MANUAL BSICO PARA EVENTOS E CERIMONIAL

Nos eventos e cerimoniais, de um modo geral, so utilizados alguns termos especficos. Muitos deles at se confundem, assumindo, conforme o autor, o mesmo significado. A seguir, apresentamos algumas definies, para melhor compreenso do assunto.

Definies Evento: Acontecimento.

Cerimonial: Conjunto de formalidades que se devem seguir num ato solene.

Protocolo: Registro dos atos pblicos. Formulrio regulador de atos pblicos.

Precedncia: Que precede, antecede.

Etiqueta: Formas cerimoniosas de trato entre as pessoas; regra, norma, estilo.

Polidez: Ateno, delicadeza, cortesia, civilidade.

(Dicionrio Aurlio)

Evento

Em um evento civil deve-se seguir o protocolo que regula os atos pblicos, ou seja, h um conjunto de regras, de normas, de formalidades que devem ser obedecidas em um cerimonial para que se evitem episdios desagradveis e constrangedores. Para participar de um acontecimento, por mais simples que ele seja, no obrigatrio que se saibam todas as formalidades, as normas ou regras de etiqueta. Mais do que conhecer essas regras formais de conduta, preciso estar
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atento aos fatos; observando-os para aprender a se comportar devidamente, sendo delicado, corts e civilizado no trato com as pessoas. Dessa forma, aquele que age assim estar se adaptando s mais variadas situaes possveis em quaisquer acontecimentos, formais ou informais, utilizando-se, portanto, de sua polidez. Existem vrios tipos de eventos. Contudo, nosso objetivo o de trazer informaes bsicas para o planejamento e a realizao de cerimoniais pblicos, que fazem parte do nosso dia-a-dia enquanto servidores pblicos. Eventos sempre despertam a ateno, podendo ser notcia e, com isso, divulgar a instituio organizadora. um acontecimento criado com a finalidade especfica de alterar a histria da relao organizao-pblico, em face das necessidades observadas.

Check-list

Para a realizao de eventos pblicos imprescindvel elaborar uma listagem de procedimentos (Check-list). Essa listagem ajudar na conduo adequada das aes, bem como a checagem das mesmas, para que nada seja ignorado. O primeiro passo, de suma importncia, definir o tipo de evento que se quer realizar (Por que realiz-lo? Qual a sua finalidade? Que objetivos se pretende atingir?). Depois disso, escolher, estrategicamente, a data de sua realizao, o local apropriado e o horrio de incio e de trmino da solenidade, atentando para o cumprimento dos horrios, sem atrasos excessivos. Teremos, tambm, atividades consideradas gerais, tais como: Dimensionamento do evento; Cronograma de atividades; Listagem de convidados; Preparo das correspondncias; Material para a imprensa etc.

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ATENO: Todo o material para a imprensa, como press-release, sobre os eventos realizados pela Secretaria da Educao do Estado de Gois (por meio de suas superintendncias, gerncias e subsecretarias) de exclusiva responsabilidade da Gerncia de Comunicao Social (GECOM) da SEDUC. Para solicitar essa providncia, entrar em contato, antecipadamente, com a GECOM pelos telefones (62) 3201-3004/3160 ou pelo e-mail:

comunicacao@seduc.go.gov.br.

Cerimonial: mesa para a recepo; lista de convidados; livro de presenas; lista de confirmaes; reserva de mesas; tribuna/plpito; equipamento de som completo (microfones, telo, data-show etc); operador de udio; pavilho com os mastros e as bandeiras; reserva de lugares especiais nas duas primeiras fileiras; dimensionamento da mesa principal (nmero de cadeiras); jarras com gua e taas; forro e decorao para mesa de autoridades; roteiro para o mestre-de-cerimnias; hasteamento de bandeiras (se for ao ar livre); execuo do Hino Nacional Brasileiro etc.

Ps-evento: avaliao do evento; prestao de contas; relatrio final;

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ofcios ou cartas de agradecimentos; registro fotogrfico; recorte de jornal (clipagem) etc.

