- 1 -

Access 2003
version 2005
Groupe INFO


Table des matires :

TUA)UT TUIntroductionUT ......................................................................................................................................1
TU1)UT TULe dmarrage dAccessUT ...............................................................................................................2
TU2)UT TULa cration dune nouvelle base de donnesUT...............................................................................2T

UB)U ULes tablesU.........................................................................................................................................3
U1)U ULa dfinition dune tableU ...............................................................................................................3
U2)U ULa cration de la structure dune tableU .........................................................................................3
U3)U ULenregistrement de la structure dune tableU ................................................................................5
U4)U ULa saisie des informationsU............................................................................................................5
U5)U ULa consultation/slection dun enregistrementU .............................................................................6
U6)U ULa suppression dun enregistrementU ............................................................................................6
U7)U ULimportation dune feuille de donnes partir dExcelU ................................................................7
U8)U ULexportation des donnes dune table vers ExcelU .......................................................................8

UC)U ULes requtesU ....................................................................................................................................9
U1)U ULa cration dune requteU ............................................................................................................9
U2)U ULa dfinition des clefs de triU........................................................................................................11
U3)U ULes critres de filtresU ..................................................................................................................12
Ua)U ULes critres de filtre concernant les champs texte ou mmoU................................................12
Ub)U ULes critres de filtre concernant les champs numriquesU.....................................................14
Uc)U ULa combinaison des critresU .................................................................................................14
Ud)U ULes critres de filtre concernant les datesU ............................................................................15
U4)U ULes formulesU ..............................................................................................................................16
Ua) Exemple de concatnation...................................................................................................16
Ub) Les champs calculs ............................................................................................................17
Uc) Exemple dutilisation de fonctions ........................................................................................17U
U 5)U ULes proprits dun champ ou dune requteU .............................................................................18
U6)U URequte slection et regroupementsU ...................................................................................19

UD)U UUne requte base sur une autre requteU .....................................................................................22

UE)U ULes requtes multi-tablesU ...............................................................................................................23
U1)U ULa cration dune jointureU ...........................................................................................................23
U2)U ULa proprit de la jointureU ..........................................................................................................23

UF)U ULes formulairesU ..............................................................................................................................26
U1)U ULa cration dun formulaire instantanU .......................................................................................27
U2)U ULa cration dun formulaire laide dun assistantU .....................................................................27
U3)U ULa modification dun formulaireU ..................................................................................................29
U4)U ULa slection dun contrleU ..........................................................................................................31
U5)U ULa bote outilsU ..........................................................................................................................31
U6)U ULa cration dun formulaire indpendantU ....................................................................................32
U7)U UQuelques contrles en dtailU......................................................................................................33
Ua) Le contrle Bouton de commande .................................................................................33
Ub) Les contrles indpendants Trait, Rectangle et Intitul........................................................34
Uc) Le contrle dpendant zone de texte (bouton )..............................................................35
Ud) Le contrle dpendant groupe doptions ..............................................................................35U
U 8)U ULe contrle sous-formulaireU........................................................................................................37
U9)U ULe contrle liste modifiableU.........................................................................................................40


- 1 -
A) Introduction

Une base de donnes est un ensemble dinformations concernant un sujet particulier.

Exemples : La base de donnes dun commerce contiendra toutes les informations concernant les
clients, les fournisseurs, les articles en stock, les factures envoyes, celles payes, ...
La base de donnes dune cole contiendra toutes les informations concernant les
enseignants, les lves (adresses, numro de tlphone, absences, notes, ...), ...

Quand vous grez une base de donnes avec le logiciel Access, vous utilisez plusieurs types
dobjets :

Les tables, qui enregistrent lensemble des donnes. En gnral, les donnes sont mmorises
dans plusieurs tables portant chaque fois sur un sujet unique.
Dans un commerce, il y aura une table pour les donnes des clients, une pour les donnes des
articles, une pour les informations des commandes, une pour les donnes des fournisseurs, ...
Dans une cole, il y aura une table pour les donnes des lves, une pour les donnes des
enseignants, une pour les informations concernant les plans dtude, ...

Les requtes, qui permettent de rechercher, danalyser ou de trier les informations contenues
dans les tables dans lordre alphabtique ou selon un ou des critres donns. Une requte
permet de slectionner tous les tudiants habitant un village, ..., dafficher tous les lves ayant
une moyenne gnrale suprieure 5, ...

Les formulaires, qui servent afficher les informations lcran, les saisir, les modifier, ...
selon un certain type de reprsentation.

LesT tatsT, qui offrent la possibilit dimprimer les informations contenues dans les tables selon
une certaine prsentation (liste de classe, facture, ...).

Les pages, qui permettent de crer une interface pour grer les donnes au travers dun rseau
intranet ou internet.

Les macros, qui permettent dautomatiser une ou plusieurs actions, sans recourir la
programmation.

Les modules, qui permettent dcrire des programmes utilisant des instructions Visual Basic.

Exemple de la fentre dune base de donnes :



Le logiciel Access est appel un Systme de Gestion de Base de Donnes (SGBD) car il permet
dtablir des relations entre les donnes de plusieurs tables.
Pour un commerce, toutes les donnes des clients (noms, adresses, ...) sont mmorises dans une
table avec pour chaque client un numro de code. Dans la table contenant les diffrentes
commandes, linscription du code du client permettra dtablir un lien avec les donnes personnelles
du client. Les donnes dune facture pour un client seront prises la fois dans la table des
commandes et dans la table des clients.
Les liens tablis entre les tables permettent dviter dintroduire des informations double et les
risques derreurs.


1) Le dmarrage dAccess

Dmarche :

1) Lancez le logiciel Access 2003 partir du groupe Microsoft Office

2) Dans la liste droulante du menu Fichier,
slectionnez loption Ouvrir pour une
base de donnes existante ou Nouvelle
base de donnes pour crer une
nouvelle base de donnes dans un nouveau
fichier.



2) La cration dune nouvelle base de donnes

Dmarche :

1) Au contraire des logiciels Word
ou Excel, il faut dabord crer le
nom du document avant de
pouvoir y insrer son contenu.

Slectionnez loption
Base de donnes vide








2) Donnez un nom votre fichier
(=base de donnes) et
sauvegardez le dans votre
rpertoire personnel (M :).

Access met automatiquement
lextension .mdb au nom du
fichier.



- 2 -
B) Les tables

1) La dfinition dune table

La table est lobjet fondamental qui permet de mmoriser les informations dune base de donnes au
fur et mesure de leur saisie (temps rel). Une table est un ensemble de donnes structures. Cette
structure repose sur un lment fondamental : le champ. Chaque champ dune table caractrise un
renseignement (par exemple, le champ E_nomabonn correspond au nom dune personne, le champ
E_localitabonn correspond au lieu de rsidence de la personne, ...)

