QUINTA UNIDAD APLICACIN PRCTICA DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA INTERNA

5.1 Programa de Auditoria

PROGRAMA DE CATERA DE CREDITOS OBJETIVOS A 1/2

1.- Determinar la autenticidad de los prstamos concedidos y verificar la aprobacin correcta de los mismos. 2.- Determinar la razonabilidad del saldo de la cartera de crdito. 3.- Examinar su valoracin y probabilidad de cobro. 4.- Verificar que los prestamos por cobrar, son parte integrante del rgimen de propiedad de la Cooperativa. 5.- Establecer el cumplimiento de lo dispuesto en la Codificacin de Resoluciones de la Superintendencia de Bancos y Seguros, respecto a la normativa para la Calificacin de Activos de Riesgo y Constitucin de Provisiones.

No.

Procedimientos de Auditoria

Realizado por:

Referencia P/T Desde Hasta

Fecha

Observaciones

Aplique el cuestionario de control interno, con el fin de evaluar su grado de solidez y eficiencia administrativa, tenga presente que las respuestas deben ser confirmadas previo diagnstico final. Del Reglamento de Crdito vigente en la Cooperativa efecte su estudio y resuma en un P/T los requisitos para obtener el crdito", Clases de prstamos que otorga la entidad, encajes, montos mximo, plazos e intereses con sus variaciones durante el perodo de anlisis, trmites y niveles de autorizacin, garantas requeridas y cualquier otro tipo de informacin complementaria, base fundamental para las pruebas de cumplimiento. Solicite el listado de los socios que tengan saldo a la fecha de corte en el que se incluya: nombre del socio, nmero de cuenta, saldo de prstamo y otros datos complementarios. a. Compare el saldo que arroja este listado con el del Balance General y analice las diferencias

JASV

7 20/10/08

JASV

4 20/10/08

JASV

JASV

10 20/10/08

153

A 2/2

No.

Procedimientos de Auditoria

Realizado por:

Referencia P/T Desde Hasta

Fecha

Observaciones

b. Utilizando un mtodo apropiado de muestreo seleccione los saldos de los prstamos para la evaluacin de crditos , mismos que comprenden seguimiento del cumplimiento de los requisitos preestablecidos antes de la concesin de prstamos en concordancia a lo resumido en el punto 2, verificando encajes, montos apropiados, plazos, garantas, tasas de inters, garantes, etc. JASV c. Examinar que los desembolsos correspondan a los autorizados por el Comit de Crdito JASV 4 En relacin al Comit de Crdito: a. Revise las actas y resoluciones tomadas en referencia a los crditos analizados, revisar Observancia al informe del Oficial de Crdito. JASV Verifique que los crditos que se encuentra en mora ms de 120 das se hayan ingresado a demanda judicial de acuerdo con el numeral 4.3 del Manual de Crdito y que se hayan castigado aquellos que se encuentra en mora ms de 3 aos, segn lo determina el artculo 1, seccin I, subttulo I Del Castigo de Activos JASV Confirme los saldos de cartera directamente con los socios, el momento que efecte la operacin en ventanilla. JASV

3 20/10/08

1 20/10/08

1 20/10/08

2 20/10/08

1 20/10/08

154

5.2 Cuestionario de Control Interno

COOPERATIVA DE AHORRO Y CREDITO 9 DE OCTUBRE LTDA. CUESTIONARIO CARTERA No. 1 1 CUESTIONARIO DE EVALUACION Respuestas
S N N/A

Comentario

AMBIENTE DE CONTROL Objetivos a. Conoce la Misin y Visin de la Cooperativa? b. Existe un objetivo en el Departamento? c. De ser valedero el literal anterior, explique su contenido?

Metas de colocacin y recuperacin establecidas por la Gerencia

d. Conoce las metas establecidas? e. Sabe los resultados que se van presentando? f. Se estn cumpliendo las metas? g. De no ser as, se toma algn correctivo? h.Se encuentran determinadas las polticas del departamento?

