Manual Usuario Mod Patrominio

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MANUAL DE USUARIO

MDULO DE
PATRIMONIO

Sistema Integrado de
Gestin
Administrativa
SIGA

Elaborado el 24 de Enero del 2011 por la Oficina General de Informtica y Estadstica
Derechos reservados
Copyright Ministerio de Economa y Finanzas
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MDULO DE PATRIMONIO
MANUAL DE USUARIO

Sistema Integrado de Gestin Administrativa SIGA
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NOTA INTRODUCTORIA ________________________________________________________ 4

OBJETIVO ____________________________________________________________________ 4

CAPITULO 1 ACCESO AL SISTEMA _____________________________________________ 5
1.1 Acceso al Sistema ______________________________________________________ 5

CAPITULO 2 DESCRIPCION DEL MDULO DE PATRIMONIO ______________________ 6
2.1 Barra de Mens _________________________________________________________ 6
2.2 Barra de Herrami entas ___________________________________________________ 7

CAPITULO 3 FUNCIONALIDAD DEL SISTEMA ____________________________________ 8
3.1 Tablas ________________________________________________________________ 8

3.1.1 Patrimonio _________________________________________________________ 8

3.1.1.1 Familia segn SBN ______________________________________________________ 8
3.1.1.2 tems _________________________________________________________________10
3.1.1.3 Ubicacin Fsica _______________________________________________________11
3.1.1.4 Causales de Baja ______________________________________________________13
3.1.1.5 Tipos de Patrimonio ____________________________________________________14
3.1.1.6 Colores _______________________________________________________________15
3.1.1.7 Parmetros ____________________________________________________________16

3.1.2 General es _________________________________________________________ 18

3.1.2.1 Sedes _________________________________________________________________18
3.1.2.2 Almacenes ____________________________________________________________19
3.1.2.3 Centro de Costo ________________________________________________________20
3.1.2.4 Personal ______________________________________________________________21

3.1.3 Sali r del Sistema ___________________________________________________ 23

CAPITULO 4 - MANTENIMIENTO _______________________________________________ 24
4.1 Mantenimiento ________________________________________________________ 24
4.2 Inventario Inicial _______________________________________________________ 24

4.2.1 Institucional ________________________________________________________ 24
4.2.2 No Institucional _____________________________________________________ 30
4.2.3 Actualizacin _______________________________________________________ 33
4.3 Inventario Fsico _______________________________________________________ 36

4.3.1 Registro ___________________________________________________________ 37
4.3.2 Sobrantes _________________________________________________________ 40
4.3.3 Faltantes __________________________________________________________ 42
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4.4 Movimientos __________________________________________________________ 45

4.4.1 Altas Institucionales _________________________________________________ 45
4.4.2 Altas no Institucionales _______________________________________________ 52
4.4.3 Bajas _____________________________________________________________ 55
4.4.4 Bienes en custodia __________________________________________________ 57

CAPITULO 5 - SEGUIMIENTO Y CONTROL _______________________________________ 59
5.1 Seguimi ento y Control __________________________________________________ 59

5.1.1 Asignacin _________________________________________________________ 59
5.1.2 Mantenimiento de Activos _____________________________________________ 69
5.1.3 Salidas ____________________________________________________________ 73

CAPITULO 6 - CONSULTAS Y REPORTES _________________________________________ 86
6.1 Consulta y Reportes ____________________________________________________ 86

6.1.1 rdenes de Compra _________________________________________________ 86
6.1.2 Entrada al Almacn __________________________________________________ 88
6.1.3 Consulta de Bienes Patrimoniales ______________________________________ 91

6.1.3.1 Resumen de Activos por Grupo/Clase/Familia _____________________________92
6.1.3.2 Activos por Grupo/Clase/Familia _________________________________________93
6.1.3.3 Activos por Centro de Costo _____________________________________________94
6.1.3.4 Activos por Empleado ___________________________________________________95

6.1.4 Patrimonio segn Plan Contable_______________________________________ 101
6.1.5 Reporte Varios ____________________________________________________ 106
6.1.6 Patrimonio por Centro de Costo _______________________________________ 121
6.1.7 Patrimonio por Empleado ____________________________________________ 125
6.1.8 Relacin de Activos Seguimiento_____________________________________ 128

CAPITULO 7 - PROCESOS ____________________________________________________ 131
7.1 Procesos ____________________________________________________________ 131

7.1.1 Proceso de Cierre Contable __________________________________________ 131
7.1.2 Proceso SBN ______________________________________________________ 134
7.1.3 Proceso de Carga de Inventario Inicial por Ao ___________________________ 138

CAPITULO 8 - UTILITARIO ____________________________________________________ 141
8.1 Utilitario _____________________________________________________________ 141

8.1.1 Exportar Informacin ________________________________________________ 141
8.1.2 Importar Inventario Inicial Institucional __________________________________ 143

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NOTA INTRODUCTORIA

El Control de los Bienes del Estado, debe garantizarse con un Sistema que permita realizar un
seguimiento de las operaciones que realicen las instituciones del Sector. As mismo, contribuir a una
mejor administracin de los fondos que fueron asignados en el presupuesto Anual.

De acuerdo a las necesidades planteadas, con la finalidad de contribuir con el control de los
Procesos del Patrimonio, se opt por la creacin de un Sistema Integral denominado SIGA-MP, que
permita el Registro y Seguimiento de los Bienes de las Instituciones del Estado.

Se estableci que, los bienes muebles, inmuebles, intangibles y otros activos son parte importante
del Patrimonio de cada Entidad del Estado, que a su vez son controlados por un conjunto de normas
que le permiten a cada institucin, administrarlos de una manera eficiente y ordenada.

El Mdulo de Patrimonio (SIGA-MP), viene a ser una herramienta para la gestin del Control
Patrimonial, la misma que permite registrar, controlar, revisar y emitir informacin sobre la
administracin de los Bienes de Propiedad Estatal, de acuerdo a las disposiciones y normas
emitidas por la Superintendencia Nacional de Bienes Estatales.

OBJETIVO

Lograr que la Administracin de los Bienes Patrimoniales sea eficaz, eficiente y transparente, en
cada una de las etapas del proceso.

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CAPITULO 1 ACCESO AL SISTEMA

El primer Captulo, detal la el procedimiento para el acceso al Mdulo de Patrimonio. Para
ello, el Usuario debe tener conocimientos bsicos del Sistema Operativo Wi ndows y manejo
de computadoras.

1.1 Acceso al Sistema

Para iniciar la ejecucin del Sistema, el Usuario debe ubicar en su pantalla, el cono
correspondiente al Mdulo Patrimonio .Dando doble clic sobre el mismo, ingresar al
Sistema.

El Sistema muestra una ventana de bienvenida al Mdulo SIGA-MP, y solicita se registre el
Usuario y Clave de Acceso, los cuales deben estar registrados previamente en el Mdulo
ADMIN.

Nota: La clave de Acceso al Sistema es de uso personal e instransferible. Es
resposabilidad del Usuari o, la confidencialidad de l a misma.

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CAPITULO 2 DESCRIPCION DEL MDULO DE PATRIMONIO

El presente Captulo describe l a composicin del Mdulo de Patrimonio, sus Sub Mdulos,
Mens y Opciones que se ejecutan para el uso del Sistema.

2.1 Barra de Mens

La Barra de Mens ubicada en la parte superior de la ventana principal del Mdulo de Patrimonio
incluye un conjunto de Mens utilizados para operar el Mdulo. Su descripcin y funcionalidad se
detallan a continuacin:

Nombre Descripcin

Tablas Permite el registro de los datos bsicos a las tablas principales del
Sistema.

Mantenimiento Administra y controla el Registro de los bienes patrimoniales: Inventario
Inicial, Inventario Fsico, Altas y Bajas.

Seguimi ento y Control Realiza el control de las asignaciones, y las salidas de activos.

Consultas y Reportes Comprende los reportes de consulta y resultados del Mdulo de
Patrimonio.

Procesos Realiza los Procesos de cierre contable mensual, la carga del inventario
Inicial y transmisin de datos al SIMI.

Utilitario Permite la exportacin de datos del Mdulo Patrimonio a archivos de
formato Excel, as como la importacin de datos para el Inventario Inicial.

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2.2 Barra de Herramientas

La Barra de Herrami entas contiene los botones de acceso directo a procesos o reportes.

Guarda los datos ingresados.

Actualiza los datos regi strados o modifi cados en la ventana.

Imprime los datos mostrados en la ventana, emite la generacin de Reportes.

Salir de la ventana donde se encuentra.

Ampliar/disminuir l a escala para visualizar los Reportes.

Exportar el Reporte a otros formatos: Excel, DBF o Texto.

Volver a la primera pgi na.

Retroceder una pgina.

Avanzar una pgina.

Adelantar a la ltima pgina.

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CAPITULO 3 FUNCIONALIDAD DEL SISTEMA

Este Captulo, describe la funcionalidad del Sub Mdulo Tabl as, detall ando cada una de las
opciones existentes, y su uso.

3.1 Tablas

El Sub Mdulo Tablas contiene informacin relacionada a los activos provenientes del Mdulo de
Logstica, as como los datos que describen cada activo para su registro, identificacin y control
individual.

Asimismo, incluye los parmetros necesarios para la operatividad de las funciones del Sistema y
los procesos que realiza.

3.1.1 Patrimonio

En el Sub Men Patrimonio se encuentran las siguientes opciones: Familia segn SBN,
tems, Ubicacin Fsica, Causales de Baja, Tipos de Patrimonio, Colores y Parmetros.

3.1.1.1 Familia segn SBN

El ingreso a la opcin Familia segn SBN es siguiendo la ruta: Tablas-
>Patrimonio->Famili a segn SBN , como se muestra en la siguiente ventana:

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Esta opcin permite consultar el Catlogo Institucional a nivel Familia de los
Bienes. Seleccionando el Grupo y Clase, el Sistema listar la relacin de
Familias correspondientes, indicando su Descripcin, como se muestra en la
siguiente ventana:

El Usuario seleccionar los filtros por Grupo y Clase para realizar la
consulta.

El Sistema muestra el Cdigo y Descripcin a nivel Familia.

Si el Usuario requiere consultar detalles de alguna Familia, har clic en la
carpeta amarilla , visualizndose la ventana Mantenimiento de
Familia.

Contiene los siguientes campos:

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Cdigo: Nmero compuesto por 8 dgitos que corresponde a la
familia del Bien.

Estado: Define la situacin del Bien. Se encontrar Activo cuando
puede ser utilizado, caso contrario se mostrar Inactivo.

Descripcin: Nombre de la Familia del Bien.

Tipo: Para los Bienes Patrimoniales siempre estar
seleccionada la opcin de Activo Fijo.

Flag de SBN: Este campo se muestra con check , para
indicar que la Familia se encuentra catalogada por la SBN.

Tipo A. Fijo: Puede ser: Activo Fijo Depreciable o Activo Fijo No
Depreciable.

Tipo Patrimonio: Indica el rubro al que corresponde el activo: Bienes
Inmuebles, Bienes muebles, Intangibles, Bienes pecuarios,
etc.

Al cance: En este campo se muestran la descripcin de la Familia.

3.1.1.2 tems

El ingreso a la opcin tems es siguiendo la ruta: Tablas->Patrimonio-
>tems , como se muestra en la siguiente ventana:

Esta opcin permite consultar o imprimir la relacin de Bienes a nivel tem.

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El Usuario seleccionar los filtros por Grupo, Clase y Familia para realizar
la consulta del Catlogo de Bienes.

Para visualizar el detalle de los tems, har clic en la carpeta amarilla ,
en la cual se encuentra la ventana Mantenimiento de Catlogo de tems.

La ventana muestra el detalle del tem, as como el Clasificador de Gasto por
ao que le corresponde.

3.1.1.3 Ubicacin Fsica

El ingreso a la opcin Ubicacin Fsi ca es siguiendo la ruta: Tablas-
>Patrimonio->Ubicacin Fsica , como se muestra en la siguiente ventana:

Al ingresar a esta opcin el Usuario visualizar la ventana Ubicacin Fsi ca,
donde podr registrar las ubicaciones fsicas de los activos de la Entidad, para
tener un control del lugar donde se encuentran y facilitar la realizacin del
Inventario Fsico.

El Usuario se ubicar en la parte central de la ventana, har clic al botn
derecho del mouse para activar el men contextual y seleccionar la opcin
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INSERTAR UBICACIN FISICA. Seguidamente registrar los datos y
grabar.

De la misma manera podr ELIMINAR un registro que no se encuentre en uso.
El Sistema mostrar la siguiente ventana:

Dando S, el Sistema eliminar el registro seleccionado.

Si el usuario trata de eliminar una Ubicacin Fsica que se encuentre en uso, el
Sistema validar con el siguiente mensaje:

Al dar Aceptar, el Sistema validar los datos enviando el siguiente mensaje:

La siguiente ventana muestra el registro realizado, donde el campo Tipo
corresponde a la ubicacin principal y el campo Sub Tipo indica la ubicacin
secundaria donde se encuentra ubicado el activo. Adems, cuenta con la
Descripcin, Estado de la Ubicacin Fsica (Activo/Inactivo), y la fecha de
registro.

