UNIVERSIDAD NACIONAL AUTNOMA DE MXICO

Direccin General de Cmputo y de Tecnologas de Informacin y Comunicacin

El entorno de trabajo


CURSOS EN LNEA


MARA CRISTINA CRDOVA URBINA
VCTOR ALFONSO MORENO DE LOS SANTOS
ARTURO HERNNDEZ HERNNDEZ



El entorno de trabajo Mara Cristina Crdova Urbina
Vctor Alfonso Moreno de los Santos
Arturo Hernndez Hernndez

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Elementos de la ventana de aplicacin
Ahora que tenemos el programa funcionando nos tomamos algunos minutos para mirar los
componentes de Excel. Muchos de los elementos de la pantalla pueden ser familiares porque
son encontrados en la mayora de los programas de Windows.
Ficha de archivo: Es una ficha de un color diferente a las dems, que nos desplegar el
men de ARCHIVO. Para Excel es de color verde.
Barra de herramientas de acceso rpido: Es una barra de herramientas que se
encuentra en la parte superior de la pantalla, parecida a la barra de herramientas de
versiones pasadas. Se puede situar por arriba o por debajo de la cinta de opciones. No se
podr eliminar u ocultar la barra de herramientas de acceso rpido.
Cinta de opciones: Los mens y los botones anteriores de Excel han sido reemplazados
por esta nueva cinta de opciones. Esta, comprende una cantidad de fichas, cada una con
varios grupos de opciones, que a su vez, contienen un conjunto de controles relacionados:
comandos, botones, mens, galeras e iniciadores de cuadros de dilogo.

Figura 1. Interfaz de Excel
Fichas: Cada una de ellas representa una de las tareas bsicas que se hacen en Excel.
Grupos: Cada ficha tiene grupos que muestran elementos relacionados entre s.
Comandos: Un comando, es un botn, un cuadro en el que se escribe informacin o un
men.
Iniciador de cuadros de dilogo: Cuando vea esta flecha en la esquina inferior
derecha de un grupo, significa que hay ms opciones dentro del grupo. Haga clic en la
flecha y se mostrar un cuadro de dilogo o panel de tareas.

Figura 2. Elementos de la cinta de opciones
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Elementos de la ventana del libro de trabajo
Barra de ttulos: En la primera barra en lo alto de la pantalla de Excel el programa
muestra el nombre del archivo en el que estamos trabajando. En la parte derecha de la
primera barra se encuentra la barra de iconos, que minimiza, restaura y cierra la
aplicacin.
La caja de nombres: Muestra la direccin de la celda o el bloque de celdas
seleccionado. Tambin se conoce como cuadro de nombres.
Barra de frmula: El usuario utiliza esta rea para introducir frmulas de Excel y
funciones, o para editar el contenido de una celda.
Barras de desplazamiento: Las dos barras de desplazamiento, horizontal y vertical,
permiten ver otras partes de la hoja de trabajo.
Etiquetas de la hoja: Muestra el nombre y el nmero de hojas en la que estamos
trabajando. Podemos dar un clic sobre otra etiqueta para cambiar de hoja de trabajo,
dentro del mismo libro.
Zoom: La funcin de zoom se puede utilizar para acercar la vista del documento o para
alejarla y ver un porcentaje mayor de la pgina, a tamao reducido. Tambin puede
guardar un ajuste de zoom concreto con un documento o una plantilla.


Figura 3. Elementos de la ventana de aplicacin

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Botn de minimizar: El cono minimizar reduce la venta de Excel a un botn en la
barra de tareas de Windows.
Maximizar/restaurar: El cono restaurar/maximizar agranda o disminuye a la hoja
Excel para una vista a pantalla completa o restaura a la pantalla a su tamao original.
cono cerrar: Cierra Excel y cualquier documento de Excel que est abierto en su
computadora.

Figura 4. Botones
Men contextual
Al dar clic con el botn derecho del ratn en alguna de las celdas, nos aparecer el men
contextual donde encontramos diversa opciones para su uso. Se ver ms adelante en otros
temas.

Figura 5. Men contextual
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Modificaciones al entorno de trabajo
Al trabajar en Excel podemos personalizar la barra de herramientas de acceso rpido a nuestro
gusto, agregndole los comando que ms utilicemos, tambin podremos pasar la barra por
debajo de la cinta de opciones.

Figura 6. Personalizar la barra de acceso rpido
Podemos minimizar la cinta de opciones para que el rea de trabajo sea mayor y podamos
visualizar mejor nuestro trabajo.

