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!" #acer $ue el texto enca%e A veces se desea que cada columna tenga el ancho justo para el texto ms ancho de esa columna. Una manera de hacer coincidir la anchura con el texto es seleccionar las columnas y escoger &or'ato/Colu'na/(%ustar a la selecci)n. Pero hay una manera ms rpida. Despus de seleccionar las columnas que quiera ajustar, colocar el puntero sobre las letras de las columnas en la divisi n entre dos de ellas. !uando el puntero cambie de aspecto y pare"ca un signo ms con #lechas que apuntan a derecha e i"quierda, hacer doble clic con el bot n i"quierdo del rat n para ajustar toda la selecci n. Para ajustar s lo una columna, hay que seguir el mismo mtodo, pero sin seleccionar nada primero. !uando se haga doble clic cerca de la divisi n entre dos columnas, $xcel ajusta la columna a la i"quierda de la divisi n. 2!" Evitar el li*ro de tra*a%o inicial %i se abre $xcel para trabajar con un archivo existente, tener que cerrar el libro de trabajo vac&o inicial es un engorro. Una #orma de evitar esta prdida de tiempo es cambiar la l&nea de comando que arranca $xcel. Para cambiar el comando del acceso directo del escritorio, hacer clic con el bot n derecho en el acceso directo y elegir +ro,iedades. 'r a la #icha (cceso directo, a(adir el parmetro /E a la l&nea de comandos, o sea, despus de EXCEL!EXE en el campo de texto Destino y pulsar (ce,tar. -!" Ca'*iar los ,ar.'etros ,or defecto !uando se abre un libro en blanco de $xcel o se crea un archivo nuevo, se tienen unos parmetros por de#ecto que pueden no responder a sus necesidades. Para cambiarlos, abrir un nuevo libro de trabajo y #ormatearlo en la #orma que se desee, incluyendo el n)mero de hojas, cabeceras, pies de pginas, mrgenes, y si se muestra o no la cuadr&cula. *uego, guardar el archivo como una plantilla llamada /001!XLT en la carpeta 2niciar que debe haber por debajo de 3MS0&&2CE3EXCEL +usual en ,##ice -./ o bien 3MS0&&2CE30&&2CE +usual en ,##ice -0/1 si no existiera, habr&a que crearla. $xcel utili"ar este archivo como el modelo por de#ecto en lo sucesivo. Puede crear archivos por de#ecto en lo sucesivo. Puede crear archivos por de#ecto similares para hojas de trabajo individuales, utili"ando el nombre de archivo S#EET!XLT.
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4!" Ca'*iar el texto de los *otones ,ersonali5ados !uando se a(ade un bot n personali"ado a una barra de herramientas, en el texto explicativo de la #unci n del bot n se puede leer +ersonali5ado. $sto se puede cambiar +o el texto de cualquier otro bot n/ con una macro. %i el bot n est en la barra de herramientas estndar, digamos, en la segunda posici n por la i"quierda, y quiere que el texto que apare"ca sea Hola, la macro ser&a como sigue2 %ub Do't 3oolbars +4%tandard4/. 3oolbar5uttons+6/.7ame849ola4 $nd %ub Para crear una macro, elegir 2nsertar/Macro, y seleccionar M)dulo para insertar una hoja de m dulo de :isual 5asic, e introducir la macro en la hoja. Una ve" que se ejecute la macro +con el nombre adecuado de barra de herramientas, posici n del bot n y texto explicativo/, el cambio permanece hasta que se altere de nuevo. 3ambin puede cambiar el texto de la l&nea de estado, reempla"ando el argumento !6a'e con el argumento !Status/ar, que toma la #orma !Status/ar78Text8. 9!" :er enca*e5ados de colu'nas !on $xcel con#igurado para mostrar los textos explicativos, una ventana se abre e indica la columna ms a la i"quierda +por ejemplo, columna A/ cuando se arrastra la barra de despla"amiento hori"ontal. %i se tiene una tabla con encabe"ados en la primera #ila, se pueden ver los encabe"ados de la columna en su lugar. %eleccionar una celda en la #ila y elegir Datos/&iltros/&iltro (uto'.tico. ;!" :er no'*res de ho%as de tra*a%o %i hay muchas hojas en un libro de trabajo, no se podrn ver todas las solapas simultneamente, pero si hace clic con el bot n derecho sobre cualquiera de ellas, se ver una lista de nombres de hojas. Para saltar a cualquiera de ellas, hacer clic sobre su nombre o seleccionarla con las #lechas de cursor y pulsar <2ntro=. 7!" Contar ele'entos en una *ase de datos %i se utili"a $xcel para mantener una base de datos, se pueden utili"ar #unciones para extraer datos. Una #unci n muy )til es C06T(R!S2>?, cuya sintaxis es C06T(R!S2>ran@oA criterio?. %upongamos, por ejemplo, que hay una lista de clientes en las
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celdas A;2<6==, con $spa(a en la columna D. Para obtener el n)mero total de clientes de >adrid, use la # rmula C06T(R!S2 >D BD200A 86C8?. $sto le indica a $xcel que busque en las celdas del rango D; al D6== y cuente s lo aquellos cuyo valor sea 7? +7ueva ?or@/. $l criterio en una # rmula C06T(R!S2>? puede ser texto, un n)mero o una expresi n. %i las ventas totales de cada cliente estn en la columna $, por ejemplo, la # rmula C06T(R!S2 >E BE200?A 8D7 000008 contar cuantos clientes tienen unas ventas iguales o superiores a ;==.=== pts. E!" Calcular totales de valores nu'Fricos en una *ase de datos ,tra )til #unci n para extender datos es la #unci n SGM(!S2>?, que da la suma de los elementos seleccionados en la base de datos. *a sintaxis de la #unci n es SGM(!S2>ran@oA criterioA ran@oHsu'a?. %upongamos que hay una lista de clientes en las celdas A;2<6== con los estados en la columna D y las ventas totales por cliente en la columna $. %i quiere conocer el total de todas las ventas en !ali#ornia, puede usar la # rmula SGM(!S2 >D BD200A 8C(8A E BE200?. $sta # rmula mirar en las celdas del rango D; al D6== para todas aquellas que coincidan con el texto !A, y sumar las cantidades correspondientes en el rango $; a $6==. %i se omite ran@oHsu'a, $xcel suma las celdas en el primer rango. 9!" Su'ar celdas sin rat)n $l bot n (utoSu'a calcula el total de la suma de las celdas que tiene arriba o a la i"quierda. %i se pre#iere el teclado, pulsar <(lt=" <7=. 0!" &or'ato condicional de celdas !uando se trabaja con muchos datos, una buena #orma de llamar la atenci n es hacer que se resalten automticamente aquellas celdas que cumplan una determinada condici n. $xcel -0 dispone de una opci n al e#ecto muy sencilla de utili"ar. *o primero es seleccionar el rango de celdas al que se desea aplicar un #ormato di#erente al resto en #unci n del valor que tomen en cada momento. *uego, elegir &or'ato/&or'ato condicional. $n el cuadro de dilogo nos encontramos con A cuadros, de los cuales el primero permite seleccionar con qu se va a hacer la condici n +por de#ecto, el valor de la celda/, el segundo marca qu tipo de condici n se va a e#ectuar +entre 6 valor, mayor que, menor que, etc./ y el resto son los valores que deberemos determinar, aunque si se elige una condici n del tipo 4mayor que4 o similar, el cuarto cuadro desaparecer obviamente. $l bot n &or'ato permite
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de#inir en qu consistir el #ormato condicional, pudiendo decidir entre #uentes, estilos, tama(o, color, bordes, etc. !" Controlar la tecla 26TR0 Por de#ecto, cuando se pulsa <2ntro=, la celda activa pasa a ser la de abajo, o la de arriba si pulsa <MaIJs="<2ntro=. Para cambiar esto, elegir #erra'ientas/0,ciones, y despus la #icha Editar. $n la lista desplegable que est debajo de la casilla de comprobaci n Mover selecci)n des,uFs de E6TR(R, seleccionar la direcci n que desee para el cursor. !ualquiera que sea la direcci n elegida, <MaIJs="<2ntro= se mover el cursor en la direcci n contraria. %i no se desea que el cursor se mueva en absoluto, desactivar la opci n. 2!" Co,iar la celda de arri*a en la celda activa Para copiar un n)mero, # rmula o texto de una celda a la que est justo debajo, colocarse en la celda en la que se quiere copiar y pulsar <Ctrl="<K= +ap stro#o/. $sto es particularmente )til si ha insertado una columna en blanco en medio de una base de datos y necesita copiar una # rmula o dos de la #ila de arriba. ? ya que estamos con # rmulas, la combinaci n de teclas <Ctrl="<8= +abrir comilla simple/ conmuta entre mostrar los valores y las # rmulas correspondientes. -!" Du,licar una f)r'ula Para introducir la misma # rmula en ms de una celda al mismo tiempo, seleccionar el rango de celdas, teclear la # rmula como de costumbre y pulsar <Ctrl="<2ntro=. 4!" Calcular r.,ida'ente Para reali"ar rpidos clculos para un rango de celdas en versiones antiguas de $xcel, hab&a que introducir la # rmula que diera el resultado y despus borrarla. $xcel 0.= a(ade una ventana de clculo automtico mucho ms )til, pero pobremente documentada. *a ventana de AutoClculo est a la derecha de la barra de estado que normalmente dice preparado. !ontiene una entrada, como Su'a70 +aunque esto depende de lo )ltimo que hi"o con dicha ventana/. Para un clculo rpido, seleccionar las celdas que quiere calcular, hacer clic con el bot n derecho en la ventana de !lculo automtico y seleccionar el proceso del men)2 Media, Contar, Contar 6J'eros +el n)mero de celdas con n)meros/, Max +el n)mero ms largo en la selecci n/, Min +el n)mero ms peque(o de la selecci n/ o Su'a. A)n mejor, se pueden seleccionar celdas no contiguas manteniendo pulsada la tecla Ctrl mientras se apunta y
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hace clic con el rat n. 9!" Me5clar ti,os de @r.ficos A veces, es )til me"clar tipos de gr#icos, como poner un gr#ico de tarta para el total de ventas de un a(o detrs de un gr#ico de columnas para los trimestres individuales. Para hacer esto, crear el gr#ico de columnas, hacer doble clic sobre el gr#ico para seleccionarlo, despus hacer clic en una serie de datos +un conjunto de columnas/. A continuaci n, elegir &or'ato/Ti,o de @r.fico +o hacer clic con el bot n derecho y elegir Ti,o de @r.fico en el men) contextual/, y #inali"ar escogiendo un tipo de gr#ico, como un gr#ico de tarta, y despus hacer clic en (ce,tar. Para volver al gr#ico original, seleccionar otra ve" las series de datos que se quiere cambiar, elegir &or'ato/Ti,o de @r.fico, y rede#inirlo para que coincida con el tipo de gr#ico original. ;!" 2ntroducir la fecha I la hora Para introducir la #echa actual en una celda, pulsar <Ctrl="<L= +punto y coma/. Para introducir la hora actual en una celda, pulsar <Ctrl="<B= +dos puntos/. Para introducir tanto la #echa como la hora en la misma celda, pulsar <Ctrl="<L= +punto y coma/ y despus un carcter separador, como L +punto y coma/ o / +barra/, y pulsar <Ctrl="<B= +dos puntos/. 7!" (Madir lNneas de tendencia Para a(adir una l&nea de tendencia o de anlisis de regresi n a un gr#ico, seleccionar las series de datos para los que quiere la tendencia o anlisis, elegir 2nsertar/LNnea de tendencia +o hacer doble clic y elegir 2nsertar/LNneas de tendencia del men) contextual/, ajustar el tipo de tendencia o regresi n y las opciones, y seleccionar Aceptar. Para borrar una l&nea de tendencia o regresi n de un gr#ico, seleccionar la l&nea y pulsar <Su,r=. E!" Ca'*iar f)r'ulas a valores %i alguna ve" ha tenido un pu(ado de # rmulas en una hoja de clculo que necesitaba reempla"ar con los valores calculados, apreciar esta macro, que hace el trabajo por usted2 %ub Borm6:al+/ Bot $ach c 'n %election.!ells c.Bormula8 c.:alue 7ext c $nd %ub
