CASO SUPPLY -No entiendo!

, definitivamente, esta gente no va para ningn lado, me estoy volviendo loca y la verdad es que, con tanto el desorden ya me esta importando un pito lo que pasa ac!, llevo dos aos seguidos de estar insistiendo en que debemos trabajar unidos y nada! Estas son palabras Felicidad Cordero, jefe de planta de una pyme dedicada a la manufactura de dulces duros, quien se encontraba de pie frente al Gerente General de la Compaa PomPom, hombre de 68 aos bien tenidos; orgulloso de su empresa con 18 aos de antigedad, la cual empez a operar en el garaje de la casa donde vive actualmente en un barrio popular de la ciudad; contina siendo el actual gerente propietario. La empresa ha crecido en los ltimos 8 aos , pasando a un local de 5000 mts2 , con reas de oficinas, produccin, bodega de producto terminado y almacn de materia prima. (Anexo 1 : historia de la empresa) -Tranquila Felicidad, le deca Mximo Guerrero, clmese que vamos rpido, por correrno amanecer ms tempranoporque no ms bien me ayuda con una cosa -mas!? -No tranquila, mire, le entrego este documento que me paso un asesor que contrat, donde me hace una descripcin de lo que esta pasando ac en la empresa, para ver entre usted y yo, que podemos hacer (Anexo 2 Memorando Anlisis y Diagnostico). -Y que quiere que yo haga? -Simplemente mrelo y planteme soluciones para que los los que dice all el asesor, se puedan solucionar; yo confo nicamente en lo que usted me diga, comprende? -Puesest bin , como siempre usted se sale con las suyasver cuando lo puedo ver , ahora tengo que ir a apagar el incendio de la exportacin a Mxico que se fabrico ayer y me estn saliendo con el cuento que ya no se va -Como as? Y eso quien se lo dijo? -Pues el nio consentido del rea comercial que se cree modelo; como usted contrata gente que no sabe ni donde esta parada,. no le digo? -Bueno, Bueno, Bueno, ese nio consentido djemelo a m, no ve que es uno de mis sobrinos, el hijo de la asistente de Esperanza vaya y arregle su lo, luego hablamos.. Felicidad se dirige hacia la planta de produccin a investigar cuales eran los contra tiempos en la programacin en planta, los que estaban ocasionando tantos incumplimiento; al llegar al piso, donde se encuentran las mquinas de produccin, se encuentra con otro problema:

- Que pasa Antonio? -Supervisor de produccin- por que tiene paradas estas dos lneas de produccin, si este es un pedido urgente?. - Pues pasa que tenemos el producto listo para empacar y no han llegado los envases para poder llenar, adicionalmente el rea de despachos , cambio la programacin de entrega de producto terminado a la transportadora y a las 2:00 p.m. estarn aqu. Como ver no habr nada para despachar - Pero entonces, que dice el departamento de compras, a que hora llegan los envases? - Ellos afirman que el proveedor ya despacho de Medelln , pero que el transporte puede estar entregando a cualquier hora de la tarde y en este momento son las 10:00 a.m. - En este momento, que tal!, si este empaque es super importante!!!!!!, de l depende la entrega de este producto, no ven que estamos en la lnea roja con el cliente por incumplimientos en las entregas de los anteriores pedidos!!!!, mejor dicho. tenga un grupo previsto para reaccionar apenas llegue el envase y pueda realizar esta tarea en el menor tiempo posible.

