GUDANG FARMASI DI RUMAH SAKIT

Disusun untuk memenuhi tugas mata kuliah Farmasi Rumah Sakit Dosen pengampu: Drs. Saro a! Sp.FRS.! Apt.

Disusun oleh: Kelompok IV "lssa Fi#i R A Imroatun *il+ Istika Ningrum $%&'%%%%&(() $%&'%%%%&'() $%&'%%%%&',)

*ut-i Nas+aru..in $%&'%%%%&'/) Na.ia Nur Arisk+ $%&'%%%%&00) Nita Ne1+ani $%&'%%%%&02)

Sekolah Tinggi Ilmu Farmasi Yayasan Pharmasi Semarang 3R4GRAM STUDI D5' FARMASI

TAHUN A6ARAN (&%'7(&%0

1. Definisi
Gudang Farmasi adalah tempat penerimaan, penyimpanan, pendistribusian dan pemeliharaan barang persediaan berupa obat, alat kesehatan dan perbekalan kesehatan lainnya yang tujuannya akan digunakan untuk melaksanakan program kesehatan. Gudang Farmasi Rumah Sakit merupakan suatu bagian di rumah sakit yang kegiatannya dibawah manajemen departemen Instalasi Farmasi.

Departemen Instalasi Farmasi dipimpin oleh seorang apoteker dan dibantu beberapa orang apoteker yang bertanggung jawab atas seluruh pekerjaan serta pelayanan kefarmasian yang mencakup pelayanan perencanaan, pengadaan, produksi, penyimpanan, perbekalan kesehatan atau persediaan farmasi,

pengendalian mutu dan pengendalian distribusi penggunaan seluruh perbekalan kesehatan di rumah sakit. Gudang farmasi mempunyai fungsi sebagai tempat penyimpanan yang merupakan kegiatan dan usaha untuk mengelola barang persediaan farmasi yang dilakukan sedemikian rupa agar kualitas dapat diperhatikan, barang terhindar dari kerusakan fisik, pencarian barang mudah dan cepat, barang aman dari pencuridan mempermudah pengawasan stok. Gudang farmasi berperan sebagai jantung dari manajemen logistik karena sangat menetukan kelancaran dari pendistribusian. leh karena itu, maka metode pengendalian persediaan atau inventory control diperlukan, dipahami dan diketahui secara baik.

2. Pengendalian Sistem Informasi

!ntuk mengembangkan manajemen institusi Rumah Sakit maka perlu diadakan pengendalian sistem informasi yang memadai khususnya pada bagian Gudang Farmasi. "engolahan data hendaknya dilakukan dengan cermat, cepat dan teratur. Data yang ada pada bagian Gudang Farmasi berupa data yang kompleks, data itupun diperlukan sewaktu#waktu. Sistem informasi dalam suatu organisasi dapat dikatakan sebagai suatu sistem yang menyediakan informasi bagi semua tingkatan dalam organisasi tersebut kapan saja diperlukan. Sistem ini menyimpan, mengambil, mengubah, mengolah dan mengkomunikasikan informasi yang diterima dengan

menggunakan sistem informasi atau peralatan sistem lainnya sebagai suatu sistem di dalam suatu organisasi yang merupakan kombinasi dari orang#orang, fasilitas, teknologi, media prosedur#prosedur dan pengendalian yang ditujukan untuk mendapatkan jalur komunikasi penting, memproses tipe transaksi rutin tertentu, memberi sinyal kepada manajemen dan yang lainnya terhadap kejadian#kejadian internal dan eksternal yang penting dan menyediakan suatu dasar informasi untuk pengambilan keputusan. "enerapan sistem baru diharapkan mampu untuk meningkatkan produktifitas kerja para pegawai, guna memenuhi kebutuhan seperti $ %& Sistem dapat membantu dalam mencatat barang masuk maupun barang keluar dengan efektif.

