESTION ESTRATEGICA DE ALMACENES 67

UNIDAD TEMTICA V ESTRATEGIA DEL TRANSPORTE Y SISTEMA LOGSTICO DE INFORMACIN 89

UNIDAD TEMTICA VI SISTEMA DE CONTRATACIONES DEL ESTADO 103

UNIDAD TEMTICA VII LA ADMINISTRACION DE ALMACENES EN EL SECTOR PUBLICO NACIONAL 127

PRESENTACION

El presente texto autoinstructivo est preparado para la modalidad de educacin a distancia, la misma que permite el proceso de enseanza aprendizaje, mediante diferentes mtodos, tcnicas estrategias y medios, en una situacin en que los alumnos y el profesor tutor se encuentran separados fsicamente y solo se relacionan de manera presencial ocasionalmente a travs de las tutoras presenciales, en estas condiciones el texto autoinstructivo es una herramienta bsica en dicho proceso. La educacin a distancia, ofrece posibilidades educativas que en la puramente presencial son limitadas. En la educacin a distancia, y los

resultados lo estn confirmando as en otras universidades, el estudiante adquiere ms responsabilidad, ms autodisciplina, ms autocontrol, ms habilidad en la toma de decisiones. El presente material constituye un medio de apoyo en dicho propsito. La metodologa de trabajo general que se propone para el desarrollo de la asignatura es la siguiente: Leer primeramente cada uno de los fascculos antes de desarrollar las actividades y los ejercicios de autoevaluacin. Por otro lado, la lectura de cualquiera de los textos citados en la bibliografa de cada fascculo ayuda a la profundizacin de los conocimientos de cada uno de los temas del texto autoinstructivo. .

INTRODUCCION

La Logstica es la disciplina de la administracin cuyo objeto es la adquisicin, movilizacin, intercambio y entrega de bienes y servicios que la organizacin consume y produce para permitirle sobrevivir y obtener ventajas competitivas en un medio altamente dinmico, mediante la reduccin de costos operativos y la generacin de valor agregado. Por su parte, la Gerencia Logstica ha tenido un impacto impresionante en el mejoramiento de la eficiencia de numerosas organizaciones en todo el mundo, sea privada o pblica, de all la importancia de su estudio, tendiente al proceso de mejora continua. El material de estudio comprende los siguientes fascculos: Fascculo N 1: Aspectos Generales de la Gerencia Logstica; Fascculo N 2: El rea de Logstica en una Empresa, Cadena de Abastecimientos y las Actividades Logsticas, Fascculo N 3: Gestin de Aprovisionamiento y Compras, Fascculo N 4: Aplicacin de las 5 S en Logstica y Gestin Estratgica de Almacenes, Fascculo N 5: Estrategia del Transporte y Sistema Logstico de Informacin, Fascculo 6 Sistema de Contrataciones del Estado y Fascculos 7: La Administracin de Almacenes en el Sector Pblico Nacional. Cada fascculo contiene los objetivos del fascculo, el contenido temtico,, el resumen, las actividades a desarrollar por parte del alumno, una bibliografa bsica y por ltimo los ejercicios de autoevaluacin. .

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ASPECTOS GENERALES DE LA GERENCIA LOGISTICA

TABLA DE CONTENIDOS INDICADORES DE LOGRO ANTECEDENTES LOGISTICA PRINCIPALES CONCEPTOS DE GERENCIA LOGISTICA CLASIFICACION DE LA LOGISTICA FUNCION DE LA LOGISTICA IMPORTANCIA E IMPACTO DE LA GERENCIA LOGISTICA LA LOGISTICA COMO SISTEMA (SISTEMAS LOGISTICOS) RESUMEN ACTIVIDAD BIBLIOGRAFIA AUTOEVALUACION HISTORICOS Y TENDENCIAS DE LA

El Alumno al concluir el presente Fascculo: Conoce los conceptos bsicos de la Gerencia Logstica Conoce la historia y las tendencias de la Gerencia Logstica Conoce las reas de aplicacin de la Gerencia Logstica Conoce la importancia y el impacto de la Gerencia Logstica Comprende el funcionamiento de la Logstica como sistema.

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1. ANTECEDENTES HISTORICOS Y TENDENCIAS DE LA LOGISTICA.

Segunda Guerra Mundial: A partir de la segunda guerra mundial, irrumpi en el campo de las ciencias militares un nuevo trmino, la Logstica, que corresponde a un concepto amplio y complejo en el cual se ha venido a completar el arte de la guerra hasta entonces estructurado en dos grandes nicas ramas: La estrategia y la Tctica. La estrategia y la tctica proporcionan el esquema para la conduccin de las operaciones militares. La logstica proporciona los medios (armas, alimentos, uniformes, medicinas, transporte, comunicacin, etc. Las mismas que son distribuidas para su sostenimiento. Durante la segunda guerra mundial se produjo una profunda profesionalizacin de la Logstica. 1956 - 1965: Una Dcada de Conceptualizacin de la Logstica. Desarrollo del anlisis de costo total de las operaciones logsticas. Enfoque de sistemas al anlisis de las interrelaciones del sistema logstico. Mayor preocupacin por el servicio al consumidor al mnimo costo logstico. Atencin a canales de distribucin.

1966 - 70: Prueba del Concepto de Logstica. Desarrollo fragmentado; Administracin de Materiales /

Distribucin Fsica. Los sistemas de medicin del desempeo fomentaban la optimizacin local, evitando la integracin. 1971 - 79: Un Perodo con Cambio de Prioridades.
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Crisis energtica impuls el movimiento hacia la mejora del transporte y almacenamiento. Preocupacin logsticas. Altos costos de capital y recesin. ambiental/ecolgica impacta las operaciones

Fuerte orientacin hacia la Administracin de Materiales por la incertidumbre en la obtencin de los insumos. La computacin impuls el desarrollo de modelos logsticos.

1980s : Impacto Tecnolgico y Poltico. Liberacin del transporte en USA foment el incremento de la productividad a travs de una mejor coordinacin de la distribucin, manufactura y abastecimientos. La tecnologa de la micro computacin foment la

descentralizacin e intercambio de informacin, acercando los clientes a la empresa. Revolucin de la tecnologa de la comunicacin, cdigo de barras y EDI, impulsa la coordinacin e integracin de los elementos del sistema logstico. 1990s y Hacia el Futuro: Fuerzas Integradoras de la Logstica. Ciclos de productos cada vez ms cortos. Incremento en la Segmentacin del mercado y variedad de opciones. Mayores expectativas en el nivel de servicio al cliente. Avances en tecnologa de proceso, producto e informativa. Incremento del comercio electrnico. Globalizacin de los mercados, apertura de mercados, tratados de libre comercio entre pases. Procesos de manufactura y administracin Justo a Tiempo (JIT). El balance de poder est cambiando del productor al distribuidor. Incremento en competitividad en todas las dimensiones y de presin sobre los mrgenes de utilidad.

2. PRINCIPALES CONCEPTOS DE GERENCIA LOGISTICA QU ES GERENCIA? La Gerencia es la ciencia que ensea la ms eficiente forma de conducir organizaciones hacia objetivos y metas previamente fijadas.
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Tambin se dice que es un proceso social que lleva la responsabilidad de planear, regular y ejecutar las operaciones de una empresa, para lograr un propsito dado. La Gerencia fija la direccin de un organismo social y genera la efectividad para alcanzar sus objetivos, fundada en la habilidad de coordinar a sus integrantes. La Gerencia es organizar, ordenar, coordinar y controlar a trabajadores entrenados y responsables, con el fin que en conjunto realice una tarea especfica. La Gerencia es una tcnica mediante la cual se determina y se realizan tareas para lograr propsitos y objetivos de un grupo humano en particular. La gerencia es un cargo que ocupa el director de una empresa lo cual tiene dentro de sus mltiples funciones, representar a la sociedad frente a terceros y coordinar todos los recursos a travs del proceso de planeamiento, organizacin direccin y control a fin de lograr objetivos establecidos. QU ES UN GERENTE? Un gerente es una persona que planea organiza, dirige y controla la asignacin de recursos humanos, financieros y de informacin para los objetivos de la organizacin. Entre los diversos tipos gerentes se cuentan gerentes de departamento, producto, cuenta, planta, divisin, distrito y fuerza de trabajo. Lo que tienen en comn es la responsabilidad por los esfuerzos de un grupo de personas que comparten un objetivo y el acceso a los recursos que el grupo emplea para lograr su objetivo. QU ES GERENCIAR? Viene a ser el acto de ejecutar todo lo que ha sido previsto para la gerencia, y que por lo tanto el gerente deber aplicar sus conocimientos,

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estrategias,

herramientas

instrumentos

adquiridos

explcita

implcitamente a lo largo de su experiencia y preparacin. Gerenciar, adems, significa anticipar. Esto es, poder prever el flujo de las operaciones, y procurarse los recursos correspondientes. Gerenciar es prever, organizar, mandar, coordinar y controlar las operaciones de una empresa QU ES LOGISTICA? A la encargada de brindar el abastecimiento eficiente y eficaz que toda empresa institucin necesita, se le denomina LOGSTICA. La logstica es pues, la responsable de que la empresa institucin obtenga los materiales servicios que necesita, en las mejores condiciones, que permitan el logro de sus metas. La logstica aumenta la rentabilidad de la empresa. La encargada de sealar las metas en las empresas, es ventas. Toda empresa, nace en funcin de un presupuesto de ventas, que es realizado en base a un estudio de mercados. Las ventas proporcionarn los ingresos. Produccin, Logstica, Finanzas, Informtica, son las reas funciones que trabajarn para darle a Ventas el soporte necesario para que pueda obtener productos competitivos y satisfacer la demanda del mercado. "La logstica centra su atencin en la gestin de flujos fsicos y de informacin que comienza en la fuente de aprovisionamiento y acaba en el punto de consumo"

"Es el proceso de planificar, implementar y controlar eficientemente el flujo de materias primas, productos en curso, productos terminados y la informacin relacionada con ellos, desde el punto de origen hasta el punto de consumo con el propsito de satisfacer los requerimientos del cliente."

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La logstica determina y coordina en forma ptima el producto correcto, el cliente correcto, el lugar correcto y el tiempo correcto. Si asumimos que el rol del mercadeo es estimular la demanda, el rol de la logstica ser precisamente satisfacerla. Para Ferrel, Hirt, Adriaensns, Flores y Ramos, la logstica es "una funcin operativa importante que comprende todas las actividades necesarias para la obtencin y administracin de materias primas y componentes, as como el manejo de los productos terminados, su empaque y su distribucin a los clientes" Segn Lamb, Hair y McDaniel, la logstica es "el proceso de administrar estratgicamente el flujo y almacenamiento eficiente de las materias primas, de las existencias en proceso y de los bienes terminados del punto de origen al de consumo" Para Enrique B. Franklin, la logstica es "el movimiento de los bienes correctos en la cantidad adecuada hacia el lugar correcto en el momento apropiado". Desde un concepto regido por la globalizacin, la Logstica se define como La disciplina de la administracin cuyo objeto es la adquisicin, movilizacin, intercambio y entrega de bienes y servicios que la organizacin consume y produce para permitirle sobrevivir y obtener ventajas competitivas en un medio altamente dinmico, mediante la reduccin de costos operativos y la generacin de valor agregado en lo que compete. Segn el Consejo de Direccin Logstica (CLM) por su siglas en ingls, organizacin profesional de gerentes de logstica, docentes y profesionales, que se form en 1962, su definicin es la siguiente: La Logstica es la parte del proceso de la cadena de suministros, que planea, lleva a cabo y controla el flujo y almacenamiento eficientes y efectivos de bienes y servicios, asi como de la informacin relacionada, desde el punto de origen
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hasta punto de consumo, con el fin de satisfacer los requerimientos de los clientes La Logstica tambin es el proceso de planificar, llevar a la prctica y controlar el movimiento y almacenamiento de forma eficaz y costos efectivos de materias primas, productos en fabricacin y productos terminados y la informacin con ellos relacionada, desde el punto de origen hasta el lugar de consumo, con el fin de actuar conforme a las necesidades del cliente. Sencillamente es la ciencia (y el arte) de que los productos adecuados lleguen al lugar adecuado en la cantidad adecuada en el momento adecuado para satisfacer las demandas del cliente. "The United Kingdom Institute of Logistics" (Instituto de Logstica del Reino Unido) lo define de forma ms sencilla como "la colocacin de recursos en relacin con el tiempo". Tambin se ha definido como "la gestin de inventario en movimiento y estacionario". La disciplina de marketing comprende, almacenamiento, distribucin y gestin de la informacin. Incluye tambin la gestin del suministro internacional en cadena y servicios de valor aadido / previos a la venta al por menor. GERENCIA LOGISTICA Es la funcin que comprende la gestin estratgica de todas las actividades y procesos necesarios para la administracin del flujo y almacenamiento de materias primas y componentes, existencias en proceso y en productos terminados; de tal manera, que estos estn en la cantidad adecuada, en el lugar correcto y en el momento adecuado. La gerencia logstica se encarga de direccionar, supervisar, coordinar, planificar las variables para garantizar soluciones integrales en funcin de ejecutar un flujo racional y que asegure un alto nivel de servicio al cliente con bajos costos. La tendencia es buscar cada vez ms autonoma de los eslabones ejecutivos de la empresa conjuntamente con el aumento de la integracin de la gestin de toda la cadena logstica, lo cual permite una

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elevada capacidad de reaccin ante los clientes, una alta capacidad de innovacin y un incremento del valor de los productos. Hasta los aos 70 los reyes de muchas empresas eran los gerentes de planta y produccin, con el dominio de la tecnologa y el correspondiente know how. En los 80 el reinado perteneci a los gerentes financieros (quienes dominaban los recursos productivos) En los 90 fueron los gerentes de mercadeo, quienes tenan primaca o preponderancia dentro de las empresas de bienes y servicios. Ellos creaban la demanda de aquellos bienes que la empresa produca y por ende eran los que hacan progresar a las organizaciones. En los ltimos aos, las corporaciones exitosas como Microsoft, Intel, WallMart, Correfour y revistas como Forbes o Business, coinciden en afirmar que estamos en la poca del reinado de los gerentes de la logstica. Actualmente la direccin o gerencia de la logstica de los negocios se conoce popularmente como administracin de la cadena de suministros (SC, siglas en ingls), que abarca todas las actividades relacionadas con el flujo y transformacin de bienes, desde la etapa de materia prima (extraccin) hasta el usuario final, as como los flujos de informacin relacionados. 2. CLASIFICACION DE LA LOGISTICA POR EL SECTOR DE APLICACIN Logstica Privada: Cuyo mbito de aplicacin es el sector privado empresarial en sus diferentes tipos.

Logstica Pblica: Cuyo mbito de aplicacin es el sector pblico, es decir el Estado, en sus diferentes niveles de gobierno: Nacional, Regional y Local. El presente texto autoinstructivo, abarcar la logstica de ambos sectores.

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La diferencia entre la primera y la segunda, es que la primera tiene fines de lucro y la segunda no, pero vale destacar, que aunque no existan fines de lucro, es necesario el abastecimiento. Para que las empresas del sector privado optimicen su rentabilidad y las instituciones del sector pblico mejoren los servicios que brindan, es necesario que el abastecimiento sea eficiente, de lo contrario, no podrn cumplir sus objetivos. Llamamos abastecimiento eficiente a aquel que se realiza en: La CALIDAD requerida, En el MOMENTO oportuno, En la CANTIDAD necesaria, Al menor COSTO posible.

POR EL PROPOSITO: Produccin.- Trata del planteamiento relativo a la Obtencin de los medios logsticos. Adquisicin para procesos de transformacin. Consumo.- Se ocupa de la distribucin de los medios de acuerdo con sus necesidades. Adquisicin para el proceso de desarrollo de acciones para lograr metas y propsitos organizacionales. Comerciales.- Relativa a productos

POR LA ACTIVIDAD EN LA CADENA DE VALOR Compras o abastecimiento.- Tiene como funcin administrar el suministro de bienes y servicios. Entrada.- Referida a la recepcin, control y distribucin de materia prima Salida.- Flujo de productos terminados

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3. FUNCIN DE LA LOGSTICA

Su funcin consiste en coordinar todas las actividades de compra, produccin, mantenimiento y distribucin, incluyendo adems aspectos tales como: Servicio a Clientes, Trfico y Transporte, Almacenamiento y Bodegaje, Control de Stocks, Manipulacin de Materiales, Empaques y Pronstico de la Demanda. 4. IMPORTANCIA E IMPACTO DE LA LOGISTICA Compaq estima que perdi US$500 millones a US$ 1.0 billn en ventas en 1995 porque sus laptops y desktops no estuvieron disponibles cuando y donde los clientes las iban a comprar. IBM, perdi en 1993 una parte importante de sus ventas potenciales de desktops porque no pudo abastecer la cantidad suficiente de chips para el control de las pantallas. Procter & Gamble estima que le ahorr a sus clientes US$ 65 millones a travs de mejoras en actividades logsticas durante los ltimos 18 meses. According to P&G, the essence of its approach lies in manufacturers and suppliers working together closely Jointly creating business plans to

eliminate the source of wasteful practices across the entire supply chain. (Journal of Business Strategy, Oct/Nov, 99). En 2 aos, National Semiconductor, redujo costos de distribucin en 2.5%, tiempo de entrega en 47% e increment ventas en 34%. Cerr 6 almacenes en sus operaciones mundiales, Enviando por va area microchips a clientes, partiendo de un centro de distribucin centralizado. En 10 aos, Wal-Mart se transform cambiando su sistema logstico, Tiene las ventas /pie cuadrado, rotacin de inventarios y utilidad operativa ms altas que cualquiera de su competencia. Creador del Crossdocking Importancia de la Logstica y de la cadena de Suministros La Logstica gira en torno a crear valor: Valor para los clientes y

proveedores de la empresa y valor para los accionistas de la empresa. El

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valor en la logstica se expresa fundamentalmente en trmino de tiempo y lugar. Los productos y servicios no tienen valor a menos que estn en posesin de los clientes cuando (tiempo) y donde (lugar) ellos deseen consumirlos. Por varias razones, para muchas empresas de todo el mundo, la logstica se ha vuelto un proceso cada vez mas importante al momento de aadir valor. La Logstica y la cadena de suministros aaden un valor importante para el cliente. Un producto o un servicio tiene poco valor si no est disponible para los clientes en el momento y lugar en que ellos desean consumirlo. Por lo general se reconoce que el negocio crea cuatro tipos de valor en los productos o en los bienes. Estos son: forma, tiempo, lugar y posesin . La logstica crea dos de esos cuatro valores: Tiempo y Lugar en los productos, principalmente mediante el transporte, el flujo de informacin y los inventarios 5. LA LOGISTICA COMO SISTEMA (SISTEMAS LOGISTICOS) La logstica es un proceso relacionado con la administracin eficiente del flujo de bienes y servicios su operatividad afecta el desenvolvimiento de muchas reas de la organizacin. Por tal razn, se puede hablar de un sistema logstico que, mediante la sincronizacin de sus componentes, permite lograr el flujo necesario para responder eficazmente a una demanda cambiante y cada vez ms exigente. Por tanto, como todo sistema, su anlisis y la comprensin del mismo puede obtenerse a partir del estudio de sus partes componentes. De esta forma, se puede abordar el sistema logstico considerando los siguientes subsistemas: Logstica de abastecimiento: Agrupa las funciones de compras, recepcin, almacenamiento y administracin de inventario, e incluye actividades relacionadas con la bsqueda, seleccin, registro y seguimiento de proveedores. (Ballou, 2004).

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Logstica de planta: Abarca las actividades de mantenimiento y los servicios de planta (suministro de agua, luz, , combustible, etc..), et como as tambin la seguridad industrial y el cuidado del medio ambiente. . (Ballou, 2004).

Logstica de distribucin: distribucin Comprende las actividades s de expedicin y distribucin de los productos terminados a los distintos mercados, constituyendo en nexo entre las funciones de produccin y de comercializacin.

Los subsistemas de abastecimiento y de servicios de planta pueden ser agrupados bajo la denominacin denominacin de logstica de produccin ya que ambos tienen una estrecha relacin con las tareas propias de fabricacin de bienes y/o prestacin de servicios (ver Figura 1).

Figura 1. Subsistemas del Sistema Logstico

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El Fascculo 1 comprende aspectos relacionados a los antecedentes histricos de la Logstica y sus tendencias. Hubiera sido importante conocer las megatendencias de la Logstica, pero queda como tarea de investigacin del alumno. Asimismo el presente fascculo resume los conceptos bsicos de Logstica y Gerencia Logstica, para luego abordar la clasificacin de la Logstica, sus funciones, la importancia y el impacto de la logstica. Estos son los aspectos generales del curso en s, luego bajo estos conocimientos bsicos ingresamos a conocer otros aspectos de la Gerencia Logstica.

1. Investigue otros conceptos de Gerencia Logstica? 2. Investigue, cules son las 10 grandes megatendencias de la Logstica a nivel mundial.

Ballou Ronal, H, Logstica, Administracin de la Cadena de Suministro, Quinta edicin, Prentice Hall, Mxico, 2004.
Gajardo, Rubn, Logstica, ADEX, EAN, Lima, 2002,

Quillca Q, Ciro, Administracin y Logstica, Facultad de Ciencias Administrativas y Contables, UPLA, 2009.

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1. Con tus propias palabras definir los conceptos de Logstica y Gerencia Logstica. 2. Cul es la diferencia entre la logstica empresarial y la Logstica del Estado o de la Administracin Pblica.

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EL AREA DE LOGISTICA EN UNA EMPRESA, CADENA DE ABASTECIMIENTO Y LAS ACTIVIDADES LOGISTICAS

TABLA DE CONTENIDOS INDICADORES DE LOGRO EL AREA DE LOGISTICA EN UNA EMPRESA ESFUERSO DE ORGANIZACIN DE LA LOGISTICA Y DE LA CADENA DE SUMINISTRO LA CADENA DE ABASTECIMIENTO OBJETIVOS DE LA CADENA DE ABASTECIMIENTO LAS ACTIVIDADES LOGISTICAS RESUMEN ACTIVIDAD BIBLIOGRAFIA AUTOEVALUACION

Al concluir el segundo fascculo, el alumno conocer la organizacin logstica en una empresa. Asimismo entender en que consiste la

cadena de abastecimientos y como est compuesto las actividades logsticas.