Lensemble des informations contenues dans les champs constitue un enregistrement (par exemple,
dans une table correspondant au bottin des numros de tlphone, chaque enregistrement contient
les informations dtailles de chaque abonn : nom, prnom, numro de tlphone, adresse, ...).
Tous les enregistrements dune table ont les mmes renseignements (mme si des champs peuvent
rester vides).
Lensemble des donnes est reprsent sous la forme dune grille constitue de colonnes (les
champs) et de lignes (les enregistrements).

noms des champs (noms des colonnes)
nom de la table







enregistrements
(lignes)


contenu des champs

2) La cration de la structure dune table

Dmarche :
Double-cliquez sur la rubrique Crer une table en mode Cration



Vous accdez directement la fentre qui vous permet de dfinir les noms des champs, de
slectionner leur type de donnes, dinsrer une description et de leur donner des proprits.


- 3 -
- 4 -
Comme la figure le montre, chaque ligne contient les caractristiques dun champ :



O
Le nom du champ (ce nom est limit 64 lettres ou chiffres ...). Le caractre espace est interdit.
Nomenclature : La ou les 1res lettres du nom du champ fait rfrence au contenu de la table.
Exemple : La table T_Eleves contient lensemble des donnes des lves dune cole. Le
nom de chaque champ commence par E_ E_Nom, E_Localite,

O
En principe, un des champs de la table doit permettre didentifier chaque enregistrement de faon
unique : il sagit de la cl primaire. Par exemple, le numro de code dun client ne doit concerner
quune personne ... Pour insrer la clef, il faut se positionner sur le 1P
er
P champ (en gnral) et
cliquer sur le bouton . (Par convention, ce champ sera toujours de type NumroAuto.)
O
Le type de donne (qui sera mmoris dans le champ). La liste droulante prsente les diffrents
types de champs gnrs par Access :
Texte : la valeur entre correspond des caractres alphanumriques (lettres et/ou
chiffres); la longueur est limite 255 caractres.
Mmo : caractres alphanumriques; la longueur de ce type est limite 64000
caractres. Convient pour les remarques, commentaires,
Numrique : valeur numrique; le type de ce champ peut tre entier, entier long, rel
simple ou rel double.
Date/Heure : date ou heure. Access vrifie lexactitude des dates introduites.
Montaire : valeur numrique avec lindication dun symbole montaire ...
NumroAuto : valeur incrmente automatiquement lors de la saisie dun nouvel
enregistrement.
Oui/Non : utilis pour les valeurs ne pouvant prendre que 2 valeurs; oui ou non; vrai ou
faux; -1 ou 0.
Objet OLE : ce type permet dinsrer des objets issus dautres applications Windows,
images, ...
.....

O
La description (facultative) permet de renseigner lutilisateur sur la nature du contenu du champ.
O
O
O
O
O
- 5 -

Les Proprits du champ dpendent du type de donnes. Les proprits par dfaut peuvent
tre modifies. Elles sont souvent facultatives, cependant elles permettent de mieux grer
lintroduction des donnes et la taille de la base de donnes. La touche F1 permet dactiver
laide.

Longlet Gnral permet dindiquer les proprits/caractristiques dun champ :
Taille du champ permet de rduire le volume de la table. La valeur par dfaut est de
50 caractres pour le type texte et entier long pour le type numrique.
Format permet de modifier lapparence du contenu dun champ.
Masque de saisie aide lutilisateur rdiger correctement le contenu des champs. Par
exemple, pour un numro de tlphone le format est \(aaa") "aaa\ aa\ aa
La valeur par dfaut est automatiquement prise en compte lors de la cration dun
nouvel enregistrement.
Valide si permet de crer une rgle de validation.
Null interdit indique quun champ doit obligatoirement contenir une information.



O
Longlet Liste de choix est utilis pour crer
une liste de valeurs afin de faciliter lintroduction des
donnes de la table.





Dans la table, les choix apparaissent dans
une liste droulante




3) ULenregistrement de la structure dune table
Pour enregistrer la structure dune table, vous pouvez double-cliquer dans la case systme et
donner un nom votre table ou utiliser la rubrique UEUnregistrer sous... du menu UFUichier. Par
convention, nous crirons toujours les caractres T_ avant le nom de la table, exemple : T_clients .


4) ULa saisie des informations
Quand la structure de la table est termine, le bouton ouvrir vous permet dactiver une
fentre dans laquelle vous pouvez introduire les donnes.



La saisie des donnes et la modification de la largeur dune colonne se fait simplement comme dans
un tableau Excel. Les donnes sont introduites dans les diffrentes cellules et valides en tapant sur
la touche entre ou sur une flche de dplacement ou sur la touche tabulateur ...

Attention, lors de lintroduction des donnes, il est ncessaire de veiller au format des champs :
La valeur dun champ de type NumroAuto ne peut pas tre saisie puisque le numro
correspondant est automatiquement augment de 1 par Access.
Les dates sont introduites selon le format 21/12/05


- 6 -
Les donnes apparaissent sous la forme dun tableau.


Remarques :
Pour ajouter un nouvel enregistrement la fin dune table, vous pouvez cliquer sur le bouton
de la barre doutils. Le curseur se positionne dans le premier champ du nouvel enregistrement.
Pour revenir la structure de la table (mode cration), vous pouvez cliquer sur le bouton
afin de visualiser la structure de la table, dajouter un champ ou de modifier les proprits dun
champ, ...

Les enregistrements sont affichs dans la table dans lordre de leur saisie. Laffichage des
informations sera modifi par lutilisation des requtes et/ou des formulaires.


5) ULa consultation/slection dun enregistrement

Les boutons situs dans le coin infrieur gauche de la fentre vous permettent daccder facilement
aux enregistrements :



enregistrement prcdent

1P
er
P enregistrement


pour insrer un nouvel
enregistrement





dernier enregistrement
enregistrement suivant
En tapant son numro, vous pouvez accder directement un enregistrement


6) ULa suppression dun enregistrement

Il faut slectionner lenregistrement supprimer et presser sur la touche Delete. Attention, cette
manipulation ne peut pas tre annule !!!


Quand le champ de la cl primaire est de type NumroAuto, la valeur correspondant
lenregistrement effac ne sera plus utilise. Il peut y avoir ainsi des sauts dans la numrotation.

7) Limportation dune feuille de donnes partir dExcel

Il est possible dimporter dans une base de donnes ACCESS une table de donnes ralises dans
un document Excel.

Dmarche :

1) Slectionner dans le menu Fichier , la
rubrique Donnes externes , puis la
rubrique Importer .






2) Dans la fentre Importer , slectionner le type de fichiers
Microsoft Excel *.xls et votre document.

Cliquer sur le bouton pour continuer.



3) Une fentre Assistant souvre. Elle vous permet de
slectionner la feuille de votre document Excel que vous
voulez importer.


4) Ltape suivante permet dindiquer que le contenu de
la 1
re
ligne de la feuille Excel correspondra aux noms
des champs sous Access.



5) Les donnes Excel peuvent tre
mmoriss dans une nouvelle table,
voir rajouter une table Access qui a
videmment la mme structure


6) Dans cette tape, lassistant vous demande si le premier champ correspondra la cl primaire.
Confirmer les options proposes



7) Laisser Access grer la clef primaire. Elle
aura la proprit NumroAuto



8) Indiquer le nom de la table et cliquer sur le bouton


8)
- 7 -
- 8 -
Lexportation des donnes dune table vers Excel

Une table Access peut tre exporte vers un document Excel. La procdure est trs simple.

