PROCEDIMIENTO N 004 - REVISIN 1 CONTROL DE COMBUSTIBLES PARA UNIDADES VEHICULARES

1.0.- OBJETIVO El Procedimiento tiene por objetivo establecer las disposiciones que normen el pedido, abastecimiento y consumo de combustibles para las unidades vehiculares de la empresa, as como la correspondiente revisin y control de facturas de los proveedores (grifos), por este concepto. 2.0 BASE LEGAL Este procedimiento tiene como base, toda la normatividad legal e interna relacionada que se encuentre vigente a la fecha de su emisin y aprobacin. 3.0 ALCANCE Este procedimiento alcanza en su contenido y aplicacin al Departamento de Logstica y al personal a quienes se ha encargado el uso y custodia de vehculos de la empresa. 4.0 APROBACIN , DIVULGACIN Y ACTUALIZACIN: - Aprobacin : Por Gerencia General - Administracin y aplicacin : Departamento de Logstica - Divulgacin y actualizacin : Departamento Organizacin y Mtodos e Informacin 5.0.- NORMAS GENERALES 5.1..- Adquisicin: El Departamento de Logstica en base a los requerimientos anuales presupuestados para el aprovisionamiento de combustibles para vehculos, definir la modalidad de contratacin. Los contratos debern ser suscritos como mnimo por un periodo anual a fin de que el aprovisionamiento por parte de los proveedores sea programado y por lo tanto oportuno. El trmite de compra y contratacin ser efectuado por el Departamento de Logstica de acuerdo a la normatividad legal e interna vigentes. La emisin, control y entrega a los usuarios del formulario "Vale de Combustible para la compra de combustibles es responsabilidad exclusiva del Departamento de Logstica.

Forma de pago : Se regir de acuerdo a las polticas vigentes en EGASA para el pago a proveedores y a lo establecido en el respectivo contrato . 5.2.- El requerimiento de combustible, para las diferentes unidades vehiculares de EGASA, ser efectuado al Departamento de Logstica por el jefe de la dependencia a la que ha sido asignado el vehculo, por medio escrito, telefnico o va correo electrnico. 5.3.- Mediante el "Vale de Combustible el Departamento de Logstica puede autorizar la adquisicin de cualquiera de los siguientes combustibles para los vehculos de EGASA. - Gasolina de 90 octanos - Gasolina de 95 octanos - Petrleo Diesel 2 5.4.- La adquisicin de combustibles (gasolina y Diesel 2) para stock a fin de abastecer a unidades mviles distantes (cuatrimotos, cargador frontal, motoniveladoras y similares) y para el consumo de los vehculos que viajan a los Albergues de control hidrolgico de la empresa, se realizan mediante un Vale de Combustible, autorizado por el Gerente o Jefe de rea respectivo. Los combustibles adquiridos para stock obligatoriamente debern ingresar a los almacenes de la Empresa. 5.5.- Para expedir un "Vale de Combustible", el Departamento de Logstica debe verificar los datos del usuario y del vehculo y consignar claramente la informacin requerida en el mismo. Por ningn motivo debe expedirse este formulario en "blanco". El proveedor (grifero) anotar en el Vale de Combustible la cantidad de combustible realmente suministrado. El Departamento de Logstica llevar un control de estas cantidades. 5.6.- El conductor de una unidad vehicular, es la nica persona encargada de abastecer de combustible al vehculo asignado, siendo responsable de la recepcin, para cuyo efecto deber firmar el Vale de Combustible y el Vale de Crdito respectivos; quedando terminantemente prohibido proveer de combustible a un vehculo con el Vale de Combustible emitido para otro vehculo. 5.7.- El horario de expedicin del "Vale de Combustible", ser dentro de la jornada de trabajo. 5.8.- El Departamento de Logstica llevar el control de las cantidades de combustible suministrado emitidas por vehculo lo que permitir: - Llevar una estadstica de consumo por vehculo. - Efectuar el control de la factura que presenten los grifos contratados.