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EL AREA DE LOGISTICA EN UNA EMPRESA Es muy relativo hablar sobre un esquema de organizacin que sea til a todas las empresas; pues cada una tiene sus propias necesidades y magnitud, por lo tanto, vamos a ver una sugerencia de organizacin. En primer lugar, se debe sealar a quien debe reportar la jefatura de compras. Generalmente depende de la gerencia logstica y sta a su vez de la gerencia de operaciones. Muchas veces, depende directamente de la gerencia general Todas las organizaciones son activas, se modifican segn los requerimientos de optimizacin; pues la organizacin debe de estar de acuerdo a las necesidades de eficiencia de la empresa y no al revs. Uno de los principales actores en la administracin de la cadena de abastecimiento es el departamento de logstica. El departamento de logstica es el encargado de realizar estas actividades, a este departamento se le puede estructurar tan grande o pequeo como lo defina la administracin o como el mismo departamento quiera ser. Las fronteras interdepartamentales estn definidas por las capacidades de sus integrantes. Las capacidades de los integrantes de los departamentos se traducen en soluciones para un mayor nmero de problemas y/o en el desarrollo de nuevos mtodos de trabajo. Por consiguiente estos

departamentos se vuelven eficientes y eficaces. Esta eficiencia/eficacia permite a la Direccin asignar ms tareas a estos departamentos y, por lo tanto, darles mayor importancia y participacin en la estructura de la empresa. Estos departamentos eficientes/eficaces generan valor agregado y ventajas competitivas por lo que pasan de ser departamentos operativos a departamentos estratgicos. Habr empresas donde el departamento de logstica sea simplemente el encargado de embarques. En el otro extremo el departamento de logstica
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puede ser el responsable de toda la cadena de abastecimiento teniendo a su cargo desde la estimacin de la demanda hasta el servicio a clientes pasando por los procesos de seleccin de proveedores, cotizaciones, compras, expedicin, transporte, recepcin, costos, almacenes, produccin, embarques, calidad, etc. ESFUERZO DE ORGANIZACIN DE LA LOGISTICA Y DE LA CADENA DE SUMINISTROS Colocar en la empresa a las personas responsables de las actividades logsticas de manera que se favorezca la coordinacin entre ellas es el

problema ms importante en la organizacin de la logstica y la cadena de suministros. Dichas disposiciones en la organizacin promueven la eficiencia en el suministro y en la distribucin de bienes y servicios mediante el estimulo de la compensacin de costos, que a menudo se encuentra al planear y operar el sistema de la logstica. Necesidad de una estructura en la organizacin La logstica y la cadena de suministros es una actividad vital que virtualmente todo tipo de empresa o institucin debe llevar a cabo. Esto implica que se tendr que hacer algn tipo de arreglo en la organizacin, de manera formal o informal, para manejar el movimiento de los productos y servicios. Entonces, Cual es la necesidad de alguna consideracin especifica en la estructura de la organizacin? Importancia de la organizacin para la logstica y la cadena de suministros La atencin que pueda darse a la organizacin logstica y a la disposicin organizacional depende de la naturaleza de la logstica y la cadena de

suministros de cada empresa en particular. Aunque cada empresa o institucin lleva a cabo operaciones de logstica y de la cadena de suministros en algn grado, los temas de la logstica no son de la misma importancia para todas ellas. Cuando una empresa gasta una pequea fraccin de sus costos totales de operacin en la logstica, o cuando los niveles logsticos del servicio al
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cliente no son de gran importancia para los clientes, es poco probable que se de a la logstica alguna atencin organizacional en especial. Sin embargo, para muchas empresas de productos para el consumidor, de alimentos y de productos qumicos, en las cuales los costos de logstica pueden promediar 25% o ms de sus ventas (en dlares), sucede lo contrario. Adems la necesidad de un tipo dado de organizacin depende de cmo se incurra en los costos de logstica y en donde estn las mayores necesidades de servicio. La forma organizacional puede centrarse en la administracin de materiales, la distribucin fsica o la cadena de suministros. Consideremos como vara la necesidad de organizacin entre los diversos tipos de empresa.

ORGANIGRAMA 1
GERENCIA GENERAL

GERENCIA DE PRODUCCION

GERENCIA DE LOGISTICA

GERENCIA DE MARKETING

COSTES E INVERSIONES

RED

TRANSPORTES

OPERACIONES

POLITICA DISTRIBUCION

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ORGANIGRAMA 2

Presidente

Marketing

Finanzas

Produccin

Trfico y almacenamiento

Manejo de inventarios

Programacin de produccin

Servicio al cliente

Contabilidad y procesamiento de informacin

Control de calidad

Proyecciones de ventas

Compras y actividades del proyecto

Coordinador de la logstica y la cadena de suministros

Autoridad del proyecto

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ORGANIGRAMA 3

Presidente ejecutivo

Vicepresidente de finanzas

Vicepresidente de operaciones

Vicepresidente de logstica

Vicepresidente de marketing

Gerente de procuracin

Gerente de almacenamiento y manejo de

Gerente de procesamiento de pedidos y de servicio al cliente

Gerente de trasportacin y empaque

Gerente de inventarios y programacin de produccin

LA CADEMA DE ABASTECIMIENTO Ao a ao la administracin de la cadena de abastecimiento a tomado mayor importancia en el mundo globalizado. Da a da la competencia se hace ms ardua y solo las empresas que logran importantes diferencias contra sus competidores aspiran a aumentar su participacin en el mercado o
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simplemente a sobrevivir en l. La buena administracin de la cadena de abastecimiento y el uso de la tecnologa de informacin ayudan a lograr este propsito, ms sin embargo no es una tarea fcil, ya que esta cadena abarca muchas y diversas actividades. La administracin de la cadena de abastecimiento es el tema principal en muchas industrias con una firme idea de la importancia de una relacin integrada entre clientes y proveedores. Esta administracin se ha convertido en el camino para la mejora de la competitividad por medio de la reduccin de la incertidumbre y el mejoramiento del servicio al cliente. Uno de los principales actores en la administracin de la cadena de abastecimiento es el departamento de logstica. Este departamento se le puede estructurar tan grande o pequeo como lo defina la administracin o como el mismo departamento quiera ser. Desde hace muchos aos se han desarrollado estudios, tcnicas y software para facilitar estas tareas, ms la infinita gama de clientes, productos y servicios existentes no contribuyen a crear una receta de cocina aplicable a todos los posibles escenarios. Sin embargo cuatro conceptos son

fundamentales para el buen desempeo de la cadena se suministro: una buena administracin, sentido comn, actitud y compromiso con el servicio al cliente. OBJETIVO DE LA CADENA DE ABASTECIMIENTO Independientemente de la definicin, de lo grande o pequeo del departamento de logstica, del tipo mercado, del tipo de empresa y de los paquetes computacionales creados o por crear, hay un objetivo sencillo, pero conciso, para dicho departamento y la cadena de abastecimiento: abastecer los materiales necesarios en la cantidad, calidad y tiempos requeridos al menor costo posible para con ello dar un mejor servicio al cliente.

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En ocasiones se pregunta cul de estos cuatro requisitos es el ms importante, y la respuesta es siempre la misma los cuatro tienen la misma importancia. La ausencia de alguno de ellos afectar el desempeo de la cadena de abastecimiento y, por lo tanto, afectar el servicio al cliente. En la correcta definicin y entendimiento de esta cadena por parte de todos los integrantes de la empresa asegurar el buen desempeo de la cadena de abastecimiento de las empresas que aspiran a diferenciarse y permanecer. Comparemos estos cuatro requisitos con respecto al servicio al cliente, costos y competencia: Cantidad: Por ejemplo si el cliente ocupa 500 Kg. de acero y solo tenemos 200 Kg. y es un cliente con el que tengo un compromiso, le estar afectando su abastecimiento, y/o le dar la oportunidad a mi competencia de que mi cliente lo conozca. Si mi cliente ocupa 500 Kg. y tengo 1,000 Kg. Entonces tengo excedentes de inventarios lo que aumentar mi costo financiero, mis gastos en administracin de inventarios y, adems, tendr capital invertido en un material que no ocupo y que posiblemente este capital lo necesite para comprar otro material que si utilice. Calidad: Si el material tiene una calidad inferior a la que estoy ofreciendo y a quien se lo vendo es un cliente con el que tengo un compromiso, entonces le estar afectando su abastecimiento, y/o en un corto plazo le dar la oportunidad a mi competencia de que mi cliente lo conozca. Si el material tiene una calidad superior a lo que el mercado est dispuesto a pagar seguramente no desplazar el material o mi utilidad ser baja. Tiempo: Si el material llega despus de lo requerido por el cliente con el cual tengo un compromiso, le estar afectando su abastecimiento, y/o le dar la oportunidad a mi competencia de que mi cliente lo conozca. Si el material llega antes de lo requerido tendr excedentes de inventario lo que aumenta mi costo financiero, mis gastos en administracin de inventarios y tendr capital invertido en un material que no ocupo y que posiblemente necesite este capital para comprar otro material que si utilice.
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Costo: Llamaremos costo al costo total integrado de los materiales o productos terminados en el punto de venta. El tener un costo alto automticamente me elimina del mercado y ms en un mundo globalizado donde todos tenemos acceso a proveedores de todas partes del mundo. Si el costo es bajo habr que considerar los otros tres requisitos ya que de nada sirve tener un bajo costo si no tengo el producto en tiempo y cantidad (En alguna ocasin un proveedor pregunt por qu no le compraban s l tena el precio ms bajo del mercado? Y le contestaron podrs regalar el material pero si no lo tenemos aqu no me sirve). Con la calidad es lo mismo, el que el producto no tenga la calidad requerida es como no tenerlo. Con los anteriores ejemplos se desea mostrar que cuando se analice una particular cadena de abastecimiento se tendrn que evaluar lo cuatro requisitos mencionados anteriormente ya que todos son indispensables y la ausencia de alguno afecta al buen desempeo de la empresa. La cantidad, calidad, tiempo y costos son requisitos dinmicos ya que la demanda no es constante, los requerimientos de calidad cada vez son mayores, los tiempos de entrega son variables y los costos varan por factores internos y externos. Este proceso dinmico dificulta la administracin por lo que es indispensable el uso de la tecnologa de informacin para agilizar la toma de decisiones, reducir los tiempos de respuesta y la incertidumbre. El Internet a sido y ser una herramienta bsica en este proceso ya que acorta distancias y tiempos, ofrece el alcance de mas proveedores y clientes y ayuda en la reduccin de costos. ELEMENTOS DE LA CADENA DE ABATECIMIENTO De manera muy general la cadena de abastecimiento est integrada por cinco elementos: Proveedores, Transportes, la Empresa, los Clientes y la Comunicacin entre ellos. La rpida interaccin entre estos elementos es indispensable y genera una ventaja competitiva a la empresa que sepa utilizarla a su favor.

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LAS ACTIVIDADES LOGISTICAS DESCRIPCIN DE LAS ACTIVIDADES LOGSTICAS La logstica empresarial comprende la planificacin, la organizacin y el control de todas las actividades relacionadas con la obtencin, traslado y almacenamiento de materiales y productos, desde la adquisicin hasta el consumo, a travs de la organizacin y como un sistema integrado. El objetivo que pretende conseguir es satisfacer las necesidades y los requerimientos de la demanda de la manera ms eficaz y con el mnimo coste posible.
COMPONENTES DE LA GESTIN LOGSTICA

ACTIVIDADES LOGSTICAS
PLANIFICACIN INPUTS LOGSTICOS RECURSOS
NATURALES

IMPLEMENTACIN

CONTROL OUTPUTS LOGSTICOS

ORIENTACIN AL CLIENTE

GESTIN LOGSTICA RECURSOS HUMANOS RECURSOS FINANCIEROS RECURSOS VIRTUALES

MATERIA PRIMA STOCKS EN PROCESO PRODUCTO ACABADO

UTILIDAD DE TIEMPO Y ESPACIO TRANSPORTE EFICIENTE AL CLIENTE PROPIEDAD ACTIVOS

PROVEEDORES

ACTIVIDADES LOGSTICAS
PROYECCIN DE LA DEMANDA ABASTECIMIENTO EMPAQUE - EMBALAJE DEVOLUCIONES

DISTRIBUCIN & COMUNICACIONES

CONTROL DE STOCKS ADMINISTRACIN DE MATERIALES PROCESAMIENTO DE PEDIDOS SOPORTE DE REPUESTOS /SERVICIOS

TRATAMIENTO DE DESECHOS
TRANSPORTE Y TRFICO

ALMACENAMIENTO

Por tanto, se puede decir que el objetivo es conseguir que los productos y los servicios adecuados estn en los lugares pertinentes, en el momento preciso y en las condiciones exigidas. Esto supone una nueva clave competitiva actual entre las empresas a causa de la rpida evolucin de las expectativas de los mercados clientes y consumidores).

Descripcin de las actividades logsticas Las actividades logsticas dentro de la empresa se centran en tres tipos de procesos bsicos:

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PROCESO DE APROVISIONAMIENTO.- gestin de materiales entre los puntos de adquisicin y las plantas de procesamiento que se tengan. PROCESO DE PRODUCCIN.- gestin de las operaciones de fabricacin de las diferentes plantas. PROCESO DE DISTRIBUCIN.- gestin de materiales entre las plantas mencionadas y los puntos de consumo.

Las tcnicas logsticas en el proceso de aprovisionamiento y en el proceso de distribucin son muy similares y lo que pretende la logstica empresarial es integrarlas y darles as un grado alto de flexibilidad y rapidez de respuesta a las demandas del mercado.

En la tabla figuran las actividades logsticas fundamentales del proceso de aprovisionamiento y de distribucin, lo cual no implica que siempre sean consideradas de forma exhaustiva por todas las empresas puesto que depende del grado de madurez en la implantacin del concepto de logstica integral.

Actividades logsticas de la empresa

Proceso de pedidos Gestin de inventarios Transporte Servicio al cliente Compras Almacenamiento Planificacin de productos Tratamiento de mercaderas Gestin de informacin

Con relacin a las actividades logsticas, veamos sus caractersticas:

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El procesamiento de pedidos es la actividad que origina el movimiento de los productos y la realizacin de los servicios, tiene una gran incidencia en el tiempo del ciclo del pedido.

La gestin de inventarios tiene como objetivo principal proporcionar la disponibilidad requerida de los productos que solicita la demanda. La actividad del transporte resulta indispensable en cualquier empresa para poder trasladar los materiales o productos propios, as como los productos finales (distribucin).

La definicin del nivel de servicio al cliente establece el nivel y la calidad de respuesta que deben tener todas las actividades de la cadena logstica.

La actividad de compras afecta al canal de aprovisionamiento, a travs de ella se seleccionan, las fuentes, y se determinan las cantidades que es necesario adquirir, el momento de efectuar las adquisiciones y la planificacin de los productos, lo cual repercute en el funcionamiento logstico global, pero en particular en la gestin de inventarios y la eficacia del transporte. Por esto es, que a veces las dos actividades son consideradas como funciones del departamento de produccin.

El almacenamiento comporta las decisiones asociadas tales como la determinacin del espacio requerido, el diseo y la configuracin de los almacenes y la disposicin de los productos en su interior. Es una actividad que aade valor tiempo al producto.

El tratamiento de las mercaderas implica la seleccin del equipo de manipulacin y detalle de los productos defectuosos. La gestin de la informacin abarca la recopilacin, el

almacenamiento, el tratamiento y el anlisis de los datos necesarios para desarrollar la planificacin y el control, lo cual da soporte a todo el sistema logstico.

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Las organizaciones empresariales y las instituciones pblicas no tienen la misma estructura orgnica, por tanto tampoco las reas de logstica tienen la misma ubicacin, existen diferencias,

fundamentalmente debido al tamao de la empresa o del organismo pblico, sin embargo las funciones son las mismas, claro con diferente magnitud. Por otro lado los objetivos bsicos de la cadena de abastecimientos son: abastecer los materiales necesarios en la cantidad, calidad y tiempos requeridos al menor costo posible para con ello dar un mejor servicio al cliente. Las actividades logsticas dentro de la empresa se centran en tres tipos de procesos bsicos: PROCESO DE APROVISIONAMIENTO.- gestin de materiales entre los puntos de adquisicin y las plantas de procesamiento que se tengan. PROCESO DE PRODUCCIN.- gestin de las operaciones de fabricacin de las diferentes plantas. PROCESO DE DISTRIBUCIN.- gestin de materiales entre las plantas mencionadas y los puntos de consumo.

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1. Buscar informacin de la estructura orgnica de una empresa o una institucin pblica y ubicar el rea de Logstica, Luego sealar las funciones que cumple dicho rea. 2. Explique cada una de las actividades logsticas.

Ballou Ronal, H, Logstica, Administracin de la Cadena de Suministro, Quinta edicin, Prentice Hall, Mxico, 2004.
Gajardo, Rubn, Logstica, ADEX, EAN, Lima, 2002,

Quillca Q, Ciro, Administracin y Logstica, Facultad de Ciencias Administrativas y Contables, UPLA, 2009.

1. Explique cada uno de los objetivos de la cadena de abastecimientos. 2. Indicar si es falso o verdadero: a. Las actividades logsticas comienzan en la provisin de bienes y servicios ( )

b. Las actividades logsticas comienzan en la provisin de bienes y culmina y en la entrega del bien o servicio al cliente ( )

c. Las actividades logsticas culminan en la entrega del bien o del servicio al cliente ( ) )

d. Las actividades logsticas comienzan en la produccin (

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GESTIN DE APROVISIONAMIENTO Y COMPRAS

TABLA DE CONTENIDOS INDICADORES DE LOGRO LA PROGRAMACION EL CONTROL DE MATERIALES ORIGEN DE LAS NECESIDADES REQUISICIONES ORGANIZACIN DE LAS COMPRAS LAS COMPRAS SOLICITUD DE COTIZACION RECEPCION DE OFERTAS NEGOCIACION EVALUACION DE PROVEEDORES LA ORDEN DE COMPRA ENTREGA DE MATERIALES FACTURACION Y PAGO RESUMEN ACTIVIDAD BIBLIOGRAFIA AUTOEVALUACION

Al concluir el presente fascculo el alumno tendr las habilidades y capacidades para la planificacin y organizacin de los procesos relacionados con el rea del aprovisionamiento de materiales, la seleccin y negociacin de proveedores, as como la organizacin y el control de las operaciones con proveedores con el fin de asegurar un correcto desarrollo de las actividades de compra y tener una visin general de la actividad y organizacin de la empresa, y de la incidencia que tiene en sta el mbito de la logstica y las compras.

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1. LA PROGRAMACIN La Programacin es la base del ordenamiento que debe existir en el proceso logstico; tambin es el punto de partida. Apenas tenemos necesidad de algn material, por lgica debemos determinar la CANTIDAD que necesitamos y para CUANDO lo requerimos. Comparando con el Objetivo Logstico, la Programacin nos va a determinar la OPORTUNIDAD y la CANTIDAD del material que necesitamos. Sin programacin, la funcin logstica simplemente no cumplir con su objetivo. La Programacin, es indispensable, no solo para ordenar el proceso logstico, sino, permitir que la gestin de compras ADMINISTRE LAS COMPRAS, y no se convierta en un simple tramitador, pues para comprar bien, necesitamos tiempo. La programacin, tambin es importantsima para la economa, pues con una buena programacin, podremos comprar en volmenes importantes y tener el tiempo necesario para buscar los mejores proveedores y negociar con ellos EN ptimas condiciones de compra. (Precio, preferencia en las entregas, oportunidad, condiciones de pago, consignacin, almacn virtual, etc.). 2. EL CONTROL DE MATERIALES En todas las empresas existen problemas por compra de materiales equivocados, lo que ocasiona prdidas de dinero, prdidas de tiempo, y da origen a la existencia de material que no se consume (inactivo), cuya posesin en los almacenes, cuesta demasiado. El Control de Materiales es una funcin previa a la compra. Debe determinar, en coordinacin con los usuarios, el departamento de compras y control de calidad, las especificaciones mnimas que deben reunir los materiales para satisfacer en forma tcnica y econmica los requerimientos de la empresa. As mismo, deber cumplir otras funciones como: Estudio de materiales: Consiste en llevar un control del rendimiento de los materiales en actual uso, investigar en el mercado, nuevos, que los reemplacen con ventajas. Comparndolo con el objetivo logstico, el Control de Materiales nos va a
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determinar LA CALIDAD necesaria que debe reunir cada uno de los materiales que requerimos en la empresa. Revisin de pedidos: Control de materiales, debe revisar cada uno de los pedidos emitidos por los usuarios, para aprobarlos y dejarlos expeditos para que se inicie el proceso de compras. Lo que se debe revisar para cada pedido es: A) Si realmente el material solicitado es necesario para la empresa; esto evitar las compras superfluas. Si no es necesario, rechazara el pedido; es decir no le dar curso. B) Si el material es necesario, deber verificar si la cantidad solicitada es la correcta. C) Deber revisar si las especificaciones para la compra del material son los convenientes pues muchos usuarios, ms que en la realidad, se basan en la propaganda en la capacidad de convencimiento de los vendedores. Una vez revisado el pedido, le dar su V B para que proceda la compra. En el momento de sealar las especificaciones necesarias, Control de Materiales debe tender siempre hacia la estandarizacin y normalizacin, para evitar la gran diversidad de materiales. Mantenimiento del Catlogo: Debe ocuparse de la creacin y mantenimiento del catlogo. No olvidar, cuando no tenemos las especificaciones completas, al comprar algo, en realidad compramos 2 cosas: la que creemos que compramos y la que realmente el proveedor nos vende; porque el vendedor siempre quiere vender lo que ms le conviene. 3. ORIGEN DE LAS NECESIDADES

Las necesidades de materiales en una empresa se originan por: Abastecimiento Inicial Es el conjunto de adquisiciones que se realizan para el inicio de actividades de una empresa. Es en ese momento en que debemos decidir cules sern los materiales

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de los que vamos a mantener un nivel permanente de stock. Como producto de esta decisin, vamos a tener: Materiales de stock Materiales de no stock

Reposicin Son las que se realizan para mantener los stocks en un nivel adecuado, de acuerdo al ndice de rotacin programado. El pedido de estos materiales slo debe realizarlo almacenes o Programacin de stocks. No stock Son las que se realizan por aquellos materiales que hemos decidido no mantener en stock. Este pedido lo puede hacer cualquier usuario, con la debida autorizacin, y siempre pasando por el rea de control que le hemos denominado control de materiales. Dentro de este grupo de materiales de no stock tenemos : Materiales para proyectos. Nuevos materiales (pruebas). Bienes de capital y equipos. Materiales diversos, no productivos de consumo espordico.