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Para usar esta macro, col quese en la celda o seleccionar las celdas que quiere cambiar y ejec)tela. *o dems es automtico. 9!" Controlar 'aIJsculas/'inJsculas en las celdas 9e aqu& un par de macros para cambiar las entradas de celdas entre may)sculas y min)sculas. Para convertir el texto en may)sculas, usar la siguiente macro2 %ub >a@eUpper!ase+/ Bor $ach c 'n %election.!ells c.:alue8 U!aseC+c.:alue/ 7ext c $nd %ub Para cambiar el texto a min)sculas utili"ar esta macro similar2 %ub >a@e*oDer!ase+/ Bor $ach c 'n %election.!ells c.:alue8*!aseC+c.:alue/ 7ext c $nd %ub Para utili"ar cualquiera de estas macros, simplemente colocarse en la celda o seleccionar las celdas que se quieran cambiar, y ejecutar la macro. 20!" Eli'inar es,acios en celdas *os espacios extra que estn antes de alguna entrada de una celda pueden crear problemas cuando intentan ordenar y #iltrar tablas. Para eliminar estos espacios, seleccionar las celdas y ejecute esta macro2 %ub 3rim't+/ Bor $ach c 'n %election.!ells c.:alue8Application.3rim+c.:alue/ 7ext c $nd %ub 2 !" Docu'entar una for'ula 'ediante notas $l mtodo ms rpido consiste en pulsar la combinaci n MaIJsculas"&2. Desde el men) se consigue el mismo e#ecto con el comando 2nsertar/6otas. !on cualquiera de las dos acciones abriremos el cuadro de dilogo 7otas, desde donde se podrn introducir tantos comentarios como se deseen, incluso grabando notas sonoras con el micr #ono +si el equipo es multimedia/. %i se ha insertado una nota y no es posible verla yEo o&rla, ir al men) #erra'ientas/0,ciones y en la #icha :er, en el recuadro Mostrar marcar la opci n 2ndicador de notas.
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2-!" Llenar directa'ente un ran@o con un 'is'o dato o f)r'ula %uponiendo que las columnas A, 5 y ! contienen ;6 #ilas de n)meros que deben ser sumadas en la columna D, marcamos un rango que comience en D6 +D; contiene un r tulo/ y llegue hasta D;F, y tecleamos la # rmula 7SGM(>(2BC2?, terminando con Ctrl" 2ntro, en lugar del habitual 2ntro. *a # rmula aparecer en las ;6 celdas marcadas. $so s&, en re#erencias relativas +como 7SGM(>(2BC2? en la celda D6, 7SGM(>(-BC-? en la celda DF, y as& sucesivamente. %i se trata de un dato, se procede de igual #orma. 24!" Ensanchar r.,ida'ente una colu'na !on el puntero del rat n situado en el borde derecho del encabe"ado de la columna +la #ila gris inicial donde #iguran las letras que las identi#ican/, hacer doble clic. !on ello conseguiremos que la columna se adapte exactamente a la necesidad de espacio de la celda ms ancha contenida en la columna. $n Lotus 1-2-3 este procedimiento es vlido1 sin embargo, en Quattro Pro la opci n es &or'ato/(%uste r.,ido. 29!" +e@ar datos desde una ta*la de (ccess %i se marcan en Access unos registros de una tabla de la base de datos con el comando Edici)n/Co,iar, y se pegan en $xcel con el comando Edici)n/+e@ar, nos podremos encontrar con algunas di#icultades con respecto a los campos +celdas ahora/ que no conten&an valores. %i, por ejemplo, utili"amos una #unci n !,73AGA +cuenta las celdas que tienen alg)n contenido dentro del rango especi#icado/ que tenga como argumentos las celdas de la columna correspondiente a un campo de la base de datos original, siempre nos encontraremos con el sorprendente resultado de que cuenta todas las celdas del rango, aunque algunas estn aparentemente vac&as. Peor a)n, puede dar problemas al ordenar la in#ormaci n. $sto se debe a que durante la copia, se pasa a dichas celdas el carcter oculto (ltO0 de la tabla A%!'', en lugar de dejarlas en blanco. %e trata de una situaci n complicada. %i marcamos el rango, al elegir Edici)n/2r a/Es,ecial/Constantes/Texto, veremos c mo quedan seleccionadas no s lo las celdas que contiene un texto visible, sino tambin aquellas que estaban te ricamente en blanco. Para nuestra desgracia, arreglar la situaci n no es tan sencillo como elegir Edici)n/Ree',la5ar dejando en blanco la l&nea Ree',la5ar con, pues no lograremos nada. 9abr que hacerlo en dos pasos. $l
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primer paso es teclear (ltO0 en la l&nea Ree',la5ar y PPPP +o cadena absurda por el estilo que no pueda nunca con#undirse con el contenido real de cualquier registro/ en la l&nea Ree',la5ar con. ? el segundo paso es reempla"ar las cadenas absurdas que habrn quedando en las celdas aparentemente vac&as con nada +dejando vac&a la l&nea Ree',la5ar con/. 2;!" 2ncluir ti,os de letra variados en una sola celda %i se desean introducir varios tipos, tama(os y colores de letra en un r tulo que se encuentra en una sola celda, bastar con ir marcando los bloques y #ormatendolos dentro de la barra de # rmulas. *amentablemente, no es posible aplicar esto a las # rmulas ni a las entradas numricas. 27!" 0cultar f)r'ulas en una ho%a ,rote@ida !uando el dise(ador de una hoja desea protegerla de modo que los #uturos usuarios no sean capaces de ver el contenido de las # rmulas que introdujo, sino s lo el resultado de las operaciones que las # rmulas e#ect)an, tiene la posibilidad de, una ve" marcadas las celdas que desee ocultar, activar el atributo 0culta de la #icha +rotecci)n, que encontrar en el men) &or'ato/Celda. !uando #inalmente se active la protecci n con el comando #erra'ientas/+rote@er/+rote@er #o%a, el maravilloso "saber cmo" sobre hoja de clculo quedar protegido, incluso con una contrase(a, si as& se desea. 2E!" Crear listas r.,idas >uchas veces en una empresa se utili"an listas de nombres repetidamente, +nombres de los vendedores, #iliales, listas de art&culos, etc./. Para evitar estar introduciendo una y otra ve" la lista podemos seleccionar los datos y el comando Edici)n/Co,iar, marcar la celda de destino y Edici)n/+e@ar. $ste procedimiento, aunque per#ectamente vlido, puede ser sustituido por el ms so#isticado mtodo de crear Listas ,ersonali5adas. Para crear una lista personali"ada, marcar en bloque las celdas que contengan valores que quiera que #ormen parte de la lista. $n el men) #erra'ientas/0,ciones elegir la #icha Listas y pulsar el bot n 2',ortar. Ahora la lista de vendedores est incluida, y cada ve" que se necesite introducirla en una hoja, solo se necesitar introducir en una celda el primer valor de la serie, y pinchando en la esquina in#erior derecha de la celda arrastrar hacia abajo +arriba, i"quierda o derecha/ para construir la lista.
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29!" 6o i',ri'ir deter'inadas .reas >uchas veces al imprimir una hoja de clculo no se desea que determinadas #ilas o columnas del rea de impresi n apare"can en la misma. Para ello el mtodo ms #cil es ocultar las #ilasEcolumnas deseadas. $sto se puede hacer de dos #ormas. Primero, seleccionar las #ilasEcolumnas y en el men) &or'ato seleccionar &ila o Colu'na y 0cultar. Para que las columnasE#ilas sean visibles de nuevo hay que seleccionar las columnasE#ilas contiguas y activar &or'ato/&ila o Colu'na/Mostrar. ,tro mtodo de llevar el puntero del rat n hasta la l&nea divisoria del encabe"ado de dos #ilasEcolumnas, el puntero cambiar y tendr la #orma de una barra con dos #lechas, y mover el rat n hasta ocultar la #ila columna. $l mtodo para volver a mostrarlas es el mismo que antes. ? por )ltimo utili"ando atajos de teclado, una ve" seleccionada la columna pulsar Ctrl"9 para ocultar y Ctrl" MaIJsculas"9 para mostrarla. %i se trata de #ilas, utili"ar Ctrl"E y Ctrl"MaIJculas"E. -0!" Crear filtros auto'.ticos *os #iltros automticos son una caracter&stica avan"ada de $xcel que permiten seleccionar los datos relevantes de una tabla o lista de una #orma muy intuitiva. %i tenemos una tabla o lista de datos, ponemos el cursor sobre una celda de la tabla y pulsamos Datos/&iltro/&iltro (uto'.tico. Aparecer en la cabecera de cada columna de datos una tecla indicndonos los criterios de selecci n para #iltrar dichos datos. Una ve" escogido uno de los #iltros $xcel s lo mostrar los datos que cumplan los criterios utili"ados en dicho #iltro. Aparte de los #iltros ms utili"ados se pueden incluir #iltros personali"ados por el usuario. - !" Que@o de la*erinto en Excel 7 $n $xcel 0, seleccionar (rchivo/6uevo y bajar hasta la #ila -.. 9acer clic sobre el indicador -. para seleccionar toda al #ila, luego pulsar 3A5 una ve", elegir (Iuda/(cerca de y, con las teclas C06TR0LOM(CGSCGL(S pulsadas, hacer clic en So,orte TFcnico. Una nueva ventana se abrir con unos gr#icos en FD. Ahora se puede recorrer libremente un laberinto tridimensional llamado Hall of Tortured Souls usando las teclas de #lecha. 'r directamente al muro y teclear excelRfa. !omen"ar el juego. -2!" Co'*inaci)n de celdas
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Para combinar dos o ms celdas hay que usar el carcter S. As&, por ejemplo, si en A6 hubiera un nombre propio, en 56 el primer apellido y en !6 el segundo apellido, se puede #ormar una combinaci n de las F celdas en otra nueva para hacer aparecer el nombre completo de la persona con un espacio entre cada uno de la siguiente #orma2 7(2S8 8S/2S8 8SC2. 3ambin ser&a posible utili"ar la #unci n Concatenar. *a # rmula anterior quedar&a as&2 7C06C(TE6(R>(2L8 8L/2L8 8LC2?. --!" Se,araci)n de cadenas Podemos basarnos en el ejemplo que supone trabajar con un 7'B, el cual consta siempre de un n)mero y una letra. *o que se pretende es separar el n)mero de la letra para usarlos a la hora de hacer clculos y, mediante la # rmula de clculo de la letra 7'B, veri#icar si est correctamente introducida. %upongamos que tenemos en la columna A los n)meros del 7'B en el #ormato 2-49;7"L, en la columna 5 queremos extraer los n)meros para el clculo y en la columna ! la comprobaci n. Para extraer los n)meros de la celda que contiene el 7'B podemos utili"ar2 $n 562 72TUG2ERD(>(2L#(LL(R>8"8L(2?" ? +estando en A6 el 7'B 1234 !"-L, el resultado ser 123 4!"/ $n !62 7DEREC#(>(2LL(RV0>(2?"#(LL(R>8"8L(2?? +esto extraer la letra */ $stas 6 # rmulas #uncionan cualquiera que sea la longitud del 7'B. Ahora podr&amos comprobar si el 7'B es correcto con un condicional del tipo2 7S2>C27AlgoritmoNIF>/2?L88L862& no v.lido8? siendo Al#or$tmo%&' la # rmula de clculo del 7'B. -4!" Trata'iento de fechas I el aMo 2000 en Excel 97 !uando se teclean s lo dos d&gitos del a(o, $xcel -0 asume lo siguiente2 %i la #echa tecleada est en el rango ;E;E== H F;E;6E6-, >icroso#t $xcel asume que la #echa es del a(o 6===. %i la #echa tecleada est en el rango ;E;EF=H F;E;6E--, >icroso#t $xcel asume que la #echa pertenece a los a(os ;-==. $jemplos2