Dmarche :

1) Slectionner la table dont vous souhaitez
exporter le contenu.





2) Dans la rubrique Fichier , slectionner la
rubrique Exporter








3) Dans la fentre Exporter , slectionner
le type de fichiers Microsoft Excel *.xls et
votre document. Excel qui contiendra les
donnes exportes.
Cliquer sur le bouton .


Remarques :
Le fichier Excel utilis pour lexportation de vos donnes doit tre ferm.
Dans votre document Excel, les donnes sont mmorises dans une nouvelle feuille dont le
nom correspond au nom de la table Access.
Ex :

- 9 -
C) Les requtes

Une requte sert exploiter les donnes contenues dans les tables.
On distingue 2 types de requtes, les requtes slection qui permettent de lire des informations
contenues dans des tables et les requtes action qui permettent dagir (effacer, insrer , modifier...)
sur le contenu des tables. Dans le cadre de ce cours, nous nous concentrerons sur les requtes
slection.

Une requte slection permet, entre autres, de classer les informations dans lordre alphabtique
dun ou de plusieurs champs, de rechercher une donne selon un ou plusieurs critres de slection,
deffectuer des calculs, de faire des regroupements selon des critres, etc.
Le rsultat dune requte peut servir de source pour un formulaire (prsentation des donnes des
champs lcran), pour un tat (impression) ou mme pour une nouvelle requte.

Une requte correspond des ordres de programmation enregistrs au format SQL (Structured Query
Language). Les ordres dune requte peuvent tre mmoriss et excuts tout moment. A chaque
excution de la requte lensemble des donnes de la table est analys avant den afficher le rsultat.

1) ULa cration dune requte

Dmarche pour crer une requte :
1) Slectionnez longlet Requte
2) Cliquez sur le bouton
3) Une bote de dialogue apparat : cliquez sur loption Mode Cration
4) Cliquez sur le bouton OK
5) Une bote de dialogue apparat : cliquez sur le nom de la table insrer, puis appuyez sur
le bouton Ajouter . Rptez cette opration si une autre table doit tre ajoute.
6) Lorsque vous avez slectionn toutes les tables ncessaires la cration de votre
requte, cliquez sur le bouton UFUermer

Lcran de cration de la requte affiche la ou les tables slectionnes en haut de la
fentre. Une grille dinterrogation permet de dfinir lordre des tris, les critres de filtre, les
calculs, ...



Table
Grille
dinterrogation


7) Dans la grille dinterrogation vous slectionnez les champs que vous voulez voir apparatre
dans laffichage de la requte ou que vous utiliserez pour classer, filtrer les
enregistrements.
Vous dfinissez ventuellement :
Les tris (ordre croissant, dcroissant) (cf page 11)
Les critres de filtre (uniquement les enregistrements dun tel pays ou dune telle ville)
(cf page 12)
Les formules de calcul (cf page 16)
Une proprit pour la requte ou pour des champs affichs (cf page 18)
Les regroupements (cf page 19)
- 10 -

Pour ajouter un champ dans une
requte, il faut cliquer sur le champ,
tout en maintenant le bouton de
gauche enfonc, amenez le champ
sur la grille du bas et relchez le
bouton ...


Remarque :
Pour afficher tous les champs dun enregistrement,
vous slectionnez le champ *. Dans lexemple ci-
dessous, la slection du caractre * affiche dans la
zone champ le terme T_Eleves.*



Pour visualiser le rsultat de votre requte, vous
cliquez sur le bouton . Le rsultat apparat
sous la forme dune feuille de donnes. Sa
prsentation peut tre modifie (mme principe
que dans Excel).

En cliquant sur le bouton , vous revenez sur
lcran de cration de votre requte et vous
pouvez la modifier.



Pour enregistrer la requte, cliquez sur le bouton et donnez-lui un nom. Par convention, le
nom donn commence par la lettre R (Ex : R_Eleves)

Remarque :

La grille dinterrogation des champs et de dfinition des critres gnre automatiquement des
ordres de programmation SQL (Search Query Language) qui permettent dobtenir le rsultat
souhait. La requte sauvegarde mmorise les lignes de programmation et non pas le rsultat
affich !!!..

Exemple de code SQL : SELECT T_Produits.*, T_Produits.Prod_nom
FROM T_Produits
ORDER BY T_Produits.Prod_nom;

Dans cet exemple, les enregistrements de la table T_Produits sont
tris dans lordre alphabtique en fonction du champ Prod_nom


2) U
La dfinition des clefs de tri

Les donnes fournies par une requte peuvent tre classes selon une ou plusieurs clefs.

Pour trier les informations, selon les donnes dun champ, il faut lindiquer sur la ligne Tri en
dessous du champ concern.
Plusieurs choix vous sont proposs :
Croissant, pour trier de A Z, de 1 1000, du 01/01/1999 au 01/12/1999, ...
Dcroissant, pour trier de Z A, de 1000 1, ...
(Non tri), pour ... ne pas trier.


Exemple n 1 :

Le tri dfini permet de classer les
enregistrements de la table dans lordre
croissant des noms des produits.






A lexcution, vous obtenez ...



Pour combiner les clefs de tri, il suffit de placer les champs dans lordre du tri souhait et
dindiquer sous les champs concerns Croissant ou Dcroissant . Les tris sont traits de gauche
droite.


Exemple n 2 :

Le tri dfini permet de classer les
enregistrements daprs lordre de la catgorie
des produits et ensuite au sein dune rubrique
selon lordre alphabtique de leur nom.






A lexcution, vous obtenez ..



- 11 -
- 12 -

Exemple n 3 :

Tous les champs de la table sont
affichs selon lordre croissant des
catgories de produits. Le champ utilis
pour trier la table nest pas affich, car il
est dj pris en compte dans le champ
T_Produits.*





A lexcution, vous obtenez ...

E : champ dont le contenu nest pas affich.
E : champ dont le contenu est affich.


3) ULes critres de filtres

a) Les critres de filtre concernant les champs texte ou mmo

Il est possible en dfinissant un ou plusieurs critres de slection de nafficher que les
enregistrements qui correspondent ce ou ces critres dfinis.

Exemple n 1

Pour slectionner uniquement les
enregistrements ayant le mot lgume dans
le champ Cat_prod, il faut crire lgume
sous le champ Cat_prod et sur la ligne
critre.


Remarque :
Access rajoute les autour du mot.
Le critre de slection peut tre crit de
plusieurs faons :
=lgume
comme lgume
lgume




A lexcution, la requte naffiche que les
enregistrements contenant le terme lgume
dans le champ Cat_prod


- 13 -
Exemple n 2 :

Il est possible dexclure les enregistrements
contenant un certain mot dans un champ.
Il faut crire <> ou pas devant le terme
exclure.


Remarque : A nouveau, le critre peut tre
rdig de plusieurs faons ...
<> lgume
pas lgume
pas lgume



A lexcution, vous obtenez ...