4. REQUISICIONES Cuando las reas de Almacenes (programacin) o los usuarios determinan la necesidad de adquisicin de un material, deben confeccionar una solicitud de REQUISICIN, la cual con las debidas firmas autorizadas pasa al rea de Control de Materiales. En su confeccin se deben incluir todos los datos necesarios que permitan una determinacin clara del material y otros datos que orienten sobre la cantidad que se est solicitando, as como algunas recomendaciones que se deseen. Control de Materiales verifica los datos de la Solicitud de Requisicin, revisa que la cantidad sea la adecuada, de acuerdo a la finalidad de la adquisicin. Si todo est

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conforme, la aprueba y automticamente la convierte en Requisicin, la cual pasa al Departamento de Compras para su adquisicin. Si no est conforme la devuelve al usuario indicando el motivo de rechazo. Todos los orgenes de pedidos que hemos mencionado, se refieren a necesidades normales, pero hay otro tipo de adquisicin que se realizan por otros motivos, por ejemplo: Por oportunidad Cuando se presenta la ocasin de adquirir un material necesario (Previo anlisis y consulta) a un precio de oferta, en vsperas de un alza de precios. Estratgicas Cuando se prev una escasez del material ya sea por huelga otros motivos. En todos los casos, las adquisiciones deben estar amparadas por un pedido previo, debidamente aprobado; sin este requisito, compras no debe adquirir el material. Este pedido interno es la REQUISICIN, anteriormente mencionada. Las Requisiciones de Compras deben ser programadas es decir realizadas con la debida anticipacin, con el fin de que el departamento de compras pueda planificar su trabajo y realizar una ptima adquisicin. As mismo la programacin significa que no se pidan aisladamente los productos, sino agrupados por familias. Esto simplifica enormemente las labores de compras. Sin estos requisitos, el departamento no podr trabajar eficientemente, y su labor ser nicamente de tramitacin ms no de administracin, que es lo que se desea. No olvidar el siguiente principio: SI EL PEDIDO EST BIEN CONFECCIONADO, VAMOS A COMPRAR BIEN; SI EST MAL, VAMOS A COMPRAR MAL. A continuacin, brindamos un ejemplo de formato de requisicin. FORMATO DE REQUISICION

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INGRESO DE LA REQUISICIN AL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Generalmente se acostumbra que la Requisicin al ingresar pase por la Jefatura, en donde se indicar el nombre del agente que la tendr a su cargo. Pasa por la Jefatura con el fin de que el Jefe tome conocimiento de los pedidos ms importantes y est enterado de su tramitacin. Inmediatamente despus, debe pasar al departamento o seccin de seguimientos, en donde se iniciar el proceso de control de la adquisicin. Si tenemos un Sistema computarizado, el pedido entrar por pantalla del computador, una vez que la persona encargada lo haya aprobado, de lo contrario, no aparecer.

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5. ORGANIZACIN DE COMPRAS Es muy relativo hablar sobre un esquema de organizacin que sea til a todas las empresas; pues cada una tiene sus propias necesidades y magnitud, por lo tanto, vamos a ver una sugerencia de organizacin. En primer lugar, se debe sealar a quien debe reportar la jefatura de compras. Generalmente depende de la gerencia logstica y sta a su vez de la gerencia de operaciones. Muchas veces, depende directamente de la gerencia general : Existen diferentes criterios para organizar un departamento de compras:
1. Por especializacin en el producto: 3. Materias primas Repuestos P. Qumicos, por ejemplo. Ferretera, etc.

2. Por la importancia econmica Material A. Otros materiales Por la procedencia Importacin Nacionales

4. Por usuario Para produccin Para mantenimiento Para determinada planta proceso productivo

5. Por proceso administrativo Cotizaciones (mercados) Decisiones tcnicas

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LAS COMPRAS Una vez realizadas las funciones anteriores, es decir, determinar la cantidad, la oportunidad y las especificaciones, la funcin de compras consiste en buscar la mejor oferta que satisfaga las condiciones previamente sealadas. Se entiende por la Mejor Oferta, la que tenga el mejor precio; ojo, pero slo dentro de las condiciones sealadas. Cualquier desviacin con respecto a lo solicitado, debe ser consultada; compras no debe tomar decisiones unilaterales sobre la cantidad, calidad y oportunidad; sobre el precio s porque es de su absoluta responsabilidad. Para cumplir con su objetivo, compras debe tener un buen conocimiento del mercado, conocer y tener bien calificados a los proveedores.

LA COMPRA COMO CONCEPTO La compra es un servicio, que tiene por finalidad prever los materiales necesarios en la cantidad correcta, en el momento oportuno para satisfacer la mejor calidad al menor costo.

OBJETIVOS DE LA COMPRA Adquirir la calidad adecuada, en las cantidades apropiadas, en el momento oportuno, de los proveedores congruentes, con entrega a tiempo y al precio debido. En toda operacin de compras no debe dejarse de considerar algunos aspectos como: El precio del material adquirido La calidad del mismo La cantidad conveniente Los plazos de entrega de las mercaderas necesarias Plazo de pago Garantas y servicios

La inadvertencia de cualquiera de estos puntos puede tener como consecuencia una insatisfactoria transaccin.

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Calidad Es el conjunto de cualidades que requiere un producto para llevar a cabo un propsito, para el que se ha comprado, el nuevo concepto de calidad nos lleva a definir que esta debe ser definida por el cliente y en ningn caso la definir el fabricante o proveedor. Esta norma debes ser aplicada logrando el equilibrio

conveniente ya que producto puede innecesariamente superior, lo que implica elevar los costos de produccin e impida competir en el mercado al vender el producto terminado por su alto precio, con la consecuente prdida que ello significa, si la calidad es notablemente inferior, su costo permitir abaratar el producto en la puesta en el mercado, pero la inferior calidad puede significar un rechazo de tal forma que los costos finales sean superiores de los que lo hubieran sido una materia prima o producto de superior calidad y precio, o mejor dicho, la calidad estar determinada por el especfico requerimiento del usuario para lograr un producto adecuado.

Cantidad La cantidad es el volumen necesario para mantener una produccin sin interrupciones, o para atender a la demanda, las interrupciones en la produccin por falta de materiales resulta altamente costosa. Por otra parte, el sobre aprovisionamiento, tiene un costo financiero, debido a mantencin de almacenaje, seguros, posibilidad de deterioro y/o quedar fuera de uso.

Fecha de Entrega El plazo de entrega tiene vital importancia, en la compra planificada como en las urgencias, pues, en la primera, normalmente se requiere un plazo definido para la obtencin y uso, en las compras urgentes, se desea la pronta satisfaccin. Algunas grandes empresas, pueden efectuar sus compras a base de un programa ajustado al tiempo. Esto tiene por finalidad el ahorro de tiempo y gastos de administracin del material y almacenamiento. Se debe especificar fecha, hora y en lo posible la puerta por donde entrar el material solicitado.

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Precio El Precio debe guardar siempre justa relacin con la calidad y el servicio solicitado, como tambin, debe permitir competir en el mercado. Los productos o materiales son sensibles a cambios frecuentes en el precio, introducen otro elemento digno de considerar, pues ante situaciones de esta naturaleza, ser aconsejable pensar en un contrato para asegurar un precio fijo y un aprovisionamiento fluido. Esta posicin tambin ser aplicable ante la deteccin de materiales que son propensos a agotarse en el mercado.

Garantas y Servicios Eventualmente un producto puede ser aconsejable por cumplir las condiciones precedentes, pero si no cumple el requisito de garanta del producto como tambin prestar asesora, podra dejar de ser un material eficiente al impedir el aprovechamiento mximo.

EL PROCESO DE COMPRAS Por seguimiento de las compras se entiende al control que debe existir para que los plazos determinados para cada proceso de adquisicin, se cumplan. As tenemos que para completar la adquisicin de una requisicin, se deber cumplir los siguientes pasos: - Recepcin del pedido requisicin, debidamente aprobada. Eleccin de los posibles proveedores (Estudio de Mercados) Solicitud de cotizaciones Recepcin de ofertas Anlisis de las ofertas y decisin tcnica-econmica

- Negociacin Colocacin de o/c - Plazo de entrega de la mercadera

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- Recepcin Para poder realizar convenientemente todos estos pasos, el comprador, necesita tiempo, por este motivo, se deben establecer los tiempos para cumplir satisfactoriamente cada uno de ellos. La suma total de tiempos se denomina tiempo tpico de compras y es la base para el clculo del tiempo de reposicin, tambin llamado LEAD TIME. El encargado de seguimiento debe saber la situacin de todos y cada uno de las requisiciones ingresadas al departamento de compras. Realizar todos estos pasos, origina un costo, que se denomina costo de adquisicin . Si el monto estimado de la requisicin es pequeo, no vale la pena realizar todos estos pasos, porque encareceramos la adquisicin. Se sugiere que las compras cuyo importe sea menos de 3 veces el costo de adquisicin, se realicen directamente, es decir, sin tener que realizar todos estos pasos. Por ejemplo: si el costo de adquisicin es de 50 soles, podemos comprar directamente, sin tener que realizar todos los pasos, hasta por 3 veces 50 soles, es decir 150 soles. Si el monto estimado de la compra supera esa suma, tendremos que confeccionar la requisicin y cumplir con el procedimiento. Para cada uno de estos procesos, se le estipula un plazo, que se denomina: Tiempo, tpico de compra. Seguimientos controla que para cada proceso se cumpla este tiempo tpico, de lo contrario origina una Activacin al Agente encargado de la Requisicin. Se entiende por Activacin cada aviso de atraso en el tiempo establecido, al agente de compras. Estos tiempos tpicos, son determinados en forma conjunta con los agentes de compra, sin ningn tipo de apremio, en forma completamente normal, pero una vez establecidos, se comprometen a cumplirlos. El seguimiento para ser eficiente, debe disearse lo ms simple posible y contemplar el control slo de los principales pasos, de lo contrario, no
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ser muy efectivo, pues se puede llegar al caso de abrumar al agente con activaciones. En la Seccin de seguimiento, cada agente de compras, debe abrir un file a cada Requisicin y archivar en l todos y cada uno de los documentos relacionados con la adquisicin: Requisicin Solicitudes de cotizacin Cotizaciones Cuadro comparativo Orden de compra Ingreso del almacn Otros documentos y comunicaciones con el usuario y/o proveedor. Informe del pago de la factura del proveedor.

Estos documentos, deben estar foliados, es decir numerados, y sern muy necesarios para sustentar las decisiones tomadas en el proceso de compras, sobre todo en las auditorias. La responsabilidad del agente de compras, no termina con la recepcin del material, sino con el pago de la factura correspondiente, al proveedor. Luego del pago, archivar el file como ATENDIDO. Para cualquier transaccin, firma de la o/c, reclamo, inspeccin de auditora, se debe tener en cuenta el file de compra. A continuacin, vamos a analizar y describir cada uno de los procesos, en orden lgico hasta el trmino de la adquisicin.

SOLICITUD DE COTIZACION SELECCIN DE LOS POSIBLES PROVEEDORES Y SOLICITUD DE COTIZACIN

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En base a un estudio de mercados, que debe ser realizado por personal especializado, se debe confeccionar un CATALOGO DE PROVEEDORES Y un REGISTRO DE PROVEEDORES,. Estos dos elementos son indispensables para poder elegir a los proveedores, que sern invitados a cotizar los materiales a adquirir. Catlogo de proveedores El xito de la gestin de compras, depende del conocimiento del mercado que tengamos, pues es la nica forma de obtener las mejores cotizaciones. Es pues, una obligacin del agente de compras, conocer muy bien el mercado de productos a su cargo, no slo en el mbito local, sino tambin en el nacional internacional. Su tarea es una constante bsqueda de proveedores y tambin de productos alternativos que reemplacen con ventajas a los que se conocen actualmente. Debemos tener en cuenta los siguientes principios: TODOS LOS PROVEEDORES SON MIS SOCIOS. Actualmente, existen los trminos Socios proveedores y Socios clientes. Entre socios, debe haber siempre buena fe. NO HAY MALOS PROVEEDORES, SOLO HAY MALOS COMPRADORES. Debemos evaluar siempre a nuestros proveedores, debemos

HOMOLOGARLOS. En caso de problemas, debemos cortar la relacin inmediatamente. Nosotros podemos obtener a los proveedores por diferentes mtodos: Internet, convocatorias, pginas amarillas, referencias de otras empresas, ofrecimiento de los mismos proveedores, etc. De acuerdo a nuestros requerimientos, debemos seleccionar a los ms calificados y confeccionar con ellos nuestro CATALOGO DE

PROVEEDORES. Este debe ser confeccionado por familias y para cada proveedor, establecer el tipo de distribucin que tienen.
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Registro de Proveedores Debemos estar seguros de trabajar con proveedores legalmente

establecidos, que sean capaces de brindarnos las garantas necesarias por el material que les compramos. Para ste fin, debemos conocer sus instalaciones, su capacidad de produccin, a sus representantes, tener referencias de ellos, ya sean comerciales y bancarias, de la calidad de sus productos, de su soporte tcnico, de las normas tcnicas conque trabaja y de la calidad tcnica de su personal. Si nuestra empresa exporta tiene sa finalidad, debe poseer las normas ISO. Para obtenerlas, es necesario que nuestros proveedores sean de primera calidad, pues para obtener la norma, stos deben ser evaluados por los auditores de ISO. Los principales documentos que requerimos para inscribir a un proveedor son: RUC Licencia Municipal Constitucin de la empresa. SOLICITUD DE COTIZACIN El nmero de proveedores a solicitar cotizacin, depende del monto del pedido; asimismo, la forma de hacerlo, ya sea telefnica, personal o por escrito. En ambos casos, debe existir una norma escrita que respalde las decisiones que se tomen. Es recomendable que se elijan siempre proveedores antiguos y nuevos para diversificar el mercado. Al proveedor hay que darle un plazo prudencial para que nos presente su cotizacin. En el momento de solicitar la cotizacin, se deben proporcionar al proveedor, todos los datos necesarios, a fin de que pueda cotizar, lo que
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nosotros necesitamos en las condiciones que lo requerimos. As, entre otros datos tenemos: - Especificaciones completas: Fsicas, qumicas - Tiempo de entrega del material - Lugar de entrega del material - Forma de pago - Fecha de recepcin de cotizaciones - Fecha hasta la que debe ser vlida la oferta. - Nombre del agente con quien deben tratarse las consultas sobre la cotizacin - Indicar si pueden cotizar alternativas - Garantas sobre la calidad del material - Tipo de embalaje - Condiciones generales En el caso de fabricaciones por encargo o por servicios, debemos indicar claramente el material a proporcionar y establecer los nuevos estndares. CUADRO COMPARATIVO DE OFERTAS RECEPCIN DE OFERTAS Una vez vencido el plazo para la presentacin de ofertas, es recomendable, sobre todo, si son escritos, esperar unos dos das para proceder a confeccionar el cuadro comparativo de ofertas. En el anlisis de cotizaciones se debe contemplar en primer lugar las especificaciones tcnicas. Se entiende que las especificaciones de la Requisicin y que figuran en la solicitud de cotizacin son las mismas que debe reunir el material que solicitamos; si alguna cotizacin no las cumple,
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por bajo que sea el precio, no debe ser tomada en cuenta. En este rubro, tambin debemos poner nfasis en otros aspectos importantes, tales como: - Tiempo de entrega - Embalaje - Forma de entrega Es decir, una oferta no es vlida si no cumple con lo solicitado. Para este anlisis se puede hacer asesorar con personal tcnico especializado, as habr mayor seguridad en la evaluacin. Inmediatamente despus de la evaluacin tcnica, se proceder a la evaluacin econmica, solo con las ofertas que resultan hbiles. El resultado de esta segunda evaluacin es competencia y responsabilidad encargado de compras. La evaluacin econmica, no debe tener en cuenta el precio de la mercadera, sino el costo total, es decir, costo de la MERCADERA PUESTA EN ALMACN, este el costo considera el flete y todos los otros derechos en que se pueda incurrir hasta que estn en el almacn. Podran existir ofertas muy interesantes en el precio, respecto a la cantidad, pero compras slo puede adquirir lo respaldado en la Requisicin. Cualquier cantidad adicional debe ser consultada con el usuario-emisor de la Requisicin, y no debe exceder el presupuesto de compras, ni la capacidad de Almacenamiento, ni el tiempo de obsolescencia del material. La decisin no necesariamente puede ser para un solo proveedor, sino para ser compartida entre varios. Esto muchas veces ocurre incluso para un solo tem; y se debe efectuar con el fin de evaluar nuevos proveedores.

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NEGOCIACIN Por negociacin entendemos, el tratar de mejorar las condiciones de la oferta del proveedor. La negociacin, es recomendable para los materiales A, es decir los de mayor importancia econmica, aquellos, en que un logro que se obtenga, ser muy importante para nuestra empresa. Los aspectos ms importantes a negociar son: Forma de pago. Garanta de la calidad. Cumplimiento en el plazo de entregas. Canje. Plazo de garanta. Consignacin. Almacn Virtual. Ventajas en el precio. EVALUACION DE PROVEEDORES La evaluacin de proveedores es un examen sistemtico, para determinar en que medida un proveedor est capacitado para satisfacer las exigencias especficas de un suministro. En este mundo globalizado de hipercompetencia, al enfrentarnos a la toma de decisin de una compra, para que cumpla con los conceptos de eficiencia, calidad, permanentemente nos enfrentamos a la gran

competencia del mercado, entonces, Cmo determinar cul es el producto que se adapta a nuestras necesidades? La solucin est en nuestras manos. La homologacin es la respuesta a esta interrogante; bsicamente consiste en analizar, comparar y evaluar a los potenciales proveedores,
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con el objeto de tener una completa informacin de las caractersticas tcnicas, tanto del fabricante, distribuidor, como tambin del producto requerido. En la actualidad tenemos una poderosa herramienta, que nos permitir en una forma ms eficiente y certera y es el ISO 9000, la cual nos certificar que el producto o servicio se ha desarrollado bajo procesos tcnicos de ltima generacin, apoyndonos en los parmetros que nos define este concepto nos permitir tener la absoluta seguridad que los procesos con que fue confeccionado el producto en cuestin es de calidad, o en el caso que fuese un servicio a contratar tendremos la tranquilidad que este es confiable, por lo tanto los resultados estarn garantizados. Por lo tanto toda compaa que posea en sus registros el ISO 9000, tendr una ventaja comparativa significativa, sobre aquellas que no lo posean. PROCESO DE EVALUACION DE PROVEEDORES El Perfil del proveedor requerido.- No siempre los proveedores cumplen con las expectativas del cliente. Proveedores que se ajustan al perfil.- El perfil del proveedor requerido debe estar definido previamente considerando los intereses del cliente. Criterios o poltica de evaluacin.- Al igual que el perfil se debe tener presente criterios y polticas que permitan evaluar al proveedor. Establecimiento de criterios o polticas.- Al existir criterios y polticas establecidas es necesario poner en prctica la evaluacin en el marco de referencia estndar ya establecido. CALIFICACION DE PROVEEDORES La categora de los proveedores podr establecerse de acuerdo a los siguientes parmetros: Capacidad Potencial.- Permitir definir claramente la capacidad del proveedor.
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Productos suministrados.- El anlisis de los productos nos asegurar la excelencia de los mimos. Riesgos aportados.- Al tener considerado los riesgos, es factible minimizar. Experiencia comparada.- La comparacin de las experiencias acumuladas, siempre ser positiva para lograr las mejoras necesarias. Calidad documentada.- Es recomendable dejar registros que permitan mantener o en muchos casos mejorar los estndares de calidad. APROBACION DE PROVEEDORES Procedimientos, que evala y certifica constatando que las muestras suministradas con los requisitos y son coherentes con la calificacin final. Concierne tanto a proveedores potenciales como a los existentes. Puede llevarse a cabo sobre todo o parte del sistema del proveedor: Aspectos Tcnicos.- Se refiere a los procedimientos tecnolgico. Aspectos comerciales.- Con relacin a los sistemas de comercializacin y marketing. Sistema de calidad.- Con los avances tecnolgicos la gestin de la calidad, se ve garantizada Aspectos financieros.- Un garanta. proveedor solvente financieramente da con apoyo

LA ORDEN DE COMPRA COLOCACIN DE LA ORDEN DE COMPRA. Este es uno de los pasos principales del proceso, y consiste en emitir la o/c, es decir el documento que va a amparar oficialmente la adquisicin; es

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por esto que las condiciones que en ella se estipulen debe ser todo lo claro posible, en todos sus aspectos. Se debe tener en cuenta que en caso de reclamo, slo se podr recurrir a lo indicado en la orden de compra, y no a cualquier otra apreciacin, aunque figure en algn documento anterior. Para que la o/c sea vlida, debe ser confirmada por el proveedor, de lo contrario, slo es un documento unilateral. Podra colocarse o/c abiertas, es decir, un solo documento que ampare suministros parciales durante un cierto periodo de tiempo. En este caso, se debe tener mucho cuidado con las condiciones de entrega, los plazos, y sobre todo con el precio. En las actuales circunstancias es muy difcil asegurar un precio a firme por un periodo de tiempo, en este caso debemos recurrir a precios escalonados o en su defecto a una frmula poli nmica. Hay productos en que los precios son oficiales. Hay clusulas de la o/c que deben ser coordinadas con el departamento legal, pero debemos tener muy en cuenta la BUENA FE ; sin sta, sin escoger proveedores responsables, escrupulosos, cualquier clusula puede ser vulnerable. FORMATO DE ORDEN DE COMPRA

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Cuando intervengan intermediarios (Brokers), es necesario delimitar bien la responsabilidad de suministro, pues estos slo son responsables de colocar el pedido y nada ms. Muy pocas veces se encargan de canalizar un reclamo, por esto, es conveniente escoger representantes oficiales o adquirir directamente el producto. Como en todos los pasos de compras, debe haber una norma sobre las aprobaciones (firmas) que debe tener una orden de compra, es decir, delimitar claramente las responsabilidades y los montos que estas cubren. En la mayora de las Empresas, las rdenes de compra tipo A ( por los montos ms elevados), las firma el Gerente General, por montos menores, segn escala, es necesaria la firma del Gerente de Materiales (logstica), del Jefe de Compras, del Jefe de Seccin o del Agente. La responsabilidad de las firmas que respaldan una o/c es mancomunada. En algunos tipos de adquisicin, sobre todo, en fabricaciones por encargo se acostumbran a confeccionar contratos. Estos, por ser especiales para cada caso, dan ms respaldo legal al compromiso de ambas partes. Siempre debe hacerse con asesora del Departamento Legal. Como punto muy importante, debemos dejar bien establecido que en la orden de compra (o/c) se debe respetar la unidad de medida (u/m). Muchos proveedores cotizan en unidades muy diferentes a las que se utilizan en una Empresa; en este caso, debemos estipular la del proveedor y poner la equivalencia a la u/m. interna para que el hacer el ingreso no existan confusiones que puedan originar diferencias en los costos y en los inventarios. Luego de la o/c, para el caso de las importaciones, se debe iniciar la gestin para el trmite del pago correspondiente, ya sea por pago con carta de crdito o contra-entrega de documentos (cobranza extranjera). Tambin se debe iniciar la contratacin especfica del seguro que ampare la mercadera. En casos de tener que pagar cierto porcentaje adelantado, sobre todo, en fabricaciones, el proveedor debe brindar una garanta slida que respalde el
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monto adelantado. De no tener ste requisito, podramos tener fuertes problemas y perder proveedores y nuestro dinero. ENTREGA DEL MATERIAL Una vez confirmada la o/c por el proveedor, y salvadas las diferencias observaciones que pudieran existir, comienza a correr el plazo la entrega del material. En este paso debe intervenir principalmente seguimientos, quien activar al proveedor en la fecha estipulada y gestionar el cumplimiento de la entrega de la mercadera en la forma correcta. En el caso de Mercadera de importacin, adems del embarque hay que controlar y activar el desaduanamiento. El encargado de la verificacin cuantitativa y cualitativa es el Departamento de RECEPCIONES de la empresa. Este departamento har las verificaciones correspondientes con la o/c, planos y catlogos u otro material y medios que en ella se estipulen. Para tal efecto, puede hacerse asesorar o auxiliar con el usuario, laboratorio, departamento de Control de Calidad, etc. Si todo est conforme, emitir la NOTA DE INGRESO, una de cuyas copias es enviada a Compras (seguimientos). Y otra copia a contabilidad para el pago de la factura. A continuacin damos un ejemplo de la Nota de Ingreso.

