NEGOCIACION EMPRESARIAL Karen Alejandra Lpez Ruiz

EL DESARROLLO EN LA NEGOCIACIONES

Joel Isai Nahum Keb Polanco 12090128C

INTRODUCCION La negociacin es un fenmeno humano que sucede en la vida diaria, podemos decir que desde nios aprendemos a ser negociadores, es muy fcil recordar algn momento en el que de nios aprendimos a que si nos portbamos correctamente recibamos un regalo, o que si hacamos un berrinche podramos conseguir lo que quisiramos. Entonces la negociacin es algo que siempre hemos realizado consciente o inconscientemente durante el proceso de nuestra vida. En este documento se pretende describir el proceso y desarrollo de la negociacin cubriendo aspectos como el lugar, el tipo de negociacin y cierres de negociacin, entre otras caractersticas que nos sern tiles al momento de realizar una negociacin. Pero Qu es negociar?, la negociacin es una actividad en la que dos partes, cuyos intereses son en parte complementarios y en parte opuestos, tratan de alcanzar un acuerdo que satisfaga al mximo los intereses de uno y otro. Por lo que podemos mencionar que una buena negociacin es aquella en la que los participantes llegan a un acuerdo satisfactorio.

NEGOCIACION La negociacin, es una situacin donde dos o ms interdependientes, reconocen divergencias en sus intereses y deciden intentar un acuerdo a travs de la comunicacin. Las partes cuenta, por un lado, con sus propios recursos, pero necesitan los recursos de la otra parte, y estn dispuesto a intercambiar entre si recursos. Otras definiciones de negociacin: Un proceso en el que se toma una decisin conjunta por dos o ms partes. Las partes verbalizan en primer lugar sus demandas contradictorias, movindose posteriormente hacia el acuerdo mediante un proceso de realizacin de concesiones o bsqueda de nuevas alternativas (Pruitt, 1986) Proceso de comunicacin por que el que dos o ms partes interdependientes y con intereses diferentes sobre uno o varios temas, tratan de alcanzar un acuerdo, aproximndose por medio de concesiones mutuas Como se puede observar en cualquier definicin, la negociacin es un fenmeno por el cual ambas partes de llegar a un acuerdo mutuo. Tipos de negociacin La forma comn de una negociacin es por un juego de posiciones, esta es aquella en la que cada parte toma una posicin de acuerdo al tema que se est tratando y intenta convencer al otro para que acepte su propuesta. Para lograr esta aceptacin, los negociadores argumentaran y discutirn las ventajas de cada una de sus soluciones particulares y los inconvenientes de las propuestas de la parte contraria, haciendo concesiones y tratando de alcanzar un acuerdo. Podemos diferenciar dos tipos de actitudes durante una negociacin, una es la transigente, en la cual el negociador tratara de imponerse y defender sus ideas para tratar de convencer, la otra es la flexible en la que el negociador tratara de encontrar un acuerdo mutuo en el que ninguna de las partes salga daada. Entonces podemos mencionar que existen dos tipos de negociaciones Competitivas y Colaborativas, recalcando que las negociaciones competitivas son aquellas en la que una parte Gana y la otra pierden generalmente la parte que gana es la que ofrece el servicio. En cuanto que la negociacin colaborativa ambas partes ganan y llegan a un acuerdo en el que nadie sale perjudicado. A continuacin especificamos algunas caractersticas de los dos tipos de negociaciones: Negociacin competitiva: 1. Los participantes son adversarios 2. El objetivo es la victoria 3. Se desconfa en el otro

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Se insiste en la posicin Se contrarrestan argumentos Se amenaza No se muestra lmite inferior Se exigen ganancias para llegar a un acuerdo

Negociaciones colaborativas 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Los participantes son amistosos El objetivo es el acuerdo Se confa en el otro Se insiste en el acuerdo Se informa Se ofrece Se muestra el lmite inferior Se intente cubrir las necesidades de la otra parte

En base a estas caractersticas queda claro que en el proceso de negociar puede haber un GANAR - PERDER o GANAR-GANAR. Cabe mencionar que tambin existe un PERDER -PERDER, esto es que en la negociacin las prdidas van a ser menores o iguales a la contraparte. Este escenario tiende a surgir en aquellos contextos en los que la situacin de una de las partes ha sido muy deteriorada por la otra y no se ve ninguna posibilidad de mejorar la negociacin.