Preocupada por la situacin relacionada con los tiempos extras de trabajo en planta, los incumplimientos en los tiempos de entrega de materiales por parte del Departamento de compras , el sobre costo ocasionado por la mano de obra adicional que se ha ocasionado, se dirige al rea administrativa donde se encuentran el Jefe de compras y el Director Administrativo, en busqueda de soluciones:

- Mis queridissimos .Ingeniero Carlos e Ingeniero Marcos!!!!! (Jefe de compras y Director Administrativo respectivamente), buenas las tengan durante los ltimos pedidos hemos visto y padecido en el departamento de produccin, todos los inconvenientes posibles por culpa de ustedes!!!; se han presentado: retrasos en los tiempos de entrega de productos a la bodega de terminado, agotados, despachos de pedidos incompletos, ventas perdidas, entre otros, provocadosy esto ustedes lo saben muy bien!!! escuchen: por los retrasos en las entregas y suministros de materiales!. Que han planteado ustedes para solucionar estos problemas?, acasose estn preguntando que es la vida en sus cabezas vacas y sin sentido? - Mire mi queridisisisisma Reinita,- contesta el Director administrativo- debe entender que estamos en temporada alta y se disparan los pedidos y por lo tanto, los inventarios se bajan rpidamente. Alguna vez has pensado en la idea trascendental que acabo de explicarte? - Si claroaver si entiendo para eso estn los presupuestos de ventas, las estadsticas y el estudio de los comportamientos por pocas y una planeacin de compra de los materiales, mas un indicador que constantemente les avisa como esta el nivel de los agotados. Ustedes no dizque son un par de profesionales con

postgrados y no se que ms cartones sobre estos temas? entoncesporque no son capaces de cuadrar ni la tomada de un tinto?

- S, pero igualmente todos estos proveedores entran en temporadas altas y nosotros debemos abastecernos y pedir con tiempo contesta el jefe de compras- Mira Reinita, sabemos que tienes problemas con los envases de un producto solicitado para despacho de esta tarde. Estamos llamando a la transportado y ya se ha comprometido en entregar antes de las 2: 00 p.m. - Pero si a las 2:00 p.m. llega la transportadora a recoger el producto!!!!. - Si esta bien, pero es lo mas que podemos hacer, as que debes conformartela vida es dura, la vida es dura - Buenos pues. si es as ..por favor remitan un informe al rea de comercial donde expliquen la situacin que se esta presentando y expliquen muy claro, que las probabilidades de cumplir con el horario de entregas estn supeditadas a la entrega del pedido de envases. Ahh, por supuesto, digan que ustedes son los nicos responsables por las prdidas que esto ocasiona

En vista de que la respuesta del Departamento Administrativo fue pasiva, Felicidad se dirige al Departamento Comercial a informar nuevamente -como de costumbre- el incumplimiento que se presentar con la entrega de los pedidos:

- Buenos das Esperanza, espero que est enterada de los ltimos acontecimientos en cuanto a la entrega del pedido que lleva el empaque nuevo, el de colores que va para el cliente de la Costa, puesnuevamente, ste no podr despachado a tiempo, por culpa de compras y del rea administrativa - Como as Esperanza Torres (Jefe comercial)- otra vez tendremos incumplimiento en las entregas?, hasta cuando?, y cual es el problema ahora?..como siempre t escudndote en los dems - Simplemente que no me han llegado esos empaques y bien sabes que tendremos tambin que realizar un proceso previo de inspeccin antes de liberarlos, de tal forma que se tomar su tiempo; adems el departamento de compras informa que a partir de las 2:00 p.m. estar llegando el transporte con el producto. Ahhh, yo no necesito esconderme detrs de nadiecomprendes cario?Mira Esperanza,tengo citado el carro para esa horaok? - Es crucial que salga temprano por los problemas de carreteras existentes contesta Esperanza- Qu vamos a hacer?.. mi sol? - Pues como dice tu nombre, tener esperanza en que la entrega la adelanten, pues compras va a tratar de agilizar este proceso, espero que los envases lleguen conforme a calidad y me encargar de tener un grupo listo para atender esa tarea los

mas pronto y en el tiempo correcto posibleen fin , tu me entiendes lo que te estoy explicando? - dice Felicidad