Exemple n 3 :

Il est possible de slectionner toutes les
valeurs dun champ commenant par
certains caractres. Le critre fr* slectionne
tous les mots commenant par ces lettres.
Le caractre * reprsente un nombre de
caractres quelconque aprs les lettres fr




Le caractre * peut se placer diffrents
endroits :
fr * : le texte commence par les lettres fr
*re : le texte se termine par re
*m* : le texte contient la lettre m






A lexcution, vous obtenez ...



Remarques :

Le caractre * sapplique uniquement aux champs texte ou mmo.
Lorsque vous tapez un critre dans un champ Texte ou Mmo, Access ne fait pas la
distinction entre les majuscules et les minuscules. Les critres fruit et Fruit sont identiques.
Attention aux caractres accentus, peche et pche sont diffrents.

b) Les critres de filtre concernant les champs numriques

Exemple n 1 :
Il est possible de slectionner les champs numriques contenant une certaine valeur.
Le critre =5.5 slectionne tous les
champs contenant la valeur 5.5


A lexcution, vous obtenez ...



Les oprateurs de comparaison sont :

> : suprieur
< : infrieur
>= : suprieur ou gal
<= : infrieur ou gal
<> : diffrent de
= : gal

Exemple n 2 :
Il est galement possible de slectionner des valeurs contenues dans un intervalle de
valeurs.
Un intervalle de valeurs sobtient par :
>=100 et <1000




A lexcution, vous obtenez ...


Remarques :
- le critre >=3000 et <=5000 peut scrire entre 3000 et 5000
- le ou est galement utilisable dans ce genre de critre.
Par exemple, le critre <2000 ou >5000 permet dafficher les champs contenant des valeurs
plus petites que 2000 ou plus grandes que 5000.

c) La combinaison des critres

Il est possible dutiliser plusieurs critres de slection. Il suffit de les placer dans les diffrentes
lignes et colonnes de la grille.

si les critres sont placs sur la mme ligne,
ils sont lis par un ET (un enregistrement est affich si les deux critre sont remplis);
si les critres sont placs sur des lignes diffrentes,
ils sont lis par un OU (un enregistrement est affich si lun des deux critres est rempli).

Exemple n 1 :
Les critres utiliss permettent dafficher la liste des produits dont le prix est suprieur fr. 12.-
et qui appartiennent la catgorie fromage.

A lexcution, vous obtenez ...


- 14 -
- 15 -

Exemple n 2 :
Les critres utiliss permettent dafficher les produits de la catgorie lgume ou dont le prix est
infrieur fr. 8.-


A lexcution, vous obtenez ...


d) Les critres de filtre concernant les dates

Les oprateurs de comparaison et leur utilisation sont les mmes que pour les champs
numriques.
Le critre utilis affiche toutes les commandes
dont la date est infrieure au 30/04/96


Remarque :
Access rajoute automatiquement des #autour
de la date.


A lexcution, vous obtenez ...


e) La dfinition dune requte paramtre

Il est possible que le critre dune requte soit introduit dans une fentre de dialogue lors de son
excution.
Pour obtenir cet effet, une question crite
entre des parenthses [ ] est rdige sur la
ligne critre.



Remarque :
La [ sobtient en tapant simultanment
sur les touches Alt Gr +
La ] sobtient en tapant simultanment
sur les touches Alt Gr +




A lexcution, une fentre de dialogue souvre et
permet dintroduire le critre de slection



Pour le critre fruit, vous obtenez ...

f) Autres critres ...


Il est possible en utilisant le critre est
null ou =null de slectionner les
champs vides .




A lexcution, vous obtenez ...


Contrairement au cas prcdent, le
critre est pas null ou <>null permet
dafficher tous les champs contenant
une donne.




A lexcution, vous obtenez ...



4) Les formules

Dans Access, les intituls des champs peuvent tre utiliss comme des variables.

Quand une requte est excute, les enregistrements dune table sont lus les uns aprs les
autres. A chaque lecture dun enregistrement, le contenu de ses divers champs est mmoris
dans ces variables.

Exemple :

A la lecture du 1er enregistrement, le
champ titre contiendra Mme; le champ
Nom contiendra Armand;...

A la lecture du 5me enregistrement, le
champ titre contiendra M.; le champ
Nom contiendra Bernard; ...



Cette proprit des champs sert la cration de formule permettant dobtenir un nouveau champ
ou une nouvelle valeur.

a) Exemple de concatnation

A partir des donnes alphanumriques de deux champs, il est possible de crer une nouvelle
donne en utilisant le symbole & . Les noms des champs sont crits entre des parenthses [ ]
dans la formule.

La formule [titre]&[nom] est rdige sur la ligne
champ


A lexcution, vous obtenez ...

Remarque : Lintitul Expr1 est cr automatiquement par Access.
- 16 -
- 17 -

Il est possible de choisir lintitul du nouveau
champ en lindiquant avant la formule.



A lexcution, vous obtenez ...



Remarque : Pour sparer les champs par un espace, il faut crire [titre]&" " &[nom]

b) Les champs calculs

Les valeurs numriques contenues dans une table peuvent tre utilises dans les requtes pour
obtenir de nouvelles valeurs.

Un champ calcul est compos de deux parties :
$ le nom donn cette formule (qui sera le nom de ce nouveau champ et qui sera utilis
comme libell dans len-tte de la colonne);
$ un calcul utilisant les diffrents oprateurs mathmatiques +, -, /, *, et les ()

Exemple :
Pour obtenir le prix total de chaque article en stock, il faut crire la formule suivante (expression) :
Prix total:[PrixUnitaire]*[Qstock],
o Prix total: est le nom donn au nouveau champ qui sera utilis dans len-tte de la colonne
dans la feuille de donnes et
o les noms des champs de la table utiliss dans la formule sont crit entre des parenthses [ ]



A lexcution vous obtenez ...

c) Exemple dutilisation de fonctions

Un champ calcul peut intgrer des fonctions Visual Basic tels que date(), gauche(), droite(),
len(), ent() ...

Quelques exemples :
La fonction date() retourne la date du systme.
La formule date()-[El_datenais] retourne le nombre de jours vcus par une personne.



La fonction ent() peut sutiliser pour arrondir un nombre au 1/2, aux 5 centimes, ...
La formule ent([prix]*20+0.5)/20 affiche la valeur du champ prix arrondie aux 5 centimes.



- 18 -
Pour rdiger une formule, soit vous la tapez dans la zone champ ou soit vous utilisez le
gnrateur dexpression. Pour utiliser le gnrateur (assistant pour composer des formules),
cliquez sur le bouton

Il est compos de trois parties :
1) Zone dexpression
2) Boutons doprateurs
3) Elments de lexpression

1) La zone de l'expression
La formule est rdige dans cette zone. Les lments de lexpression apparatront dans
cette section. Soit vous les tapez directement o soit vous les slectionnez au moyen des
boutons oprateurs et de la zone infrieure de la fentre.

2) Les boutons oprateurs.
Si vous cliquez sur l'un de ces boutons, loprateur est insr dans lexpression.

