ETAPAS DE LA ORGANIZACIN DEL EVENTO Las etapas Son cuatro, mismas que conforman el proceso administrativo

1.- PLANIFICACION(previsin y planeacin.) 2.- ORGANIZACIN(integracin y coordinacin) 3.- IMPLEMENTACION o EJECUCIN(puesta en marcha y direccin) 4.-CONTROL(evaluacin, resultados)

PLANIFICACION.Es la previsin que se puede hacer; a) las acciones en desarrollo, b)determinar los objetivos:Objetivos Generales: deben estar claramente definidos. Pueden ser: 1.- Educativos 2.- Informativos 3.- Comerciales 4.- De difusin 5.- Motivacionales, etc. Objetivos particulares: 1. Objetivos del ente que lleva lo adelante. 2. Objetivos de los participantes. 3. Objetivos del organizador y su equipo de trabajo c) Analizar los eventos anteriores o parecidos; Qu informacin? 1. Cantidad y procedencia de participantes 2. Preferencia geogrfica. 3. Nivel socio econmico. 4. Temas de mayor inters. 5. Costos de eventos anteriores. 6. Referentes interesantes para invitar. Precios de los predios, salones, alquileres, equipos, etc d).- Tomar decisiones; Nos permitir desarrollar la organizacin del evento: Nombre del evento: Nmero de edicin,

Tipo de evento, Regionalidad, Especialidad, Entidad organizadora Tema principal Isotipos / logotipos Ciudad Fecha Sede Esto nos permite prevenir la disposicin de plazas hoteleras,las disponibilidad gastronmica, lugares en medios de transporte, espacios, salones para reuniones, Evaluar los mejores precios de los servicios necesarios,etc. e).- Planificar y coordinar todos los recursos disponibles,tanto humanos, materiales, y financieros, buscando siempre el cumplir los objetivos establecidos, con la mxima eficiencia, y el mnimo costo posible. Implicaconfeccionar el listado de tareas El presupuesto: nos permitir saberanticipadamente cuales sern los costos quedeberemos afrontar La calendarizacin: debemos otorgar a cada accin especfica en el plan de trabajo eltiempo LA ORGANIZACIN Responde a: cmo se va hacer?Se determina la estructura de acciones: Funciones, Asignacin de Jerarquas, y Puestos de trabajo.Nos permitir realizar el organigrama ydefinir los cargos y/o perfiles. Definir con qu con quin?Acciones a desarrollar: desarrollar, Determinar recursos: tcnicos, humanos, econmicos. nombrar autoridades y comits (en grandes eventos) contratar personal: definir funciones durante la organizacin y durante el evento IMPLEMENTACIN Es la puesta en marcha del evento. Verificar que lo planificado se haga en la forma prevista. articular la calendarizacin con elpresupuesto. CONTROL Responder a cmo se hizo? Posterior a la finalizacin del evento Medicin de resultados Definir estrategias de recoleccin de datos Encargados de la evaluacin Aprovechar los resultados

LISTA DE ACTIVIDADES EN UN EVENTO 1.- Se debe efectuar un briefing con el cliente para establecer sus necesidades y expectativas. Cada evento se desarrolla en torno a una temtica y un objetivo en el que se basarn la organizacin, el pblico objetivo o los participantes, los invitados y el enfoque de marketing del evento 2.-Seleccionar la fecha: sta no debe coincidir con das feriados y/o festivos, ni con otros eventos importantes prximos a realizarse, tomando en cuenta la disponibilidad de los participantes y/o invitados especiales. 3.- Seleccionar el(los) lugar(es) de realizacin (espacio fsico), teniendo en cuenta la capacidad, la comodidad, iluminacin, equipos de sonido, proximidad, etc. 4.-Seleccionar transporte, alojamiento, alimentos y bebidas de los invitados, ponentes y/o participantes 5.- Definir:Los Objetivos y polticas del evento: es esencial la fijacin comprensiva de los objetivos para determinar el tema, el alcance y el programa. Tipo de Tcnica y nombre del evento de acuerdo a los fines y a la naturaleza del mismo. 6.--Seleccionar el temario, temas o puntos definidos que se trataran en el evento a desarrollar. 7.-Determinar el nmero y el perfil de los asistentes al evento: invitados especiales, participantes, ponentes y acompaantes. (se estimar tomando en cuenta la magnitud y las posibilidades tanto del espacio fsico como de recursos financieros) 8.- Elaborar el Cronograma General de Actividades y el Programa para Damas y Acompaantes. 9.- Estimar los Recursos Humanos, Materiales y Tcnicos (Inventario Hipottico de Recursos). 10.-Elaborar el Presupuesto (estimacin de costos y gastos que genere la realizacin del evento, mas un 10% de gastos imprevistos). 11.-Se realiza el cumplimiento de los compromisos adquiridos. .Se cancelan los pagos pendientes.Se reproduce y se hace el envo del material y de las conclusiones del evento. 12.-Se redactan y envan cartas de agradecimiento a todas las personas que hicieron posible la realizacin del evento.Se evala el evento, a travs de la medicin de los resultados generales, para medir si lo planificado se cumpli o no.Se recopila y archiva la informacin correspondiente al evento (memoria y cuenta).

