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Instituto Nacional de Aprendizaje SENA ELABORACION DE INFORMES [Escribir el subttulo del documento]

Diana Yamile Contreras L. 15/11/2013

1. CONTEXTUALIZACION En cualquier etapa del desempeo productivo se presentarn situaciones en las que sea necesario resolver un requerimiento de un directivo de un grado jerrquico superior, para el que es importante tener en cuenta las recomendaciones de las normas tcnicas ICONTEC - NTC 3588 - para Elaboracin de Informes, que nos ayudar a tener las pautas necesarias para la correcta presentacin del proyecto. Con la presentacin de un informe de manera clara y correcta podremos dar conocimiento de una investigacin o poner en consideracin de las directivas de la empresa un proyecto de mejoramiento de cualquier proceso al interior de la compaa que represente un beneficio significativo, sin embargo, seguramente el cuerpo ejecutivo de cualquier compaa no tomaran una decisin sin conocer de antemano las hiptesis probables, que opciones favorables podran presentarse y las sugerencias de los expertos tcnicos a cargo de manejar la implementacin de la propuesta. El sector de Logstica del Transporte es un rea muy dinmica de nuestra economa, por lo que usted deber continuamente presentar a la compaa opciones mejoramiento tanto al interior de la misma como en las diferentes situaciones los otros actores de la cadena, por lo que a continuacin encontrar algunas de las recomendaciones de la NTC 3588 para la elaboracin de un informe tcnico.

1. PROCESO DE PREESCRITURA Este proceso es de importancia ya que su correcta elaboracin es fundamental para el desarrollo de las siguientes etapas de informe al darnos la gua suficiente para que las ideas se desarrollen de manera fluida, lgica, clara, slida y concreta. De acuerdo a lo anterior (Cedeo Viteri, 2009), nos sugiere 5 pasos a seguir: 1. Recoleccin de informacin Se tratar de reunir la mayor cantidad de fuentes primarias como organismos del estado, gremios o empresarios, as como informacin procedente de pginas de instituciones reconocidas y que, en nuestro caso especfico nos brinde informacin actualizada y confiable del mbito logstico en Colombia como el MINCOMEX, MINTRASNPORTE, PROEXPORT, DANE, etc. Igualmente se deben consultar fuentes secundarias como libros, revistas sectoriales o estudios. 2. Clasificacin de la informacin Despus de haber verificado la confiabilidad, oportunidad y pertinencia de los documentos recolectados, deberemos proceder a realizar una seleccin de lo9s textos a utilizar en nuestro proyecto. 3. Establecimiento del Tema y Objetivo Primero debemos determinar cul ser nuestro tema a tratar y podemos ayudarnos con preguntas como: por qu escribimos sobre este tema, qu deseamos comunicar?, slo usaremos el material bibliogrfico o haremos entrevistas a expertos, y, o, consultaremos a personas vinculadas al tema, tpico o problema? (Cedeo Viteri, 2009). Posteriormente, podemos establecer el objetivo de nuestra investigacin respondindonos Desarrollaremos el tema con base en ejemplos o a travs de la comparacin y el contraste, o quizs ser un ensayo de persuasin? Vamos a realizar consultas o entrevistas a expertos? (Cedeo Viteri, 2009) Dependiendo de las respuestas se deben elaborar las guas o listas de chequeo necesarias para la correcta realizacin del documento.

4. Apropiacin del conocimiento Debemos leer con detenimiento y claridad los textos anteriormente seleccionados elaborando un resumen y utilizando herramientas de anlisis como cuadros sinpticos y mapas conceptuales que nos permitirn organizar nuestras ideas y emitir nuestro propio concepto acerca los temas a tratar con base en los conocimientos adquiridos. 5. Elaboracin de esquemas de proyecto Despus de tener claras nuestras referencias bibliogrficas procedentes de fuentes primarias y secundarias, y tener definido el propsito de nuestra investigacin o proyecto, procederemos a elaborar un listado de conceptos que sern fruto del criterio que nos habremos formado despus las investigaciones y/o consultas realizadas, organizndolos segn su orden de importancia dentro del proyecto, lo que nos permitir elaborar de manera clara el esquema de proyecto del proyecto.

2. ESTRUCTURA DEL INFORME

Nos referimos a los elementos que componen el informe propiamente dicho, que se diferencia de una investigacin o proyecto de tipo acadmico en que el texto es mucho ms conciso sin querer con ello decir que nos sea necesario seguir las estructura bsica de la investigacin cientfica, sino que su enfoque se basa en los resultados esperados y no en el procedimiento realizado. Los aspectos estructurales de este tipo de informes son:

Portada

Debe contener el titulo del informe, nombre del autor, ciudad y fecha en el centro de la pgina y el nombre de la compaa centrada en la parte inferior de la pgina.