3) La section infrieure du gnrateur
La zone de gauche contient des dossiers rpertoriant les objets tables, requtes,
formulaires et tats de la base de donnes, les fonctions intgres et celles cres par
l'utilisateur, les constantes, les oprateurs, ainsi que les expressions classiques.
La zone du milieu affiche les lments dun dossier slectionn dans la zone de gauche.
Par exemple, si vous cliquez sur Fonctions intgres dans la zone de gauche, la zone du
milieu affiche les catgories de fonctions Visual Basic.
La zone de droite affiche les valeurs, le cas chant, des lments que vous avez
slectionns dans les zones de gauche et du milieu. Par exemple, si vous cliquez sur
Fonctions intgres dans la zone de gauche et sur une catgorie de fonctions dans la
zone du milieu, la zone de droite rpertorie toutes les fonctions intgres de la catgorie
considre.


5) ULes proprits dun champ ou dune requte

Il est possible de mettre des proprits sur les champs affichs concernant les valeurs ou les
dates. Par exemple, le contenu dun champ numrique est affich avec 2 dcimales, le contenu
dun champ date est affich en indiquant le nom du mois au complet.

Dmarche :
1) dans la zone des critres, cliquez ct du nom du champ et cliquer sur le bouton afin
dafficher la fentre des proprits;
2) slectionnez le format et le nombre de dcimales pour laffichage des valeurs.
- 19 -
Pour obtenir une requte qui affiche les 5 premiers enregistrements correspondant aux critres
de slection, il est ncessaire de modifier les proprits de la requte.

Dmarche :
1) Cliquer sur laire grise situe ct de la table et cliquer sur le bouton afin dafficher
la fentre des proprits de la requte.
2) Indiquer le nombre denregistrements afficher vis--vis de premires valeurs. Cela peut-
tre un nombre ou un pourcentage.


Remarque :
Par dfaut, tous les enregistrements sont
affiches.
Pour revenir la situation initiale, il faut
simplement effacer le champ vis--vis de
Premires valeurs


6) URequte slection et regroupements

Dans une table on trouve des informations relatives des enregistrements de mme nature
(Exemple 1 enregistrement =1 employ). Toutefois on peut souvent en tirer d'autres informations,
par exemple si la table contient l'adresse de chaque employ et son salaire, on doit pouvoir en
dduire la liste de toutes les villes reprsentes dans la table ainsi que le salaire total des
employs. On utilise dans ce cas des requtes avec option de regroupement en activant la ligne
dite Opration .
La ligne opration est active ou dsactive en cliquant sur le bouton . Elle permet dutiliser
des fonctions de statistique :

Regroupement : Dfinit le champ pour lequel vous voulez effectuer un regroupement.
Somme : Totalise toutes les valeurs dun champ.
Moyenne : Calcule la moyenne de toutes les valeurs dun champ.
Minimum : Calcule la valeur la plus petite dans un champ.
Maximum : Calcule la valeur la plus grande dans un champ.
Compte : Affiche le nombre total des enregistrements rpondant un critre.
O : Indique la/les valeurs dun champ qui sont prises ou ne sont pas prises en
compte dans un regroupement. Ce o a la signification dun si (dune
condition) !!

Quelques exemples :
La table ci-dessous contient les informations concernant les employs dune entreprise.


A partir de cette table et en utilisant la ligne opration, il est possible dobtenir ...

a) Avec la fonction Somme




On obtient le montant total des salaires verss


b) Avec la fonction Regroupement



On obtient la liste des localits



c) Avec les fonctions Regroupement et
Compte



On obtient le nombre d'employs par localits



Remarque :
Le champ CompteDeNoEmploys a t
automatiquement cr par Access.
Comme indiqu plus haut, lutilisateur peut
donner un autre intitul cette expression.

d) Ou encore avec la fonction Max




A lexcution vous obtenez le salaire le plus lev
....



- 20 -

e) Le calcul peut tre limit certains critres en utilisant la fonction o


Dans le regroupement, seuls les enregistrements
concernant les vendeurs sont pris en compte.


Attention, les champs contenant
lopration o ne sont pas affichs.



A lexcution, vous obtenez ...



Remarque : avec la ligne de regroupement, il nest pas possible dutiliser le champ *

- 21 -
D) Une requte base sur une autre requte

Il est parfois ncessaire de recourir plusieurs requtes pour obtenir un renseignement statistique.

Exemple :
La base de donnes dune entreprise indique les informations suivantes :



Pour connatre la valeur de la diffrence entre le salaire le plus lev et le plus bas, il faut crer une
premire requte qui affiche le salaire le plus lev et le salaire le plus bas.

Les paramtres de la requte sont ...



Et vous obtenez ...



La requte a cr deux nouveaux champs contenant la valeur de salaire maximum et la valeur du
salaire minimum.
Cette requte est enregistre (par exemple sous le nom R_Max_Min) et servira de base une
nouvelle requte.

Lcran de cration de la nouvelle requte indique les champs
de la premire requte que vous pouvez utiliser.













Et vous obtenez ...



Remarque :
A lexcution dune requte, base sur une autre requte, Access excute dabord la 1re
requte pour slectionner les donnes. Les donnes slectionnes sont mmorises dans des
champs qui servent de source une 2me requte lors de son excution.

Il est possible denchaner plusieurs requtes de suite ...

- 22 -
E) Les requtes multi-tables

Lors de la cration dune requte, les relations tablies entre les tables se dessinent
automatiquement.
Cependant, vous pouvez modifier au niveau de la requte la jointure ou la crer sil ny a pas de
relation existante.


1) La cration dune jointure

Dmarche :

Cliquez dans la premire table sur le champ lier,
laissez le bouton de gauche enfonc et glissez ce
champ vers le champ correspondant situ dans la
deuxime table.





Par dfaut, la jointure cre entre les deux
tables est une quijointure.




2) La proprit de la jointure

Par dfaut, la jointure inclus seulement les lignes des deux tables pour lesquelles les champs joints
sont gaux. Selon le type de requte, il est ncessaire de modifier la proprit de la jointure pour voir
apparatre tous les enregistrements de lune des deux tables.

Un double-clic sur la jointure permet douvrir la fentre
des proprits ...

Loption 1 correspond une quijointure. Seuls les
enregistrements ayant une donne identique dans les
champs qui les lient seront affichs.

Loption 2 correspond une jointure externe gauche.
Tous les enregistrements de la table de gauche
seront affichs dans la requte, mme si le champ
joint de la table situe droite ne contient pas de
valeurs correspondantes.

Les enregistrements de la table de droite ne sont combins ceux de la table de gauche que si les
champs joints comportent des valeurs correspondantes.
Une jointure externe gauche est signale par une ligne de jointure en forme de flche vers la droite.

Loption 3 correspond une jointure externe droite. Tous les enregistrements de la table de droite
seront affichs dans la requte, mme si le champ joint de la table de gauche ne contient pas de
valeurs correspondantes. Les enregistrements de la table de gauche ne sont combins ceux de la
table de droite que si les champs joints comportent des valeurs correspondantes.