'& (emudahkan dalam perubahan data yang ada. )& *ebutuhan informasi dapat disajikan dengan cepat. +& "embuatan laporan yang dihasilkan lebih akurat. (enurut Santoso, Sistem informasi Gudang Farmasi terdiri dari , modul$ %& (odul "engguna, berisi grup dan daftar pengguna yang membatasi hak akses masing#masing pengguna. '& (odul Data Referensi, berisi manajemen data master seperti master obat, golongan obat, satuan, supplier, customer, dan sumber dana. )& (odul rder "embelian -Purchase Order&, berisi manajemen order

pembelian barang kepada supplier. +& (odul "enerimaan, berisi manajemen penerimaan barang dari supplier, penerimaan dibagi ' yaitu peneriman dengan " -Purchase Order& atau

penerimaan non#" misal dari dana hibah atau lain#lain. .& (odul rder distribusi, berisi manajemen order distribusi dari customer. /& (odul Distribusi, berisi manajemen pengeluaran barang ke customer. 0& (odul Retur, berisi manajemen pengembalian barang karena rusak atau expired. 1erdiri dari retur penerimaan -pengembalian ke supplier& dan retur distribusi -pengembalian dari customer&. 2& (odul manajemen barang rusak, berisi manajemen barang rusak di gudang. ,& (odul pelaporan, berisi output laporan dalam bentuk view html dan bisa dieksport ke format excel.

3.

Tugas Pokok dan Fungsi

1ugas Gudang Farmasi yaitu melaksanakan pengelolaan, penerimaan, penyimpanan dan pendistribusian perbekalan farmasi dan alat kesehatan yang diperlukan dalam rangka pelayanan kesehatan, pencegahan dan pemberantasan penyakit. Fungsi Gudang Farmasi$ a. (elakukan penerimaan, penyimpanan, pemeliharaan dan pendistribusian obat, alat kesehatan dan perbekalan farmasi. b. (elakukan penyiapan,penyusunan rencana,pencatatan dan pelaporan

mengenai persediaan dan penggunaan obat,alat kesehatan dan perbekalan farmasi. c. (elakukan pengamatan mutu dan khasiat obat secara umum baik yang ada dalam persedian maupun yang didistribusikan.

4. Penyimpanan
"enyimpanan berarti mengelola barang yang ada dalam persediaan, dengan maksud selaludapat menjamin ketersediaannya bila sewaktu#waktu dibutuhkan pasien, terjadi stock out atauo3er stock, tempat penyimpanan yakni gudang farmasi.1ujuan penyimpanan $ (emelihara mutu barang dan menjaga kelangsungan persediaan (enjamin keamanan dari kecurian dan kebakaran

(emudahkan dalam pencarian dan pengawaasan persediaan barang kadaluarsa.

(enjamin pelayanan yang cepat dan tepat.

Sistem

penyimpanan

obat

di

Gudang

Instalasi

Farmasi

dapat

menggunakan gabungan antara metode FIF

dan metode F4F . (etode FIF

-First in First Out&, yaitu obat#obatan yang baru masuk diletakkan di belakang obat yang terdahulu, sedangkan metode F4F -first expired first out& dengan cara menempatkan obat#obatan yang mempunyai 4D -expired date& lebih lama diletakkan di belakang obat#obatan yang mempunyai 4D lebih pendek. "roses penyimpanannya memprioritaskan metode F4F , baru kemudian dilakukan metode FIF . Sistem penyimpanan dikelompokkan berdasarkan jenis dan macam sediaan, yaitu$ %& 5entuk sediaan obat -tablet, kapsul, sirup, drop, salep6krim, injeksi dan infus&. '& 5ahan baku. )& 7utrisi. +& 8lat#alat kesehatan. .& Gas medik. /& 5ahan mudah terbakar. 0& 5ahan berbahaya. 2& Reagensia.

,& Film Rontgen. (etode penyimpanan perbekalan farmasi di Instalasi Farmasi Rumah Sakit$ %& 5erdasarkan bentuk sediaan, penyimpanan sediaan padat -tablet&, sediaan cair -sirup&,serta alat#alat kesehatan harus dipisahkan,sesuai sifat fisika kimianya -ikuti petunjuk yg tertera pada kemasan& '& (enurut abjad atau alfabetis )& (enurut farmakoterapi +& Sistem First in first out -FIF &6 First e9pire first out -F4F & atau kombinasi keduanya.!ntuk sistem FIF , penyimpanan berdasarkan pada obat yang pertama kali masuk,sedangkan sistem F4F punya e9pire date terdekat. "enyimpanan obat di gudang diawali dari menerima barang dan dokumen # dokumen pendukungnya, memeriksa barang, pengarsipan, memasukkan data ke komputer, setelah itu proses menyimpan barang di ruang penyimpanan. berdasarkan pada obat yang

5. Pengelolaan Gudang
"engelolaan Gudang dilaksanakan oleh tenaga yang kompeten, terdidik, mempunyai ijin untuk menangani yakni farmasis.Guna mempermudah

pengawasan maka unit perbekalan farmasi harus dibawah pengelolaanfarmasis untuk menjamin persediaan selalu tetap memenuhi persyaratan kefarmasian. *egiatan di Gudang$ %& "emeriksaan obat6alkes yang baru datang.

