Sistema de control de proyecto

Todo lo que hemos hecho hasta la planeacin tiene como propsito guiar la ejecucin del proyecto y en gran parte, tener control del mismo. Este es el premio a la planeacin. El control se planea. Si tenemos claro los aspectos que queremos controlar y cual es el estndar aceptable, estaremos en posibilidades de generar la informacin necesaria durante la planeacin, para que en la fase de ejecucin demos seguimiento a esos aspectos a travs del control. os procesos de control y seguimiento del proyecto son aquellos reali!ados para observar la ejecucin del proyecto de forma que se pueden identificar los posibles problemas oportunamente y adoptar acciones correctivas, cuando se a necesario, para regresar la ejecucin del proyecto a lo planeado, o bien. "ara reali!ar un ajuste al plan. Este grupo de procesos incluye el seguimiento de las actividades en curso, comparndolas con el plan del proyecto y su l#nea base, a si como implantar un eficiente control integrado de cambios, con el fin de que se realicen solo los cambios anali!ados y aprobado por un comit que generalmente esta conformado, por el cliente y el patrocinador. El seguimiento y control de un proyecto incluye dos partes$ El seguimiento de un proyecto, que circunscribe las actividades de recoleccin, registro, generacin y distribucin de informacin relevante a los diversos interesados en el proyecto. os procesos de control, que utili!an la informacin generada durante el seguimiento para anali!ar y decidir que hacer, en trminos preventivos y correctivos, para lograr cumplir con el plan de proyecto.

%n sistema de control y seguimiento tiene como funcin$ ograr resultados comprometidos &dentificar variaciones a tiempo 'onservar o mejorar el uso de recursos

(enerar acciones y regular los resultados para producir las actividades que generan los productos del proyecto de otro modo, seria simplemente un sistema de monitoreo. El sistema de control puede incluir indicadores sobre la ejecucin del proyecto en cuanto a tiempo y costo. "uede tambin dar seguimiento a indicadores de negocio, como valor presente neto esperado y mediciones relativas al producto del proyecto, como ventas, n)meros de productos entregados, etc. *dems de

lo anterior pueden formar parte del sistema de control agunos otros indicadores relacionados con los objetos de negocio que hicieron posible que el proyecto fuera autori!ado. Es aqu# donde se termina de definir el c#rculo virtuoso de la administracin de portafolios y de proyectos$ si se lograron establecer objetivos de negocio cuantificables. 'laros y contundentes proyectos si se logran establecer objetivos de negocios cuantificables, claros y contundentes que desencadenaron proyectos, y si estos proyectos mantiene objetivos de negocio asociados, es posible reali!ar un plan de proyecto y posteriormente un proceso de seguimiento que facilite el logro de los resultados tangibles que generan los objetivos de negocio definidos, cuidando que el logro de esos objetivos no se desvi. "or que medir el rendimiento es una tarea dif#cil, puede ser muy cara. +ebe elegirse con cuidado que aspectos deben ser controlados y monitoreados. ,o deber#a ser aceptable el argumento de que,-como es muy dif#cil medir, mejor no mido nada-. El costo de un sistema de control efectivo es muy alto y se incrementa muy rpido y fcilmente por estar asociado a procesos, tecnolog#a y datos. Es importante, entonces, identificar lo mas tempranamente posible las caracter#sticas de rendimiento, costo y alcance que se desean controlar , asi como sus limites aceptables y mantener la relacin con los objetivos de negocio que dieron origen al proyecto . %n error com)n es establecer y dar seguimiento a mtricas fciles de conseguir, pero que no aportan ning)n valor para cuidar los aspectos relevantes del proyecto, como por ejemplo, controlar los horarios de entrada y salida del equipo de proyecto. Ejemplos de mtricas cuyo control genera valor son, sin duda, el presupuesto y la duracin del proyecto, as# como algunos indicadores propios del proyecto, muchas veces asociados a criterios de calidad, como por ejemplo , tiempo de duracin de un proceso o numero de transacciones por periodo ,en un sistema o proceso nuevos 'on frecuencia se mide la intensidad de la actividad o del gasto en lugar de medir el resultado por que es mas fcil obtener los datos. %na ve! especificados los datos que se desean controlar, el siguiente paso es definir como recolectarlos. os elementos de un sistema de control son$ .tricas$ son las variables o indicadores que se consideran relevantes y por tanto indicaran /el estado de salud- del proyecto. Sensor$ es el proceso y herramienta que mide los aspectos del resultado que se desean controlar.

Estndar$ medida esperada por cada mtrica definida. "roceso de decisin$ quien interpreta la diferencia y define que hacer. Ejecutor$ quien lleva a cabo la accin definida.

a falta de cualquiera de estos elementos entorpecer la eficiencia del sistema de seguimiento y control. %n sistema de seguimiento y control esta echo para detectar desviaciones. Esta caracter#stica debe disparar una serie de acciones preventivas y correctivas. *l respecto, vale la pena considerar que la tarea se vuelve ms compleja cuando involucra el comportamiento humano. El seguimiento y control puede producir muchas veces frustracin, enojo o apat#a. Entre otras emociones, por lo que se convierte en una de las tareas ms dif#ciles de reali!ar. %n ambiente en el que se castigue el error, propicia de forma natural su ocultamiento y el conflicto de la asignacin de responsabilidades, mientras que lo que se requiere es actuar de inmediato para corregir y aprender del mismo. o que hace un sistema de control una herramienta efectiva es el resultado final sea la ejecucin de acciones preventivas y correctivas para cambiar el estado de las cosas, de otro modo su valor se reduce a una bitcora. Si no hay plan, no hay control, como ya lo hab#amos comentado. En este sentido, quisiramos revisar el concepto de control que james p. e0is plantea en su libro fundamentals of Project manajement. E1isten dos connotaciones para la palabra control.