GMGA 2023 DASAR AWAM

1.0

PENGENALAN Penilaian terhadap program latihan ialah satu proses untuk menaksir nilai sesuatu.

Penekanannya lebih kepada nilai ia juga dikenali sebagai penentuan sejauh manakah objektif latihan yang dikehendaki telah dicapai serta penekannanya kepada objektif. Kegunaan penilaian program latihan ialah untuk memperbaiki reka bentuk program latihan, mengetahui tahap pencapaian objektif latihan., memperbaiki cara gaya perlaksanaan sesuatu program latihan dan mempertingkatkan penggunaan ilmu dan kemahiran yang dipelajari oleh pelatih apabila pulang ke tempat kerja dan banyak lagi. Proses penilaian latihan yang perlu diikuti oleh peserta dan jurulatih untuk menilai sesuatu program latihan ialah menetapkan peringkat latihan yang hendak dinilai, membentuk objektif penilaian latihan, menentukan indikator penilaian, membentuk instrumen penilaian, membentuk soalan-soalan yang sesuai dengan indikator, mengumpul dan menganalisis maklumat serta menulis dan membentangkan laporan penilaian.

2.0

KEMENTERIAN LUAR NEGERI (KLN)

Persediaan asas untuk menubuhkan Kementerian Luar Negeri Malaysia bermula sejak tahun 1 !" lagi. #ntuk menguruskan kementerian ini yang pada mulanya dikenali sebagai

209301

GMGA 2023 DASAR AWAM

Kementerian $al %h&al Luar 'M%(), sekumpulan 11 orang diplomat perintis dihantar ke *ritain dan (ustralia untuk mendapatkan latihan. Pada tahun 1 "", nama Kementerian ini diubah menjadi Kementerian Luar Negeri dan ia berpindah dari *angunan +ultan (bdul +amad ke kompleks barunya yang dikenali sebagai ,isma Putra yang terletak di *ukit Petaling, Kuala Lumpur. +ejak itu, Kementerian Luar Negeri juga dikenali sebagai ,-+M( P#./(. Pada 10 +eptember 1221, Kementerian Luar Negeri memulakan operasinya di kompleksnya di No. 1, 3alan ,isma Putra, Presint 1, Putrajaya. Per&akilan 4iplomatik Malaysia yang pertama ditubuhkan di London, ,ashington, 5anberra, Ne& 6ork, Ne& 4elhi, 3akarta dan *angkok. Menjelang tahun 1 "7, Malaysia telah menubuhkan 18 Per&akilan 4iplomatik di luar negeri. *ilangan ini semakin bertambah sehingga mencapai angka 11 pada tahun 1 "". Pada hari ini, Malaysia mempunyai serangkaian 12! per&akilan diplomatik di serata dunia 9 satu bukti membanggakan yang menunjukkan sejauh mana berkembangnya Kementerian dalam beberapa tahun tersebut, sejajar dengan kemajuan Malaysia. Penubuhan per&akilan diplomatik ini menjadi pelengkap kepada tugas kementerian dan peluasan bagi Kementerian Luar Negeri Malaysia di luar negeri.

2.1

Matlamat Organisasi

Kementerian Luar Negeri mendapat mandat dan tanggungja&ab untuk melaksanakan hubungan luar negara Malaysia dengan negara lain. -ni termasuklah hal berkaitan hubungan politik, urusan ekonomi, hal keselamatan serta promosi sosial dan kebudayaan. Kementerian ini diperlengkap untuk mencapai matlamat yang ditetapkan. Mengendalikan hubungan dua hala, serantau dan pelbagai hala dengan negara asing dan pertubuhan antarabangsa. Merangkumi hal politik, ekonomi dan kebudayaan.

209301

GMGA 2023 DASAR AWAM

#ntuk menggalakkan perdagangan dan pelaburan dengan negara asing. #ntuk melaksanakan akti:iti menyampaikan maklumat bagi menonjolkan imej negara #ntuk melaksanakan akti:iti sokongan termasuk perkhidmatan, pentadbiran

a&am,ke&angan, konsul, keselamatan dan komunikasi.

2.2

Visi

#ntuk memelihara dan memajukan kepentingan negara Malaysia serta menyumbang ke arah komuniti negara yang adil dan saksama melalui diplomasi yang proaktif.

2.3

Misi Menjunjung kedaulatan negara Menjalinkan hubungan persahabatan dengan negara asing Mengembangkan dan melindungi kepentingan Malaysia di arena antarabangsa Menjamin keselamatan dan kepentingan &arga Malaysia di luar negeri Memberikan khidmat yang cemerlang dan efisien kepada pelanggan Kementerian.

209301

GMGA 2023 DASAR AWAM

2. 2.4.1

!arta Organisasi K"m"nt"rian L#ar N"g"ri

Jabatan Hubungan Dua Hala (Bilateral Political & Economic Affairs)

;bjektif utama 3abatan $ubungan 4ua $ala adalah menerap, memelihara dan mempertingkat hubungan dua hala yang kukuh dengan semua negara tanpa mengambil kira sistem politik dan ekonomi mereka. Perhubungan dua hala yang melibatkan 3abatan ini merangkumi bidang politik dan keselamatan< ekonomi dan perdagangan serta sains dan teknologi.

