AUTOMATIZACION DE PROCESOS

Dentro de la Gestin de Procesos de Negocios, la Automatizacin de Procesos o BPA por sus siglas en ingls (Business Process Automation) es uno de los pilares para el control y la maximizacin de la eficiencia de todo negocio que desee asegurar la calidad en todo nivel. Por tanto, el definir claramente qu significa y qu implica la Automatizacin de procesos de Negocio requiere comprender sin margen de error qu se entiende por BPM en primer lugar. QU SIGNIFICA BPM? BPM define por sus siglas en ingls el BUSINESS PROCESS MANAGEMENT, lo cual en espaol se entiende como GESTIN DE PROCESOS DE NEGOCIO. Este es un enfoque gerencial holstico hacia la operatividad de un negocio que tiene como fin producir una organizacin completamente eficiente, gil e innovadora y que de lejos exceda los logros de los enfoques de gestin tradicionales.

As, el fin ulterior del BPM es el maximizar el desempeo de la organizacin, lo cual va a traer como consecuencia la creacin de valor tanto para los clientes como para los accionistas de la empresa.

AUTOMATIZACIN DE PROCESOS: La Automatizacin de Procesos de Negocio o BPA implica la utilizacin de sistemas tecnolgicos para automatizar las actividades y/o servicios de una funcin o unidad de negocio determinada. De esta manera, procesos de negocio tales como los que desempean las reas de ventas, administracin, operaciones, abastecimiento y distribucin, cobranzas, recursos humanos o TI pueden ser automatizados mediante la utilizacin de paquetes informticos especializados para desarrollar tal funcin. En consecuencia, el BPA permite liberar al personal de labores rutinarias para que en contraste stos se concentren en actividades que maximicen el valor agregado de toda la operacin. Todo proceso de negocio que por lo general sea iniciado por una actividad rutinaria tal como el llenado de un formulario, el cual debe seguir una serie de pasos predefinidos dentro de un flujo dado, y que concluye con la aprobacin de dicha operacin puede ser automatizado por medio del uso de un BPA. El objetivo del BPA no es simplemente el automatizar los procesos de negocios, sino tambin el simplificar y mejorar los flujos operativos en su totalidad . INTEGRACIN DEL BPA Y EL BPM Dentro del BPM, la automatizacin de procesos es gestionada en forma colectiva con el objetivo de mejorar el flujo de trabajo total de la organizacin en trminos de maximizacin

de la eficiencia y eficacia, y a su vez permitiendo una mayor flexibilidad y adaptabilidad a los continuos cambios en las necesidades del negocio. Esto trae como beneficio adicional la reduccin de los errores humanos comnmente generados por el exceso de pasos que el proceso requiere para su aprobacin o culminacin. De la misma forma, el personal se beneficia al tener roles, funciones y responsabilidades mucho ms esclarecidas y en las cuales sus habilidades son utilizadas en formas mucho ms eficientes, tanto para su desarrollo personal como para el de la organizacin. El BPA si bien puede ser considerada una sub-herramienta del BPM, sta brinda soluciones que tienen la capacidad de impactar positivamente tanto a la organizacin en forma operacional, como al personal en forma motivacional y productiva. El resultado de toda automatizacin de procesos de negocio es la optimizacin del ncleo operacional de los distintos componentes de la empresa, lo que trae como consecuencia una mayor eficiencia y calidad a todo nivel en la organizacin.

Desde esta perspectiva, la Gestin por Procesos en la Administracin Publica es considerada como un sistema de actividades o tareas relacionadas entre s, en los que las entradas (solicitud de crdito, presentacin de proyecto) sern generadas por clientes internos o externos (investigadores, centros de estudio, entes de la APN) y cuyas salidas (aprobacin de crdito o proyecto) compuestas de valores y resultados irn dirigidos hacia clientes internos y externos. Que aporta BPM a la Administracin Publica?

Los entes de la APN, independientemente de su tamao y del foco de su actividad, hacen frente a situaciones altamente competitivas que exigen garantizar la satisfaccin de sus clientes y simultneamente con la eficiencia econmica de sus actividades. Los entes de la APN, estn estructuradas en general, en base a departamentos funcionales. La Gestin por Procesos percibe la Organizacin como un Sistema Interrelacionado de procesos que confluyen conjuntamente a incrementar la satisfaccin del ciudadano. La Gestin por Procesos atraviesa la estructura departamental en forma horizontal, integrando los procesos de cada departamento con procesos de otros departamentos, en la medida que sea necesario. La Gestin por Procesos coexiste con el sistema departamental, asignando propietarios o responsables a los procesos, ello posibilita una gestin entre los departamentos generando valor agregado para la satisfaccin del ciudadano solicitante de los servicios. La Gestin por Procesos provee un flujo de informacin continuo dentro de la estructura, en sentido horizontal y vertical, con el objetivo de lograr conocimiento.

La Gestin por Procesos determina qu actividades necesitan ser mejoradas o rediseadas, establece prioridades y provee de un contexto para iniciar y mantener planes de mejora que permitan alcanzar objetivos planificados y establecidos. La Gestin por Procesos hace posible la comprensin de como? estn configuradas las actividades y tareas que conforman el negocio, de sus fortalezas y debilidades.

Finalmente BPM agrega valor a la Organizacin Publica ya que le otorga:

E STABLECE un esquema de evaluacin del proceso en su conjunto. F OMENTA la comunicacin interna y externa y la participacin en la gestin I NTEGRA los diferentes elementos del proceso de seleccin y adjudicacin. C OMPRENDE desde la base las relaciones de causa y efecto de los problemas I DENTIFICA las actividades que no aportan valor y ayuda a su rediseo. E VITA la excesiva departamentalizacin de la Organizacin Publica N ORMALIZA los mtodos de informacin interna y externa C ONTROLA y elimina los tiempos muertos I NDIVIDUALIZA las responsabilidades de un modo sencillo y directo A CTUALIZA y simplifica la documentacin de forma permanente