Se cumplen en un 90%

i. Existen procedimientos definidos? ORGANIZACIN

Sin embargo se encuentra en proceso, ya que la Consultora Asesora en Comunicacin Integral se encuentra levantando estos procesos Esta conformado por la Jefatura y los oficiales de crdito y cobranzas. Los Jefes de Agencia estn a nivel del Jefe de Crdito Las que se especifican en el Manual Puede ser temporal, si ya se tiene definida la cartera puede traer inconvenientes, especialmente en la recuperacin de cartera

a. Esta organizado su departamento, diga su estructura? b.Conoce cuales son sus funciones? c. Las tiene por escrito? d. Que criterio le merece las labores realizadas por el rea de Recursos Humanos, considera saludable la rotacin o cambios de funciones? e. La Jefatura de Crditos colabora en actividades operativas? f. De ser as, cuanto tiempo? g. Existen liderazgo en esa Jefatura? h. Considera que el Reglamento de Crdito debe actualizarse?

155

No.

CUESTIONARIO DE EVALUACION

Respuestas
S N N/A

Comentario Porque hay que adecuarlo a la normativa de Organismo de Control y a las necesidades interna Los requisitos establecidos en la lnea de consumo en el literal c del numeral 2.2 El inciso tercero del artculo 76 del decreto 354 que cita: " No se podrn conceder prstamos en condiciones preferenciales a los representantes, vocales del Consejo de Administracin, miembros de los comits, Gerente general, empleados y trabajadores"

Por qu?

Que suprimira?

Que incrementara? i. Conoce el Manual de crdito? j. Lo aplica? OPERACIN a. La Jefatura de Crdito transmite las decisiones de los Organismos Superiores? b. Lleva inquietudes del personal operativo a sus superiores? c. Se trabaja en equipo a fin de mejorar la productividad? d. En qu porcentaje es utilizado el sistema de cmputo en su trabajo? e. Le ofrece agilidad en los procesos? f. Es confiable y seguro? g. Existen reportes o informacin innecesaria en el sistema? h. Utiliza toda la informacin que dispone el sistema? i. Tiene acceso a toda la informacin? j. Que restricciones tiene? k.Que necesitara que mejore el sistema? I. Considera que el sistema de cmputo mantiene controles? m. En donde debera incrementarse? A nivel de sistema: A nivel de procesos: A nivel de recurso humano: A nivel de recurso financiero: A nivel de recurso material:

Se hace conocer a las jefaturas y a los oficiales de crdito y cobranzas

En un 90%

En relacin a montos Que se automatice dentro del sistema la calificacin del socio

156

No.

CUESTIONARIO DE EVALUACION n. Considera que hay desperdicio de recursos? De ser as que sugerira.... o.Ha recibido capacitacin de su rea? p. De ser as !a considera adecuada? q. La Cooperativa le ha proporcionado las herramientas necesarias para el desarrollo de sus actividades? Que necesita:

Respuestas
S N N/A

Comentario

Con poca frecuencia

Suministros de oficina Tesorera , Contabilidad, Gerencia, Auditoria interna, Atencin al cliente, Sistemas

Con que reas coordina sus labores? real espacio fsico en el que labora es adecuado? s.Existe un plan de trabajo elaborado en su departamento? t. Se establecen metas a alcanzar en el ao? u. Estas son analizadas por todo el personal? v. Se van midiendo y tomando correctivos para su cumplimiento? w.Considera que la labor realizada por Marketing ha ayudado a promover los crditos y mejorar la cobranza? x. Considera que Usted da un buen trato a los socios y buena imagen de la institucin ? y. La gestin del departamento jurdico respecto a cobranza la considera oportuna?

Constan en el presupuesto

En su gran mayora con ciertas excepciones

Si fuera el profesional de planta se le sugerira: Que las minutas se las elabore en la institucin para optimizar los costos de constitucin de hipotecas Por lneas de crdito

Que sugerira? z. Conoce de productos establecidos que norme su actividad ? aa. Indique el tiempo aproximado que utiliza en el proceso de crdito ? Entrevista con el socio: Recepcin de documentos: Anlisis: Verificacin: Ingreso al sistema:

10 minutos 10 minutos 20 minutos 2 horas

157

No.