- Por otro lado, antes que me salgas con alguna pataleta nueva, que pasa con la exportacin que esta producida y lista para despacho para Mxico, cmo as que ya no se va? - Bueno realmente me haba faltado decirte, pero este proveedor de la oferta de ese pedido, tiene problemas con la documentacin, adicionalmente no hemos terminado de negociar precios definitivos por el maquilado del empaque novedosisimo que se te ocurri hacerle a este producto y para rematar otra vez, Jorge -nio consentido de comercial- no revis los inventarios y se excedi un poquito en el volumen del pedido- dice Esperanza - Entonces vamos a negociar el pedido, yo me encargo de eso, se lo vamos a transferir a otro cliente, lo reprocesamos y ojo con los costos. - Entend la idea Esperanza?, vamos a pensar como grupo . nos reuniremos y tomaremos la mejor opcin, evaluar los riesgos y prdidas mnimas que podamos tener. Te invito a que analicemos el asunto mejor, puedes ahora?.. - No!, estar ocupada con un trabajo de Gerencia, pero por favor hazle por primera vez en tu trabajo un seguimiento detallado a este pedido y respirale en la nuca a las personas para que nos cumplan. - Tranquila como siempre lo hagonuevamente estar realizando este seguimiento detalladamente, pero dime cuando nos podremos organizar para que los materiales estn a tiempo en cantidad y calidad, mira que son varios pedidos sin entregar, problemas de calidad y devoluciones, por culpa de un rea comercial mal manejadaSabes que pienso Esperanza este es un problema de profundidad mas que de forma, pues como va el crecimiento debemos de hacer un alto para revisar como estamos estructural y funcionalmente, tambin como estn repartidas las responsabilidades en cuanto a Gestin y operacin. - Si es importante que alguien diferente a t, revise esto y se propusieran mejoras, dice Esperanza. - Bueno, te tengo una buena noticia el Jefe pluma blanca, me acaba de entregar un Memorando o como dice l, un anlisis de esta Empresa, donde se manifiesta el estado actual. La idea es mirar que ambigedad se presenta y que puedo recomendarle. - Excelente, creo que es hora de revisarnos. Ojal no vayas a meter la pata con tus opiniones tan desfavorables como las que dices continuamente. Mejor me voy a la calle con mis cliente. Muchisisima suerte mi querida super ejecutiva, ojal trabajes algo

Felicidad sin despedirse de Esperanza, se dirige a su puesto de trabajo y se encuentra nuevamente con el Gerente quien le dice:

- Como va felicidad con el documento? Interesante? Que recomendaciones le hara? - Pues mire, por andar solucionando chicharrones de otros departamentos, como por ejemplo, tratando de hablar con los tarados que tiene en el rea administrativa y con la despistada de comercial, no se hace nada con la gente de esta empresapor eso, no he podido concentrarme en esto, pero pensndolo mejor voy inmediatamente a revisar el memorando, cuando tenga mi informe listo se lo informar. - Listo, tmalo con calma, revsalo profundamente, pero por favor .no tenemos tiempo para dar vueltas con las decisiones que debemos tomar rpidamente que, nos coge la tarde con los clientes y la competencia.

Ya dispuesta en la oficina, Felicidad comienza a contemplar en preciado documento el cual el jefe le ha entregado y pasado un tiempo prudente en el cual ella lee una vez, revisa una segunda y concluye con una tercera, se levanta d la vuelta a la oficina y comienza a escribir: Informe a Gerencia TEMA: Conclusiones sobre Anlisis y Diagnsticos De: Ingeniera Felicidad Cordero Para: Dr. Mximo Cordero Respetado Dr. He analizado detalladamente el documento entregado donde la Compaa consultora B&H Asociados presenta un anlisis acerca del estado actual de la Empresa y que adicionalmente describe cuales han son las deficiencias mas bsicas en el sistema actual; presento a usted las siguiente conclusiones.

1. De acuerdo a la presentacin propuesta por el grupo Consultor se evidencia una falta de profundidad en los temas, posiblemente resultado del corto tiempo empleado para la realizacin del diagnostico (tres das). 2. Los anlisis por reas no demuestran un fundamento especfico en cuanto a las actividades realizadas que puedan relacionarse directamente con el crecimiento de la Empresa y que a la vez soporten las responsabilidades y necesidades verdades de cada miembro de la Organizacin.