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%i quiere introducir en una celda la #echa ;0E.E6F, deber&a teclear los A d&gitos del a(o, por ejemplo ;0E.E;-6F, si no lo hace as& $xcel asumir que es ;0E.E6=6F. %i quiere introducir la #echa IE-E.0, pero re#irindose al a(o 6=.0, deber introducir los cuatro d&gitos del a(o, esto es IE-E6=.0 en otro caso >icroso#t $xcel asumir IE-E;-.0. 7ota2 $sta in#ormaci n di#iere del comportamiento de versiones anteriores. -9!" Co'*inaciones de teclas r.,idas $ue '.s co'Jn'ente se utili5an en Excel 97 $n $xcel -0, se pueden actuali"ar rpidamente los datos que son devueltos por >icroso#t Juery. Pulsando B- re#resca la consulta en la ventana actual. %e puede utili"ar esta tecla en lugar de hacer clic en la opci n re#rescar datos del men). $xcel -0 permite utili"ar una combinaci n de teclas para insertar rpidamente la #echa y hora actual en una celda. Para hacerlo, utilice la siguiente combinaci n de teclas2 'ec(a actual) CTRLKL Hora Actual) CTRLKM(CGSCGL(SKB *a #echa y la hora se basan en el reloj interno del ordenador. $xcel -0 permite copiar y pegar texto en un solo paso. Para hacer esto, utilice la siguiente combinaci n de teclas2 CTRLKS#2&TKA *coma+ copia los datos de la celda superior a la celda activa y lo pega en la celda activa. CTRLKS#2&TK8 *com$lla doble+ copia los datos de la celda superior a la celda activa y utilice el comando Pegado $special para pegar s lo valores en la celda activa. Para obtener una lista con todas las combinaciones de teclas disponibles, debe hacer lo siguiente2 !lic en el asistente de ,##ice. 3eclear 4teclas rpidas4 sin comillas y clic en 5uscar. $legir el tema que usted desee. -;!" Co'*inaci)n de teclas $ue r.,ida'ente ,er'ita 'overse entre las ho%as de un li*ro de tra*a%o en Excel 97 %e puede utili"ar CTRLO(:+.@ para mover las hojas a la derecha y CTRLO Re+.@ para moverse a las hojas a la i"quierda. -7!" Ca'*iar el salto de ,.@ina 'ientras se ,revisuali5a un archivo en Excel 97 $xcel -0 permite hacerlo con una nueva caracter&stica2 :ista +revia de Salto de +.@ina. !on esta caracter&stica puede ver el documento y mover el salto de pgina con un simple clic sobre el
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salto de pgina y arrastrndolo hasta la posici n deseada. Para utili"ar esta caracter&stica seguira los pasos detallados a continuaci n2 1. $n el men) :er, hacer clic en :ista ,revia del salto de ,.@ina. 6. 9acer clic en el salto de pgina para seleccionar y arrastrar a la nueva posici n. -E!" 6iveles de deshacer en Excel 97 $xcel -0 tiene hasta ;I niveles de deshacer. Para deshacer una acci n, pulsar en el bot n Deshacer. Para deshacer varias acciones a la ve", pulsar en la #lecha al lado del bot n deshacer, seleccionar ms de una acci n desde la lista y para reali"ar la operaci n de deshacer, hacer clic en el )ltimo elemento seleccionado de la lista. -9!" :incular los cuadros de texto se ,ueden a celdas en una ho%a de tra*a%o en Excel 97 Dibujar un cuadro de texto en su hoja de clculo. !omprobar que el cuadro de texto es el objeto seleccionado en su hoja de clculo. Para hacer esto hacer clic sobre el cuadro de texto una ve". Pulsar &2. $sto situar el cursor en la barra de # rmulas. 3eclear 8Lre#erencia a la celdaM, donde la Lre#erencia a la celdaM es la celda a la que quiere vincular el cuadro de texto. 40!" Ca'*iar de 'aIJsculas a 'inJsculas una cadena de texto en Excel 97 Para cambiar una cadena entera a min)sculas utili"ar la #unci n M26GSC. Para cambiar una cadena entera a may)sculas utili"ar la #unci n M(CGSC. Para cambiar la primera letra de cada palabra a may)sculas utili"ar la #unci n 60M+R0+20. ,-emplo) W $n la celda A;, teclee su nombre y apellido todo en min)sculas. W $n la celda 5;, teclee 760M+R0+20>( /. 4 !" 2nsertar una 'arca de a@ua o fili@rana en el fondo de una ho%a de c.lculo en Excel 97 $n la barra de herramientas de Di*u%o, hacer clic en 2nsertar Xord(rt. %eleccionar el dise(o y hacer clic en (ce,tar.
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'ntroducir el texto y hacer clic en (ce,tar.