A DETALLE 1. NMERO DE ASISTENTES

Para seleccionar el sitio del evento es necesario hacer un anlisis objetivo de los posibles asistentes. Aun cuandoestos eventos generalmente son abiertos, habr que fijar un tope mximo de participantes REALICE UNA LISTA DE INVITADOS ADECUADOS Las reuniones exitosas cuentan con una temtica especfica y un pblico objetivo de dicho mensaje. Es importante realizar una lista de invitados que incluya asistentes adecuados, incluso si se clasifican en orden de importancia. Los organizadores realizarn una lista principal de posibles invitados e informarn del evento a los medios de comunicacin. Esto funcionar si trata de completar el nmero de asistentes maquillando las estadsticas. Uno de los aspectos principales para lograr un xito de asistencia a su evento es invitar a los posibles asistentes con antelacin, y recordarles el evento incluso si han confirmado su asistencia. Es importante suscitar inters en torno al evento. Las invitaciones impresas tradicionales son adecuadas, y hoy en da suele ser aceptable confiar en la tecnologa para enviar las invitaciones. Pruebe este enfoque: 1. Mencione el evento a los invitados antes de enviar las invitaciones. 2. Enve con antelacin un mensaje de reserve la fecha en el proceso de planificacin (en papel o en formato electrnico). 3. Enve una invitacin detallada, en la que se incluya los puntos destacados de la agenda (en papel o en formato electrnico). 4. Vuelva a enviar la invitacin detallada con una nota personalizada (en formato electrnico). 5. Llame a los invitados e invteles formal y personalmente al evento.

2.- SELECCIN DE UN LUGAR DE CELEBRACIN

La seleccin de un lugar depende considerablemente de la relevancia del evento. Por lo general se determina por el nmero de participantes, las actividades realizadas durante el evento, y si hay espacio adicional disponible con fines de exposicin. La ubicacin y el estndar de calidad del lugar de celebracin son tambin aspectos importantes. Se recomienda en todo momento verificar la posibilidad de contar con varios lugares de celebracin y comprobar su idoneidad, nivel de servicios, ambiente y precios antes de tomar una decisin. Pregunte sobre las instalaciones y servicios del lugar. Es importante asegurarse de que dicho lugar le permita incorporar promocin de su evento. Se debe explicar las limitaciones o la disponibilidad de las siguientes opciones:

Capacidad de mostrar carteles/sealizacin/seales de direccin Cualquier tipo de restriccin para mostrar informacin sobre el evento. Disponibilidad de conserjes/puntos de informacin. Visite las instalaciones. El director del lugar de celebracin debe estar al tanto de todas las actividades para anticiparse a posibles problemas. Tenga en cuenta los siguientes aspectos: Capacidad y tamaos adecuados de la sala donde se celebrar el evento. Flexibilidad para modificar la distribucin/mesas de la sala. No existen obstrucciones visuales en la sala. Iluminacin interior (flexibilidad para ajustar/oscurecer secciones). Posibilidad de controlar la luz natural. Distraccin sonora limitada en vestbulos/detrs de las paredes.

3. EQUIPAMIENTO Y OTROS. Disponibilidad de equipos audiovisuales. Casi todos los eventos incorporan uno o ms elementos de equipos audiovisuales. Confirme la disponibilidad de cada una de las siguientes opciones: Acceso a Internet de alta velocidad (con cable/inalmbrico). Micrfonos: sistema de solapa y pie de micro (n. necesarios). Proyectores y mandos a distancia porttiles. Tamaos adecuados de pantallas y opciones de configuracin. Monitores de pantalla plana, pantallas de televisin para opciones de vdeo. rotafolios, pizarras blancas y accesorios. Tomas de corriente (n. y ubicaciones en la sala).Justifique su presupuesto. Realice una compilacin de todos los gastos, incluidos los que se indican a continuacin: 1. Gastos de las instalaciones donde se celebrar el evento. 2. Gastos de los servicios de restauracin. 3. Gastos de alquiler de equipos audiovisuales. 4. Gastos de servicios de oficina. 5. Pliza de garanta. 6. Servicios gratuitos. 7. Opciones de pago. Existen varias opciones para celebrar un evento en un lugar de bajo costo. En funcin de la importancia del evento, lugares de celebracin pueden ser las oficinas de un colega, un auditorio o clase de la universidad, o un saln para eventos de un restaurante. Si est pensando servir comida durante el evento, los gastos podran aumentar considerablemente. Por otro lado, la comida atrae a gente a los eventos por lo que sera conveniente encontrar el lugar adecuado, o coordinar un servicio de restauracin en el evento. Es muy probable que los hoteles ofrezcan un precio ms elevado en lo que respecta a servicios de restauracin, as que debe confirmar con el personal del hotel si puede llevar comida a las instalaciones.