5.9.- El ltimo da hbil de cada mes, el Departamento de Logstica emitir un cuadro de Consumo de Combustibles por Vehculo con el consumo del mes y el consumo promedio anual. Dicho cuadro se dar a conocer a la Gerencia de Administracin y Finanzas por el medio que esta Gerencia determine. 5.10.- El Departamento de Logstica es el rgano encargado de revisar y aprobar las facturas de los proveedores contratados (grifos) por la adquisicin de combustible para los vehculos de EGASA previa verificacin de los "Vales de Combustible" , los mismos que deben contar con la firma de los encargados de los vehculos .

6.0.- PROCEDIMIENTO PASO N 01 LABOR A REALIZAR El Jefe de rea o el personal a quien se le ha asignado un vehculo, solicita un Vale de Combustible al Departamento de Logstica mediante correo electrnico o comunicacin telefnica o escrita. El Departamento de Logstica emite el correspondiente "Vale de Combustible en original y dos copias. Entrega el original y la copia 1 a la persona encargada del vehculo y archiva la copia 2 de dicho documento, que servir para el control interno. El conductor encargado del vehculo, procede a abastecerse de combustible acudiendo al grifo del proveedor autorizado. Entrega original y 1 copia del Vale de Combustible al grifero. El grifero revisa y verifica la informacin consignada en el "Vale de Combustible", suministra el combustible al vehculo y registra el kilometraje de la unidad, as como la cantidad y el precio del combustible proporcionado. El grifero una vez abastecido el vehculo, emite el Vale de Crdito (original y 1 copia) hace firmar dicho documento as como el Vale de Combustible al conductor en todas sus copias en seal de conformidad y distribuye los documentos: Vale de Combustible : - Original - Al Proveedor para adjuntar a su factura - Copia 1 - Al conductor del vehculo para ser presentado al Departamento de Logstica al momento de solicitar un nuevo Vale de Combustible. Vale de Crdito : - Original - Al Proveedor para adjuntar a su factura - Copia 1 - Al conductor del vehculo para ser presentado al Departamento de Logstica al momento de solicitar un nuevo Vale de Combustible. 06 El proveedor de acuerdo a las condiciones de pago sealadas en el contrato suscrito presenta al Departamento de Logstica, a travs de Mesa de Partes, la factura correspondiente, acompaando los originales de los Vales de Combustible y "Vales de Crdito" por los requerimientos atendidos.

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PASO N 07 08

LABOR A REALIZAR El Departamento de Logstica revisa y verifica los documentos procediendo a la aprobacin de la factura. El Departamento de Logstica tramita al Departamento de Contabilidad las facturas aprobadas para que contine su trmite de pago. Trmino del procedimiento.

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APROBADO MEDIANTE RESOLUCION DE GERENCIA GENERAL N 143/2004-EGASA DEL 25 DE OCTUBRE DEL 2004

PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE COMBUSTIBLE PARA UNIDADES VEHICULARES

AREA USUARIA DEPARTAMENTO LOGISTICA
Verifica informacin y emite Vale de Combustible Recibe Vale de Combustible y verifica informacin

PROVEEDOR (GRIFERO)
Suministra Combustible y hace firmar Vale de Combustible Genera Vale de Crdito y lo hace firmar con el conductor

INICIO

Jefe de Dependencia requiere Combustible

2 1 Para adjuntar con Factura 0 Vale de Combustible 2 Vale de Combustible

0 1

Solicita emisin de Vale de Combustible

Conductor solicita combustible en Grifo Autorizado

Genera Factura y la presenta por Mesa de Partes Logstica recibe Factura con Vale de Combustible y Vale de Crdito

0 Vale de Crdito 1

0 Vale de Crdito 0 Vale Combustib. 2

Presenta Vale de Combustible a grifero

Verifica conformidad y aprueba

Factura

1 0 Vale de Combustible Tramita ante Contabilidad para pago Para que conductor lo presente a Logstica al requerir nuevo Vale de Combustible

1 TRMINO 6