Anda di halaman 1dari 4

ANALISIS SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN SMK HARAPAN MELIAU Analisis PIECES Dalam menganalisis sebuah sistem, biasanya akan

dilakukan terhadap beberapa aspek antara lain adalah kinerja, informasi, ekonomi, keamanan aplikasi, efisiensi dan pelayana pelanggan. Analisis ini disebut dengan PIECES Analysis (performance, information, economy, control, eficiency and service). Analisis PIECES ini sangat penting untuk dilakukan sebelum mengembangkan sebuah sitem informasi karena dalam analisis ini biasanya akan ditemukan beberapa masalah utama maupun masalah yang bersifat gejala dari masalah utama. 3.4 Analisis PIECES Dalam menganalisis sebuah sistem, biasanya akan dilakukan terhadap beberapa aspek anatar lain adalah kinerja, informasi, ekonomi, keamanan aplikasi, efisiensi dan pelayana pelanggan. Analisis ini disebut dengan PIECES Analysis (performance, information, economy, control, eficiency and service). Analisis PIECES ini sangat penting untuk dilakukan sebelum mengembangkan sebuah sitem informasi karena dalam analisis ini biasanya akan ditemukan beberapa masalah utama maupun masalah yang bersifat gejala dari masalah utama.

1. Performance ( Kinerja Sistem)

Analisis kinerja ditujukankan untuk mengetahui tingkat kinerja dari sebuah sistem apakah kinerja dari sistem tersebut telah berjalan sesuai dengan yang diharapkan atau sudah mencapai sasaran yang diinginkan. Kinerja dari sebuah sistem diukur berdasarkan jumlah produksi dan tanggap waktu. Jumlah produksi merupakan jumlah perkerjaan yang bisa diselsekan dalam jangka waktu tertentu. Sedangkan tanggap waktu adalah keterlambatan rata-rata anatara suatau teransaksi dengan tanggapan yang diberikan kepada teransaksi berikutnya. Dalam kasus ini, kinerja dari sistem perpustakaan SMK HARAPAN dirasakan kurang efektif dan efisien jika dilihat dari hasil Throughput(hasil dari beberapa waktu ) dan Respon time yang diberikan oleh sistem pengolah data perpustakaan tersebut. Misalkan saja dalam pencarian data buku dan pembuatan laporan, kedua pekerjaan ini membutuhkan waktu yang cukup lama dalam penyelesaiannya. Hal ini terjadi dikarenakan proses yang dilakukan masih bersifat manual sehingga proses penyelesaian kedua pekerjaan tersebut membutuhkan waktu yang lama.

Table 3.1 Performance

Sistem Lama Jumlah beban kerja lebih besar dalam mengerjakan 4 laporan yaitu laporan koleksi buku, anggota, sirkulasi peminjaman, sirkulasi pengembalian dalam 1 minggu Pencarian dan pembuatan laporan data perpustakaan memerlukan waktu yang lama karna pembuatanya masih bersifat manual

Sistem baru : Sistem perpustakaan yang dapat mengerjakan beberapa laporan sehingga jumlah beban kerja menjadi lebih ringan Sistem pencarian dan pembuatan laporan data perpustakaan lebih efektif dan efisien

2. Information (Informasi) Sebuah sistem informasi yang baik akan menghasilkan informasi akurat, relevan dan tepat waktu. Akurat berarti informasi yang dihasilkan terbebasa dari kesalahan dan tidak menyesatkan, sedangkan relevan berarti informasi tersebut memiliki nilai bagi penggunanya, dan tepat waktu berarti informasi harus ada ketika dibutuhkan. Ketiga kriteria tersebut merupakan syarat dari sebuah informasi yang baik bagi sebuah perusahaan atau organisasi yang akan dijadikan sebagai dasar dari pengambilan keputusan. Pada sistem informasi perpustakaan yang ada di SMK HARAPAN hasil pengolahan informasinya masih memiliki beberapa kelemahan. Seperti kelambatan dalam pembuatan laporan-laporan yang dibutuhkan bagi pihak perpustakaan sendiri maupun pihak-pihak yang terkait.

