INFORME DEL EMPLEADOR 2013

Direccin de Estadsticas Laborales 8 Nivel, Oficina 807 TEL: 2422-2576

INDICE
Introduccin Objetivos Datos importantes para la entrega del informe Observaciones Importantes Correos para revisin Gua para trabajar el archivo de Empresas Gua para trabajar el archivo de Empleado Pg. 4 5 6 7 9

INTRODUCCION:
El Ministerio de Trabajo y Previsin Social a trabes de la direccin de Estadsticas Laborales, presenta el nuevo formato para hacer entrega del informe del empleador, el cual facilitara a los patronos la generacin de los informes que establece la ley en el Articulo 61 del Cdigo de Trabajo. El cual indica que todos los patronos estn obligados a presentar dentro del improrrogable plazo de los primeros meses de cada ao a la dependencia administrativa correspondiente del Ministerio de Trabajo y Previsin Social, directamente o por medio de las autoridades de trabajo del lugar donde se encuentra la respectiva empresa, un informe impreso que contenga toda la informacin necesaria para la generacin de estadsticas sobre el mercado laboral. Es necesario hacer del conocimiento que el informe del empleador anteriormente se entrega con un archivo .data que el sistema del informe del empleador externo genera (SIEX) o bien en archivos de texto con base al sistema que manejaba cada empresa; cada uno con ventajas y desventajas. El archivo .data era difcil de crear para algunos debidos a que el SIEX en ocasiones no exportaba dicho archivo. Y por el lado de los archivos de texto era fcil cometer algn error. La mayora de los patronos frecuentemente conocen el uso de Microsoft Office (hojas de clculo) y para los administradores de los sistemas de base de datos es sencillo exportar sus registros internos de la base de datos a una hoja de clculo de Microsoft Excel y Open Office con un formato especifico.

Objetivos
1. Promover y facilitar la elaboracin y entrega del Informe del Empleador, con herramientas conocidas como los son las hojas de clculo. 2. El patrono podr reutilizar la informacin que hubiese ingresado en los reportes de los aos siguientes, haciendo nicamente las modificaciones necesarias segn las circunstancias (por ejemplo: cuando hay nuevos empleados, cuando hay cambios en los salarios, cuando hay trabajadores dados de baja en el periodo anterior, etc.) 3. Obtener informacin con el menor nmero de errores posibles, por ser una herramienta confiable y fcil de manejar por lo cual se les adjunta una gua donde se les indica los pasos a seguir en un documento Excel. 4. Estandarizar la entrega del informe del Empleador para lograr mejor atencin al empleador en los meses de enero y febrero del 2013. 5. Facilitar la recepcin del Informe del Empleador por lo cual se les sugiere que la entrega del mismo sea antes de los ltimos das de febrero ya que la cantidad de personas es demasiada y por consiguiente hay inconformidad por el tiempo que los usuarios esperan para ser atendidos. La entre es del 2 de Enero al ltimo da hbil del mes de febrero.

Datos importantes para la entrega del informe.

Debe entregar dos archivos con formatos (csv xls ods) que se describen posteriormente en este documento, junto con dos copias impresas de cada hoja de clculo (archivo empresa y empleados). El nombre de los dos archivos en digital a presentar en la Direccin de Estadsticas Laborales debern ser identificadas de la siguiente manera: el nombre del archivo seguido por el nombre de la empresa, ejemplo:
EMPRESAS_PANADERIAUNO.XLS EMPLEADOS_PANADERIAUNO.XLS

Descripcin de los Archivos

Archivo Empresas Es una hoja de EXCEL deber llenar 20 columnas que describe los Datos mas importantes de la Empresa, Nit, Direccin, representante legal, telfono. Archivo de Empleados Es una hoja de EXCEL deber llenar 38 columnas que describe los datos mas importantes de los empleados.

OBSERVACIONES IMPORTANTES
La nica condicin es que no agreguen, quiten o muevan ninguna de las columnas (campos) INDICADOS EN ESTE MANUAL.

INSTRUCCIONES PARA ENTREGA DEL INFORME 2013

Los informes podrn ser revisados llevando la informacin a las oficinas del Ministerio de Trabajo y Previsin Social o bien por correo electrnico nicamente hasta la primera semana de Febrero. Dichos correos quedaran distribuidos de la siguiente manera: Nits terminados en 2 letras informempleador2@mintrabajo.gob.gt con el Seor Ral Barillas. Nits terminados en 4 8 9 informempleador3@mintrabajo.gob.gt con el Seor Fernando Vicente. Nits terminados en 3 5 6 informempleador4@mintrabajo.gob.gt con el Seor Jorge Higueros. Nits terminados en 0 1 7 informempleador5@mintrabajo.gob.gt con el Seor Christian Garca. Si el informe esta correcto deber imprimir dos copias junto con la respectiva cartula y grabar en un disco los dos archivos digitales en MICROSOFT EXCEL; esto deber presentarse a la oficina de Estadsticas Laborales en el Ministerio de Trabajo (Octavo nivel Oficina 807) para recoger su constancia.