CUESTIONARIO DE EVALUACION

Respuestas
S N N/A

Comentario 30 minutos 48 horas 48 horas

Ingreso al sistema: Aprobacin: Entrega: 2 MEDICION DE RIESGO 2.1 Riesgo Profesional a. Emite su opinin respeto a la forma de calificacin del sujeto de crdito?

La calificacin de crditos que se mantiene en Excel se sugiere se adapte a la realidad de acuerdo con la lnea de crdito Se adjunta anexo de crditos vinculados

Que aspectos podran mejorarse? b. Se realizan seguimientos para verificar el destino del crdito? c. Sali usted a realizar la gestin antes descrita e indique los resultados obtenidos? 2.2 Riesgos Crediticio a. Existen crditos vinculados? Indique el monto y los nombres b. Existen crditos preferenciales otorgado a directivos, socios o empleados? c. Mencione un monto aproximado de crditos despachados por usted desde Enero a Septiembre del 2008?

Aproximadamente $ 357 mil mensuales. Con corte a septiembre del 2008, de un total de 1663 crditos, 133 estn en mora 11 crditos de los cuales 7 se encuentran castigados y 4 en proceso 29 crditos

De ellos cuantos cayeron en mora? Del total de la cartera cuantos se consideran como irrecuperables? Se encuentra en Demanda Judicial d. Considera usted como un factor importante en la morosidad, analizar de manera incorrecta los crditos? Riesgo de expectativas del 2.3 cliente (Fraudes) a. Se encuentran establecidos montos de los crditos a ser entregados mediante cheques a acreditacin a la cuenta. b. Cumplen los cheques con los controles implementados? c. No dejar espacios en blanco en

158

el casillero valores:

No.

CUESTIONARIO DE EVALUACION

Respuestas
S N N/A

Comentario

d. Utilizar la cinta adhesiva sobre la cantidad detallada en letras: e. Utilizar el sello seco y protector de cheques. 2 Riesgo de Mercado y Liquidez a. Cuenta la cooperativa con los manuales respectivos? b. Se encuentran aprobados por el Consejo Administracin? c. Se encuentran definidos los procedimientos a aplicarse en cada una de las reas? d.Se monitorea las tasa del mercado? Con que frecuencia? Quin lo realiza? Para que utiliza? A quien informa?

Mensual Jefe de Crdito y Jefe de Negocios Para conocer como estamos frente a la competencia A la Gerencia No se encuentra definido actualmente, pero se monitorea en base a los ndices establecidos por la SBS semestralmente. La oficial de Riesgos Semanalmente

e. Que ndice de liquidez se encuentra establecido en la Institucin como poltica interna? Quien controla ste ndice? Con que frecuencia? f. Existe un plan de contingencias en casos de que se presente disminucin del porcentaje establecido? g. Se controla el flujo de fondos de los activos y pasivos a fin de ajustar los calces? h. Cmo calificara la imagen de la Cooperativa en el mercado; Excelente Muy Buena Buena Regular Mala

Que hara para mejorar? 2.5 Riesgo Operativo a. Mantiene la Cooperativa implementados controles para evitar el lavado de dinero?

Buscar nuevos productos que satisfaga las necesidades de los socios

159

b. Se aplican las disposiciones emanadas por el Consep?

No.

CUESTIONARIO DE EVALUACION

Respuestas
S N N/A

Comentario

c. Se han detectado clientes sospechosos o que se encuentren en la lista de Sindicados y Homnimos d. El reglamento de crdito le brinda todos los parmetros para el desarrollo de su labor? e. El manual de crditos norma todos los procesos? 3 Riesgo Poltico a. Se analiza la estabilidad o variacin del mercado financiero? Quin lo hace? Con que frecuencia? 3 ACTIVIDADES DE CONTROL 3 Control

Las Jefaturas de Crdito, Marketing y Riesgos Trimestralmente a travs de la Unidad de Riesgos

a. Conoce el proceso del crdito, mencinelo en sntesis? b.Controla el sistema de cmputo los montos mximos de crdito establecidos? c. Se encuentran determinados los porcentajes de calificacin para la aprobacin de crditos? d. Existe una comisin de crditos? Diga cmo est conformada. Indique en que normativa consta: e. Con que frecuencia se envan los crditos al comit para la aprobacin? Cuantos? f. Existen actas de las reuniones realizadas por el comit de crdito? Quien las elabora? Quien las firma? Quien archiva?