!ambie el tama(o del objeto al tama(o que desee. $n la barra de herramientas de Xord(rt, hacer clic en &or'ato de Xord(rt. $stable"ca el color de relleno a Sin Relleno. Poner el color de la l&nea a Vris claro y clic en (ce,tar. De esta manera ya puede introducir datos en las celdas y tener un objeto como una marca de agua por debajo de sus datos. 42!" Co,iar el for'ato de unas celdas a otras en Excel 97 Una manera rpida y #cil de copiar y pegar #ormatos de celdas es2 %eleccionar una celda que contenga los #ormatos que usted desee seleccionar. 9acer clic en el bot n Co,iar for'ato, con lo que el cursor se convierte en una brocha. %eleccionar las celdas a las que quiere pegar el #ormato. Al soltar el bot n del rat n, se aplicar el #ormato a la selecci n. 4-!" La funci)n (utoco',letar en Excel 97 %i los primeros caracteres que teclea en una celda coinciden con una entrada existente en esa columna, $xcel rellena los caracteres que #altan. $xcel s lo completa las entradas que estn compuestas de texto, o combinaciones de texto y n)meros, las entradas que contienen s lo n)meros, #echas u horas no se completan. Para aceptar las entradas propuestas, pulsar (ce,tar. *a entrada completa coincide exactamente con el modelo en may)sculas y min)sculas de la entrada existente. Para reempla"ar los caracteres introducidos, continuar tecleando. Para borrar los caracteres introducidos, pulsar Retroceso. 44!" Vrado de co',ati*ilidad so,orta Excel 97 con res,ecto a las otras versiones %i se comparten archivos con personas que trabajan con otras versiones de $xcel, en $xcel -0 se puede guardar los libros de trabajo en un #ormato que permiten ser utili"ados en una versi n anterior sin restringir al usuario las nuevas caracter&sticas. !uando se est preparado para guardar el trabajo, seguir los siguientes pasos2 $n el men) Archivo, elija <uardar !omo. $n la lista Vuardar Co'o Ti,o, clic en Li*ros de Excel 97 I 9!0/99 >W!xls?. Adems se puede poner este tipo de #ormato por de#ecto de la siguiente #orma2
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$n el men) 9erramientas, elegir ,pciones. $n la etiqueta de transici n, en el cuadro desplegable de Vuardar Co'o elegir Li*ros de Microsoft Excel 97 I 9!0/99 >W!xls? 49!" Trata'iento de las ta*las din.'icas en Excel 97 $n $xcel -0, ya se pueden dar #ormato a las celdas de una tabla dinmica. $ste #ormato se guardar cuando se actualice dicha tabla. Antes de comen"ar a dar #ormato, asegurarse de que la opci n #a*ilitar Selecci)n del men) Seleccionar del men) de Ta*las din.'icas est activada. $n caso de no estarlo, activarla. %ota) %i se aplican #ormatos condicionales a las celdas de tablas dinmicas, este #ormato no se mantendr despus de actuali"ar la tabla dinmica. 4;!" +u*licar datos en una ,.@ina Xe* en Excel 97 $s un proceso muy sencillo. Para hacerlo se deben seguir los siguientes pasos2 %eleccionar el rango de celdas que contiene los datos que desee publicar. Desde el men) (rchivo, hacer clic sobre Vuardar co'o #TML. %eguir las instrucciones del asistente de publicaci n en 'nternet. 47!" Tratar los docu'entos #TML directa'ente en Excel 97 $xcel -0 permite anali"ar los datos de sitios Neb. %e pueden abrir los documentos 93>* directamente. Para ello hay que reali"ar los siguientes pasos2 Desde el men) (rchivo , hacer clic en (*rir. 3eclear la UG* en el cuadro de texto 6o'*re de archivo. 4E!" Si'ulador de vuelo en Excel 97 Pulsar &9 +se abre el cuadro 2r a/ y teclear el rango X97BL97. *uego pulsar el tabulador para situarse en la celda M97, pulsar C06TR0LOM(CGSCGL(S mientras se pulsa sobre el icono del (sistente ,ara @r.ficos. 3ras unos momentos, aparecer una pantalla en la que se puede volar sobre unos paisajes #ractales. $n un momento determinado del vuelo se ver un sitio con inscripciones que muestra los nombres de los creadores de $xcel -0. *os controles son extremadamente sensibles1 se usa el rat n para controlar la direcci n2 el bot n i"quierdo avan"a y el derecho retrocede. Para salir basta con pulsar ESC.