3. Existen deficiencias por cada reas generales pero no se presentan conclusiones bsicas que generen stas, sino sus resultados. De esta forma es dificultoso que se pueda establecer cual son la acciones que se deben tomar para mejora la situacin de raz. 4. El talento humano debe ser revisado con profundidad haca las expectativas de la Compaa y mirando la proyeccin que cada miembro ejerce para la satisfaccin personal como laboral. 5. Crecimiento involucra cambios, mejoras e inversiones y en ningn momento se comenta cuales son las requeridas y cuales de stas estn generando un cambio en infraestructura. 6. No se present un balance econmico de cuales han sido los costo incurridos por fallas en los procedimientos, por faltas de seguimiento, por falta de toma de decisiones, otros casos que puedan determinar cual serian las acciones y que costos podra asumirse especialmente si es por consecucin de personal o mejoramiento de perfiles, compras y automatizacin de sistemas, etc. 7. En cuanto a los sistemas y su uso, se enuncia la falta de utilizacin de este y el desaprovechamiento de los beneficios que a su vez causan atrasos o datos equvocos, pero no se mide en porcentaje realmente por cada rea aplicada y cuales son los temas que hacen falta para mejorar en un gran nivel la gestin de cada uno de estos. 8. La planeacin es una de las herramientas mas utilizadas en nuestra Organizacin para la programacin y asignacin de requerimientos necesarios durante el periodo de trabajo, es de notar por todos los problemas que hemos tenido durante este ltimo trimestre del ao ha existido deficiencias en este pero que pueden provenir de varios motivos, es importante replantear la metodologa de trabajo desde la programacin de su periodo de trabajo, fechas de seguimiento, anlisis de resultados, costos vrs beneficios, ahorros entre otros. Todo esto teniendo que la dinmica del mercado y sus oportunidades en la cual estamos trabajando trae consigo su propio riesgo-beneficios.

Esto son algunos de los apartes que este tiempo he podido identificar con el diagnostico elaborado, de esta forma creo importante proponer cambio de profundidad y forma que nos permitan iniciar una nueva cultura y mtodo de trabajo encaminados a objetivos y metas claras desde la alta direccin y que se desplieguen a todos los niveles de la Compaa. Este cambio lo propongo acompaado de una respectiva reunin del Staff de la Compaa donde entre todos podamos poner puntos de vistas claros y enfocados a los problemas de la Compaa. No siendo mas por ahora, me quedo a la espera de sus comentarios.

Atentamente Ing. Felicidad Cordero Jefe de Planta. Con este documento ella se dirige a la oficina de su jefe para exponer detalladamente cuales son las observaciones que ha resaltado del informe y diagnostico realizado por el ente consultor y cuales son de una forma mas amplia las conclusiones que quiere describir con el informe de conclusiones:

- Buenas noches don Mximo, puede atenderme un momento. - Hola Felicidad, que son horas de estar por ac, no me diga que no ha podido solucionar el problemilla aquel que tena en la maana. Contesta el Sr. Mximo. - Si, soluciones a medias. pues los empaques llegaron a las 3:00 p.m. y nos demoramos una hora con el embalaje del producto y en general, nos tocar pagar una pequea multa por la demora en despacho del contenedor alrededor de dos horas y medias, adems de no poder garantizar la entrega a tiempo al cliente en el exterior, pues tenia que haber entrada a nacionalizacin hoy a las 4:00 p.,m. en el Aeropuerto. Bueno en fin, algunos costos mas, adicionaltendremos que hablarle suave al cliente si se disgusta por perdidas en ventas; me imagino que si esto ocurre daremos algunos descuentitos como usted dice. - Ay mujer no seas tan pesimista que veremos que hacemos, pero dime en que te puedo atender. - Si mire -dice felicidad entregndole el documento- estuve en la tardes revisando el informe y realice estas conclusiones, quera compartirlas con usted y mirar si realmente esta interesado cuando empezamos a trabajar en esto.