4.- PRESUPUESTO GENERAL DE UN EVENTO

El costo total del evento y el valor de la inscripcin se determinan con base en los presupuestos elaborados se les asignar stas y otras funciones a cumplir durante la realizacin delevento. Actos sociales. Material impreso. Transporte terrestre y areo para desplazamiento de los participantes en las ocasiones determinadas en elprograma. Invitados especiales. Se refiere a los conferencistas que asistirn al evento, para los cuales deben prevenir, alojamiento, transporte individual, honorarios y obsequios. Alquiler de recursos fsicos como sonido, fax entre otros.Una vez conocidos los costos anteriores, se puede tener una aproximacin objetiva al valor total del evento. Sedebe prever adems una partida adicional para imprevistos y gastos varios, de disponibilidad inmediata. Definidala viabilidad del evento, se acuerda la fecha definitiva de realizacin.

5.- ADMINISTRACIN Tiene a su cargo la parte financiera del evento (movimiento de cuentas, pagos, facturas, recaudos porinscripcin) y el apoyo logstico en general, el cual incluye sitios para los actos de instalacin y clausura, sitios dereuniones, recursos fsicos: mesa principal, micrfonos, sonido, fax, computadores, mquinas de escribir,fotocopiadoras, mesas, sillas, casetes, atril, medios audiovisuales y elementos de oficina entreotros.

6.- PROMOCIN Y DIVULGACIN Es el encargado de promover el evento, de enviar a sitios estratgicos y con la debida anticipacin los afiches delevento, previamente definidos tambin por este comit. As mismo debe hacer llegar a los posibles asistentes,segn anlisis realizado, folletos con toda la informacin, los cuales deben contener como mnimo los siguientesdatos: fecha y sede del evento, objetivos, programa acadmico, programa social, expositores, tarifas de hoteles,solicitud, valor y direccin de la inscripcin, fecha mxima de confirmacin e integrantes del comit organizador.Esta promocin debe hacerse de manera escalonada y sostenida, por lo menos con cinco meses de anticipacin,hasta la realizacin del evento. Cuando sea necesario har los contactos con la radio, la prensa y la televisin,para su divulgacin por estos medios.Es el encargado tambin de elaborar y colocar pancartas de bienvenida en sitios estratgicos como aeropuerto,hoteles y salas de reunin y de la impresin del material necesario: programa definitivo, escarapelas, tarjetas deinvitacin, carpetas, distintivos de salones, programas generales, planillas, talonarios de recibo, certificados delevento, plegables y en general toda la papelera que se considere debe ir impresa.

7.- MARKETING Y PUBLICIDAD DEL EVENTO El marketing del evento es la tarea ms importante y, con frecuencia, la ms desafiante en la organizacin de eventos, y suele considerarse como el factor ms importante del xito de un evento. Esto se debe a que el nmero de participantes en un seminario depende en gran manera de la potencia de las actividades de marketing y la publicidad. Que el evento logre su objetivo o no depende en gran medida de la comerciabilidad de dicho evento. Esto significa que deben adoptarse el posicionamiento adecuado del seminario y la estrategia correcta de marketing para conseguir el nmero deseado de asistentes al evento. La mayor parte de las veces, los organizadores de eventos que disponen de presupuestos holgados optan por opciones de marketing de pago, como los peridicos. Tambin pueden enviarse comunicados de prensa a los principales peridicos, para dar a conocer el prximo evento. Adems, tambin pueden adquirirse grandes pancartas y carteles publicitarios para anunciar el evento en zonas muy transitadas. Puede encontrar una opcin de impresin econmica. Si utiliza publicidad impresa, el peridico o revista concretos que utilice deben tener el pblico objetivo de su evento como principal base de lectores. Adems, todos los soportes impresos deben estar redactados de forma atractiva, y resaltar las grandes ventajas de participar en el evento. De todos modos, si el presupuesto es un problema, el marketing de guerrilla tambin puede hacer maravillas. Si el evento se dirige a un sector concreto, se podra realizar un envo masivo de faxes a empresas de dicho sector. El envo masivo de mensajes de correo electrnico se ha convertido en uno de los mtodos ms rentables para llegar a grandes audiencias. Esto es realmente til si el organizador del evento ya cuenta con una base de datos.

