ESTUDIANTE: XIMENA CARDENAS

MATERIA: TALENTO HUMANO

AUTOINSTRUCIONAL DE TALENTO HUMANO

XIMENA CARDENAS AE-14-1

PROFESOR DR. ROBINSON SANDOVAL

02-11-2013

ANALISIS DE PUESTO

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MATERIA: TALENTO HUMANO

Anlisis y diseos de puestos

Es el proceso sistemtico que consiste en determinar las habilidades, deberes y conocimientos requeridos para desempear trabajos especficos en una organizacin. Para organizar eficazmente los trabajos de una empresa es indispensable conocer con toda precisin lo que cada trabajador hace y las aptitudes que requiere para hacerlo. Objetivos y tcnicas del anlisis y diseos de puestos o o o o Los directivos deben conocer a detalle los puestos y sus obligaciones. Los supervisores deben conocer las labores encomendadas a su vigilancia. Los trabajadores deben realizar mejor y mas fcilmente sus labores. El departamento d talento humano debe tener conocimiento preciso de las labores que debe coordinar y as estimular a sus trabajadores

Analizar.- distincin y separacin de las partes de un todo hasta llegar a conocer sus principios o elementos Disear.- el proceso previo de configuracin mental en la bsqueda de una solucin Puesto.- grupo de tareas que se deben llevar a cabo para una organizacin logre sus metas El anlisis de puestos de trabajo hace referencia en exclusive al puesto de trabajo y no a la persona que lo ocupa. En este sentido, se habla de unidades de trabajos impersonalizados, independientes de los empleados que las ocupan El ATP proporciona la informacin necesaria para responder a las siguientes preguntas De donde proviene el trabajo. Que maquina o que materiales se debe utilizar Que conocimientos, tcnicas o habilidades necesita el empleado para utilizar el trabajo Que cantidad de supervisin necesita

El ATP permitir saber que se hace en un puesto determinado, como se hace, porque se hace, en que condiciones y que exige el trabajo Quien debe realizar el anlisis del puesto de trabajo 2

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Segn la tcnica elegida, se debe llevarse a cabo bien por un miembro del departamento de recursos humanos, bien por el titular del puesto de trabajo. Segn la obtencin de los datos par el anlisis del puesto requiere por lo general de un especialista en recursos humanos, el ocupante del puesto y su superior. Cuatro etapas: 1 ra. Etapa Establecimiento del objetivo del anlisis 2da. Etapa Obtencin de informacin para poder analizar el contenido del puesto asi como los requisitos para su desempeo 3ra. Etapa Anlisis propiamente dicho. 4ta. Etapa Detalla la documentacin, recogiendo en la ficha del puesto de trabajo la descripcin y especificacin del mismo. Como resultado del anlisis y a partir de la totalidad de las fichas obtenemos:

Funcionamiento de la organizacin
Establecimiento de los objetivos y asignacin de responsabilidades Obtencin de informacin Anlisis del puesto Descripcin y especificacin del puesto La organizacin debe con claridad su objetivo: determinar para que se va realizar el anlisis del puesto de trabajo 1. Diseo de los puestos 2. Rediseo de los puestos 3. Reclutamiento 4. Seleccin y colocacin 5. Acoga o socializacin 6. Formacin 7. Orientacin Carrera profesional 8. Seguridad en el trabajo 3

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9. 10. 11. 12.