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3.1.1.4 Causales de Baja

El ingreso a la opcin Causales de Baja es siguiendo la ruta: Tablas-
>Patrimonio->Causales de Baj a , como se muestra en la siguiente ventana:

El Usuario al ingresar a esta opcin visualizar la ventana Causales de Baj a,
la cual mostrar a modo de consulta, la relacin de Causales de Baja
establecidas por la SBN.

Asimismo, podr generar el Reporte respectivo, ejecutando el cono .

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3.1.1.5 Tipos de Patrimonio

El ingreso a la opcin Tipos de Patrimonio es siguiendo la ruta: Tablas-
>Patrimonio->Tipos de Patrimonio , como se muestra en la siguiente
ventana:

Al ingresar a esta opcin el Usuario podr visualizar la clasificacin de los
Bienes Patrimoniales de propiedad de la Entidad, tales como: Bienes
Inmuebles, Muebles, Bienes Culturales, Bienes en Prstamo y/o en uso, etc.

Adems puede visualizar el Sub Tipo de Patrimoni o, ubicndose en la lnea
del registro como se muestra en la siguiente ventana:

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El Usuario podr visualizar el detalle de las especificaciones tcnicas de cada
Tipo de Patrimonio, dando clic a la carpeta amarilla , como se muestra en
la siguiente ventana:

Seleccione el cono Grabar , para imprimir el Reporte.

3.1.1.6 Colores

El ingreso a la opcin Col ores es siguiendo a la ruta: Tablas->Patrimonio-
>Colores , como se muestra en la siguiente ventana:

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En esta opcin se Usuario registrar un tem en el Catlogo de Colores, de
acuerdo con la necesidad de la Entidad, para determinar las caractersticas
cromticas de los bienes patrimoniales. Se debe evitar duplicidad por el uso de
sinnimos, como por ejemplo: naranja, anaranjado, plomo, gris, etc.

La ventana est conformada por dos columnas:
Cdigo
Descripcin

Para registrar un nuevo color, el Usuario activar el men contextual haciendo
clic al botn derecho del mouse y seleccionar la opcin Insertar Colores,
luego dar clic al botn Grabar .

De la misma manera podr eliminar un color. Sin embargo, si el color ha sido
utilizado el Sistema validarconelsiguientemensajeynopodreliminarlo:
Dando Aceptar, el Sistema eliminar el registro o retornar a la ventana

anterior segn el caso.

3.1.1.7 Parmetros

El ingreso a la opcin Parmetros es siguiendo la ruta: Tablas->Patrimonio-
>Parmetros , como se muestra en la siguiente ventana:

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Esta opcin permite al Usuario realizar la configuracin de los Parmetros del
Mdulo, como el inicio del Periodo Contable y el Periodo del Inventario Inicial.

Comprende los siguientes campos:

Ao del Sistema, Indica el Ao Actual de ejecucin. Se registra en el
Mdulo de Logstica.

Control para regul arizar l as Altas:
- Opcin 0 Sin Control en Al tas.- Indica que el Sistema permitir realizar
las altas provenientes del Mdulo de Logstica como tambin permitir
registrar las altas en forma manual.
- Opcin 1 Con Control en Altas.- el Sistema slo permitir realizar las
altas provenientes del Mdulo de Logstica.

Responsabl e del Control Patrimonial.- Permite registrar el cdigo y
nombre de la persona responsable del rea de Control Patrimonial de la
Unidad Ejecutora.

Perodo del Mdulo
- Inventario Inici al de Patri monio.- Se registra el mes y ao del Inventario
Inicial.
- Proceso Contable de Patrimonio.- Se registra el mes y ao en que se
encuentra el Periodo Contable. Durante el proceso anual, el Sistema
actualiza automticamente este campo.
Esta opcin cuenta adems con el botn que sirve
para realizar el extorno del proceso contable, cuya funcionalidad ser
explicada en el Sub Mdulo Procesos.

Ruta para almacenar archivos generados.- Es la ruta donde se encuentra
ubicado el SIMI de la SBN, que debe estar en la misma Unidad Fsica
donde est instalado el ejecutable del Mdulo de Patrimonio. Servir para
realizar la migracin de datos del Mdulo de Patrimonio hacia el SIMI.

Ejecutora que corresponde a la SBN.- Es el nmero de identificacin que
tiene la Entidad para la SBN, para realizar la migracin al SIMI.

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3.1.2 Generales

En la opcin de Tablas General es se visualizar a modo de consulta, las Sedes, los
Almacenes, Centros de Costo y Personal, procedentes del Mdulo de Logstica (SIGA-
ML).

3.1.2.1 Sedes

El ingreso a la opcin Sedes es siguiendo la ruta: Tablas- >Generales-
>Sedes , como se muestra en la siguiente ventana:

Esta opcin del men permite consultar las Sedes registradas en el Mdulo de
Logstica.

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La ventana muestra al lado izquierdo el nombre de la Sede y en el derecho los
siguientes datos: Cdigo, Direccin, Distrito, Pas, Departamento, Provincia,
Distrito, Telfonos y Fecha de Registro.

3.1.2.2 Almacenes

El ingreso a la opcin Al macenes es siguiendo la ruta: Tablas- >Generales -
>Almacenes , como se muestra en la siguiente ventana:

Al ingresar a esta opcin el Usuario puede consultar los distintos Almacenes
registrados en el Mdulo de Logstica.

La ventana muestra el nombre del Almacn al lado izquierdo, y a la derecha los
siguientes datos: Tipo, Estado, Almacn Principal, Descripcin, Sede,
Direccin, Referencia, Responsable, Telfono, Departamento, Pas, Provincia,
Distrito y Fecha de Registro.

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3.1.2.3 Centro de Costo

El ingreso a la opcin Centros de Costo es siguiendo la ruta: Tablas-
>Generales->Centro de Costo , como se muestra en la siguiente ventana:

Esta opcin permite consultar los Centros de Costo registrados en el Mdulo de
Logstica. Puede filtrar los datos por: Ao, Sede, Estado (Activo, Inactivo) y por
Centro de Costo Principal o Dependiente.

El Usuario podr visualizar los datos generales del Centro de Costo,
ingresando a la carpeta amarilla . El Sistema mostrar la siguiente ventana

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3.1.2.4 Personal

El ingreso a la opcin Personal es siguiendo la ruta: Tablas- >Generales-
>Centro de Costo , como se muestra en la siguiente ventana:

Al ingresar a esta opcin el Sistema presenta la ventana Li sta del Personal,
visualizndose en la cabecera los filtros Documento, identidad, Apellido
Paterno y Estado (Activo/Inactivo).

El Usuario podr visualizar los datos del personal, ingresando a la carpeta
amarilla .

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REPORTES

Para visualizar los Reportes, el Usuario dar clic en el cono Imprimir de
la ventana principal, mostrndose la ventana Sin ttulo, conteniendo las
siguientes opciones:

Reporte de Ao de Asi gnacin por Centro de Costo: Esta opcin
presenta el reporte Relacin del Personal, el mismo que contiene la
siguiente informacin: Cdigo, Nombre, Fecha de Ingreso, Estado Civil, Tipo
de Empleado, Ubicacin, Grado de Instruccin, Centro de Costo, Sexo y
Estado.

Reporte Personas con Datos Observados: Esta opcin presenta el
reporte Relacin del Personal con Datos Observados, el mismo que
contiene la siguiente informacin: Cdigo, Nombre, Fecha de Ingreso,
Estado Civil, Tipo de Empleado, Ubicacin, Grado de Instruccin, Centro de
Costo, Sexo y Estado.

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3.1.3 Salir del Sistema

Esta opcin permite salir del Sistema, regresando al escritorio del Windows.

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CAPITULO 4 - MANTENIMIENTO

Este Captulo describe cmo registrar el inventari o Inicial e Inventario Fsi co Institucional y
No Institucional, as como los procedimientos a seguir para el registro y control de las Altas
y Baj as de los Activos.

4.1 Mantenimiento

El Sub Mdulo Mantenimiento est conformado por las Opciones que permiten el registro inicial de
los activos por Sedes y Centros de Costo, que sern asignados a los empleados de la Entidad
para su uso. Asimismo, el registro del Inventario Fsico, Sobrantes y Faltantes y los Movimientos
de Altas Institucionales, Altas no institucionales, Bajas y Bienes en Custodia.

4.2 Inventario Inicial

En el Men del Inventario Inicial se encuentran las opciones Inventario Institucional,
Inventario No Institucional, y Actualizacin.

A travs de esta opcin se inicia la operacin de registro del Inventario Inicial de los Bienes
Patrimoniales Institucionales y No Institucionales.

4.2.1 Institucional

El ingreso a la opcin Institucional es siguiendo la ruta: Mantenimiento-
>Inventario Ini cial->Institucional , como se muestra en la siguiente ventana:

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En esta Opcin, permite al Usuario registrar todos los bienes correspondientes a
activos fijos depreciables y no depreciables, adquiridos para su uso.

Ingresando a esta opcin el Sistema presenta la ventana Inventario Inici al de
Bienes Patrimoni ales que contiene las siguientes pestaas: Registro del
Inventario Inicial y Activos.

Primero, el Usuario debe consignar los datos indicados en la cabecera de esta
ventana: Sede y Centro de Costo.

Luego, registrar los datos en los campos que muestra el Sistema al seleccionar la
opcin del men contextual, en la pestaa Registro del
Inventario Inicial .

Los datos a registrar son los siguientes:

N de Movimiento: Fecha de Movimiento: Fecha en la que se realiza el
registro.
Sede: Lugar donde se ubican las instalaciones de la Entidad.
Centro de Costo: reas en las que est dividida la Entidad.
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Empleado Responsabl e: Personal responsable de la administracin de los
Activos.
Tipo de Institucin: Por defecto, el Sistema indicar Institucional.
Entidad: Organismo del Estado.
N de Resolucin: Nmero de resolucin que autoriza el Inventario Inicial.
Fecha de la Resolucin: Fecha de la Resolucin que autoriza el Inventario
Inicial.
Observaciones: Comentario o detalle.
Seguidamente, ingresar a la pestaa Activos , para registrar los bienes
patrimoniales que correspondan al Centro de Costo seleccionado. Activar el
Men Contextual y seleccionar la opcin .

Seguidamente, se mostrar la ventana Datos del Activo Fijo, donde deber
registrar los campos correspondientes.

Si el activo registrado pertenece a los activos de Estrategia Sanitaria Nacional de
Inmunizaciones ESNI, el Sistema mostrar con un check el campo ESNI .

En este caso es obligatorio que el Usuario ingrese la Marca y Modelo
correspondientes de acuerdo a la relacin que muestre el Sistema .

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De no registrar estos datos, el Sistema mostrar el siguiente mensaje:

Dar Aceptar, luego el Usuario dar clic al cono Grabar , el Sistema muestra el
siguiente mensaje al Usuario:

Al dar Aceptar, simultneamente en la parte inferior izquierda se activarn los
botones y .

1. Ingresando al botn , se mostrar la ventana del mismo
nombre, donde se podr registrar otras especificaciones tcnicas del activo y
seleccionar el color ingresando al botn ubicado a la derecha, el cual
desplegar la relacin de colores registradas en las Tablas de Patrimonio.

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Asimismo, esta ventana cuenta con los botones y
donde podr adjuntar archivos de texto y fotografas respectivamente.

PROCEDIMIENTO PARA ADJUNTAR ARCHIVOS:

Para visualizar e insertar estos archivos, debe efectuar el siguiente procedimiento:

a) Entrar al conex_siga
Crear ruta donde se va a guardar los archivos de Patrimonio:
Ir a la seccin:

[FILE]
Patrimonio = C:\

Si no existiera esta seccin, digitarla y luego grabar el archivo.

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b) Ir al Mdulo de Patrimonio
Ingresar al botn , activar el men contextual y
seleccionar , se mostrarn los archivos (con extensin DOC,
XLS y/o JPG) de todas las Unidades existentes (como la unidad del disco
duro C:\ y/o las unidades conectadas a red). Seleccionar el archivo y
Aceptar.

c) Automticamente el Sistema crea en la Unidad especificada en el archivo
del conex_siga (en nuestro caso C:\), la Carpeta docpat con la siguiente
ruta:
N UE\ao\marges (si es activo institucional) o cdigo barras (si es activo
no institucional) \ N marges o cdigo barras respectivamente\*.doc, *.xls,
*.jpg.

d) Ingresando al botn se mostrar por defecto, la primera fotografa
insertada en el tem.

2. Ingresando al botn , se mostrar la ventana del mismo
nombre, donde el Usuario deber registrar en el campo
el Valor y la Depreciacin Acumulada del activo, de
acuerdo con los montos reflejados en los Estados Financieros del Cierre del
Ejercicio Anterior. El Sistema mostrar automticamente el dato del campo
Valor Neto.
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Luego guardar los datos dando clic al cono Grabar . El Sistema mostrar el
siguiente mensaje:

Dar Aceptar, para fianlizar el Proceso.

4.2.2 No Institucional

El ingreso a la opcin No Institucional es siguiendo la ruta: Mantenimiento-
>Inventario Ini cial->No Institucional , como se muestra en la siguiente ventana:

En esta opcin el Usuario realizar el registro de los activos que recibi de otra
Entidad del Estado o Institucin particular, en calidad de prstamo para su uso.

