Formalizacin de la MYPE: Como obtener una Licencia
de Funcionamiento
A pesar de que el sector de la Micro y Pequea Empresa (MYPE) es considerado uno de los ms importantes generadores de empleo representando alrededor del 80% de la Poblacin Econmicamente Activa (PEA), es tambin considerado el sector de mayor informalidad, cabe considerar que existe aproximadamente 2.5 millones de MYPE a nivel nacional de los cuales el nmero de las MYPE informales representa al 75%.
Si bien es cierto el concepto de formalizacin no es relevante para el ejercicio de las actividades econmicas debido a que para unas empresas y para el estado se considera suficiente obtener el RUC (persona natural o jurdica), por otro lado, para el Ministerio de Trabajo es formal una empresa si cumple el rgimen laboral y para las municipalidades si obtiene su licencia de funcionamiento.
En este artculo sealaremos los requisitos para la obtencin de una licencia de funcionamiento, considerando el marco normativo vigente, el procedimiento para la obtencin de licencia, requisitos y tiempo del trmite, posibles barreras burocrticas y estructura de costos, asimismo, consideraremos que es lo no debera de solicitar las municipalidades a los empresario de acuerdo a Ley Marco de Licencia de Funcionamiento e INDECOPI.
Marco Normativo.- En principio el marco legal es la Ley Marco de Licencia de Funcionamiento N 28976 publicado el 05/02/2007 y en vigencia a partir del 04.08.07, el DS N 066-07 PCM -Reglamento de Inspecciones Tcnicas de Seguridad en Defensa Civil, publicado el 05.08.08, las ordenanzas zonificacin para el usos de suelo que las municipalidades provinciales aprueban para cada distritos, las ordenanzas reglamentaria de autorizaciones y licencias municipales de funcionamiento de establecimientos comerciales, industriales y profesionales que cada distrito aprueba, es importante considerar que dichas ordenanzas debera de estar rectificado por las municipalidades provinciales en relacin a la ordenanza, TUPA y estructura de costo.
Asimismo, se tiene que considerar las autorizaciones sectoriales que deben ser exigidas como requisito previo para el otorgamiento de la licencia de funcionamiento, dicha relacin es competencia de la Presidencia del Consejo de Ministro PCM, dichos requisitos son los exigidos por algunas instituciones publica, por ejemplo para un consultorio mdico, farmacia o establecimiento de salud requiere la autorizacin previa del DIGESA y del Ministerio de Salud, para un establecimiento de venta de gas o combustible requiere de la autorizacin de OSINERG, colegio o instituciones educativas por la UGEL, restaurante o expendio de alimentos la autorizacin de salud de cada municipalidad previa a la licencia de funcionamiento.
Procedimiento Administrativo.- Con respeto al procedimiento se tiene que considerar la evaluacin previa al trmite de licencia de funcionamiento, existe actualmente un sistema nico de simplificacin de trmites administrativo en la mayora de las municipalidades para la obtencin de licencia de funcionamiento, bajo la modalidad de ventanilla nica el objetivo de dicha simplificacin es reducir el tiempo y costos.
En primer lugar la empresa debera de solicitar informacin sobre los requisitos y las evaluaciones previas a travs de las ventanillas de orientacin y de trmite de las oficinas de licencia y autorizaciones o por la pgina Web: (l) Zonificacin y compatibilidad de uso, dicho procedimiento est sujeto a una evaluacin previa de la municipalidad y el marco normativo le corresponde a la ordenanza de zonificacin y uso de suelo que determina la municipalidad provincial. Asimismo, para la compatibilidad de uso se tiene que considerar el Reglamento Nacional de Edificaciones y Construcciones.
Dicho procedimiento debera de ser sencillo y automtico sin costo alguno si es un establecimiento comercial o de servicio con un rea de hasta cien metros cuadrados (100 m2) y capacidad de almacenamiento no mayor del treinta por ciento (30%) del rea total del local. Se tiene que evaluar el ndice de uso del establecimiento (actividad econmica vs. la relacin del uso de suelo), dicha informacin debera de estar colgado en la Pgina Web de cada municipalidad o en un sistemas integral de gestin municipal, a fin de que el empresario conozca los giros que se encuentra en la reas de tratamiento normativo, estos pueden ser en zonas de Residencial de Densidad Media (RDM), Residencial de Densidad Alta (RDA), Vivienda Talleres (VT), Comercio Vecinal (CV), Comercio Zonal (CZ), Comercio Metropolitano (CM) o Zona Industrial (I1, I2 y I3).