Entrevista y asesoramiento al socio. Informacin de la solicitud de crdito. Obtencin de la documentacin personal y de los garantes. Verificacin y Anlisis de la informacin consignada en la solicitud. Anlisis y aprobacin del Comit, Desembolso

Por el Gerente quien lo preside, un vocal y un secretario En el numeral 2 del Manual de Crdito Dos veces por semana 10 en promedio

Secretario Todos los integrantes Se archivan en gerencia

160

Que documentos se analizan?

Requisitos, capacidad de pago, central de riesgos, garantas, historial crediticio

No.

CUESTIONARIO DE EVALUACION

Respuestas
S N N/A

Comentario Algunos quedan pendiente por documentos justificativos por Central Riesgos o algn otro documento. Una vez cumplidos regresan al comit para su aprobacin

g. Son aprobados todos los crditos que se receptan? Caso contrario que tramite se les da? h. Se presentan casos que el prstamo ha sido acreditado y retirado de la libreta sin que se encuentre firmado el pagar? Indique las razones? Sugiera un correctivo: i. Se realizan evaluaciones al desempeo? j. Se rota el personal? k. Esta cubierto el personal con una pliza de fidelidad? l. Tiene restricciones en el acceso a la informacin del sistema y documentada? ll. Existen claves individuales para ingresar a los computadores? m. Se encuentran con las seguridades necesarias los equipos y bienes muebles que usted utiliza? n. Existen segregaciones de funciones? 3 Aspecto legal a. Realiza un inventario de pagars e hipotecas que se encuentra en demanda judicial ?

No, ya que cada oficial es responsable desde la concesin hasta la recuperacin del crdito

El ltimo inventario se lo efectu en el 2006.

b. Con que frecuencia?

c. Concilia con contabilidad?

Si cada 15 das

161

d. Que control lleva?

Se cruza el anexo de cartera en demanda judicial con las cuentas 7107 y 7207 Cartera en Demanda Judicial . Y en el caso de los crditos castigados con las cuentas 7103 y 7203 Activos castigados

No.

CUESTIONARIO DE EVALUACION

Respuestas
S N N/A

Comentario Mediante acta de entrega recepcin al abogado Reportes mensuales : de colocaciones, recuperaciones, cartera activa, vencida y reclasificada, ndices de morosidad, provisiones, cartera en demanda judicial y castigada

e.Como se ingresan o egresan estos documentos de su departamento? 3 De los Sistemas de Informacin

a. Indique los reportes que Usted emite y para que se utilizan? Con que frecuencia los emite? b. Se revisa la veracidad de la informacin emitida? c. En el caso de errores se corrige en el sistema?

En el caso de la tasa de inters Por el mdulo de cartera de crdito por procesos, reajuste de tasas, le solicita desde que nmero de dividendo se va a reajustar

d.Se encuentra establecido un procedimiento? Como se realiza: 4 INFORMACION Y COMUNICACIN 4 De los Registros Contables a. Se encuentra contabilizada toda la cartera otorgada? b. Se realizan inventarios de los documentos que respaldan la cartera? Con que frecuencia: Quien lo realiza: Se concilia con el saldo contable: c. Se encuentra protegida la cartera morosa con los respectivas provisiones? d. Se encuentra asegurada la cartera de crditos? Cual es el saldo actual asegurados: 4 De la custodia

Con el seguro de desgravamen $ 4.789.194, 59 al 30-09-08 De forma mensual

162

a. Se encuentran los documentos que respaldan los crditos resguardados con las seguridades necesarias?

Los pagares y escrituras de hipoteca se encuentran archivados bajo clave. La custodia se encuentra dividida a cargo de Jefatura de Atencin al cliente y de de Crdito. Este ltimo custodia las escrituras que tienen hipoteca abierta

No.