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FORMATO DE NOTA DE INGRESO NOTA DE LOGO INGRESO No. FECHA ____________ MOTIVO_________ O/C __________________ PROVEEDOR__________________________________ RUC_____________ G/R __________ TRANSPORTISTA ____________________ # BULTOS ______ PESO ________ G/R_________ DESCRIP CANTIDA CORR CODIGO CION D U/M ACUMUL. VALOR OBSERVACIONES_______________________________________________________ ______________ ______________________________________________________________________ _______ _______ ______________________________________________________________________ _______________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ___________________________________ ALMACEN V B

De no estar la mercadera de acuerdo con la o/c, emitir nota de rechazo, y la regresar al proveedor, comunicando al Dpto. de compras, que es el nico que debe hacer la coordinacin y/o reclamo correspondiente con el proveedor. Se decidir tambin el recargo del flete pagado necesariamente. A continuacin, damos un ejemplo de la nota de rechazo.

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NOTA DE RECHAZO DE MATERIALES No.FECHA ________________ ORDEN DE COMPRA_______________ G/R ENVIO __________ PROVEEDOR ________________________________ RUC __________________ G/R __________ DESCRIPCI IT. CODIGO ON U/M CANTIDAD MOTIVO OBSERVACIONES ____________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ ________________ _____________________________________________________________________ ________________ _____________________ ________________________________ _____________________ ALMACEN GERENCIA ADMINISTRATIVA PROVEED

De estar la mercadera conforme en calidad, pero no en cantidad, se deber coordinar con compras para tomar la decisin ms conveniente. FACTURACIN Y PAGO

Como ya hemos mencionado, la atencin de una requisicin no debe cerrarse con el ingreso de la mercadera como comnmente ocurre, sino con el pago de la factura correspondiente.. Es responsabilidad del agente, verificar que el pago del suministro se efecte de acuerdo a lo pactado, de lo contrario, puede originar problemas con los proveedores que incidirn directamente en suministros futuros. En muchas empresas la recepcin de las facturas se entregan a diferentes personas, lo cual origina prdidas o traspapeleos. Debe existir un slo organismo encargado de la recepcin de facturas de los proveedores y de los documentos internos (nota de ingreso, gua de remisin), quien previa revisin, dar su V B para el pago correspondiente. contabilidad. El proveedor, presentar los siguientes documentos: Factura El responsable debe ser el departamento de

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 Orden de compra original. Copia de la gua de remisin firmada por el almacn. Contabilidad, no ordenar el pago mientras no reciba la nota de ingreso del almacn. PARMETROS DE CONTROL Toda dependencia, debe autocontrolarse para evaluar constantemente el cumplimiento de sus objetivos. Es recomendable que estas evaluaciones sean de conocimiento de las Jefaturas respectivas para lo cual es necesaria la emisin de informes mensuales o quincenales. Para una dependencia de compras los puntos ms importantes entre otros, a ser evaluados son: Requisiciones pendientes Se debe hacer un balance, teniendo en cuenta las requisiciones pendientes al inicio del mes. Las ingresadas, las atendidas y las que quedan pendientes a fin de mes. Nmero de tems Igual que las requisiciones. Nmero de compras urgentes Se debe hacer, por motivos que originan la urgencia Falta de previsin Demora en compras Agotamiento de stocks Mayores pagos por gestin de compras Descuentos extraordinarios obtenidos Cumplimiento de los tiempos tpicos. Cumplimiento de proveedores Nmero de quiebras de stock Por programacin Por demora en compras Paradas o ventas dejadas de realizar por falta de materiales Valorizacin de lo anterior ndice de Rotacin
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Cumplimiento de los programas de adquisiciones. Cumplimiento de los presupuestos Montos colocados o/c Nacional Importacin Caja chica.

En el presente fascculo hemos tratado acerca de la compra, sus aspectos y pasos ms importantes. Asimismo se ha abordado el tema de evaluacin, calificacin u homologacin de proveedores. Debe estar claro que el aprovisionamiento de materiales o servicios tienen un proceso, que inicia desde el requerimiento, hasta la atencin de los mismos, proceso que debe cumplir con ciertos mtodos, tcnicas y requisitos..

1. Cules son los aspectos ms importantes que debe tomarse en cuenta en una operacin de compra? 2. Busque bibliografa adicional o visite una empresa y obtenga el Formato de una Orden de Compra, Luego explique los componentes de dicho formato. 3. Elabore un diagrama del proceso que sigue una compra en una empresa privada, 4. En qu consiste una homologacin de proveedores?. 5. Porqu motivos puede rechazarse una Orden de Compra?

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Ballou Ronal, H, Logstica, Administracin de la Cadena de Suministro, Quinta edicin, Prentice Hall, Mxico, 2004.
Gajardo, Rubn, Logstica, ADEX, EAN, Lima, 2002,

1. Cmo se origina las necesidades de materiales en una empresa? 2. Qu es una requisicin? 3. En qu consiste la funcin de compras? 4. Qu aspectos importantes deben ser evaluados por un

Departamento de Compras?

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APLICACIN DE LAS 5-S EN LOGISTICA Y GESTION ESTRATEGICA DE ALMACENES

TABLA DE CONTENIDOS INDICADORES DE LOGRO APLICACIN DE LAS 5 S EN LOGISTICA GESTION ESTRATEGICA DE ALMACENES SERVICIO DE ALMACEN PLANEAMIENTO Y ORGANIZACIN DE ALMACENES METODOS DE ALMACENAMIENTO SEGURIDAD EN EL ALMACENAMIENTO TIPOS DE ALMACEN COSTOS Y TARIFAS DEL SISTEMA DE ALMACENAMIENTO RESUMEN ACTIVIDAD BIBLIOGRAFIA AUTOEVALUACION

Al concluir el Cuarto Fascculo el alumno entender los conceptos e importancia de las 5-S EN LOGISTICA. Asimismo conocer los aspectos relacionados a la gestin estratgica de almacenes en una empresa privada.
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APLICACIN DE LAS 5-S EN LOGISTICA Las 5 S "no son una moda", sino una conducta para el desarrollo de las actividades. Obliga a valorar tanto el propio proceso como el resultado. En primer lugar, tenemos que vencer la resistencia de las personas al cambio en sus formas de trabajo. Para ello, el primer paso consiste en preparar mentalmente a los empleados para que acepten las 5 S antes de dar comienzo a su implantacin. Como un aspecto preliminar al esfuerzo de las 5 S, debe asignarse un tiempo para analizar la filosofa implcita de las 5 S y sus beneficios:

Creando ambientes de trabaj limpios, agradables y seguros. Aumentando la motivacin de los empleados. Haciendo ms fcil el trabajo. Reduciendo el trabajo fsicamente agotador. Liberando espacio.

Algunos de los beneficios que puede aportar las 5s se citan a continuacin:

Ayuda a los empleados a adquirir autodisciplina

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Optimiza el trabajo. Permite que se identifique visualmente y, por tanto, que se solucionen los problemas relacionados con demoras en las entregas.

Hace visibles los problemas de calidad. Mejora la eficiencia en el trabajo y reduce los costes de operacin. Reduce los accidentes.

Las cinco fases o pasos del orden y la limpieza a travs de las 5s con sus nombres japoneses, son los representados en el grfico. Las 5-S es el nombre genrico con el que se conoce y se le denomina as, porque los nombres de estas prcticas empiezan con la letra S. Las 5 - S a saber son: 1 SEIRI (DESPEJAR): 2 SEITON (ORDENAR) 3 SEISO (LIMPIAR) 4 SEIKETSU (MANTENER, CONSERVAR, SISTEMATIZAR): 5 SHITSUKE (ESTANDARIZAMIENTO Y DISCIPLINA) DEFINICION DE LAS 5-S 1 SEIRI (DESPEJAR): Consiste en diferenciar entre elementos necesarios e innecesarios en lugar de trabajo y separar todo lo innecesario y eliminarlo. Una mirada minuciosa revela que en el trabajo diario slo se necesita un nmero pequeo de objetos; muchos otros objetos no se utilizaran nunca o solo se necesitarn ocasionalmente. Un mtodo prctico y fcil consiste en retirar de las zonas o puestos de trabajo cualquier cosa que no se vaya a utilizar en los prximos 30 das. Este primer paso suele comenzar con una campaa de etiquetas rojas. Seleccione un rea sobre la que se quiere actuar y sus usuarios deberan ir colocando etiquetas rojas sobre los elementos que consideran como
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innecesarios. Al final de la campaa, es posible que el rea est cubierta con centenares de etiquetas rojas, lo que lleva a compararla con una arboleda en otoo. Si los usuarios no demuestran la utilidad de estos elementos, deberan ser retirados del puesto de trabajo. Las cosas que no tengan un uso futuro evidente y que no tengan valor intrnseco, se descartan. Las cosas que no se vayan a necesitar en los prximos 30 das pero que podran utilizarse en algn momento en el futuro, se llevan a sus correspondientes lugares. Esta metodologa de tarjetas rojas puede arrojar resultados sorprendentes sobre la forma cmo las personas trabajan. Al final de la campaa de etiquetas rojas, todo el personal involucrado debe reunirse y echar un buen vistazo a los resultados obtenidos y comenzar a llevar a cabo acciones de mejora para corregir el sistema que dio lugar a este desorden. La eliminacin de elementos innecesarios mediante la campaa de etiquetas rojas tambin deja espacio libre, lo que incrementa la flexibilidad en el uso del rea de trabajo, porque una vez descartados estos elementos innecesarios, slo queda lo que se necesita. En esta etapa debe determinarse el nmero mximo de elementos que deben permanecer en el rea de trabajo. Deshacerse de lo que no se necesita En logstica se habla permanentemente y con mucha propiedad de un concept y es de la eliminacin, lo que no significa que lo que no se necesita debamos botarlo a la basura el elemento sobrante, muy por el contrario, por ser una empresa con fines de lucro no se puede permitir el despilfarro, por lo que se sacar el mejor partido o rendimiento al venderlo por kilogramo, como chatarra o por partes y piezas. Por otro lado, si el caso lo permite se podr efectuar una donacin a una institucin de caridad o beneficencia. No podemos dejar de mencionar la implicancia de esta accin, que es llevar el control administrativo, lo que es de vital importancia, ya que en el momento de efectuar una eliminacin, tambin lo debemos eliminar de los inventarios o
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registros, los elementos en cuestin, ya que nada lograremos con tener fsicamente arreglado el sistema y no tener en regla la documentacin, es decir se debe desembarazar integralmente del flujo logstico el elemento dado de baja, lo que permite un mayor dinamismo en el sistema, libre de obstculos, tanto administrativo como en el ambiente fsico.

2 SEITON (ORDENAR): Una vez que se ha llevado a cabo la separacin de los elementos innecesarios y se han retirado del rea de trabajo dejando solamente el nmero mnimo necesario se ponen en orden, de manera que se tenga fcil acceso a estos. Seiton significa clasificar los elementos de trabajo por uso y disponerlos como corresponde para minimizar el tiempo de bsqueda y el esfuerzo. Para hacer esto, cada tem debe tener una ubicacin, un nombre y un volumen designados. Debe especificarse no slo la ubicacin, sino tambin el nmero mximo de elementos que se permite en el puesto de trabajo. Por ejemplo, el almacenaje de mercancas no puede realizarse de forma ilimitada. Por el contrario, debe delinearse claramente el espacio en el suelo para el almacenaje de mercancas y debe indicarse un nmero mximo tolerable de expediciones. Al mismo tiempo, de esta forma, seiton garantiza que los primeros en entrar, sern los primeros en salir. Los elementos que se dejan en la zona de trabajo deben colocarse en el rea designada. En otras palabras, cada elemento debe tener su propia ubicacin y, viceversa, cada espacio en el rea de trabajo tambin debe tener su destino sealado. Las marcas en el suelo o en las zonas de trabajo indican las ubicaciones apropiadas de mercanca, equipos, herramientas, instrumentos, objetos, etc. Al pintar un rectngulo en el suelo para delimitar el rea para la mercanca, por ejemplo, se crea un espacio suficiente para almacenar el volumen mximo de expediciones. Al mismo tiempo, cualquier desviacin del nmero de expediciones sealadas se hace evidente instantneamente.
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Las herramientas, equipos u otros objetos deben colocarse al alcance de la mano y deben ser fciles de recoger y regresar a su sitio. Sus siluetas podran pintarse en la superficie donde se supone que deben almacenarse. Esto facilita saber cundo se encuentran en uso. Los pasillos tambin deberan sealizarse claramente con pintura (al igual que otros espacios que se designen para mercancas en trnsito, etc.). El destino de los pasillos es el trnsito, por lo que no debe dejarse nada all. El pasillo debe estar completamente despejado de manera que se destaque cualquier objeto que se deje all, lo que permite detectar instantneamente la invasin de este espacio y emprender as la correspondiente accin correctiva. Es necesario establecer los puntos crticos que se han de tener en consideracin a objeto de tener un mejor control visual del almacn en su totalidad. Accesos Externos.- En algunos casos existen dos o ms accesos de entradas y salidas de mercaderas. Accesos Internos.- Debe establecerse claramente los accesos para el personal y los que corresponda a materiales. Puntos ciegos.- Se estima necesario evitar no tener visualizacin a las esquinas y rincones como tambin tras los pilares. Esto se ver superado con sistemas de iluminacin adecuados y espejos destinados para el efecto. 3 SEISO (LIMPIAR): Seiso significa limpiar el entorno de trabajo, incluidos los vehculos, los equipos y las herramientas, lo mismo que suelos, paredes y otras reas del lugar de trabajo. Tambin hay un axioma que dice: Seiso significa verificar. Un trabajador que limpia un vehculo, equipo o herramienta puede descubrir muchos defectos de funcionamiento. Cuando el vehculo est cubierto de aceite y polvo es difcil identificar cualquier problema que se pueda estar dando. Sin embargo, mientras se limpia podemos detectar con facilidad una

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fuga de aceite, o tuercas y tornillos flojos, etc. Una vez reconocidos estos problemas, pueden solucionarse con facilidad. Se dice que la mayor parte de las averas en los vehculos, equipos o herramientas comienzan con vibraciones (debido a tuercas y tornillos flojos), con la introduccin de partculas extraas como polvo, o con una lubricacin o engrase inadecuados. Por esta razn, Seiso constituye una gran experiencia de aprendizaje para los trabajadores, ya que pueden hacer muchos descubrimientos tiles mientras limpian los vehculos. 4 SEIKETSU (MANTENER, CONSSERVAR, SISTEMATIZAR): Seiketsu significa mantener la limpieza de la persona por medio de uso de equipos y equipamientos de trabajo adecuados, as como mantener un entorno de trabajo saludable y limpio. Otra interpretacin de seiketsu es continuar trabajando en seiri, seiton y seiso en forma continua y todos los das. Por ejemplo, es fcil ejecutar el proceso de seiri una vez y realizar algunas mejoras, pero sin un esfuerzo por continuar tales actividades, muy pronto la situacin volver a lo que era originalmente. Es necesario disear sistemas y procedimientos que aseguren la continuidad de seiri, seiton y seiso. Para ello se debe determinar con qu frecuencia se debe llevar a cabo seiri, seiton y seiso, y qu personas deben estar involucradas. En conclusin SEIKETSU significa prolongar en el tiempo el estado de las condiciones de las 3-S antes sealadas. 5 SHITSUKE (ESTANDARIZAMIENTO Y DISCIPLINA) Shitsuke significa construir autodisciplina y formar el hbito de comprometerse en las 5-S mediante el establecimiento de normas y seguir procedimientos en el lugar de trabajo. Las personas que continuamente practican seiri, seiton, seiso y seiketsu, es decir, personas que han adquirido el hbito de hacer de estas actividades en su trabajo diario, adquieren autodisciplina.

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Las 5- S pueden considerarse como una filosofa, una forma de vida en nuestro trabajo diario. La esencia de las 5- S es seguir lo que se ha

acordado. Se comienza por descartar lo que no necesitamos en el rea de trabajo (seiri) y luego se ordenan todos los elementos necesarios (seiton). Posteriormente, debe conservarse un ambiente limpio, de manera que puedan identificarse con facilidad los problemas (seiso), y los tres pasos anteriores deben mantenerse sobre una base continua (seikutse). El personal involucrado debe acatar las normas establecidas y acordadas en cada paso, y para el momento en que llegan a shitsuke tendrn la disciplina para seguir tales normas en su trabajo diario. Esta es la razn por la que el ltimo paso de las 5- S recibe el nombre de autodisciplina. En esta etapa final, se debe haber establecido los estndares para cada paso de las 5- S y asegurarse de que el rea de trabajo est siguiendo dichos estndares. Los estndares deben abarcar formas de evaluar el progreso en cada uno de los cinco pasos. ESTUDIO DE CASOS: TRABAJO PERSONAL A PRESENTAR: PROPONGA UNA METODOLOGA PARTICULAR QUE PERMITA APLICAR LAS 5 "S" EN UNA EMPRESA X IDENTIFICANDO LOS PASOS CONCRETOS QUE PROPONE PARA ELLO Y RESCATANDO LA REDUCCIN DE COSTOS QUE SE PRODUCIRA. Aplicacin de las 5 - S en el Sper mercado Maby Market

Despejar:

La distribucin de los productos del centro del supermercado es muy buena, sin embargo en las instalaciones del 2do piso encontramos una especie de almacn en la que podemos observar un cierto desorden, al estar los productos de reserva sin clasificacin, y a la visin de todos los clientes, crea un mal aspecto, podemos empezar determinar esta zona como la zona

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en la que vamos a trabajar, observando que tipos de productos hay y planteando una posible solucin de orden.

Ordenar:

Clasificando y ordenando el almacn, segn las caractersticas de cada producto, por ejemplo bebidas, enlatados, etc. por separado, y determinar una rea para estos, de esta manera cada vez que haya entrada de productos su respectivo almacenamiento ser ms fcil en menor tiempo as ahorraremos tiempo y dinero, evitaremos demoras al buscar donde puedan estar los productos pues ya se determinaron areas para estos, teniendo en cuenta que debemos tener un fcil acceso a los productos, para una mejor visin podemos pintar las zonas que hemos designado para los diversos productos.

Limpiar:

La zona que hemos determinado, deber estar ordenada, pero para que este orden se mantenga tendr que estar siempre habilitado es decir: el ambiente debe estar limpio, alguien deber encargarse de esa zona, pues al encargarse alguien en particular de esa zona, entonces la dems personas que se vean en la necesidad de utilizar algo de la zona se vern beneficiadas y de este modo la empresa surgir de forma optima.

Sistematizar:

En esta parte veremos que al aplicar alguien que se encargue particularmente de esa zona, debe tener las comodidades necesarias, herramientas que le faciliten la obtencin de los productos, equipos que le faciliten el acercamiento a ellos, de modo que la limpieza antes mencionada sea constante y no ocasione problemas o bajas y perdidas en la empresa.