Para giros menores tales como bodega, bazar, librera, cabina de Internet, farmacias, locutorios, venta de artculos por menor, consultorio mdico, oficinas administrativas su zonificacin es (RDM), para venta de licor, restaurante, minimarket, venta de artculos especializados por menor, centro educativos, siempre y cuando el establecimiento se localiza en una avenida su zonificacin es (RDA), para el giro de ferretera, pinturas, mecnica menor, talleres de carpintera, tapicera, metalmecnica, confecciones, entre otros actividades productivas, siempre y cuando la actividad econmica es de manera artesanal y el rea ocupada representa hasta el 30% del predio se puede localizar en (VT). Asimismo, las zonificacin de (CZ) y (CM) es para el giro de almacenes, comercio especializado, tragamonedas, mercados de abasto, galera, centro comerciales, hospedaje, por ultimo para industria liviana y mediana se localiza en (I1, I2 y I3), cabe considerar que bajo la modalidad de consolidacin (que significa consolidacin que existe otras actividades similares en la zona y que no han sido considerada en el plano de zonificacin), por lo que existe la posibilidad de que algunos giros sean considerados en (RDM), (RDA) y (VT) previa evaluacin de zonificacin y compatibilidad.
(II) Condiciones de Seguridad en Defensa Civil, para rea menores de 100 m2 y cuando la capacidad de almacenamiento del local representa un rea no mayor 30% del rea total del negocio, la inspeccin tcnica de seguridad de defensa civil (ITSDC) se considera Ex Post, quiere decir que dicha evaluacin es posterior a la licencia de funcionamiento.
Para establecimiento que cuente con un rea mayor a 100 m2 hasta 500 m2 y menor de 100m2 siempre y cuando constituyen los siguientes giros: video pub, licorera, discoteca, bar, casinos, juegos de azar, mquinas tragamonedas, ferreteras, o giros afines a los mismos; as como solicitudes que incluyan giros cuyo desarrollo implique el almacenamiento, uso o comercializacin de productos txicos o altamente inflamables, le corresponde una evaluacin previa ITSDC Ex Ante, quiere decir que evaluacin es antes de la licencia de funcionamiento, dicha inspeccin le corresponde la oficina de defensa civil de cada municipalidad.
Para rea mayores de 500 m2 y los giros tales como mercado de abasto, galera o centro comercial entre otros de igual evaluacin, industria liviana y mediana, centro culturales y museos cualquiera sea el rea que cuente, la ITSDC le corresponde una evaluacin de detalle o multidisciplinaria por parte de INDECI, eso quiere decir que primero debera de solicitar la zonificacin, y si esta es conforme, debera de obtener el certificado de evaluacin de ITSDC de detalle antes de gestionar el trmite de licencia de funcionamiento.
Requisitos, trmite y tiempo La informacin de los requisitos, evaluacin previa de la zonificacin y las condiciones de seguridad, ingreso del expediente, registro de la informacin y elaboracin de la licencia y autorizacin debera de realizarse en un solo procedimiento administrativo y a travs de una ventanilla nica, a fin de agilizar el trmite y reducir el costo.