CUESTIONARIO DE EVALUACION

Respuestas
S N N/A

Comentario

b. Como se incluyen y excluyen nuevos pagares e hipotecas a este archivo?

Mediante acta de entrega de pagars los oficiales de crdito entregan al Oficial los pagars, hipotecas y escrituras de los nuevos crditos los mismos que son archivados por fechas y que reposan en la caja fuerte. De acuerdo con el reporte de crditos cancelados se separan estos documentos en otro archivo ordenado por fechas, los mismos que son entregados a los socios previa verificacin en el sistema, adems se lleva un control de entrega de esta documentacin con el nmero y nombre del socio, nmero de pagar y firma del socio. La oficial de Atencin al cliente, cruza los pagares e hipotecas con el reporte de crditos concedidos y cancelados. Se cuadra el inventario que se mantiene con las cuentas 730105 Documentos en Garanta y con la 740120 Bienes Inmuebles en Garanta Por fechas de concesin y de cancelacin

c. Que control lleva? d. En que orden se archivan? e. Para la entrega de pagares al socio se verifica que el crdito se encuentre cancelado? 5 SUPERVISION a. Existe supervisin de las actividades que usted desarrolla? Con que frecuencia:

Permanente

163

Quien lo realiza: b. Han realizado evaluaciones en el presente ao organismos de control: Auditoria interna: Auditoria Externa: Superintendencia de Bancos: Comisin para la calificacin de riesgos: Otros? Mencione cuales: c. Las sugerencias de estos organismos han mejorado los controles y procesos?

Por parte de gerencia

La ltima supervisin fue en mayo del 2007

5.3 Papeles de Trabajo

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5.4 Informe EVALUACIN DE CONTROL INTERNO PRACTICADO A LA JEFATURA

DEL DEPARTAMENTO DE CRDITO DE LA COOPERATIVA DE AHORRO Y CRDITO "9 DE OCTUBRE" LTDA. Salcedo Septiembre-2008 El control interno, consiste en un proceso secuencial, multidireccional repetitivo y permanente, en el cual ms de un componente influye en los otros y conforman un sistema integrado que reacciona dinmicamente a las condiciones cambiantes. En consecuencia se ha evaluado el control interno en base a una metodologa de una auditora basada en cuestionarios de control interno, desarrollando en cada componente los esfuerzos necesarios para respetar el rigor que esta exige,

recolectando datos y analizndolos, que en su oportunidad los mismos fueron puestos en consideracin del Jefe de Crdito as como otras jefaturas vinculadas al rea de crdito. De conformidad con lo expuesto, los siguientes criterios:

1. AMBIENTE DE CONTROL

Objetivos Conclusin: El Jefe del Departamento de Crdito expone un conocimiento del 67% del cuestionario sobre los objetivos de la Institucin, enmarcados en: La visin, misin, metas cuantitativas y cualitativas, polticas y procedimientos, as como 189

resultados obtenidos, sin embargo se denotan debilidades en un 22%, derivadas de la falta de establecimiento de objetivos para el departamento, as como de una definicin de procedimientos, lo que no permite evaluar el cumplimiento de los mismos y tomar correctivo alguno. Por otra parte se expone un 11% en criterio no aplicable al no tener definidos los objetivos del departamento. Recomendacin: a) La Gerencia General debe convocar a una reunin al rea de crdito, en la cual deber establecer los objetivos del departamento. As como tambin definir los procedimientos que conlleva las diferentes etapas del proceso de crdito. Para ello deber destacar las responsabilidades de cada uno de ellos, y sensibilizar al personal para que colaboren en el cumplimiento de los objetivos, aplicando un plan de actividades que contenga estrategias de colocacin y

recuperacin, los cuales debern informarse peridicamente sobre su avance y los resultados obtenidos en los diferentes frentes.