8.- COLABORACIN CON PATROCINADORES Conseguir que patrocinadores acreditados participen en un evento contribuir a aumentar la credibilidad de dicho evento, adems de reducir costos. Los patrocinadores tambin pueden servir de ayuda en el marketing, pues pueden publicitar su evento, adems, entre sus clientes. Por otra parte, algunos de los patrocinadores pueden contribuir a pagar el alquiler del local a cambio de espacio publicitario o de publicidad para ellos mismos. Algunos patrocinadores solicitan adems que se comunique a los participantes un breve mensaje de su empresa durante el evento. Cmo recaudar fondos para realizar eventos a travs del patrocinio Celebrar un taller, un seminario, una conferencia o un evento especial puede ser una tarea costosa. Gastos en aspectos, tales como salones para eventos, servicios de restauracin, viajes de los ponentes, conectividad, equipos y opciones de impresin pueden superar fcilmente los ingresos obtenidos por las cuotas de registro de los asistentes. Por ello, muchos organizadores buscan un apoyo financiero adicional para sus eventos a travs del patrocinio. Esto se puede conseguir sin sacrificar la integridad de su evento o de su Captulo. Comprender por qu las empresas patrocinan eventos Para conseguir un buen patrocinio, debe comprender en primer lugar el inters de una empresa en su evento. Los

eventos ofrecen a las empresas oportunidades nicas para sacar provecho de sus intereses ante un pblico clave. Dado que estos eventos renen a un gran nmero de personas de un sector, profesin o comunidad especficos, permiten que las empresas patrocinadoras comuniquen mensajes importantes o entablen negocios con numerosos clientes o posibles clientes, en un momento y una ubicacin determinados. Determine qu puede ofrecer a los patrocinadores y elabore una lista de posibilidades Para atraer a posibles patrocinadores, deber determinar los elementos que su evento ofrece, asignar valores a cada uno y enumerarlos de forma clara y concisa. Un evento bien planificado le ofrecer una serie de elementos que pueden compilarse y venderse a empresas interesadas como posibles patrocinadores. Plantese su evento como si fuera una tienda y realice un inventario de todos los elementos que pueden ser valiosos para los patrocinadores. Este inventario puede incluir artculos de obsequio tangibles y una variedad de otras oportunidades de reconocimiento, antes y durante el transcurso del evento. Dedique tiempo a realizar una lista exhaustiva. Esto permitir obtener mejores resultados cuando pase a la fase de bsqueda de patrocinadores. Entre los posibles elementos que podran patrocinarse asociados con su evento se pueden incluir: Servicios de restauracin: o Desayunos continentales o Descansos con refrigerio o Almuerzos o Recepciones y cenas Planifique el reconocimiento de cada patrocinador de servicios de restauracin desde el estrado antes de la comida, o haga pblico el nombre de la empresa de la que se ha recibido financiacin, e incluya su nombre o logotipo junto con el evento, en sus programas impresos o en lnea. Tambin puede colocar un cartel que muestre el logotipo del patrocinador en la entrada de la zona de restauracin o descanso. Si el evento es una comida servida en mesas, contemple la opcin de invitar al patrocinador aun asiento reservado en la mesa de la presidencia del evento. En las empresas de mayor tamao, es posible que haya distintos departamentos interesados en su evento. Si el director del primer departamento rechaza su oferta, pngase en contacto con otro director. Atraer a patrocinadores El correo electrnico y los sitios web son inventos maravillosos, que utilizados de forma independiente no le harn conseguir patrocinadores para su evento. Conseguir patrocinio para los eventos es ms fructfero cuando se realiza mediante llamadas telefnicas personales y conversaciones cara a cara. En su conversacin, recuerde que el mayor inters de la empresa en su evento es probablemente llegar a su pblico. Aunque su propuesta pueda ofrecer un men de eventos con servicios de restauracin y obsequios, debe destacar que el patrocinio ofrecer a la empresa la oportunidad de llegar a su pblico exclusivo. Incluso puede ofrecer informacin demogrfica de apoyo sobre el pblico al que su evento espera atraer: sus puestos de trabajo, los sectores que representan, su poder adquisitivo. Tras su conversacin enve la propuesta de patrocinio y cualquier dato adicional que podra influir en el posible patrocinador. Una vez que haya convencido al patrocinador y acordado el nivel o elemento patrocinado, se recomienda que enve un correo electrnico de confirmacin, una factura y un breve acuerdo por escrito. Seguimiento y reconocimiento final Una vez que haya confirmado los patrocinadores de su evento y haya recibido el pago, es importante ofrecer las ventajas que ha prometido. Puede incluir

ponerse en contacto con los patrocinadores para obtener logotipos de las empresas en diversos formatos de archivo, suministrarles formularios de registro gratuito, aconsejarlos sobre lugares de exposicin y programas, o coordinar su participacin en el estrado. Le recomendamos que mantenga a los patrocinadores informados sobre el evento y haga todo lo que est en sus manos para asegurase de que el evento les ser una experiencia gratificante. Y de esta forma, crear un fuerte vnculo entre su organizacin y el patrocinador. Esto aumentar la posibilidad de que la empresa vuelva a actuar como patrocinadora en futuros eventos. Un ltimo paso debe incluir el envo de cartas formales de agradecimiento a cada patrocinador.