'& "enerimaan obat -perbekalan farmasi& )& "engaturan +& "enyimpanan .& "engeluaran /& 1ransportasi 0& 8dministrasi 2& "elaporan "ersyaratan ruang penyimpanan perbekalan farmasi$ %& Accessibility, ruang penyimpanan harus mudah dan cepat diakses '& Utilities, ruang penyimpanan harus memiliki sumber listrik, air, 8:, dan fasilitas lain. )& Communication, ruangan penyimpanan itu harus memiliki alat komunikasi. +& raina!e, ruangan penyimpanan harus berada di lingkungan baik dengan sistempengairan yang baik pula. .& "i#e, ruang penyimpanan harus memiliki ukuran yang cukup untuk menampung barangyang ada. /& "ecurity, ruang penyimpanan aman dari resiko pencurian dan penyalahgunaan sertahewan pengganggu. Faktor#faktor yang perlu diperhatikan dalam penyimpanan $ "enyimpanan ; '.<: -sejuk& $ disimpan dalam ruangan ber#8: "enyimpanan dingin disimpan dalam lemari pendingin -'#2<:&

"enyimpanan =<: disimpan dalam free>er. 7arkotika disimpan dalam lemari narkotika yang mempunyai aturan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

5arang mudah terbakar disimpan dalam gudang tahan api yang dilengkapi dengan alat pemadam kebakaran.

5ahan mudah terbakar, meledak, korosif, karsinogenik. "enyimpanan 5) disertai (SDS-(aterial Safety Data Sheet&.

. !anual "ntuk Gudang

%& 1etapkan kebijakan utama '& rganisasi gudang ? garis tugas wewenang tanggung jawab

)& @ob descriptions setiap orang yang bertugas di gudang, sesuai jenjangnya. +& Sistem informasi logistik $ Flow chart $ barangA surat6dokumen Form#form operasional $ in3oiceA laporan penerimaan barangA permintaanA kartu rekamanstockA blangko e9pedisi barang .& "rosedur akuntansi /& "rosedur sistem kontrol in3entaris 0& 8dministrasi gudang $ budget operasionalA prosedur pemeliharaan 2& "rosedur khusus $ *B5, dll.

#. Sistem $dministrasi Gudang

%& 5uku harian penerimaan

'& 5uku harian pengeluaran )& *artu persediaan +& *artu barang .& Surat perintah$ (engeluarkan barang Surat bukti barang keluar Surat kiriman barang Daftar isi kemasan6packing list

/& 5erita acara penerimaan barang 0& "elaporan$ Baporan mutasi, laporan tahunan, Baporan stock opname 2& "encatatan obat 4D6rusak ,& 5erita acara pemusnahan obat.

%. Indikator !utu Penyimpanan &'at di Gudang Farmasi.

%& "rosentase ketidaksesuaian barang antara di gudang dengan pencatatan $ Sampel counting dilakukan dengan cara mencocokkan jumlah barangyang ada di gudang dengan yang tercantum di kartu stok, serta yang tertera dalamkomputer. "engamatan dilakukan dalam waktu yang sama. '& 1 R -1urn 3er Ratio& 5eberapa kali perputaran yaitu modal dalam satu

tahun. Semakin tinggi nilai 1 R semakin efisien persediaan obat. Rumus $ 1 R C Darga pokok pembelian dibagi rata#rata persediaan D""

C Stok awal E pembelian F stok akhir. )& "rosentase stock akhir +& Stock mati Death stock -stok mati& menunjukkan item persediaan barang di gudang yang tidak mengalami transaksi dalam waktu minimal ) bulan. .& "rosentase 5arang yang akan 4D "emeriksaan obat yang akan e9pire date atau kadaluarsa harus dilakukan dengan teliti dengan tujuan untuk mengetahui tingkat keamanan

penggunaannya dan kepastian jumlah fisik obat yang masa aman penggunaannya hampir atau sudah berakhir di dalam sistem penyimpanan yaitu gudang farmasi. /& "rosentase stock berlebih 0& *esesuaian sistem distribusi obat FIF , F4F