1. Para realizar el registro, el Usuario activar el men contextual dando clic en el
botn derecho del mouse, y seleccionar la opcin
.

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El Usuario registrar los siguientes datos:

Tipo de Registro: Permite seleccionar dos tipos:
- Bienes cedidos en Uso.
- Bienes cedidos en Comodato.
Entidad / Entidad Pbli ca: Por defecto el Sistema mostrar este campo
marcado con un check, lo cual indica que ingresando al botn derecho del
campo Entidad, podr visualizarse la relacin de Entidades del Estado para su
seleccin.
Si corresponde una Entidad no estatal, debe desactivar el check y registrar
manualmente el nombre respectivo en el campo Entidad.
Nro. Resolucin / Fecha: Nmero y fecha del documento de aprobacin del
Inventario.
Nro. Acta / Fecha: Nmero y fecha del acta de aprobacin del Inventario.
Glosa: Comentario respecto al activo.
Sede: Ubicacin o Destino del activo.
Centro de Costo: Centro de Costo al que pertenecer el activo.
Responsabl e: Persona responsable del activo.

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Al finalizar el registro, hacer clic en el cono Grabar .

2. Seguidamente, realizar el registro del activo, para lo cual activar el men
contextual con el botn derecho del mouse, y seleccionar la opcin
.
El Sistema mostrar la ventana Datos del Activo Fijo, donde el Usuario
ingresar los datos correspondientes al activo, siguiendo el mismo
procedimiento del inventario Inicial Institucional.

Para registrar las Especificaciones Tcnicas, deber ingresar al botn
.

Siguiendo el mismo procedimiento indicado en el Inventario Inicial Institucional, el
Sistema permite adjuntar archivos referentes al tem, as como poder anexar una
foto o imagen del activo para su mejor identificacin.

Luego de realizar el registro, el Usuario puede ver el detalle del activo, ingresando
a la carpeta amarilla .

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Si el Usuario desea eliminar un registro, seleccionar el registro, activar el men
contextual y seleccionar la opcin . Mostrndose la
siguiente consulta a la cual dar Si.

4.2.3 Actualizacin

El ingreso a la opcin Actualizacin es siguiendo la ruta: Mantenimiento-
>Inventario Ini cial->Actualizacin , como se muestra en la siguiente ventana:

Esta opcin permite al Usuario realizar actualizaciones a los Bienes que fueron
registrados en el Inventario Inicial, es decir puede actualizar datos del activo Fijo o
modificarlos.

Ingresando a la ventana Actual izacin del Inventario Inicial, el Sistema
mostrar, por defecto, el Ao indicado en Parmetros y el Tipo de Registro
Institucional.
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Seguidamente, para visualizar la relacin de activos realizar uno de los
siguientes pasos:

1. Ingresar al botn que se encuentra a la derecha del campo Familia, donde el
Sistema mostrar la ventana de Bsqueda de Datos por Descripcin de la Familia.
Al dar Aceptar, se mostrarn todos los margeses correspondientes.

2. Poner un check en el campo Familia para que el Sistema liste la relacin de
todos los margeses de la Entidad.

Asimismo, cuenta con el campo Bsqueda, por los siguientes conceptos: Marges,
Cdigo de Barras, Descripcin, Sede, Centro de Costo, Responsable, Valor
Compra, Valor Inicial del Ejercicio, Ubicacin, Modelo, Nro. Serie, Nro. Orden,
Marca.

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Ingresando a la carpeta de cada marges, visualizar la ventana Datos del
Activo Fijo, donde podr actualizar los siguientes campos:
Marges.
N Serie.
Estado de Conservacin.
Estado de Uso.
Modelo.
Medidas.
Caractersticas.
Observaciones.
Pas de procedencia.
Etiquetado.
N O/C NEA.
Fecha O/C NEA.
Proveedor.
Valor de Compra.
Garanta / Fecha (*)
N de Contrato (*)
Alta Tipo / N /Fecha documento.

(*) Si los datos Garanta, Fecha y Contrato provienen del Mdulo de Logstica no
podrn ser modificados en la Actualizacin.

Para realizar estas actualizaciones, el Inventario Inicial debe estar abierto.

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Dando clic en el cono Grabar el Sistema responder con el siguiente
mensaje:

Dar Aceptar, para finalizar el proceso.

4.3 Inventario Fsico

El Men Inventario Fsico presenta tres opciones:
Registro
Sobrantes
Faltantes.

A travs de las cuales, se registrar el resultado de la toma de inventario fsico de los
activos a una fecha determinada, as como los activos sobrantes y faltantes provenientes
de este Inventario.

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4.3.1 Registro

El ingreso a la opcin Regi stro es siguiendo la ruta: Mantenimiento- >Inventario
Fsico ->Registro , como se muestra en la siguiente ventana:

Ingresando a esta opcin el Sistema presentar la ventana Li stado del Inventari o
Fsico sin datos, indicando el Ao del Sistema y Tipo de Registro Institucional.

Para iniciar el registro, el Usuario ingresar al botn .

El Usuario visualizar la ventana Registro del Inventario Fsico, conteniendo la
relacin total de activos de la Entidad.

Por defecto se mostrar el Ao en que se encuentra el Sistema, el campo Nro.
Inventario indicar Nuevo Inventario y el campo Tipo de Registro indicar,
Institucional. Asimismo cuenta con el campo Bsqueda, que permite ubicar al
activo por Marges, Cdigo de Barras, Descripcin, Verificacin Fsica, Sede,
Centros de Costo y Responsable.

Seguidamente, en el recuadro de la columna dar un check a todos los
activos que se hayan verificado fsicamente. Al finalizar, dar Grabar .

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El Sistema mostrar la siguiente pregunta:

Dando SI, presentar la siguiente ventana, con la fecha del da en que se
encuentra realizando el registro, la cual podr editarse. Asimismo, en el campo
Nombre, registrar la denominacin del Inventario. En este caso se indica como
Inventario 1.

Despus de Grabar y Salir de esta ventana, tambin deber salir de la
ventana Registro del Inventario Fsico, para verficar el registro de los activos en
la ventana Listado del Inventario Fsico.

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Si el Usuario desea continuar registrando tems en este Inventario, ingresar
nuevamente al botn en la ventana Regi stro de Inventario
Fsico y dar un check a los activos que desee agregar. Al grabar el Sistema
le mostrar la siguiente pregunta:

Dando SI, el Sistema mostrar los nuevos activos incorporados al Inventario
Seleccionado.

Asimismo, podr visualizar los datos del Activo Fijo ingresando a la carpeta
amarilla .

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ELIMINACIN DE UN INVENTARIO

Si el Usuario desea eliminar un Inventario, deber realizar lo siguiente:
Ingresar a la ventana Regi stro del Inventario Fsico.
Pulsar la funcin F5 del teclado.
El Sistema mostrar el siguiente mensaje:

Dando SI, el Sistema enviar el siguiente mensaje, quedando el Inventario
eliminado.

4.3.2 Sobrantes

El ingreso a la opcin Sobrantes es siguiendo la ruta: Mantenimiento-
>Inventario Fsico->Sobrantes , como se muestra en la siguiente ventana:

Los Bienes Patrimoniales Sobrantes estn referidos a aquellos bienes omitidos o
no incluidos en el Registro Patrimonial ni en el Registro Contable de la Entidad, los
mismos que se determinan como producto de la verificacin fsica.

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El Usuario ingresar a esta opcin que presenta la ventana Regul arizaciones de
Bienes Sobrantes. Seguidamente, seleccionar el Inventario Fsico al que
pertenecen los activos Sobrantes .

Para ingresar un activo, hacer clic derecho con el mouse para habilitar el Men
Contextual, y seleccionar la opcin .

El Sistema mostrar la ventana Datos del Activo Fijo, donde registrar los datos
correspondientes, luego dar clic en el cono Grabar , mostrndose el registro
en la ventana Regularizaci ones de Bi enes Sobrantes.

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4.3.3 Faltantes

El ingreso a la opcin Faltantes es siguiendo la ruta: Mantenimiento-
>Inventario Fsico ->Faltantes , como se muestra en la siguiente ventana:

En esta opcin el Sistema lista la relacin de activos que no fueron ubicados o
inventariados al realizar el inventario fsico, para su regularizacin cuando sean
ubicados.

Al ingresar a la opcin se visualizar la ventana Regularizaciones de Bienes
Faltantes. La presentacin de la cabecera es similar a la ventana
Regularizaciones de Bi enes Sobrantes.

Seguidamente, al seleccionar el Nro. De Inventario, el Sistema mostrar la
relacin de activos faltantes de dicho Inventario.
En la columna Ubicado, el Usuario pondr un check en aquellos activos que
fueran ubicados.

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Luego, al dar Grabar , el Sistema har la siguiente pregunta:

Respondiendo SI, estos activos se actualizarn simultneamente en las ventanas
Listado del Inventario Fsico y Registro del Inventario Fsico.

REPORTES

Ingresando al cono Impri mir de la cabecera en las tres opciones: Inventario
Fsico, Sobrantes y Faltantes, el Sistema mostrar la ventana Reporte,
conteniendo diversos filtros para seleccionar.

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Luego de seleccionar los filtros, ingresando al cono Imprimi r , el Sistema
presentar los reportes respectivos:

INVENTARIO FSICO DE ACTIVOS FIJOS: Mostrar la relacin de los activos
fijos inventariados.

SOBRANTES DE INVENTARIO: Mostrar la relacin de los activos fijos que se
encontraron como sobrantes del Inventario Fsico.

FALTANTES DE INVENTARIO: Mostrar la relacin de los activos fijos que no se
ubicaron en el Inventario Fsico.

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4.4 Movimientos
Este Men presenta las siguientes opciones: Altas Institucionales, Altas No Institucionales,
Bajas y Bienes en Custodia.

Esta opcin permite controlar y administrar el movimiento de los bienes muebles que
pertenecen al Patrimonio de la Entidad.

4.4.1 Altas Institucionales

El ingreso a la opcin de Altas Institucionales es siguiendo ruta:
Mantenimiento- >Movimiento->Altas Institucional es , como se muestra en la
siguiente ventana:

Existen dos formas para registrar las altas:

Ingreso por el Mdulo de Patrimonio.
Ingreso por el Sub Mdulo de Almacn del Mdulo de Logstica.

INGRESO POR EL MDULO DE PATRIMONIO

Para realizar el registro manual de Altas, el Usuario deber seleccionar la opcin 0
Sin Control de Altas, del campo Control para regul arizar l as Altas, en
Tablas->Patrimonio->Parmetros .

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Luego ingresar al men Movimiento, opcin Altas Institucionales.

El Sistema mostrar la ventana Registro de Altas Institucionales, la misma que
presenta los siguientes filtros de seleccin: Ao, Mes y Tipo de Movimiento, el cual
contiene los diferentes tipos que originan las altas:
Ingreso por Compra.
NEA - Ingreso Produccin.
NEA - Donacin.
NEA - Transferencia Externa.
NEA - Devolucin Almacn.
NEA - Diferencia Inventario.
NEA - Otros.

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El Usuario seleccionar el tipo de Alta a registrar. Para este caso, estamos
seleccionando un Alta por NEA-Otros.

Sobre el campo Lista de Ingresos, activar el men contextual y seleccionar
la opcin , activndose los campos a registrar en el lado
derecho de la ventana.

Por defecto, el Sistema muestra informacin en los campos Fecha Movimiento, la
cual puede editarse y Tipo Doc. Indicando el tipo de Nota de Entrada al Almacn.

El Usuario deber ingresar el nmero de la NEA , siendo opcional registrar en
el campo Observaciones, luego grabar los datos con el cono Grabar .

Seguidamente, sobre el campo Detalle de Activos registrar los tems
correspondientes, para lo cual seleccionar la opcin del
men contextual y visualizar la ventana Datos del Activo Fijo , donde deber
registrar todos los campos requeridos, para luego grabar el registro con el cono
Grabar .

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Simultneamente, el Sistema activar los botones y
, donde tambin registrar los datos correspondientes, de acuerdo
al procedimiento indicado en el Captulo de Inventario Inicial Institucional.

Al salir de estas ventanas, el activo se mostrar registrado en el campo Detall e
de Activos.

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Para eliminar un registro, seleccionar la opcin del men
contextual.

TASACIN DE ACTIVOS.

En Altas Institucionales correspondientes a Donaciones, Transferencia Externa y
Diferencia de Inventario, al insertar la NEA el Sistema muestra adems los
siguientes campos:

Con Tasacin: Marcando con un check se activar el campo N
Tasacin.
N Acta y Fecha: Nmero y fecha del documento del Alta.
N Resolucin y Fecha: Nmero y fecha de la Resolucin que autoriza el
Alta del activo
N Tasacin y Fecha: Nmero y fecha del documento de tasacin del
activo.
Despus de grabar estos datos, el Sistema activar el botn .

Luego de registrar los activos de la NEA, el Usuario podr ingresar al botn
para visualizar la siguiente ventana, donde podr registrar los
siguientes datos correspondientes a la tasacin: Perito o Tasador, N de
Colegiatura, Valor del activo tasado, Fecha de la tasacin, N CTTP, N CONATA
y observaciones.

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Luego dar clic en el cono Grabar para guardar los datos.