Los requisitos que debera adjuntar el empresario luego de que la evaluacin de zonificacin es conforme son lo siguiente:
(I) Formato de la solicitud de Licencia de Funcionamiento, con carcter de declaracin jurada (dicha solicitud debera de bajarlo por el portal de la municipalidad), en la solicitud debe de incluir el nmero de R.U.C. y D.N.I. o carn de extranjera del solicitante, tratndose de personas jurdicas o naturales, segn corresponda (no es necesario la entrega del documento, se deber de verificar va Internet dicha informacin a travs de la SUNAT y RENIEC). Adicionalmente, se detallar el rea ocupada, direccin del establecimiento, si el local es propio, alquilado o en cesin de uso, numero de estacionamiento de acuerdo a la normatividad vigente, telfono, correo electrnico, ubicacin del establecimiento, asimismo, todo la informacin de la declaracin jurada est sujeta bajo el principio de veracidad, eso quiere decir si existiera una informacin adulterada o falsa, se proceder de acuerdo a Ley a sancionar al infractor y la denuncia respectiva, asimismo, se declarar nula la licencia de funcionamiento. (II) Vigencia de poder de representante legal en el caso de personas jurdicas u otros entes colectivos. Tratndose de representacin de personas naturales, se requerir carta poder con firma legalizada. (III) Adicionalmente se adjuntara una copia de la ficha registral en donde se detalla el objeto social de la empresa, dicha informacin es importante de considerar porque no existe en actualidad la manera de obtener dicha informacin a travs de Internet por parte de la SUNARP, de esta manera se verifica la actividad econmica que le corresponde ejercer como actividad por parte de la empresa jurdica. (IV) Formato de la declaracin Jurada de Observancia de Condiciones de Seguridad o Inspeccin Tcnica de Seguridad en Defensa Civil de Detalle o Multidisciplinaria, segn corresponda. (V) Adicionalmente, de ser el caso sern exigibles los siguientes requisitos: Copia simple del ttulo profesional en el caso de servicios relacionados con la salud. (VI) Por ltimo, de ser el caso se adjuntara una copia simple de la autorizacin sectorial expedida por el sector correspondiente, dicha autorizacin deber de sujetarse previamente a la zonificacin y compatibilidad de uso.
La licencia de funcionamiento se otorgar en el marco de un nico procedimiento administrativo, el mismo que ser de evaluacin previa con silencio administrativo positivo. El plazo mximo para el otorgamiento de la licencia es de quince (15) das hbiles para establecimiento que cuente con ITSDC Ex Post, para los Ex Ante depende de la evaluacin de defensa civil.
Posibles barreras burocrticas, estructura de costos A pesar de que algunas municipalidades han implementado simplificacin administrativa para la obtencin de licencia de funcionamiento exista aun trabas y/o barreras burocrticas tales como:
(*) Algunas municipalidades no han implementado un sistema de atencin mediante una plataforma integral de servicio bajo la modalidad de ventanilla nica, quiere decir que no es necesario que el empresario realice varios colas para informarse de los requisitos, evaluaciones previas de zonificacin y condiciones de seguridad, ingresar el expediente de solicitud, registrar el en sistema de gestin municipal y recoger su licencia, inclusive solo sera necesario la firma del Jefe o Sub Gerente, y no del Gerente, de esta manera se simplifica los procedimientos y se reduce los costos.
(*) No es necesario que el registro del expediente se efectu fsicamente en la oficinas de trmite administrativo o documentario, sino ms bien a travs de la plataforma virtual de licencia, se ingrese el expediente por tramite pero se deriva automticamente al especialista de licencia para su evaluacin, registro y elaboracin de la licencia en el mismo sistema, por lo que no es necesario que el empresario realice dos o ms colas. (*) Las municipalidades deberan de facilitar el registro de los predios que no cuente con habilitacin urbana, a fin de promover la formalizacin en dichas reas. (*) No es posible que algunas municipalidades cobren para un establecimiento o negocio de 30 m2 que requiere ITSDC Ex Post ms de S/.400 soles, mientras en otras municipalidades el costo es de S/.150 soles incluyendo defensa civil., no es necesario que el empresario pague sobre costos administrativos. Esto se debe principalmente en que su flujo grama de los procedimientos tales como el trasladado de una oficina a otra, de un jefe a otro o de una secretaria a otra, no sera necesario, para ello es importante considerar la simplificacin de competencia y el uso tecnologa de la informacin para simplificar los procedimientos y atencin. (*) El costo del certificado de defensa civil no debe de exceder para las ITSDC Ex Post de S/.41 soles y para ITSDC Ex Ante de S/.141 soles. Asimismo, es necesario que las ITSDC de detalle, se agilice su trmite por parte de INDECI, no es posible que dure ms de 3 a 4 meses. (*) El concepto de pago de impuesto predial y de arbitrios se debe de clasificar por tamao y actividad econmica, no es posible que una MYPE pague igual que una empresa mediana o grande sus tributos municipales. (*) A fin de facilitar la formalizacin de la licencia y de anuncio publicitario, se podra tramitar conjuntamente con el trmite de la licencia de funcionamiento, la autorizacin de anuncio publicitario, siempre y cuando la municipalidad promueva a travs de su ordenanza la autorizacin automtica para en algunos anuncio con una dimensin menor de 12 m2, sin iluminacin o con iluminacin, dichas anuncio no representa peligro eminente, dicha evaluacin se puede considerar fiscalizacin posterior o Ex Post. (*) Toda fiscalizacin y control es posterior al otorgamiento de la licencia de funcionamiento, inclusive en aquella municipalidad que tiene conflicto territorial, y considera que se ha emitido una licencia en su distrito, se debera se solicitar la revocatoria de la licencia, para ello es necesario adjuntar el registro predial y la ficha registral de la SUNARP el cual indica en donde est inscrito el predio. (*) Toda informacin que se declara en la solicitud de la licencia de funcionamiento se considera validad bajo el principio de veracidad de acuerdo a Ley. El empresario debe de tener cuenta que de igual manera que la entrega de una licencia de funcionamiento se puede otorgar el mismo da de su presentacin de la solicitud, tambin es posible que a travs de una simplificacin administrativa la revocatoria y anulacin de la licencia sea dentro de un periodo de 3 a 5 das hbiles.