El seor Mximo comienza a leer y realiza algunas miradas con la frente fruncida y una vez termina el documento contesta:

-ejem!, bueno es interesante el tema, si realmente haba notado que el diagnostico es muy bsico y le falta profundidad y tiempo, me parece que puedes estar en lo correcto, pero podemos tomarnos mas tiempo en analizar las propuestas, no tiene que ser tan rpido o drstico las acciones a iniciar. - Pero don Mximo pens que usted estaba interesado en realmente tomar medidas con respeto a la situacin de la Compaa, estoy preocupada porque vivimos apagando incendios y con presupuestos que no sabemos si se van a cumplir, si el cliente del exterior nos va a pedir, si las programaciones de compras son realmente eficientes o si tienen un nivel de holgura adecuada que nos evite tantos impares y agotados que a lo ultimo son sobre costos y nuestra imagen, usted esta bien enterado de lo que est pasando realmente?.

- S, si , bueno realmente se que estamos pasando por una crisis relmpago producto en buena parte del crecimiento que estamos teniendo pero entienda que en gran parte, estamos en mercado de oportunidad y sino somos nosotros son otros y podemos perder participacin del mercado, tenemos que trabajar pasito y ser como buses con puesto y cargos para administrar y responder, mientras nos organizamos y vemos como podemos replantear la estructura, las funciones y enfocarnos bien en nuestro negocio, no te apresures que cada cosa vendr en su tiempo. - Cre que este diagnostico lo haba solicitado usted en algn momento por las necesidades que la Compaa estaba manifestando en los problemas del das a da y en la proyeccin que usted tiene en un tiempo corto y mediano plazo. - Corto y mediano plazo? exclama asombrado don Mximo- no, no, no Felicidad, si hay que hacer cambios pero ahora no tenemos presupuestos, tenemos que pensar en vender mas y captar clientes, viajar al extranjero por nuevos mercados; con la estructura de hoy seguro que podemos hacerlo, no se preocupe, si llega a tener percances nuevamente con las reas administrativas, te mandamos a vacaciones un rato para que te relajes y de verdad, no te angusties.

En ese momento de la conversacin se acerca otro miembro del Staff de la Organizacin con una serie de muestras para degustar y observar. Se trata de la talentosa Ingeniera de Alimentos Laura Arbelez, quien toda su vida a dedicado al desarrollo de dulces y a la investigacin de productos neutraceticos (que incluyan adicin de nutrientes, vitaminas y otros a los consumidores) y que su carrera profesional la ha dedicado al desarrollo de los productos de la Compaa:

-Que bueno encontrar aqu a las personas necesarias para mirar estos nuevos conceptos comenta Laura-, he trabajado toda esta semana para mirar a ver como es que vamos a sacar estos nuevos productos que quiere el nio de lindo de mercadeo. tan bello l., eso sini le pregunte que tal cosa o para que sirve lo que pide, ya veremos donde esta parado. - Esta bien mi investigadora estrella manifiesta Don Mximo- que quiere que probemos y dgame cual es el objetivo de todo estos coloridos, formas y tantas cosas que nos traes. - Un momento! interviene Felicidad- estoy de acuerdo con el desarrollo de nuevos productos, pero en la actualidad estamos perdiendo mercado tambin por otros de mejor factura fabricados por la competencia . Hay un lder que nos est ganando la partida y necesitamos mejorar procesos, calidad, tiempos y muchas mas cosas que nos permitan rentabilizar mas las lneas de produccin. - Ah no, ahora no me venga con eso que no tengo tiempo para tanta cosa -reniega Laura- que mejore aqu, que las ventas estn cadas, que no consiguieron la materia prima estndar y quieren que prueba con una nueva as no mas y luego me ponga a jugar con la calidad y nadie sabe nada. Entonces al fin qu cual es objetivo de este negocio don Mximo?