Organizacin Conclusin: Se expone un conocimiento del 82% de la estructura orgnica del rea de trabajo, que comprenden factores de divisin y distribucin de funciones, labores desplegadas por la Gerencia, liderazgo de la Jefatura de Crditos, reglamentos y manuales, observndose situaciones que por este efecto conllevan resultados con ciertas debilidades en un 9%. Un 9% se determina como no aplicable en relacin a la colaboracin de la jefatura de Crdito en actividades operativas. Recomendacin: a) La Gerencia deber difundir por escrito a travs de la Jefatura de Crditos el contenido de las funciones que enmarca cada puesto de trabajo. 190

b)

Es fundamental que en el corto plazo, la Gerencia insista a la comisin encargada de la revisin de los manuales de la cual es parte; la revisin, reforma y comunicacin del Reglamento y Manual de Crdito, ya que stos inciden fuertemente en el comportamiento organizacional.

Operacin: Conclusiones: Con una representacin del 92% se presentan condiciones aceptables en operaciones administrativas con los organismos directivos, personal operativo, procesos de sistemas, se promueve un ambiente de trabajo adecuado, as como un adecuado manejo de informacin y restricciones de sistemas; por otra parte se exponen deficiencias en un 8%, derivadas por la carencia de resultados positivos (captaciones), lo cual no ha permitido promover los crditos y mejorar la cobranza. Recomendacin: a) La Jefatura de Crditos debe fundamentar plenamente los mecanismos y condiciones de trabajo de cada uno de sus colaboradores, estableciendo controles flexibles los cuales permita al rea de sistemas crear las condiciones adecuadas de trabajo para cada usuario. b) Debe ser una prioridad para la Cooperativa, elevar la calidad de los procesos y desempeo personal, que es por ello se debe invertir en la capacitacin del personal para aumentar sus habilidades y conocimientos. c) Se debe insistir al abogado encargado de las gestiones de los crditos morosos de la Agencia Latacunga, cumplan con la funcin para la cual est designado, aportando con elementos de decisin slidos, una adecuada organizacin y distribucin de trabajo, propendiendo un enlace adecuado y oportuno con la Jefatura de la Agencia.

2. MEDICIN DEL RIESGO

191

Riesgo profesional Conclusin: El personal est consciente del riesgo profesional y mantiene un conocimiento del mismo en un 33%, por otro lado se presentan debilidades con una representacin del 67% especialmente en la forma de calificacin del sujeto de crdito en el sistema, por cuanto la hoja dinmica que se utiliza para calificar al socio no se adapta a la realidad de acuerdo con la lnea de crdito. Adems no se

efectan seguimientos para verificar el destino del crdito por lo que se desconoce los resultados y el riesgo inherente. Recomendacin: a) A la gerencia se le recomienda mantener una reunin con el rea de crdito y riesgos, a fin de establecer un cronograma de seguimientos para la verificacin del destino de los crditos, con el fin de mitigar los riesgos que puedan presentarse.

Riesgo Crediticio Conclusiones: Con una representacin del 75% el Jefe de Crdito, sita adecuadamente los factores que intervienen en el riesgo crediticio. Por otra parte se presentan debilidades en un 25%, relativas a los crditos en demanda judicial. Recomendacin: a) Debido a que todo crdito otorgado deriva un riesgo, es pertinente que los analistas incrementen su creatividad, promoviendo el desarrollo de controles adecuados en los distintos niveles del crdito.

Riesgo de Expectativas del Cliente Conclusiones: 192

Con una representacin del 20% el personal evaluado dispone de informacin adecuada referente a los montos de crditos entregados en efectivo y cheques, a la vez se denota debilidades en el 80%, por cuanto la liquidacin del prstamo se la efecta a travs de la acreditacin en la cuenta del socio.

Recomendacin: a) Es necesario que la Jefatura de Crditos conjuntamente con Tesorera, elaboren un plan de colocaciones diarias, semanales y mensuales con el afn de que los Jefes inmediatos tengan una perspectiva de las acciones que se vienen tomando en las colocaciones de crdito.

Riesgo de Mercado y Liquidez Conclusin: Con el 64% de representacin el funcionario evaluado considera que la Cooperativa cuenta con adecuados controles para enfrentar los riesgos de mercado y liquidez, no as con una representacin del 36% en los cuales se exponen debilidades. Recomendacin: a) Gerencia dispondr a la Unidad de Riesgos concluya a la brevedad posible la elaboracin del Manual Integral de Riesgos, con polticas, lmites y estrategias de administracin y control de todos los riesgos.