Une jointure externe droite est reprsente par une ligne de jointure en forme de flche vers la
gauche.
- 23 -
- 24 -
ExemplesU :

Soit les tables :

T_J oueurs




T_Equipes


a) Dans une quijointure, seuls les enregistrements dont les champs joints contiennent la mme
valeur sont affichs. Dans cet exemple, seuls les joueurs faisant partie dune quipe sont pris en
considration dans la requte.

La requte affiche :


b) La jointure externe gauche prend en considration tous les joueurs et indique le nom de lquipe
dont fait partie un joueur.
Si un joueur n=a pas de n dquipe, il apparatra tout de mme dans la requte.


La requte affiche :

c) La jointure externe droite prend en considration toutes les quipes et indique le nom des joueurs
inscrits dans une quipe. Si une quipe n=a pas de joueur, elle apparatra tout de mme dans la
liste.

La requte affiche :

- 25 -
F) Les formulaires

Les informations mmorises dans une table peuvent tre consultes, modifies ou supprimes dans
des feuilles de donnes (selon lexemple ci-dessous).



La feuille de donnes prsente les informations
en lignes et en colonnes. Chaque ligne est un
enregistrement, chaque colonne est un champ.


La prsentation des enregistrements dune requte peut tre amliore en utilisant un formulaire.
Un formulaire est un interface entre les donnes et lutilisateur ; cest un type d'objets de base de
donnes utilis essentiellement pour afficher des informations et entrer des donnes dans une table.
Il existe deux catgories principales de formulaires, les formulaires indpendants et les
formulaires dpendants. Ces derniers ont pour source une requte et sont soit de type colonne
simple (des champs dun seul enregistrement sont affichs) ou de type tabulaire (plusieurs
enregistrements sont affichs).

Formulaires dpendants :
Type colonne simple Type tabulaire

Remarque : les termes tabulaire et colonne simple sont particulirement mal choisis !

Formulaires indpendants :
Vous pouvez galement utiliser un formulaire comme Menu gnral qui ouvre d'autres formulaires
dans la base de donnes.



- 26 -
Il y plusieurs faons de crer un formulaire :

1) utiliser le bouton Nouvel objet : formulaire automatique
de la barre de boutons principale
qui cre partir dune requte ou dune table slectionne
un formulaire de type colonne simple (un seul
enregistrement est affich);

2) slectionner lobjet Requtes et utiliser soit
a) travailler sans assistant ( Mode cration )
b) utiliser lAssistant formulaire




1) La cration dun formulaire instantan

Dmarche :
Slectionnez la requte et cliquez sur le bouton formulaire instantan . Un formulaire de style
colonne simple est automatiquement cr.

Il est possible de passer dun enregistrement un autre en utilisant les boutons de dplacement. Le
formulaire permet de consulter les donnes, de les modifier ou mme dajouter un nouvel
enregistrement.

Boutons de dplacement

Le formulaire est sauvegard en cliquant sur
le bouton Enregistrer . Par convention,
son nom commence toujours par la lettre F.



2) La cration dun formulaire laide dun assistant

Cette procdure est utilise pour crer des formulaires incluant une partie des champs dune requte
et/ou pour crer des formulaires selon un type particulier.

Exemple de formulaire de type colonne simple :
les donnes dun seul enregistrement sont
visibles.




- 27 -
Dmarche :
Slectionnez lobjet formulaire en cliquant sur puis sur ;

1) Dans la fentre Nouveau Formulaire,
slectionnez la rubrique Assistant Formulaire

puis choisissez la requte qui servira de base
votre formulaire ;

puis cliquez sur le bouton OK .

2) La fentre suivante vous permet de
slectionner les champs insrer dans le
formulaire.
Cliquez sur pour ajouter tous les champs
ou slectionnez le champ dsir et cliquez sur

Pour enlever un champ, slectionnez le champ
dans la fentre Champs slectionns et cliquez
sur

Cliquez sur le bouton Suivant.



3) Dans la nouvelle fentre plusieurs types de
formulaires vous sont proposs.
Seuls les types Colonne simple et Tabulaire
retiendront notre attention. La dmarche qui
suit est identique pour les 2 types de
formulaires.

Slectionnez le type et cliquez sur Suivant .


4) Cette fentre permet de slectionner un style
de reprsentation pour le formulaire.
Slectionnez le style Standard et cliquez sur le
bouton Suivant.

Slectionnez le type et cliquez sur Suivant .








- 28 -
5) Cette fentre permet denregistrer le formulaire
sous le nom de votre choix. Ce nom sera
galement le titre (lgende) de la fentre de
ce formulaire.

Un clic sur le bouton Terminer conclut la
cration du formulaire.

Le formulaire est prt lemploi.

Il est possible de modifier un formulaire en cliquant sur le bouton .


3) La modification dun formulaire

Les objets insrs dans un formulaire sont appels des contrles. Chaque contrle a un nom
particulier.

Il existe trois types de contrles :

$ Les contrles indpendants (intitul, bouton de commande, trait, rectangle, ...)
$ Les contrles dpendants (zone de texte, groupe doptions, ...) qui sont lis aux champs de la
requte la source du formulaire.
$ Les contrles calculs qui affichent une valeur calcule partir des champs du formulaire (zone de
texte).

Tout formulaire ainsi que tous les contrles quil contient ont des proprits particulires. Par
exemple, pour le contrle Intitul , il est possible de choisir la police de caractres, de laligner, ...
Pour le formulaire, il est possible de choisir une lgende, de supprimer les barres de dfilement, ...

En fonction du contrle slectionn, la barre doutils active ou dsactive les boutons permettant de
modifier les proprits. Il est toujours possible de visualiser la liste des proprits dun contrle en le
slectionnant et en cliquant ensuite sur le bouton proprits .





Cliquer ici
pour
slectionner le
formulaire,
puis afficher
ses proprits.



- 29 -

Quelques proprits : Remarques :

Source : R_tri_eleves
Lgende : F_Employes
Affichage par dfaut : Formulaire unique
Barre dfilement : Les deux
Afficher slecteur : oui
Boutons de dplacement : oui
Diviseurs denregistrements : oui
Image :..


De quelle requte (table) proviennent les donnes



Il est possible de modifier un formulaire en cliquant sur le bouton ou


Un formulaire comprend trois sections :





L En-tte du formulaire , qui peut
contenir un titre, des boutons de
commande, une liste modifiable,



La section Dtail , qui comprend tous les
champs ou une partie des champs dun
enregistrement dune table ou dune
requte.



La section Pied du formulaire , dont les
caractristiques sont identiques celle de
lEn-tte.



Etiquette (Intitul) Bouton de commande



Zone de texte et son tiquette


Remarque : La grille facilite la mise en place des contrles. Si loption du
menu Format est active, les contrles sont attirs vers les points de la grille lorsque
vous les dplacez (ceci facilite leur alignement).

La dimension des sections peut tre modifie. Quand le curseur est positionn au bas dune section, il
prend la forme . Il est alors possible de cliquer sur le bouton de gauche et de glisser le curseur
vers le bas afin daugmenter la taille dune section.