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Estandarizamiento y Disciplina: Esto ya implica comprometerse con toda la empresa desde ejecutivos hasta empleados, es decir una vez establecidos los puntos anteriores, la empresa (Maby Market), deber comprometerse a seguir paso por paso los puntos, y porque no actualizar esos modelos de trabajo, obteniendo disciplina y constancia en lo que se hace. Una vez adquirido esto y siendo aceptado la empresa observara grandes cambios en el manejo de los procesos, de todas maneras que optimizara estos y generara mayores ganancias y una mejor realizacin de sus actividades. Fabiola Arrieta Carrasco

GESTION ESTRATEGICA DE ALMACENES Realmente necesitan las empresas el almacenamiento y el manejo de materiales como parte del sistema de logstica?. Si la demanda por los productos de una empresa se conociera con seguridad y los productos pudieran suministrarse instantneamente para satisfacer la demanda,

tericamente el almacenamiento no sera necesario, ya que no se mantendra ningn inventario. Sin embargo ni es prctico ni econmico que una empresa opere de esta manera ya que en general, la demanda la demanda no puede pronosticarse con exactitud. Por ello que las empresas usen los inventarios para mejorar la coordinacin entre la oferta y la demanda y para bajar los costos generales. De aqu se deriva que el almacenamiento de los inventarios produce la necesidad de almacenamiento y tambin la necesidad de manejar los materiales. El almacenamiento se convierte en una conveniencia econmica ms que en una necesidad. Razones para el Almacenamiento 1. Reducir los costos de produccin transportacin 2. Coordinar la oferta y la demanda 3. Ayudar en el proceso de produccin 4. Ayudar en el proceso de marketing
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EL ALMACEN Son aquellos lugares donde se guardan los diferentes tipos de mercanca. Son manejados a travs de una poltica de inventario. Esta funcin controla fsicamente y mantiene todos los artculos inventariados Sistema de gestin del almacn: Se entiende por tal el sistema que determina los criterios para seleccionar el material que ha de salir del almacn para atender una peticin concreta. La importancia de este sistema radica en que incide directamente sobre el perodo de permanencia de los productos en el almacn. La gestin del almacn tiene como funcin esencial optimizar los flujos fsicos que le vienen impuestos del exterior. Funciones de los almacenes 1) Mantener informado constantemente al departamento de compras, sobre las existencias reales de materia prima. 2) Llevar en forma minuciosa controles sobre las materias primas (entradas y salidas) 3) Vigilar que no se agoten los materiales (mximos mnimos). 4) Minimizar costos logrando as dar mayor eficiencia a la empresa. 5) Darle movimiento a los productos estacionados dentro del almacn, tanto de entrada como de salida. 6) Valorizar, controlar y supervisar las operaciones internas de los movimientos fsicos y administrativos. SERVICIO DE ALMACEN
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Una vez que el producto o mercanca es adquirida por el Departamento o Seccin de Compras se inicia el ciclo de almacenamiento con las siguientes etapas de proceso: RECEPCION Habindose el Qu, el Cundo y el Cmo, como resultado de la negociacin en la compra, el almacn deber estar dispuesto y en condiciones de recepcionar la mercadera de acuerdo a a los parmetros establecidos, para lo cual deber disponer del personal adecuado e idneo para la recepcin y verificacin de las mercaderas recibidas, luego debe efectuarse una verificacin o inspeccionada. ESTIBA Esta funcin se refiere al movimiento de mercaderas para ubicarlas y darle un espacio fsico que se ha dispuesto para el efecto en el recinto, lo que entenderemos como la distribucin interna considerando el espacio fsico disponible, rotacin de la mercadera, tamao de embalaje o unidades, peso de los mismos, para lograr una adecuada proteccin, con la seguridad necesaria, para luego sea de rpida distribucin y entrega al usuario en el momento oportuno. CONTROL Consiste en mantener un estrecho control de los procedimientos y funciones desarrolladas en el interior, implicando el ejercicio de una revisin efectiva de las especies que deben estar en las condiciones ptimas y en la cantidad que corresponde segn los registros administrativos como tambin desde afuera del mismo. PRE DESPACHO Esta instancia es la gestin previa al despacho en s, lo que significa contar con un espacio adecuado para preparar los pedidos y tener lista la mercadera en un lugar especfico (DOCK), para ser despachados, cuando son requeridos por el usuario.

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DESPACHO El ciclo de almacenes se ve culminado por la entrega o despacho de las mercaderas depositadas en el recinto del almacn, funcin eminentemente prctica, ya que es deber del encargado verificar que la mercadera salga en ptimas condiciones de calidad y en la cantidad justa a la requerida, coincidente con la Gua de Despacho. Una de la importancia que tiene esta funcin, es que mantiene informado del flujo de salidas de mercaderas del almacn es equivalente a tener la informacin, que nos permita saber en todo momento, cuando debemos reaprovisionar los stock.

PACKING Se distinguen 3 elementos de proteccin al producto: El envase: Que presenta el producto al consumidor El empaque: Integra lotes comerciales del producto envasado.

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El embalaje: Permite acondicionar lotes de productos embalado en unidades de carga para su transporte. En el envase se sealan las caractersticas distintivas del producto y su identificacin, mediante un cdigo de barras para facilitar su facturacin y control en almacenes, tambin se deben sealar claramente las normas de manejo y posibles riegos, as como las condiciones para una mejor conservacin y en su caso fecha de caducidad o vencimiento. PICKING (Preparacin de Pedido) Consiste en recolectar o agrupar una serie de productos diversos para

satisfacer un pedido, lo que puede ser en forma manual, existiendo en la actualidad la tendencia de automatizar el proceso cuando el volumen de mercadera lo requiera. La preparacin del pedido puede hacerse de varias formas: Proceso manual.- Generalmente este proceso se da para satisfacer las necesidades de atencin a los pedidos de productos de relativamente pequeo volumen y a granel, siendo necesario depositar en un envase diversos productos reseados en una gua de despacho como fuente de informacin. Proceso automtico.- La tecnologa se pone al servicio del almacn, con una serie de equipos que facilitan la preparacin del pedido, se utiliza para grandes volmenes de movimiento de mercaderas. Proceso Mixto Automtico / Manual. En muchos casos es aconsejable integrar dos prcticas debido a que los procedimientos manuales no satisfacen plenamente los resultados esperados y por otro lado resulta muy oneroso implementar la automatizacin total del picking en el almacn. Producto a hombre.- Consiste bsicamente en que la totalidad de los productos almacenados son trasladados en contenedores plsticos,
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cajas o palet a travs de rieles, carruseles o levadores, como herramientas indispensables para el picking. DISTRIBUCIN INTERNA Y EXTERNA El transporte est muy ligado al factor distribucin ya que esta se sirve del transporte para cumplir su misin. Administrar la distribucin siempre comprender un adecuado

transporte, siendo ste el elemento que sustenta la funcin distributiva. Debiendo: Utilizar los planes de entrega y rutas ms directas hacia el objetivo final. Maximizando los espacios disponibles y adecuando a las reales necesidades de movimiento de mercaderas. Organizando la estiba en forma precisa que permita un fluido desembarque y agilidad en el mismo. Evitando tiempos ociosos o lucro cesante.

PLANEAMIENTO Y ORGANIZACIN DE ALMACENES Para realizar una mejor planificacin es preciso: Examinar todos los factores que pueden influir sobre el plan final. Estudiar cada necesidad y sus limitaciones. Determinar la combinacin que dar un servicio mximo con el mnimo de gastos. Tambin deben compilarse y estudiarse informaciones sobre los temas siguientes: Artculos que hay que almacenar, datos completos. Espacio disponible.

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Medios para el transporte dentro de la obre. Procedimientos de almacenaje con referencia esencial al control de las existencias.

Equipos de almacn.

PRINCIPIOS PARA LA DISTRIBUCIN DE ESPACIO EN EL ALMACN rea necesaria para cada artculo. Tamao del artculo o producto, longitud, ancho, alto. Peso del artculo. Nmero de unidades a almacenar en un mismo tiempo. Clase o tipo de estanteras, casilleros, bastidores, plataformas necesarias. Mtodo de almacenamiento o apilamiento. Riesgo de accidente, incendio, explosin, etc. Frecuencia con que se pide el artculo Sistema empleado para calcular la cantidad. MAXIMA EN LA UTILIZACION DE LA SUPERFICIE

EFICIENCIA

DESTINADA AL ALMACEN NO SOLO ES PLANEAR BIEN DESDE EL PRINCIPIO LA UTILIZACION DEL ESPACIO EFICAZ DE ALMACN, SINO DESPUS DEBE USARSE LO MEJOR POSIBLE DURANTE SU FUNCIONAMIENTO PARA EVITAR: Mala situacin y desperdicio de espacio en el almacn. Entorpecer la disposicin de los materiales. Reducir el rendimiento de produccin ocupando superficie necesaria.

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Acumulacin de cantidades excesivas de materiales que no se usan pero ocupan espacio. PRODUCTIVIDAD MAXIMA DEL CAPITAL INVERTIDO Una buena direccin de almacn, coordinada y un sistema bien organizado de registro de existencias, impiden el capital inmovilizado innecesariamente en los inventarios. ESPACIO DISPONIBLE Son muchos los factores especficos que hay que investigar en lo que respecta a la naturaleza del espacio disponible para el almacenamiento: rea de las superficies, piso en que estn situadas. Formas y dimensiones de las superficies. Situacin de las superficies. Situacin con respecto a los montacargas y gras. Cargas admisibles de los pisos. Altura de los techos. Legislacin relativa a los edificios. MTODOS DE ALMACENAMIENTO CENTRALIZADO Existencia de un almacn nico, que sirva a las necesidades del material de todos los departamentos u otras dependencias existentes en el rea. Sus ventajas son: Mejor Inspeccin. Necesidad de menor nmero de personas de almacn. El servicio es ms eficiente.
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Mejor disposicin de almacenamiento. Menor espacio ocupado. Mejor control de existencias. Mayor facilidad de detectar duplicidad de materiales. DESCENTRALIZADO Consiste en la instalacin de almacenes por reas fsicas, que por motivo de distancia es aplicable para los productos solo utilizados por la instalacin asignada y en forma especfica. Sus ventajas son: La menor distancia que deben recorrer los materiales, abaratan precios en los medios de transporte y manipuleo. Se obtiene un mejor rendimiento en el cumplimiento de rdenes urgentes. Hay una posibilidad de menor congestin o desorganizacin que el mtodo centralizado. DESCENTRALIZACIN TEMPORAL: Almacenamiento provisional utilizando cajas o casilleros cerrados que se pueden apilar, transportar y disponer para satisfacer ciertos fines especiales. VENTAJAS DE LOS BUENOS MTODOS DE MANEJO DE MATERIALES Menores Costos: El manejo de materiales puede consumir del 20% al 50% de costos de mano de obra, por lo que equipos modernos aumenta considerablemente la cantidad de materiales desplazados por trabajador. Rapidez: Con un sistema moderno y mecanizado se puede garantizar un caudal de produccin ms constante.

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Menos Productos daados: Se reducen los daos durante su proceso de desplazamiento. Mejor Control: Las piezas transportadas, segn los mtodos modernos, son ms fciles de controlar. Economa del Local: El moderno manejo de materiales mximo aprovechamiento del espacio. Seguridad: Los accidentes mayormente se producen por manipulacin de materiales, las empresas deben garantizar mtodos de manejo de seguridad. SEGURIDAD EN EL ALMACENAMIENTO INCENDIO: Aparatos adecuados para combatir incendios, disponindose de tal manera que sean accesibles. (Extintores porttiles) AGENTES ATMOSFRICOS: Aquellos materiales que por su volumen se almacenan al aire libre, debern cubrirse. CALOR Y FRO: Los lquidos y materiales que son afectados por variaciones de temperatura, debern almacenarse en lugares con aire acondicionado. LA SEGURIDAD EN EL MANEJO DE LOS MATERIALES: Seguridad del personal y equipo. Seguridad que requieren los materiales que se manejan. hace posible el

Seguridad de los operadores del Equipo que movilizan los materiales, debiendo portar: Guantes de Seguridad, Botas de Seguridad (con punta de acero), Casco, etc. HERRUMBE: Piezas fundidas y otros materiales que puedan ser afectados por la Herrumbe (xido de hiero) o la corrosin, se almacenan en lugares secos o tambin engrasarlos. DETERIORO O EVAPORACIN: Los materiales que se deterioran con el tiempo no deben almacenarse en cantidades excesivas. Los
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materiales lquidos debern almacenarse en recipientes hermticamente cerrados. POLVO: Los materiales que se malogran si se ensucian con polvo deben protegerse en cajas o armarios cerrados. ROBO: Es necesario tener los materiales de mayor valor en armarios bajo llave o si lo amerita en cajas fuertes. TIPOS DE ALMACEN ALMACENAMIENTO CERRADO.- Son espacios aislados, provistos de paredes y techo, con puerta y ventilacin propia ALMACENAMIENTO AL AIRE LIBRE.- Cuando el material, por su volumen peso, o por su propia naturaleza, no puede almacenarse en un lugar cerrado, se establecen reas libres para su depsito. ALMACENAMIENTO DE COBERTIZO.- Es una combinacin de los anteriores. Se utiliza para productos que requieren mxima ventilacin. ALMACENAMIENTO ESPECIAL.- La gran mayora de pases consignan normas para el tratamiento de materiales peligrosos. COSTOS Y TARIFAS DEL SISTEMA DE ALMACENAMIENTO Una compaa debe pagar costos por el sistema de almacenamiento, bien mediante tarifas que le cargue una empresa externa que le ofrezca tales

servicios o bien mediante los costos internos generados por el sistema particular de manejo de materiales del almacn controlado por la compaa. Existen cuatro sistemas de almacenamiento: Almacenamiento pblico Almacenamiento arrendado con manejo manual Almacenamiento privado con manejo de paletas y carretillas elevadoras Almacenamiento privado con manejo automatizado

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Cada uno representa un nivel diferente de costos fijos y variables. La tarifa que se establece depende de varios factores como: Volumen de los bienes que se van a guardar y manejar, el tiempo que se necesitar del espacio del almacn, el nmero de artculos separados en la mezcla de productos, el tamao promedio del pedido de salida y la cantidad de trabajo de obra requerido, y otros.

Las 5-S surgi en Japn, es el nombre genrico con el que se conoce y se le denomina as, porque los nombres de estas prcticas empiezan con la letra S. Las 5 - S a saber son: SEIRI (DESPEJAR); SEITON (ORDENAR); SEISO (LIMPIAR); SEIKETSU (MANTENER, CONSERVAR, SISTEMATIZAR); SHITSUKE (ESTANDARIZAMIENTO Y DISCIPLINA). Por otro lado, la gestin estratgica de almacenes consiste bsicamente en gestionar, administrar el almacenamiento de los inventarios. El y

almacenamiento, de esta forma se convierte en una conveniencia econmica ms que en una necesidad, porque todo almacenamiento genera costos. El ideal es no tener inventarios o almacenes, sin embargo existe porque la demanda no marcha acorde a la oferta.

1. Explique el funcionamiento de las 5 - S en una empresa X, luego proponga algunas recomendaciones si no se cumplen las mismas. 2. Cules son los componentes del costo de almacenamiento? 3. Visite al almacn de una empresa y describa sus procesos y otras caractersticas del mismo.

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Ballou Ronal, H, Logstica, Administracin de la Cadena de Suministro, Quinta edicin, Prentice Hall, Mxico, 2004.
Gajardo, Rubn, Logstica, ADEX, EAN, Lima, 2002,

1. Explique utilizando ejemplos cada una de las 5 - S de la Logstica. 2. En qu consiste el planeamiento y organizacin de los almacenes? 3. Cules son los mtodos de almacenamiento? 4. Cules son los tipos de almacn?

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ESTRATEGIA DEL TRANSPORTE Y SISTEMA LOGSTICO DE INFORMACIN

TABLA DE CONTENIDOS INDICADORES DE LOGRO EL TRANSPORTE OPCIONES DE TRANSPORTE Y SUS CARACTERISTICAS OPCIONES DE SERVICIO COSTOS DE TRANSPORTE SISTEMA LOGISTICO DE INFORMACION INTERNET, TECNOLOGIA DE INFORMACION APLICADA A LA CADENA DE ABASTECIMIENTO RESUMEN ACTIVIDAD BIBLIOGRAFIA AUTOEVALUACION

Al concluir el presente fascculo, el alumno Conocer los aspectos relacionados al transporte, como actividad logstica, asimismo entender el funcionamiento e importancia de un sistema logstico de informacin. .

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EL TRANSPORTE Se denomina transporte o transportacin (del latn trans, "al otro lado", y portare, "llevar") al traslado de personas o bienes de un lugar a otro. El transporte es una actividad fundamental de la Logstica que consiste en colocar los productos de importancia en el momento preciso y en el destino deseado. Dentro de transporte se incluyen numerosos conceptos; los ms importantes son infraestructuras, vehculos y operaciones. Los transportes pueden tambin distinguirse segn la posesin y el uso de la red. Por un lado, est el transporte pblico, en el que los vehculos son utilizables por cualquier persona previo pago de una cantidad de dinero. Por otro, est el transporte privado, aqul que es adquirido por personas particulares y cuyo uso queda restringido a sus dueos. En ingls se utiliza el vocablo transit para denominar el transporte pblico y el vocablo traffic para el transporte privado. Sin embargo, en castellano no se hace esa distincin, usndose las palabras "trnsito" y "trfico" indistintamente para referirse a la circulacin de vehculos de transporte; en tanto que se le llama transporte pesado al trfico de mercancas y carga. La transportacin generalmente representa el elemento individual ms importante en los costos de logstica para la mayora de las empresas. Se ha observado que el movimiento de carga absorbe entre uno y dos tercios de los costos totales de logstica. Por ello, el responsable de logstica necesita comprender bien los temas de transportacin. OPCIONES DE SERVICIO DE TRANSPORTE Y SUS CARACTERISTICAS El usuario de transportacin tiene una amplia gama de de servicios a su disposicin que giran alrededor de cinco modalidades o modos bsicos: 1. Martimo 2. Ferroviario
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3. Por camin 4. Areo 5. Por ductos o conducto directo Como auxilio en la resolucin del problema de eleccin del servicio de transportacin, este debe ser visto en trminos de caractersticas bsicas para todos los servicios, como: Precio, Tiempo de trnsito promedio, Variacin del tiempo de trnsito, y Prdidas y daos Estos factores son los ms importantes para los responsables de la toma de decisiones. Se presume que el servicio est disponible y puede ser suministrado con una frecuencia que lo hace atractivo como una opcin posible de servicio. EL PRECIO El precio (costo) de servicio de transporte para un consignatario ser simplemente la tarifa de transporte de lnea para el desplazamiento de bienes y cualquier cargo accesorio o terminal por servicio adicional proporcionado. El costo del servicio varia de manera importante de un tipo de servicio de transporte a otro. TIEMPO DE TRANSITO Y VARIABILIDAD El Tiempo de entrega (en trnsito) se refiere por lo general al tiempo promedio de entrega que le toma a un envo desplazarse desde su punto de origen a su destino. Variabilidad se refiere a diferencias ordinarias que ocurren entre los envos por diferentes modalidades. PRDIDAS Y DAOS Debido a que los transportistas difieren en su habilidad para desplazar la carga sin prdidas ni daos, la experiencia en prdidas y daos se vuelve un factor
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importante en la seleccin de un transportista. La condicin del producto es una consideracin principal del servicio al cliente. OPCIONES DE SERVICIO: FERROCARRIL.- El Ferrocarril es un medio de transporte de larga distancia y baja velocidad para transportar materias primas y productos manufacturados de bajo valor que prefiere desplazar tamaos de envo de al menos un vagn completo. CAMION En contraste con el ferrocarril el transporte por camin es un servicio de transportacin de productos semiterminados y terminados. Los envos por camin son menores de 10,000 libras (4,500 Kg). Las ventajas inherentes del transporte por camin son su servicio puerta a puerta, que implica que no hay carga o descarga entre el origen y el destino, como sucede con el transporte por ferrocarril y avin; su frecuencia y disponibilidad de servicio; y su velocidad y conveniencia del puerta a puerta. AVION El transporte areo ha sido considerado por un mayor nmero de consignatarios para servicio regular, aunque las tarifas de transporte areo excedan las del transporte por camin por ms de dos veces, y las del

ferrocarril por ms de 16 veces. El atractivo del transporte areo es su rapidez origen-destino sin igual, en especial a travs de largas distancias. Los aviones comerciales tienen velocidades de 545 y 585 millas (880 y 940 Km.) por hora. BARCO El servicio de transportacin martima est limitado en su alcance por muchas razones. El servicio de aguas nacionales se confina al sistema de caminos acuferos en tierra, el cual requiere que los consignatarios estn ubicados sobre los caminos acuferos o utilicen otro modo de transporte en combinacin con este. Adems el servicio martimo es en promedio ms lento que el ferrocarril
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La capacidad y manejo por este medio se estn incrementando a medidad que se desarrollan nuevos barcos, como buques cargueros y por mejoras como la navegacin mediante satlite con radar, y servicio de piloto automtico a toda hora. En el Per existe servicio de transportacin por mar y por ro, este ltimo principalmente en la regin selvtica. DUCTOS A la fecha la transportacin por ductos ofrece un rango muy limitado de servicios y capacidades. Los productos que se adecuan de manera ms econmica a transportarse por ductos son: el petrleo crudo y sus productos refinados, as como el gas, como en el caso del Per. Las prdidas y daos de producto por los ductos son bajas debido a que: 1) Los lquidos y gases no estn sujetos a daos en el mismo grado que los productos manufacturados y 2) El nmero de daos que puede ocurrirle a una operacin de ductos es limitado. COSTOS DEL TRANSPORTE Los servicios de transporte incurren en costos fijos y costos variables: Los costos fijos son aquellos para adquisicin y mantenimiento de carreteras, instalaciones de terminales, equipo de transporte y la administracin del transportista. Los costos variables por lo general incluyen los costos de transporte de lnea, como combustible y mano de obra, mantenimiento del equipo, manejo, recoleccin y entrega.

SISTEMA LOGSTICO DE INFORMACIN Un sistema logstico de informacin funcionalidad y de su operacin interna. puede describirse en trminos de su

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Funcin: El propsito principal de reunir, retener y manipular datos de una empresa es la toma de decisiones, desde las estratgicas hasta las operativas, y facilitar las transacciones del negocio. Mayor espacio en la memoria de las computadoras, computadoras ms rpidas, acceso cada vez mas mayor a la informacin de toda la organizacin mediante sistemas de informacin empresarial (como SAP, Oracle, Bean, PeopleSoft y J.D. Edwards) y las plataformas mejoradas para la transformacin de informacin, como EDI e internet, han creado para las empresas la oportunidad de compartir informacin de manera conveniente y barata por toda la cadena de suministros. Gracias al beneficio de suministrar informacin a tiempo y de manera comprensible dentro de la empresa, as como a los beneficios de compartir informacin adecuada entre otros miembros del canal, ahora son posibles operaciones logsticas ms eficientes. Esto ha llevado a las compaas a pensar en la informacin con propsitos logsticos como un sistema logstico de informacin. Un sistema logstico de informacin (LIS, por sus siglas en ingls) puede representarse como se muestra en la figura. El LIS debera ser lo suficientemente comprensible y capaz como para permitir la comunicacin, no slo entre las reas funcionales de la empresa (marketing, produccin, finanzas, logstica, etc.), sino tambin entre los miembros de la cadena se suministros (vendedores y clientes). Compartir informacin seleccionada sobre ventas, envos, programas de produccin, disponibilidad de existencias estado del pedido y similares, con vendedores y y compradores, tiene el valor de reducir las incertidumbres por toda la cadena de suministros, con lo que los usuarios encuentran maneras de beneficiarse de la disponibilidad de informacin. Por supuesto, seguir haciendo renuencia a compartir informacin de naturaleza secreta que pueda comprometer la posicin competitiva de una empresa. Incluso, aunque se han reconocido los beneficios de compartir informacin entre las fronteras empresariales, es probable que haya un lmite sobre cunta informacin estn dispuestas a compartir las empresas con otros fuera de su control.