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49!" 2nsertar nuevas celdas I ,e@ar datos en un solo ,aso !uando se vayan a copiar o mover celdas, seleccionar el rango de celdas que se desea despla"ar, apuntar con el rat n al borde de la selecci n y mantener pulsada la tecla !,73G,* mientras se arrastra el rango a la nueva ubicaci n. Al liberar el bot n del rat n, $xcel copia las celdas al destino. Para insertar los datos, mantener pulsadas las teclas !,73G,* y >A?U%!U*A% durante el arrastre y las celdas existentes sern despla"adas. 90!" Convertir una ta*la de Excel en un archivo de (ccess $legir Datos/Convertir para activar un asistente que lleva el proceso paso a paso. %i esta opci n #alta del men), seleccionar #erra'ientas/Co',le'entos y asegurarse de que est seleccionada la opci n Enlaces de (ccess. %i la opci n no aparece, habr que instalarla desde el programa de instalaci n. Access necesita estar instalado para que el asistente #uncione. 9 !" Vuardar for'atos ,ersonali5ados ,ara dia@ra'as ,ara a,licarlos r.,ida'ente a otros Para crear un auto#ormato de#inido por el usuario, abrir o crear un diagrama con las opciones deseadas de #ormato, luego elegir &or'ato/(utofor'ato y pulsar la opci n Definido ,or el usuario. Pulsar a continuaci n el bot n +ersonali5ar para activar el cuadro de dilogo correspondiente, en el que hay que pulsar el bot n (Madir, escribir un nombre y una descripci n para el #ormato y guardarlo para posteriores usos. 92!" &)r'ulas I funciones r.,idas 3eclear un signo $#ual dentro de la celda y luego pulsar el bot n en barra de # rmulas para activar el asistente de #unciones. $ste proporcionar una lista de las #unciones ms usadas recientemente y de#ine cada argumento que se necesita introducir. 9-!" 6J'eros *ien redondeados !rear un #ormato de n)mero personali"ado que muestre valores de moneda en miles en lugar de en millones. $legir &or'ato/Celda, ir a la pesta(a 6J'ero y seleccionar +ersonali5ado dentro de Cate@orNa. $n el campo Ti,o introducir lo siguiente2 O,1+O,/. Una ve" creado, $xcel recordar este #ormato y lo mostrar en las opciones de #ormato personali"ado. 94!" Descartar entradas du,licadas
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Para eliminar valores duplicados de una columna de texto, seleccionar la columna de texto a #iltrar y elegir Datos/&iltro/&iltro avan5ado. $n el cuadro de dilogo, marcar la casilla S)lo re@istros Jnicos. $legir &iltrar la lista para ocultar las #ilas que contengan in#ormaci n duplicada, o bien elegir Co,iar a otra u*icaci)n para crear una lista duplicada con s lamente valores )nicos. $xcel pone la #ila en a"ul para indicar que est #iltrada. 99!" Se@uir la ,ista a los datos con ,lantillas Para ello probar la caracter&stica de seguir la pista a los datos en el asistente de plantillas. !rear una hoja de clculo como el #ormulario de entrada de datos. $legir el asistente de plantillas desde el men) Datos. $l asistente lleva paso a paso por el proceso de enla"ar campos desde el #ormulario a una base de datos. Una ve" #inali"ado, se tendr una plantilla personali"ada que cualquiera puede abrir y rellenar, con entradas introducidas automticamente en la base de datos. 9;!" Concatenar texto I nJ'eros Utili"ando el carcter S se pueden unir en una sola celda datos numricos y de texto. Por ejemplo, si en la celda D;= hay un valor 900 y se quiere mostrar en otra celda el texto 900 ,esetas, elegir la nueva celda y entrar la # rmula OD 0S8 ,esetas8 y pulsar '73G,. 97!" Co,iar confi@uraciones de ,.@ina entre ho%as diferentes Activar la hoja que contiene las propiedades de la pgina que se desean copiar. $legir (rchivo/Confi@urar ,.@ina y pulsar 01 en el cuadro de dilogo. Activar luego la hoja en la que se desea aplicar esa con#iguraci n, elegir Edici)n/Re,etir confi@uraci)n de ,.@ina o bien pulsar C06TR0LOC. 9E!" Centrar en un solo ,aso %i se centra texto #recuentemente a travs de columnas utili"ando el cuadro de dilogo de #ormato de celda, colocar un bot n en la barra de herramientas para hacer esto en un solo paso. Para ello, hacer clic con el bot n derecho en cualquier barra de herramientas y elegir +ersonali5ar. $legir la categor&a &or'ato de texto y arrastrar el bot n de las columnas centradas a travs hacia la barra de herramientas. 99!" +ro@ra'as co',le'entarios de Excel Algunos complementos para $xcel +como .$e/ 0a1a#er, 2eports 0a1a#er, y A1al$s3s ToolPa4/ o bien no #uncionan adecuadamente
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o bien no #uncionan en absoluto en un !uaderno. *a soluci n en la mayor&a de los casos es ver la secci n $xcel #uera del !uaderno escogiendo Secci)n/:er &uera. Despus volver al !uaderno eligiendo (rchivo/Cerrar. ;0!" (Madir archivos de Excel 4!0 a un cuaderno %i se intenta, utili"ando comandos del men), a(adir archivos $xcel A.= +o anteriores/ a un !uaderno, ste no permitir a(adir ms de uno. Para solventar esto, se puede arrastrar cada archivo $xcel desde el $xplorador +o el escritorio/ al panel i"quierdo del !uaderno, o abrirlo en la versi n ms reciente de $xcel y guardarlo con el #ormato de cualquiera de las versiones ..= 0.=. ; !" 0,ti'i5ar 'acros de Excel $l c digo del generador de macros de $xcel graba todas las acciones del teclado y del rat n y est usualmente lleno de instrucciones %elect, que ralenti"an la macro como la que se muestra a continuaci n2 %heets+4J; $stimates4/.%elect Gange+4!-4/.%elect Active!ell. BormulaG;!;84I===4 Gange+4!;;4/.%elect Active!ell.BormulaG;!;84.A==4 %e pueden mejorar las prestaciones de la macro reempla"ando todas las sentencias %elect con re#erencias directas a las celdas o rangos. Por ejemplo, se podr&a reempla"ar todo el c digo anterior con s lo dos l&neas2 %heets+4J; $stimates4/.!ells+-,F/.:alue8I=== %heets+4J; $stimates4/. !ells+;;,F/.:alue8.A== ;2!" E%ecutar 'acros autoe%ecuta*les *as macros (uto0,en y (utoClose de un libro de trabajo de $xcel se ejecutan automticamente cuando un usuario abre o cierra el libro de trabajo. !uando abrir o cierre un libro de trabajo utili"ando c digo de macro :5A, por el contrario, $xcel no ejecutar estas macros automticamente. %i se desea ejecutarlas hay que llamar al mtodo Run (utoMacros del objeto ExcelXorR*ooR1 por ejemplo, se puede usar el siguiente c digo para ejecutar una macro Auto5pe1 del libro de trabajo2 Dim myN5 As Nor@boo@ %et myN58Nor@boo@s.,pen +4Binancial.xls4/ myN5.GunAuto>acros x;Auto,pen ;-!" C)'o crear ,lantillas
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%e puede convertir cualquier documento de $xcel en una plantilla guardndolo en la carpeta MS0&&2CE3+L(6T2LL +o cualquiera de las carpetas identi#icadas como locali"aciones de plantillas de usuario/. 7o es necesario dotar al archivo de una extensi n especial +como !D0C, para las plantillas Nord/1 simplemente gurdelo en el directorio 3+L(6T2LL, el archivo aparecer con otras plantillas en el cuadro de dilogo cuando se haga clic sobre 6uevo en el men) (rchivo o sobre el bot n 2niciar docu'ento nuevo de la barra de acceso directo de ,##ice. ;4!" (Madir fra@'entos a un cuaderno Para a(adir parte de un documento, en lugar del archivo completo, a un !uaderno, seleccionar la porci n a a(adir, arrastrarlo hasta el !uaderno, y soltarlo en la lista de Secciones y aparecer una nueva secci n Cuaderno con esta in#ormaci n. 3ambin se puede arrastrar un #ragmento de documento creado arrastrando el texto o datos seleccionados desde un documento hasta el escritorio, hasta el !uaderno. !uando se hace esto, el #ragmento aparece como una nueva secci n en el !uaderno, como si se hubieran arrastrado los datos directamente desde la aplicaci n ,##ice. Para avan"ar una secci n de una ve", pulsar !,73G,*HA*3H>A?U%!U*A%HAvPg simultneamente. Para retroceder una secci n pulsar !,73G,*H A*3H>A?U%!U*A%HGePg. ;9!" Mover datos entre a,licaciones $l soporte ,*$ permite arrastrar datos entre dos aplicaciones que se estn ejecutando sin ms que seleccionarlos en una y arrastrarlos hasta la otra. Pero preparar las ventanas de cada aplicaci n para que apare"can en la pantalla ha quedado anticuado. $n su lugar, seleccionar los datos en la aplicaci n origen1 entonces, manteniendo pulsado ya sea el bot n i"quierdo del rat n +para mover/ o el derecho +para copiar/, arrastrar los datos hasta el icono de la aplicaci n de destino en la barra de tareas de NindoDs -. y mantenerlo all& uno o dos segundos hasta que la aplicaci n de destino se abra. %e puede concluir la operaci n seleccionando la "ona en la que se quieren depositar los datos. ;;!" Deshacer arrastrar I soltar 'maginemos que se selecciona un texto en Nord y se mueve a una hoja de $xcel pulsando el bot n i"quierdo del rat n durante la operaci n de arrastrado. Pero despus de soltar el texto en $xcel, cambiamos de opini n y seleccionamos Edici)n/Deshacer (rrastrar I soltar en $xcel. PPone esta operaci n cada cosa, justo
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en la #orma en que estabaQ Pues no. $l texto desaparece de la hoja de $xcel pero no reaparece automticamente en Nord. Para deshacer completamente la operaci n hay que volver a Nord y seleccionar Edici)n/Deshacer Mover. % lo entonces reaparecer el texto que se movi a $xcel. ;7!" Mover ,lantillas con cuadernos >acros, autotexto y otras opciones personali"ables se guardan a menudo en plantillas. %i se piensa en mover un !uaderno a otro ordenador pero se desea conservar el acceso a las macros, se deben mover las copias de las plantillas que contienen dichas caracter&sticas a la nueva locali"aci n del !uaderno. %e pueden poner los archivos de plantilla en el !uaderno, si se desea, para simpli#icar la operaci n de mover, pero las macros y dems opciones no sern accesibles desde la nueva ubicaci n hasta que se guarden las plantillas como archivos. ;E!" +rote@er celdas *a protecci n de celdas se emplea para que el cursor se salte las protegidas, muy )til al rellenar #ormularios. Para ello hay que seguir estos pasos2 %eleccionar las celdas que han de rellenarse $legir &or'ato/Celdas 9acer clic sobre la #icha +rote@er Desmarcar la casilla /lo$ueada Pulsar (ce,tar $legir #erra'ientas/+rote@er/+rote@er ho%a >arcar las F casillas que hay en el cuadro que aparece y escribir, si se desea, una contrase(a Pulsar (ce,tar Ahora la tecla T(/ s lo pasar el cursor por las celdas desprotegidas. ;9!" Seleccionar varias ho%as a la ve5 Para reali"ar acciones en ms de una hoja a la ve" se pueden seleccionar varias manteniendo pulsada la tecla !,73G,* mientras se hace clic sobre los nombres de las etiquetas de cada hoja. 70!" Deter'inar una funci)n co'o el contenido de una celda $xcel tiene una gran variedad #unciones como 2S/L(61>? y 2SERR0R>?, para comprobar el tipo de entrada que hay en una celda. %in embargo no tiene como #unci n predeterminada una
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entrada del tipo # rmula. Para crear una #unci n, de#inida por el usuario, se debe presionar RAltSRB;;S para que apare"ca el editor de :isual 5asic y luego el comando 2nsertar/ M)dulo. Aparecer una ventana con el c digo para crear la acci n2 Bunction 'sBormula+c/ 'sBormula 8 c.9asBormula $nd Bunction Binalmente volveremos a $xcel presionando de nuevo (LT"& . Ahora, haremos una entrada en la celda ( . %eguidamente entraremos la #unci n de#inida por el usuario 2S&0RMGL(>( ? en cualquier otra celda para determinar que la celda ( contiene una # rmula. %i hacemos esto la #unci n devolver 3GU$, en otro caso devolver BA*%$. Debemos notar, pero, que cuando se reali"a una entrada de una #unci n de#inida por el usuario en un libro de trabajo puede ser que otra celda la contenga, por lo que deberemos incluir el nombre del libro de trabajo. Por lo tanto si, se ha creado una #unci n de#inada por el usuario en L2/R0 !XLS, se debe entrar la #unci n como sigue2 8T*ibro ;.xlsTU'sBormula+A;/ 7 !" &or'ato es,ecNfico ,ara el contenido de una celda o ran@o A veces conviene asegurarse de que se introducen los datos correctos en una hoja de clculo. Para ello se puede especi#icar qu datos son vlidos para una celda o rango. Por ejemplo, para que s lo se puedan introducir #echas posteriores al ; de enero de ;--V en un rango de celdas hay que seguir estos pasos2 %eleccionar las celdas a restringir. $legir Datos/:alidaci)n. %e abrir el cuadro de dilogo .al$dac$1 de datos con varias #ichas. %eleccionar la #icha Confi@uraci)n si no #uese la que apareciera desplegada. Desplegar la lista +er'itir y seleccionar &echa. %e puede apreciar que el cuadro cambia de aspecto para o#recer diversos campos de entrada de in#ormaci n. $n la lista desplegable Datos seleccionar el operador MaIor $ue y en la casilla &echa inicial escribir 161678 +como hemos supuesto en el ejemplo/. !omo )ltimo detalle se puede personali"ar el mensaje de error que $xcel mostrar en caso de que la #echa introducida en alguna de las celdas restringidas no sea correcta. Para ello