3abatan ini juga memberikan tumpuan kepada usaha mempromosikan, membangunkan, memelihara dan melindungi kepentingan dan imej Malaysia sebagai negara yang aman dan makmur. Perkara ini berlandaskan pegangan Malaysia pada prinsip baha&a persekitaran yang aman memudahkan sosioekonomi berkembang dengan lebih pantas di semua negara 2.4.2 Hal Eh al Pebagai Hala

;bjektif utama 3abatan $al %h&al Pelbagai $ala adalah untuk melindungi, meningkatkan, meluaskan dan memajukan kepentingan Malaysia di arena antarabangsa. Kepentingan itu termasuk pemeliharaan keamanan antarabangsa, perlindungan hak asasi manusia dan isu

209301

GMGA 2023 DASAR AWAM

keselamatan. Peranan per&akilan diplomatik meluas dengan begitu ketara berikutan pembentukan Pertubuhan *angsa-*angsa *ersatu dan pertubuhan antarabangsa berikutnya pada 1 82-an dan 1 "2-an seperti ;-5 dan N(M. Keperluan untuk negara bangsa membincangkan isu kepentingan sejagat seperti keselamatan, epidemik, kebuluran, tenaga, perubahan iklim dan hak asasi manusia memba&a kepada peluasan peranan hubungan multilateral. Malaysia menganggotai pelbagai pertubuhan antarabangsa yang menuntut penyertaannya yang berterusan demi kepentingan melindungi hak kedaulatan Malaysia dan menghormati undang-undang serta ketenteraman antarabangsa 2.4.! 4alam Jabatan "hi#mat Pengurusan mempertingkatkan dan Mengukuhkan keseluruhan pembangunan organisasi

Kementerian, 3abatan Khidmat Pengurusan menyelia hal-hal pada = Pentadbiran dan Keselamatan, Konsular, .eknologi Maklumat dan Komunikasi '-5.), Ke&angan, Pembangunan, +umber Manusia, -nspektorat, Parlimen dan $al %h&al Korporat (udit 4alaman.

209301

GMGA 2023 DASAR AWAM

2.$ 2.$.1 2.$.2

!arta Organisasi %a&agian P"ng#r#san '#m("r Man#sia KLN

PENGURU'AN 'UM%ER MANU'IA Misi #ntuk memastikan perancangan dan pembangunan sumber manusia dapat

dilaksanakan dengan berkesan bagi menentukan organisasi mempunyai sumber manusia yang berkualiti, berkemahiran dan kompeten serta berintegriti bagi mencapai objektif organisasi 2.$.3 Visi #ntuk menjadi organisasi terbaik dalam pembangunan sumber manusia yang berkualiti, berkemahiran dan kompeten serta berintegriti bagi melaksanakan tugas dan

209301

GMGA 2023 DASAR AWAM

tanggungja&ab untuk mencapai objektif organisasi

2.$.

O()"*ti+ #ntuk menghasilkan anggota yang berkualiti, berkemahiran dan kompeten serta berintegriti melalui perancangan dan pembangunan sumber manusia secara cekap dan berkesan bagi mencapai objektif organisasi

2.$.$ %e&s'en Pengurusan Per&hi#matan( Prestasi & "om)etensi #nit Perkhidmatan #nit Prestasi dan Kompetensi #nit Pengurusan Psikologi #nit $al %h&al -slam

2.$.* %e&s'en Pembangunan +rganisasi & ,atihan #nit Latihan #nit Pembangunan ;rganisasi #nit $/M-+

2.,

%a&agian P"m(ang#nan '#m("r Man#sia

209301

GMGA 2023 DASAR AWAM

2.*.1

%enarai -ugas = = +etiausaha *ahagian Pengurusan +umber Manusia'P.4 M!8) .imbalan Ketua +etiausaha ---

3a&atan *ertanggungja&ab Kepada

Memberi kepimpinan dan mengurus urusan-urusan berhubung fungsi *ahagian +umber Manusia.

*ertanggungja&ab dalam mengendalikan tugas-tugas membangunkan rancangan keseluruhan urusan *ahagian +umber Manusia..

Mendapatkan dan mengurus sumber-sumber berkualiti untuk melaksanakan rancangan keseluruhan *ahagian +umber Manusia.

Membangunkan keupayaan sumber manusia 'kepakaran dan kemahiran) melalui pembelajaran berterusan.

Merancang, mengurus dan menilai pelaksanaan rancangan latihan bagi semua personel KLN

Memberi input dalam per&ujudan arah strategik masa depan khusus dalam kontek latihan dan sumber manusia kearah meningkat peningkatan kualiti dan keunggulan output KLN

Menyelia pelaksanaan latihan sejajar dengan dasar latihan perkhidmatan a&am dan melaksanakan urusan atasan yang telah dimandatkan dalam fungsi KLN

%a&agian P"m(ang#nan '#m("r Man#sia

209301

GMGA 2023 DASAR AWAM

Seksyen Perancangan dan Pembangunan Latihan (Unit Latihan) %enarai -ugas 3a&atan *ertanggungja&ab Kepada = = Ketua Penolong +etiausaha 'P.4 M 8>) +etiausaha *ahagian Pengurusan +umber Manusia

Mengendalikan kajian keperluan latihan 'training need analysis) keatas semua personel KLN bagi tujuan merangka pelan latihan yang dapat memenuhi keperluan sebenar sumber tenaga manusia serta merancang membangunkan program latihan menyeluruh bagi mengekalkan keterampilan teras melalui perancangan pelapis tenaga manusia.