INGRESO POR EL MDULO DE LOGSTICA.

Las Altas provenientes del Mdulo de Logstica se originan al registrarse un activo
en la ventana Entradas al Almacn, donde se activar el botn ,
mediante el cual se realizar el proceso automtico del Alta en la ventana Altas
Institucionales del Mdulo de Patrimonio.

Al ejecutar el botn, el Sistema mostrar la siguiente pregunta:

Dando Si , mostrar el siguiente mensaje:

Dar Aceptar para finalizar el proceso.

Simultneamente, en la ventana Registro de Altas Institucionales del Mdulo de
Patrimonio se visualizarn los activos con su respectivo cdigo Marges.

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Asimismo, cuando el Almacn genere la PECOSA de estos activos, en la ventana
Atencin del Pedido se activar el botn .

Ingresando a este botn, se mostrar la ventana Asignacin de los Activos
Fijos, donde se el Usuario marcar con un check en cada activo que desee
asignar.

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Esta asignacin se mostrar simultneamente en la ventana Datos del Acti vo
Fijo del Mdulo de Patrimonio.

4.4.2 Altas no Institucionales

El ingreso a la opcin de Altas no Institucionales es siguiendo la ruta:
Mantenimiento- >Movimiento->Altas No Institucionales , como se muestra en
la siguiente ventana:

Al ingresar a Altas No Institucionales se visualizar la ventana Registro de Altas
No Institucionales, la misma que presenta en la cabecera los filtros Ao y Mes,
as como el Tipo de Movimiento Transferencia Externa.

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Para realizar una Alta No Institucional, el Usuario dar clic derecho en el mouse,
para habilitar el men Contextual, en el cual seleccionar la opcin
, mostrndose en el lado derecho de la ventana los
siguientes campos:
N Movimiento: N interno asignado al Alta.
Fecha Movimiento: Fecha del registro
Fecha Recepcin del Acti vo: Fecha de recepcin del activo
Tipo Registro: presenta dos opciones:
Bienes cedidos en uso.
Bienes cedidos en comodato.

Entidad Pbli ca: Marcar con check si el activo proviene de una Entidad
Pblica.
Entidad: Registrar el nombre de la Institucin, cuando no es Entidad
Pblica.
N Resolucin y Fecha: Nmero del documento que autoriza el Alta.
N Acta y Fecha: Nmero del documento que registra el Alta.
Glosa: Registrar un comentario.
Sede: Local donde se ubica el activo.
Centro de Costo. rea donde corresponde el activo.
Responsabl e: Empleado Responsable del activo.
Al finalizar, grabar el registro con el cono Grabar .

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Para insertar el activo, el Usuario dar clic derecho con el mouse, para habilitar el
men contextual, y seleccionar la opcin ,
visualizndose la ventana Datos del Activo Fijo, donde deber registrar todos los
campos requeridos, para luego grabar el registro con el cono Grabar .

Para eliminar un registro, seleccionar la opcin del
men contextual.

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4.4.3 Bajas

El ingreso a la opcin de Bajas es siguiendo la ruta: Mantenimiento-
>Movimiento->Bajas , como se muestra en la siguiente ventana:

Al ingresar a esta opcin el Usuario visualizar la ventana Baj a de Activos Fijos,
luego dar clic derecho en el mouse para habilitar el men contextual y
seleccionar la opcin .

Registrar los datos segn se muestra en la ventana , luego del ingresar los
datos grabar los cambios y activar el botn , el cual mostrar la
ventana del mismo nombre mostrando la relacin de activos para seleccionar los
que se darn de Baja . Seleccionar los activos y los trasladar al campo
inferior con el cono Enviar . Asimismo, el Usuario podr extornar los activos
trasladados, ejecutando el cono Borrar .

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Terminado de seleccionar los activos, grabar el registro dando clic en el cono
Grabar , mostrndose stos en la ventana Baja de Activos Fijos.

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Asimismo, el Usuario podr registrar el nmero de expediente de los activos,
ingresando al botn , el cual mostrar la ventana Asignacin de
Nro. de Expediente. Puede ingresar el nmero individualmente para cada activo
digitando en la columna Nro. Expedi ente o realizar un registro masivo digitando
en el campo Nro. Expedi ente y luego dando clic en el botn .

Para eliminar un registro, seleccionar la opcin del men
contextual.

4.4.4 Bienes en custodia

El ingreso a la opcin Bienes en Custodia es siguiendo la ruta: Mantenimiento-
>Movimiento->Bienes en Custodia , como se muestra en la siguiente ventana:

El Usuario al ingresar a esta opcin podr realizar bsquedas de Bienes en
custodia.

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El Usuario visualizar la ventana Li sta de Bienes en Custodia, Seguidamente,
seleccionar el Ao, en la columna Familia, el Usuario pondr un check para
realizar la bsqueda de datos.

Para visualizar el detalle de los tems, har clic en la carpeta amarilla , en la
cual se encuentra la ventana Datos del Activo Fijo.

Realizada la verificacin de Bienes por parte de la SBN y la emisin respectiva de
la Resolucin de aprobacin de la Baja, la Entidad podr proceder a retirarlos por
diversas causas tales como Transferencia, Subasta Pblica, Incineracin y/o
Destruccin o por Donacin.

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CAPITULO 5 - SEGUIMIENTO Y CONTROL

El Captulo 5, describe la distribucin de los Bienes Patrimonial es al personal, su control,
administracin y el proceso de traslado de los acti vos entre sedes o areas de la Entidad.

5.1 Seguimiento y Control

El Sub Mdulo Seguimiento y Control del Mdulo de Patrimonio, permite llevar el control de los
activos asignados a los trabajadores de la Entidad para su uso, as como realizar la actualizacin
de datos producido por cambios de Ubicacin fsica, Personal responsable o Usuario final.

Al ingresar a esta opcin el Sistema despliega las siguientes opciones:

5.1.1 Asignacin

El Ingreso a la opcin Asignacin es siguiendo la ruta: Seguimiento y Control-
>Asignacin , como se muestra en la siguiente ventana:

Luego de realizar el Cierre del Inventario Inicial, al ingresar a esta ventana se visualizar
la relacin de activos pertenecientes a la Entidad. En la cabecera muestra los siguientes
filtros y botones:

Filtros:

Periodo: Indica el ao del proceso.
Tipo de Movimiento: Permite seleccionar el tipo de movimiento para el ingreso
del activo a la Entidad: Inventario Inicial, Ingreso por Compra, NEA - Ingreso
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Produccin, NEA Donacin, NEA - Transferencia Interna, NEA - Devolucin
Almacn, NEA - Diferencia de Inventario, NEA - Otros.

Si marca el check en el recuadro en blanco, se muestran todos los
Tipos de Movimientos.

Tipo de Registro: Indica los tipos de registro de los activos:
- Institucional
- No Institucional Bienes cedidos en Uso
- No Institucional Bienes en Comodato

Bsqueda: Permite la bsqueda de los activos por Marges. Descripcin, Cdigo
de Barras o Usuario.

Botones: Presenta los siguientes botones:

Asignar Ubicacin Fsi ca
Actualizacin
Desplazamiento Interno
Asignar PECOSA

Asimismo, en la parte inferior izquierda de la ventana, se encuentra la Leyenda para
identificar los activos Asignados en color azul y los activos No Asignados en color
negro.

Para visualizar el detalle de las Asignaciones de los Activos Fijos, deber ingresar a
la carpeta amarilla , la cual mostrar la ventana Histrico de la Asignacin de
los Activos Fijos.

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Para imprimir una asignacin histrica de Activos Fijos, dar clic en el cono Imprimi r
, el cual mostrar el siguiente reporte:

A continuacin se describe las funcionalidades de los botones de esta Opcin:

A)- Asignar Ubicacin Fsica

Permite al Usuario registrar la Ubicacin Fsica de los activos, para lo cual
realizar los siguientes pasos:
1. Seleccionar un activo e i ngresar al botn .

En la ventana Asignacin de Ubicacin Fsica indicar donde ser asignado
el Activo. Para realizar una bsqueda, ingresar al botn del campo
Ubicacin Fsica, el cual mostrar la ventana Bsqueda de Datos, donde
seleccionar la Ubicacin Fsica.

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B)- Actualizacin

El Sistema permite realizar la actualizacin de los siguientes datos: Ubicacin
Fsica y Empleado Responsable que autoriza. El proceso de actualizacin requiere
que el Activo haya sido asignado previamente.

El Usuario, debe seleccionar un activo que tenga fecha de asignacin , luego
ejecutar el botn .

El Sistema activar la ventana Actualizacin por cambio de Ubicacin y/o
Encargados , en la cual se mostrarn los siguientes filtros de bsqueda.

Ubicacin Fsica .
Empleado Responsable .
Empleado que Autoriza .
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Luego de seleccionar los datos, grabar ejecutando el cono Grabar ,
mostrndose el siguiente mensaje.

Dar Si, para confirmar los cambios realizados.

Dar Aceptar para salir del proceso.

REPORTE

En esta opcin el Usuario podr imprimir el reporte Activos Fijos por cambio de
Ubicacin y/o Encargados, ingresando al cono Imprimir .

C)- Desplazami ento Interno

Permite registrar el traslado de los activos a otros Centros de Costo y Ubicaciones,
asignar otro Empleado Responsable y Usuario Final, as como el motivo del
desplazamiento.
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Para realizar el desplazamiento de un Activo, deber seleccionar el activo, luego
ejecutar el botn .

El Usuario deber seleccionar un registro y luego presionar el botn
.

El Sistema mostrar la ventana Despl azamiento Interno de Bienes
Patrimoni ales , donde seleccionar los datos que se despliegan ingresando al
botn de los siguientes campos, para su registro respectivo:

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Centro de Costo .
Ubicacin Fsica .
Empleado Responsable .
Usuario .

Por defecto, el Sistema muestra informacin en los siguientes campos:

Autorizado por: Indica la persona que autoriza el traslado, el cual no puede ser
modificado
Fecha asignacin: Muestra el ltimo da del mes de Movimiento, el cual puede
ser editado por el Usuario.

Motivo: Se registra el motivo del traslado.
Referencia: Dato adicional sobre el desplazamiento.

Luego de registrar los datos, hacer clic en el cono Grabar . El Sistema
mostrar la siguiente pregunta:

Dando Si, se mostrar la siguiente ventana indicando el N del Desplazamiento a
generar.

Al dar Aceptar, se visualizar el siguiente mensaje:

Dando Si, el Sistema confirmar la realizacin del Desplazamiento, luego dar
Aceptar para cerrar el proceso.

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REPORTES

Para visualizar los reportes, el Usuario deber ingresar al cono Imprimir , el
cual mostrar la ventana Reporte, con los siguientes filtros:

Filtros
Ao: Permite seleccionar el ao.
Mes: Permite seleccionar el mes.
Para: Nombre del empleado a quien se desplaz el activo.
De: Nombre del empleado que entreg el activo.
Nro. Interno: Nmero generado para el Desplazamiento.

Asimismo, en la parte inferior de la ventana muestra las siguientes opciones de
reporte:

Orden de Desplazami ento Interno: Muestra informacin de acuerdo a los
filtros de seleccin, indicando el detalle de los activos desplazados.

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Cargo Personal por Asi gnacin de Bi en en Uso: Muestra informacin de
acuerdo a los filtros de seleccin, indicando el detalle de los activos
desplazados. Contiene las firmas de los participantes en el desplazamiento,
como cargo de entrega y recepcin de los activos.

D)- Asignar PECOSA

Permite asignar las PECOSAS emitidas en el Sub Mdulo Almacenes del Mdulo
de Logstica.

Al ingresar al botn , se visualizar la ventana Asignacin de los
Activos Fijos, donde el Usuario realizar los siguientes pasos:

1. Ingresar al botn del campo Usuario para visualizar la ventana Bsqueda
de Datos, que contiene la relacin del personal con PECOSAS pendientes de
Asignacin en el Almacn.

2. Seleccionar al personal y dar Aceptar. Seguidamente se mostrar en la
ventana la relacin de activos pendientes de asignacin al Usuario
seleccionado.

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3. Seleccionar un activo y marcar con un check en la columna Estado,
luego dar clic en el cono Grabar .

4. El Sistema mostrar la siguiente consulta:

Dando S mostrar el siguiente mensaje confirmando la Asignacin, al cual dar
Aceptar para cerrar el proceso.

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5.1.2 Mantenimiento de Activos

El ingreso a la opcin Mantenimiento de Activos es siguiendo la ruta: Seguimiento y
Control- > Mantenimiento de Activos , como se muestra en la siguiente ventana:

Esta opcin permite al Usuario realizar el registro de salidas de los activos para
mantenimiento o reparacin. Estos movimientos pueden ser internos o fuera de la
Entidad.

Procedimiento

1. Ingresando a la opcin el Sistema mostrar la ventana Mantenimiento de Activos,
donde seleccionar los siguientes filtros:
Ao: Seleccionar el ao de proceso.
Mes: Seleccionar el mes de proceso.
Tipo Movimiento: Por defecto muestra Mantenimiento.
Tipo de Registro: Seleccionar uno de los tipos de Registro:
Institucional.
No Institucional - Bienes Cedidos en Uso.
No Institucional - Bienes en Comodato.