9.- INSCRIPCIONES En este momento se recogen las primeras impresiones. Si el procedimiento es funcional y gil, se establece unsentimiento de confianza y si, por el contrario, los trmites son confusos y desordenados, los participantes seforman, de entrada, una imagen negativa y de descontento, lo que dificultar el desarrollo normal del evento.El sitio de la inscripcin debe estar ubicado en un lugar visible con suficiente espacio, de manera que puedaagrupar un buen nmero de asistentes. Segn el tipo de evento y su magnitud, se deben ubicar tantos puestosde trabajo como los exija el mismo. La distribucin de estos puestos puede hacerse por delegaciones, porregiones o simplemente por grupos de letras en orden alfabtico. Hoy da la utilizacin del computador para estaactividad ha agilizado y organizado el proceso de inscripcin. 10.- CARPETA Y OTROS MATERIALES La organizacin de esta seccin debe estar de acuerdo con la utilizada para las inscripciones puesto que losparticipantes ya se han familiarizado con ella. La carpeta debe contener el nombre completo del participante,procedencia y el cargo; se le debe entregar la carpeta con toda la informacin relativa al evento, entre otracircular de bienvenida, carta de organizacin, copia de las conferencias, programacin acadmica y social, tarjetasde invitacin para las actividades sociales, gua turstica y gua de espectculos. Como constancia de entrega delmaterial, debe dejar copia del recibo de inscripcin, el cual servir a su vez para la elaboracin del listado departicipantes y de los respectivos certificados de asistencia. Para las personas que se hayan inscrito previamente enviando desprendibles y valor de la inscripcin, se debetener un sitio independiente para la entrega de estos documentos. 11.- RECEPCIN, ALOJAMIENTO E INFORMACIN Es el encargado de hacer las reservaciones hoteleras, a medida que van llegando las confirmaciones de losasistentes; es importante solicitar con anterioridad dicha confirmacin para no correr el riesgo de tenerdificultades con alojamiento.Son tambin los integrantes de este comit quienes se encargan de la recepcin de los asistentes en elaeropuerto, si as los establece el reglamento del evento, ya que por tratarse de asistentes de otras regiones,confirmaron fecha y hora de llegada; adems, conoce los datos de alojamiento para coordinar con el subcomitde

transporte las ubicaciones en los respectivos hoteles.Cuando los asistentes de otras regiones sea un nmero considerable, es aconsejable ubicar un puesto deinformacin en el aeropuerto, para facilitar la labor de recepcin, adems de suministrar la primera informacin ybrindarle la ayuda necesaria a los asistentes.Igualmente, en cada uno de los hoteles debe ubicarse permanentemente una persona de este subcomit, quiense encargar de agilizarlo concerniente a hospedaje y estar en condiciones de dar informacin particular sobre elevento, como programa general, horario de reuniones, expositores, alojamiento de todos los asistentes, cambiosen el programa. Es la encargada de recibir el pasaje para la respectiva confirmacin del vuelo de regreso. 12.- TRANSPORTE Es el responsable de coordinar la movilizacin de los asistentes, funcionarios y personal en general que formeparte del evento. Debe prever la contratacin de vehculos para transporte individual, para asuntos relacionadosdirectamente con la organizacin y coordinacin del evento, y transporte colectivo para los asistentes, segnprogramacin definida. Adems de prever todo lo relacionado con el servicio de estacionamiento, etc. LOS EVENTOS Epistemolgicamente la palabra EVENTO, del latn "eventus", significa acontecimiento, suceso, eventualidad. Paranuestra aplicacin, si bien se trata de un suceso, es eventual en la concepcin de irrepetible. Un EVENTO es una reunin de personas que conlleva un motivo en particular, en tanto los eventos sociales ypopulares tienen como mtodo la diversin, los corporativos tienen como mecanismo la vinculacin para lanegociacin, la incentivacin, la capacitacin y el trabajo.Para que exista un evento es necesario reunir gente en un lugar determinado, con un fin y que exista vinculacinentre las partes. Hay ciertos elementos que caracterizan todo tipo de eventos: sedes o lugares, gastronoma, personal deproduccin y atencin, asistencia tcnica, recreacin, ambientacin, entre otros. EL MERCADO DE EVENTOS est constituido por PROVEEDORES DE SERVICIOS PARA EVENTOS (salones,organizadores de eventos, gastronoma, entre otros) que conforman la OFERTA y por CLIENTES o CONTRATANTESDE EVENTOS (particulares, empresas, instituciones, profesionales entre otros)que definen la DEMANDA. En el mbito empresarial / profesional un evento es un acto que sirve a su empresa para presentar o potenciarun determinado producto/servicio o una determinada marca, o para poder dar a sus clientes la oportunidad deun acercamiento directo a su empresa, lo que facilita en todo caso nuestros objetivos de fidelizacin frente a lacompetencia del mercado actual.De esta forma, un evento proporciona contacto directo con el cliente, favorece las relaciones empresa/cliente, yfacilita la adaptacin de su producto de forma directa sobre su mercado, lo que repercutir en el xito del mismo.Por otro lado los eventos son una herramienta de comunicacin debido a que