Lo que no debera de solicitar las municipalidades a los empresarios de acuerdo a Ley Marco de Licencia de Funcionamiento e INDECOPI.
(*) No se debera de condicionar para el registro de la solicitud de la licencia de funcionamiento que el rea ocupada del establecimiento este registrado en el sistema de registro de contribuyente, a fin de que se genere el registro predial y de arbitrio como comercio, servicio e industria, dicha informacin debera ser posterior a la licencia de funcionamiento. (*) Si el establecimiento cuenta con denuncia, queja o se encuentre en una propiedad horizontal no se debera de obligar a una evaluacin o fiscalizacin previa a la licencia, a pesar que se encuentre especificado en la ordenanza municipal, porque de acuerdo a INDECOPI dicho procedimiento es posterior a la licencia de funcionamiento y podra ser considerarse como una barrera burocrtica. (*) Si el establecimiento cuenta con una multa o sancin administrativa por carecer de licencia funcionamiento, no se debera de obligar y/o condicionar el pago de previo al otorgamiento de la misma, ms bien debera de existir beneficio tributarios en aquellos establecimientos que son sancionado por carecer de licencia y regularizan su situacin dentro del plazo de la Ley, N 27444 Ley de Procedimiento Administrativo, a fin de que la municipalidad promueva el desarrollo econmico y no solamente la fiscalizacin y el control, cabe considerar que muchos empresarios cuenta con un capital de trabajo insuficiente y la multa administrativa equivale a una UIT, por lo que la municipalidades deberan de entender que el ingreso municipal no debera de recaudar ingreso por el lado de fiscalizacin, sobre todo en los distrito que existe un gran nmero de empresas informales, si no debera de recaudar por el registro formal de predio, asimismo, por la generacin de empleo que las empresas promueven, por tro lado, en los distrito consolidados tales como San Isidro, Miraflores, Surco, etc., en tema de fiscalizacin sin un tema de recaudacin de ingreso. (*) No se puede exigir mayor tramite que no se especifica en la Ley Marco de la Licencia de Funcionamiento, por ejemplo, no se puede exigir un carn de santidad a establecimiento que no realiza actividad de expendio de alimentos, tal es el caso peluqueras, saln de belleza, etc. (*) Las personas que se encargan de brindar informacin, evaluacin y registro deberan ser especialista en el tema, debido a que no es posible que el empresario tenga que venir ms de tres a ms veces a una municipalidad para solicitar informacin y tramitar su licencia de funcionamiento, tendra que considerar que los empresarios trabajan todo el da, y para ello el tiempo es trabajo, sobre todo los empresarios de la micro y pequea empresa, asimismo, no es necesario que los empresario contrate tramitadores de paso, a fin de tramitar su licencia, porque es comprobado que en mayora de casos, dichos tramitadores sorprende con documentacin falsa, corrupcin de funcionarios y sobre costos de los tramites. El empresario tiene que estar bien informado, a fin de no ser sorprendido y exigir sus derecho.