#rusetia kepada ja&antankuasa latihan teknikal yang bakal ditubuhkan bagi merangka mengubal, merancang dan menyelaras latihan teknikal jangka pendek dan jangka

panjang serta membantu Ketua Penolong Pengarah merangka dan merancang keperluan guna tenaga manusia KLN, sejajar dengan program latihan bagi jangka panjang dan pendek. Membantu +etiausaha *ahagian Pengurusan +umber Manusia merangka, merancang dan menga&al sistem maklumat tenaga manusia KLN bagi menyokong pihak pengurusan membuat pengurusan latihan dan bertanggungja&ab merangka modulmodul latihan tenaga kerja yang berketerampilan dan bersesuaian dengan keperluan bahagian-bahagian teknikal di KLN. Menillai pelaksanaan program latihan pega&ai KLN dan melaporkan kepada ja&atan kuasa berkaitan latihan di Kementerian dan juga agensi pusat serta mengesan prestasi pencapaian pelaksanaan latihan supaya selaras dengan pelan latihan KLN dan menjalankan tugas-tugas yang diarah dari semasa ke semasa.

209301

GMGA 2023 DASAR AWAM

%a&agian P"m(ang#nan '#m("r Man#sia Seksyen Perancangan dan Pembangunan Latihan (Unit Latihan) %enarai -ugas 3a&atan *ertanggungja&ab Kepada = = Penolong Pega&ai .adbir 'N10) Ketua Penolong +etiausaha

Menyediakan jadual tugas dan menyelia tugas-tugas untuk dilaksana oleh kekitangan diba&ah ka&alan dan memastikan urusan perancangan dan pembangunan latihan berjalan dengan lancar dan mengikut peraturan.

Membantu Ketua Penolong +etiausaha

merangka dan merancang keperluan guna

tenaga manusia KLN, sejajar dengan program latihan bagi jangka panjang dan pendek. Membantu Ketua Penolong +etiausaha merangka, merancang dan menga&al sistem maklumat tenaga manusia KLN bagi menyokong pihak pengurusan membuat pengurusan latihan. Membantu merangka modul-modul latihan dan membangunkan program latihan yang menyeluruh bagi mengekalkan keterampilan teras melalui perancangan pelapis tenaga manusia. Membantu penilaian program latihan dan pelaporan kepada ja&atankuasa berkaitan latihan di Kementerian dan juga agensi pusat.

209301

GMGA 2023 DASAR AWAM

Mengesan prestasi pencapaian pelaksanaan latihan supaya selaras dengan pelan latihan KLN dan membantu pengurusan sumber ke&angan #nit Latihan dan menjalankan tugas-tugas yang diarah dari semasa ke semasa.

%a&agian P"m(ang#nan '#m("r Man#sia %enarai -ugas 3a&atan *ertanggungja&ab Kepada = = Pembantu .adbir 'P?;) - 'N10) Penolong Pega&ai .adbir N10

Menerima arahan dari Penolong Pega&ai .adbir dalam pengurusan perancangan latihan. Mendapatkan sumber-sumber boleh memberi kebaikan terhadap pengurusan perancangan latihan, usaha memberikan khidmat sokongan professional berkesan.

Mengedarkan maklumat-maklumat, risalah, broser berkaitan perancangan latihan, kursus, bengkel, seminar dan persidangan untuk makluman dan tindakan semua bahagian.Menyemak memproses segala borang-borang dan surat-surat permohonan berkaitan perancangan latihan, kursus, bengkel, seminar dan persidangan dari semua bahagian dan melaksanakan tugas-tugas arahan atasan dari semasa ke semasa.

%a&agian P"m(ang#nan '#m("r Man#sia Seksyen Perancangan dan Pembangunan Latihan (Unit Latihan) %enarai -ugas 3a&atan = Pembantu .adbir /endah '3) 'N11)

209301

GMGA 2023 DASAR AWAM

*ertanggungja&ab Kepada

Penolong Pega&ai .adbir

Menerima arahan sepenuhnya dari Pembantu .adbir'P?;) dalam urusan menaip semua surat-surat di #nit Latihan.*ertanggungja&ab menaip semua draf surat dari semua pega&ai, Ketua Kerani dan Pembantu .adbir 'P?;)N10.

Menaip minit-minit mesyuarat?kertas-kertas kerja dan lain-lain dokumen rasmi yang berkaitan, dari semua pega&ai.Menaip dan menyemak semula semua dokumen yang telah ditaip dengan kemas dan teratur dan menerima arahan dari masa ke semasa.