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Sistema logstico de informacin

Interno Finanzas/contabilidad Marketing Logstica Manufactura Compras OMS* .Disponibilidad de existencias .Comprobacin del crdito .Facturacin .Asignacin del producto para los clientes .Cumplimiento WMS* .Manejo del nivel de existencias .Seleccin del pedido. .Ruta del operador .Asignaciones para el operador y carga de trabajo .Estimacin de disponibilidad del producto Externo Clientes Proveedores Transportistas Socios de la cadena de suministros TMS* .Consolidacin del embarque .Ruta de los vehculos .Seleccin del modo .Quejas y reclamaciones .Rastreo Pago de factura .Auditora de la factura del flete

* OMS, sistema de manejo de pedidos; * WMS, sistema de manejo de almacn;

* TMS, sistema de manejo de transportes (por sus siglas en ingls)

Dentro del LIS, los subsistemas importantes son: 1) un sistema de manejo de pedidos (OMS); 2) un sistema de manejo del almacn (WMS), y 3) un sistema de manejo de transportes (TMS). Cada uno contiene informacin para propsitos de transaccin, pero tambin son herramientas de apoyo para la toma de decisiones que ayudan a planear una actividad en particular. La informacin fluye entre ellos, as como entre el LIS y los otros sistemas de informacin de la empresa, para crear un sistema integrado. Los sistemas de informacin se expresan tpicamente en forma de paquetes de software para computadoras. Sistema de manejo de pedidos: El subsistema de manejo de pedidos (OMS) dirige el contacto inicial con e cliente en el momento de preguntar por el producto y hacer el pedido. Es el sistema frontal del LIS. El OMS se comunica con el sistema de administracin del almacn para comprobar la disponibilidad del producto, bien desde los inventarios, bien desde los programas de produccin. Esto da informacin
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sobre la ubicacin del producto en la red de suministros, la cantidad disponible y tal vez el tiempo estimado de entrega. Una vez que la disponibilidad del producto es aceptable para el cliente, puede darse una comprobacin de crdito, para lo cual el OMS se comunica con el sistema de informacin

financiera de la compaa con el fin de comprobar la situacin del cliente y verificar la categora del crdito. Una vez que el pedido es aceptado, el OMS asignar el producto al pedido del cliente, le dar una ubicacin de produccin, lo disminuir del inventario, y cuando el envo haya sido confirmado, preparar una factura. El OMS no permanece aislado de otros sistemas de informacin de la empresa. Para que el cliente sea atendido eficientemente, la informacin debe compartirse. Por ejemplo, si el OMS tiene que rastrear un pedido, el sistema de manejo de transportes ser interrogado. Es esencial la compatibilidad de la comunicacin. Debera notarse que aunque el comentario se ha enfocado en los pedidos que recibe una empresa, hay un OMS parecido para los pedidos de compra colocados por la compaa. Considerando que un OMS basado en el cliente mantendr los datos orientados alrededor de los clientes de la compaa, el OMS basado en las compras se concentrar en los proveedores de la empresa, mostrado sus tasas de desempeo en la entrega, costos y trminos de venta, capacidades, disponibilidades y fuerza financiera. Hay seguimiento constante de los proveedores y se preparan informes que ayudan a optimizarla seleccin de los proveedores. Sistema de manejo del almacn El sistema de manejo del almacn (WMS) puede contener el OMS, o tratarse de una entidad separada dentro del LIS. El WMS tiene al menos de ligarse de nuevo al OMS para que el departamento de ventas sepa que productos hay disponibles para la venta. Es un subsistema de informacin que ayuda en el manejo del flujo del producto y en las instalaciones de la red logstica. Los elementos clave pueden identificarse como: 1) recepcin; 2) salvaguarda; 3) manejo de inventarios; 4) procesamiento y recuperacin del pedido, y 5)
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preparacin del envo. Todos estos elementos aparecern en el WMS de un almacn tpico de distribucin, pero algunos pueden no aparecer en almacenes utilizados principalmente para almacenamiento a largo plazo o en aquellos que tienen un coeficiente de rotacin muy alto. Recepcin. Es la entrada o punto de registro para informacin dentro del WMS. El producto es descargado por el trasportista en el punto de descarga de entrada del almacn e identificado por cdigo de producto y cantidad. Los datos sobre el producto se introducen en el WMS usando lectores de cdigo de barras, terminales de comunicacin de datos de radiofrecuencia en el WMS usando lectores de cdigo de barras, terminales de comunicacin de datos de radiofrecuencia (RF) o te caldos manuales. El peso, volumen y configuracin del paquete del producto se conocen comparando el cdigo del producto con el archivo interno del mismo. Salvaguarda. El producto entrante necesita ser almacenado temporalmente en el almacn. El WMS retiene la disposicin de espacio dentro del edificio y el inventario almacenado en cada ubicacin. Basado en el espacio disponible y en las reglas de disposicin de inventarios, el WMS asigna al producto entrante una ubicacin especifica para posterior recuperacin. Si tienen que almacenarse mltiples productos en diversas ubicaciones en el mismo viaje, el WMS puede especificar la secuencia de salvaguarda y la ruta a seguir para minimizar el tiempo de recorrido. El nivel de existencias en cada ubicacin afectada se incrementa y el registro de ubicacin del inventario se ajusta. Manejo de inventario. El WMS vigila los niveles de producto en cada

ubicacin de de existencias en el almacn. Si los niveles de inventario estn por debajo del control local del almacn, entonces se sugieren las cantidades de reaprovisionamiento y su tiempo de entrega segn las reglas especificas. La peticin de reaprovisionamiento se transmite al departamento de compras o directo a los proveedores o plantas de la compaa mediante EDI o internet. Procesamiento y recuperacin de pedidos. Planear para la recuperacin de existencias en el almacn, es decir, tomar los artculos requeridos en un pedido, es quizs el aspecto ms valioso del WMS. La recuperacin de
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existencias es la operacin ms intensa en mano de obra, y normalmente la parte ms costosa de las operaciones del almacn. Una vez recibido un pedido, el WMS, con sus normas internas de decisin, descompondr el pedido en grupos de artculos que requieran diferentes tipos de procedimiento y seleccin. Los artculos se agruparan segn la ubicacin donde se almacenen en el inventario. Algunos requieren acomodarse en

pequeas cantidades en cajas abiertas, en tanto que otros se acomodan en cajas, complejas o e tarimas. Otros, incluso, pueden tomarse de reas separadas y aseguradas del almacn. Cada rea tiene diferentes

caractersticas de acomodo, a tal punto que es ineficaz acomodar simplemente todo el pedido en un solo paso por el almacn. El WMS divide el pedido con buen juicio para tomar los artculos eficientemente y programa el flujo del pedido a travs de las diferentes reas del almacn, de manera que los

artculos lleguen a la plataforma de envo como un pedido completo y en la secuencia adecuada, junto con otros pedidos para que puedan ser cargados en u camin o vagn para su reparto. Preparacin del embarque. Los pedidos a menudo son surtidos en oleadas por el almacn; esto dignifica que de todos los pedidos, un subconjunto se procesara en cierto momento. El tamao de este subconjunto de pedidos, y los pedidos para los clientes localizados basndose en las consideraciones de envo. Los pedidos para los clientes localizados en una misma rea son surtidos simultneamente para que lleguen al mismo tiempo a la plataforma de embarque y al camin. Los estimados se hacen segn volumen y peso de los mltiples pedidos de los clientes, para ser colocados en un camin, contenedor o vagn. La codificacin con colores de las mercancas que fluyen desde las diferentes reas del almacn ayuda a reunir la mercanca comn a un pedido y ordenarla dentro del vehculo de reparto para una ruta ms eficiente. En el caso de mercanca al menudeo, se pueden fijar las etiquetas de los precios para que los artculos puedan ser colocados en los anaqueles de los minoristas sin mayor manipulacin.

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En general, el WMS ayuda a manejar las operaciones del almacn la planeacin de mano de obra, de mano de obra, del nivel de inventarios, de la utilizacin del espacio y de la ruta de recoleccin o surtido. El WMS comparte informacin con el OMS y el TMS para lograr el desempeo inmediato. INTERNET, TECNOLOGIA DE INFORMACION APLICADA A LA CADENA DE ABASTECIMIENTO La aplicacin de tecnologas de informacin en conceptos como la transferencia electrnica de fondos (EFT), el Sistema de Intercambio Electrnico de Datos (EDI), tarjetas electrnicas para clientes, correo electrnico, e-bids, catlogos electrnicos, inventarios compartidos,

comunicacin electrnica con proveedores etc. han ayudado a lograr ventajas competitivas en diferentes organizaciones. Estos sistemas ayudan a la

reduccin de costos y a establecer barreras tecnolgicas para competidores potenciales. Cabe sealar que la complejidad de los sistemas implementados para la administracin de la cadena de abastecimiento no garantiza la eficiencia de la misma. Estos sistemas debern ser lo ms sencillo posible con el fin de aumentar el nmero de usuarios potenciales, facilitar su integracin a otros sistemas y minimizar su mantenimiento. Adems debern ser flexibles ya que en un ambiente tan dinmico como la cadena de abastecimiento es necesaria evolucionar y modificar los sistemas junto con ella. Estos sistemas se clasifican como sistemas de soporte para la toma de decisiones (DSS) y podrn ser diseados in house, con el objetivo de que se consideren todas las caractersticas que los integrantes del departamento de logstica y de otras reas crean relevantes. Los integrantes de dichos departamentos tambin debern ser multifuncionales y nunca perder de vista los objetivos de la empresa ya que en muchas ocasiones los intereses departamentales se contrapone entre s y pierden de vista el objetivo final del negocio.

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La resistencia al cambio para el uso de sistemas de vanguardia como el Internet ser un factor importante a tomar en cuenta en el cual el departamento de recursos humanos, la direccin y el staff gerencial debern aplicarse ya que el xito de los sistemas est estrechamente ligado a la actitud del personal para su implementacin y uso adecuado. El Internet ha realizado un cambio fundamental en la naturaleza de la informacin de la cadena de abastecimiento dentro de las organizaciones. La tecnologa del Internet tambin ha cambiado la visibilidad de los procesos en la cadena de abastecimiento entendiendo la visibilidad como la informacin sobre procesos y a la capacidad para obrar recprocamente con estos procesos pudindose afirmar que todos los socios de la cadena de abastecimiento tienen que ser tomados en cuenta para cosechar las ventajas comerciales ofrecidas por la nueva tecnologa. Podemos concluir que la adecuada administracin de la cadena de abastecimiento y el uso de la tecnologa de informacin darn las ventajas competitivas a las empresas que buscan su desarrollo en los mercados globalizados. El uso del Internet, Intranet y Extranet es un ejemplo del uso de esta tecnologa ms sin embargo requiere un proceso continuo y dinmico de renovacin ya que los requerimientos y elementos de la cadena de abastecimiento son cambiantes a travs del tiempo y el firme compromiso de la direccin y su staff deben presentarse para lograr este fin.

Al trmino de la guerra y atrados por los buenos resultados obtenidos por los estrategas militares, los administradores industriales empezaron a aplicar las herramientas de la Investigacin de Operaciones a la resolucin de sus problemas que empezaron a originarse debido al crecimiento del tamao y la complejidad de las industrias.
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1. En el Per, que tipos de transporte de carga existen?. Explique cada uno de ellos, utilizando ejemplos. Asimismo seale cual es el mas costoso y porque?. 2. Cual es la importancia del internet en el Sistema Logstico de informacin?

Hamdy of. Taha, Investigacin de Operaciones, Sexta Edicin, Edit. Prentice Hall, Mxico, 1998 Ballou Ronal, H, Logstica, Administracin de la Cadena de Suministro, Quinta edicin, Prentice Hall, Mxico, 2004.
Gajardo, Rubn, Logstica, ADEX, EAN, Lima, 2002,

1. En el Departamento de Junn cual es el tipo de transporte ms importante? Fundamente su respuesta. 2. Qu bienes entran y salen del Departamento de Junn? 3. El comercio electrnico, ser parte del Sistema Logstico de Informacin?. Fundamente su respuesta. 4. Cul es la relacin que existe entre el Sistema Logstico de Informacin y la toma de decisiones en una empresa?.

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SISTEMA DE CONTRATACIONES DEL ESTADO

TABLA DE CONTENIDOS OBJETIVOS ANTECEDENTES LOGISTICA PRINCIPALES CONCEPTOS DE GERENCIA LOGISTICA CLASIFICACION DE LA LOGISTICA FUNCION DE LA LOGISTICA IMPORTANCIA E IMPACTO DE LA GERENCIA LOGISTICA LA LOGISTICA COMO SISTEMA (SISTEMAS LOGISTICOS) RESUMEN ACTIVIDAD BIBLIOGRAFIA AUTOEVALUACION HISTORICOS Y TENDENCIAS DE LA

Al iniciar el presente Fascculo el alumno tendr conocimientos respecto a la Logstica empresarial, de carcter privado, vistos en los primeros fascculos y al terminar el presente fascculo al alumno estar en condiciones de comprender el funcionamiento de la Logstica en el Sector Pblico e incluso adquirir competencias Abastecimientos.
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para laborar en el sector pblico, en el rea de

LAS CONTRATACIONES DEL ESTADO Y COMPRAS ESTATALES Las contrataciones del Estado en el Per estn normadas a travs de leyes, reglamentos y otras disposiciones. En la actualidad est vigente el Decreto Legislativo 1017, Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento, aprobado Mediante Decreto Supremo N 184-2008-EF, las mismas que establecen el marco normativo de las contrataciones y adquisiciones del Estado, en lo relacionado a la compra de bienes, servicios y ejecucin de obras pblicas. Cuando hablamos de estado nos estamos refiriendo a los tres niveles de gobierno: Nacional, Regional y Local, incluido sus organismos pblicos. PRINCIPALES PRINCIPIOS QUE RIGEN LAS CONTRATACIONES DEL ESTADO Principio de Moralidad: Todos los actos referidos a los procesos de contratacin de las Entidades estarn sujetos a las reglas de honradez, veracidad, intangibilidad, justicia y probidad. Principio de Libre Concurrencia y Competencia: En los procesos de contrataciones se incluirn regulaciones o tratamientos que fomenten la ms amplia, objetiva e imparcial concurrencia, pluralidad y participacin de postores. Principio de Imparcialidad: Los acuerdos y resoluciones de los funcionarios y rganos responsables de las contrataciones de la Entidad, se adoptarn en estricta aplicacin de la presente norma y su Reglamento; as como en atencin a criterios tcnicos que permitan objetividad en el tratamiento a los postores y contratistas. Principio de Razonabilidad: En todos los procesos de seleccin el objeto de los contratos debe ser razonable, en trminos cuantitativos y cualitativos, para satisfacer el inters pblico y el resultado esperado. Principio de Eficiencia: Las contrataciones que realicen las Entidades debern efectuarse bajo las mejores condiciones de calidad, precio y plazos de ejecucin y entrega y con el mejor uso de los recursos materiales y humanos disponibles. Las contrataciones deben observar criterios de celeridad, economa y eficacia.
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Principio de Publicidad: Las convocatorias de los procesos de seleccin y los actos que se dicten como consecuencia debern ser objeto de publicidad y difusin adecuada y suficiente a fi n de garantizar la libre concurrencia de los potenciales postores. Principio de Transparencia: Toda contratacin deber realizarse sobre la base de criterios y calificaciones objetivas, sustentadas y accesibles a los postores. Los postores tendrn acceso durante el proceso de seleccin a la documentacin correspondiente, salvo las excepciones previstas en la presente norma y su Reglamento. La convocatoria, el otorgamiento de la Buena Pro y los resultados deben ser de pblico conocimiento. Principio de Economa: En toda contratacin se aplicarn los criterios de simplicidad, austeridad, concentracin y ahorro en el uso de los recursos, en las etapas de los procesos de seleccin y en los acuerdos y resoluciones recados sobre ellos, debindose evitar exigencias y formalidades costosas e innecesarias en las Bases y en los contratos. Principio de Vigencia Tecnolgica: Los bienes, servicios o la ejecucin de obras deben reunir las condiciones de calidad y modernidad tecnolgicas necesarias para cumplir con efectividad los fines para los que son requeridos, desde el mismo momento en que son contratados, y por un determinado y previsible tiempo de duracin, con posibilidad de adecuarse, integrarse y repotenciarse si fuera el caso, con los avances cientficos y tecnolgicos. rganos que participan en las contrataciones

De acuerdo a la Ley cada Entidad establecer en su Reglamento de Organizacin y Funciones u otros instrumentos de organizacin, el rgano u rganos responsables de programar, preparar, ejecutar y supervisar los procesos de contratacin hasta su culminacin, debiendo sealarse las actividades que competen a cada funcionario, con la finalidad de establecer las responsabilidades que le son inherentes. Los funcionarios y servidores que formen parte del rgano encargado de las contrataciones de la Entidad, debern estar capacitados en temas vinculados

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con las contrataciones pblicas, de acuerdo a los requisitos que sean establecidos en el Reglamento. En las instituciones pblicas, en los niveles de gobierno, nacional, regional y local, existen rganos encargadas de las adquisiciones y contrataciones, con diferentes de denominaciones, como: Gerencia, Oficina, Unidad, Area, de Abastecimientos y/o Logstica, las mismas que estn apoyadas por comits permanentes y especiales para efectuar las actividades de contrataciones y adquisiciones.

FASES DE LA CONTRATACION ESTATAL La contratacin Estatal est dividida en tres fases:

FASES DE LA CONTRATACION ESTATAL

Ejecucin Contractual Planificacin y actos preparatorios

- Suscripcin
Seleccin - Garantas. - Adelantos. - Adicionales y reducciones. - Ampliaciones y prrroga. - subcontratacin. - Intervencin econmica de obra. - Resolucin. - Penalidades. -Recepcin y conformidad. -Liquidacin

-Plan Estratgico Inst. -Plan Operativo Inst. -Determinacin de necesidades. -Presupuesto Institucional. -Plan Anual de Contrataciones. -Expediente de Contratacin. -Designacin del Comit Especial. -Elaboracin de las Bases.

-Convocatoria -Registro de participantes. -Consultas -Observaciones -Presentacin de propuestas. -Evaluacin y calificacin. -Otorgamiento de la Buena Pro.

PRIMERA FASE: Est referida a la planificacin y a los actos preparatorios. En esta fase encontramos todas aquellas obligaciones de las entidades para el desarrollo de sus funciones. Es decir, la elaboracin de un plan estratgico institucional, operativo, la determinacin de necesidades que definen que bienes y qu servicios van a necesitara las entidades del Estado,

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durante determinado ejercicio presupuestal. Tambin tenemos el presupuesto institucional y un documento muy importante para efecto de las contrataciones estatales, llamado plan anual de contrataciones. En esta misma fase podemos encontrar lo relativo al expediente de contratacin, la designacin del Comit especial y la elaboracin de bases. Todos estos temas son actos previos al desarrollo de un proceso de seleccin.

SEGUNDA FASE, denominada Seleccin, encontramos cada una de las etapas involucradas en un proceso de seleccin (desde la convocatoria hasta el otorgamiento de la buena pro) (ver esquema adjunto). TERCERA FASE, denominada de Ejecucin Contractual. Encontraremos la relacin contractual propiamente dicha; es decir, ya se suscribi el contrato y la relacin es bilateral entre la Entidad y el Contratista. Expediente de Contratacin La Entidad llevar un Expediente de Contratacin que contendr todas las actuaciones del proceso de contratacin, desde el requerimiento del rea usuaria hasta la culminacin del contrato, debiendo incluir las ofertas no ganadoras. El referido expediente quedar bajo custodia del rgano encargado de las contrataciones, conforme se establezca el Reglamento.

EL PLAN ANUAL DE CONTRATACIONES Cada Entidad elaborar su Plan Anual de Contrataciones, el cual deber prever todas las contrataciones de bienes, servicios y obras que se requerirn durante el ao fiscal, con independencia del rgimen que las regule o su fuente de financiamiento, as como de los montos estimados y tipos de procesos de seleccin previstos. Los montos estimados a ser ejecutados durante el ao fiscal correspondiente debern estar comprendidos en el presupuesto institucional. El Plan Anual de Contrataciones ser aprobado por el Titular de la Entidad y deber ser publicado en el Sistema Electrnico de Contrataciones del Estado (SEACE).

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Contenido mnimo del Plan Anual de Contrataciones El Plan Anual de Contrataciones contendr, por lo menos, la siguiente informacin: 1. El objeto de la contratacin; 2. La descripcin de los bienes, servicios u obras a contratar y el correspondiente cdigo asignado en el Catlogo; 3. El valor estimado de la contratacin; 4. El tipo de proceso que corresponde al objeto y su valor estimado, as como la modalidad de seleccin; 5. La fuente de financiamiento; 6. El tipo de moneda; 7. Los niveles de centralizacin o desconcentracin de la facultad de contratar; 8. La fecha prevista de la convocatoria.

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El Plan Anual de Contrataciones considerar todas las contrataciones, con independencia del tipo del proceso de seleccin y/o el rgimen legal que las regule. No ser obligatorio incluir en el Plan Anual de Contrataciones las Adjudicaciones de Menor Cuanta no programables.

EL REGISTRO NACIONAL DE PROVEEDORES

Para ser participante, postor y/o contratista se requiere estar inscrito en el Registro Nacional de Proveedores (RNP) y no estar impedido, sancionado ni inhabilitado para contratar con el Estado. El Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado OSCE administrar el Registro Nacional de Proveedores (RNP) y deber mantenerlo actualizado en su portal institucional.