Ejemplo:

OPTIMIZACION DE RECURSOS LOGISTICOS PORTUARIOS

Informe Elaborado por: Diana Contreras

Noviembre de 2013-11-18

Informe elaborado para: SERVICIOS SAS

Tabla de Contenido Es la lista de elementos que conforman la tesis en el orden en que se presentan al interior del proyecto. Incluye los ttulos de los captulos, las partes o secciones, las pginas y los materiales complementarios o de referencia. La organizacin de la tabla de contenido debe reflejar la del texto, incluso en sentido espacial. La tabla de contenido se debe escribir una vez finalizado el proyecto, para que los distintos captulos y subcaptulos queden con la paginacin definitiva. ndice de ilustraciones y tablas Es necesario hacer otra lista que contenga todas las ilustraciones y tablas con el ttulo y nmero respectivo, verificando la coincidencia entre la ilustracin y la pgina correspondiente. Esta lista se ubica en la pgina siguiente a la tabla de contenido.

Resumen El resumen determina el alcance de la investigacin. Debe ser breve, conciso e informativo respecto del contenido de la tesis, sin interpretaciones, juicios de valor, ni crticas expresadas por el autor. Pueden incluirse datos numricos, siempre y cuando contribuyan a la comprensin del contenido del documento Se recomienda la siguiente presentacin: Formulacin precisa del objetivo del proyecto. Descripcin del mtodo o procedimiento utilizado. Presentacin de las conclusiones o resultados obtenidos. Si la se estima necesario, es posible incluir una versin del resumen en ingls. La extensin del resumen no debe exceder de una pgina como mximo.

Justificacion

Contrato actividades

Mtodo: es una explicacin de las tcnicas que se usaron para la realizacin del proyecto. Resultados: resumen los datos recolectados y el tratamiento que se les dio. Anlisis: exposicin de los hechos, circunstancias y detalles que constituyen la verdadera razn de ser del proyecto.

Texto El texto comprende la introduccin de la tesis y el cuerpo de la obra

Introduccin

La introduccin es la presentacin general, clara, y breve del contenido de la tesis, no debeincluir resultados ni conclusiones. Es la primera parte del proyecto que se lee, por lo tanto, debe tener un especial cuidado en la redaccin y la ortografa. Es importante considerar los siguientes aspectos: Antecedentes breves del problema Relevancia de la investigacin Motivacin para la eleccin del tema Clara formulacin del problema Objetivos generales e hiptesis Metodologa utilizada para lograr los objetivos propuestos Orientacin al lector de la organizacin del texto. Cuerpo de la obra Est constituido por los captulos, subcaptulos, partes o secciones que forman el contenido de la tesis; aqu se describe detalladamente el problema de investigacin, el marco terico, la metodologa, los resultados de la investigacin, la discusin de los resultados. El captulo permite sealar la divisin general del cuerpo del proyecto; el subcaptulo es el desglose de los distintos puntos de cada captulo. Se debe seguir un orden lgico en los ttulos de los captulos y en los subcaptulos, de manera que reflejen con precisin y claridad su contenido, que proporcionen congruencia a las diferentes partes del proyecto y que considere los materiales que se mencionan en la introduccin. Las ilustraciones y cuadros son una eficiente ayuda para presentar e interpretar los datos y resultados de la tesis. Bajo el trmino genrico de cuadros se agrupan las tablas y otras formas de presentacin de los datos, ya sean estadsticos, matemticos o de otra ndole, los que se escribirn en columnas verticales e hileras horizontales, en orden correlativo. La ilustracin es la representacin grfica de datos y comprende grficos, esquemas, mapas, dibujos, cartogramas, organigramas, etc. Para las ilustraciones y cuadros se deben seguir las siguientes normas: Poner en un recuadro cada ilustracin y cuadro. Numerar sobre el recuadro, en forma correlativa segn el orden de presentacin.

A continuacin de la numeracin, identificar con un ttulo a cada ilustracin y cuadro,. Agregar, en el margen inferior de cada recuadro en que se enmarcan las ilustraciones y cuadro, la fuente de donde provienen los datos

Conclusiones En esta parte de la tesis el autor emite juicios con relacin a su hiptesis, la refuta o la comprueba basado resultados obtenidos. Las conclusiones deben reflejar los alcances y las limitaciones del estudio, las recomendaciones que puedan ser tiles al problema de investigacin, as como las consecuencias y determinaciones que puedan contribuir al desarrollo del conocimiento. Se sugiere incorporar los siguientes aspectos:

Resultados obtenidos. Comprobacin o refutacin de la hiptesis. Conclusin general. Aportacin a la disciplina. Las conclusiones deben tener una redaccin clara, concreta y directa, no son un resumen de la investigacin. Bibliografa Contiene una lista de las fuentes o referencias bibliogrficas utilizadas y citadas en la tesis. Una referencia bibliogrfica es el conjunto de elementos que permite la identificacin de las publicaciones o parte de las publicaciones, utilizadas en la elaboracin de un proyecto cientfico. La Bibliografa se coloca al final de la tesis y para ordenarla se consideran los siguientes aspectos: El primer apellido del autor se escriben con mayscula Los autores se ordenan alfabticamente de acuerdo a sus apellidos Cuando hay ms referencias bibliogrficas de un mismo autor, stas se ordenan cronolgicamente por ao de publicacin. Si hay dos o ms referencias bibliogrficas de un mismo autor publicadas en el mismo ao, se ordenan alfabticamente por ttulo y se diferencian con las letras a, b, c, etc. A continuacin del ao, ejemplo: 1997a., 1997b.