%enarai -ugas 3a&atan *ertanggungja&ab Kepada = = Pembantu (m /endah 'P(/) 'N1) Penolong Pega&ai .adbir N71

Membuat salinan dokumen yang diperlukan serta menyusun, mengedar surat, memo dan lain-lain maklumat kepada alamat yang disediakan 'edaran dalaman) Memeriksa tray di bilik Pega&ai dan menghantarkannya kepada bahagian yang berkenaan di KLN.

Membantu pega&ai-pega&ai di #nit Latihan membuat salinan Photostat dan mencari fail-fail yang diperlukan.#rusan menyimpan fail mengikut susunan di rak yang berkenaan dan menghantar surat-surat segera dengan tangan, pos laju dan lain-lain tugas berkaitan.

3.0

LATI-AN .ANG /IKEN/ALIKAN OLE- %A-AGIAN PENGURU'AN 'UM%ER

MANU'IA KEMENTERIAN LUAR NEGERI (KLN)

209301

GMGA 2023 DASAR AWAM

.erdapat pelbagai jenis latihan, program, kursus, ceramah?moti:asi dianjurkan oleh *ahagian Pengurusan +umber Manusia Kementerian Luar Negeri'KLN) kepada kakitangan organisasinya. (kti:iti latihan, program dilakukan oleh *ahagian Pengurusan +umber Manusia 'KLN) untuk meningkatkan kemampuan seseorang melaksanakan tugasnya atau memainkan peranan yang telah ditetapkan oleh organisasi. +esuatu program,kursus ataupun latihan dilaksanakan oleh *ahagian Pengurusan +umber Manusia 'KLN) untuk memperbaiki prestasi kakitangan yang menurun disebabkan kemahiran yang rendah. +elain daripada itu, penganjuran program,kursus ataupun latihan dapat memenuhi matlamat organisasi melalui peningkatan pengetahuan, kemahiran dan perubahan sikap kakitangan dan seterusnya perubahan ini dapat memberi sumbangan ke arah pencapaian matlamat organisasi. *erikut adalah tiga jenis latihan yang dianjurkan oleh *ahagian Pengurusan +umber Manusia 'KLN) kepada kakitangan organisasinya= Peningkatan Moti:asi 4an Pasukan Pekerja 6ang 5emerlang Kursus Kelas *ahasa Mandarin *engkel Microsoft ;ffice 1220 untuk Pembantu .adbir KLN

3.1

Ta)#* Lati&an 0 Pening&atan .oti/asi Dan Pasu&an Pe&er0a 1ang 2emerlang

Latihan Peningkatan Moti:asi dan pasukan pekerja yang cemerlang ini dikendalikan oleh *ahagian +umber Manusia, Kementerian Luar Negeri 'KLN). Peningkatan moti:asi serta

memupuk sikap kerja berpasukan amat penting dalam sesebuah organisasi. -ni kerana pekerja

209301

GMGA 2023 DASAR AWAM

yang bekerja berpasukan dapat memberi produkti:iti kerja yang lebih baik. Moti:asi seperti ini dapat mengelakkan penurunan pretasi kakitangan dan dapat menunjukkan perubahan tingkahlaku yang diingini samada dalam bentuk kognitif,afektif ataupun psikomotor.

3.1.1

P"ngan)#ran K#rs#s 1 2"nis K#rs#s 0

Kursus ini dijalankan di luar organisasi iaitu bertempat di Mayangsari /esort, Port 4ickson, Negeri +embilan. *ermula 1! hingga 10 jun 1212 selama 7 hari 1 malam. +eramai !1 peserta terlibat dalam kursus ini. +asaran peserta yang dipilih adalah secara ra&ak. 3.1.2 O()"*ti+ Lati&an 0 Meningkatkan moti:asi, kefahaman peranan dan tanggugja&ab, prestasi dan

kecemerlangan sebagai penja&at a&am. Pendedahan tentang kaedah dan kecerdasan fi@ikal Konsep disiplin dalam kerjaya %tika kerja yang berkesan dan berterusan Memahami, menghormati dan melaksanakan matlamat organisasi KLN (sas pembentukan budaya kerja berpasukan Pembentukan integrasi dan komunikasi efektif +umber-sumber ke arah memoti:asi diri, moti:asi diri penyentuh kejayaan dan kecemerlangan

209301

GMGA 2023 DASAR AWAM

Menilai

kembali

keupayaan

diri

dalam

membentuk moti:asi

untuk

mencapai

kecemerlangan dengan mengamalkan budaya kerja pencapaian diutamakan.