DESARROLLO DE LA NEGOCIACION Entorno de la negociacin Est formado por el conjunto de las variables que configuran la preparacin de una negociacin. Lugar de la negociacin Es importante elegir el lugar adecuado en el cual se llevara a cabo la negociacin, debido a que una negociacin debe estar orientada a un mediano plazo, la eleccin de un terreno neutral es la mejor manera de comenzar una negociacin, especialmente si las partes no han tomado contacto anteriormente. Cuando se opta por un terreno neutral debemos asegurarnos de que el espacio cuanta con los requisitos mnimos. Debemos prestar suma atencin al ambiente, al material o el equipo con el que se contara y la ubicacin de la contraparte. A medida que la negociacin avance los lugares de las negociaciones pueden cambiar en el terreno de una de las dos partes.

Considerando que la negociacin se lleve a cabo en nuestras oficinas esto genera una gran ventaja en la negociacin puesto que tendremos todos los elementos necesarios y accesibles para poder ofrecer a la otra parte una mayor confianza en la negociacin, adems que podemos hacer sentir a la contraparte consentida. Por lo contrario si la negociacin se lleva a cabo en terreno ajeno, podramos no contar con la informacin necesaria para poder plasmar las ideas de la negociacin o serian insuficientes, no obstante esta podra ser una ventaja puesto que pondramos como excusa de no disponer de los recursos necesarios para poder tomar una decisin, lo que nos proporcionara tiempo para poder planear nuevamente una estrategia en base a los requerimientos de la contraparte. Cuando se lleva a cabo este tipo de negociacin es importante considerar preparar toda la informacin necesaria, ya que la contraparte se sentir segura y confiada si cubrimos sus expectativas en ese mismo instante. Preparacin de la negociacin Conocerse Podramos asumir que la clave del xito de una negociacin es la preparacin, es por eso que es necesario conocerse asimismo y conocer a la contraparte, de igual manera conocer el entorno del problema o situacin a negociar. Para conocerse asimismo es necesario tener en cuenta nuestras posibles debilidades, amenazas, fortalezas y oportunidades, as como el estilo de negociacin que manejaremos y muy importante los limites de concesiones que podemos utilizar. No debemos olvidar que tambin debemos analizar y conocer lo que la otra parte puede ofrecernos, un error muy comn es que nos limitamos a conocer a nuestra contraparte antes de iniciar la negociacin, este hecho puede llevar a la negociacin en supuestos o desconfianza. Al obtener informacin de nuestra contraparte debemos ser cuidadosos, ya que la informacin debe ser real, fiable y sobretodo, manejable en relacin al tiempo que hayamos decidido para la negociacin. Antes de iniciar una negociacin es importante plantearnos las siguientes preguntas: Qu se negocia? Es necesario negociar?, recordemos que las personas negocian por que tienen o creen tener conflictos de intereses acerca del tema. Agenda y preparacin de la reunin Es importante tener bien claro las etapas en la que se desarrollara la negociacin, y sobre todo los objetivos que se desean obtener y los lmites que estaremos dispuestos a ceder. La siguiente lista muestra algunos puntos que debes considerar al momento de realizar una negociacin. 1. Objetivos a. Prioridades , limites

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b. Son alcanzables c. Objetivos de la contraparte Informacin a. Intereses, hechos y supuestos. Concesiones a. Elaborar una lista de los temas a tratar y priorizarlos de mayor a menor importancia. b. Elaborar una lista de las posibles concesiones de acuerdo a cada punto. c. Determinar los costes de cada concesin. Estrategia a. Elaborar un listado con los argumentos favorables a la posicin a utilizar en la negociacin. b. Elaborar un listado de los argumentos desfavorables y prever la forma de rebatirlos. c. Elaborar el orden en que se van a presentar las propuestas o en su caso preparar o simular los posibles cambios. Tareas a. Asignar roles a los participantes de la negociacin.

