CÓMO ADMINISTRAR LISTAS DE CORREO Y FOROS DE DISCUSIÓN:

ESPACIOS VIRTUALES PARA EL INTERCAMBIO DE INFORMACIÓN

Jorge Luis Alonso G.1

Actualizado 13/08/06

RESUMEN
Un gran porcentaje de usuarios de Internet pierde tiempo buscando información o personas
que le ofrezcan solución a sus problemas. Sin embargo, “ahí afuera” existen personas que
poseen esa información o esas soluciones. La clave del éxito está en crear espacios virtuales
que faciliten su encuentro. Las listas de correo y los foros de discusión son dos de los
servicios que mejor se adaptan a este propósito. El presente documento ofrece una guía
práctica sobre como establecer y administrar estas herramientas. El lector conocerá las
principales características de cada una de ellas, sus ventajas y desventajas, y los mecanismos
para estimular la participación activa de sus integrantes.

Introducción

Un concepto muy en boga actualmente es el del crecimiento de la base del

conocimiento colectivo. ¿En qué se apoya este concepto? En que muchas personas no
encuentran la información que les interesa, pierden tiempo buscando cosas o gente
que necesitan y no hallan la solución a sus problemas. Sin embargo, existen miles de
usuarios que tienen esa información o pueden ofrecer esas soluciones. La clave es
aprender a desarrollar sistemas de relación en red que faciliten su encuentro en
espacios virtuales comunes. Dos de las herramientas de Internet que mejor se adaptan
a este objetivo son las listas de correo y los foros de discusión.

En cada uno de estos espacios, el administrador asume dos funciones importantes: la

de ser moderador y gestor del conocimiento.

Como moderador debe crear la metodología de trabajo, garantizar la estabilidad de

los intercambios entre los miembros, estar en contacto permanente con los
participantes y orientar las formas de participación de cada uno con el fin de generar
información de interés.

Como gestor de la información debe buscar la información y el conocimiento

pertinente con el propósito de dinamizar aún más el debate y evitar que este se limite
tan solo al conocimiento o las opiniones de cada uno de los participantes.

1
Gestor de contenidos para sitios de Internet. Moderador técnico de INFOPAPA
(http://redepapa.org/listared.html) y del tablero electrónico, IPE (http://redepapa.org/tablerored.html).
Colombia 1118 (E). San Juan, Argentina. Correo electrónico: jorgealonso@redepapa.org
El presente documento ofrece una guía práctica sobre cómo establecer y
administrar listas de correo y foros de discusión. Está basada en la experiencia del
autor en el manejo de la lista INFOPAPA y el tablero electrónico IPE, servicios que
ofrece la Red Electrónica de la Papa, REDEPAPA.

Listas de correo

Qué son

Son grupos de personas que intercambian información sobre un tema específico a

través de correo electrónico. Son llamadas también listas de distribución o de envío (en
ingles, mailing lists).

Cómo funcionan

Una vez aceptado el usuario como suscriptor, empieza este a recibir todos los
mensajes distribuidos en la lista. Así mismo, queda habilitado (cuando así lo está
permitido) para enviar sus comentarios, directamente a la lista, sobre el tema que se
este discutiendo. Estos mensajes llegan a un servidor que genera automáticamente
una copia para cada uno de los restantes suscriptores.

Quién las puede crear

Cualquier persona con acceso a Internet y una cuenta de correo electrónico puede
establecer una lista de correo.

Dónde alojarlas

Para que la lista pueda ser utilizada por los suscriptores, es necesario alojarla en un
servidor habilitado para tal fin. En este sentido se dispone de varias opciones:

En sus propios servidores o cuenta de correo. Si se planea tener sólo un

número reducido de suscriptores, posiblemente la mejor alternativa sea la de
utilizar su propio programa de correo electrónico.

Servidores gratuitos2. Están muy de moda últimamente, dado que sus servicios
son cada día más y mejores, y por supuesto, porque no cuestan nada. Como
contrapartida, suelen incluir publicidad por parte de la entidad gestora del
servidor, y las direcciones de las listas muestran el nombre y dominio del
proveedor3 (por ej.: nombre_de_la_lista@eListas.net).