Valoracin de puestos Valoracin de rendimiento Retribucin 12. Otros

Supuestos: 1. Diseo de puestos.- la creacin de un puesto de trabajo nuevo o la determinacin de las caractersticas de uno ya existente 2. Rediseo de puestos.- Optimizar, simplificar, recomponer, restructurar, reorganizar, suprimir una parte o la totalidad de un puesto. 3. Reclutamiento.- independientemente de un puesto vacante sea antiguo o de creacin reciente, han de definirse sus exigencias de forma precisa para que el reclutamiento sea eficaz. El ATP no solo identifica las exigencias de estos, sino describe las destrezas necesarias para desempearlos. 4. Seleccin y colocacin.- consiste bsicamente en el hallazgo del individuo que mejor se adapte al puesto. 5. Acogida o Socializacin.- para lograr una orientacin eficaz del puesto de trabajo se necesita una clara compresin de sus exigencias, definiendo claramente sus funciones y responsabilidades para enseara a un empleado recin contratado como desempearlas. 6. Formacin.- El ATP ayuda a decidir si un titular actual o potencial de un puesto concreto necesita formacin adicional despus de haber determinado mediante el anlisis de puestos de trabajo las necesidades especficas de cada uno de ellos. 7. Orientacin en la carrera profesional.- Los directivos y especialistas en recursos humanos se hallan en una situacin ptima para orientar a los empleados sobre su carrera cuando tienen un conocimiento completo de los diferentes puestos de trabajo de la organizacin. 8. Seguridad en el empleo.- Un anlisis a fondo de los puestos de trabajo descubre con frecuencia practicas o condiciones del entrono. 9. Valoracin de puestos.- La valoracin de puestos pone de manifiesto y concreta cual es la contribucin de los distintos puestos a la organizacin, por lo que el anlisis de puestos de trabajo sirve de base para establecer el valor relativo de cada puesto en la misma, permitiendo en consecuencia la objetividad en la valoracin del puesto y en el establecimiento de una poltica retributiva que mantenga la equidad interna. 4

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10. Valoracin del Rendimiento.- El objetivo de la evolucin del desempeo es la valoracin de los resultados de un empleado en un puesto de trabajo. Es condicin necesaria un conocimiento profundo de lo que se supone que ha de hacer exactamente el empleado. Entonces puede hacerse una evaluacin equitativa de sus resultados. 11. Retribucin.- un anlisis correcto ayuda a asegura que los empleados reciben una remuneracin equitativa. El anlisis de puestos de trabajo es el primer paso para determinar el valor relativo de un puesto, identificando su nivel de dificultad, sus funciones y responsabilidades y las destrezas y capacidades exigidas par su desempeo una vez establecido el valor de un puesto en relacin con otros, la empresa puede establecer una escala equitativa de sueldos y salarios. La informacin que se requiere para hacer un anlisis de puestos es muy extensa, y para conseguirla se puede utilizar diversos sistemas. Tres mtodos han demostrado mayor utilidad al permitir obtener resultados ms valiosos y fiables 1.- Observacin 2.- Entrevista 3.- Encuesta 1. Observacin Mtodo sencillo y directo, puede utilizarse independiente o conjuntamente con otros mtodos; consiste en observar al individuo que desempean el puesto y tomar las motas pertinentes para describir el trabajo. La informacin incluye aspectos tales como Qu hace?, Cuntas veces?, Por qu?, Durante que tiempo?, Con quien? Inconveniente de la observacin; esta limitada en parte a los puestos que requieren ciclos breves y repetitivos, los puestos complicados y los que no tienen ciclos repetitivos necesitan un periodo tan prolongado de observacin que este mtodo resulta poco practico. El observador deber contar con un conjunto de caractersticas a saber: Curiosidad e inters sobre el puesto de trabajo y sus detalles Paciencia para permanecer en el lugar, en silencio, mientras rene los detalles sobre la situacin. 5

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Tacto para aclarar su presencia Habilidad para realizar varias actividades al mismo tiempo. 2. Entrevistas Este mtodo exige el mantenimiento de una conversacin personal con el titular del puesto, normalmente en el mismo lugar de trabajo. Las entrevistas pueden ser: Estructurales el formato esta prediseado, las entrevistas estructuradas tienen ventaja de que se garantiza la cobertura de todos los aspectos pertinentes y facilitan la comparacin de la formacin obtenida de diferentes personas que ocupan el mismo puesto. No estructuradas no hay una lista predefinida de comparacin ni un formato preparado previamente. La entrevista grupal, se emplea cuando un gran nmero de personas realizan un trabajo similar o idntico; pues de esta manera se obtienen rpidamente y a bajo costo sobre el puesto. Inconvenientes, el principal inconveniente del mtodo de las entrevistas radica en la gran cantidad de tiempo que exige preparar; acercarse al lugar y realizarlas de manera efectiva, otro problema a tener en cuenta es la deformacin de la informacin ya sea debido a una falsificacin directa de los datos o a un malentendido involuntario.