Si la negociacin es con alguien que no conoces bien o que no ha negociado recientemente, es mejor evaluar la contraparte y sus negociaciones anteriores en caso de haberlas. Es importante ser emptico al realizar una negociacin, puesto que la contraparte se sentir comprendida. Una vez que se tenga bien claro y seguro de esta informacin, se puede agendar una cita con el usuario en el terreno que crea conveniente, para agendar esta reunin es importante hacerle saber a la contraparte los objetivos que se deben cumplir en la reunin as como las actividades que se llevaran a cabo durante el proceso de la negociacin, si este va realizar pautas o horas de descanso, es muy importante dejar muy en claro todas las situaciones, como por ejemplo: si se agendo la reunin en nuestros terrenos y tenemos un horario de comida, es importante que la contraparte sepa el lugar al cual se asistir para comer o en su dado caso recomendar algn sitio. Todos estos detalles son importantes puesto que eliminamos cualquier duda durante el proceso de la negociacin, adems de que hacemos sentir a la contraparte atendida correctamente. Actitud durante la negociacin Es importante recordar que las personas negocian por que tienen, o creen tener, un conflicto de derechos o intereses. Adems de que siempre al inicio de una negociacin habr una desconfianza mutua. Cabe mencionar que puede haber negociaciones se rompan despus de la primera sesin. Al iniciar la reunin es necesario realizar la presentacin de los integrantes negociadores con sus respectivos roles, posteriormente la de la contraparte y sus respectivas posiciones, es de suma

importancia conocer a los integrantes e involucrados de la negociacin y sus roles, si queda duda alguna de la funcin de los integrantes puede causar cierta desconfianza al generar comentarios acerca del tema una vez iniciada la reunin. Una vez presentados, se puede continuar recalcando los objetivos a conseguir en la reunin, as como las actividades secundarias como los horarios de descanso o comidas. Discusin La etapa de discusin se puede considerar una oportunidad para proporcionarlos acceso a todo tipo de informacin sobre los objetivos, compromisos e intenciones de nuestro opositor. La discusin nos permite explorar los temas que nos separar de nuestro opositor, sus actitudes, intereses e inhibiciones. En este punto empezamos a contrastar las hiptesis que se realizaron durante el proceso de la preparacin. Ante este tipo de situaciones debemos mejorar nuestra actitud tal como no interrumpir al interlocutor, atacarlo o acusarlo personalmente, hablar con exceso, dominar a gritos, amenazar o mostrarnos sarcsticos. Ataque - defensa Este ciclo de acusaciones son caractersticas de una discusin destructiva. Si atacamos a una persona, esta tendera inevitablemente a defenderse, por muy trivial o impertinente que sea el ataque en comparacin con los objetivos principales de la negociacin. Cuanto ms rpido sean los ataques ms rpido subir la tensin. Este tipo de actitudes pueden afectar las relaciones a un deterioro irreparable. Este tipo de discusiones impiden una posicin negociadora abierta llegando a impedir un acuerdo, adems de que llegan a posiciones ms distantes. A fin de mejorar nuestro comportamiento durante la negociacin podemos seguir las siguientes conductas. 1. 2. 3. 4. 5. Escuchar ms y hablar menos. Realizar preguntas positivas que animen a nuestro opositor y razonar su postura. Resumir los temas tratados. No comprometernos con sus posiciones y explicaciones. Contrastar con firmeza las posiciones, averiguar prioridades

En los momentos inciales por muy larga que sea la discusin, presentando cada parte sus argumentos a favor de su posicin y en contra de la otra parte, no habr avance alguno si las partes no indican su predisposicin a negociar algo diferente de lo que ambas ofrecen. Una negociacin no debe ser un debate. El objetivo de un negociador no debera ser tomar una posicin y defenderla a toda costa, intentando mostrar que tiene razn, sino influir sobre el adversario, persuadirlo y convencerlo. Para lograrlo debemos:

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11.

12. 13.