Figura 7. Cinta de opciones minimizada
Al necesitar un comando simplemente seleccionamos la ficha deseada y aparecern todas las
herramientas con la que cuenta. Si seleccionamos otra rea, la ficha volver a minimizarse.

Figura 8. Ficha Inicio desplegada
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Ayuda
Excel tiene una bsqueda conducida. Esto significa que la ayuda se debe de considerar como
una gran base de informacin en la que se pueden hacer bsquedas por palabras. Para obtener
la ayuda podemos oprimir F1 o dar clic en el cono con un signo de interrogacin que se
encuentra en la esquina superior derecha.
En Excel, la bsqueda se realiza en forma automtica en el sitio de Microsoft Office en Lnea. El
programa asume que la computadora se encuentra conectada a Internet, de esta forma se
puede tener acceso a plantillas, programas de actualizacin, trucos, etc.


Figura 9. Ayuda de Excel en lnea

Para obtener la asesora con los temas que puedan ser desplegados en la ayuda de Excel, se da
clic al cono MOSTRAR TABLA DE CONTENIDO, de esta forma obtenemos la ayuda de la forma
tradicional con la lista de temas en donde podemos navegar dando clic a las ligas deseadas.
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Figura 10. Tabla de contenido.

Para buscar algn tema en especial simplemente colocamos el trmino que buscamos en la
casilla, al darle clic en buscar, nos ser mostrado el resultado en forma de lista de acuerdo a lo
que Excel considera de mayor importancia.
En Excel podemos tener la tabla de contenido abierta del lado izquierdo y la bsqueda realizada
del lado derecho, as, podemos buscar un tema con ms precisin en la tabla de contenido o
con temas relacionados.

Figura 11. Resultados.
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Agregar opciones a la barra de herramientas de
acceso rpido
La barra de herramientas de acceso rpido resulta de gran utilidad ya que siempre se encuentra
visible, adems de tener los comandos que ms utiliza a un clic de distancia. sta generalmente
se presenta sobre la cinta de opciones, sin embargo, se puede modificar su ubicacin as como
personalizar las herramientas que la componen, para ello se puede hacer desde la misma barra
con el botn ubicado en el lado derecho de ella, y seleccionando la opcin MS COMANDOS

Figura 12. Men de la barra de herramientas de acceso rpido
Otra forma de hacerlo:
1. Desde ARCHIVO damos clic en OPCIONES:

Figura 13. Men Archivo / Opciones
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2. Elegimos la opcin BARRA DE HERRAMIENTAS DE ACCESO RPIDO.

Figura 14. Barra de herramientas de acceso rpido
Se presentan dos columnas, en la del lado izquierdo, encontraremos una lista con los
comandos de Excel, y en la derecha los comandos que se encuentran actualmente en la barra.

1. Sobre la columna izquierda se encuentra una lista que filtra los comandos, ah podemos
ir seleccionando los que necesitemos y si el comando que buscamos no se encuentra en
la lista, seleccionamos la opcin TODOS LOS COMANDOS desde el grupo comandos
disponibles en.
2. Una vez seleccionado el comando, damos clic en agregar.
3. Tambin se muestra la opcin para que la barra de herramientas de acceso rpido se
muestre por debajo de la cinta de opciones.
4. Finalmente oprimimos el botn aceptar.

Si deseamos quitar algn comando basta con acceder a la ventana de OPCIONES, seleccionar el
comando deseado y dar clic en QUITAR / ACEPTAR.
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Opciones de configuracin
A continuacin revisaremos las opciones de configuracin ms comunes.

Figura 15. Ficha General
Ficha GENERAL:
En la seccin opciones de interfaz de usuario podemos deshabilitar la minibarra de
herramientas o cambiar la combinacin de colores (azul, plata o negro).
La opcin al crear nuevos libros nos permite modificar las opciones por defecto, por
ejemplo: el tipo de fuente, el tamao, vista predeterminada y el nmero de hojas que
aparecern en cada nuevo libro, estos cambios se aplicarn a partir del siguiente libro
nuevo que se abra.
En la opcin personalizar la copia de Microsoft Office se puede cambiar el nombre
de usuario.

