Teknik dan Dokumentasi Sistem

1. Pengertian Teknik dan Dokumentasi Sistem Teknik sistem merupakan alat yang digunakan untuk menganalisa, merancang, dan mendokumentasikan sistem dan hubungan antar subsistem yang berkaitan. Teknik-teknik ini umumnya bersifat grafikal (piktoral). Suatu kegiatan pengujian dilakukan untuk meyakinkan bahwa mekanisme kontrol organisasi berfungsi dengan baik dan memastikan bahwa tidak diperlukan pengawasan (kontrol) tambahan. Kegiatan ini la im disebut audit. 2. Penggunaan Teknik Teknik Sistem :

a. Penggunaan Teknik Sistem Dalam Auditing !a imnya, audit dibagi menjadi dua komponen dasar. Komponen pertama biasanya disebut Audit Interim. "udit interim bertujuan untuk menaksir seerapa jauh struktur pengendalian internal suatu organisasi. Komponen audit yang kedua adalah Audit Laporan Keuangan. "udit laporan keuangan melibatkan pengujian substantif. #engujian subtantif merupakan $erifikasi angka dalam laporan keuangan secara langsung.

Evaluasi Pengendalian Internal

"uditor membutuhkan teknik untuk memecah tugas antar personel atau departemen. %lowchart analistis, flowchart dokumen, dan diagram distribusi formulir dapat digunakan oleh auditor untuk menganalisis distribusi dokumen dan disajikan dalam bentuk kolomkolom untuk mengelompokan peran pemrosesan yang dijalankan oleh setiap entitas.

Pengujian Kepatuhan

Seorang auditor menjalankan pengujian kepatuhan untuk mengkonfirmasi eksistensi, menilai efekti$itas dan mengecek pelaksanaan pengendalian internal. &leh karena itu, auditor perlu memahami teknik sistem yang biasanya digunakan untuk mendokumentasikan sistem informasi seperti input proses output, diagram hierarki, flowchart program, diagram alur data logika, table keputusan, dan metode matriks.

Kertas Kerja

Kertas Kerja merupakan catatan mengenai prosedur dan penyajian yang dilakukan dalam proses audit, informasi yang diperoleh dalam pelaksanaan audit, dan simpulan yang ditarik dari hasil audit. Kertas kerja ini dibuat dan disimpan oleh auditor.
b. Penggunaan Teknik Sistem dalam Pengembangan Sistem

#royek pengembangan sistem biasanya terdiri dari tiga fase yaitu analisis sistem, desain sistem, dan implementasi sistem. #ersonel pengembangan sistem mencakup analisis sistem,perancangan sistem,dan programer. 'mplementasi sistem mencakup pengujian solusi sebelum implementasi, dokumentasi solusi, serta tinjauan terhadap sistem pada saat sistem mulai dioperasikan untuk memastikan bahwa sistem yang dirancang berfungsi sebagaimana mestinya.

Analisis Sistem

Tanggung jawab analisis sistem mencakup pencarian fakta dengan menggunakan teknik wawancara, kuesioner, re$iew dokumen, dan obser$asi.

Desain Sistem

(esain sistem melibatkan penyusunan sistem secara lengkap dan utuh. Sebagaimana seniman membutuhkan alat khusus untuk dapat menggambar, desainer juga membutuhkan alat untuk membantu mendesain proses, alat tersebut dapat berupa matriks input)output, flowchart sistem dan diagram alur data.

'mplementasi Sistem

'mplementasi sistem merupakan penerapan desain yang telah dibuat. akti$itas yang biasanya mencakup dalam implementasi adalah pemilihan dan pelatihan personel, pemasangan peralatan komputer dan infrastruktur, mendesain sistem secara detail, penulisan dan pengujian program computer, pengujian sistem, pembuatan standar, dokumentasi dan kon$ersi file dari sistem lama ke sistem baru 3. Teknik-teknik Sistem beserta contoh simbol-simbol yang digunakan : %lowchart merupakan teknik sistem yang paling sering digunakan. %lowchart merupakan diagram symbol yang menunjukan arus data dan tahapan operasi dalam sebuah sistem. a. Bagan rus !"lo#chart$

%lowchart digunakan baik oleh auditor maupun oleh personel sistem. #emakaian yang meluas ini memicu perlunya keseragaman simbol dan kon$ensi yang digunakan Simbol-simbol ini terkait dengan fungsi dasar pemrosesan data. Symbol khusus dapatdigunakan untuk menggantikan simbol dasar guna memberikan informasi tambahan. - Simbol input)output - Simbol proses - Simbol garis arus - Simbol anotasi