De repente se sinti un silencio y no hay respuestas a tantas dudas e incgnitas por parte del Sr. Mximo hacia sus colaboradoras, que desde siempre han estado con l, pero ahora dudan de cual esta siendo la verdadera directriz de la Compaa y como tambin buscarle una solucin radical a la empresa y no de simples brochazos, como ha venido sucediendo desde hace ya un tiempo. Se termina la conversacin, Laura hbilmente les da a probar las muestras de nuevos productos-aunque muy adentro el amargo de las inconformidades laborales sale a flote dentro de tanto paladar de sabores. Se cierra el teln de la Compaa y comienza un nuevo da con los vaivenes y problemas laborales que normalmente suelen presentarse, mas los imprevistos que no faltan por los pedidos desprogramados en ventas y los agotados que siempre salen al protagonismo a la hora del cumplir con las entregas. Continan tambin los afanes y carreras que cada uno de los miembros de la Compaa tiene que hacer para poder evitar incumplimientos o resultados no esperados, que se ven reflejados en la satisfaccin final de los clientes y altos costos para la Empresa. ANEXO 1 Historia de Productos el Pompom: Productos el Pompom naci hace 18 aos en el garaje de estacionamiento de la Familia Guerrero, constituida por una madre viuda y cinco hermanos de las cuales cada uno se dedicaba a trabajar para poder soportar sus propios estudios. Mximo Guerrero hijo segunda del hogar, realizaba en compaa de su madre, dulces secos con sabores para venderlos en la institucin donde estudiaba y adicionalmente los fines de semana los ofrecan para actividades recreacionales, fiestas, basares entre otros como entrada adicional. Posteriormente el potencial de este mercado fue creciendo por la calidad, diversidad e innovacin que la Familia Guerrero pona al producto. Pasados dos aos se ofreci a comercializarse en Tiendas y posteriormente ingreso a la cadena de Supermercados del Valle, donde fue acogido con xitos. El seor Mximo Guerreo culmin sus estudios en administracin y dedic parte de su tiempo a especializarse en los temas de costos y mercadeo para aplicarlo a su Empresa. Luego en cinco aos la Empresa de Garaje paso a ubicarse en una planta de 200m2 donde contaba con dos empacados, un rea de calderas, rea de recubrimiento, rea de empaque, rea de despachos y de bodegas. Contaba con aproximadamente 50 trabajadores en toral y se encontraba en todos los Supermercados de Cadena. Su primera exportacin fue aplicada a Venezuela donde se consolido la venta de un contenedor de 20 pies. Posteriormente el mercado extranjero fue creciendo entrando a los

pases de Ecuador, Panam, Repblica Dominicana, Mxico, Costa Rica y actualmente estn realizando pruebas para la Comunidad Europea. Productos Pompom ha participado en varias ferias de alimentos y ha sido considerado en el mercado nacional como lideres en snacks y se han consolidado como innovadores, de alta calidad y que buscan dar productos sanos a los consumidores. Poseen Sistema de Calidad y Sellos en los producto y acaban de certificarse en el Sistema de Seguridad Basc necesarios para los procesos de exportacin. Cuenta con un nueva fbrica propia de 500m2, manejan distribucin a las principales ciudades y sectores del pas. ANEXO 2 ANALISIS Y DIAGNOSTICO DE PRODUCTO EL POMPOM Para: Dr. MAXIMO GUERRERO Gerente General De. Ingeniero Julio Delgado B&H Asociados INTRODUCCIN Durante los ltimos cinco aos la Empresa ha generado un crecimiento positivo del 20% en su lnea de consumo a nivel nacional, esto igualmente ha generado que los sistemas y procesos de la compaa se vuelvan mas dinmicos y flexibles frente a los requerimientos y pedidos de oportunidad que se puedan generar. Se ha penetrado nuevos mercados internacionales de forma que se han encausado las estratgicas de trabajo hacia la visin de la Organizacin el cual tiene un enfoque de mercados y nuevos negocios. Actualmente la empresa cuenta con diferentes canales de ventas: Supermercados, Exportaciones, Institucionales, Industriales entre otros. El aumento en los volmenes de venta especialmente para el canal de las exportaciones e industriales ha generados que los procesos y sus responsables enfoquen sus actividades a operaciones de gestin y tengan un grupo de trabajo para delegar y hacer mas eficiente las