3. Encuestas o Cuestionarios Los cuestionarios que se utilizan pueden ser de tres tipos: a) Estructurado esta formado por una serie de tems cerrados a los que el operario debe responder. Las respuestas de cada tem se pueden ordenar jerrquicamente en funcin de criterios como la importancia de la actividad en el puesto, frecuencia de realizar la tarea. Facilitan la tabulacin e interpretacin posterior de las respuestas dadas por los sujetos; las informaciones recogidas con este tipo de cuestionario suelen perder los aspectos cualitativos. b) Abierto el cuestionario se compone de un conjunto de preguntas abiertas a las que se responden los ocupantes del puesto, sus supervisores directos y/o expertos previamente seleccionados; este tipo de cuestionario no facilita la tabulacin e interpretacin de los 6

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datos y habitualmente proporciona informaciones ms pobres y dispersas que en la entrevista individual, sin embargo permite escoger aspectos cualitativos. c) Mixto es un cuestionario en el que a los encuestados se les presenta tems estructurados e tems abiertos. Ventaja el mtodo de las encuestas utilizando cuestionarios tiene ventaja de que permita obtener informacin de gran nmero de empleados en un plazo relativamente corto Inconveniente es la posibilidad de que el encuestado o el analista interpreten errneamente la informacin, adems los cuestionaros pueden exigir mucho tiempo en su elaboracin. Al realizar un ATP, se puede encontrar tres tipos de datos 1.) Cualitativos 2.) Cuantitativos pero obtenidos a partir de juicios subjetivos 3.) Esencialmente subjetivos

1. Esencialmente cuantitativos Son los datos de naturaleza cuantitativa como por ejemplo: numero de personas que dependen del ocupante del puesto 2. De naturaleza cuantitativa pero obtenidos a partir de juicios subjetivos Son datos de naturaleza cuantitativa pero que por razones practicas, se obtienen a partir de juicios subjetivos; por ejemplo: el tiempo que un operario necesita par aprender el trabajo se podra obtener observando a uno de nuevo ingreso y comprobando el tiempo que tarda en aprender las funciones y tareas incluidas en el puesto, sin embrago, por razones practicas en la mayora de las ocasiones este dato se obtiene a partir de la opinin de los operarios que llevan ya tiempo realizando el trabajo de superiores o de expertos. 3 .Esencialmente subjetivos Son los datos de ala naturaleza esencialmente cualitativa y que trataran de cuantificar, por ejemplo: el tipo de necesidades que debe tomar el ocupante del puesto.

Mtodos de anlisis
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1. Procedimientos convencionales Apoyndose en los datos recogidos mediante la observacin o la entrevista los mtodos convencionales proporcionan una descripcin del trabajo, esta descripcin que sigue una forma narrativa, no se suele estar cuantificada y en ocasiones puede pecar de ambigedad; han demostrado su utilidad pues proporcionan una visin general de que se hace, por que, como, en que condiciones se realiza y que responsabilidad implica. Consiste en describir narrativamente estos aspectos de trabajo. 2. Cuestionarios estructurados Pretender obtener una serie de datos cuantitativos sobre los puestos de trabajo con el fin de compararlo entre si en funcin de sus similitudes y diferencias. Se trata de cuestionarios que solicitan a los sujetos que respondan en forma cuantitativa a los distintos tems, siguiendo una escala que indicara una mayor o menor importancia del tem en el puesto de trabajo; de esta forma la informacin obtenida es una cifra para cada actividad del puesto de trabajo con la que se indica su importancia. 3. Anlisis del inventario de tareas Los anlisis de tareas se definen como una serie de procedimientos analticos qu tiene como objetivo describir el trabajo que realizan las personas en relacin a las tareas incluidas en el puesto de trabajo. Un procedimiento a seguir consiste en elaborar la lista de tareas que forman parte del puesto de trabajo, clasificarlas y elaborar una matriz que ponga de manifiesto hasta que punto son importantes diferentes conocimientos, habilidades o aptitudes para cumplir con xito cada una de las tareas. En este mtodo consta de tres fases: Fase de entrevista Esta fase se centra en elaborar listas de tareas que forman parte del puesto de trabajo, para ello se realizan entrevistas tanto a los empleados que estn desempeando esos puestos como a sus directivos