2. Seguidamente, se ubicar en la parte izquierda de la ventana denominada Lista de
Mantenimientos, activar el men contextual y seleccionar la opcin
, activndose en el lado derecho de la ventana, los campos
a registrar.

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3. Los campos a registrar son los siguientes:

Nro. de Movimiento: Nmero interno asignado al registro.
Fecha Mov: Registra la fecha del movimiento.
Tipo de Mantenimiento: Hay cuatro tipos de mantenimiento:

Correctivo (Garanta).
Correctivo (O/S).
Preventivo (Garanta).
Preventivo (O/S).

Si selecciona la opcin Correctivo (O/S) o Preventivo (O/S) se activar el
campo N O/S. Si selecciona la opcin Correctivo (Garanta) o Preventivo
(Garanta), se activar el campo N de O/C, para seleccionar las rdenes
correspondientes emitidas previamente en el Mdulo de Logstica.

Modalidad: Permite seleccionar dos modalidades:
Totalidad de los Bienes, cuando se trata de la salida total del activo.
Parcial de los Bienes, cuando se trata de la salida de una parte del activo.

Nro. O/S O/C: Al ingresar a este campo, el Sistema presentar la ventana
Bsqueda de Datos para seleccionar la Orden que corresponda. Dando
Aceptar se mostrar el N de la Orden.

Proveedor: Indica el nombre del Proveedor de acuerdo a la orden
seleccionada.
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Nro. Contrato: Si la adquisicin del activo estuviera asociada a un Contrato, se
realizar el mismo procedimiento que la O/C u O/S.
Moneda: Por defecto muestra S/.
Tipo de Cambio: Por defecto indica S/.1.00.
Glosa: Permite registrar una glosa.

4. Luego de registrar todos los campos dar clic en el cono Grabar , para que se
muestre el registro en la Lista de Mantenimientos.

5. Seguidamente, ingresar al botn , ubicado en la parte inferior de la
ventana, para visualizar la ventana Activos para Reparacin, la misma que
inicialmente se mostrar sin datos. En la cabecera podr visualizar las Familias
marcando con un check o ingresar al botn para visualizar la relacin de los
activos.

6. Seleccionar el activo correspondiente y trasladar el activo a la parte inferior de la
ventana dando clic en el cono Enviar .

7. Asimismo, si el Usuario desea extornar el proceso, seleccionar el tem en la parte
inferior de la ventana y dar clic en el cono Borrar .

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8. Finalmente dar Grabar y luego Salir, mostrndose el registro en el campo
Activos para Mantenimiento, que adems presenta el filtro Activos ESNI, el cual se
activar cuando se registren tems correspondientes a ESNI.

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5.1.3 Salidas

El ingreso a la opcin Salidas es siguiendo la ruta: Segui miento y Control- >
Salidas , como se muestra en la siguiente ventana:

Mediante esta opcin el Sistema permite al Usuario registrar las salidas de los activos,
as como el retorno de los mismos, pudiendo obtener informacin precisa de la ubicacin
de los activos que se encuentren fuera de la Entidad.
Al ingresar a la opcin el Sistema presenta la ventana Salida de Activos, mostrando en
la cabecera los siguientes filtros:

Ao: Permite seleccionar el ao de proceso.
Mes: Permite seleccionar el mes de proceso.
Tipo Movimiento: Contiene los siguientes Movimientos:
Salida para Mantenimiento
Salida por Baja
Salida Diversa

Tipo de Registro: Permite seleccionar uno de los ti pos de Regi stro:
Institucional.
No Institucional - Bienes Cedidos en Uso.
No Institucional - Bienes en Comodato.

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Salida por Bajas

Esta opcin permite dar salida a los activos que se encuentran de baja.

Para registrar una Salida por Baja, el Usuario se ubicar en el campo rdenes de
Salida, activar el men contextual y seleccionar la opcin ,
activndose en el lado derecho de la ventana, los campos que deber registrar:

Fecha de Salida: Fecha de la Salida.
Tipo de Salida: Presenta las siguientes opciones:
Por Donacin.
Por Incineracin o Destruccin.
Por Subasta Pblica.
Por Transferencia.

Sede: Local de la Entidad.
Centro del Costo del Sol icitante: Permite seleccionar el Centro de Costo al
que pertenece el activo, mediante la ventana Bsqueda de Datos.

Responsabl e: Permite seleccionar el nombre del Responsable del activo,
mediante la ventana Bsqueda de Datos.
N de Acta y Fecha: Nmero y fecha del Acta de Salida del activo.
Motivo: El Sistema muestra la ventana Glosa, para registrar un comentario.

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Destino Salida: Lugar a donde se enviar el activo.
Direccin: Domicilio del destino de salida.
Responsabl e del Control Patrimoni al: Por defecto muestra el nombre del
empleado Responsable.
Responsabl e del Traslado: Nombre de la persona que realizar el traslado.
Documento de Identidad: Nmero de documento de la persona que trasladar
el activo.

Luego, dar clic en el cono Grabar , para visualizar el registro.

Seguidamente, ingresar al botn , ubicado en la parte inferior de
la ventana, para visualizar la ventana Salida de Activos, la misma que
inicialmente se mostrar sin datos. En la cabecera marcar con un check para
visualizar las Familias o ingresar al botn para visualizar la relacin de los
activos.

Luego, seleccionar el activo correspondiente y lo trasladar a la parte inferior de
la ventana dando clic en el cono Enviar .

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Asimismo, si el Usuario desea extornar el proceso, seleccionar el tem en la parte

Finalmente dar Grabar y luego Salir, mostrndose el registro en el campo
Bienes de la ventana Salida de Activos.

Asimismo, estos registros podrn eliminarse activando el men contextual,
seleccionando la opcin .

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Salida para Mantenimiento

Para realizar una Salida para Mantenimiento, se requiere haber registrado en la
opcin: Seguimi ento y Control- > Mantenimiento de Activos , la solicitud de
mantenimiento del activo.

Para registrar una Salida para Mantenimiento debe ubicarse en el campo rdenes
de Salida, activar el men contextual y seleccionar la opcin Insertar Sal ida de
Bienes, activndose los campos a registrar y el botn .

Salida con Orden de Mantenimiento en el Mdulo:

Si el Usuario realiz el registro del mantenimiento del activo en la opcin anterior
Mantenimiento de Activos, ingresar al botn , el cual
presentar la ventana Acti vos Pendientes mostrando la relacin de rdenes.

Marcar con un check la Orden que corresponda, luego dando clic en el cono
Sali r , el Sistema registrar automticamente los siguientes campos:

N O/S O/C: N de la Orden de compra del activo para los casos
Correctivo y Preventivo Garanta, y N de la Orden de Servicio para los
casos Correctivo y Preventivo O/S.
Proveedor: Nombre de la persona natural o jurdica de la O/C u O/S
correspondiente.
Destino de Salida: Proveedor que realizar el mantenimiento.
Direccin: Domicilio del proveedor.
Telfono: N telefnico del proveedor.

Seguidamente el Usuario deber registrar los siguientes campos:

Fecha de Salida: Por defecto muestra la fecha de registro.
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Correctivo (Garanta).
Correctivo (O/S).
Preventivo (Garanta).
Preventivo (O/S).

Modalidad: Presenta l as siguientes opciones:
Total de los Bienes.
Parcial de los Bienes.

Partes/Componentes: Marcar con un check si est saliendo solamente
una parte o componente del activo.

Cuando se marca este campo, el Sistema activar adems el botn
en la parte inferior de la ventana.

Centro del Costo del Soli citante: Permite seleccionar el Centro de Costo
al que pertenece el activo, mediante la ventana Bsqueda de Datos.

Responsabl e Control Patrimonial: Por defecto muestra el nombre del
N Documento Interno: N Documento que solicita el mantenimiento.

Responsabl e del Traslado: Nombre de la persona que realizar el
traslado.
Documento de Identidad. Nmero de documento de la persona que
trasladar el activo.
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Al finalizar, dar clic en el cono Grabar quedando registrada la Salida en la
parte superior de la ventana. Asimismo, se mostrar el registro del activo en la
parte inferior, donde el Usuario podr ingresar el Estado de conservacin del
activo e indicar observaciones.

Simultneamente, el botn , se mostrar cmo
, el cual mostrar la ventana Reparacin de Activo, donde e
podr consultar los datos de la Orden de Compra o Servicio.

Salida sin Orden de Mantenimiento en el Mdulo:

Para el caso que no se haya registrado la Orden de Mantenimiento en la opcin
Mantenimiento de Activos, el Usuario deber registrar manualmente todos los
campos.

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Seguidamente, ingresar al botn , ubicado en la parte inferior de
la ventana, para visualizar la ventana Salida de Activos, la misma que
inicialmente se mostrar sin datos. En la cabecera marcar con un check para
visualizar las Familias o ingresar al botn para visualizar la relacin de los
activos.



Seguidamente, dando clic en el cono Grabar , el activo quedar registrado en
el campo Bienes, de la ventana anterior.

Asimismo, si est saliendo a mantenimiento slo una parte del activo, el Usuario
ingresar al botn , para visualizar la ventana Lista de
Partes/Componentes, en la cual podr registrar la Descripcin, Marca, Modelo,
Estado de conservacin y Observaciones correspondientes.

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Retorno de los Activos

Cuando el activo retorna del mantenimiento, el Usuario ingresar los datos de
Estado del Activo y Observaciones.

Los registros podrn eliminarse activando el men contextual, seleccionando la
opcin

Salida Diversa

El tipo de Salida Diversa permite registrar la salida de los activos por motivos
diferentes a Bajas o Mantenimiento.

Para registrar una Salida Diversa, el Usuario se ubicar en el campo rdenes de
Salida, activar el men contextual y seleccionar la opcin
, activndose en el lado derecho de la ventana los campos
que deber registrar:

Fecha de Salida: Fecha de la Salida.
Bienes prestados y/o cedidos en uso a terceros.
Capacitacin.
Mudanza.
Otros.

Centro del Costo del Soli citante: Permite seleccionar el Centro de Costo
al que pertenece el activo, mediante la ventana Bsqueda de Datos.

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Responsabl e: Permite seleccionar el nombre del Responsable del activo,
mediante la ventana Bsqueda de Datos.
N Documento Interno: Nmero y fecha del documento de Salida.

Destino Salida: Lugar a donde se enviar el activo.
Direccin: Domicilio del destino de salida.
Responsabl e del Traslado: Nombre de la persona que realizar el
traslado.
Documento de Identidad. Nmero de documento de la persona que
trasladar el activo.
Luego de registrar estos datos, dar clic en el cono Grabar para visualizar el
registro.

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Seguidamente, ingresar al botn , ubicado en la parte inferior de la
ventana, para visualizar la ventana Salida de Activos, la misma que inicialmente
se mostrar sin datos. En la cabecera marcar con un check para visualizar las
Familias o ingresar al botn para visualizar la relacin de los activos.



Finalmente, dar Grabar y luego Salir, mostrndose el registro en el campo
Bienes de la ventana Salida de Activos.

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Asimismo, los registros podrn eliminarse activando el men contextual,
seleccionando la opcin .

REPORTES

Para visualizar los reportes, el Usuario dar clic en el cono Grabar , mostrando
el Sistema la ventana Reportes, con las siguientes opciones:

Orden de Salida: El Sistema muestra el formato de la Orden de Salida del
activo, indicando los datos registrados en la ventana de Salida.

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Orden de Reingreso: El Sistema muestra el formato de la Orden de Reingreso
del Activo, indicando la fecha de retorno.

Bienes sin Retorno: Este reporte muestra los activos que han salido de la
Entidad, que estn pendientes de retorno, indicando el Marges, Descripcin,
Marca, Modelo, N de Serie, N de Salida, Fecha de Salida, Tipo de Salida,
Motivo y Destino.

Bienes con Salida: Este Reporte es similar al anterior. Muestra los activos
que han salido de la Entidad, indicando su fecha de retorno.

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CAPITULO 6 - CONSULTAS Y REPORTES

El Captulo 6, describe l a manera de realizar diversas Consultas, as como generar reportes
contables y reportes vari os.

6.1 Consulta y Reportes

En el Sub Mdulo de Consultas y Reportes se encuentran las siguientes opciones: rdenes de
Compra, Entradas a Almacn, Consulta de Bienes Patrimoniales, Patrimonio segn Plan Contable,
Reportes Varios, Patrimonio por Centros de Costo, Patrimonio por Empleado y Relacin de
Activos Seguimiento.

A continuacin se muestran las opciones que estn contenidas en el Sub Mdulo:

6.1.1 rdenes de Compra

El ingreso a la opcin rdenes de Compra es siguiendo la ruta: Consulta/Reportes->
rdenes de Compra , como se muestra en la siguiente ventana:

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Ingresando a esta opcin el Sistema mostrar la ventana rdenes de Compra, en la
cual se puede visualizar las rdenes de compra registradas en el Mdulo de Logstica,
relacionadas con tems de Activos Fijos: Fecha de la Orden, Proveedor, Valor y Estado
en Almacn.

En la parte superior de la ventana el Sistema muestra filtros de bsqueda por Ao, Mes y
Tipo de Presupuesto, permitindole al Usuario filtrar la informacin de acuerdo al
siguiente detalle:

Ao: Seleccionar el ao de las rdenes de compra que desee visualizar.