Decorao

A decorao de um local para a realizao de uma solenidade pblica deve ser sempre discreta. Nesse caso, mais vale primar pela simplicidade, ou mesmo pela total ausncia de decorao, do que pelos exageros. Por exemplo, no se deve colocar sobre a mesa de autoridades arranjos muito altos, acima de 20 cm de altura, para que estes no obstruam a viso de quem est na mesa, assim como a do pblico.

Bandeiras e Hino Nacional Brasileiro

A bandeira pode aparecer em todos os eventos oficiais e privados, sendo hasteada e arriada a qualquer hora do dia e/ou da noite. No caso dos eventos oficiais, a Bandeira Nacional estar sempre em composio com a Bandeira do Estado de Gois e a Bandeira do municpio, em um suporte conhecido como pavilho.

Disposio das bandeiras

A Bandeira do Brasil deve ser colocada sempre no centro do pavilho; sua direita deve ficar a Bandeira do Estado de Gois e, esquerda, a bandeira do municpio. Assim, para quem est sentado no auditrio, o pavilho deve estar bem localizado, com destaque e fcil visibilidade; nunca deve estar escondido atrs de pessoas ou objetos. Deve ser posicionado direita da mesa de autoridades, enquanto a tribuna do mestre-de-cerimnias fica esquerda da mesa.

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Execuo do Hino Nacional Brasileiro

A execuo do Hino Nacional Brasileiro deve acontecer logo aps a composio da mesa de autoridades, quando todos j estiverem em seus lugares.

Em caso de execuo do Hino de Gois, este dever acontecer aps a execuo do Hino Nacional Brasileiro. Nenhuma apresentao deve preceder a execuo do Hino Nacional Brasileiro. importante lembrar que no se deve exagerar em apresentaes culturais. De modo geral, todas as solenidades devem, dentro do possvel, ser breves, para no se tornarem exaustivas para as autoridades, que tm outros compromissos a cumprir, bem como para o pblico.

Mesa diretiva

A mesa diretiva ou mesa de autoridades deve ficar no centro do palco. Se possvel deve ser forrada com uma toalha de colorao discreta, suave, ou seja, uma cor branca, bege, creme ou similares. Como j dissemos anteriormente, um arranjo floral, preferencialmente com flores naturais, deve possuir,

aproximadamente, 80 cm de comprimento por 20 cm de altura. Atentem para no ultrapassar os 20 cm de altura, para no cobrir a autoridade que preside a mesa, principalmente se a cadeira for baixa. Caso o arranjo tenha um tamanho maior, coloque-o no cho, na frente da mesa; uma tima alternativa nesse caso. Sirva gua s autoridades, pela direita, sem pegar no copo, com cuidado para evitar acidentes. Se precisar retirar os copos, faa-o pela esquerda. Esteja sempre atento s solicitaes da mesa. Tenha consigo caneta e papel, caso as autoridades solicitem. Seja gil, mas discreto. No deixe faltar gua nos copos. Observe, tambm, o pblico, eles podem fazer alguma solicitao.

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importante lembrar que alm do mestre-de-cerimnias, deve haver, pelo menos, uma pessoa para auxili-lo nessas tarefas. Apesar de estar atento aos acontecimentos, ele no deve se afastar do plpito/tribuna. Quem deve atender s solicitaes seu auxiliar.

A disposio ideal para a mesa diretiva de uma solenidade um nmero mpar, colocando ao centro a autoridade mais importante hierarquicamente. sua direita, a segunda e, esquerda, a terceira, distribuindo as demais, direita e esquerda, sucessivamente, conforme a ordem hierrquica ou ordem de precedncia. Existem diferentes critrios para se aplicar a ordem de precedncia em um evento. O critrio hierrquico considerado o mais pacfico. Ele adotado na administrao pblica e nos diversos meios, seja no Executivo, no Judicirio, no Legislativo ou mesmo no empresarial. As solenidades devem, dentro do possvel, ser breves, para no se tornarem exaustivas para as autoridades e para o pblico, que tm outros compromissos a cumprir. Exemplo:

4 2 1 3 5

(MESA DIRETIVA)

Composio da mesa diretiva

No momento de compor a mesa, as autoridades devem ser chamadas de acordo com a ordem de precedncia, ou seja, do menor grau de relevncia hierrquica para o maior, de maneira que, ao final, restar apenas a cadeira do centro para ser preenchida pela autoridade maior. Assim, seguindo o exemplo anterior de disposio das cadeiras na mesa, a primeira autoridade a ser chamada ocupar a cadeira n 5, direita da platia; o segundo a ser chamado deve ocupar a outra extremidade, na cadeira n 4, e assim, sucessivamente, da

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direita para a esquerda, at que a autoridade a presidir a mesa fique no centro, na cadeira n 1.