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hay que seleccionar la #icha Mensa%e de error, seleccionar el tipo de mesnaje y escribir un texto para el caso. 72!" (nidar '.s de 7 funciones S2 $xcel -0 no permite anidar ms de 0 #unciones %' en una misma celda. %upongamos que se tienen ciertos valores en el rango comprendido entre 5. y >. y se desea que en 7. se calcule el primer valor no nulo comprobando desde 5.. $n otras palabras, si 5. es cero, entonces se comprueba !.1 si ste es cero, entonces se comprueba D.1 y as& sucesivamente hasta que haya un valor distinto de cero, en cuyo caso ser&a el valor a tomar en 7.. Para ello, hay que uso de una celda auxiliar que no se vaya a utili"ar +por ejemplo, G./. $n ella consignar esta # rmula2 7S2>/9YD0L/9LS2>C9YD0LC9LS2>D9YD0LD9LS2>E9YD0LE9LS2>&9YD0L &9LS2>V9YD0LV9LS2>#9YD0L#9LS2>29YD0L29LS2>Q9YD0LQ9LS2>19YD0L 19LS2>L9YD0LL9L0?????????? Binalmente, en 7., consignar esta otra # rmula2 7S2>R9YD0LR9LS2>Q9YD0LQ9LS2>19YD0L19LS2>L9YD0LL9LS2>M9YD0L M9L0????? !on esto se habr conseguido dividir en dos el n)mero de anidamientos y el clculo es correcto. 7-!" Los ,ro*le'as del si@lo XX2 $n $xcel, en sus versiones A, . y 0, los d&gitos == a ;- son automticamente interpretados como los a(os 6=== a 6=;-, mientras que el 6= es capturado como ;-6=. $n la versi n -0 de los productos >icroso#t el a(o de re#erencia se incrementa a 6-, por lo que este n)mero se almacena como 6=6- y el F= como ;-F=. 74!" Evitar la e%ecuci)n de 'acros en docu'entos ,rote@idos ,or contraseMa A causa de los posibles virus que pueden albergarse en las macros de $xcel, lo que hay que hacer es mantener pulsada la tecla >A?U%!U*A% mientras se pulsa (ce,tar en el cuadro de dilogo de la contrase(a. 79!" Docu'entos fia*les !ualquier documento guardado en el subdirectorio &1$c$o9L +que cuelga del subdirectorio 5ff$ce/ ser considerado #iable y tambin la Protecc$1 a1t$:$rus e1 macros ser ignorada. Por lo tanto, no se debe permitir guardar nada en ese subdirectorio. 7;!" C.lculo auto'.tico so*re toda una ho%a entera
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%upongamos que se quieren dividir todas las celdas numricas de una hoja de clculo por el valor en pesetas del $uro, es decir, dividir por ;II,FVI. :amos a su poner que la hoja de clculo tiene el nombre genrico por de#ecto #o%a . Para volcar su contenido ya convertido a euros, abrir una nueva hoja en blanco del mismo documento +por ejemplo en la #o%a 2 si es que no se utili"a/ y en la celda A; consignar esta # rmula2 8%'+$%7U>$G,+9oja;UA;/19oja;UA;E;II,FVI19oja;UA;/ *uego arrastrar el controlador de relleno +el peque(o cuadradito negro de la esquina in#erior derecha de la celda activa/ hacia la derecha hasta que ocupe el mismo n)umero de columnas de la hoja original, y despus arrastrar hacia abajo hasta ocupar el mismo n)mero de #ilas de la hoja original. Automticamente se mostrarn todos los valores convertidos. 77!" Su'a acu'ulativa *asada en fechas 9ay trabajos propios de hoja de clculo que requieren introducir una #echa en cada columna de datos para luego ir acumulando una serie de valores en otra columna y sumndose #ila a #ila. $sto, que parece sencillo, se complica si lo que se pretende es tener una columna con los valores acumulados por #echa, es decir, para varias #echas iguales, el valor se acumula hasta que se inicia una #ila con #echa posterior. Para hacerlo ms gr#ico, pongamos por caso el control de ventas de productos en un establecimiento. *o primero que hay que hacer es crear una columna auxiliar en una columna que no se utilice +por ejemplo, la columna W/ basada en interruptores *fla#s+. $ste tipo de columnas auxiliares son muy )tiles pero hay que alejarlas de la vista principal para que no estorben. Por otra parte, vamos a suponer que los datos deseados van a ir en la columna 9. $sta es la vista parcial de la hoja2 ( / CD E & V # 2 !!! T 2 - &EC# +( 6 /(S 2:( L2UG (CGM (CGMGL( 2DE ( V! Z E 2D0 GL(D0 D0 +0R M D2( 4 =6E=;E P ; V;- ;F; -.= -.= -.= -V 9 =6E=;E P 6 ;.6- 6=0;..== 6.A.= 6.A.= -V F