Mes: Seleccionar el mes requerido activando el men desplegable .

Tipo de Presupuesto: Activar el men desplegable para seleccionar el tipo de
Presupuesto, el mismo que puede ser filtrado por Presupuesto Institucional o
Encargos.

Para cada orden, en el campo Ing. Alm., se pueden visualizar los siguientes Estados:

Estado T:, Indica que la orden de compra ingres al almacn totalmente.

Estado P: Indica que la orden de compra ingres al almacn parcialmente.

Se muestra en blanco: Indica que la orden de compra aun no ingresa al almacn.
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Los registros de color rojo, indican que la orden de Compra est anulada.

Asimismo, ingresando a la carpeta amarilla , se mostrar la ventana rdenes de
Compra, donde el Usuario podr visualizar los datos de los tems que conforman la
orden, tales como: Cdigo, descripcin, presentacin, marca, cantidad, unidad de
medida y precio unitario. Al finalizar dar clic en el cono Salir .

REPORTE

Al ejecutar el cono Impri mir el Sistema mostrar el Reporte Li stado de rdenes
de Compra, en el cual se puede visualizar la informacin contenida en la ventana.

6.1.2 Entrada al Almacn

El ingreso a la opcin Entrada al Al macn es siguiendo la ruta: Consulta/Reportes->
Entrada al Al macn , como se muestra en la siguiente ventana:

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Ingresando a esta opcin el Sistema mostrar la ventana Entrada a Almacn, en la cual
se mostrar la informacin de las entradas a almacn registradas en el Mdulo de
Logstica relacionadas con tems de Activos Fijos. Asimismo, muestra la siguiente
informacin: Almacn, Tipo de ingreso, Correlativo, Nmero de gua, Fecha, Nombre o
Razn Social, Nmero de Orden, Fecha de la Orden y Estado.

Cabe sealar, que si an no se ha realizado la generacin del activo en el Mdulo de
Logstica, los registros se mostrarn en color rojo.

En la parte superior de la ventana el Sistema muestra los filtros de bsqueda por
Almacn, Ao, Mes, Tipo de Presupuesto y Tipo de Movimiento, permitindole al Usuario
filtrar la informacin de acuerdo al siguiente detalle:

Al macn: Indica el cdigo del almacn, su descripcin y tipo.

Ao: Seleccionar el Ao activando la barra de despliegue .

Mes: Seleccionar el mes requerido activando la barra de despliegue .

Tipo de Presupuesto: Activar la barra de despliegue para seleccionar el tipo de
Presupuesto, el mismo que puede filtrarse por Presupuesto Institucional o
Encargos.

Tipo de Movimiento: Activar el men desplegable para seleccionar el Tipo de
Movimiento. Para filtrar todos los tipos marcar con un check en Todos.

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Los Tipos de Movimiento que se visualizan son: Ingreso por Compra, NEA Ingreso
Produccin, NEA Donacin, NEA Transf. Externa, NEA Devol. Almacn, NEA
Diferenc. Inventario y NEA Otros.

Ingresando a la carpeta amarilla , se mostrar la ventana tems, donde el Usuario
podr visualizar los tems que conforman la Entrada al Almacn, tales como: Cdigo,
Descripcin, marca, Clasificador, Cuenta, indicador de bienes patrimoniales, destino de
uso, cantidad de uso y unidad de medida de uso. Al finalizar dar clic en el cono Sal ir
.

REPORTES

Al ingresar al cono Impri mir el Sistema mostrar la ventana Reportes, la misma
que contiene dos opciones:

Activos Fijos pendientes de Almacn.
Activos Fijos con PECOSAS pendientes.

El Usuario deber marcar la opcin elegida, y ejecutar el cono Impri mir para
generar el Reporte.

Reporte Activos Fijos Pendientes en Almacn.- Muestra informacin de los Activos
que se encuentran ubicados en el Almacn, pendientes de generar activo.

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Reporte de Activos Fi jos con PECOSAS pendi entes.- Muestra informacin de los
Activos que se encuentran pendientes de generar los pedidos de compra por salida
PECOSA.

6.1.3 Consulta de Bienes Patrimoniales

El ingreso a la opcin Consulta de Bienes Patrimonial es es siguiendo la ruta:
Consulta/Reportes-> Consulta de Bienes Patrimoniales , como se muestra en la
siguiente ventana:

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Ingresando a esta opcin el Sistema mostrar la ventana Consulta de Bienes
Patrimoni ales, el cual permite al Usuario visualizar informacin de los movimientos de
compras, otras altas y bajas, de los activos fijos de la Unidad Ejecutora.

En la parte Superior se visualiza cuatro pestaas que muestra la informacin sealada,
de acuerdo a diversos filtros de seleccin:

Resumen de Activos por Grupo/Clase/Familia.
Activos por Grupo/Clase/Familia.
Activos por Centro de Costo.
Activos por Empleado.

6.1.3.1 Resumen de Activos por Grupo/Clase/Familia

Muestra un resumen de activos ordenado por Grupo, Clase y Familia, con los
movimientos de compras, otras altas y bajas de los mismos.

El Usuario contar con dos filtros de seleccin Tipo de Registro y Perodo.

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Tipo de Registro: Permite consultar los activos propios de la Entidad o los
cedidos por otras Entidades.

Periodo: Permite seleccionar el mes a visualizar, activando la barra de
despliegue .

6.1.3.2 Activos por Grupo/Clase/Familia

Muestra la informacin de los movimientos de los bienes patrimoniales,
ordenado por Grupo, Clase y Familia.

El Usuario contar con dos filtros de seleccin Grupo y Cl ase.

Grupo: Seleccionar el grupo al cual pertenecen los bienes patrimoniales,
activando la barra de despliegue . Asimismo, marcar con un check
para visualizar todos los Grupos.

Clase: Seleccionar la clase a la cual pertenecen los bienes patrimoniales,
activando la barra de despliegue . Asimismo, marcar con un check
para visualizar todas las clases.

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Al ingresar a la carpeta amarilla , visualizar la ventana Datos del Activo
Fijo, como consulta.

6.1.3.3 Activos por Centro de Costo

ordenado por Centro de Costo.

El Usuario contar con dos filtros de Seleccin Sedes y Centros de Costo.

Sedes: Seleccionar la Sede activando la barra de despliegue .

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Centros de Costo: Seleccionar el Centro de Costo al cual pertenecen los
bienes patrimoniales, activando la barra de despliegue . Asimismo,
marcar con un check para visualizar todos los Centros de Costo.

Ingresando a la carpeta amarilla , se visualizar la ventana Datos del
Activo Fijo, donde el Usuario podr visualizar el detalle del Activo.

6.1.3.4 Activos por Empleado

ordenado por Empleado.

El Usuario contar con los siguientes filtros de seleccin: Sedes, Centros de
Costo, Empl eado Responsable y Usuario Final.

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tems, activando el men contextual . Asimismo, marcar con un check
para visualizar todos los Centros de Costo.

Empleado Responsabl e: Permite filtrar al responsable de los bienes
patrimoniales del Centro de Costo.

Dando clic en el botn Buscar , el Sistema mostrar la ventana Bsqueda
de Datos. Seleccionar el responsable y da .

Usuario Final: Permite filtrar la informacin por Usuario Final. Marcar con
un check para seleccionar todos.

de Datos. Seleccionar el responsable y dar .

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Ingresando a la carpeta amarilla , se visualizar la ventana Datos del
Activo Fijo, donde el Usuario podr visualizar el detalle del Activo.

6.1.3.5 REPORTES

Ejecutando el cono Imprimir en la ventana Consulta de Bienes
Patrimoniales, el Sistema mostrar la ventana Reporte Patrimonio, con tres
opciones de reportes:

Resumen de Activos Fijos por Centros de Costo.
Resumen de Activos Fijos por Centros de Costo y Personal.
Detalle de Activos Fijos por Centros de Costo y Personal.

Los reportes en mencin pueden emitirse de acuerdo a los siguientes filtros:
Perodo, Sede, Centro de Costo y Usuario Final.

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Periodo: Permite seleccionar el mes a visualizar, activando la barra de
despliegue .

Sedes: Seleccionar la Sede activando el men contextual .

tems, activando el men contextual . Asimismo, marcar con un check
para visualizar todos los Centros de Costo.

Usuario Final: Permite seleccionar al Usuario Final. Marcar con un check
para seleccionar Todos.

de Datos. Seleccionar el responsable y dar .

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El filtro Usuario Final, se activar solamente cuando se seleccione los reportes
Resumen de Activos fijos por Centros de Costo y Personal, y Detall e de
Activos fijos por Centros de Costo y Personal.

Reporte Resumen de Acti vos por Centro de Costo

Este reporte presenta la cantidad total de activos por Centro de Costo, as
como el total de activos con personal asignado y el total de activos sin
personal asignado.

Asimismo, muestra la cantidad de personal de cada Centro de Costo
provenientes de tres fuentes del SIGA:

Patrimonio - MP
Centro de Costo - ML.
Personal - ML

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Reporte Resumen de Acti vos por Centro de Costo y Personal
Este reporte presenta la cantidad total de activos asignados a cada persona
por Centro de Costo, as como el total de activos que no tienen personal
asignado.

Asimismo, en la columna derecha del reporte indicar si el personal
asignado pertenece a otro Centro de Costo diferente al del Activo.

Reporte Detalle de Activos por Centro de Costo y Personal
Este reporte presenta el detalle de los activos por tem y Marges asignados
a cada persona por Centro de Costo, as como los activos que no tienen
personal asignado.

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6.1.4 Patrimonio segn Plan Contable

El ingreso a la opcin Patrimonio segn Pl an Contable es siguiendo la ruta:
Consulta/Reportes-> Patrimonio segn Plan Contable , como se muestra en la
siguiente ventana:

Esta opcin permite al Usuario consultar, los bienes patrimoniales por Cuenta Contable
para su presentacin al rea de Contabilidad y posterior conciliacin con los datos
registrados en los Estados Financieros.

Ingresando a esta opcin el Sistema mostrar la ventana Patrimonio por Cuentas
Contables, la cual contiene cuatro filtros de seleccin: Ao, Mes, Mayor y Sub Cuenta.

Ao: Seleccionar el ao activando la barra de despliegue .

Mes: Seleccionar el mes requerido activando la barra de despliegue .

Mayor: Filtra por Cuenta Contable Mayor. Seleccionar la barra de despliegue ,
para visualizar el detalle, o marcar con un check para mostrar todas.

Sub Cta: Filtra por Sub Cuenta Contable. Seleccionar la barra de despliegue ,
para visualizar el detalle, o marcar con un check para mostrar todas.

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Ingresando a la carpeta amarilla el Usuario visualizar la ventana Patrimonio por
Cuenta Contable, la misma que mostrar los activos correspondientes indicando el
Marges, Cdigo de Barras, Descripcin, Modelo, Nmero de Serie y Fecha de Compra.

Asimismo, al ingresar a la carpeta amarilla de cada activo, visualizar la ventana
Datos del Activo Fijo, como consulta.

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REPORTES

Al seleccionar el cono Imprimir , el Sistema mostrar la ventana Reportes de Bi enes
Patrimoni ales, la misma que contiene las siguientes opciones:

Reporte de Bienes con Cuentas de Orden.
Reporte de inmueble, Maquinaria y Equipo.
Inversiones Intangibles.
Resumen Mensual del Valor Actualizado y Depreciacin.
Resumen Mensual de Patrimonio por Cuenta Contable.
Reporte de Bienes por Cuenta Contable y Porcentaje de Depreciacin.

El Usuario deber marcar el reporte seleccionado con un check , y ejecutar el cono
Imprimir para generar el Reporte.

Reporte de Bi enes con Cuentas de Orden.- Muestra el detalle de los Bienes
Patrimoniales No Depreciables.

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Reporte de Inmueble, Maquinaria y Equipo.- Muestra el detalle de los
inmuebles, maquinarias y equipos adquiridos por la Unidad Ejecutora.

Reporte de Inversiones Intangibles.- Muestra el detalle de los Bienes Intangibles
adquiridos por la Unidad Ejecutora.

Reporte Resumen Mensual del Valor Actual izado y Depreci acin.- Muestra
informacin consolidada mensual del Valor de los activos fijos de la Entidad y su
depreciacin por Cuenta Contable.

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Reporte Resumen Mensual de Patri monio por Cuenta Contable.- Muestra
informacin consolidada por Cuenta Contable, de los valores mensuales del
Patrimonio.

Reporte Resumen Inici al de Patrimonio por Cuenta Contable.- Muestra
informacin consolidada por Cuenta Contable del valor inicial del Patrimonio.

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Reporte de Bienes por Cuenta Contable y Porcentaj e de Depreciacin.-
Muestra informacin mensual del Valor y Depreciacin de los activos fijos de la
Entidad por Marges y Cuenta Contable, agrupados por porcentaje de
depreciacin.