Servidores de pago, soluciones comerciales4. Se utilizan cuando las listas

gratuitas no terminan de proporcionar una solución viable para muchos

2
Algunos servidores que ofrecen hospedaje gratuito a listas de correo son elistas.net (http://www.elistas.net/)
y Domeus (http://www.domeus.es/), en castellano; Yahoo! Groups (http://groups.yahoo.com/) y Topica
(http://topica.com/), en ingles.
3
Una variación es utilizar un software que realice las tareas de un servidor gratuito. Los mensajes se
distribuyen sin publicidad pero la persona encargada de su administración requiere de algunos conocimientos
técnicos. MailMan (http://www.gnu.org/software/mailman/index.html) es un programa libre que reúne estas
características. Permite establecer sistemas mixtos, es decir, maneja listas de correo y crea un archivo en la
web que puede funcionar como foro electrónico.
4
Prácticamente todos los servidores gratuitos ofrecen planes de pago

2
 particulares o empresas. Su distribución es mucho más sofisticada y no incluyen
publicidad por parte de la entidad gestora del servidor.

Qué clases de listas existen

Hay dos tipos de listas: abiertas y moderadas:

Listas abiertas. Son aquellas en las que no se ejerce ningún control sobre el
tráfico de los mensajes. Esto significa que cualquier suscriptor esta habilitado
para enviar mensajes a la lista. Aunque democrática esta modalidad, puede
llegar a convertirse en un karma si los usuarios envían constantemente consultas
que nada tienen que ver con el tema central de la lista o preguntas de bajo
nivel (trabajos de estudiantes, cuestiones anteriormente contestadas, aspectos
“obvios”, etc.).

Listas moderadas. Son aquellas en las que una persona (moderador) evalúa y
decide que mensajes se distribuyen a los suscriptores. A diferencia de las
abiertas, en las moderadas no se permite enviar mensajes a la lista en forma
directa sino a través del moderador.

Cómo administrarlas

Sea cual sea el tipo de lista que se vaya a crear, es indispensable que alguien la
supervise. Esta persona no solo controlará el tráfico de los mensajes (listas moderadas)
sino que responderá las preguntas que de orden técnico y temático hagan los
suscriptores (listas moderadas y abiertas).

Dedicación

El tiempo asignado a la administración dependerá de la cantidad de mensajes que se

envíen a la lista. No todos los temas se prestan para que el tráfico sea numeroso. Por
ejemplo, una lista sobre “informática” seguramente tendrá un cruce de mensajes
mucho mayor que una relacionada con el “manejo integrado de plagas del cultivo de la
papa”. Sin embargo, aquí hay que tener en cuenta dos aspectos importantes: (1) las
ganas de trabajar de sus integrantes necesariamente van a influir en el tráfico de
mensajes y (2) la calidad de una lista no debe medirse por el número de mensajes
cruzados, pues existen listas en que un alto porcentaje de los mensajes es “basura” y
otras en las cuales los pocos mensajes enviados contienen información de utilidad para
sus miembros.

(In)Disciplina

Como todos los suscriptores están autorizados para enviar comentarios a una lista
abierta, el administrador generalmente se enfrenta a los siguientes problemas:
mensajes fuera del tema central y discusiones entre los suscriptores, muchas veces en
términos descorteses5.

5
Los documentos Correcto uso de las listas de distribución (http://www.rediris.es/list/list-moral.html) y
Como organizar uma lista de mensagens ou um fórum eletrônico
(http://funredes.org/mistica/castellano/ciberoteca/participantes/docuparti/org_lista_forum.rtf) (en portugués),
ofrecen las pautas de conducta que deben seguir los suscriptores de una lista de correo abierta.

3
En ambos casos, el administrador requiere de paciencia y tacto. Primero debe tratar de
disuadir a los infractores de su mal comportamiento. Si esto no da resultado, debe
utilizar las herramientas que dispone para terminar el problema en forma definitiva,
esto es, eliminando las direcciones electrónicas de los suscriptores involucrados.

El administrador de una lista moderada no se enfrenta a esta clase de inconvenientes

porque tiene la autoridad para decidir que mensajes se distribuyen a los suscriptores.

Calidad académica y científica

El éxito de una lista de correo depende de la calidad de los mensajes distribuidos;

entendiendo por calidad, lo útil, novedosa y oportuna que sea la información
circulante6. Es por ello que una de las principales obligaciones del administrador (listas
abiertas y moderadas) es facilitar y orientar la intervención de los suscriptores. Sin
embargo, lograr una participación activa de parte de ellos, no siempre es una tarea
fácil.

Los usuarios latinoamericanos no son muy dados a compartir experiencias a través de

medios electrónicos. Algunas razones que pueden estar influyendo en su
comportamiento estarían relacionadas con el costo de equipos y conexión a Internet y
al hecho de requerir todavía “un rostro” o estar “frente a frente” a una persona para
poder intercambiar conceptos.