Escuchar de verdad, activamente Observar y estar alerta para captar seales no verbales. Ponerse en el lugar del otro, intentar ver las cosas desde el punto de vista de la otra parte. Enfatizar los puntos comunes de ambas posiciones, quitando importancia a las diferencias. No hablar demasiado. Cuanto ms hable ms informacin recibir la otra parte. No interrumpir. No tener prisa en explicar nuestro punto de vista. Debemos intentar conseguir primero una visin completa de la posicin de la otra parte. No llegar a conclusiones antes de que el adversario haya explicado su posicin completamente. No hablar demasiado tiempo seguido, no realizar intervenciones largas. No responder nunca a una pregunta que no entendamos del todo. Prestar especial atencin a nuestra comunicacin no verbal. Tener siempre en cuenta la forma en que decimos las cosas, muchas veces la forma es ms importante que el contenido. Apoyarnos, siempre que nos sea posible, en hechos ya que estos son ms importantes que las palabras. Reputacin, precedentes etc. tienen un gran poder de conviccin. Dar al adversario tiempo para aceptar, para que pueda asimilar nuestras ideas y propuestas.

Propuestas y concesiones En la negociacin, se suelen ir modificando las posturas inciales, y renovando las propuestas y contrapropuestas, en una aproximacin entre las partes. En la recepcin de las propuestas, existen algunas reglas importantes: 1. No interrumpas la exposicin. Escchalas hasta el final y luego haz las preguntas que te permitan conocer los puntos que no tengas claros. 2. Analiza cada propuesta minuciosamente. Pide tiempo para estudiarlas y contesta cuando ests preparado. 3. A veces pueden surgir dificultades de comunicacin. En muchos casos puede ser conveniente resumir la posicin de la otra parte antes de responder. Hay que distinguir entre: 1. Los elementos sobre los que nunca podremos negociar. 2. Los elementos que estamos dispuestos a negociar. Si las partes no indican su predisposicin a negociar o modificar nada de lo propuesto, no ser posible el avance. Cuando te llegue el turno de exponer tu propuesta: 1. S persistente en los objetivos principales, pero en su caso vara la forma de defenderlos. 2. Presta atencin y toma nota de las propuestas que te haga la otra parte.

Presentacin de propuestas La forma de mejorar la presentacin de una propuesta est en separar esta de las explicaciones y justificaciones que contiene. Exponga el contenido de la propuesta y explique y justifique ese contenido. No deben mezclarse ambas cosas, la explicacin o justificacin pueden parecer una disculpa. Si lo parece y la otra parte piensa que dudamos de ella, tratara de obligar a hacer concesiones. La seguridad con que presentemos nuestras propuestas tiene gran importancia, aspectos como nuestro tono de voz, nuestros rodeos y vacilaciones, estimula la resistencia a nuestra propuesta no hacindola ms aceptable. El formato con el que se debera presentar la propuesta es: Si ustedes aceptan las siguientes condiciones: 123, nosotros estamos dispuestos a ofrecer 123 Una vez presentada la propuesta se entra en una posicin dominante de la negociacin. La primera propuesta condicional, pero realista, es la que pone los cimientos del acuerdo final y adems quita iniciativa a la otra parte y fuerza el ritmo.

Recepcin de las propuestas En primer lugar, no interrumpir la exposicin de las propuestas. Nunca compensa y a veces puede ser muy caro. Cuando interrumpimos una propuesta puede que dejemos de or algo importante que iban a proponernos. Las personas solemos poner una concesin al final de la propuesta, y una interrupcin puede eliminar esa concesin. Adems, la interrupcin suele originar antagonismo e irritacin o la otra parte. Si lo que queremos es hacer notar lo firme de nuestra postura hay otras formas de conseguirlo sin molestar a nuestro opositor. A todo el mundo le gusta que se escuchen sus opiniones. Escuchemos la propuesta, hagamos preguntas para aclarar los puntos que no veamos claros y, despus, pidamos tiempo para estudiarla o, si estamos preparados, demos una respuesta inmediatamente. La mejor forma de defender nuestros intereses es mantener todos los puntos enlazados, aquellos con los que estamos ya de acuerdo y aquellos con los que todava no lo estamos. Debemos indicar las reas en las que puede haber acuerdo siempre que queden arreglados los temas pendientes. La tcnica ms til de tratamiento de propuestas y contrapropuestas consiste en hacer un resumen. Los resmenes organizan el tema, recuerdan a todo el mundo lo que ocurre y demuestran que se escucha atentamente. A la hora de montar propuestas globales que incluyan todas las variables presentes en la negociacin, es necesario considerar varios aspectos: 1.- Dirigir el paquete a los intereses e inhibiciones de la otra parte. 2.- Pensar creativamente en todas las posibles variables. 3.- Valorar nuestras concesiones desde el punto de vista de nuestro opositor.