Procure deixar os espaos entre as cadeiras mais folgados, em caso de necessitar encaixar alguma autoridade que no pde chegar no horrio previsto. Se tiver a confirmao de todos para a mesa, o horrio inicial estiver esgotado e se essa autoridade no estiver presente, deixe a cadeira reservada e, no momento em que a pessoa chegar, chame-a para ocupar seu lugar.

Dependendo da autoridade, procure situ-la no lugar apropriado, se no for possvel, coloque-a em uma das extremidades da mesa. Autoridades femininas no devem ser colocadas nas extremidades. Evite exagerar o nmero de autoridades na mesa, o ideal so nove pessoas, no mximo. Evidentemente, h casos excepcionais; no h uma regra rgida. Sempre que possvel, chame apenas um representante de cada instituio. No necessrio chamar o prefeito, o vice-prefeito e o assessor de uma mesma prefeitura. Nesse caso, chame apenas a autoridade maior, ou seja, o prefeito. Se houver a impossibilidade de seu comparecimento, ele ser representado por algum de sua indicao. No caso de uma solenidade com a presena de vrios prefeitos, se houver a impossibilidade de levar todos para a mesa diretiva, procure chamar aquele da cidade que estiver sediando o evento para compor a mesa em nome de todos os outros. Mas no existem regras rgidas para situaes como essa. O importante usar do bom senso e da diplomacia para contornar alguns episdios, muitas vezes delicados de se resolverem. Cada regio tem suas peculiaridades, e seguir rigorosamente o protocolo pode ser difcil.

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Pronunciamentos

Os pronunciamentos devem acontecer, tambm, segundo a ordem de precedncia, ou seja, a autoridade maior , sempre, a que fala no final e encerra a solenidade. Assim, em uma solenidade da SEDUC, com a presena da Secretria de Estado da Educao, ela falar por ltimo.

Suponhamos que haver um evento numa Subsecretaria Regional de Educao e, alm da subsecretria estaro presentes a Secretria de Estado da Educao, a Secretria Municipal de Educao, um deputado e o prefeito da cidade. O evento sendo nosso, a subsecretria faz o pronunciamento inicial, como anfitri; em seguida, oferece-se a palavra ao prefeito da cidade; depois, ao deputado e, por fim, pronuncia-se a Secretria de Estado da Educao. No h

necessidade do pronunciamento da Secretria Municipal de Educao, j que o prefeito, como autoridade maior do municpio, se pronunciou. Assim como no h necessidade de que todas as pessoas que compem a mesa se pronunciem. Procure, o mximo possvel, reduzir os pronunciamentos, bem como o tempo destinado a cada discurso. Solicite autoridade, antes de sua fala, que ela seja breve, no ultrapassando dez minutos. Nos eventos com a presena do Governador do Estado, o cerimonial do Palcio do Governo. Assim como nos eventos pblicos realizados pela SEDUC, o cerimonial de responsabilidade da equipe da Gerncia de Comunicao Social desta secretaria. Os discursos devem ser breves, no ultrapassando dez minutos.

Bibliografia

CESCA,

Cleuza

G.

Gimenes.Organizao

de

eventos:

manual

para

planejamento e execuo. So Paulo: Summus, 1997.

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BETTEGA, Maria Lcia (Org.). Eventos e Cerimonial: simplificando as aes. Caxias do Sul: EDUCS, 2002.

HOLANDA, Aurlio Buarque, 1988, Dicionrio Aurlio Bsico da Lngua Portuguesa, 1 ed., Editora Nova Fronteira, Rio de Janeiro, RJ

Elaborao: Gerncia de Comunicao Social SEDUC (62) 3201-3004/3160 E-mail: comunicacao@seduc.go.gov.br

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