4)
- 30 -
La slection dun contrle

Dans le mode cration, il est possible de dplacer ou de modifier la dimension et les proprits des
contrles. Quel que soit leur type, la procdure est toujours la mme.

Il suffit de cliquer avec le bouton de gauche de la souris sur le contrle pour voir apparatre des
poignes (carrs).

Les petits carrs sont
des poignes de
dimensionnement ;
le grand carr est la
poigne permettant de
dplacer le contrle.

Pour redimensionner le contrle, il
suffit damener le curseur de la
souris sur une des poignes, quand
le curseur prend la forme
..., cliquez et tirez la taille
souhaite.

Pour dplacer le contrle, il faut
amener le curseur sur la poigne
de dplacement, quand le
curseur prend la forme
, cliquez et dplacez-le
lendroit voulu.


Remarque concernant le contrle zone de texte :
Le contrle zone de texte est compos de deux lments : la zone de texte (champ) dans laquelle
peuvent tre affiches ou saisies des donnes et une tiquette associe (libell).
Remarque : Le nom du champ apparat dans la zone de texte.





Pour dplacer une zone texte et son tiquette associe, il faut cliquer avec le bouton de gauche sur la
zone texte ; une main apparat ; laissez le bouton enfonc et dplacez le contrle jusqu
lemplacement souhait.
Il est possible de dplacer indpendamment la zone texte ou ltiquette. Il faut cliquer sur la poigne
de dplacement, le pointeur prend la forme dun doigt . Cliquez et dplacez le contrle.

Pour mettre une proprit identique plusieurs contrles, appuyez et maintenez la touche Majuscule,
slectionnez les diffrents contrles avec le bouton de gauche de la souris. Le paramtre choisi dans
la fentre Proprits sera activ pour tous les contrles slectionns.


Etiquette
associe
Zone de
texte
5) La bote outils




Etiquette

Groupe
doptions

Liste
modifiable

Sous-
formulaire




Zone de texte

Bouton de
commande


Image


Trait
Les contrles sont supprims en les
slectionnant et en pressant la touche delete ou
rajouts au moyen de la bote outils.

Quand un formulaire est en mode cration, une
bote outils est affiche. Si elle nest pas
affiche, cliquez sur le bouton .

Important :
Veillez ce que le bouton assistant contrle
soit toujours activ lors de la cration
dun nouveau contrle.
Pour visualiser le formulaire, cliquez sur le bouton . Pour revenir au mode cration, cliquez sur
le bouton .
6)
- 31 -
La cration dun formulaire indpendant

Cette option est utilise pour crer des formulaires de type menu :




Un formulaire saffiche en cliquant sur ce
bouton
Une requte sexcute et le rsultat saffiche
en cliquant sur ce bouton

On quitte Access en cliquant sur ce bouton


Dmarche :

1) Cliquez sur puis


2) Slectionnez Mode Cration puis cliquez
sur le bouton OK

3) Vous obtenez un formulaire vierge dans
lequel vous pouvez ajouter les contrles
(titres, boutons, ...).



Remarque : pour afficher, en mode cration, les en-tte et pied de page, slectionner dans le
menu Affichage , la rubrique En-tte/pied de formulaire

4) Vous devez modifier les proprits du formulaire afin de changer la lgende , de supprimer le
slecteur, les barres de dfilement , les boutons de dplacement et diviseurs denregistrement :



Lgende


Slecteur
enlever


Boutons de dplacement
enlever






Barre de dfilement
enlever


Remarque :
Il est possible de
dsactiver soit la
barre de dfilement
horizontale, soit
verticale, soit les
deux.

- 32 -
7) Quelques contrles en dtail

a) Le contrle Bouton de commande

Le contrle Bouton de commande permet dactiver une action : louverture ou la fermeture dun
formulaire, laffichage ou limpression dun tat, lexcution dune macro, le lancement dun logiciel, ...
Vous pouvez crer plus de 30 types de boutons !!!

Dmarche :
1) Ouvrez la bote outils et activez, si ncessaire, le bouton Assistant Contrle .
2) Cliquez sur le bouton , tracez son emplacement sur le formulaire.
3) Suivez les tapes proposes par lassistant :



Vous devez dfinir ce qui va se
passer lorsque vous appuierez
sur le bouton.


Avec laction choisie ci-dessus,
vous devez choisir le formulaire
ouvrir.


Vous pouvez choisir limage ou
dfinir le texte qui apparatra sur
le bouton.





- 33 -
- 34 -
b) Les contrles indpendants Trait, Rectangle et Intitul

Pour amliorer la prsentation du formulaire, vous pouvez insrer des intituls (libells de texte), des
traits, des rectangles (pour mettre en vidence une information), des images.

Dmarche pour les contrles Trait et Rectangle :

1) Cliquez sur le symbole du contrle dans la bote outil.
2) Positionnez le curseur sur le formulaire lendroit o vous voulez insrer le contrle.
Remarque : Quand le curseur est sur le formulaire, le curseur prend la forme du contrle
slectionn.
3) Cliquez sur le bouton de gauche, laissez le bouton enfonc et faites glisser le curseur afin de
dessiner le cadre du contrle.
4) Relchez le bouton de la souris.
5) Le cadre du contrle apparat avec les poignes de dimensionnement.
Remarque : Il est possible de modifier la taille des traits, les couleurs, premier-plan / arrire-
plan en modifiant les proprits du contrle
Utilisez le bouton proprit ou slectionnez la rubrique Dfinir les paramtres par
dfaut du contrle du menu Format.

Dmarche pour le contrle Intitul :

1) Slectionnez le symbole dans la bote outil et tracez sur le formulaire le cadre de
ltiquette sur le formulaire. Lorsque vous relchez le bouton de la souris, le curseur clignote
lintrieur du cadre et vous pouvez introduire le texte.
Remarque : pour obtenir un retour la ligne, pressez simultanment sur les touchesT
majuscule +entreT.
2) Le libell de ltiquette est valid en tapant sur la touche TEntreT ou en cliquant sur une zone
lextrieur de ce contrle.

Pour modifier les proprits du contrle (taille, police, couleur, alignement du texte, ...),
slectionnez le contrle et utilisez les boutons de la barre cration de formulaire.


c) Le contrle dpendant zone de texte (bouton )

Pour ajouter un nouveau contrle zone de texte dpendant dans un formulaire, la manire la plus
simple est de slectionner le nom du champ dans la liste des champs dune table et le glisser avec le
bouton gauche de la souris sur le formulaire lendroit dsir.

Dmarche :

1) Cliquez sur le bouton Liste des champs pour afficher la liste des champs de la table ou de la
requte la base du formulaire.

bouton Liste des champs



2) Slectionnez le champ avec la souris en
glissant le champ sur le formulaire
lendroit dsir.




d) Le contrle dpendant groupe doptions

Pour introduire une valeur dans un champ, il est possible de la slectionner dans un groupe doptions.
Cela facilite la tche de lutilisateur et cela vite dventuelles erreurs dintroduction.


Exemple de formulaire contenant un groupe
doptions permettant de slectionner le type de la
carte de crdit utilise pour le paiement.