En tanto que la negociacin implica movimiento, lo que hace falta en los primeros pasos de una negociacin es manifestar la voluntad de moverse, y no necesariamente dar pruebas de esa voluntad. No es lo mismo una seal de flexibilidad que una concesin real. Los directivos suelen hacer concesiones sin considerar lo que stas valen para la otra parte. Creen que basta con considerar su valor para ellos mismos. Si no valen mucho para ellos, no ven inconveniente en concederlas pronto y de forma gratuita. Esta actuacin est, profundamente equivocada, nunca crea buena voluntad, sino que a veces contribuye a producir el efecto contrario. Antes de intercambiar una concesin es necesario plantearse tres preguntas: 1.- Qu valor tiene para m?, cunto me cuesta conceder esto? 2.- Qu valor tiene la concesin para la otra parte? 3.- Qu quiero a cambio?, Por qu lo quiero intercambiar?, cul es el precio?

Hay que considerar los siguientes aspectos en cuanto a las concesiones qu efectos y reacciones provocan, y cules son las creencias equivocadas o errneas respecto a ellas. 1. Consigues acercarte a la otra parte negociadora. 2. Es una forma tctica de influir en el comportamiento del otro. Las concesiones no son: 1. Crean benevolencia del otro. 2. Suavizan la actitud de la otra parte. 3. Son siempre tiles para hacer que la negociacin tome un buen rumbo. Las concesiones son: 1. Hacen que la otra parte se sienta ms decidida. 2. Hacen que la otra parte se comporte de manera ms ambiciosa. 3. Hacen que el otro desconfe, a veces, y que piense sobre qu se esconde realmente detrs de nuestras intenciones. La regla ms importante para la fase del intercambio es que toda propuesta, toda concesin, prcticamente toda frase, sean condicionales, no debe darse nada, absolutamente nada, gratis. Por todo, absolutamente todo lo que se concede se debe recibir algo. La palabra clave es SI. Cuando ponemos un "si" delante de una afirmacin, evitamos que nuestro opositor pueda apropiarse de ella sin ms. Al utilizar el "si" nuestro opositor recibir una clara seal del precio que ponemos a la concesin. Adems, le estaremos "educando" para el intercambio, tiene que pagar todas nuestras concesiones con otras concesiones. Cierres y acuerdos

El cierre aumentar nuestra confianza y nos llevar al acuerdo con mayor rapidez y menor coste si esperamos a que nuestro opositor llegue a la conclusin de que ya nos ha sacado bastante. Para concluir una negociacin no es necesario que ambas partes estn en sus respectivas posiciones lmite. La incertidumbre surge que ninguna de las partes est segura de cul es realmente el lmite de la otra. La decisin de cerrar la fase de intercambios es una cuestin de criterios. Si estamos en nuestra posicin lmite, tendremos un gran inters en cerrar. Cualquier prorroga del intercambio provocar unas concesiones que exceden de nuestros lmites. Lo ms probable es que cerremos cuando estamos cercanos a nuestro lmite, pero esto no significa que, cuando cerremos, estemos realmente en nuestra posicin lmite. La credibilidad de nuestro cierre es la que determina la reaccin de nuestro opositor. El momento del cierre influye mucho en su credibilidad. Un intento de cierre prematuro puede suponer arriesgar la misma posibilidad de cerrar. La finalidad del cierre es llegar al acuerdo, y esta idea condiciona nuestra manera de cerrar. El cierre debe ser creble. Para que sea aceptable, nuestra propuesta de cierre debe satisfacer a un nmero suficiente de las necesidades de la otra parte. Debemos presentar esta alternativa de forma que quede clara nuestra determinacin de no hacer ms concesiones y que lo que le interesa a la otra parte es cerrar un acuerdo en este momento. Antes de acercarse a un acuerdo, conviene repasar si se ha conseguido ya el mximo posible de objetivos y se puede ya cerrar el trato, o si conviene seguir negociando. En el primer caso, es necesario hacer un buen cierre. Se pueden sealar varios tipos principales de cierre: Cierre por concesin Es la forma ms frecuente de cerrar una negociacin. Supone terminar la fase de intercambio ofreciendo una concesin, para as conseguir el acuerdo. Son varias las posiciones que se pueden plantear: Conceder un elemento importante de las peticiones que te han hecho, en su caso removiendo uno de los grandes obstculos de la negociacin. 1. Ceder en un punto de menor importancia 2. Presentar una nueva concesin que no te han exigido antes, pero que parece atractiva para nuestro opositor. Cierre con resumen