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Fase de clasificacin La clasificacin la lleva a cabo el empleado que ocupa el puesto, quien debe clasificar cada tarea segn su importancia, frecuencia y tiempo de formacin necesario para realizarla. Fase de elaboracin de una matriz de conocimientos, habilidades y aptitudes Se punta a travs de una escala la importancia de las cualidades necesarias par ejecutar con xito la tarea. 4. tcnica del incidente critico Esta tcnica consiste en elaborar una descripcin detallada de las conductas en el puesto de trabajo tanto a trabajadores como supervisores identifican las conductas mas importantes a desarrollar en el puesto de trabajo y generan sucesos crticos de conducta que representan niveles altos, niveles medios y bajos de ejecucin, es decir identifican conductas positivas, intermedias y negativas que sirven como patrn para imitar o evitar, segn sea el caso. La eleccin de un mtodo Depender de la respuesta a las siguientes preguntas: Cul es propsito del anlisis? Qu tipo de informacin se necesita? Cunta informacin general se tiene ahora? Los resultados obtenidos sobre el ATP se representan en forma de descripcin y de especificacin de los puestos. Descripcin de puestos.- consiste en elaborar una lista de las tareas, responsabilidades, relaciones, condiciones de trabajo y responsabilidades de supervisin de un puesto, la descripcin explica que es cada puesto y cuales son las funciones, tareas, responsabilidades, relaciones, dependencias y comportamientos necesario para producir un artculo o servicio. Especificacin de puestos.- es una lista de requerimientos del puesto es decir, los conocimientos, las habilidades y aptitudes necesarias para desempear eficazmente el puesto de trabajo. Consiste en una relacin por escrito de las caractersticas y capacidades personales requeridas para realizar el trabajo.

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La especificacin puede presentarse como documento separado o como parte de la descripcin del puesto, en el segundo caso ambos se recogen en una ficha del puesto de trabajo. El conjunto de las fichas de todos los puestos de trabajo de una empresa constituye el manual de funcionamiento de la misma, documento con el cual finaliza el proceso de anlisis de puestos de trabajo; las fichas resultantes de la especificacin del puesto deben reflejar a grandes rasgos la siguiente informacin:

Especificacin de puestos Titulo del puesto Departamento al cual pertenece el puesto Fecha en la que se hace el anlisis Nombre del analista Resumen del puesto Relaciones Responsabilidades Autoridad Nivel de rendimiento a alcanzar Condiciones de trabajo y ambiente Conocimientos, habilidades, aptitudes, experiencia. Fuentes de error en el anlisis de puestos de trabajo 10 Falta de apoyo de la direccin Empleo de un nico mtodo y fuente para recoger datos Falta de participacin del supervisor y del titular en el diseo del ejercicio de anlisis de puestos de trabajo. Inexistencia de formacin o motivacin para los titulares de los puestos Falta de concesin a los empleados de tiempo suficiente para completar el anlisis Distorsin de las actividades. Inexistencia de una critica del puesto Muestreo inadecuado Cambios del entorno de trabajo Cambios en el comportamiento del empleado

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ANALISIS DE PUESTO

Es un proceso sistemtico par reunir informacin sobre los aspectos laborales de los puestos Descripcin del puesto Es el resultado principal del anlisis de puestos es un resumen escrito del puesto Especificacin del puesto Es la explicacin escrita de los conocimientos, destrezas, capacidades, rasgos y otras caractersticas necesarias par el buen desempeo de un puesto. NOMBRE DEL PUESTO: Asistente Administrativo CLAVE: DP 1 UBICACIN: Oficina de la Sucursal Departamento de Administracin

REPORTA: Al Administrador General PERSONAL A SUS RDENES: Sistema contable Bones PUESTOS CONEXOS: Cobranza, Elaboracin de documentos varios y atencin al cliente.