No obstante lo anterior, un buen administrador debe tratar en todo momento de

estimular la participación de los suscriptores, bien sea a través de consultas sobre
temas de interés para ellos y/o enviándoles información de utilidad (eventos,
documentos, sitios web, etc.). Lo ideal es que la lista tenga un permanente
intercambio de conceptos y experiencias entre sus usuarios, pero si esto es
imposible…… no importa. La vida de la lista debe continuar. Se crucen o no mensajes,
el administrador tiene la obligación de “alimentar” la lista con sus aportes.
Aparentemente esta actividad no tiene eco entre los suscriptores, porque ellos no lo
manifiestan, pero puede estar tranquilo (y seguro) que su colaboración es aceptada y
reconocida.

Memoria de la lista

Los mensajes enviados a listas administradas por servidores comerciales (ver Dónde
alojarlas), normalmente quedan almacenados y están a disposición de los suscriptores
en una página web específica. Esta “memoria histórica” es muy útil pues permite
consultar todos y cada uno de los mensajes cruzados desde la creación de la lista. No
sucede lo mismo con las listas administradas desde los propios programas de correo
electrónico, en donde los mensajes emitidos se encuentran alojados en el computador
del administrador.

Cómo promocionarlas

La promoción de una lista de correo debe empezar una vez esta se ha creado. Para ello
existen varios mecanismos:

6
En http://www.rediris.es/list/propi/calidad.es.html se encuentra una Propuesta para mejorar la calidad
académica y científica de las listas que muy seguramente orientará a los administradores sobre cómo
manejar esta clase de listas de correo.

4
 Servidores especializados. Son páginas web que reúnen las principales listas de
correo y las clasifican de acuerdo a diferentes temas de interés para los
usuarios. Es recomendable “darla de alta” en las listas que se relacionen con el
tema central.

Correo electrónico. La firma de todos los mensajes electrónicos que incluya

(además del nombre de la persona) una breve descripción de la lista, es una
manera muy efectiva de reclutar usuarios.

Invitación directa. Un mecanismo efectivo para “aproximarse” a los potenciales

suscriptores es enviarles un mensaje de invitación, tal como el que sigue:

Estimado Sr. ........:

Coloco a su disposición la lista INFOPAPA, cuyos objetivos principales son los de (i)
recopilar información y conocimientos sobre investigación en papa, (ii) distribuir
información, intercambiar experiencias y estimular la formación de grupos de interés y (iii)
fortalecer la interacción y las alianzas entre entidades y personas del sector papero

Una mayor información sobre INFOPAPA la encontrará en

http://www.redepapa.org/listared.html. Si desea suscribirse gratuitamente, por favor envíe
un mensaje (en blanco) a InfoPapa-subscribe@topica.com.

Espero que la información sea de su utilidad.

Jorge Luis Alonso G.

Red Electrónica de la Papa, REDEPAPA
http://redepapa.org

Nótese que el mensaje lo único que hace es invitar al usuario a suscribirse al servicio;
en ningún momento se da por hecho que quiere recibir la información. Si él no se
suscribe, no se debe anotar en el listado de usuarios.

Foros de discusión7

Qué son

Son grupos de personas que intercambian información sobre un tema específico, pero
a diferencia de las listas de correo que lo hacen a través de correo electrónico, en los
foros de discusión se utiliza una página web. Aunque ambas herramientas tienen el
mismo objetivo, el mecanismo para “llegarle” a los usuarios es diferente. Utilizando un
ejemplo simple y práctico se puede decir que las listas de correo son como cuando en
una empresa se distribuye un memorando a todos y cada uno de sus empleados y en
los foros de discusión, este mismo memorando es colocado en una cartelera para que
sea visto por todos ellos.

Cómo funcionan

Una vez haya entrado a los foros de discusión, el usuario queda habilitado para leer los
mensajes generados o colocar uno de su autoría (para lo cual requiere registrarse en el

7
Se hace referencia a los foros de discusión que permanecen siempre abiertos al público y no a aquellos foros
de duración limitada; es decir, los que manejan tiempos y espacios previamente establecidos (bienvenida,
primer documento, intercambio de conceptos, segundo documento, etc.).

5
sistema), bien sea iniciando una discusión o aportando su opinión a una ya
establecida.

Como observar su funcionamiento es más práctico que explicarlo, el lector puede

visitar el tablero electrónico Investigación sobre Papa En línea, IPE
(http://redepapa.org/cgi-bin/Ultimate.cgi?action=intro), consultar los diferentes mensajes
generados y, si así lo desea, colocar alguno de ellos en la sección Pruebas.