Table 3.2. information

Sistem lama Tepat waktu. Pembuatan laporan yang seharusnya selesai dalam 1 hari, menjadi 2 sampai 3 hari Akurat. Tingkat kesalahan masih cukup besar karena proses masih dilakukan secara manual Sistem baru : sistem yang bisa membuat laporan secara tepat waktu dan akurat 3. Economy (Ekonomi) Motif ekonomi mungkin merupakan salah satu pertimbangan dari alasan mengapa diperlukannya pengembangan sebuah sistem. Harapan sebuah perusahaan atau organisasi terhadap sistem yang baru adalah dukungan terhadap proses manajerial perusahaan yang lebih efisien. Sehingga adanya pemborosan waktu dan alat-alat yang dapat mengakibatkan pembengkakan biaya pada sistem sebelumnya (sistem lama) dapat di kurangi semaksimal mungkin, Khususnya seperti biaya pengadaan kertas dan tinta.

Table 3.3 Economy Sistem lama Biaya yang digunakan untuk pengadaan alat tulis, tinta, buku dan kertas lebih besar Pengolahan secara manaual dengan waktu yang lama dapat menigkatkan biaya operasional Sistem baru : sistem pengolahan secara otomatis dengan waktu yang singkat yang bisa

meminimalkan biaya yang di keluarkan untuk pengadaan alat tulis dan sebagainya.

4.Control (Pengendalian) Aktivitas sebuah perusahaan atau organisasi perlu mendapat perhatian dan control yang terus menerus agar tidak terjadi penurunan kinerja dibawah standar yang sudah ditetapkan. Hal ini untuk mengurangi dan mencegah atau mendeteksi kesalahan sistem, menjaga keamanan data dan kecurangan yang akan terjadi. Pengendalian dalam sebuah sistem sangat diperlukan untuk mengurangi dan mencegah hal-hal yang dapat merugikan perusahaan atau organisasi itu sendiri. Dengan adanya control maka tugas atau kinerja yang mengalamai kendala dapat diperbaiki. Table 3.4 control. Sistem lama Pengendalian data pada sistem sirkulasi perpustakaan kurang maksimal karena masih terdapat kesalahan pencatatan baik secara disengaja ataupun tidak sitem baru : sistem pengendalian yang bisa melakukan pencatatan dengan baik agar sirkulasi perpustakaan berjalan maksimal 5. Eficiency (Efisiensi) Efisiensi pada sebuah sistem informasi menyangkut hal bagaimana menghasilkan output atau informasi sebaik mungkin dengan input yang diberikan, sehingga informasi yang dihasilkan sesuai dengan kebutuhan bagi pihak-pihak yang memerlukanya. Selain itu efisiensi juga berkaitan dengan bagaimana sebuah sistem tidak melakukan pemerosesan secara berlebih, dan usaha yang dikeluarkan untuk melakukan tugas-tugas tidak berlebihan juga. Table 3.5 Eficiency

Sistem lama Beban kerja yang ditimbulkan lebih banyak, seperti proses pendataan buku, proses peminjaman, pengembalian dan pembuatan laporan-laporan Sistem baru : sistem yang bisa membuat efisiensi suatu beban kerja

6. Service (Pelayanan). Untuk menilai kualitas dari sebuah sistem adalah salah satunya bisa kita lihat dari segi pelayanannya. Pada sistem informasi perpustakaan peningkatan pelayanan terhadap anggota merupakan bagian dari tujuan utama diadakannya pengembangan sistem dari sistem lama ke sistem yang baru. Pada sistem

informasi perpustaakan yang sebelumnya digunakan, pelayanan dari segi waktu terhadap anggota terlihat masih kurang cepat dan akurat sehingga menjadi salah satu alasan diandakannya pengembangan sistem. Table 3.6 Service Sistem lama Dari segi pelayanan terhadap anggota baik yang menyangkut peminjaman, pengembalian, serta pembuatan laporan masih membutuhkan waktu yang lama dan kurang maksimal Sistem baru : sistem yang bisa memberi pelayanan terhadap anggota dengan lebih baik dan cepat.

3.5 Analisis Kebutuhan Sistem Kebutuhan fungsional: 1. Sistem harus mampu melakukan penyimpanan data dengan cepat dan tinga validasi data yang baik 2. Sistem harus mampu melakukan proses sirkulasi data buku dengan cepat dan dengan tingkat validasi data yang baik 3. Sistem harus mampu menyajikan data atau semua laporan yang dibutuhkan, baik laporan buku, laporan anggota, laporan peminjaman, laporan pengembalian, maupun laporan denda.