3.2

Ta)#* Lati&an 0 "elas Bahasa .an#arin

Kementerian Luar Negeri menyokong penuh penganjuran program pemantapan *ahasa Mandarin di kalangan &arga KLN ini. +eperti yang telah kita maklumi, *ahasa Mandarin amat penting dalam dunia hari ini baik kepada pihak s&asta mahu pun sektor a&am. Peningkatan mutu *ahasa Mandarin di kalangan &arga KLN sedikit sebanyak akan turut melambangkan imej KLN dan perkhidmatan a&am secara keseluruhannya. 3.2.1 P"ngan)#ran K#rs#s 1 2"nis K#rs#s 0

Kursus Kelas *ahasa Mandarin dianjurkan oleh bahagian Pengurusan sumber manusia, Kementerian Luar Negeri. Kursus ini diadakan setiap hari /abu dan 3umaat untuk " minggu bertempat di ,isma Putra, Putrajaya. Penyertaan bagi kursus ini terhad kepada 1! peserta yang paling a&al mendaftarkan diri dan keutamaan diberi berdasarkan keperluan tugas harian penja&at a&am tersebut. 3.2.2 O()"*ti+ Lati&an 0 Memberi ruang kepada pega&ai di KLN untuk meningkatkan pengetahuan dalam berkomunikasi dalam *ahasa Mandarin. Meningkatkan tahap keyakinan diri dalam interaksi dalam *ahasa Mandarin sama ada dengan pelanggan atau rakan sekerja.

209301

GMGA 2023 DASAR AWAM

Membina persekitaran berkomunikasi dalam *ahasa Mandarin yang positif di tempat kerja khususnya di KLN kerana ramai pega&ai perlu berkomunikasi dengan &arga asing di KLN.

3.3

Ta)#* Lati&an 0 Beng&el .icrosoft +ffice 2334 5ntu& Pembantu -a#bir ",6

+eiring dengan perkembangan dunia yang pesat pada hari ini, .eknologi Maklumat dan Komunikasi '-5.) menjadi satu alat yang paling penting bagi menghasilkan mutu perkhidmatan yang berkualiti. 3usteru, setiap *ahagian ? 3abatan ? (gensi di KLN dibekalkan dengan kemudahan -5. bagi memenuhi keperluan bidang tugas yang semakin mencabar oleh semua pega&ai termasuk kumpulan Pembantu .adbir. ,alau bagaimanapun, didapati kemudahan -5. yang dibekalkan tidak dimanipulasi

sepenuhnya oleh pega&ai termasuk Pembantu .adbir terutamanya perisian Microsoft ;ffice, ,ords, %Acel, Po&erpoint, Publisher dan ;utlook yang merupakan keperluan dan kemahiran paling asas dalam melaksanakan tugas seharian. Penguasaan dalam kemahiran paling asas ini amat penting bagi melancarkan sesuatu tugas yang diamanahkan selaras dengan kehendak pelanggan, Ketua 3abatan dan Stakeholders. 3.3.1 P"ngan)#ran K#rs#s 1 2"nis K#rs#s 0

*engkel Microsoft ;ffice 1220 untuk Pembantu .adbir KLN dianjurkan oleh *ahagian Pengurusan +umber Manusia, Kementerian Luar Negeri. *engkel ini diadakan selama dua hari iaitu dari 1> 9 1 (pril 1212 bertempat di Makmal Komputer, (ras 7, *ahagian .eknologi Maklumat , ,-+M( Putra, KLN. +eramai dua puluh lima orang kakitangan dari Kementerian Luar negeri terlibat dalam bengkel ini. *engkel ini adalah terbuka bagi kumpulan sasaran

209301

GMGA 2023 DASAR AWAM

seperti Pembantu .adbir pelbagai gred bagi tujuan pengukuhan pengetahuan dan kemahiran dalam Microsoft ;ffice 1220. 3.3.2 O()"*ti+ Lati&an 0

+elepas bengkel ini, peserta akan dapat = Memahami fungsi dan kebolehan sebenar setiap program yang terdapat dalam perisian Microsoft ;ffice 1220 iaitu ,ords, %Acel, Po&erpoint, Publisher dan ;utlook. Memperoleh pengetahuan dan kemahiran dalam menghasilkan mutu kerja terbaik dan pantas dalam urusan surat menyurat, urusan rekod dan fail, penghasilan jadual dan pangkalan data, sentuhan grafik dan komunikasi melalui aplikasi Microsoft ;ffice 1220. Mengaplikasikan pengetahuan dan kemahiran yang diperoleh melalui bengkel ini dalam tugas seharian tanpa bergantung kepada jurutaip 122B.

KEMENTERIAN LUAR NEGERI (KLN)

BENGKEL MICROSOFT OFFICE 2007 UNTUK PEMBANTU TADBIR KLN TARIKH :18 19 APRIL 2012 TEMPAT : Makmal Komputer, Aras 3, Bahagian Teknologi Maklumat , WISMA Putra, KLN