X ?

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; =6E=;E P -V 7 =FE=;E P -V E =FE=;E P -V 9 =FE=;E P -V =FE=;E P 0 -V =AE=;E P -V =AE=;E P 2 -V =AE=;E P - -V =.E=;E P 4 -V =.E=;E P 9 -V =.E=;E P ; -V =.E=;E P 7 -V =.E=;E P E -V =.E=;E P 9 -V 2 =.E=;E P 0 -V

F ;.F0 66;;.I== A ;.V- F=F6.6== 0 . ..== V==..V== = I ;..- 6..;.V.= . 0 6.6. FI;6.I6= V ;.V- F=F6.6== 0 - ;.;6 ;0-;.F== ; ; ;..- 6..;.V.= = . ; 6..V A;AF.=== ; I ; F.60 .6AF.V== 6 I ; ;.;6 ;0-;.F== F ; ; A.I. 0A...A== A . ; .I= -= I.= . ; FV.- I.6F A..6= I II A = ; ;F.; 6.;; ;..F= 0 -= = =

A.=.= I.6.= ;6.=.= ;F.-== ;I..6= ;V.06= 6=.=6= 6;.V0= 6A.V0= 6V.I0= 6-.-0= F..F0= FI.=6= V;.66= -I..6=

A.=.=A.=. = 6.6== V.=== -.V.= ;6.A0=;6.A 0= 6.6== F..== ..F.=..F. = F.=== I.V== V.;== ;F..== ;A.;.= .-.F.= 0A.I.=0A.I .=

? X ? ? ? X ? ? X ? ? ? ? ? ?

Para este trabajo se utili"arn 6 # rmulas, una es la que va en la columna W y otra la que va en 9. $n la columna W, el primer valor es +debe ser/ siempre #ijo. Aqu& lo vamos a llamar X, siendo ? el otro interruptor. Pero se pueden llamar A y 5, o bien P$P$ y YUA7. $l #uncionamiento ser idntico. *a # rmula empleada desde el 6Z valor de W en adelante es la siguiente2 8%'++CAALCA./14X414?4/ $sta # rmula permite saber en qu momento se ha producido un cambio de #echa en la columna A.