6.1.5 Reporte Varios

El ingreso a la opcin Reportes Varios es siguiendo la ruta: Consulta/Reportes->
Reporte Varios , como se muestra en la siguiente ventana:

En esta opcin el Sistema lista la relacin de los bienes patrimoniales de la Entidad que
se encuentran activos y de baja, mostrando la siguiente informacin: Cdigo marges,
Cdigo de barras, Descripcin del activo, Valor de compra, Fecha de adquisicin,
Nmero de orden, Nmero de serie, Modelo, Fecha de alta, Tipo de ingreso, Sede,
Centro de costo, Ubicacin, Descripcin del bien, Marca, Medidas, Responsable,
Contratista, Valor neto histrico, Tipo de patrimonio.

Ingresando a esta opcin el Sistema mostrar en l aparte superior la cabecera de filtros,
sin informacin de los activos. Para visualizarlos, debe ejecutar el cono Buscar ,
con lo cual se mostrar la relacin de activos en la parte inferior de la ventana.
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Asimismo, permite visualizar la informacin de acuerdo a los siguientes filtros: Familia,
tem, Sede, Ao, Centro de Costo, Ubicacin, Empleado Responsable, Proveedor, tems
ESNI, Marges, Cdigo de Barra, Nro Serie, Tipo de Trans, Marca, Modelo, Tipo de
Registro, Cuenta Contable, Tipo de Bien, O/C-NEA-Todos, Tipo de Patrimonio, Estado
del Bien, Compartido y Fecha de PECOSA.

Familia: Indica la Familia a la cual pertenece el tem, marcar con un check para
mostrar todas las Familias.

Ejecutar el botn , para abrir la ventana Filtro de Bsqueda de Datos. El Usuario
seleccionar los datos correspondientes, luego ingresar al cono Buscar y al
botn .

tem: Permite filtrar los tems. Marcar con un check para mostrar todos los tems.

Dar clic en el botn , para abrir la ventana Bsqueda de Datos. Deber filtrar los
datos correspondientes, luego ingresar al cono Buscar y .

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tem ESNI: Permite filtrar los tems pertenecientes al Programa Estrategia Nacional de
Inmunizaciones ESNI del Ministerio de Salud. Al dar check en este campo, se
activarn los filtros Marca y Modelo para mostrar la informacin correspondiente a
estos tems.

En el campo Marca, dar clic en el botn , para abrir la ventana Bsqueda de
Datos. Filtrar los datos, luego dar .

Luego de seleccionar la marca, en el campo Modelo, activar la barra de despliegue
para seleccionar la opcin que corresponda.

Sede: Seleccionar la Sede activando la barra de despliegue .

Ao: Seleccionar el ao del proceso activando la barra de despliegue .

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Centros de Costo: Permite seleccionar el Centro de Costo al cual pertenecen los
tems. Asimismo, marcar con un check para visualizar todos los Centros de Costo.

Dar clic en el botn , para abrir la ventana Bsqueda de Datos. Deber filtrar los
datos correspondientes, luego dar .

Ubicacin: Selecciona las ubicaciones de la Unidad Ejecutora. Marcar con un check
para seleccionar todas las Ubicaciones.

Ejecutar el botn , para abrir la ventana Bsqueda de Datos. Deber filtrar los
datos correspondientes, luego ingresar al cono Buscar y .

Empleado Responsable: Permite filtrar al personal responsable de los Activos.
Marcar con un check para seleccionar a todos los empleados.

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Ingresar al botn , para abrir la ventana Bsqueda de Datos. El Usuario deber
filtrar los datos correspondientes, luego dar .

Proveedor: Permite seleccionar al proveedor del activo. Marcar con un check para
visualizar todos los proveedores registrados por la Entidad.

Dar clic en el botn , para abrir la ventana Bsqueda de Datos. Filtrar los datos,
luego dar .

Marges: Permite filtrar por el cdigo Marges de los activos registrados. Marcar con
un check para visualizar todos los registros.

Dar clic en el botn , para abrir la ventana Bsqueda de Datos. Filtrar los datos
correspondientes, ejecutar el cono Buscar y luego .

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Cdigo de Barra: Filtra los registros por Cdigo de Barra. Marcar con un check
para visualizar todos los registros.

Dar clic en el botn , para abrir la ventana Bsqueda de Datos. Filtrar los datos
correspondientes, ingresar al cono Buscar , luego .

Nro Serie: Para ver todos los nmeros de serie marcar con check . Si el Usuario
solamente requiere filtrar por una serie, retirar el check, editar el nmero y dar Enter.

Tipo de Transaccin: Muestra los tipos de transferencias o movimientos de los
activos. Ingresar a la barra de despliegue para seleccionar un Tipo de
Transaccin o marcar con un check , para visualizar todos.

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Marca: Permite filtrar la descripcin de las marcas registradas. Marcar con un check
, para mostrar todas las Marcas.

Ingresar al botn para abrir la ventana Bsqueda de Datos. Seleccionar los filtros
correspondientes y dar .

Modelo: Permite visualizar las diferentes marcas que fueron registradas en el
Sistema. Dar clic al recuadro , para mostrar todos los Modelos.

Ingresar al botn para abrir la ventana Bsqueda de Datos. Seleccionar los filtros
de datos correspondientes y dar .

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Tipo Registro: Permite filtrar los activos propios y los que corresponden a otras
Entidades. Ingresar a la barra de despliegue para seleccionar el Tipo de Registro,
o marcar con un check , para visualizar todos.

Cuenta Contable: Permite visualizar los activos por Cuenta Contable.

Dar clic al botn , para abrir la ventana Bsqueda de Datos. Seleccionar los filtros
de datos correspondientes y dar . Para mostrar todas la cuentas
contable, marcar con un check .

Tipo de Bien: Permite seleccionar por Activos Depreciables y no Depreciables.
Ingresar a la barra de despliegue para seleccionar el tipo de bien, o marcar con
un check , para visualizar todos.

Fecha de PECOSA: Permite filtrar los activos segn rango de fecha de emisin de
PECOSAS. Desmarcar el check , para registrar las fechas.

O/C, NEA, TODOS: Permi te seleccionar los activos de acuerdo a su procedencia. La
informacin se muestra automticamente al seleccionar el tipo de ingreso:

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Tipo de Patrimonio: Muestra la informacin de acuerdo al tipo de bien patrimonial.
Ingresar a la barra de despliegue para seleccionar un tipo de patrimonio, o marcar
con un check para visualizar todos.

Estado del Bi en: Muestra la relacin de los activos de acuerdo a su Estado de
Conservacin. Ingresar a la barra de despliegue , o marcar con un check , para
visualizar a todos.

Al ingresar a la carpeta amarilla de cada activo, se visualizar la ventana Datos del
Activo Fijo, donde podr consultar los datos y tambin actualizar los siguientes campos:
Ubicacin Fsica.
N de Serie.
Estado de Conservacin.
Estado de Uso.
Marca.
Modelo.
Caractersticas.
Observaciones.
Especificaciones Tcnicas.

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REPORTES
Ingresar al cono Imprimir para generar los siguientes Reportes:

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Listado de Bienes de Patrimoniales - Activos.- Muestra informacin detallada
de los Bienes Patrimoniales activos que pertenecientes a la Unidad Ejecutora.

Listado de Bienes de Patrimonial es - Bajas.- Muestra informacin detallada de
los Bienes Patrimoniales que se encuentran de Baja.

Listado de Bienes de Patrimonial es por rea /Ubicacin.- Muestra informacin
detallada de los Bienes Patrimoniales por Centro de Costo y Ubicacin Fsica.

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Versin 5.4.2

Listado de Bienes de Patrimonial es por Cuenta Contable.-Muestra informacin
detallada de los Bienes Patrimoniales por Cuenta Contable.

Listado de Bienes de Patrimonial es Valorizado por Cuenta Contable.- En la
opcin anterior, al marcar con un check el campo Valorizado, el Sistema
mostrar el Listado de Bi enes Patrimoniales Valorizado por Cuenta Contable.

Muestra informacin detallada de los Bienes Patrimoniales por Sede y Cuenta
Contable, as como el Valor de Adquisicin o Actualizacin, Depreciacin
Acumulada y Valor Neto.

Listado de Bienes de Patrimoni ales Valorizados.- Muestra informacin
detallada de los Bienes Patrimoniales por Sede y Centro de Costo, Valor de
Adquisicin o Actualizacin, Depreciacin Acumulada y Valor Neto.

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Listado de Bienes de Patrimonial es Valorizados Slo Bienes considerados
por la SBN.- Muestra informacin detallada de los Bienes Patrimoniales que
deben ser informados a la SBN, a nivel de Familia, su Valor de Adquisicin o
Actualizacin, Depreciacin Acumulada y Valor Neto.

Listado de Bienes de Patrimonial es por Grupo/Clase/Famili a Valorizados.-
Muestra informacin detallada de los Bienes Patrimoniales a nivel de Familia, su
Valor de Adquisicin o Actualizacin, Depreciacin Acumulada y Valor Neto.

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Listado del Inventario Inicial Valorizado Cdigo Marges.- Muestra
informacin detallada de los Bienes Patrimoniales correspondientes al Inventario
Inicial, por Sede, Centro de Costo y Cuenta Contable, su Valor Inicial,
Depreciacin Acumulada y Valor Neto. Puede filtrarse por Cdigo Marges o
Fecha de Compra.

Listado de Activos sin Cuenta Contable/Fecha de Alta.- Muestra informacin
detallada de los Bienes Patrimoniales que no tienen asignada una Cuenta
Contable o Fecha de Alta.

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Datos del Activos Fijo.- Muestra los datos de Identificacin del Activo,
Especificaciones Tcnicas, Documentos de Ingreso, Valor de Compra, Valor en
Libros, Depreciacin Acumulada, Valor Neto y Datos de la Baja.

.
Listado de Kardex de Bienes Patrimoni ales.- Muestra informacin detallada del
movimiento de los Bienes Patrimoniales: Fecha, Movimiento, Sede, Centro de
Costo, Ubicacin Fsica, Responsable y Estado del Activo.

Para salir de la ventana Reportes, ejecutar el cono Salir .
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6.1.6 Patrimonio por Centro de Costo

El ingreso a la opcin Patrimonio por Centro de Costo es siguiendo la ruta:
Consulta/Reportes-> Patrimonio por Centro de Costo , como se muestra en la
siguiente ventana:

Al ingresar a esta opcin el Usuario podr obtener Reportes de los Bienes Patrimoniales
por Centro de Costo.

Ingresando a esta opcin el Sistema mostrar la siguiente ventana:

Deber filtrar por: Ao, Tipo de Registro, Sede y Centro de Costo.


Tipo de Registro: Permite filtrar por tipo de Registro. Para filtrar todos los tipos
marcar con un check en Todos.

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Centros de Costo: Indicar el Centro de Costo, activando la barra de despliegue
, para visualizarlos. Marcar con un check para filtrar todos los Centros de
Costo.

Finalizando la seleccin de filtros, el Sistema muestra la siguiente ventana:

El Usuario visualizar el detalle de los activos, ingresando a la carpeta amarilla .

Para salir de la ventana ejecutar el cono Salir .

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REPORTES
Ejecutando el cono el Sistema mostrar la ventana Reporte Patrimonio por Sede
y Centro de Costo.

Seguidamente, marcar una opcin y el filtro de Inventariado que corresponda, luego
dar clic en el cono Impri mir para visualizar el reporte. Finalmente, dar clic en el
cono Sali r .

Reporte Actual Sede.- Muestra informacin de los Bienes Patrimoniales clasificados
por los Centro de Costo de la Sede Actual.

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Reporte Todas l as Sedes.- Muestra informacin de los Bienes Patrimoniales
clasificados por Centro de Costo, de todas las Sedes de la Entidad.

Reporte Actual Centro de Costo.- Muestra informacin de los Bienes Patrimoniales
del Centro de Costo actual indicando la Sede a la cual pertenece.

Reporte de Todas los Centros de Costo.- Muestra informacin de los Bienes
Patrimoniales clasificado por Sedes, de todos los Centro de Costos de la Entidad.

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6.1.7 Patrimonio por Empleado

El ingreso a la opcin Patrimonio por Empleado es siguiendo la ruta:
Consulta/Reportes-> Patrimonio por Empl eado , como se muestra en la siguiente
ventana:

Los reportes generados en esta opcin brindan informacin de los bienes asignados al
personal o Usuario final.


El Usuario deber filtrar por: Ao, Tipo de Registro, Sede, Centro de Costo y, Usuario
Final.


Tipo de Registro: Permite filtrar por Tipo de Registro Institucional o No
Institucional. Para filtrar todos los tipos, marcar con un check en Todos.

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Centros de Costo: Seleccionar los Centros de Costo, activando la barra de
despliegue . Visualizar todos los Centros de Costo marcando con un check .

Usuario Final: Filtra los usuarios registrados en el Sistema. Marcar con un check
para seleccionar todos.

Ingresar al botn , para abrir la ventana Bsqueda de Datos. Filtrar los datos
correspondientes, luego dar .

Ingresar a la carpeta amarilla para visualizar el detalle de los bienes patrimoniales
por Empleado.

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Para salir de la ventana ejecutar el cono Salir .

Reportes
El Usuario puede imprimir los reportes ejecutando el cono Imprimi r , luego de
seleccionar el tipo de Reporte.

Reporte de Asignacin de Bienes Patrimoni ales por Persona Inventari ado.-
Muestra informacin de los Bienes Patrimoniales asignados al Usuario final, los
cuales han sido inventariados.