ANJURAN
209301

BAHAGIAN SUMBER MANUSIA KLN

GMGA 2023 DASAR AWAM

.0

PEMA2UAN KER2A.A KLN mengalakkan kakitangannya memajukan diri supaya dapat memperbaiki prestasi

kerja dan meningkatkan kerjaya mereka ke tahap lebih tinggi. ;leh itu, bahagian P+M ada me&ujudkan unit prestasi dan kompetensi untuk menyediakan pemajuan kerjaya bagi kakitangan-kakitangan KLN. *ahagian P+M dengan bantuan unit latihan serta unit prestasi dan kompetensi menyediakan latihan yang bersesuaian dengan posisi dan peringkat kerja serta pengetahuan dan pengalaman kakitangan. 5ontohnya, P+M mengendalikan sebuah latihan iaitu C cara mengendalikan sebuah mesyuaratD dalam latihan ini hanya kakitangan ja&atan setiausaha pejabat sahaja yang terlibat. -nput latihan ini ialah tentang cara mengendalikan sesebuah mesyuarat dan peranan setiausaha pejabat dalam mesyuarat tersebut seperti mencatit minit mesyuarat, menyediakan agenda mesyuarat dan lain-lain tugasan. -ni banyak membantu dan memahirkan kakitangan ja&atan tersebut dalam kerjaya mereka sekaligus melancarkan proses kerja mereka. KLN juga memberi peluang kepada kakitangan untuk melanjutkan pelajaran ke peringkat tinggi untuk kemajuan diri dan kerjaya mereka. P+M KLN menyediakan kelebihan kepada kakitangan yang ingin melanjutkan pelajaran secara sepenuh masa seperti cuti tanpa gaji dan cuti separuh gaji. Manakala bagi kakitangan yang melanjutkan pelajaran secara jarak jauh ataupun separuh masa KLN menyediakan cuti tanpa rekod untuk peperiksaan pertengahan dan akhir. +elain itu, 3abatan Perkhidmatan (&am juga memberi biasis&a kepada kakitangan sokongan KLN yang layak dan melanjutkan pelajaran. 4engan melanjutkan pelajaran ke peringkat tinggi dan mendapat ija@ah kakitangan tersebut dapat meningkatkan prestasi, ataupun mendapat kenaikan pangkat dan gaji. Mereka boleh maju dalam kerjaya mereka.
209301

GMGA 2023 DASAR AWAM

KLN juga menghantar kakitangan yang berpengalaman dan layak untuk menduduki peperiksaan penilaian tahap kecekapan 'P.K) yang dianjurkan oleh 3abatan Perkhidmatan (&am. Kakitangan yang lulus dalam peperiksaan P.K ini mempunyai peluang untuk memajukan kerjaya mereka dengan kenaikan pangkat, gaji ataupun gred. -ni membantu pemajuan kerjaya kakitangan KLN. P+M KLN juga me&ujudkan unit Pengurusan Psikologi bagi kakitangan KLN. 4iba&ah unit ini terdapat bimbingan dan kaunseling bagi kakitangan. 4i unit ini, mereka membantu indi:idu menggunakan kebolehan, keupayaan dan bakat yang ada pada mereka bagi tujuan kerja dengan sepenuhnya untuk kesejahteraan. 4an dalam kontek kerja mereka membatu pekerja supaya bertanggungja&ab ke atas prestasinya. 5ontohnya KLN mengadakan program Mentor dan Menti. 4idalam program ini, kakitangan lama dan mempunyai pengalaman mendalam di kenali sebagai mentor dan kakitangan baru yang kurang berpengalaman dikenali sebagai menti. Program ini dijalankan selama " bulan, kakitangan baru 'menti) di tempatkan diba&ah kakitangan lama'mentor). +egala urusan dan masalah berkaitan kerja yang tidak diketahui ataupun tidak dapat diselesaikan oleh menti perlu dirujuk kepada mentor. -ni merupakan salah satu cara untuk kakitangan baru maju dalam kerjaya mereka.

$.0

PENGURU'AN PERU%A-AN /AN PEM%ANGUNAN ORGANI'A'I Kementerian Luar Negeri 'KLN) mengamalkan pengurusan perubahan dan

pembangunan ;rganisasi. Pembangunan organisasi merupakan proses untuk meningkatkan keberkesanan organisasi dan kebajikan ahli organisasi melalui perubahan yang dirancangkan. Pembangunan organisasi memberi tumpuan kepada perubahan organisasi di peringkat makro dan micro.

209301

GMGA 2023 DASAR AWAM

$.1

Penstru&turan %emula Kementerian Luar Negeri mengamalkan pengurusan perubahan dan pembangunan

organisasi dengan membuat penstrukturan semula ataupun penyusunan semula perja&atan dan struktur organisasi Kementerian Luar Negeri Easa -- pada tahun 1220. KLN membuat penyusunan semula Kementerian Luar Negeri dibuat secara berperingkat-peringkat iaitu melibatkan perja&atan di ibu pejabat 'Easa -) dan melibatkan perja&atan di Per&akilanPer&akilan 'Easa --). Melalui penyusunan semula KLN me&ujudkan beberapa perja&atan