COMO TRABAJAR EL ARCHIVO EMPRESA

Seguir las recomendaciones indicadas en la siguiente gua no cambiar la posicin de las columnas.
1 2 3 4 5 6

nombre Sucursal

Nmero Patronal

Nit

Razn Social

Nombre Empresa

Representante

SI NO

Colocar si es CENTRAL O SUCURSAL

solo Numero

Solo Nmeros

A que se dedica la Empresa

Nombre Comercial

Nombre Completo

No Colocar el Nombre de la Empresa

no colocar guiones, comas ni espacios

no colocar guiones, comas ni espacios

10

11

12

Documento Pas Origen Actividad Identificacin Representante Econmica Representante

Actividad Especifica

Telfono

Direccin

SI NO

Colocar solo Nmeros

solo poner numero Ejemplo (83) Guatemala ver manual "D"

Ver Descripcin Exacta de la cdigos en Solo especifica de Ubicacin de el manual Nmeros la Empresa la Empresa "B"

no colocar guiones, comas, DPI ni espacios

no poner nombre del pas en letras

sin guiones

13

14

15

16

17

18 Cantidad total Empleados Inicio de Ao

Ubicacin Geogrfica

Documento Pas Origen Cuenta con Informante Identificacin informante sindicato Informante

SI

consta de un numero romano y cuatro nmeros naturales Ejemplo (I0101) Guatemala ver manual codificacin departamentos No colocar lugar de nacimiento en letras

Nombre Completo

solo poner numero Ejemplo Colocar solo (83) Nmeros Guatemala ver manual "D"

Colocar SI o NO

Solo Nmeros

NO

No colocar guiones, comas, DPI ni espacios

No en letras

19 Cantidad total Empleados Final de Ao

20

Ao Informe

SI

Solo Nmeros

2013

NO

Sin comas

COMO TRABAJAR EL ARCHIVO EMPLEADOS

Seguir las recomendaciones indicadas en la siguiente gua no cambiar la posicin de las columnas.
1 No, de empleado 2 3 4 5 Lugar Nacimiento

Tipo Documento Documento Pas Origen Identificacin Identificacin

SI

1,2,3,4..

Colocar solo el nmero (1) cedula (2) DPI (3) menor (4) pasaporte

Solo Nmeros

consta de un numero romano solo poner y cuatro numero nmeros Ejemplo naturales (83) Ejemplo (I0101) Guatemala Guatemala ver ver manual manual "D" codificacin departamentos

NO
6 Nit Empleado

cedula, DPI, partida nacimiento, pasaporte

sin guiones, no poner No colocar lugar ni espacio nombre del de nacimiento entre letra y pas en en letras nmeros letras

7 IGSS Empleado

8 Deportado de algn Pas

9 Nombre1

10 Nombre2

SI
NO

Nmeros

Nmeros

Nombre de Pas

guiones ni espacio entre nmero y letra

Guiones ni espacios entre nmeros y letra

11 Apellido1

12 Apellido2

13 Estado Civil

14 Nmero Hijos

15 Fecha Nacimiento

SI
NO
16 Edad exacta Empleado 17 Sexo (M) O (F)

Poner solo el Numero (0) soltero (1) casado, unido (2)viudo (3)divorciado

Total en nmeros

Utilizar el formato dd/mm/aaaa

soltero, casado viudo, divorciado

18 Tiempo de laborar en empresa

19

20 Das Trabajados Ao

Puesto

SI
NO

Edad exacta del trabajador en nmeros.

Colocar MoF

solo en nmeros

Consta de 4 Das reales nmeros. trabajados al Ver manual ao en nmeros "C"

No poner Masculino o Femenino

letras

No letras

No letras

21 Descanso Semanal

22

23 Horas al Da

24 Salario Mensual Nominal

25 Decreto 78-89 (Q.250.00)

Jornada

SI
NO

Colocar el Da Ej. Lunes, Martes

Diurna, Nocturna o mixta

cantidad total de horas trabajadas EN NUMEROS

devengado al mes

solo nmeros

Sin coma, espacio ni el signo de Q.

Sin coma, espacio ni el signo de Q.

26 Total Horas Extras

27 Valor de Hora Extra

28 Aguinaldo decreto (7678)

29 Bono 14 Decreto (42-92)

30

Comisiones

SI
NO

cunto pagan total al ao hora extra en solo nmeros la empresa

solo nmeros

solo nmeros

Sin coma, espacio ni el signo de Q.

Sin coma, espacio ni el signo de Q.

Sin coma, espacio ni el signo de Q.

31 Nivel Acadmico Solo colocar numero ver el cuadro adjuntado en la parte de abajo cdigos de nivel acadmico

32 Profesin

33 Etnia

34 Idiomas

35 Permiso Trabajo

SI
NO

descripcin de la profesin

colocar el Colocar solo el cdigo del nmero catlogo de (1) xinca etnias e (2) Maya idiomas Ej.: (3) garfuna (23) (4) mestiza Espaol (5) extranjeros solo poner el numero

nmeros

No letras

no poner en letras

Nota: Cuadro para trabajar la columna de nivel acadmico. No sabe Leer y/o escribir Sabe leer y/o escribir Primaria incompleta Primaria completa Secundaria incompleta Secundaria completa 0 1 2 3 4 5 Diversificado incompleto Diversificado completo Universidad incompleta Universidad completa Postgrados Diplomados 6 7 8 9 10 11

36 Tipo Contrato

37 Indemnizacin (Articulo 82)

38 Otros Pagos

SI
NO

solo colocar si es DEFINIDO o INDEFINIDO

Cantidad exacta

solo nmeros

Sin coma, espacio ni el signo de Q.

Sin coma, espacio ni el signo de Q.

ANOTACIONES OBLIGATORIAS
1.- Leer y seguir los pasos detallados en esta gua. 2.- Ver los manuales de codificacin en PDF para poder codificar correctamente. 3. Respetar el formato no cambiar la posicin de las columnas.