Bagan rus nalitik% Dokumen% dan Distribusi "ormulir %lowchart analitik, %lowchart dokumen, dan diagram distribusi formulir dapat

digunakan untuk menganalisis distribusi dokumen dalam sebuah sistem. (iagram ini dikelompokan dalam kolom-kolom untuk mengelompokan fungsi yang dijalankan oleh setiap entitas. %lowchart analitik serupa dengan flowchart sistem, baik dalam hal detail rincian maupun teknik pembuatan. "lur proses ditandai dengan penggunaan symbol yag dihubugkan dengan garis. %lowchart dokumen serupa dengan format flowchart analitik, tetapi peran proses setiap entitas tidak disajikan secara detail. Tujuan flowchart semacam ini adalah untuk mengetahui setiap dokumen yang digunakan dalam setiap sistem aplikasi dan mengidentifikasi titik awal dokumen, distribusi dokumen, serta titik akhir setiap dokumen. (iagram distribusi formulir menggambarkan distribusi setiap salinan formulir dalam sebuah organisasi. %ormulir dapat digambarkan bentuk simbol atau deskripsi kata-kata. %ormulir digambarkan pada sisi kiri dari diagram dan akan bergerak secara hori ontal keberbagai kolom untuk menggambarkan alokasi formulir ke berbagai unit organisasi *agan "rus Sistem (an #rogram *agan arus sistem digunakan baik oleh auditor maupun ahli sistem. *agan arus sistem mengidentifikasikan keseluruhan atau garis besar aliran operasi dalam sistem. (alam bagan arus sistem penekanannya adalah pada media dan fungsi pemrosesan, bukan pada fungsi pemrosesan yang rinci.

*agan arus program digunakan oleh staf atau ahli pengembangan sistem. *agan arus program atau bagan arus blok menguraikan fungsi pemrosesan lebih rinci dibandingkan bagan arus sistem. *agan arus sistem berhubungan dengan fase analisis dalam proyek sistem, sedangkan bagan arus program berkaitan dengan fase perancangan.

b. Data "lo# Diagram (iagram aliran data ((%() adalah representasi grafis dari sistem. (%( menggambarkan komponen sistem, aliran data antara komponen dan sumber, tujuan dan penyimpanan data. +ambar ,.- menunjukkan empat simbol digunakan dalam sebuah (%(. Studi simbol-simbol dan definisi mereka sebelum mulai membaca. .atatan bahwa lingkaran dapat entitas pada fisik data aliran diagram atau proses pada pasangan yang logis data aliran diagram. &ambar 3.1 Data "lo# Diagram !D"D$ simbol

Ti'e dalam Data "lo# Diagram Konteks diagram

+ambar ,./ adalah contoh dari jenis (%( diagram konteks kami pertama. (iagram konteks adalah tingkat atas diagram sistem informasi yang menggambarkan aliran data ke dan dari entitas eksternal. 0ari kita gunakan +ambar ,./ untuk mempelajari beberapa istilah penting sistem. #ada saat yang sama, kita dapat menyadari pentingnya diagram konteks. !ingkaran dalam konteks diagram mendefinisikan batas sistem. *atas adalah perbatasan antara 1sistem dalam minat2 dan sistem lingkungan. !ingkungan terdiri dari semua yang mengelilingi sebuah sistem. Sedangkan entitas dalam konteks diagram menunjukkan lingkungan rele$an. !ingkungan yang rele$an adalah bagian dari lingkungan yang mempengaruhi 1sistem dari minat2 seperti sistem didefinisikan. Sebagai contoh, dalam +ambar ,./, hanya konsumen dan bank berada dalam lingkungan yang rele$an. *isa kita sertakan penyewa sebagai sumber pembayaran untuk penyewa3 4a 5 dan, jika kita lakukan, diagram konteks akan mencakup 1masa penggunaan2 kotak entitas dan aliran data yang menggambarkan pembayaran sewa. Konsep akhir sistem kami adalah antarmuka. "ntarmuka adalah aliran

menghubungkan sistem dengan sistem lingkungan. (i +ambar ,./ 1pembayaran2 dan 1deposit2 adalah antarmuka. 6ubungan antara komponen sistem (yaitu antara subsistem) juga merupakan antarmuka.
Gambar 3.2 konteks diagram