Si la publicacin no tiene ao poner sin ao de la siguiente manera: [s.a.]. Si el ao de publicacin es incierto, se pone una fecha aproximada entre corchetes, por ejemplo: [199-]. Cada componente de una referencia bibliogrfica va separado por punto y dos espacios. Los interlineados de una referencia bibliogrfica, se escriben a espacio seguido y cada referencia se separa de la que sigue por dos lneas. Una vez ordenadas las referencias en forma alfabtica y cronolgica, se numera en orden ascendente. En el texto se permite hacer referencia a las obras citadas, por el nmero asignado entre parntesis a cada una de ellas en la bibliografa; en forma optativa es posible citar autor y ao. Utilice en la referencia, la forma normalizada del ttulo de la publicacin.

Citas bibliogrficas Al escribir sobre un tema, con frecuencia se debe citar a otros autores, ya sea para corroborar una idea propia o para justificar alguna interpretacin, y para ayudar a diferenciar entre el aporte del investigador y el de otros autores que han tratado el tema. Esto es una cita Bibliogrfica. Notas Estas notas son un conjunto de observaciones que no forman parte del texto, pero contribuyen a una mejor comprensin del mismo. Son advertencias, comentarios, indicaciones, etc., que explican la materia, van fuera del texto y corresponden a las notas explicativas o aclaratorias. En general son de gran utilidad en un proyecto escrito, pero no se debe abusar de ellas. Se pueden incorporar al pie de pgina o al final de cada captulo. Las funciones de las notas son: Aadir a un tema tratado en el texto, otras indicaciones bibliogrficas de refuerzo. Hacer referencias. Al tratar un tema se puede poner cfr. Que significa confrntese y remite a otro libro o captulo de la tesis. Ampliar informaciones que se han hecho en el texto Corregir afirmaciones que se han hecho en el texto o plantear otro punto de vista para esa Afirmacin

Indicar la traduccin de una cita

Indicacin y localizacin de Citas y Notas Las Citas y Notas se pueden indicar al pie de la pgina donde fueron citadas o al final de cada captulo. En el primer caso, justo al final de la cita se inserta un nmero elevado con respecto al nivel de cada lnea de escritura. Estos nmeros se ponen despus de un signo de puntuacin el que se repite al pie de la pgina con informacin completa sobre el autor y la obra citada (igual que en la Bibliografa). La numeracin de las citas es en forma correlativa. Las citas y notas se pueden ubicar en varios lugares en un proyecto escrito: Al final de la pgina en que fueron mencionados. El nmero que antecede a la nota es el mismo est como llamada en el texto. Al final de cada captulo en que aparece la llamada. Se separan del texto por varios espacios y por un ttulo que puede ser Notas o Citas. La numeracin es consecutiva yabarca todo el captulo. Glosario El glosario es opcional y tiene como finalidad primordial intentar homogenizar y racionalizar la terminologa especfica utilizada en la tesis y que no corresponde al lenguaje comn. Material Complementario Incluye aquella informacin importante para el diseo y ejecucin de la investigacin que no aparece en el contenido de los captulos de la tesis. Anexos y apndices Constituye toda aquella informacin adicional al texto que tiene por objeto complementarlo, pero que no es indispensable para su comprensin. Corresponden a los anexos y al material ilustrativo que facilita la comprensin de la obra realizada. El material complementario se pgina en forma correlativa al texto. Material acompaante Se refiere al material especial que puede acompaar la tesis, en formatos tales como, diapositivas, planos, mapas, discos compactos, materiales didcticos, etc. Deben colocarse en contenedores adecuados, dependiendo del tipo de material, deber adherirse a la contratapa posterior de la tesis con la identificacin respectiva de ttulo y autor.

Mtodo: es una explicacin de las tcnicas que se usaron para la realizacin del proyecto. Resultados: resumen los datos recolectados y el tratamiento que se les dio. Anlisis: exposicin de los hechos, circunstancias y detalles que constituyen la verdadera razn de ser del proyecto. Conclusiones, recomendaciones e implicaciones: en esta parte se derivan conclusiones, se hacen recomendaciones, bien sea para la toma de decisiones operativas o para nuevas investigaciones, y se analizan las implicaciones de la investigacin. Bibliografa: sustento terico en libros, documentos, revistas especializadas u otro tipo de publicacin. Apndices: tablas o grficos que amplan la informacin, glosario de trminos y otros elementos que aclaren o refuercen el contenido del informe. Los informes deben ser redactados en forma impersonal, es decir, en tercera persona. Los pronombres yo y nosotros no tienen cabida en la redaccin de un informe.