permiten transmitir informacin,conceptos, sentimientos, modelos de trabajo, establecer contacto directo con los clientes potenciales, introducirnuevos productos o servicios y crear nuevos sistemas de promocin y comercializacin. CLASIFICACIN DE LOS EVENTOS Existen muchas maneras de clasificar los eventos, por su tamao (micro, medio, grande o mega evento); por sulugar de desarrollo (al aire libre, en espacios cerrados, en la ciudad, en el campo) o por su rea de competencia otemtica. Pueden ser: sociales, populares, religiosos, culturales, deportivos, entre otros y empresariales o corporativos. Nacionales: caractersticos de cada provincia (festivales, fiestas, desfiles)Internacionales: idem pero de regiones de diferentes pases. ferias, concursos,

Empresariales:Tienen el fin de lograr beneficios empresariales, imagen institucional, clientes, posicionamiento en el mercado,consumo de bienes y servicios:Ferias, Congresos, Exposiciones, Seminarios, Lanzamientos de productos, Conferencias de Prensa, Visita deEjecutivos Extranjeros a la Empresa, Inauguraciones, Aniversarios de Empresa, Desayunos de trabajo,Almuerzos de Trabajo, Cena de Trabajo, Jornadas de Lluvia de Ideas (con un entorno y actividades que estimulenla creatividad), Encuentros de negocios, Fiesta de Logros de Objetivos, Incentivos y Fidelizacin para Fuerzas deVentas, Eventos de integracin, Eventos Recreativos, Jornadas de Capacitacin. . Culturales: Festivales, Actos Culturales, Conmemoraciones, Espectculos artsticos, Muestras dearte, Inauguraciones de Centros Culturales, Presentacin de un libro, Presentacin de una Obra, Espectculoscallejeros, Exposiciones, Congresos, Ferias, Concursos, Mesas de debate. Religiosos Caractersticos de cada religin:Bautismo, Comunin, Casamiento, Navidad, Pascuas, Retiros Religiosos, Convivencias, Estadas de descanso,Cursos religiosos, Seminarios religiosos, Campamentos religiosos, Ceremonias religiosas (casamientos,bautismos, aniversarios) Sociales: Nacimientos, Cumpleaos Casamientos Aniversarios. Fiestas Benficas Desfiles FiestasTemticas (Halloween, Tropical, Disfraces, entre otros) Fiestas de Egresados Despedidas de solteros Fiestas deGrupos de Pertenencia (Solos y Solas, Gays, Gordos, entre otros.) Fiestas de despedida. Eventos infantiles. Fiestasde Reencuentros Cumpleaos de 15 Cumpleaos de 18 Escolares: Inicio del ciclo lectivo. Cierre del ciclo lectivo Fiestas Patrias Torneos y EncuentrosDeportivos Festivales. Ferias Fiestas para recaudar fondos para viaje de egresados Reunin de ex-alumnosAniversario de la Institucin Fiesta de Graduacin EVENTOS POLITICOS: Lanzamiento de Campaa. Nombramiento de Funcionarios Debates. Congresos Cierre decampaa Reuniones de trabajo. Desayuno, almuerzos y cenas proselitistas Inauguraciones Firmas de AcuerdoActos Conmemorativos, Viajes polticos. Recepciones diplomticas Distinciones. Entrega de premios, diplomas.Homenajes y Reconocimientos Conferencias de prensa.