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Reporte de Asignacin de Bienes Patrimoni ales por Persona No Inventari ado.-
Muestra informacin de los Bienes Patrimoniales asignados al Usuario final, que no
estn incluidos en el Inventario.

6.1.8 Relacin de Activos Seguimiento

El ingreso a la opcin de Relacin de ActivosSeguimiento es siguiendo la ruta:
Consulta/Reportes-> Rel acin de Activos - Segui miento , como se muestra en la
siguiente ventana:

Al ingresar a esta opcin el Sistema permite realizar filtros, con la finalidad de
proporcionar informacin de todos los activos, as como informacin especfica de los
activos ESNI.


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El Usuario deber seleccionar los filtros por: Ao, Tipo de Registro, Centro de Costo,
Tipo de tem y Tipo de Reporte.

Ao: Seleccionar el ao activando el men desplegable .

Tipo de Registro: Permite filtrar el tipo de Registros Institucional y No Institucional.
Para filtrar todos los tipos marcar con un check en Todos.

.
Centros de Costo: Seleccionar el Centro de Costo, activando la barra de
despliegue . Para filtrar todos los Centros de Costo marcar con un check en
Todos.

Tipo tem: El Usuario puede filtrar por tems ESNI o Todos.

Tipo de Reporte: Permite seleccionar el tipo de Reporte a generar.

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REPORTES

Listado de Relacin de Activos Detalle por Marges.- Muestra informacin
detallada de los Bienes Patrimoniales que se encuentran registrados en la Unidad
Ejecutora.

Listado de Relacin de Activos Resumen Consolidado por tem.-Muestra
informacin consolidada de los Bienes Patrimoniales por tem y cantidad total.

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CAPITULO 7 - PROCESOS

El Captulo 7 explica el procedimiento de los distintos procesos que se realizan en el
Mdulo de Patrimonio para obtener informacin contable mensual y anual, envi ar
informacin a l a Superi ntendencia Nacional de Bienes Estatales y cargar el Inventario
Inicial.

7.1 Procesos

El Men Procesos contiene tres procesos importantes: Proceso de Cierre Contable, Proceso SBN
y Proceso de carga del Inventario Inicial por Ao.

Al Ingresar a esta Opcin el Sistema muestra las opciones detalladas anteriormente.

7.1.1 Proceso de Cierre Contable

El ingreso a la opcin Proceso de Cierre Contabl e es siguiendo la ruta: Procesos-
>Proceso de Ci erre Contable , como se muestra en la siguiente ventana:

Mediante este proceso, el Sistema realiza los Cierres Contables mensuales, para el
clculo de la Depreciacin del Perodo, Depreciacin del Ejercicio, Depreciacin
Acumulada y Valor Neto de los activos depreciables. Asimismo, actualiza el valor inicial
de los activos Depreciables y No Depreciables. Estos valores se muestran en la ventana
Valores Contables de cada activo.

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Haciendo clic en el botn Mensual se activarn los campos Periodo Actual y
Nuevo Periodo. Seguidamente, ejecutando el cono Grabar , el Sistema mostrar la
siguiente pregunta:

Dando S, el Sistema realizar el proceso respectivo. Al finalizar mostrar el siguiente
mensaje de confirmacin.

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Este procedimiento se realizar hasta el ltimo perodo contable del ao: Diciembre
Cierre.

Si existieran activos fijos pendientes de PECOSA en un mes determinado, antes de
realizar el proceso contable, el Sistema mostrar el siguiente mensaje:

Asimismo, para extornar un perodo contable, deber realizar lo siguiente:

Ingresando a Parmetros por Ejecutora, en la opcin Proceso Contable Patrimonio,
seleccionar el mes al cual desea extornar. Seguidamente, ejecutar el botn
.

El Sistema mostrar la siguiente pregunta:

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Dando S, mostrar la siguiente ventana para registrar la contrasea:

Al dar Aceptar, el Sistema realizar el proceso y enviar el siguiente mensaje:

Para verificar si el proceso se realiz correctamente y se actualizaron los valores
contables, ir a la opcin: Consultas y Reportes -> Patrimonio segn Plan Contable .

7.1.2 Proceso SBN
Para realizar este proceso el Usuario deber registrar previamente en Parmetros por
Ejecutora, la ruta donde se encuentra instalado el Software de la SBN, denominado
Software Inventario Mobiliario Institucional SIMI, y el Cdigo de identificacin de la
Unidad Ejecutora para la SBN.

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El Sistema transmite por ao, todos los registros del Inventario Inicial Institucional, Altas
Institucionales y Bajas registrados en el Mdulo de Patrimonio, al ejecutable del SIMI que
se encuentra instalado en la Unidad Ejecutora, con excepcin de los activos
correspondientes al Grupo de Catlogo 14 - Activos Fijos no catalogados por la SBN.

El ingreso a la opcin Proceso SBN es siguiendo la ruta: Procesos->Proceso SBN ,
como se muestra en la siguiente ventana:

Si el Usuario no ha especificado la ruta donde se encuentra el SIMI, al ingresar a esta
Opcin, el Sistema mostrar el siguiente mensaje:

Dar Aceptar, deber registrar la ruta donde se encuentre instalado el SIMI, en la ventana
Parmetros Ejecutora.

Asimismo, si no ha realizado por lo menos el cierre contable del primer mes del ao, el
Sistema mostrar el siguiente mensaje y no permitir realizar el proceso.

En la realizacin de este proceso puede darse dos casos:

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Caso I Entidades que no tienen cdigo de la SBN

Para Entidades que no cuentan con cdigo de SBN o no lo han registrado en la ventana
de Parmetros.

Al ingresar a esta opcin el Sistema mostrar el siguiente mensaje:

Dando S el Sistema responder con el siguiente mensaje:

Dando Aceptar mostrar el siguiente mensaje:

Dando S el Sistema mostrar la ventana Proceso SBN, indicando el procesamiento de
la informacin:

Al finalizar el proceso mostrar el siguiente mensaje:

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Dando Aceptar finalizar el proceso.

Caso II Entidades que tienen cdigo de la SBN

Para las Entidades que han registrado el cdigo de la SBN, al ingresar a esta opcin el
Sistema mostrar la siguiente ventana, indicando por defecto el ao del Sistema:

Haciendo clic en el cono Grabar , el Sistema mostrar la siguiente pregunta:

Dando S mostrar la siguiente ventana:

Al finalizar el proceso mostrar el siguiente mensaje:

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Dando Aceptar finalizar el proceso.

Para confirmar el resultado de la transmisin, el Usuario ingresar al SIMI, y verificar los
registros en la opcin Generacin de copia para la SBN.

7.1.3 Proceso de Carga de Inventario Inicial por Ao

El ingreso a la opcin Proceso de Carga de Inventario Inicial por Ao es siguiendo la
ruta: Procesos->Proceso de Carga del Inv. Inicial por Ao , como se muestra en la
siguiente ventana:

Este proceso permite realizar la carga del Inventario Inicial con los saldos del ao
anterior.

Antes de iniciar el proceso de carga, el proceso contable debe haberse realizado hasta el
perodo Diciembre-Cierre, caso contrario el Sistema mostrar el siguiente mensaje:

Al ingresar, el Sistema mostrar por defecto, el Ao de Origen y el Ao Destino.

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El Usuario deber ejecutar el botn , mostrndose la
ventana del mismo nombre, sin datos.

Seguidamente, al ingresar al botn , el Sistema enviar el
siguiente mensaje:

Dando Aceptar el Sistema mostrar la relacin de Centros de Costo de ambos aos y
simultneamente el siguiente mensaje: Carga se real i z con xito.

Si las equivalencias por Centro de Costo no estuvieran correctas, el Sistema enviar el
siguiente mensaje para regularizar el registro y posteriormente ejecutar el proceso.
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Para imprimir el Listado de Equivalencias de Centros de Costo, el Usuario ingresar al
cono Imprimir .

Para salir de la ventana hacer clic en el cono Sal ir .

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CAPITULO 8 - UTILITARIO

Este Captulo, detalla el procedimi ento para real i zar la exportacin de datos a un archivo
Excel. Asimismo, explica el procedimiento para real izar l a importacin de datos para
generar el Inventario Ini ci al Institucional desde un archi vo Txt.

8.1 Utilitario

El Sub Mdulo Utilitario contiene las funciones para realizar la exportacin de datos a un archivo
Excel, y la importacin de datos desde un archivo Txt para generar el Inventario Inicial
Institucional.

Este Sub Mdulo contiene dos opciones:

8.1.1 Exportar Informacin

A travs de esta funcin, el Sistema permite realizar la exportacin de datos a un archivo
Excel.
El ingreso a la opcin Exportar Informacin es siguiendo la ruta: Utilitario->Exportar
Informacin , como se muestra en la siguiente ventana:

Al ingresar a esta opcin el Sistema muestra la ventana Exportar Informacin de
Patrimonio, con la relacin de la informacin que permite exportar. Cabe sealar, que
parte de esta informacin proviene del Mdulo de Logstica.

El Usuario marcar con un check los datos que desee exportar, luego ejecutar el
botn .
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El Sistema mostrar la ventana Sel eccione, donde seleccionar la carpeta de destino.

Dando Aceptar el Sistema mostrar el siguiente mensaje:

Luego de Aceptar dar clic en el botn para retornar a la ventana principal.

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8.1.2 Importar Inventario Inicial Institucional

Esta opcin permitir al Usuario realizar la importacin de los datos correspondientes al
Inventario Inicial Institucional en el ao que corresponda, cuando inicie sus operaciones
en el Mdulo de Patrimonio.

El ingreso a la opcin Importar Inventario Inicial Institucional es siguiendo la ruta:
Utilitario->Importar Inventario Inici al Institucional , como se muestra en la siguiente
ventana:

Al ingresar a esta opcin el Usuario visualizar la ventana
, la misma que cuenta con el filtro Ao, los
botones y , as como la relacin de cuarenta y un (41) errores que se
validarn durante el proceso de importacin de datos.

Para realizar la importacin de datos, el Usuario realizar los siguientes pasos:

Ejecutar el botn , con el cual el Sistema mostrar la ventana de bsqueda del
explorador de Windows. En ella el Usuario deber seleccionar el archivo TXT
correspondiente y ejecutar el botn .

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El Sistema mostrar el siguiente mensaje procediendo a eliminar la informacin que
estuviera registrada en la base de datos.

Seleccionar la opcin S, para que el Sistema realice el proceso de importacin de datos,
verificando la validacin del Archivo TXT. Si no cumpliera con los requisitos, el Sistema
validar con el siguiente mensaje:

Si el archivo TXT, cumple con los requisitos requeridos, el Sistema validar los casos de
error, los que se mostrarn activos, segn se muestra en la siguiente ventana:

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Simultneamente se mostrar el siguiente mensaje:

Luego de Aceptar dar clic en los errores activados y ejecutar el cono Imprimi r para
visualizar los reportes respectivos. En ellos se presenta la relacin de activos que
contienen datos errados.

Despus de realizar las correcciones respectivas, ejecutar nuevamente el proceso de
importacin. Si el archivo TXT ya no presenta errores, el Sistema mostrar el siguiente
mensaje:

Dar Aceptar este mensaje y luego hacer clic en el botn Sali r .

Seguidamente, el Usuario podr verificar la carga del Inventario Inicial en el ao
correspondiente.

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El Inventario Inicial importado se mostrar abierto y permitir al Usuario realizar las
modificaciones que considere necesarias.

Luego de cerrar el Inventario Inicial, si el Usuario realiza nuevamente la importacin, el
Sistema validar con el siguiente mensaje:

Para realizar nuevamente la importacin, deber abrir el Inventario Inicial.
De acuerdo a lo indicado anteriormente, ingresando el cono Imprimi r en cada error
activado, el Sistema generar el reporte respectivo.

Existe un total de cuarenta y un (41) reportes de errores. Como ejemplo, mostraremos
los siguientes:

1. NO EXISTE EJECUTORA: Al dar clic en este error, el Sistema mostrar un mensaje
con el cdigo correcto de la Unidad Ejecutora.

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Seguidamente mostrar el siguiente reporte indicando el cdigo incorrecto.

2. NO EXISTEN CUENTAS CONTABLES PARA EL AO ACTUAL: En este reporte se
indicar el activo y la cuenta contable incorrecta.

3. FORMACIN DEL CDIGO DEL ACTIVO NO CONCUERDA CON LA FAMILIA
DEL CATLOGO: En este reporte el Sistema mostrar los activos con los cdigos
errados y en la columna Familia los cdigos correctos.

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4. CLASIFICADOR INCORRECTO O ESTRUCTURA NO CORRESPONDE: En este
reporte, el Sistema mostrar como incorrecto, los activos con Clasificador que no han
sido registrados de acuerdo a la estructura del cdigo, sin tomar en cuenta los
espacios que debe haber entre los dgitos. En la columna Correcto indicar el
registro vlido.

Asimismo, mostrar los activos registrados con Clasificador incorrectos. En este caso
la columna Correcto se mostrar en blanco.

5. ERROR EN LAS FECHAS DE O/C o NEA: Este reporte mostrar los activos con
documentos de adquisicin que presentan error en el registro de las fechas.

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Dando Aceptar, el Sistema eliminar el registro o retornar a la ventana

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