Consideracin generales para la administracin de las Cuentas por Cobrar

UNIDAD III INTRODUCCIN. En la actualidad la tendencia de las operaciones mercantiles es a realizar ventas a crdito, por varias razones, entre ellas los volmenes de mercanca que se comercializan, la disponibilidad de efectivo por los clientes en el tiempo y por otra parte la manipulaci n y traslado del efectivo para realizar pa!os, donde realmente los documentos de valor surten mayor efectividad y menor ries!o en el uso y administraci n del efectivo" #as cuentas por cobrar constituyen un medio de crdito para los clientes que facilitan la din$mica de las operaciones comerciales" DESARRO O! #as cuentas por cobrar son derec%os e&i!ibles provenientes de ventas, servicios prestados, prstamos o anticipos otor!ados o cualquier concepto an$lo!o no documentado con ttulos de valor" Este derec%o lo conceden las empresas para mantener y atraer clientes, por estos motivos es necesario que se tomen en cuenta los saldos de las mismas, pues las cuentas por cobrar representan una inversi n cuantiosa para la mayora de las entidades, por lo que se %ace necesaria la e&istencia de una administraci n eficiente que !arantice la obtenci n de a%orros considerables en las operaciones relacionadas con ellas" El ob'etivo fundamental de la administraci n de las cuentas por cobrar no es s lo el cobrarlas con rapidez, sino prestarle la debida atenci n a las alternativas costos(beneficios que se presentan en los diferentes campos de la administraci n de las mismas" Estos campos comprenden el an$lisis y la determinaci n de tres aspectos importantes que son determinantes para que e&ista una eficiente administraci n) *olticas de crdito" +ondiciones de crdito" *olticas de cobro" #as pol"ticas de cr#dito son las que marcan la pauta para determinar si debe concederse el crdito o no a un cliente y el monto del mismo" El ob'etivo de la misma es el de ma&imizar el rendimiento de la inversi n y las utilidades, a travs del aumento de las ventas y el cobro a los clientes" #as empresas emplean diferentes polticas de crdito para lo!rar una me'or !esti n, estas se pueden delimitar en dos !randes !rupos) - $le%ibles o Rela&adas! establecen facilidades de crdito a los clientes, mediante la estimulaci n de las ventas a travs del establecimiento de trminos de crdito m$s amplios" - Restringidas o Restricti'as! establecen condiciones de crdito favorables para la empresa, acortando los perodos de crdito, esta variante desestimula los niveles de ventas" #as polticas de crdito tienen dos esferas de acci n bien definidas) Est$ndares del crdito" An$lisis del crdito" #os est(ndares del cr#dito tienen como esencia definir el crdito mnimo que se le va a conceder a un cliente" Estos pueden sufrir ciertos cambios o modificaciones al %acerlos m$s fle&ibles o restrin!idos, por lo que es importante conocer cuales son las variables que se afectan" ,ariables fundamentales) - -astos de oficina" - Estimaci n de cuentas incobrables" - Inversi n en cuentas por cobrar" - ,olumen de ventas" A continuaci n les mostramos los efectos que producen en las variables los cambios en los est$ndares del crdito) )ariables $undamentales E*ectos en las 'ariables +(s *le%ible -astos de oficina +enos *le%ible

(.e concede m$s crdito" (.e concede menos crdito" (Aumentan los costos de oficina" (Disminuyen los costos de oficina"

Inversi n de las cuentas por cobrar

(.e eleva el nivel promedio de cuentas por cobrar" (.e incrementa el costo por mane'o de cuentas por cobrar"

(Disminuye el nivel de cuentas por cobrar" (.e reducen los costos por mane'o de las cuentas por cobrar"

Estimaci n de cuentas incobrables ,olumen de ventas

(Aumenta el ries!o de adquirir (Disminuye el ries!o de cuentas malas" adquirir las cuentas por cobrar" (Aumento del volumen de ventas (Disminuci n del volumen de ventas"

