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Microsoft Excel 2010

Coleco: Software Obrigatrio Autor: Mrio Paulo Pinto Direco grca: Antnio Jos Pedro Reviso nal: Centro Atlntico Capa: Antnio Jos Pedro Centro Atlntico, Lda., 2011 Ap. 413 4764-901 V. N. Famalico, Portugal Tel. 808 20 22 21 geral@centroatlantico.pt www.centroatlantico.pt Impresso e acabamento: Greca 1. edio: Maro de 2011 ISBN: 978-989-615-109-6 Depsito legal: 324618/11
Marcas registadas: todos os termos mencionados neste livro conhecidos como sendo marcas registadas de produtos e servios, foram apropriadamente capitalizados. A utilizao de um termo neste livro no deve ser encarada como afectando a validade de alguma marca registada de produto ou servio. Excel, Microsoft, Microsoft Windows e Microsoft Vista so trademarks ou marcas registadas pela Microsoft Corporation. Macromedia, Flash e ActionScript so trademarks ou marcas registadas pela Macromedia, Inc. Microsoft Excel 2010 uma publicao independente no liada na Microsoft Corporation. O Editor e o Autor no se responsabilizam por possveis danos morais ou fsicos causados pelas instrues contidas no livro nem por endereos Internet que no correspondam aos websites pretendidos.

ndice>>
1. Viso Geral do Microsoft Excel 2010 Introduo Novidades no Microsoft Excel 2010 Interface do Excel 2010 Barra de ferramentas de acesso rpido O friso do Excel 2010 Vista Backstage 2. Iniciao ao Excel Abrir uma folha de clculo Movimentar-se na folha de clculo Seleccionar dados numa folha Guardar uma folha de clculo Vistas da folha de clculo Inserir linhas e colunas Eliminar linhas e colunas A ajuda do Microsoft Excel Utilizar modelos de folhas de clculo 3. Formatar clulas Tipo de letra e tamanho Cor de preenchimento e do tipo de letra Tipo de dados Formato numrico Formato do tipo data Formato personalizado Alinhamento Alinhamento horizontal e vertical Moldar texto Unir clulas Orientao do texto Limites das clulas Estilos de clula Estilos de tabela Formatao condicional Barras de dados Escalas de cores Realar regras de clulas Conjunto de cones Preenchimento automtico 5 5 7 10 11 13 15 17 17 18 19 20 22 23 25 25 27 29 29 31 31 32 33 35 37 37 39 39 40 41 43 45 47 47 48 49 50 51 Preenchimento de valores idnticos Preenchimento com sries de dados 4. Formatar folhas de clculo e imprimir Gerir folhas de dados Mudar nome da folha Mover ou copiar folha de dados Copiar contedo de uma folha Ocultar uma folha Configurar pgina Tamanho e orientao Margens Fundo da pgina Ttulos de impresso Aplicar um tema Definir rea de impresso Ajustar tamanho de impresso Imprimir 5. Criar grficos Grficos sparkline Formatar grficos sparkline Criar um grfico Formatar um grfico Tipo de grfico Esquema do grfico Estilo do grfico Mostrar rtulos de dados Mostrar tabela de dados Formatar escala de um eixo Formatar rea do grfico Adicionar novas sries de dados Formatar srie de dados Tipos de grficos Grfico de linhas Grfico circular Grficos de rea Grfico de disperso Grfico combinado 51 52 54 54 55 56 57 59 59 60 61 61 63 64 66 66 67 70 70 72 73 75 76 76 77 78 79 79 80 81 82 84 84 85 86 87 88