Riesgo Operativo Conclusin: Se expone un conocimiento del 80% de controles implementados para evitar el lavado de dinero, aplicar las disposiciones de la CONSEP, con miras a detectar clientes sospechosos que incurran en el narcotrfico y lavado de dinero. Persiste la

193

necesidad de actualizar el reglamento de crditos comentado en puntos anteriores, que para el caso expone una debilidad con una representacin del 20%.

Riesgo Poltico Conclusin: Se presenta un conocimiento del 100% de la estabilidad del mercado financiero, por cuanto expone que la labor misma del personal del rea de crdito, se encuentra desarrollada en el campo financiero es por ello que se realiza monitoreos trimestrales de las variaciones del mercado cooperativo, sin embargo se denota que muchas de las veces son informales, a maneras de comentarios, sin que se expongan por escrito a los rganos superiores. Recomendacin: a) Es conveniente que el rea de Crditos mantenga informada

documentadamente

a la Institucin de los monitoreos que esta realiza,

datos que permitir tomar decisiones a los rganos directivos e impulsar determinadas reas de gestin a cumplir los objetivos propuestos.

3. ACTIVIDADES DE CONTROL

Control Conclusin: El conocimiento de la jefatura de Crdito en el control crediticio esta determinada en el 83% sobre procesos de crdito, seguridades del sistema de cmputo, conformacin y funciones del comit de Crdito, aprobacin de crditos. Se denotan debilidades en un 9% derivadas de las evaluaciones de desempeo y segregacin de funciones. 194

Recomendacin: a) A la gerencia se le recomienda efectuar evaluaciones de desempeo por medio de entrevistas efectuadas a cada uno de los empleados que permita identificar los elementos relacionadas con el desempeo pasado y futuro,

medirlos y proporcionar retroalimentacin a los empleados, jefes y gerente. Esto permitir identificar a los empleados que cumplen o exceden lo esperado y a los que no lo hacen. Adems puede ayudar a determinar promociones internas y compensaciones.

Aspecto Legal Conclusin: Con una representacin del 60% se presentan condiciones aceptables en el control y custodia de pagars e hipotecas en demanda judicial, se exponen deficiencias en un 40% derivadas de la constatacin fsica. Recomendacin: a) El departamento de Contabilidad planificar peridicamente la realizacin de los inventarios fsicos de los pagares e hipotecas que respaldan los crditos, supervisado por auditoria Interna y en presencia del custodio.

De los Sistemas de Informacin Conclusin: Con el 100% de representacin se presentan condiciones aceptables en los reportes de crdito como medio para informar a la gerencia, su periodicidad, la veracidad y procedimientos para correccin de errores.

4. INFORMACION Y COMUNICACIN

195

De los registros contables Conclusin: Con una representacin del 57% se presentan condiciones aceptables en la contabilizacin de la cartera, en la conciliacin con el saldo contable, la cobertura de la cartera. Se presentan debilidades en un 43% relacionada con los inventarios fsicos de los documentos que respaldan los crditos. De la custodia Conclusin: El 100% representa la aplicacin del resguardo con las seguridades necesarias de los documentos que respaldan los crditos, el control, y orden en el que se llevan.

5. SUPERVISION Conclusin: Con una representacin del 71% se presentan condiciones aceptables en la supervisin de las actividades de crdito, las evaluaciones de los organismos de control y las sugerencias de estos organismos para mejorar los controles y procesos. Por otro lado se determina un 14% de debilidades derivadas de la falta de evaluaciones por parte de la Comisin de Calificacin de Activos de Riesgos. El 14% se consideran no aplicables ya que no intervienen en la supervisin otro Organismo de Control que no tenga relacin con la cooperativa. Recomendacin: a) A la Comisin de Calificacin de Riesgos se les recomienda revisar que las carpetas guarden toda la documentacin de respaldo en cumplimiento al Manual y Reglamento de Crdito.

196