En el momento de tomar la decisi n de conceder o no el crdito a un cliente es importante evaluar la situaci n teniendo en cuenta la probabilidad de incumplimiento del pa!o /ries!o0 de los clientes utilizando criterios m$s comunes, las cinco + del crdito) 1" Car(cter! se refiere a la inte!ridad moral que posee la persona que solicita el crdito y a la probabilidad de que esta cumpla con su obli!aci n" 2" Capacidad! es un 'uicio sub'etivo que evala la capacidad financiera que posea la entidad para cumplir con los pa!os a realizar" 3" Capital! mide la posici n financiera !eneral de la empresa, mediante la aplicaci n de razones financieras, %aciendo nfasis en las razones de ries!o) Deudas4 Activos, la raz n circulante y la rotaci n del inters" 5" Colateral o A'al! se refiere a la e&istencias de activos que posea el cliente para ofrecerlos como !aranta de pa!o" 6" Condiciones! se refiere a la posici n financiera y operativa de la empresa que pueden sufrir el impacto de las tendencias econ micas !enerales" 7ediante el empleo de estos cinco elementos se puede 'uz!ar el ries!o del crdito, adem$s permite realizar 'uicios acerca de los costos totales esperados resultantes de los crditos concedidos, estos se comparan posteriormente con los incrementos mar!inales en las ventas y se decidir$ si se concede o no el crdito" +on esta informaci n la empresa puede clasificar a sus clientes en clases o !rupos de ries!o, apoy$ndose en la probabilidad de prdida asociada a los niveles de ventas %ec%os a clientes, relacionando de esta forma las razones de prdidas probables con el mar!en de Utilidad 8ruta y as formular polticas de crdito para cada !rupo de ries!o" .i la empresa desea evaluar la poltica de crdito que posee o los cambios que puede realizar en la misma /%acerla m$s fle&ible o restrictiva0 debe tener presente que) as pol"ticas de cr#dito se dise,an o modi*ican para! - Aumentar las ventas" - Disminuir los costos" .i los cambios se encaminan a aumentar el volumen de ventas esto implicar$ costos incremntales y viceversa9 por tanto al analizar los cambios en la poltica de crdito se deben cuantificar los efectos de los mismos sobre los clientes anti!uos y los nuevos y comparar las Utilidades mar!inales en las ventas y los +ostos de la inversi n mar!inal que se producir$n, pues mediante este an$lisis la empresa puede desplazarse %acia su poltica ptima de crdito" *ara determinar la poltica de crdito m$s adecuada las empresas pueden aplicar las si!uientes variantes) Evaluar las alternativas costos(beneficios" Aplicaci n de modelos matem$ticos que permitan tomar la decisi n" En la alternativa costos-bene*icios se relacionan las utilidades y los costos que se obtienen al proponer una modificaci n en la poltica de crdito que aplica en ese momento la entidad, para determinar a travs de un an$lisis comparativo cual de las alternativas es m$s conveniente" #a aplicaci n de modelos econmicos matem(ticos en las empresas %a servido para enfrentar las problem$ticas que e&isten en torno a la administraci n de las cuentas por cobrar, uno de los modelos m$s empleados es el de .artoris(:ill, el cual basa su c$lculo en la determinaci n de las !anancias o prdidas por conceptos de ventas y tiene como punto de decisi n los criterios del valor actual neto /,AN0 calcul$ndose en condiciones de actual y propuesta" +on la utilizaci n de este modelo la empresa podr$ conocer cual condici n !enerar$ el mayor beneficio" .i el ciclo de cobro es muy lento la inversi n en cuentas por cobrar de la empresa aumentar$ lo cual no ser$ beneficioso y en un futuro podran incrementarse el valor de las cuentas malas" #as empresas

necesitan conocer y mantener un control eficiente sobre los saldos de las cuentas por cobrar determinando si los mismos se est$n acumulando de forma e&cesiva" os m#todos m(s comunes .ue se utili/an para determinar la posicin de los saldos de las cuentas por cobrar son! 1 ; D"as de 'entas pendientes de cobros o 0er"odo 0romedio de Cobran/a ) se utiliza para 'uz!ar la poltica de crdito que posee la empresa, este consiste en comparar con el perodo de crdito y apoy$ndose en un an$lisis de tendencia si los clientes est$n pa!ando a tiempo o no"