Microsoft Excel 2010 ndice

6. Frmulas Operadores usados nas frmulas Referncias relativas e absolutas Referncias absolutas Referncias relativas Referncias para outras folhas ou livros Referncias para outras folhas Referncias para outros livros do Excel Utilizar nomes de clulas Definir nomes de clulas Utilizar nomes das clulas nas frmulas Erros mais comuns nas frmulas Funes incorporadas no Excel Funes financeiras Funes data e hora Funes de lgica Funes de matemtica e trigonometria Funes estatsticas Funes de texto Funes de consulta e referncia Auditoria de frmulas Analisar precedentes Analisar dependentes Janela de monitorizao Avaliar frmula 7. Listas de Dados Ordenar dados Filtrar listas de dados Grupos de dados Agrupar dados Criar sub-totais Validao de dados Remover dados duplicados Importar dados A partir do Microsoft Access A partir de um ficheiro de texto De outras origens de dados Ver ligaes existentes
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89 91 92 93 94 95 95 95 96 96 98 99 100 102 105 106 107 109 111 112 113 115 116 117 118 119 119 121 123 124 124 126 128 129 129 131 132 134

Exportar dados Tabelas dinmicas Inserir tabela dinmica Associar funo a coluna dinmica Criar grfico dinmico 8. Rever, proteger e partilhar Adicionar comentrios Gerir comentrios Proteger livro Proteger clulas Proteger folha Proteger livro contra acessos no autorizados Proteger a partir da vista Backstage Partilhar livro Registar alteraes na folha de dados Realar alteraes Aceitar ou rejeitar alteraes 9. Anlise de hipteses e simulao de dados Tabelas de simulao Tabela de simulao com uma varivel Tabela de simulao com duas variveis Cenrios Criar um cenrio Gerir cenrios Criar um relatrio Atingir objectivo Solver Definir o problema na folha de clculo Utilizar a funo Solver 10. Atalhos de teclado do Microsoft Excel

135 135 135 137 139 140 140 142 143 144 145 146 147 148 149 150 150

151 151 151 153 155 156 157 157 159 161 163 164 167

01. Viso Geral do Microsoft Excel 2010>>

NESTE CAPTULO

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introduo novidades do microsoft excel 2010 interface do excel barra de ferramentas de acesso rpido o friso do microsoft excel 2010 vista backstage

As figuras ilustradas neste captulo traduzem alguns exemplos do que o utilizador pode fazer tirando partido das capacidades do Microsoft Excel 2010. Formatar dados e folhas de clculo (captulos II e III) O Microsoft Excel oferece inmeras possibilidades de formatao de dados, que tornam a folha de clculo mais legvel e apelativa. Para alm das tradicionais possibilidades de formatao de clulas, a formatao condicional surge melhorada nesta verso 2010, com novas possibilidades, assim como com novos estilos de tabela e de temas da folha de clculo.

Introduo
O Microsoft Excel uma poderosa folha de clculo que dispe de inmeras ferramentas para tratamento, simulao, anlise, partilha e proteco de dados. Este livro prope-se contribuir para um maior conhecimento das potencialidades do Microsoft Excel 2010. Registamos como uma das principais mais-valias desta verso 2010, as novas funcionalidades de partilha e edio colaborativa de documentos, que tornam muito mais simples e prtico a edio de trabalhos em grupo. A formatao de dados e de folhas de clculo facilitada pela existncia de diversas galerias de formatos predefinidos, bastando ao utilizador seleccionar o formato mais adequado ao seu caso. Como ferramenta de clculo que , o Excel possibilita a utilizao de frmulas e o recurso a funes predefinidas, organizadas em diversas categorias. Com base nos dados das folhas de clculo possvel elaborar os mais variados tipos de grficos, ordenar listas de dados, consultar dados com base na definio de critrios (filtros de dados), criar listas de sub-totais, proteger e partilhar folhas de clculo em ambiente colaborativo, assim como recorrer a diversas ferramentas de simulao como o Solver e o Atingir Objectivo, ou criar cenrios diversos a partir do mesmo conjunto de dados.

Formatar folhas e Imprimir (captulo IV) O Excel 2010 proporciona novas funcionalidades de formatao de folhas, e dispe de um novo ambiente integrado de pr-visualizao e impresso (a partir da nova vista Backstage).