Deportivos: Torneos. Competencias. Olimpadas. Intercolegiales. Campeonatos nter empresarios mundiales. AGENTES QUE INTERVIENEN EN UN EVENTO 1.ORGANIZADORES: Son las personas que se encargan de la organizacin, son los directos responsables de laejecucin del evento y dependiendo de la magnitud del mismo, se constituyen comits para alcanzar el xitodeseado. 2. CONFERENCISTAS: Quienes tienen a su cargo la parte tcnica o acadmica 3. PARTICIPANTES O INVITADOS: Quienes asisten como receptores y a quienes van dirigidos todos losesfuerzos 6. OBJETIVOS DEL EVENTO Los objetivos deben ser consistentes y armonizar con todos los propsitos que persiguen las relaciones pblicasde la empresa, Cuando los objetivos son claramente definidos, puede determinarse entonces el tema, su alcance,trascendencia y programas de actos tendientes a conformar el objeto de la celebracin. Entre los propsitos quese persiguen con la organizacin de un evento, tenemos:- Intercambiar experiencias o resultados, Transferir conocimientos. Mercadear productos o servicios. Divulgarideas. Entablar relaciones de tipo social y de negocios. Del fin que se persiga con la realizacin del evento,depende la fase de preparacin. Por eso es indispensable definir sus objetivos generales y especficos El evento es una actividad que requiere ser planeada., ejecutada, controlada, encaminada a lograr objetivospropuestos, bien se a de ndole empresarial, asociativo u otro.En el mbito empresarial / profesional un evento es un acto que sirve a su empresa para presentar o potenciarun determinado producto/servicio o una determinada marca, o para poder dar a sus clientes la oportunidad deun acercamiento directo a su empresa, lo que facilita en todo caso nuestros objetivos de fidelizacin frente a lacompetencia del mercado actual.De esta forma, un evento proporciona contacto directo con el cliente, favorece las relaciones empresa/cliente, yfacilita la adaptacin de su producto de forma directa sobre su mercado, lo que repercutir en el xito del mismo. COMITS DE ORGANIZACIN DE EVENTOS Las organizaciones habitualmente forman comits para alcanzar objetivos especficos. Por ejemplo, generalmentese forman comits para organizar eventos. Al delegar el proceso de organizacin del evento en un comit, secontribuye a que la planificacin del mismo se lleve a cabo en forma fluida. El equipo del Emprendimiento debe elegir al presidente del evento por medio de una votacin. El presidentetiene la responsabilidad de crear el Comit de organizacin del Evento para el evento en cuestin. El Comit de organizacin del Evento tiene a su cargo la tarea de delegar responsabilidades y de asegurar quelos pasos adecuados se lleven a cabo puntualmente. El comit de organizacin del Evento debe crear subcomits; grupos de personas

a cargo de la organizacin departes especficas del evento. Ejemplos de subcomits incluyen: el comit de alimentos, el comit deentretenimiento, el comit de publicidad y el comit de direccin de . El da del evento, cada subcomit tiene la responsabilidad de planificar la logstica y dirigir las actividadesespecficas de su rea de responsabilidad. Sin importar la cantidad de subcomits que el Comit del Evento hayadecidido formar, asegurarse que cada subcomit tenga objetivos claros y un calendario de actividadespreviamente establecido. Cada subcomit debe aportar su contribucin en el proceso de evaluacin cuando el evento haya finalizado. Los miembros del comit deben realizar un resumen que contenga lo que funcion bien y lo que no funcion. Sus sugerencias pueden ser de gran ayuda para el subcomit en el ao siguiente. Alimentos ofrecidos: Comida formal, taquiza, parrillada, Bufette, desayuno, men infantil, coffebreak, bocadillos. La reservacin de espacios debe solicitarse por lo menos con 6 das hbiles de anticipacin. As se podrprogramar con tiempo el equipo de tcnicos, aseo, y seguridad requeridos para dar un excelente servicio. Lareservacin debe hacerse a travs de la forma electrnica de reservacin.Con el fin de realizar una reservacin correcta de salones, auditorio y reas abiertas, se requiere especificar lafecha, hora de inicio y fin del evento; nmero de asistentes al mismo y equipo tecnolgico que se utilizar.Se debe de imprimir el recibo al hacer la reservacin, servir como comprobante de la misma y guardar elnmero de folio que servir para hacer cancelaciones.el caso de eventos imprevistos, que requieren de un espacio no planificado, ste deber solicitarse a laCoordinacin de Eventos y la asignacin del mismo queda sujeta a la disponibilidad y posibilidad de la asignacin.Es importante sealar que se debe evitar al mximo esta situacin ya que al no ser un evento planificado, no sepuede garantizar la calidad de los servicios requeridos.Todo gasto extraordinario en que se incurra por un evento deber ser cubierto por el usuario; esto incluye gastosrelacionados con limpieza y mantenimiento posteriores al evento, reposicin de daos o equipos, horas extras detcnicos, etc. De igual forma, si al usar un espacio se causa algn desperfecto por incumplimiento de alguna de laspolticas, se har el cargo correspondiente a la cuenta del usuario.