CARACTERISTICAS TECNICAS, DE LOS BIENES, SERVICIOS Y OBRAS A CONTRATAR Sobre la base del Plan Anual de Contrataciones, el rea usuaria deber requerir la contratacin de los bienes, servicios u obras, teniendo en cuenta los plazos de duracin establecidos para cada proceso de seleccin, con el fin de asegurar la oportuna satisfaccin de sus necesidades. Al plantear su requerimiento, el rea usuaria deber describir el bien, servicio u obra a contratar, definiendo con precisin su cantidad y calidad, indicando la finalidad pblica para la que debe ser contratado. La formulacin de las especificaciones tcnicas deber ser realizada por el rea usuaria en coordinacin con el rgano encargado de las contrataciones de la Entidad, evaluando en cada caso las alternativas tcnicas y las posibilidades que ofrece el mercado para la satisfaccin del requerimiento. Esta evaluacin deber permitir la concurrencia de la pluralidad de proveedores en el mercado

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para la convocatoria del respectivo proceso de seleccin, evitando incluir requisitos innecesarios cuyo cumplimiento slo favorezca a determinados postores. Las especificaciones tcnicas deben cumplir obligatoriamente con los reglamentos tcnicos, normas metro lgicas y/o sanitarias nacionales, si las hubiere. Estas podrn recoger las condiciones determinadas en las normas tcnicas, si las hubiere. En el caso de obras, adems, se deber contar con la disponibilidad fsica del terreno o lugar donde se ejecutar la misma y con el expediente tcnico aprobado, debiendo cumplir con los requisitos establecidos en el Reglamento. La Entidad cautelar su adecuada formulacin con el fin de asegurar la calidad tcnica y reducir al mnimo la necesidad de su reformulacin por errores o deficiencias tcnicas que repercutan en el proceso de ejecucin de obras. En los procesos de seleccin segn relacin de tems, etapas, tramos, paquetes o lotes se podr convocar la contratacin de bienes, servicios y obras en un solo proceso, establecindose un valor referencial para cada tem, etapa, tramo, paquete o lote. El Reglamento establecer los procedimientos adicionales a seguir en stos casos. DE LOS PROCESOS DE SELECCION El Proceso de seleccin es un proceso de procedimiento especial conformado por un conjunto de actos administrativos, de administracin o hechos administrativos, que tiene por objeto la seleccin de la persona natural o jurdica con la cual las entidades de Estado vana a celebrar un contrato para la provisin de bienes, servicios o ejecucin de obras, para satisfacer sus necesidades y de esa manera desarrollar sus actividades y dar cumplimiento a sus metas y objetivos. Se debe sealar que todo tipo de proceso de seleccin es de acceso nacional e internacional. Los tipos de proceso de seleccin segn la normativa, se establecen o determinan, en funcin a dos temas: EL OBJETO (que es lo que la entidad desea adquirir o contratar) y el VALOR REFERENCIAL (se obtiene luego de hacer el estudio de las posibilidades que ofrece el mercado).

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Cabe precisar que los montos para efectos de los tipos de proceso de seleccin, estn publicados todos los aos en La ley de presupuesto anual. Por ejemplo para el ao 2010 la Ley de Presupuesto N 2 9465, determina en su Artculo N 16 Montos para la determinacin de los procesos de seleccin, Numeral 16.1, los montos para los procesos de seleccin, con la finalidad de efectuar las licitaciones pblicas, concursos pblicos y adjudicaciones directas en todas las entidades del Sector Pblico, en concordancia con el Artculo 3 del Decreto Legislativo N 1017, Ley de Contrataciones del Estado. En el Reglamento se determina las caractersticas, requisitos, procedimientos, metodologas, modalidades, plazos, excepciones y sistemas aplicables a cada proceso de seleccin.

TIPOS DE PROCESO DE SELECCION Licitacin pblica y concurso pblico La licitacin pblica se convoca para la contratacin de bienes, suministros y obras. El concurso pblico se convoca para la contratacin de servicios de toda naturaleza. En ambos casos, se aplican los mrgenes que establece la Ley de Presupuesto del Sector Pblico. Adjudicacin directa La adjudicacin directa se aplica para las contrataciones que realice la Entidad, dentro de los mrgenes que establece la Ley de Presupuesto del Sector Pblico. La adjudicacin directa puede ser pblica o selectiva. El Reglamento seala la forma, requisitos y procedimiento en cada caso. TOPES (*) PARA CADA PROCESO DE SELECCIN PARA LA CONTRATACION DE BIENES, SERVICIOS Y OBRAS, AO FISCAL 2010 (En nuevos soles) PROCESOPROCESOS DE SELECCIN LICITACION PUBLICA BIENES SERVICIOS OBRAS

>= a 374,400

>= a 1,224,000

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CONCURSO PUBLICO ADJUDICACION PUBLICA DIRECTA

>= a 216,000

< de < de 216,000 < de 374,400 > de 108,000 1,224,000 > de > de 187,200 612,000 <= a <= a 108,000 <= a 612,000 SELECTIVA 187,200 >= a 21,600 >= a 122,400 >= a 37,440 ADJUDICACION DE MENOR < de 37,440 < de 21,600 < de 122,400 CUANTIA > de 10,800 > de 10,800 > de 10,800 (**) (**) (**) (*) Artculo 16 de la Ley N 29465, Ley de Presupu esto del Sector Pblico para el Ao Fiscal 2010. (**) Decreto Supremo N 311-2009-EF, publicado en e l Diario Oficial El Peruano el 30/12/2009 y Artculo 3 , Numeral 3.3 h) del Texto nico Ordenado de la Le de Contrataciones del Estado, aprobado por D.S N 184-2008-EF.

Adjudicacin de menor cuanta La adjudicacin de menor cuanta se aplica a las contrataciones que realice la Entidad, cuyo monto sea inferior a la dcima parte del lmite mnimo establecido por la Ley de Presupuesto del Sector Pblico para los casos de licitacin pblica y concurso pblico. El Reglamento seala los requisitos y las formalidades mnimas para el desarrollo de los procesos de seleccin a que se refiere el presente artculo. Las Entidades debern publicar en su portal institucional los requerimientos de bienes o servicios a ser adquiridos bajo la modalidad de menor cuanta. En las adjudicaciones de menor cuanta, las contrataciones se realizarn obligatoriamente en forma electrnica a travs del Sistema Electrnico de Contrataciones del Estado (SEACE), con las excepciones que establezca el Reglamento. Exoneracin de procesos de seleccin Estn exoneradas de los procesos de seleccin las contrataciones que se realicen:

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a) Entre Entidades, siempre que en razn de costos de oportunidad resulten ms eficientes y tcnicamente viables para satisfacer la necesidad y no se contravenga lo sealado en el artculo 60 de la Constitucin Poltica del Per; b) Ante una situacin de emergencia derivada de acontecimientos

catastrficos, de situaciones que supongan grave peligro o que afecten la defensa y seguridad nacional; c) Ante una situacin de desabastecimiento debidamente comprobada que afecte o impida a la Entidad cumplir con sus actividades u operaciones, debiendo determinarse, de ser el caso, las responsabilidades de los funcionarios o servidores cuya conducta hubiera originado la configuracin de esta causal; d) Con carcter de secreto, secreto militar o por razones de orden interno, por parte de las Fuerzas Armadas, la Polica Nacional del Per y los organismos conformantes del Sistema Nacional de Inteligencia, que deban mantenerse en reserva conforme a ley, previa opinin favorable de la Contralora General de la Repblica. e) Cuando exista proveedor nico de bienes o servicios que no admiten sustitutos, o cuando por razones tcnicas o relacionadas con la proteccin de derechos, se haya establecido la exclusividad del proveedor; y, f) Para los servicios personalsimos con la debida sustentacin objetiva. El Reglamento establecer las formalidades, condiciones y requisitos complementarios que corresponden a cada una de las causales de exoneracin.

EL COMIT ESPECIAL Designacin El Titular de la Entidad o el funcionario a quien se hubiera delegado esta atribucin, designar por escrito a los integrantes titulares y suplentes del Comit Especial, indicando los nombres completos y quin actuar como presidente y cuidando que exista correspondencia entre cada miembro titular y su suplente. La decisin ser notificada a cada uno de los miembros.

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Conjuntamente con la notificacin de designacin, se entregar al presidente del Comit Especial el Expediente de Contratacin aprobado y toda la informacin tcnica y econmica necesaria que pudiera servir para cumplir el encargo. Una vez recibida la documentacin sealada en el prrafo anterior, el presidente del Comit Especial, a ms tardar al da siguiente hbil de recibida, deber convocar a los dems miembros para la instalacin respectiva, dejando constancia en actas. El Comit Especial elaborar las Bases y las elevar para la aprobacin de la autoridad competente. Luego de aprobadas, el Comit Especial dispondr la convocatoria del proceso. Durante el desempeo de su encargo, el Comit Especial est facultado para solicitar el apoyo que requiera de las dependencias o reas pertinentes de la Entidad, las que estarn obligadas a brindarlo bajo responsabilidad. Los acuerdos que adopte el Comit Especial debern constar en actas, cuyas copias debern incorporarse al Expediente de Contratacin. Para tal efecto, toda Entidad contar con un libro de actas de Licitaciones Pblicas, Concursos Pblicos y Adjudicaciones Directas, o con un libro de actas por cada tipo de proceso de seleccin, debidamente foliado y legalizado, el mismo que podr ser llevado en hojas mecanizadas. Facultativamente, tambin podr incluir las actas de las Adjudicaciones de Menor Cuanta o contar con un libro de actas para este tipo de procesos de seleccin. El rgano encargado de las contrataciones ser el responsable de la custodia de los indicados libros.

Comit Especial Permanente Tratndose de Adjudicaciones Directas y Adjudicaciones de Menor Cuanta, podr designarse uno o ms Comits Especiales Permanentes para objetos de contrataciones afines, excepto en el caso de procesos derivados de una declaratoria de desierto, los que sern conducidos por el mismo Comit Especial designado inicialmente.

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En la conformacin del Comit Especial Permanente slo ser exigible que uno de sus integrantes sea representante del rgano encargado de las contrataciones.

LAS BASES Condiciones mnimas de las Bases Las Bases de un proceso de seleccin sern aprobadas por el Titular de la Entidad o por el funcionario al que le hayan delegado esta facultad. La bases deben contener obligatoriamente, con las excepciones establecidas en el Reglamento para la adjudicacin de menor cuanta, lo siguiente: a) Los mecanismos que fomenten la mayor concurrencia y participacin de postores en funcin al objeto del proceso y la obtencin de la propuesta tcnica y econmica ms favorable. b) El detalle de las caractersticas tcnicas de los bienes, servicios u obras a contratar; el lugar de entrega, elaboracin o construccin, as como el plazo de ejecucin, segn el caso. Este detalle puede constar en un Anexo de Especificaciones Tcnicas o, en el caso de obras, en un Expediente Tcnico; c) Las garantas, de acuerdo a lo que establezca el Reglamento; d) Los plazos y mecanismos de publicidad que garanticen la efectiva posibilidad de participacin de los postores; e) La definicin del sistema y/o modalidad a seguir, conforme a lo dispuesto en la presente norma y su Reglamento; f) El cronograma del proceso de seleccin; g) El mtodo de evaluacin y calificacin de propuestas; h) La proforma de contrato, en la que se seale las condiciones de la contratacin, salvo que corresponda slo la emisin de una orden de compra o de servicios. En el caso de contratos de obras, figurarn necesariamente como anexos el Cronograma General de Ejecucin de la obra, el Cronograma de los Desembolsos previstos presupuestalmente y el Expediente Tcnico; i) El Valor Referencial y las frmulas de reajuste en los casos que determine el Reglamento; Lo establecido en las Bases, en la presente norma y su Reglamento obliga a todos los postores y a la Entidad convocante.

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El Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado - OSCE, mediante Directivas, aprobar Bases Estandarizadas, cuyo uso ser obligatorio por las Entidades. Estandarizacin de las Bases De acuerdo a lo establecido en el Articulo 26 de l a Ley, el OSCE aprobar Bases Estandarizadas para facilitar el monitoreo y procesamiento de las contrataciones. Para tal fin las Bases tendrn una seccin general y una seccin especifica. La seccin general contendr disposiciones comunes a todos los procesos incluyendo

EL VALOR REFERENCIAL El rgano encargado de las contrataciones en cada Entidad determinar el Valor Referencial de contratacin con el fin de establecer el tipo de proceso de seleccin correspondiente y gestionar la asignacin de los recursos presupuestales necesarios. El Valor Referencial ser determinado sobre la base de un estudio de las posibilidades de precios y condiciones que ofrece el mercado, efectuado en funcin del anlisis de los niveles de comercializacin, a partir de las especificaciones tcnicas o trminos de referencia y los costos estimados en el Plan Anual de Contrataciones, de acuerdo a los criterios sealados en el Reglamento. Cuando se trate de proyectos de inversin, el valor referencial se establecer de acuerdo al monto de inversin consignado en el estudio de preinversin que sustenta la declaracin de viabilidad. Tratndose de obras, el Valor Referencial no podr tener una antigedad mayor a los seis (6) meses contados desde la fecha de la convocatoria del proceso respectivo. En el caso de bienes y servicios, la antigedad del Valor Referencial no podr ser mayor a tres (3) meses contados a partir de la aprobacin del Expediente de Contratacin.

ESPECIFICACION DEL CONTENIDO DE LOS SOBRES DE PROPUESTA Las bases establecern el contenido de los sobres de propuesta para los procesos de seleccin. El contenido mnimo ser el siguiente:
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1. Propuesta Tcnica: a) Documentacin de presentacin obligatoria i. Copia simple del certificado o constancia de inscripcin vigente en el registro correspondiente del Registro Nacional de Proveedores-RNP. ii. Declaracin jurada simple declarando que: a. No tiene impedimento para participar en el proceso de seleccin ni para contratar con el Estado, conforme al artculo 10 de la Ley; b. Conoce, acepta y se somete a las Bases, condiciones y procedimientos del proceso de seleccin; c. Es responsable de la veracidad de los documentos e informacin que presenta para efectos del proceso; d. Se compromete a mantener su oferta durante el proceso de seleccin y a suscribir el contrato en caso de resultar favorecido con la Buena Pro; y e. Conoce las sanciones contenidas en la Ley y su Reglamento, as como en la Ley N 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General. iii. Declaracin jurada y/o documentacin que acredite el cumplimiento de los requerimientos tcnicos mnimos. iv. Promesa de consorcio, de ser el caso, consignando los integrantes, el representante comn, el domicilio comn y el porcentaje de participacin. La promesa formal de consorcio deber ser suscrita por cada uno de sus integrantes. En caso de no establecerse en las bases o en la promesa formal de consorcio las obligaciones, se presumir que los integrantes del consorcio ejecutarn conjuntamente el objeto de convocatoria, por lo cual cada uno de sus integrantes deber cumplir con los requisitos exigidos en las Bases del proceso. Se presume que el representante comn del consorcio se encuentra facultado para actuar en nombre y representacin del mismo en todos los actos referidos al proceso de seleccin, suscripcin y ejecucin del contrato, con amplias y suficientes facultades.

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b) Documentacin de presentacin facultativa i. Certificado de inscripcin o reinscripcin en el Registro de la Micro y Pequea Empresa-REMYPE, de ser el caso. ii. Documentacin relativa a los factores de evaluacin, de as considerarlo el postor. 2. Propuesta Econmica: a) Oferta econmica y el detalle de precios unitarios cuando este sistema haya sido establecido en las Bases. b) Garanta de seriedad de oferta, cuando corresponda.

DE LOS PROCEDIMIENTOS Presentacin de propuestas y otorgamiento de la Buena Pro La presentacin de propuestas y el otorgamiento de la Buena Pro, en los casos que seale el Reglamento, se realizar en acto pblico en una o ms fechas sealadas en la convocatoria, con presencia de notario pblico o Juez de Paz cuando en la localidad donde se efecte no hubiera el primero. Los procedimientos y requisitos de dicha presentacin sern regulados por el Reglamento. El procedimiento para la presentacin de propuestas, el otorgamiento de la Buena Pro y la publicacin de resultados a travs del Sistema Electrnico de Contrataciones del Estado (SEACE), se fijarn en el Reglamento. Evaluacin y calificacin de propuestas El mtodo de evaluacin y calificacin de propuestas que ser establecido en el Reglamento debe objetivamente permitir una seleccin de la calidad y tecnologa requeridas, dentro de los plazos ms convenientes y al mejor costo total. El referido mtodo deber exigir la presentacin de los documentos estrictamente necesarios por parte de los postores. El Reglamento establecer los criterios, el sistema y los factores aplicables para cada tipo de bien, servicio u obra a contratarse. Proceso de seleccin desierto

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El Comit Especial otorga la Buena Pro en una licitacin pblica, concurso pblico o adjudicacin directa an en los casos en los que se declare como vlida una nica oferta. El proceso de seleccin ser declarado desierto cuando no quede vlida ninguna oferta; y, parcialmente desierto cuando no quede vlida ninguna oferta en alguno de los items identificados particularmente. La declaracin de desierto de un proceso de seleccin obliga a la Entidad a formular un informe que evale las causas que motivaron dicha declaratoria, debindose adoptar las medidas correctivas antes de convocar nuevamente, bajo responsabilidad. Validez de las propuestas En todos los procesos de seleccin slo se considerarn como ofertas vlidas aquellas que cumplan con los requisitos establecidos en las Bases.

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ETAPAS DE LOS TIPOS DE PROCESOS DE SELECCION

Proceso de Adjudicacin de Menor Cuanta Bienes y Servicios

Convocatoria Mnimo 2 das

Presentacin de Propuestas

Evaluacin de Propuestas

Suscripcin del Contrato

Registro de Participantes

Otorgamiento de la Buena Pro

Consentimiento de la Buena Pro

Proceso de Adjudicacin de Menor Cuanta Consultora y Ejecucin de Obras

Convocatoria

6 das
Registro de Participantes

Presentacin de la Propuesta

Evaluacin de la Propuesta

Suscripcin del Contrato

Consultas y Observaciones

Otorgamiento de la Buena Pro

Consentimiento de la Buena Pro

Formulacin: Min. 2 das Absolucin: Max. 2 das

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Proceso de Adjudicacin Directa Selectiva Bienes y Servicios

Convocatoria

Registro de Participantes

Presentacin de Consultas

Absolucin de Consultas

Integracin de Bases

Absolucin de Observaciones

Formulacin de Observaciones

Presentacin de Propuestas

Calificacin y Evaluacin de Propuestas

Otorgamiento de la Buena Pro

Suscripcin del Contrato

Consentimiento de la Buena Pro

Proceso de Seleccin Adjudicacin Directa Pblica Bienes y Servicios

Convocatoria

Registro de Participantes

Consultas y Observaciones

Integracin de Bases

SEACE Consentimiento de la Buena Pro Otorgamiento de la Buena Pro Evaluacin de Propuestas Presentacin de Propuestas

Suscripcin del Contrato Consulta y observaciones: Mnimo 3 das Absolucin: Mximo 3 das

Acto Pblico Presencia de Notario

con un

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Proceso de Seleccin Licitacin Pblica y Concurso Pblico de Bienes y Servicios

Convocatoria Publicacin en el SEACE

Presentacin de Propuestas Acto Pblico

Evaluacin de Propuestas

Registro de Participantes

Integracin de las Bases (2 das)

Otorgamiento de la Buena Pro

Consultas (Mnimo 5 das)

Absolucin de Consultas (Mximo 5 das)

Pronunciamiento del OSCE (10 das) Titular de Entidad (8 das)

Consentimiento de la Buena Pro

Observaciones ( Mximo 5 das)

Absolucin de Observaciones (Mximo 5 das)

Suscripcin del Contrato

EJECUCIN CONTRACTUAL

DEL CONTRATO Obligacin de contratar Una vez que la Buena Pro ha quedado consentida o administrativamente firme, tanto la Entidad como el o los postores ganadores, estn obligados a suscribir el o los contratos respectivos. La Entidad no puede negarse a suscribir el contrato, salvo por razones de recorte presupuestal correspondiente al objeto materia del proceso de seleccin, por norma expresa o porque desaparezca la necesidad,

debidamente acreditada. La negativa a hacerlo basada en otros motivos,

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genera responsabilidad funcional en el Titular de la Entidad, en el responsable de Administracin o de Logstica o el que haga sus veces, segn corresponda. En caso que el o los postores ganadores de la Buena Pro se nieguen a suscribir el contrato, sern pasibles de sancin, salvo imposibilidad fsica o jurdica sobrevenida al otorgamiento de la Buena Pro que no le es atribuible, declarada por el Tribunal.

EL ORGANISMO SUPERVISOR DE LAS CONTRATACIONES DEL ESTADO (OSCE)

El Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado - OSCE es un organismo pblico adscrito al Ministerio de Economa y Finanzas, con personera jurdica de derecho pblico, que goza de autonoma tcnica, funcional, administrativa, econmica y financiera, con representacin judicial propia, sin perjuicio de la defensa coadyuvante de la Procuradura Pblica del Ministerio de Economa y Finanzas. Su personal est sujeto al rgimen laboral de la actividad privada.

EL SISTEMA ELECTRONICO DE CONTRATACIONES DEL ESTADO

El Sistema Electrnico de Contrataciones del Estado (SEACE), es el sistema electrnico que permite el intercambio de informacin y difusin sobre las contrataciones del Estado, as como la realizacin de transacciones electrnicas.

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Las Entidades pblicas estn obligadas a utilizar el Sistema Electrnico de Contrataciones del Estado (SEACE), sin perjuicio de la utilizacin de otros regmenes especiales de contratacin estatal, segn se establezca en el Reglamento. El Reglamento establecer los criterios de incorporacin gradual de las Entidades al Sistema Electrnico de Contrataciones del Estado (SEACE), considerando la infraestructura y condiciones tecnolgicas que stas posean o los medios disponibles para estos efectos.

La Logstica en el aparato estatal es de suma importancia, porque organiza el sistema de abastecimiento para la provisin de bienes y servicios, para cada una de las instituciones pblicas del Pas, en sus diferentes niveles de gobierno: Nacional, Regional y Local. Permitiendo contar con los bienes servicios y obras, de forma oportuna, en el menor tiempo, de calidad y bajo costo, Para ello el Estado ha promulgado la Ley de Contrataciones del Estado y Reglamento, con la finalidad de proporcionar el marco normativo,

procedimental y tcnico para las contrataciones en sus diferentes formas. Al igual que las empresas privadas, vienen sofisticando sus

procedimientos en la compra de bienes y servicios, el Estado tambin viene modernizndose, utilizando masivamente el internet, All tenemos el SEACE, el SIAF, el SIGA, son medios o parte de un sistema de informacin logstica.