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Microsoft Excel 2010 01. Viso Geral do Microsoft Excel 2010

Introduo

Grficos (captulo V) Com o Microsoft Excel 2010 mais fcil criar grficos e, sobretudo, edit-los. As galerias de estilos e de esquemas de grficos, para alm da galeria de tipos de grficos j existentes em verses anteriores do Excel, ajudam a formatar um grfico apenas com alguns cliques. Saliente-se os novos grficos sparkline, embutidos nas clulas do Excel.

Listas de dados (captulo VII) Com o Microsoft Excel 2010 pode criar tabelas de dados, s quais so adicionados automaticamente filtros. Atravs destes filtros possvel ordenar dados e estabelecer critrios de consulta de dados. Tambm possvel agrupar dados e calcular sub-totais em funo dos grupos definidos, assim como importar e exportar dados, ou estabelecer ligaes a outros ficheiros. As tabelas e grficos dinmicos, baseados em listas de dados, so agora mais intuitivos e completos, facilitando a especificao de critrios, o agrupamento de dados ou a associao de funes predefinidas.

Frmulas e Funes (captulo VI) As frmulas de clculo e as funes predefinidas ajudam a trabalhar e manipular os dados da folha de clculo. Sempre que os dados so alterados na folha de clculo, o Excel recalcula automaticamente os resultados em funo das frmulas definidas.

Rever, proteger e partilhar documentos (captulo VIII) A colaborao e a partilha de dados entre utilizadores so cada vez mais comuns. Neste captulo abordam-se algumas funcionalidades relacionadas com a reviso de folhas de clculo, como o registo de alteraes e de comentrios. A proteco de clulas, de folhas de clculo e de livros do Excel uma preocupao cada vez mais pertinente, sobretudo no caso de partilharmos os dados com outros utilizadores. Ao partilhar um ficheiro (livro) possvel definir diferentes nveis de permisses, por utilizador, consoante as reas da folha.

Microsoft Excel 2010 01. Viso Geral do Microsoft Excel 2010

Novidades no Microsoft Excel 2010

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Novidades no Microsoft Excel 2010

Nova vista backstage
A nova vista backstage substitui o boto do Office, introduzido no Microsoft Excel 2007. Esta vista est acessvel a partir do separador ficheiro, que se destaca dos restantes separadores disponveis no friso do Excel, com uma cor de preenchimento diferenciada. Anlise de hipteses (captulo IX) O Microsoft Excel dispe de poderosas ferramentas que permitem efectuar simulaes de forma muito rpida, alterando os valores das variveis de clculo. Pode visualizar de imediato os resultados produzidos, recriando diversos cenrios. Neste captulo so abordados alguns exemplos de tabelas de simulao e de elaborao de cenrios. Por outro lado, deparamo-nos frequentemente com situaes em que j sabemos o resultado que queremos obter. Ento, no o resultado que interessa, mas sim os valores que permitem chegar a esse resultado. As ferramentas atingir objectivo e solver ajudam-nos a resolver este tipo de problemas.

A vista Backstage proporciona acesso a diversas operaes relacionadas com a gesto dos documentos, como guardar, partilhar, imprimir, publicar as suas folhas de clculo, definir permisses ou criar uma nova folha.

Uma vez na vista Backstage, para voltar folha de clculo activa basta premir a tecla esc.
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Microsoft Excel 2010 01. Viso Geral do Microsoft Excel 2010

Novidades no Microsoft Excel 2010

Grficos sparkline grficos de dados numa nica clula

Os grficos sparkline uma nova funcionalidade do Microsoft Excel 2010 consistem em pequenos grficos embutidos numa nica clula que transmitem tendncias ou padres de dados de uma forma visual e rpida. Os grficos sparkline consistem numa forma rpida e simples de realar as tendncias de evoluo dos dados, como subidas, descidas, patamares atingidos, etc. O Excel 2010 possibilita a implementao de trs tipos de grficos sparkline: linhas: mostram tendncias e evoluo dos dados ao longo do tempo. colunas: mostram a comparao de valores. perdas e ganhos: mostram anlises de dados em relao a uma norma.

conjunto de cones: mostram subida, descida ou manuteno de valores. barras de dados: mostram, de forma visual, a comparao de valores num intervalo de clulas. realce de clulas: evidenciam clulas que satisfazem determinadas condies definidas pelo utilizador.