Consiste en terminar la fase de intercambio haciendo un resumen de todos los acuerdos alcanzados hasta el momento. Se destacan las concesiones que se han realizado y se evalan las ventajas que puede tener llegar a un acuerdo sobre los temas pendientes. Cierre con descanso Se hace despus de la ltima oferta, y se ofrece tiempo para considerar las ventajas y las alternativas del desacuerdo Cierre con ultimatum Es ms duro que los anteriores, y muy arriesgado porque consiste en plantear a la otra parte una alternativa radical: o se aceptan ciertas condiciones o se da por terminada la negociacin, y en su caso se prevn ciertas consecuencias negativas. Conviene pensarlo muy bien antes de utilizarlo. Cierre disyuntivo Consiste en presentar a la oposicin la eleccin de dos soluciones, ambas dentro de vuestros lmites. Su ventaja es que da a la otra parte cierta libertad de eleccin. Nunca debe abandonarse una negociacin sin un escrito claro del acuerdo conseguido, para evitar que los acuerdos no se rescindan ms tarde. En cualquier caso, culminada esta fase de la negociacin puede ser que exista un ambiente de satisfaccin por ambas partes, pero quiz no es suficiente profundo y duradero, dado que con el acuerdo se han buscado las soluciones ms realistas, pero no las deseadas por una parte u otra. Para consolidar los acuerdos, conviene observar lo siguiente: 1. Informar resumiendo y evaluando todas las ventajas que ha obtenido la otra parte. Es la fase de tranquilizarla. Si crees que has conseguido mejores objetivos que el adversario, no conviene hacer jactacin de ello. 2. Finalmente y sin la otra parte, conviene realizar un anlisis reposado de la negociacin y de los acuerdos alcanzados Recomendaciones Analizadas las diferentes fases de la negociacin, se pueden rescatar las siguientes recomendaciones: En la fase de la preparacin 1. Preparar siempre las negociaciones. Si no se ha tenido tiempo suficiente para obtener la informacin lo ms completa posible del oponente, es preferible aplazarla a otro momento.

Debe conocer perfectamente tus objetivos, y los lmites hasta donde puedes llegar en tus concesiones. Asimismo, debes prever qu puede pasar si no se llega a un acuerdo, y tener previstas otras alternativas 2. Es necesario concretar siempre una estrategia, y en base a ella exponer los argumentos de forma persuasiva En la fase de desarrollo 1. Es necesario dominar todas las tcnicas de la comunicacin, escucha y observacin, ya que el proceso de negociacin est basado en la continua transmisin de ideas, validadas a travs de los distintos argumentos. 2. No confiar ni subestimar a sus oponentes. A veces pueden demostrar aparente debilidad o inferioridad, pero tal vez sea una estrategia utilizada por expertos negociadores. 3. Trata de crear un clima de no-confrontacin respetando las posturas de la otra parte. 4. Tener paciencia y no mostrar nunca impresin por querer terminar el proceso cuanto antes. En la fase de las conclusiones y acuerdo 1. Tratar de ser lo ms flexible posible, sin perder nunca de vista nuestros lmites de negociacin 2. Reflejar los acuerdos por escrito y comprometerse a cumplirlos

CONCLUSIONES Ya sea consciente o inconsciente, el hecho de realizar negociaciones diarias siempre llegan a cumplir nuestros objetivos que son ganar en algunos casos o perder en situaciones muy complejas, pero sobre todo siempre tenemos que pensar en ganar-ganar puesto que es la negociacin correcta para sacarle beneficios en el momento o en el futuro ya que si hacemos ganar a nuestra contraparte es seguro que regrese a nosotros o que se sienta confiado en realizar negociaciones seguras. Nunca hay que olvidar los limites y objetivos de la negociacin que emprendamos, puesto que es la base para finalizar una buena negociacin.

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