untuk menyokong struktur perja&atan sedia ada, naik taraf beberapa perja&atan yang telah diluluskan berdasarkan kepada kepentingan dan keperluan semasa dan penukaran skim perkhidmatan sedia ada di Kementerian. +elain itu, per&ujudan ja&atan baru melalui penstrukturan semula ialah untuk mengimbangi pertambahan beban tugas di luar negeri yang telah meningkat dan bertambah kompleks bagi memastikan Per&akilan-Per&akilan Malaysia di luar negeri dapat beroperasi dengan cekap, efisien dan berkesan. Kementerian Luar Negeri menekankan baha&a Penyusunan +emula KLN 'Easa --) adalah diperlukan kerana beban tugas yang dialami oleh KLN menimbulkan banyak kekangan dan halangan kepada pencapaian objektif dasar luar negara. Penyusunan +emula struktur organisasi Per&akilan-Per&akilan Malaysia di luar negeri juga akan dapat menyesuaikan Kementerian kepada perubahan dan perkembangan semasa dalam dan luar negeri. P+M KLN mengalakkan anggota-anggota untuk memajukan diri supaya dapat memperbaiki prestasi kerja dan meningkatkan kerjaya mereka ke tahap lebih tinggi. 4i samping itu, anggotaanggota perlu ditempatkan mengikut kesesuaian berdasarkan pengalaman, pengetahuan dan kemahiran yang ada pada mereka. +elain itu, langkah-langkah memperkayakan kerja, pusingan kerja dan perluasan tanggungja&ab akan dilaksanakan bagi mencabar dan mencungkil potensi yang mereka miliki.

209301

GMGA 2023 DASAR AWAM

$.2

Decentrali7ation

Kementerian Luar Negeri juga mengamalkan decentrali@ation iaitu penurunan kuasa pemerintahan. +ebagai contoh, semasa Ketua +etiausaha menghadiri persidangan ataupun la&atan ke Luar Negara beliau akan menurunkan kuasa beliau kepada .imbalan Ketua

+etiausaha -. +emasa ketiadaan Ketua +etiausaha tugas beliau diambil alih oleh .imbalan Ketua +etiausaha -. 5ontohnya, semasa ketua +etiausaha menghadiri persidangan ke 5olumbia, terdapat satu L; yang perlu diluluskan oleh Ketua +etiausaha iaitu permohonan meluluskan budget untuk perolehan pembelian iPad untuk semua ketua jabatan, jadi semasa ketiadaan beliau .timbalan Ketua +etiausaha - yang meluluskan kerana telah memperolehi penurunan kuasa dari Ketua +etiausaha.

$.!

Perubahan -e&nostru&tural Pengurusan +umber Manusia 'KLN) juga menggunakan perubahan teknostruktural .

+trategi perubahan teknostruktural yang digunakan ialah jadual kerja alternatif. P+M KLN mempunyai jadual kerja fleksibel atau CfleAtime &ork scheduleD, mereka membenarkan kakitangan KLN menentukan &aktu memula dan menamatkan kerja dalam sehari, dengan jumlah jam tertentu sehari seperti lapan jam. KLN menyediakan tiga peringkat &aktu, iaitu ,P1 0.72 pagi 9 8.72 petang, ,P1 >.22 pagi 9 !.22 petang dan ,P7 >.72 pagi 9 !.72 petang.

,.0

PER%IN!ANGAN Kementerian Luar Negeri mengamalkan amalan dan teori pembangunan sumber

manusia. Pengurusan sumber manusia KLN mengamalkan pendekatan dan teori moti:asi. *ahagian pengurusan sumber manusia KLN mengendalikan suatu bentuk latihan moti:asi iaitu peningkatan moti:asi dan pasukan pekerja yang cemerlang. Moti:asi adalah proses psikologi

209301

GMGA 2023 DASAR AWAM

yang merangsang memberi arah dan mengekalkan tingkah laku seseseorang kearah pencapaian matlamat dan menghasilkan tingkah laku secara sukarela. Peningkatan moti:asi dan pasukan pekerja yang cemerlang memberi moti:asi dan rangsangan kepada peserta iaitu penja&at KLN untuk bekerja secara berpasukan, dan menerapkan konsep disiplin dalam kerjaya, serta bekerja mengikut etika kerja yang berkesan dan memahami, menghormati serta melaksana matlamat organisasi. Moti:asi ini merangsang peserta dan mampu mengubah tingkahlaku peserta untuk melakukan kerja mereka dengan sukarela dan menggerakkan mereka bertindak mencapai matlamat di tempat kerja. KLN juga mengamalkan .eori Perjangkaan 'Froom 1 "8). Pekerja tidak akan terdorong untuk menghadiri program P+M dan mempelajarinya sesuatu daripadanya melainkan ia percaya. 4engan mengkaji tingkah laku pekerja KLN berdasarkan teori perjangkaan, P+M merekabentuk Kelas *ahasa Mandain kerana pekerja perlu mempelajari cara penggunaannya kerana digunakan dalam kerja harian mereka. 4an pekerja juga percaya dengan menghadiri bengkel ini mereka dapat mempelajari cara penggunaan yang dapat membantu dalam kerja harian mereka. Pengurusan +umber Manusia 'KLN) juga menggunakan perubahan teknostruktural . +trategi perubahan teknostruktural yang digunakan ialah jadual kerja alternatif. P+M KLN mempunyai jadual kerja fleksibel atau CfleAtime &ork scheduleD, mereka membenarkan kakitangan KLN menentukan &aktu memula dan menamatkan kerja dalam sehari, dengan jumlah jam tertentu sehari seperti lapan jam. KLN menyediakan tiga peringkat &aktu, iaitu ,P1 0.72 pagi 9 8.72 petang, ,P1 >.22 pagi 9 !.22 petang dan ,P7 >.72 pagi 9 !.72 petang KLN juga mengamalkan konsep latihan dan pembangunan. *ahagian KLN memberi latihan bengkel Microsoft office 1220 bertujuan memperbaiki prestasi kakitangan yang menurun di sebabkan kemahiran yang rendah. 4engan mengadakan bengkel Microsft ;ffice 1220 kakitangan KLN lebih mahir dalam penggunaan perisian ini. Kemahiran ini membantu membaiki prestasi kerja mereka kerana perisian ini merupakan satu perisian yang &ajib digunakan dalam