actividades operativas. Cada ao se plantean cuales son los objetivos de cada rea y a su vez el despliegue de estrategias y metas para lograr su consecucin. ANALISIS: Este sndrome de crecimiento acelerado ha producido desordenes, ineficiencias y altos costos reflejados en los resultados finales de la Compaa. Para describir a fondo fallas que actualmente se encuentran en la Cadena de abastecimientos de la Empresa tenemos: AREA DE OPERACIONES. Comprendida por los departamentos de Compras y Produccin donde se establecen cuales sern los planes, programas y necesidades para el cumplimiento de los presupuestos establecidos por el departamento de Comercial. La estructura de estos departamentos esta compuestas en Compras por un Ingeniero de compras, un asistente compras y un almacenista de materiales. En el departamento de produccin se cuenta con un Jefe de Produccin, un supervisor de produccin, coordinadores y operarios de planta y reas de apoyo como Mantenimiento y Control de Calidad. Para el rea de compras el volumen del trabajo esta concentrado en los inventarios de los cuales el 70% esta concentrado en la materia prima principal (importada en un 70%) y bobinas de empaque. Los inventarios son controlados a travs de una matriz que indica la rotacin de estos y la frecuencia con la cual se debe pedir de acuerdo a su comportamiento. Los pedidos de importaciones deben ser generados con un tiempo anticipado debido al paneleo que este requiere y a que los proveedores deben abastecernos cumpliendo con los estndares de compras establecidos. Las rdenes de bobina son regidas por control de inventarios los cuales se manejan bajo una rotacin teniendo en cuenta la historia de aos anteriores como pronostico. El sistema comercial manejado no ha sido explotado en su mximo desempeo lo cual impide que se permita evidenciar de una forma mas eficaz las necesidades de materiales y que nos rijamos mas por controles fsicos que debe realizar peridicamente el almacenista de bodegas (MP, ME) y a los movimientos que se tengan programados por el plan de produccin el cual es suministrado mensualmente. Este departamento esta apoyado por una asistente de compras cuyo perfil no satisface las expectativas requeridas y por el movimiento dinmico de la Empresa.

El departamento de produccin esta dirigido por un Ingeniero y a su cargo cuenta con un supervisor que apoya las operaciones diarias de la planta. El departamento es alimentado por los presupuestos de ventas los cuales estn diferencias por cada unas de los canales de ventas existentes: supermercados, exportaciones, institucionales entre otros. El presupuesto dentro de su asertividad es controlado para el canal de supermercados pues para los otros canales se espera que el cliente confirme el pedido para ser programado en produccin. Esta situacin hace variable el cumplimiento de entrega y adicionalmente la programacin de reas que afectan directamente la gestin de departamento de produccin como es Compras. Esta falta de certeza hace que costos de fabricacin estn controlados por el nivel de ventas especialmente por el volumen en kilos producidos, pues afectan directamente el indicador y que adicionalmente se mueva el personal y estos ingresos fortuitos ocasionen problemas de calidad en los productos. AREA COMERCIAL: El rea comercial esta conformado por un Gerente Comercial quien realiza los viajes fuera del pas para la consodilacin de cliente internacionales y su departamento esta conformado por una asistente comercial y una auxiliar de ventas. De el depende un rea de eventos y mercadeo quienes son los responsable del desarrollo de nuevos clientes y la realizacin de actividades promocionales. Tambin se encuentra el rea de Despachos en la cual se encuentra la bodega de producto terminado y se realizan los despachos a nivel nacional e internacional. En la ciudad de Bogot se ha conformado una pequea oficina el cual no se tiene claro cual es su objeto pero se realizan los despachos locales que van dirigidos especialmente a supermercados y cliente del mismo sector. De esta rea depende todo el resto de departamentos para su planeacin de recursos y programacin de trabajo. AREA ADMINISTRATIVA Y TALENTO HUMANO Una de la ventajas de las cuales ha contado la Compaa durante el tiempo de vida ha sido la dinmica y versatilidad con la cual cada uno de los miembros han trabajo y respondido a las exigencias del medio. Pero ahora es importante replantear cuales son las verdaderas necesidades de la Empresa frente a las expectativas y objetivos que se tenga planeado, frente a su imagen corporativa y estrategias de trabajo.