T"G$S DIS("SI P)*+I!P$*$*

1ugas tiap kelompok mahasiswa adalah membuat lay out Gudang Farmasi 8turlah obat#obat dan alat kesehatan alat kesehatan di bawah ini ke dalam gudang farmasi yang saudara buat 7 % ' ) + . / 0 2 , %= %% %' %) %+ %. %/ %0 %2 %, '= *4B (" * I, IG, GII ? H Ringer laktat infus +== fls Dekstrosa .I infus /== fls Spuit . cc . bo96%==Js 1ranfusi set %= bo96%=Js IG :atheter no ''G %= bo96%=Js Gentamisin 2= mg injeksi + bo96%=Js (etronida>ol .== mg infuse += fls 8ntalgin injeksi + bo96'.Js Dekstrometorpan tablet ) bo96Js 8ntasida syrup 2= fls *loramfenikol '.= mg kapsul % klg6%===Js *loramfenikol syrup '= fls *loramfenikol tetes mata '+ fls Serum 8nti 5isa !lar I %= 3ial ksitetrasiklin salep kulit '+ fls Digoksin tablet ' bo96%==Js "ropranolol tablet ) bo96%==Js (etformin .== mg tablet % bo96%==Js *odein %= mg . btl6'.=Js "etidin injeksi %= ampul

*eterangan %. 8lmari Infus 8lmari terdiri dari ) trap yang terbuat dari lemari kaca yang bisa digeser trap % -atas&(etronida>ol infus trap ' Ringer laktat infus trap ) De9trosa infus '. Rak 8lkes trap % IG # :atheter no ''G trap ' Spuit . cc trap ) 1ransfusi set

). 1empat penyimpanan semi solid Salep mata ksitetrasiklin +. 8lmari 7arkotik yang ditanam dalam lantai setengah terbenam 1erdiri dari dua dua pintu dengan kunci yang berbeda sisi kiri almari untuk persediaan sehari# hari sisi kanan almari untuk persediaan jika habis

.. Rak bat sediaan tablet6 kapsul Rak disesuaikan secara alphabet dari atas ke bawah . rak 1rap % De9tromethorphan tablet 1rap ' Digoksin tablet 1rap ) *loramfenikol '.= mg 1rap + "ropanolol tablet 1rap . (etformin .== mg tablet /. 1empat penyimpanan obat ampul dan 3ial secara alfabetis dan tahan pada suhu ruang berbentuk rak 1rap % 8ntalgin 3ial 1rap ' Gentamisin 2= mg injeksi 0. 1empat penyimpanan obat drops tetes mata6tetes telinga dalam bentuk rak susun disusun secara alfabetis, 1rap % *loramfenikol tetes mata

2. 1empat penyimpanan obat sirup berbentuk lemari kaca terdiri dari ) trap yang disusun secara alfabetis 1rap % 8ntasida sirup 1rap ' *loramfenikol

T$,)- D$FT$. &,$T D$-$! G"D$*G

7 % ' ) I7F!S De9trosa .I infus (etronida>ol .==mg infus Ringer lactat infus @!(B8D /== fls += fls +== fls

7 % ' )

8B*4S IG # :atheter no ''G Spuit . cc 1ransfusi set

%= 5 H6%=Ks . 5 H6%==Ks %=5 H6%=Ks

7 % ' ) 7 % ' ) + . 7 % ' 7 % 7 % 7 % '

I7@4*SI6GI8B 8ntalgin Gentamisin 2= mg injeksi Serum 8nti 5isa !lar 185B41 De9tromethorphan tablet Digoksin tablet *loramfenikol '.= mg "ropanolol tablet (etformin .== mg tablet SIR!" 8ntasida sirup *loramfenikol 1414S (818 *loramfenikol S8B4" *!BI1 ksitetrasiklin 78R* 1I* :odein %= mg "etidin injeksi

@!(B8D +5 H6'.Ks +5 H6%=Ks %= 3ial ) 5 H6%= s ' 5 H6%== s % klg6%=== s ) 5 H6%==s ' 5 H6%== s 2= fls '= fls @!(B8D '+ fls @!(B8D '+ fls @!(B8D . botol6'.= fls %= ampul