Une seule option peut tre slectionne. Cette
option correspond une valeur numrique
entire qui peut tre mmorise dans un champ.

Intitul li au Groupe doptions







- 35 -
Dmarche pour la cration du groupe doptions :

1) Cliquez sur le bouton de la bote outils
puis tracez sur le formulaire lemplacement
du groupe doptions.




2) Tapez le nom des tiquettes.


3) Il est possible dafficher une valeur par
dfaut lors de louverture du formulaire.
Cliquez sur le bouton de votre choix.


4) Pour chaque valeur, il faut taper une valeur
numrique.


5) Attention, vous devrez indiquer dans quel
champ la valeur sera enregistre.

6) Dans cette fentre, vous slectionnez
quelques paramtres concernant
lapparence du groupe doptions.


7) Pour terminer, vous tapez le texte de
lIntitul qui est associ ce Groupe
doptions.





- 36 -
8) Le contrle sous-formulaire


Le contrle sous-formulaire est un contrle, qui plac dans un formulaire (appel formulaire principal),
permet de contenir un autre formulaire (appel sous-formulaire).


Proprits

Remarques

Objet source :.


Champs pres :.
Champs fils : ..

Nom du formulaire que ce contrle doit contenir

Si le formulaire et le sous-formulaire sont lis :
Champ du formulaire principal qui fait office de lien
Champ du sous-formulaire qui fait office de lien


Les sous-formulaires sont utiles lorsque vous voulez afficher les donnes de tables ou de requtes
qui ont une relation un--plusieurs.

Exemple : vous devez afficher des informations concernant un lecteur ainsi que la liste des livres quil
a emprunts.

Les donnes de la table T_Lecteurs reprsentent le ct un de la relation et feront partie du
formulaire principal. Les donnes de la table T_Livres reprsentent le ct plusieurs de la relation
(chaque lecteur peut emprunter plusieurs livres) feront elles partie du sous-formulaire.


Dans ce type de formulaire, le formulaire principal et le sous-formulaire sont lis. Ainsi, le sous-
formulaire n'affiche que les enregistrements qui correspondent l'enregistrement en cours du
formulaire principal. Le lien se fait par un champ du formulaire principal et un champ du sous-
formulaire qui contiennent la mme information.



Formulaire principal ( colonnes )
un lecteur

Champ pre

Sous -formulaire ( tableau )
indiquant les livres emprunts par
ce lecteur

Champ fils





Remarque :

Les champs pre et fils faisant la liaison, (prsents et affichs dans les requtes qui sont la
source des formulaires), pourront tre enlevs du formulaire.

- 37 -
Dmarche propose pour rsoudre ce cas

1) Choisissez les champs qui feront partie du formulaire principal (en particulier le champ faisant
office de liaison ) et ceux qui feront partie du sous-formulaire (en particulier le champ faisant
office de liaison).

Formulaire principal
(ct un )
Sous-formulaire
(ct plusieurs )




2) Crez le sous-formulaire de type tableau ayant pour source une requte.


Remarque :

Si les champs proviennent dune
requte, vous ajouterez et afficherez
tous les champs de la table dont ils
proviennent, mme si certains
dentre eux ne sont pas affichs
dans le formulaire.


3) Crez le formulaire principal de type colonnes ayant pour source une requte.






Veillez laisser un espace
suffisant au bas de la section de
dtail afin de pouvoir insrer plus
tard un contrle sous-formulaire.





- 38 -

4) Insrez le contrle sous-formulaire et suivez les tapes proposes par lassistant.







5) Slectionnez le nom du formulaire qui apparatra dans ce contrle.



Aprs avoir choisi un formulaire
existant, cliquez sur Suivant .


6) Slectionnez les champs pre et fils.




Aprs avoir dfini les
champs pre et fils,
vous pouvez alors
quitter lassistant en
cliquant sur Terminer.


- 39 -
9) Le contrle liste modifiable

Rappel : Tout lment que vous ajoutez un formulaire porte le nom de contrle. Les zones de
texte, les tiquettes, les zones de liste, les boutons d'option, les boutons de commande et
les traits sont autant d'exemples de contrles diffrents.


Dans de nombreux cas, il est plus rapide et plus facile de slectionner une valeur dans une liste plutt
que de devoir se souvenir de la valeur taper. Une zone de liste modifiable vous permet de le faire
sans occuper trop d'espace dans votre formulaire. Une liste modifiable est soit dpendante, soit
indpendante

Si une zone de liste modifiable est dpendante, Microsoft Access stocke la valeur choisie dans un des
champs.

Une zone de liste modifiable indpendante vous permet de stocker une valeur que vous pouvez
utiliser avec un autre contrle. Une zone de liste modifiable indpendante vous permet galement de
rechercher un enregistrement partir d'une valeur que vous y slectionnez.


Les principales proprits de la liste modifiable :


Proprits

Remarques

Source contrle ..............................

Contenu .........................................

Origine source ................................

Colonne lie ...................................

Nbre colonnes ................................

Largeurs colonnes .........................

Evnement Aprs MAJ (mise jour)

Indique dans quel champ est mmoris la valeur slectionne

Table/requte ou liste de valeurs

Champs (table ou requte) ou les valeurs

Indique la valeur qui caractrise le choix

Nombre de colonnes effectives de la liste

Elle peut tre nulle

Code qui dcrit la procdure excuter aprs avoir choisi un
lment de la liste


Exemple de liste modifiable :



Pour choisir un lment de la liste on peut :

a) soit taper dans la zone

b) soit drouler la liste, utiliser la barre de
dfilement et cliquer.







- 40 -
Dmarche pour la cration dune zone de liste modifiable permettant de rechercher un enregistrement
partir d'une valeur que vous y slectionnez :


Lutilisation dun assistant lors de la cration dune zone de liste modifiable est vivement conseille.


1) En mode modification, vous insrez le contrle zone de liste modifiable un endroit du
formulaire ; il est recommand de linsrer dans l En-tte du formulaire.


Bote outils :



Remarque :
Une tiquette est associe
la zone de liste
modifiable


2) Suivez la dmarche propose par lassistant :





Slectionnez la dernire
option et cliquez sur le
bouton Suivant.


3) Parmi les champs disponibles, vous devez slectionner ceux qui sont ncessaires dans la zone de
liste :



Il est recommand de choisir comme
premier champ la cl primaire.

Cliquez sur le bouton Suivant.


- 41 -

4) Dans cette fentre vous pouvez ajuster la largeur des colonnes de la liste.



Cachez la premire
colonne en rendant sa
largeur nulle

Cliquez sur le bouton
Suivant.


Utile pour Access Utile pour lutilisateur



Vous avez maintenant une liste modifiable dans votre formulaire qui vous permet de slectionner un
enregistrement ; vous pouvez supprimer les boutons de dplacement qui deviennent inutiles. Le
contrle zone de texte contenant la mme information que la liste modifiable doit tre conserv.





Remarque :

Lassistant a gnr automatiquement les lignes
de programmation permettant de slectionner le
premier enregistrement du formulaire qui
correspond au choix fait dans la liste
( Evnement Aprs MAJ ).



- 42 -