Durante este ltimo trimestre se registraron fallas en los procesos originados por errores humanos que conducan descuidos en la realizacin de labores y actividades de seguimiento a diversos proyectos. Estos errores a la vez son traducidos en altos costos por decisiones inmediatas, a retrasos en las programaciones de produccin y incumplimientos en los tiempos de entrega a clientes. DESCRIPCIONES DE FALLAS DE LAS OPERACIONES DE LA CADENA DE ABASTECIMIENTO.

1. Aunque se cuenta con un presupuesto de ventas, no existe una verdadera confirmacin de las fechas y las cantidades realmente requeridas, afectando cualquier tipo de programacin presupuestadas para las reas de compras y ventas. 2. La planeacin de compras presenta muchas debilidades generando agotados en el procesos y adicionalmente se presentan continuo retrasos e incumplimientos en las entregas generados por pedidos programados inesperadamente, fallas de proveedores, falta de visualizacin del comportamiento de la demanda y el departamento comercial, responsabilidades dentro del rea y fallas en la comunicacin, ausencia de personal para realizar las tareas y cumplir con las responsabilidades del caso. 3. Con el aumento de las ventas se ha aumentado el movimiento en el rea de despachos generando devoluciones, falta de seguimiento a los inventarios y de auditorias que permitan tener un control de inventario veraz en el programa comercial, es decir en cada periodo de inventario se encuentran descuadres por referencias y se presentan deficiencias en la metodologa de realizar los despachos por rutas en la ciudad de Cali. 4. Para la ciudad de Bogot no se tiene con claridad cual es el objeto de esta y se cuenta con un presupuesta de ventas de esta ciudad, pero no existen planes claros para la consecuencia de esta, como tambin no se cuenta con el personal adecuado para controlar inventarios y la consecucin de la metas. Presentan problemas para el cierre de inventario a final de cada periodo y no existe control sobre la rotacin de los productos como tambin polticas de solicitud de pedidos. 5. En produccin actualmente se cuenta con un planta con capacidad de espacio limitada y que su eficiencia en las operaciones es muy regular por la operaciones que realiza. El plan de produccin no se encuentra integrado al Sistema o mdulo comercial lo cual evita que se realicen solicitudes o requisiciones a compras de acuerdo al programa mensual. Las actividades de rdenes de servicio se realiza manual y no existe control sobre el personal adecuado para los clculos de las horas trabajadas. La programacin se realiza con base al canal de las ventas y se adecuan a las necesidades de otros canales cuando se confirman los pedidos generando altos costos los algunos periodos, problemas con la asignacin y personal requerido y costos extras por tareas repetitivas manuales.

6. El Sistema de informacin que cuenta actualmente la Empresa no esta totalmente actualizado a las necesidades reales de las Compaas ni existe una preparacin adecuada para su manejo generando atrasos y problemas de control frente a los inventarios de cada una de las bodegas. Adicionalmente las entradas a la bodega de producto terminado se realizan de una forma manual generando inconsistencia en las auditoria de revisin entre el sistema lo fsico. 7. Con el crecimiento de la empresa se ha demandado mayor dinamismo y compromiso del personal de cada rea, y cuando no se cuenta con este nivel se producen paradas en el sistema, altos costos e incumplimiento en los pedidos. Existen algunos reas que no cuentan con la estructura suficiente y con el perfil que se requiere afectando el resultado final con el cliente y con la Compaa.