209301

GMGA 2023 DASAR AWAM

kerja seharian. Latihan-latihan seperti ini dapat mengelakkan penurunan pretasi kakitangan disesebuah organisasi dan dapat menunjukkan perubahan tingkahlaku yang diingini samada dalam bentuk kognitif,afektif ataupun psikomotor. *ahagian P+M KLN juga mengamalkan konsep kemajuan Kerjaya seperti yang terdapat dalam pembangunan sumber manusia. *ahagian P+M KLN menyediakan pelbagai rancangan kemajuan kerjaya bagi kakitangan KLN untuk meningkatkan prestasi, pangkat, gred, gaji dan kemajuan dalam kerja dari pelbagai akti:iti rancangan kerjaya yang di jalankan oleh unit prestasi dan kompetensi dan unit latihan di ba&ah bahagian sumber manusia. *ahagian P+M juga me&ujudkan unit psikologi KLN seperti yang terdapat dalam Pembangunan +umber Manusia bagi kakitangan KLN untuk mendapat bimbingan dan kaunseling untuk maju dalam prestasi kerja serta melancarkan tugas harian mereka. Konsep bimbingan yang diberi ialah membantu pekerja supaya bertanggungja&ab ke atas prestasi kerjanya serta membantu indi:idu menggunakan kebolehan, keupayaan dan bakat yang ada dengan sepenuhnya untuk kesejahteraan. *ahagian Pengurusan +umber Manusia Kementerian Luar Negeri merupakan salah satu kementerian kerajaan yang mengamalkan amalan dan teori pembangunan sumber manusia yang berjaya membangunkan organisasi serta mengambil berat tentang pemajuan kakitangan KLN.

3.0

KE'IMPULAN 4engan menyiapkan tugasan 45% 7121 pembangunan +umber Manusia ini, saya

mendapat banyak pengetahuan tentang amalan pembangunan sumber manusia yang diamalkan oleh bahagian Pengurusan +umber Manusia, Kementerian Luar Negeri KLN. +aya juga banyak menimba pengalaman baru semasa mengumpul maklumat di KLN.

209301

GMGA 2023 DASAR AWAM

Kesimpulan yang dapat dibuat oleh saya setelah menyiapkan tugasan 45% 7121 Pembangunan +umber Manusia ini ialah sesuatu organisasi akan berjaya dan berjalan lancar jika Pengurusan *ahagian +umber Manusia adalah cekap dan efisyen. +erta pengamalan amalan dan teori Pembangunan +umber Manusia dalam Pengurusan +umber Manusia sesuatu organisasi juga dapat melancarkan perjalanan organisasi dan memberi faedah kepada Kakitangan, ;rganisasi 4an Negara juga serta pemajuan staf dan pembangunan organisasi. +aya menyimpulkan, *ahagian Pengurusan +umber Manusia Kementerian Luar Negeri merupakan salah satu kementerian kerajaan yang mengamalkan amalan dan teori Pembangunan +umber Manusia yang berjaya membangunkan organisasi serta mengambil berat tentang pemajuan kakitangan KLN. (malan penstrukturan semula, decentrali@ation serta Perubahan Teknostruktural dan lain-lain lagi amalan dan konsep Pembangunan +umber Manusia membantu pemajuan organisasi KLN seperti melancarkan perjalanan organisasi manakala latihan, moti:asi dan banyak kelebihan lain yang disediakan oleh bahagian Pengurusan +umber Manusia KLN kepada kakitangan mereka banyak membantu dalam pemajuan kerjaya kakitangan. Latihan, moti:asi, bengkel dan banyak lagi yang disediakan unit P+M KLN dapat mengelakkan penurunan pretasi kakitangan dan dapat menunjukkan perubahan tingkahlaku yang diingini samada dalam bentuk kognitif,afektif ataupun psikomotor.

209301

GMGA 2023 DASAR AWAM

R#)#*an BAHAGIAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA, KEMENTERIAN LUAR NEGERI www.kln.gov.my *uku tahunan Pembangunan +umber Manusia .ahun 122 'Perpustakaan

Kementerian Luar Negeri) +amsudin bin ,ahab '122>), Mengurus dan mentadbir pe abat. 4e&an *ahasa dan Pustaka= Kuala Lumpur -shak Mad +hah '1221), Pengenalan Psikologi !ndustri dan "rganisasi. #ni:ersiti .eknologi Maklumat (bd. /ahim (bd /ashid '122"), #genda Perubahan $ Pengurusan Sumber Manusia dan %er aya. #tusan Publications=Kuala Lumpur

209301