Novas formas de grficos SmartArt

O Microsoft Excel 2010 apresenta agora dezenas de grficos SmartArt que permitem criar os mais variados tipos de diagramas. Os objectos SmartArt do Office 2010 suportam agora imagens, assim como novos layouts que podem ser usados e importados para as diversas aplicaes do Office.

Formatao condicional com novos estilos e cones

A formatao condicional no Excel 2010 apresenta agora novas capacidades. Com um nico clique pode associar a uma tabela de dados estilos, cones, barras de dados, escalas de cores, entre outros, em funo dos dados apresentados. Agora tambm possvel apresentar barras de dados para valores negativos. A formatao condicional pode incluir elementos tais como:
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Microsoft Excel 2010 01. Viso Geral do Microsoft Excel 2010

Novidades no Microsoft Excel 2010

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Partilha de documentos
Com o Microsoft Excel 2010, agora muito mais simples partilhar documentos, permitindo que vrias pessoas possam trabalhar em conjunto na mesma folha de clculo. Pode ver quem est a trabalhar consigo na folha de clculo, as alteraes que foram efectuadas por outros utilizadores (com permisses para tal), e quem est num determinado momento a editar a folha de clculo. O Microsoft Office 2010 introduz o conceito de computao na nuvem, ou na Web, que consiste na capacidade de poder produzir documentos do Excel (e de outros mdulos do Office) a partir da Web. Esses documentos podem ser partilhados e acedidos a partir de qualquer local, desde que disponha de acesso Internet. Para tal, basta que tenha instalado o Microsoft SharePoint Foundation 2010 ou ento que disponha de uma conta no Windows Live (uma popular conta, gratuita, no Hotmail).

Novos formatos de ficheiros suportados

O Microsoft Excel 2010 suporta novos formatos de ficheiros, sendo agora possvel guardar uma folha de clculo em formato PDF ou com o tipo Folha de Clculo OpenDocument, formato usado, por exemplo, no OpenOffice.org.

Filtros mais completos e intuitivos

O Microsoft Excel 2010 possibilita a elaborao de filtros de dados com novas opes e mais intuitivas. Inclui filtros de cores, de datas, nmeros ou texto, e permite o tratamento de grandes volumes de dados com muito maior rapidez.

Folhas de clculo com maior capacidade

Com a nova verso de 64 bits do Excel 2010 mais fcil tratar grandes volumes de dados. A verso anterior estava limitada utilizao de 2 gigabytes, limitao que desaparece nesta nova verso.

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Microsoft Excel 2010 01. Viso Geral do Microsoft Excel 2010

Interface do Excel 2010

Interface do Excel 2010

A janela do Excel 2010 apresenta, na sua parte superior, o friso que agrupa as diversas opes disponveis num conjunto de separadores. A barra de ferramentas de acesso rpido, no canto superior esquerdo, dispe de um conjunto de comandos acessveis independentemente do separador activo no friso. Esta barra de ferramentas personalizvel, podendo tornar visveis opes adicionais que usa com maior frequncia. A seguir ao friso surge a barra de frmulas, onde pode inserir dados ou frmulas de clculo. A partir da barra . de frmulas pode tambm aceder biblioteca de funes atravs do boto Na parte inferior da janela do Excel surgem os separadores das vrias folhas de clculo que compem o livro (ficheiro) aberto. Imediatamente abaixo, surge a barra de estado, as diversas possibilidades de visualizar o ficheiro assim como o indicador do zoom a utilizar.
Barra de ferramentas de acesso rpido Separadores do friso Minimizar janela Maximizar janela

Friso Barra de frmulas

Colunas

Clula activa Linhas da folha Barra de deslocamento vertical

Separadores das folhas de dados

Barra de estado

Vistas do livro

Zoom

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