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$n la columna 9 van los valores a mostrar ya calculados basndose en el contenido de la columna W. *a # rmula del primer elemento +9A/ es2 8%'+CWA84X41CBA1%'+?+CWF84?41CWA84?4/1C9FKCBA1CBAKCBF// $sta # rmula comprueba el valor de su #ila en W y acumula el valor siempre que no haya cambio de #echa. $n el momento que cambie la #echa, el valor se reiniciali"a a cero y comien"a una nueva acumulaci n. 7o hay que con#undir el operador l gico ? con la letra 4?4 entrecomillada. $n algunos casos, es posible que se pre#ieran dejar en blanco aquellas celdas de 9 que no totali"an. Para este prop sito se incluyen en la columna ' los mismos valores que en 9 pero dejando en blanco las celdas que no suman el total general. *a # rmula en este caso es2 8%'+CAA8CA.1441%'+CWA84X41441%'+?+CWF84?41CWA84?4/1C9FK CBA1CBAKCBF/// Ahora s lo hay que decidir si trabajar con la columna 9 o con la '. %i se pre#iere la 9, basta con borrar la '. %i se pre#iere la ', basta borrar la 9 y mover los valores de ' hacia 9. 7E!" Co'*inar datos de celdas de texto Para combinar dos o ms celdas se utili"a el carcter S *ampersa1d+ as& si en la celda A6 estuviese el nombre, en la celda 56 estuviese el primer apellido y en !6 el segundo apellido, la siguiente # rmula combinar&a las tres celdas con un espacio entre cada una2 8A6 [ 4 4 [ 56 [ 4 4 [ !6 3ambin es posible utili"ar la #unci n !,7!A3$7AG. *a # rmula anterior quedar&a2 8!,7!A3$7AG+A614 415614 41!6/ 79!" Se,arar la letra del nJ'ero en un 62& %upongamos que tenemos en la columna A los n)meros de 7'B en el #ormato ;6FA.I0H*, en la columna 5 se desean extraer los n)meros para el clculo y en la columna ! la letra para la comprobaci n. Para extraer los n)meros de la celda que contiene el 7'B podemos utili"ar en 562 8'WJU'$GDA+A619A**AG+4H 41A6/H;/ *esta1do e1 A2 el %&' 1234 !"-L; el resultado ser 1234 !"< Para extraer la letra del 7'B podemos utili"ar en !62 8D$G$!9A+A61*AG<,+A6/H 9A**AG+4H41A6// de tal #orma que extraer la letra *.

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$stas dos # rmulas #uncionan cualquiera que sea la longitud del 7'B. %e podr&a comprobar si el 7'B es correcto con un condicional del tipo 8%'+!68Algoritmo7'B+56/144147'B no vlido4/ siendo Algoritmo7'B la #ormula de clculo del 7'B. $ste sistema de extracci n es )til cuando se dispone de entradas al#anumricas con un #ormato de#inido, por ejemplo, re#erencias de productos que se componen de varios d&gitos y n)meros o letras de control separados por un gui n. E0!" Retornos de lNnea en el texto de una celda !uando se teclea texto en una celda, es posible cortarlo en cualquier momento para pasar lo siguiente debajo de lo anterior pulsando A*3H'73G,. E !" Recuento r.,ido de valores %e puede conseguir un recuento rpido de cuntos elementos se tienen en una hoja utili"ando la #unci n !,73AG.%' que cuenta las celdas, dentro de un rango, que no estn en blanco y que cumplen con un criterio concreto. %u sintaxis es2 !,73AG.%'+rango1criterio/ Gango es aqul dentro del cual desea contar el n)mero de celdas que no estn en blanco. !riterio es la condici n +en #orma de n)mero, expresi n o texto/ que de#ine las celdas a contar. Por ejemplo, puede expresarse como F61 4F641 4MF64 o 4man"anas4. ,-emplo 1) %upongamos que el rango AF2AI contiene 4man"anas4, 4naranjas4, 4melocotones4 y 4man"anas4 respectivamente. !,73AG.%'+AF2AI14man"anas4/ ser&a igual a 6. ,-emplo 1) %upongamos que el rango 5F25I contiene F61 .A1 0. y VI respectivamente. !,73AG.%'+5F25I14M..4/ ser&a igual a 6. E2!" Crear una confi@uraci)n ,or defecto !uando se comien"a un nuevo archivo, se toman por de#ecto una serie de valores que podr&an no ajustarse a las necesidades de un usuario en concreto. Para estos casos se puede generar una con#iguraci n personali"ada. Para ello, se abre un libro nuevo +o una hoja nueva/, se le da el #ormato requerido y se guarda el archivo con el nombre *'5G,.X*3 +en el caso de libro/ o 9,YA.X*3

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+en el caso de hoja/ dentro de la carpeta '7'!',, que cuelga de la carpeta ,BB'!$. $xcel lo utili"ar como plantilla en los nuevos documentos. 3ambin se pueden guardar en la carpeta de inicio alternativo, la cual hay que con#igurar en la #icha Veneral cuando se elige #erra'ientas/0,ciones. E-!" Colocar los cortes de ,.@ina antes de i',ri'ir %e pueden establecer manualmente los cortes de pginas eligiendo (rchivo/:ista ,reli'inar y pulsando el bot n Saltos de ,.@ina. De esta #orma aparecer un mensaje que indicar que se pueden arrastrar con el rat n una serie de marcas a"ules que separan claramente una pgina de otra al imprimir. Para volver a la vista normal, elegir de nuevo (rchivo/:ista ,reli'inar y pulsar el bot n :ista nor'al. E4!" (da,tar celdas ,ara textos lar@os %i se va a incluir un texto largo, se pueden combinar varias celdas adyacentes y hacer que el texto se trunque entre ellas. Pare ello, seleccionar varias celdas adyacentes de una misma #ila y elegir &or'ato/Celdas. Del cuadro que aparece, entrar en la #icha (lineaci)n y marcar las casillas de veri#icaci n (%ustar texto y Co'*inar celdas. Una ve" escrito todo el texto, colocar el puntero del rat n sobre la marca de divisi n de la #ila actual y la siguiente y arrastrar hacia abajo para que el texto se visualice. E9!" Su'a ultrarr.,ida de celdas adIacentes $sto es vlido tanto para #ilas como para columnas. %upongamos que tecleamos una serie de ci#ras numricas que despus se van a sumar. Al pasar de la )ltima celda, mantener pulsadas las teclas A*3 y >A?U%!U*A% mientras se pulsa la tecla del signo 7. %e quedar visuali"ada la # rmula de la suma automticamente y basta pulsar '73G, para que la suma quede re#lejada. E;!" (da,tar el ta'aMo de las celdas a su contenido !uando se teclean ms caracteres de los que se pueden visuali"ar en una celda, $xcel no muestra todo el contenido. Para #or"ar a que lo haga, seleccionar las celdas en las que se desee aplicar este e#ecto y elegir &or'ato/Celdas. Del cuadro que aparece, entrar en el #icha (lineaci)n y marcar la casilla Reducir hasta a%ustar. $l contenido de la celda se reducir o aumentar seg)n sea la medida de la columna.

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E7!" 2ntroducir un 'is'o dato en varias celdas si'ult.nea'ente %eleccionar las celdas en las que se vaya a introducir el mismo dato, teclearlo y pulsar !,73G,*H'73G,. EE!" Gso de *otones co',le'entarios Desde la versi n ..=, al pulsar la tecla >A?U%!U*A% y pulsar sobre ciertos botones, se puede apreciar que stos cambian y muestran un bot n di#erente. %i se libera la tecla >A?U%!U*A%, vuelve a aparecer el bot n original. *a siguiente es una muestra de botones con complementario aunque hay algunos ms2 Abr$r6=uardar &mpr$m$r6.$sta prel$m$1ar 5rde1 asce1de1te65rde1 desce1de1te Subra3ado6>oble subra3ado Al$1eac$1 $?@u$erda6Al$1eac$1 derec(a Al$1eac$1 ce1tral6Comb$1ar 3 ce1trar Aume1to dec$mal62educc$1 dec$mal 2educ$r $1de1tac$16Aume1tar $1de1tac$1 &1sertar f$las6,l$m$1ar f$las &1sertar colum1as6,l$m$1ar colum1as Pe#ar formato6Pe#ar :alores ,l$m$1ar co1te1$do6,l$m$1ar formato Debido a estos complementarios, algunos botones pueden ser reempla"ados por otros dentro de la misma barra de botones y ganar as& ms espacio.

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