1. Hacer un anlisis y comentario de los siguientes principios que rigen las contrataciones del estado: a. Libre concurrencia y competencia. b. Imparcialidad
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c. Eficiencia d. Economa 2. Utilizando diferentes fuentes de informacin, obtenga un Plan Anual de Contrataciones o Plan Anual de Compras de una institucin pblica y haga un comentario del mismo. 3. Qu son las bases de un proceso de seleccin? 4. Que es el Valor Referencial de un proceso de seleccin? 5. Tomando de referencia el cuadro sobre Topes para cada Proceso de Seleccin , responder: a. A qu tipo de proceso de seleccin corresponde la contratacin de servicios de vigilancia de un municipio por 825,000 nuevos soles? b. A qu tipo de proceso de seleccin corresponde la contratacin de una empresa para la construccin de aulas para un centro educativo, por un valor referencial de 500,000 nuevos soles? c. A qu tipo de proceso de seleccin corresponde la compra de alimentos para el Programa del Vaso de Leche por un monto referencial de 245,000 nuevos soles?

Decreto Legislativo N 1017, Ley de Contratacione s del Estado. Decreto Supremo N 184-2004-EF, reglamento de la L ey de Contrataciones del Estado. www.osce.gob.pe, Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado. Ley N 29465, Ley de Presupuesto del Sector Pbli co para el Ao 2010.

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1. Cules son los requisitos para convocar a un proceso de seleccin? 2. Explique cada una de las fases de la contratacin estatal. 3. Explique cada una de las etapas de una Licitacin Pblica para la contratacin de una empresa que construya un centro educativo. 4. Cul es la importancia del SEACE para la PYMES?

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LA ADMINISTRACION DE ALMACENES EN EL SECTOR PUBLICO NACIONAL

TABLA DE CONTENIDOS INDICADORES DE LOGRO QUE ES UN ALMACEN EN EL SECTOR PUBLICO EL PROCESO DE ALMACENAMIENTO EL PROCESO DE DISTRIBUCION INVENTARIO FISICO DE ALMACENES MECANICA OPERATIVA FORMATOS UTILIZADOS EN LA ADMINISTRACION DE

ALMACENES EN EL SECTOR PUBLICO RESUMEN ACTIVIDAD BIBLIOGRAFIA AUTOEVALUACION

Al culminar el presente fascculo el alumno, teniendo como base el conocimiento de las contrataciones del Estado, conocer y entender aspectos relacionados a la administracin de almacenes en el sector pblico, como parte de la Logstica en el aparato estatal.

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ADMINISTRACION DE ALMACENES EN LA ADMINISTRACION PBLICA NACIONAL Este proceso pertenece al Sistema Nacional de Abastecimiento cuya base normativa es la siguiente: Resolucin Jefatural N 118-80 INAP/DNA, que aprueba las Normas Generales del Sistema de Abastecimiento. Resolucin Jefatural N 335-90-INAP/DNA, Manual de Administracin de Almacenes para el Sector Pblico Nacional.

QUE ES UN ALMACEN EN EL SECTOR PBLICO El Almacn es un rea fsica seleccionada bajo criterios y tcnicas adecuadas, destinada a la custodia y conservacin de los bienes que van a emplearse en las diferentes actividades y proyectos de las instituciones pblicas, en los diferentes niveles de Gobierno: Nacional, Regional y Local. Las actividades que en l se realizan esencialmente son las que corresponden a los Procesos Tcnicos de Abastecimiento. La Unidad de Logstica tendr a su cargo la Organizacin Implementacin del Almacn Central y Almacenes Perifricos en el caso de ejecucin de proyectos de inversin pblica, de acuerdo a las necesidades que se presenten, para la custodia temporal de los Bienes que administra. Es responsabilidad de la Unidad de Logstica Almacn Central: i. Presenciar, verificar y suscribir la Conformidad sobre el Ingreso y Egreso de Bienes. b. Proteger y Controlar c. Velar por la Seguridad y mantenimiento del Local y Equipos de los Almacenes. d. Emitir Mensualmente los reportes del Movimiento Mensual de Bienes de los Diferentes Almacenes Perifricos. Factores a considerar en la Seleccin y Organizacin de los Locales para los Almacenes: a. rea Requerida.- Debe permitir que las operaciones que en ella se realicen se efecten en un rea Fsica Adecuada, sin que tropiece con

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inconvenientes por Falta de Espacio. Se determina en base a la Cantidad y Volumen de los Bienes. b. Seguridad.- El lugar Geogrfico y el Local deben reunir condiciones que eviten el deterioro merma ocasionado por Agentes Atmosfricos, as como preservar la Integridad Humana y Fsica ante acciones de terceros de desastres naturales. c. Infraestructura Disponible.- Considerar reas edificaciones que por sus caractersticas resulten apropiadas y que adems el costo de

acondicionamiento resulte econmico. Los Almacenes contarn con muebles y equipos necesarios para efectuar la conservacin, manipulacin, proteccin y control de los bienes en custodia. En la seleccin del mobiliario y equipo se tomara en cuenta: a. Caractersticas de los bienes; a fin de rodearlos de las condiciones que necesitan para su conservacin b. Naturaleza del trabajo en lo que se refiere a: Necesidad de Mobiliario y Equipos Tiempo de duracin de la Obra Factores relacionados con la capacidad del piso, humos, humedad, calor, fro, suciedad, etc. c. Requerimientos de seguridad, analizar y valorar el equipo de seguridad con el mismo cuidado que se da a cualquier otro Equipo: Eleccin de Extintores apropiados para combatir siniestros que se puedan producir; y darle la instalacin adecuada. La Distribucin y Clasificacin de los Espacios en las Zonas de Almacenaje debe ser cuidadosamente estudiada, poniendo especial atencin en dar a los bienes una clasificacin adecuada que agrupe en secciones anaqueles correlativos a aquellos que guarden cierta semejanza: Espacio Disponible b. Cantidad prevista de bienes por almacenar c. Cantidad de Clase de Bienes d. Manipulacin que necesitan e. Caractersticas que presentan.

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f. Condiciones ambientales que requieren g. Caractersticas del Mobiliario y Equipos necesarios para su conservacin h. Seguridad que hay que proporcionarles i. Control que necesitan j. Frecuencia de demanda de cada tipo de artculos.

PROCESO DE ALMACENAMIENTO El almacenamiento es un Proceso Tcnico del Abastecimiento. Comprende varias etapas: Recepcin, Verificacin y Control de Calidad, Internamiento, Registro y control, Custodia. Recepcin.Consiste en la Secuencia de Operaciones que se desarrollan a partir del momento que los bienes han llegado al Almacn, previa verificacin (cantidad, peso, medida, etc). La recepcin se efecta teniendo a la vista los documentos de recibo (Orden de Compra o Guas de Recepcin otro documento anlogo) Las operaciones concernientes a la recepcin se ejecutarn de acuerdo a lo siguiente: a) Examinar, verificar (Cantidad, Peso, Medidas, etc.) en presencia de la persona responsable de la entrega de los bienes, a fin de informar sobre cualquier anormalidad. b) Controlar, contar, pesar y asegurarse de anotar las discrepancias encontradas en documentos de recibo. c) Anotar en la documentacin de recibo: Nombre de la persona que hace la entrega Nombre de la persona que recibe la mercadera Nmero de placa del vehculo utilizado en el transporte. Fecha y Hora de Recepcin

Verificacin y Control de Calidad Las actividades que se realizan dentro de esta fase deben ser ejecutadas en un lugar predeterminado independiente de la zona de almacenaje; comprende las acciones siguientes:

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a. Retirar los bienes de los embalajes b. Una vez abiertos los bultos se proceder a revisar y verificar su contenido en forma cuantitativa y cualitativa. c. La verificacin cuantitativa se efectuar para comprobar que las cantidades recibidas son iguales a las que se consignan en la documentacin de recibo. Incluye las comprobaciones dimensionales de identificacin, tales como: Longitud, capacidad, volumen, peso,

gravedad, presin, temperatura, etc. d. La verificacin cualitativa, denominada control de calidad se realizar para verificar que las caractersticas y propiedades de los bienes recepcionados estn de acuerdo con las especificaciones tcnicas solicitadas. e. La verificacin y control de calidad se efecta en presencia de la persona que hace la entrega cuando la cantidad y caractersticas de los bienes permitan realizar la verificacin cuantitativa y cualitativa en el momento de la recepcin. f. Si por el nmero y caractersticas de los bienes recepcionados fuera necesario mayor tiempo para efectuar la verificacin y control de calidad el jefe de almacn suscribir la gua respectiva dando conformidad slo por el nmero de bultos recibidos y el peso bruto respectivo. g. Tratndose de bienes que por sus caractersticas ameritan ser sometidas a pruebas de conformidad, las pruebas o exmenes sern encargadas por el jefe del rgano de abastecimiento a especialistas o entes especializados del mismo organismo u otros organismos del sector pblico y excepcionalmente a las del sector privado. h. La conformidad de la recepcin ser suscrita por el responsable de almacn en el rubro respectivo de la Orden de Compra y gua respectiva. Se sustenta en la verificacin que este realice o con el informe favorable de las pruebas de conformidad a que se refiere el literal anterior. Internamiento.- Comprende acciones para la ubicacin de los bienes en los Lugares previamente asignados. Se ejecutarn las Labores siguientes:

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A. Agrupar los bienes, segn su tipo, dimensin, etc. B. Ubicar los bienes en el lugar que previamente se les ha designado en la zona de almacenaje. Se har de tal manera que su identificacin sea gil y oportuna. C. Se evitar dividir un grupo de bienes el mismo tipo en zonas de almacenaje distinto. D. En caso que los espacios disponibles resulten reducidos, se proceder a internar el ntegro del grupo en zonas previstas para las ampliaciones E. Si el almacn de abastecimiento no cuenta con los equipos o ambientes especiales para la conservacin de determinados bienes estos se internarn a travs de otros rganos u organismos que cuenten con ellos. La responsabilidad de la custodia corresponde a estos ltimos. El Jefe de Almacn efecta la constatacin del ingreso y la conformidad del mismo. Registro y Control.i. Ubicados los bienes en las zonas de almacenaje, se proceder a registrar su ingreso en la Tarjeta de Control Visible (Bincard), la misma que ser colocada junto al grupo de bienes registrados. Para aquellos bienes que proceden de donaciones, transferencias u otros conceptos distintos a la compra se proceder previamente a formular la correspondiente Nota de Entrada de Almacn. ii. Copia del documento de ingreso (Orden de Compra Gua de Internamiento o Nota de Entrada a Almacn) ser remitida al rea respectiva para efecto del registro del ingreso en la tarjeta de existencia valorada de almacn. iii. Los bienes que se incorporan al patrimonio mobiliario institucional se codifican conforme al procedimiento establecido en el Manual de Codificacin del Patrimonio Mobiliario del Sector Pblico. Custodia.Es el conjunto de actividades que se realizan con la finalidad de que los bienes almacenados conserven las mismas caractersticas fsicas y numricas en que fueron recibidas. Las acciones concernientes a la custodia son las siguientes:

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A. Proteccin de los Bienes, est referida a los tratamientos especficos que sean necesarios, a fin de protegerlos de elementos naturales como la humedad, luz, lluvia, etc. B. Proteccin del local de almacn, a las reas fsicas destinadas a servir de almacn se les debe de rodear de medios necesarios para proteger a las personas, el material almacenado, mobiliario, equipos y las instalaciones mismas, de riesgo interno y externo. Para tal efecto se tomarn medidas a fin de evitar: a. Robos Sustracciones b. Acciones de Sabotaje c. Incendios d. Inundaciones, etc. C. Proteccin al personal de almacn, se debe contemplar todos los aspectos de proteccin al personal por los daos que puedan causar a su integridad fsica, con tal fin se le dotar de los equipos e implementos necesarios para la adecuada manipulacin de materiales. As mismo, se disearan planes de seguridad que contemplarn programas de evaluacin y primeros auxilios para casos de siniestros (Incendios, Terremotos, Inundaciones) y de entrenamiento en el manejo de equipos de seguridad.

PROCESO DE DISTRIBUCION Consta de las fases siguientes: 6. Formulacin del pedido a. Se utiliza el formulario Pedido Comprobante de Salida (PECOSA) b. Se formulan en base a los respectivos cuadros de necesidades debidamente conciliados con las posibilidades financieras de la entidad y disponibilidad de bienes en almacn. c. El rgano de abastecimiento establecer un calendario para la presentacin de pedidos de aquellas dependencias cuyo consumo de bienes sea constante.

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d. Los pedidos de bienes que no son de consumo regular sern presentados de acuerdo al periodo consignado en el correspondiente cuadro de necesidades. e. La formulacin de la PECOSA, corresponde a la unidad usuaria y la autorizacin para la atencin, al Jefe del rgano de Abastecimiento. f. Cuando por razones de austeridad se tenga que limitar la atencin de los pedidos a un grupo de bienes, el rgano de Abastecimiento puede asumir la formulacin del Pedido Comprobante de Salida.

INVENTARIO FISICO DE ALMACEN Es una forma de verificacin fsica que consiste en constatar la existencia y presencia real de los bienes almacenados, apreciar su estado de conservacin o deterioro y condiciones de seguridad. La Unidad de Logstica realizara inventarios inopinados peridicamente a los almacenes perifricos, cuando se trate de proyectos de inversin TIPOS DE INVENTARIO Inventario Masivo.- incluye a todos los bienes almacenados, forma parte del Inventario Fsico General que comprende la verificacin fsica de bienes en uso y de almacn. Se efecta como mnimo dos veces por ao (Semestral). Inventario Selectivo.- Comprende a un grupo de bienes previamente seleccionados. Se realiza peridicamente cada vez que sea necesario comprobar que los registros de STOCK se mantiene al da completos y exactos, y verificar que las existencias fsicas concuerden con sus registros de las Tarjetas de Control Visible de Almacn (Bincard). Los Almaceneros no tendrn participacin directa en los Inventarios, solo intervendrn para indicar el lugar en que se encuentran ubicados los bienes. El Almacn Central y los Almacenes Perifricos, debe ser dotado de medios adecuados como winchas, calibradores, metros, Balanzas (Romanas), etc., que permitir certificar las medidas, denominaciones, pesos, cdigos, etc.

REGISTRO Y CONTROL DE EXISTENCIAS

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Consiste en un sistema de registros y reportes en los que se consignan datos sobre Ingresos y Salidas de bienes del Almacn. Los Registros y Reportes se elaborarn en forma manual y mediante procesos automticos de datos; en el primer caso se emplear tarjetas y formularios y en el segundo se utilizar el diseo de los mismos. El Registro y control de existencias se realiza en los documentos siguientes: - Tarjetas de control visible de almacn - Resumen mensual del movimiento de almacn - Conciliacin mensual del movimiento de los almacenes Los Documentos fuente para efectuar los registros son: - Guas de Remisin recepcin de bienes - Notas de requisicin MECANICA OPERATIVA PROCEDIMIENTO A SEGUIR AL RETIRAR LOS BIENES DE ALMACEN CENTRAL Al retirar los bienes de Almacn Central, el personal encargado del retiro de bienes de la institucin, firma la PECOSA, correspondiente. Cuando se trata de proyectos de inversin de inmediato elaborar una gua de Remisin Recepcin de bienes en Original y 4 copias. Distribucin: Original: Almacn Perifrico para retornar con firma de Recepcin y con el Informe Mensual de Movimiento de Almacn. 1er Copia : Administrativo de los diferentes rganos de la Institucin con firma de recepcin del conductor. 2da Copia: Almacn Central, con firma recepcin del Conductor y Almacenero. 3ra Copia: El conductor, para su descargo a su Retorno del Almacn perifrico, cambiar por la copia con recepcin conforme en obra. 4ta Copia: Vigilancia La Gerencia de Obras, Gerencia de Estudios y Proyectos y Unidad de Equipo Mecnico, informar peridicamente a la Unidad de Logstica (Almacn y Patrimonio), sobre los frentes de trabajo implementados sealando:

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Nombre del Ingeniero Residente responsable, as como tambin el almacenero y/o guardin. De igual manera responsabilizaran a sus administrativos, para que mantengan al da y debidamente sustentada la informacin de bienes que retiran de Almacn Central y Patrimonio. Los Almaceneros o Guardianes designados debern recibir en el Almacn Central una capacitacin y orientacin sobre los procedimientos y normas de funcionamiento de almacenes.

PROCEDIMIENTO A SEGUIR AL RECEPCIONAR LOS BIENES EN EL ALMACEN CENTRAL Y ALMACENES PERIFERICOS

Recepcionar los bienes con guas de remisin, donde se indique en forma clara el Nmero., Fecha, Procedencia, Persona que Entrega, Conductor y Detalle; la misma que la firmar anotando las observaciones a que hubiera lugar. En caso de llegar bienes sin documento. El Almacenero est obligado a elaborar la gua de recepcin, considerando lo antes sealado.

Apertura una tarjeta de control visible de almacn (Bincard), por cada bien ingresado, tomando en cuenta lo detallado en el documento de entrega, procurando ser claro y especifico. Cada Egreso de bienes se registrar en esta Tarjeta, con la fecha y numero de la Nota de Requisicin. Se dar salida a los bienes de acuerdo a su llegada. A la llegada de cada bien es obligacin de todo almacenero de revisar minuciosamente su cantidad, peso, calidad, medida, cdigo patrimonial, etc. En caso de merma en cantidad y peso, anotar las observaciones y elaborar un informe al respecto. La salida de bienes se har utilizando el formato nota de requisicin en Original y Dos Copias debidamente numeradas Original : Ira adjunta al Informe de Movimiento Mensual 1er. Copia : Para Archivo del Almacn Perifrico 2da. Copia : Para la Persona que retiro los bienes

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Mensualmente elaborar y Remitir al Almacenes Central la informacin de bienes en el formato resumen mensual del movimiento de almacn perifrico, sustentando con documentos los Ingresos y Egresos, adjuntando los mismos al informe. Este informe ser agrupado a los tipos de bienes segn la clasificacin sealada en el Almacn Central. Si se remitieran bienes a otro almacn perifrico se elaborar Gua de Remisin - Recepcin de bienes y ambos almaceneros incluiran esta informacin en sus respectivos resmenes mensuales. Los Almaceneros estn obligados a presenta puntualmente todos los meses la informacin (Ultimo da mes ), caso contrario se le responsabilizar por cualquier anomala y a solicitud del rea. Es responsabilidad directa del almacenero: - Presenciar, Verificar y suscribir la conformidad sobre el ingreso de bienes - Proteger y controlar las existencias en custodia - Coordinar la oportuna reposicin del STOCK - Mantener un pizarrn con la informacin al da del stock de los bienes que tiene ms salida - Deber mantener al da sus tarjetas Bincard y sus archivos respectivos - Deber contar con los siguientes archivos y files File de Guas de Remisin Recepcin Bienes File de Notas de Requisicin File de Resumen Mensual Movimiento Almacn File de Guas y Notas en Transito Archivo de Resumen Mensual Movimiento Mensual de Almacn

FORMATOS A continuacin se muestra algunos formatos que se utilizan en la administracin de almacenes en las instituciones pblicas.

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OFICINA GENERAL DE ABASTECIMENTO Y SERVICIOS GENERALES

PEDIDO COMPROBANTE DE SALIDA

DEPENDENCIA SOLICITANTE: ENTREGAR A:

CODIGO

CANT.

UNIDAD

DESCRIPCION

PRECIO UNIT. PRECIO TOT.

SOLICITANTE

JEFE DE ABASTECIMIENTO

JEFE DE ALMACEN

RECIBI CONFORME

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OFICINA GENERAL DE ABASTECIMIENTOS Y SERVICIOS

N ORDEN DE COMPRA - GUIA DE INTERNAMIENTO

DIA

MES

AO

CONTROL PREVIO Dependencia

Referencia Seore(s) R.U.C. Direccin Emitir comprobante de pago a nombre de Gobierno Regional de Ucayali Entregar lo siguiente a:

CODIGO

CANT

UNIDAD

DESCRIPCION

PRECIO UNITARIO

TOTAL UNITARIO

CAS.FUNCIONAL PROGRAMATICA

REGISTRO SIAF N C
PLAZO DE ENTREGA: Dias a la recepcin del presente. En caso de incumplimiento se aplicar penalidades segn Art.N 138 y/o 237 del D.S. 184-2008-EF Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado

G
Recib Conforme DIA MES

AO

Jefe de la Oficina de Adquisiciones Jefe de la Oficina de Abastecimientos NOTA:Esta orden es nula sin la firma mancomunada del jefe de la Of.de Abastecimientos y Jefe de la Unidad de Adquisiciones Nos reservamos el derecho de rescindir la compra que no est de acuerdo con nuestras especificaciones.

Jefe de Almacn

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NOTA DE REQUISICION
N 00001 Solicitado Por: Destino: .. Proyecto: .. CANTIDAD U.MED. DESCRIPCION

DIA MES AO

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TARJETA DE CONTROL VISIBLE (BINCARD)

VISIBLE DE
N _____________
ALMACEN

FECHA

ARTICULO_____________ CODIGO______________________ MOVIMIENTOS (Unidades) DOCUM UNIDAD DE MEDIDA______________ ENTRADA SALIDA SALDO
CONTROL

PROYECTO:

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R.U.C. 20170639520 GUIA DE REMISION

01- N 0000001
Fecha de emisin: Huancayo,../../. Domicilio del punto de partida: DATOS DEL DESTINATARIO Nombre o Razn Social: Domicilio del punto de llegada: ..R.U.C: . Bienes Transportados
CANTIDAD UNID. MEDIDA D E S C R I P C I O N IMPORTE

TRANSFORMACIN VENTA DE TRASLADO MOTIVO

OTROS DEVOLUCION

CONSIGNACION Traslado por emisor itinerante de comprobante de pago

COMPRA Traslado entre establecimiento de una misma empresa

ENTREGUE CONFORME

DATOS DEL TRANSPORTISTA NOMBRE O RAZON SOCIAL DOMICILIO

R.U.C.

CONDUCTOR

RECIBI CONFORME

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Al igual que el sector privado el sistema de almacenamiento en el sector pblico est organizado, bajo ciertos mtodos y tcnicas, con la diferencia que en el sector pblico existe cierta estandarizacin del sistema, porque obedece a un marco normativo, bajo el tienen que actuar todas las instituciones pblicas.

1. Elabore un esquema del proceso de almacenamiento en el sector pblico. 2. Obtenga formatos utilizados en el proceso de almacenamiento de una institucin pblica, debidamente llenado.

Decreto Legislativo N 1017, Ley de Contratacione s del Estado. Decreto Supremo N 184-2004-EF, reglamento de la L ey de Contrataciones del Estado. www.osce.gob.pe, Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado.

1. Qu es un almacn en el sector pblico? 2. Cules son las diferencias del sistema de almacenamiento del sector privado y del sector pblico?

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