Excel-Tipp: Projektplan mit Gantt Diagramm in MS Excel

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Projektplan mit Gantt Diagramm in MS Excel

| Literaturhinweise | Tools | Weitere Fachbeitrge zum Thema | Nicht nur fr Projektcontroller ist eine aussagefhige Projektplanung wichtig. Mithilfe von Projektplnen knnen die Kosten eines Projektes ermittelt und gesteuert werden. Weiterhin knnen ungefhre Entstehungszeitrume festgesetzt werden. Da ein derartiger Plan optisch schwer darzustellen ist, soll in diesen Excel-Tipp gezeigt werden, wie mithilfe eines Gantt-Diagramms Projektphasen und deren Zeitrume in Excel dargestellt werden knnen. Folgender Projektplan soll als Ausgangsbasis fr das Diagramm dienen. Hierbei sind die einzelnen Projektschritte mit ihren geplanten Anfangs- und Enddaten erfasst, auerdem enthlt der Plan die Dauer der einzelnen Schritte in Tage und das geplante Budget fr die einzelnen Projektschritte.

Abb. 1 Projektplan

Als Grundlage fr ein Gantt-Diagramm in Excel dient ein Balkendiagramm mit gestapelten Balken. Dieses wird im ersten Schritt in MS Excel 2003 ber folgenden Pfad eingefgt: Einfgen/Diagramm/Balken/gestapelte Balken Das sich ffnende Fenster wird mit der Schaltflche Fertig stellen geschlossen. In MS Excel 2007 wird das Diagramm ber das Register Einfgen und dort im Punkt Balken ber das Symbol fr gestapelte Balken eingefgt. Das jetzt erzeugte Diagramm ist ein weies Fenster. Durch einen Rechtsklick in das weie Fenster ffnet sich ein Menu in dem der Punkt Datenquelle (In MS Excel 2007 Daten auswhlen) gewhlt wird. Im neuen Fenster wird in MS Excel 2003 die Registerkarte Reihe gewhlt und durch die Schaltflche Hinzufgen fgen Sie eine neue Datenreihe ein. Im Feld Werte (in MS Excel 2007 Reihenwerte) ist der Bereich der Startdaten der Projektschritte zu selektieren. Im Feld Beschriftung der Rubrikenachse (X) von MS Excel 2003 whlen Sie den Bereich aus, welcher die Bezeichnungen der Projektschritte enthlt. In MS Excel 2007 wird im rechten Bereich des Fensters mit Bearbeiten der entsprechende Bereich gewhlt. Nachdem beide Bereiche festgelegt worden sind, schlieen Sie das Fenster mit der Schaltflche OK. Das erzeugte Diagramm ist in Abbildung 2 zu erkennen.

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Abb. 2 Grunddiagramm

Im nchsten Schritt soll die Achse mit den Startdaten in Monate umgewandelt werden. Hierfr wird die untere Achse selektiert und mit einen Rechtsklick das Menu Achse formatieren aufgerufen. In diesem Menu wird der Reiter Skalierung gewhlt (in MS Excel 2007 Achsenoptionen) und die bentigten Werte festgelegt. Hierbei mssen die Werte Minimum, Maximum, Hauptintervall und Hilfsintervall festgelegt werden. In diesem Beispiel soll als Zeitraum das Jahr 2008 dienen. Dafr mssen Sie als Minimum das Datum 01.01.2008 und als Maximum das Datum 31.12.2008 festgelegen. Die Eingabefelder in dieser Maske bentigen Zahlen, deshalb mssen die beiden Daten als Zahl eingegeben werden. Dabei entspricht das Datum 01.01.2008 der Zahl 39448 und der 31.12.2008 ist gleich 39813. Als Haupt- und Hilfsintervall wird der Wert 31 gewhlt, dieser steht fr jeweils 31 Tage. Dadurch entsteht eine leichte Abweichung in der Korrektheit der Darstellung, welche aber nur geringfgig ist und somit hingenommen werden kann. Im Anschluss werden im Register Zahlen (in MS Excel 2007 Zahl) das benutzerdefinierte Format MMMM eingefgt und ausgewhlt, dieses Format gibt die ganzen Monatsnamen aus. Im dritten Schritt werden in MS Excel 2003 Diagrammformatierungen festgelegt. In diesem Beispiel wurde der Hintergrund von grau auf wei gendert und die gesamt Diagrammgre so weit vergrert, dass die Monatsnamen in eine Zeile passen. Das Diagramm sieht wie in Abbildung 3 dargestellt aus.

Abb. 3 leicht formatiertes Diagramm (zum Vergrern anklciken)

In MS Excel 2007 kann auf diese Formatierungen verzichtet werden. Im letzten Schritt erfolgt die eigentliche Umwandlung eines Balkendiagramms in ein Gantt-Diagramm. Hierfr muss eine weitere Datenreihe hinzugefgt werden. Dies wird wieder durch einen Rechtsklick in die Diagrammflche gettigt und dort whlen Sie den Punkt Datenquelle (in MS Excel 2007 Daten auswhlen). In MS Excel 2003 wird in der Registerkarte Reihe ber Hinzufgen eine neue Reihe eingefgt. In MS Excel 2007 whlen Sie die Schaltflche Hinzufgen, um eine neue Reihe einzufgen. Im Feld Werte (in MS Excel 2007 Reihenwerte) wird der Bereich mit den Werten fr die Gesamtdauer der Prozesse gewhlt. Danach besttigen Sie den Vorgang mit der Schaltflche OK. Im Anschluss wird die erste Datenreihe ausgewhlt und mit einem Rechtsklick das Menu geffnet. Hier wird der Punkt Datenreihe formatieren gewhlt. In MS Excel 2003 setzen Sie im Register Muster die Flche und den Rahmen auf den Wert keine und besttigen dies mit OK. In MS Excel 2007 heien die Register Fllung und Rahmenfarbe.

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Als letztes wird die X-Achse (in diesem Diagramm ist sie senkrecht) gewhlt und formatiert. Hierbei aktivieren Sie in MS Excel 2003 in der Registerkarte Skalierung die unteren drei Optionen. Das Diagramm sieht jetzt, wie in Abbildung 4 dargestellt, aus. In MS Excel 2007 muss im Register Achsenoptionen die Option Kategorien in umgekehrter Reihenfolge aktiviert und im Bereich horizontale Achse schneidet die Option Bei grter Rubrik gewhlt werden.

Abb. 4 fertiges Diagramm (zum Vergrern anklicken)

Bei diesem Tipp handelt es sich um ein Beispiel. Es knnen selbstverstndlich weitere Projektschritte eingefgt werden oder andere Datenbereiche gewhlt werden. Auch Dynamisierungen knnen hier Anwendung finden.

Die Beispieldatei Gantt-Diagramm knnen Sie hier herunterladen >>

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Erstellt von Alexander Wildt am 24.09.2009 RSS Zurck zur bersicht

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Literaturhinweise
Excel 2007 fr Controller; Mewes; Addison-Wesley; 2009 Microsoft Excel: Formeln & Funktionen; Jeschke, Pfeifer, Reinke, Unverhau; Microsoft Press Deutschland; 2008 Controlling mit Excel; Klein; Vahlen; 2009 Praxishilfen Controlling; Mehlan; Haufe-Lexware; 2006 Das groe Excel-Handbuch fr Controller; Schels, Seidel; Markt+Technik; 2009

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