Data "lo# Diagram "isik

(ata %low (iagram %isik adalah representasi bergambar sebuah sistem yang menampilkan sistem internal dan eksernal entitas, dan aliran data ke dan dari entitas ini. 7ntitas internal adalah seseorang, tempat (misalnya, departemen), atau mesin (contohnya, komputer) dalam sistem yang mengubah data. &leh karena itu, fisik (%( menentukan dimana, bagaimana dana oleh siapa sebuah proses sistem dicapai. Sebagai contoh, (%( tidak memberitahu kita apa yang dicapai. Sebagai contoh, pada +ambar ,.,, kita melihat bahwa 1pelayan toko2 menerima uang tunai dari 1pelanggan2 dan mengirim uang tunai, bersama dengan menyalin daftar, untuk 1kasir2. 8adi, kita melihat dimana uang tunai pergi, dan kita melihat bagaimana uang tunai penerimaan data diambil (yaitu menyalin daftar), tapi kami tidak tahu persis apa yang dilakukan oleh petugas penjualan. #erhatikan bahwa lingkaran fisik (%( dilabeli dengan kata benda dan bahwa aliran data diberi label untuk menunjukkan bagaimana data ditransmisikan antara lingkaran. Sebagai contoh, 1pelayan toko2 mengirim 1dari 99:2 untuk 1pembukuan2. 8uga, melihat bahwa lokasi file menunjukkan persis dimana (1pembekuan2) dan label file menunjukkan bagaimana (1buku biru penjualan2) sistem mempertahankan rekor penjualan pada akhirnya, sedangkan *o; entitas pada diagram konteks tentukan entitas eksternal dalam lingkungan rele$an, lingkaran dalam (%( fisik menentukan entitas internal.
Gambar 3.3 Data Flow Diagram Fisik

Data Flow Diagram Logis

Data Flow Diagram Logis adalah representasi bergambar dari sebuah sistem yang menampilkan sistem proses dan aliran data ke dan dari proses. Kami menggunakan DFD logis untuk sistem informasi dokumen karena kami dapat mewakili sifat logis sistem sistem tugas yang melakukan tanpa harus menentukan bagaimana, dimana atau oleh siapa tugas selesai. Keuntungan dari DFD logis (versus DFD fisik) adalah bahwa kita dapat berkonsentrasi pada fungsi yang melakukan sistem. Lihat, misalnya, ambar !.", dimana label pada aliran data menggambarkan sifat data, bukan bagaimana data di transmisikan. #dalah pembayaran dalam bentuk $he$k, uang tunai, kartu kredit, atau kartu debit% Kita tidak tahu, adalah & 'urnal pen'ualan( file buku, kartu, atau komputer% )ekali lagi, kita tidak tahu.
Gambar 3.4 Data Flow Diagram Logis (Diagram Level 0)

#pa yang kita tahu bahwa pelanggan pembayaran diterima, diverifikasi untuk akurasi, ter$atat dalam 'urnal pen'ualan, dan disimpan di bank. *adi, DFD logis menggambarkan sistem kegiatan, sedangkan DFD fisik menggambarkan sistem infrastruktur. Kita perlu kedua gambar untuk memahami sistem yang benar. +ada akhirnya, $atatan bahwa proses pada ambar !." dilabeli

dengan kata yang menggambarkan tindakan yang dilakukan, daripada di$ap dengan kata benda yang kita lihat pada DFD fisik. ambar !." adalah tingkatan atas melihat lingkaran di diagram konteks. Karena semua lingkaran dalam ambar !.,

ambar !." yang diikuti

oleh titik desimal dan nol angka, diagram ini sering disebut &tingkat -( diagram. #nda harus menyadari bahwa masing.masing data mengalir ke dalam dan keluar dari konteks lingkaran di dan dari lingkaran dalam lingkaran di ambar !., 'uga mengalir ke ambar !." (ke$uali untuk aliran antara

lingkaran, seperti &rekor pen'ualan(, yang adalah terkandung dalam ambar !.,). ketika dua DFD dalam kasus ini, DFD seimbang. /anya seimbang set DFD (yaitu diagram konteks, DFD logis, dan DFD fisik) sudah benar. 0ntuk menyimpulkan ambar !." kami telah &membuktikan tidak ambar !., ke dalam komponennya yang benar( konteks diagram pada

tingkat atas. Kita telah melihat dalam konteks lingkaran diagram untuk melihat pembagian utama &proses penerimaan uang(. )ubdivisi berturut. turut, atau &meledak( dari logis DFD disebut atas ke bawah partisi dan, ketika dilakukan dengan benar, mengakibatkan serangkaian seimbang DFD. Kami akan menggunakan ambar !.1, yang menggambarkan serangkaian generik DFD seimbang, bela'ar partisi dan menyeimbangkan. +emberitahuan bahwa tingkat - DFD (bagian b) memiliki input yang sama (#) dan output yang sama (2) sebagai konteks diagram (bagian a). )ekarang lihat pada bagian $, ledakan lingkaran 3.-. bagian $ memiliki input yang sama (#) dan keluaran sama (4 dan D) sebagai bagian b.