En la seccin FRMULAS, podemos modificar las opciones que Excel tiene
predeterminadas:
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Figura 16. Ficha Frmulas

Las opciones de clculo se refieren al modo en que Excel va a actuar en caso de
modificar un valor que afecte a alguna frmula y ste tenga que recalcular el libro, se
puede elegir que sea de manera manual o automtica excepto para tablas de datos.
En la seccin trabajando con frmulas se encuentran opciones como:
Estilo de referencia F1C1, que se refiere a que en lugar de nombrar las filas
con nmeros y las columnas con letras, se modificar a modo que en ambas
aparezcan nmeros.
Frmula autocompletar, cuando la opcin est habilitada, permite que al
momento en que se escriben las primeras letras de una frmula o nombre
definido, se muestre una lista con opciones relevantes.
Si se habilita la opcin usar nombres de tabla en las frmulas, sta permitir
trabajar de manera ms sencilla haciendo referencia a ellas.
Usar funciones GetPivotData crea unas referencias a una de las celdas de la
tabla dinmica fuera de ella.
Comprobacin de errores, al activar esta opcin Excel detectar si existen errores
dentro de las celdas y las marcar con una flecha en la parte superior izquierda, el
color de dicha flecha se puede modificar en INDICAR ERRORES CON EL COLOR
En la seccin reglas de verificacin de Excel se pueden encontrar opciones para
habilitar a manera de que sean revisadas y en caso de no cumplirse, aparezca una
advertencia.
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En la seccin REVISIN se muestran las opciones de autocorreccin y ortografa en Excel.
Las cuales podr elegir a su preferencia.

Figura 17. Ficha Revisin
Seccin GUARDAR:

Figura 18. Ficha Guardar
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Esta seccin es muy importante ya que desde Excel 2007 y Excel 2010 tienen un nuevo
formato de guardado, y es aqu en donde se configuran las opciones de guardado.
Guardar libros: Aqu se podrn configurar de manera automtica los libros que se
guarden con el formato que elijamos de la lista, guardar una autorrecuperacin es
decir, una copia de seguridad cada cierto tiempo, proporcionar la ubicacin de la
carpeta donde se guardarn dichos archivos y proporcionar una ubicacin
predeterminada para sus libros.
Es importante recordar que la extensin de Excel 2010 es .xlsx en caso de que se tenga
que colaborar con personas que trabajen con versiones anteriores se puede elegir
como opcin de guardado libro de Excel 97-2003 (.xls) para no tener que preocuparse
ms por la compatibilidad de los libros que vaya creando y ellos puedan leerlos sin
problemas.
1

IDIOMA: En esta parte podremos elegir el idioma de edicin que determina las
caractersticas del idioma.
Adems podremos elegir el idioma de la Ayuda e interfaz de usuario los cuales
son los idiomas usados en Office para mostrar elementos.
Al elegir la opcin elegir idioma de informacin en pantalla en un programa de
Office, se establecer el mismo para todos los programas de Office que se hayan
instalado.

Figura 19. Ficha Idioma

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Charte Ojeda, Francisco. Manual avanzado de Microsoft office Excel 2010. Ediciones Anaya multimedia,
2010. Espaa.
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AVANZADAS: En esta seccin se pueden modificar diferentes comportamientos para que el
trabajo con Excel sea ms sencillo.

Figura 20. Ficha Avanzadas
Opciones de edicin: Dentro de las ms importantes estn que se puede modificar la
forma en que se mueve entre las celdas despus de presionar la tecla ENTER, permitir
editar directamente en las celdas, la insercin automtica de porcentajes, avisos
cuando una operacin requiera de mucho tiempo, separadores de decimales y miles
personalizados, etc.
Cortar, copiar y pegar: Se pueden habilitar las opciones para mostrar los botones de
las acciones de pegado, insercin y cortar, copiar y ordenar objetos.
Agregar complementos
Un complemento es algo que se le aade, en este caso, a Excel para proporcionarle una
funcionalidad adicional, de forma predeterminada estos no estn inmediatamente disponibles,
primero necesitamos instalarlos y en algunos otros casos activarlos para poder hacer uso de
ellos.
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Figura 21. Ficha Complementos
Los complementos que se incluyen en Excel son:
HERRAMIENTAS PARA ANLISIS: Herramientas extras de estadstica e ingeniera.
HERRAMIENTAS PARA ANLISIS VBA: Herramientas utilizadas por VBA y no accesibles
desde Excel.
HERRAMIENTAS PARA EL EURO: Ayudan en la conversin y formato de la moneda euro.
SOLVER: Ayuda a resolver ecuaciones y optimizacin utilizando mtodos numricos.

Figura 22. Ventana Complementos