ORGANIZACIN DEL PERSONAL Y TRABAJO CON LOS PONENTES Un seminario no tendra nunca xito sin las personas que lo organizan, o sin los ponentes que comparten sus conocimientos con los participantes. Invite al evento a ponentes de prestigio y buena reputacin, que ofrezcan a los participantes informacin importante para su trabajo, sector o negocio. Prepare los ponentes de antemano y trabaje con ellos en sus presentaciones en Power Point, adems de informarlos con antelacin sobre los procesos logsticos, el calendario y el pblico que se espera. Atienda sus necesidades especiales, si existen, como puede ser la solicitud de micrfonos adicionales para utilizarlos en las sesiones de preguntas y respuestas. Cualquier evento necesita un buen equipo de personas que se encarguen de tareas relacionadas con la acomodacin, el registro, la atencin al cliente y las finanzas. Familiarice al equipo con los protocolos necesarios para el evento, con el fin de eliminarla posibilidad de que se produzca alguna confusin o algn error. Para garantizar una ejecucin impecable, todos deben estar

familiarizados con sus funciones concretas. Esto puede garantizarse preparando una programacin detallada de los eventos, junto con la descripcin de las funciones y responsabilidades de cada persona. Lo ideal es que un jefe de proyecto controle a todo el equipo y se asegure de que todo el mundo desempee sus obligaciones de forma eficiente. Adems, se delega en el jefe de proyecto la autoridad necesaria para tratar con todas las partes, entre las que se incluyen los propietarios del local, los patrocinadores y los expositores que participen en el evento. PREPARACIN, REGISTRO, ACOMODACIN, COMENTARIOS Todos los preparativos y la planificacin del seminario, que constituyen el 80% del total del trabajo necesario, producen en ltimo trmino el evento en s, que puede durar solo unas horas o unos das. El da anterior al evento, visite el local para asegurarse de que todo est conforme a los requisitos y las especificaciones. Debe comprobarse que los micrfonos, proyectores y sistemas de imagen y sonido funcionen perfectamente. Es necesario tener preparada una lista con todo lo necesario, y trasladarlo al local del evento al menos un da antes de su celebracin. Los organizadores del evento deben comenzar a preparar el local, incluyendo la colocacin de adornos y carteles, el da antes del evento. El da del evento, el personal debe estar en el local al menos una hora y media antes del comienzo del evento, y debe estar preparado para recibir a los participantes media hora antes de la hora de llegada convenida. El registro debe realizarse en la puerta, para garantizar que todas las personas que accedan al evento estn autorizadas a hacerlo. Las etiquetas de identificacin, los obsequios de bienvenida y los folletos o programas del evento se entregarn en este punto, y los acomodadores mostrarn a los participantes sus asientos. El personal tambin ser responsable de ofrecer asesoramiento o ayuda a los participantes durante el evento. Por ltimo, deben distribuirse entre los participantes los formularios de comentarios y, a continuacin, recogerse, para determinar su nivel de satisfaccin en todos los aspectos del evento. Esto se hace para recibir sugerencias, ideas y consejos, con el fin de mejorar en el futuro.

CREACIN DE UNA MAGNFICA AGENDA Una vez que los organizadores descubren que a la gente le gusta asistir a los eventos, esimportante crear un programa al que merezca la pena asistir. La agenda debe centrarseen una nica temtica y no abrumar a los asistentes. Por ejemplo, el siguiente programade muestra de un seminario de medio da tiene en cuenta las necesidades de losasistentes: 8:00 a.m. Llegada y desayuno 8:45 a.m. Mensaje de bienvenida 9:00 a.m. Ponente de apertura 10:00 a.m. Descanso

10:15 a.m. Debates de paneles 11:30 a.m. ltimos comentarios Tenga muy presente la agenda y el reloj. A pesar de contar con una magnfica agenda,los asistentes del evento tienen preferencias en lo que respecta a cundo desean asistir a dichos programas y cundo no lo desean. Tenga en cuenta los siguientes aspectoscuando establezca las fechas y las horas de su evento: 1. Los asistentes prefieren programas de maana para los seminarios. 2. Los asistentes prefieren eventos de agradecimiento inmediatamente despus del trabajo. 3. Los martes y los jueves son los das predilectos para celebrar eventos. 4. Si fuera posible, evite celebrar eventos los viernes. 5. Evite programar eventos en vacaciones y en vsperas de vacaciones. 6. Tenga muy presente los requisitos de viaje de los asistentes del evento. Otras cuestiones importantes: frjese una reputacin por comenzar y finalizar conpuntualidad.

GRACIAS