/ubungan ini harus ada karena diagram 3.- (bagian $) adalah sebuah ledakan lingkaran 3.- di bagian b. 5ang sama dapat dikatakan untuk bagian d, partisi yang lingkaran !.-. #khirnya, bagian e menun'ukkan diagram !.3, partisi lingkarang !.3. studi ambar !.1 dan pastikan anda memahami hubungan antara tingkat dalam set DFD. )ementara anda bela'ar gambar, anda mungkin 'uga melihat konvensi digunakan untuk nomor lingkaran di setiap tingkat. *uga, lihat kotak entitas mun$ul dalam konteks diagram dan diagram level - tetapi tidak biasanya mun$ul dalam diagram di bawah tingkat -. 6op . down partisi DFD ini sering dikaitkan dengan pendekatan sistem, yang merupakan $ara berfikir tentang solusi untuk masalah dana tentang desain sistem informasi. +endekatan sistem meminta kita untuk mempertimbangkan sistem se$ara keseluruhan yang terdiri dari beberapa bagian yang saling berhubungan. 7enggunakan pendekatan ini, kita kemudian menganalisis masalah atau sistem oleh membusuk sistem. 7eskipun DFD Fisik demikian pula dinomori, kami tidak menggunakan istilah &tingkat -( bila meru'uk kepada DFD Fisik karena tidak ada tingkat DFD yang lebih rendah. &ambar 3.( Satu Set D"D Seimbang

(atau masalah situasi) cara Top - down, mengungkapkan progresif, lebih detail. Setelah memulai dekomposisi kami di bagian atas dengan pemandangan seluruh sistem (dan sistem tujuan), dan mengakui hubungan.

Data Flow Diagram (Diagram aliran data) (yaitu antar bagian) antara bagian.bagian sistem, kita dapat melan'utkan se$ara teratur untuk meme$ahkan masalah kita atau untuk meran$ang sistem baru. Ketika kita mengembangkan sistem baru dengan menggunakan pendekatan sistem, kita ke$ualikan sistem baru se$ara bersamaan untuk mempertimbangkan seluruh serta beberapa, antar hubungan yang dinamis dari bagian. Kami menggunakan DFD dalam dua $ara utama. Kita dapat menarik dua $ara tersebut untuk mendokumentasikan sistem yang ada, atau kita dapat membuat dua $ara tersebut dari awal ketika mengembangkan sistem pembangunan baru (bab 31.38). Dalam bagian ini, kami men'elaskan proses untuk menurunkan satu set DFD dari sebuah narasi dari sebuah sistem yang ada. ). Diagram *P+ dan ,*P+ (iagram '#& dan 6'#& digunakan oleh personel pengembangan sistem untuk membedakan le$el rincian sistem yang digambarkan dalam %lowchart. *agan '#& menyajikan sangat sedikit rincian yang berkaitan dengan fungsi pemrosesan, tetapi bagan itu merupakan teknik yang bermanfaat untuk menganalisia keseluruhan kebutuhan informasi. <incian tambahan atas tambahan proses dituangkan dalam bagan hierarki masukan-proses-keluaran atau bagan 6'#&. 6'#& terdiri dari sekumpulan bagan yang menggambarkan sistem yang berjenjang tingkat kedetailannya, dimana tingkat kedetailan tersebut tergantumng pada tingkat pemakaian pemakai. *agan 6'#& (hierarchy plus input-proses-output) memuat dua segmen= bagan herarkis yang membagi tugas-tugas pemrosesan kedalam berbagai modul atau sub-tugas dan pada bagian '#& untuk menguraikan kebutuhan masukan-proses-keluaran dari setiap modul.

*agan herarkis menguraikan keseluruhan sistem dan menyediakan 1daftar isi2 dari bagian '#& yang rinci, biasanya melalui skema penomoran.