FECHA DE ANALISIS: 25-10-2013

REVISO: ANALIZO

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DESCRIPCION GENERICA: Asiste al trabajo del Administrador General y la Direccin, atencin al cliente, cobros, recuperacin de cartera, manejo de agenda, coordinacin de transporte, Archivo, elaboracin de oficios varios, certificaciones entre otros y trmites de acuerdo a la necesidad requerida de Administracin. DESCRIPCION ESPECFICA: a) SERVICIOS DE ATENCION AL CLIENTE 1.- Coordinacin de visita al Centro Infantil con previa cita para facilitar la informacin general del mismo. 2.- Informacin acerca de costos establecidos con la especificacin de los servicios que se prestan. 3.- Recepcin de datos generales para base de datos contables y administrativos. b) COBROS 1.- Seguimiento de pagos de clientes mediante transferencias bancarias y depsitos de acuerdo a los valores establecidos de cobros. 2.- Calculo de descuentos de acuerdo al nmero de clientes por familia, gemelos y trillizos. 3.- Emisin de comprobantes y facturas para los clientes. c) ARCHIVO 1.- Abre ficha de clientes con la documentacin que se solicita al ingreso. 2.- Se recepta formularios de ingreso, facturacin y MIES con los datos de cada cliente para archivo del Centro Infantil. 3. Archivo de fichas mdicas y observaciones que se realizan mensualmente con cada nio. 12

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4. Entrega y recepcin de certificados, oficios entre otros tanto para el personal como para los clientes. d) COMUNICACIN 1.- Contestacin inmediata de inquietudes, confirmacin de citas, mediante va telefnica y electrnica. 2. Envo de circulares, invitaciones y notas de acuerdo a la necesidad del cliente o del personal. 3.- Novedades comunicadas mensualmente a Contabilidad General tanto de pagos de clientes como del personal para su respectivo cobro. 4.- Atiende a las llamadas telefnicas, tomando notas de recados cundo la directora no contesta y comunica a este con las personas que le indique 5. Cuida de anotar en la agenda las citas de cliente, proveedores entre otras y asi tomar en cuenta la hora y la fecha de atencin al cliente agendado. e) VIGILANCIA DE OFICINA E INSTALACIONES 1.- Cuida de que se haga la limpieza de la oficina e instalaciones as como de su presentacin y orden. 2.- Gestiona con oportunidad la reparacin y revisin de equipos y materiales. f) OBLIGACIONES GENERALES 1.- Realiza cualquier otra actividad de servicio similar o conexo, en colaboracin de la Administradora General y Directora de personal. 2.- En su ausencia cuida de rebabar los acuerdos de la Directora del Centro en los casos ms urgentes, y de vigilar que se ejecuten. ESPECIFICACION 1.- Habilidad a) Instruccin

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Tercer Nivel en estudios afines con administracin y contabilidad, que maneje sistemas informticos, y contables, correspondencia, documentacin y archivo. b) Experiencia Indispensable en cargos similares de administracin y oficina. c) Criterio Facilitar la resolucin de problemas sencillos tanto de clientes como del personal. 2.- Esfuerzo a) Fsico Es necesario mantener siempre un buen estado de nimo para atencin de clientes y personal. b) Mental Atencin y concentracin en todo lo encomendado para optimizar el trabajo. 3.- Responsabilidad a) En trmites Los permisos de funcionamiento que se llevan en el Centro Infantil se encuentran a mi cargo. b) En equipo Cuida de que todos los materiales e infraestructura de las Instalaciones se encuentren en buenas condiciones para de esa manera disminuir el presupuesto en mantenimiento.

4-. Condiciones de trabajo a) Posicin Varia predominado la de estar sentada. 14

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b) Cansancio El producido por el trabajo de atencin al cliente, cobranzas entre otros.

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