2 ; In*orme de antig1edad de los saldos) este informe muestra los porcenta'es de las cuentas por cobrar al final del perodo que se analiza, estableciendo diferentes !rupos de anti!<edades, es decir se refiere al perodo de tiempo que los saldos %an estado vencidos y pendientes de cobro a partir del momento en que fue realizada la venta" Estos mtodos indican ba'o ciertas condiciones /variaci n de las ventas estacional o cclica0 resultados incorrectos que pueden se=alar situaciones de me'ora o deterioro cuando en realidad es lo contrario, para superar estas deficiencias in%erentes a los mismos la empresa puede utilizar un tercer mtodo) 3 ; En*o.ue del patrn de pago) este no se ve afectado por las variaciones que sufren las ventas, pues los saldos de las cuentas por cobrar est$n relacionadas con las ventas en el mes que se ori!inan, m$s que con el promedio observado a lo lar!o de al!n perodo m$s prolon!ado" El an(lisis del cr#dito es un proceso de recopilaci n y evaluaci n de la informaci n de crdito de las solicitudes para determinar si estas est$n a la altura de los est$ndares de crdito establecidos por la empresa, adem$s determina el monto por el cual la empresa que contrae la deuda va a responder y puede se!n la informaci n reco!ida establecer las lneas de crdito a clientes importantes para eliminar as la necesidad de modificar constantemente el crdito que se va a conceder" 0asos para el proceso de in'estigacin del cr#dito! 1( Obtencin de in*ormacin del cr#dito! es un proceso que se desarrolla a travs de toda la informaci n que la empresa pueda obtener del cliente que solicita crdito, la misma se puede obtener del propio cliente o por fuentes e&ternas tales como) - Estados >inancieros" - ,erificaci n 8ancaria" E&isten otras fuentes e&ternas pero por las caractersticas de la entidad no son aplicables" 2( An(lisis de la in*ormacin para tomar la decisin de cr#dito! despus de %aber obtenido la informaci n necesaria del cliente se procede a realizar un an$lisis y evaluaci n de la misma" #a evaluaci n de esta informaci n de crdito debe iniciarse con el c$lculo de razones financieras %aciendo nfasis en la liquidez, rentabilidad, deuda y apalancamiento de la empresa apoy$ndose en los estados financieros, lue!o se realizan comparaciones de razones similares en a=os diferentes para determinar al!una tendencia que sea si!nificativa" Este an$lisis debe desarrollarse a'ustado a las necesidades de la empresa que conceder$ el crdito , donde 'ue!a un papel determinante en la toma de decisi n el &uicio sub&eti'o del analista *inanciero, pues bas$ndose en la interpretaci n sub'etiva de los est$ndares del crdito se determinar$ si se debe conceder el crdito al solicitante y el monto del mismo" #as condiciones de cr#dito especifican los trminos de pa!o que se estipulan para todos los clientes a crdito9 al i!ual que en los est$ndares del crdito cualquier cambio o modificaci n en uno de los aspectos de las condiciones de crdito de la empresa tienen su efecto sobre las variables utilidades, ventas, perodo medio de cobro, estimaci n de cuentas incobrables, por tanto al decidir si se realiza un cambio o no se debe tener presente la incidencia del mismo en la relaci n costo( beneficio" #as condiciones de crdito tienen tres componentes fundamentales) Descuento por pronto pago. 0er"odo de descuento por pronto pago. 0er"odo de cr#dito. #as pol"ticas de cobro son los procedimientos que establecen las empresas para cobrar las cuentas por cobrar a su vencimiento" #a efectividad de estas polticas se puede determinar de forma parcial asiendo una evaluaci n del nivel de estimaci n de cuentas incobrables" Estas determinan el tipo y alcance de las !estiones que se %a!an para cobrar las cuentas vencidas"

#a administraci n eficiente de este elemento estar$ dada por la %abilidad que posea la empresa para determinar el nivel ptimo de !astos de cobro que %a!an posible reducir las cuentas malas" E&isten diferentes modalidades de procedimientos de cobro que ayudan a a!ilizar este proceso) Envo de cartas" #lamadas telef nicas" ,isitas personales" Utilizaci n de a!encias de cobro" *rocedimientos le!ales" *rocedimientos de cobro automatizados" En nuestro pas las cuentas por cobrar con saldos enve'ecidos constituyen serios problemas para las empresas, motivado por que los ciclos de cobro se alar!an, provocando dificultades temporales en las finanzas" Es por ello que se %an dise=ado un con'unto de instrumentos o mecanismos por parte del 8anco +entral que ayudar$n en la !esti n del cobro de estas cuentas) >actora'e de cuentas por cobrar" -esti n de cobro de cuentas por cobrar" #etras de cambio" *rstamos sobre cuentas por cobrar" +esi n de las cuentas por cobrar"