Quién los puede crear

Una cosa es configurar los foros de discusión y una muy diferente es administrarlos.
Estas actividades no siempre son realizadas por una misma persona. Para la
configuración podría llegar a necesitarse un ingeniero de sistemas8 o una persona que
conozca los intríngulis de esta tecnología. Su administración, en cambio, puede hacerla
cualquier persona que posea conocimientos básicos de computación y, sobre todo,
disciplina para colocar información de utilidad en los foros en forma periódica.

Qué se requiere para su funcionamiento

Para establecer foros de discusión existen dos alternativas: (1) adquirir un software y
disponer de un servidor9 donde colocarlos o (2) utilizar el software y el servidor que
ofrecen gratuitamente algunas compañías.

Adquirir un software y disponer de un servidor. Existen en el mercado varios software,

algunos gratuitos y otros que se ofrecen a través de dos modalidades: una versión
gratuita, que trabaja perfectamente pero tiene desactivadas las principales opciones, y
una versión comercial, que las tiene activas pero hay que pagar por ella. Uno de los
software más vendidos en el mundo es Eve (http://eve.groupee.com/features) que produce la
compañía Groupee. Está disponible en ambas versiones (gratuita y comercial) y sus
técnicos ofrecen una asesoría efectiva (en ingles) con la cual solucionar problemas
técnicos que se presenten durante la administración de los foros.

Utilizar el software y el servidor que ofrece el mercado. Existen en el mercado varias

empresas que ofrecen todo lo necesario para establecer foros de discusión. Bravenet
(http://www.bravenet.com) es a juicio del autor una de las que mejor servicio presta. Ofrece
la versión gratuita del sistema, con una capacidad limitada y publicidad incluida, y la
versión profesional, que por una cuota mensual en dólares permite un servicio con
todas las características necesarias para llevar a buen término esta clase de iniciativas.
Se encuentra disponible en http://www.bravenet.com/webtools/forum/index.php

8
Si no se dispone de esta persona, las compañías que producen el software pueden configurarlo a cambio de
un pago en dólares.
9
Un servidor es un computador que almacena páginas web para que puedan ser consultados a través de
Internet desde cualquier lugar del mundo. Existen en mercado una gran cantidad de servidores comerciales.
Uno de los que mejor servicios presta actualmente es Internet Quality Services, IQS
(http://es.webstorage.com/). NOTA: Las empresas que ofrecen el servicio de hospedaje no necesariamente
deben de estar ubicadas en el país sede de la lista. Un ejemplo de esta situación es el caso del tablero
electrónico IPE, que se administra desde Argentina y su contenido se hospeda en la ciudad de Las Vegas,
EUA, en el servidor de IQS.

6
Cuál de las dos alternativas es la recomendada

La recomendación es que inicialmente se utilice la versión gratuita de Bravenet, con

el fin de familiarizarse con el sistema y conocer cuál es la aceptación del servicio entre
la comunidad virtual que se está creando. Si los usuarios efectivamente participan en
el sistema de foros, el segundo paso sería, o bien pagar las mensualidades de la
versión profesional de Bravenet o bien adquirir la licencia comercial que ofrece
Infopop. La ventaja de esta última es que tiene características que no posee la versión
de Bravenet y además….. puede utilizarse de por vida.

Cómo administrarlos

Los foros de discusión pueden ser administrados por una o varias personas pues el
software permite que cada uno de los foros pueda sean moderadas por un usuario
diferente.

La dedicación, (in)disciplina, calidad académica y científica y promoción de los foros de

discusión, siguen las mismas pautas indicadas para las listas de correo, obviamente
teniendo en cuenta las diferencias de cada herramienta. Hay que aclarar, sin embargo,
que lograr la participación activa en los foros es más difícil que en las listas de
correo. La razón es muy sencilla: en estas últimas, los suscriptores reciben la
información directamente en sus casilleros electrónicos mientras en los foros de
discusión tienen que ir a una página web….. y no siempre están en condiciones (ni con
deseos) de hacerlo. Por otro lado, “reclutar” moderadores para los foros, característica
que enriquecería su contenido, es algo complicado y los pocos que aceptan este
encargo no siempre desempeñan sus funciones a cabalidad10.

10
Las funciones básicas de un moderador de foros son (1) tratar de resolver las consultas que lleguen sobre el
tema que este administrando, (2) enviar información de utilidad, (3) participar activamente en los demás foros
y (4) esforzarse por colaborarle a los diferentes usuarios del servicio.

7
Conclusiones y recomendaciones

Las listas de correo y los foros de discusión son espacios virtuales que permiten
el intercambio de experiencias y conceptos entre personas interesadas en uno o
varios temas.

El establecimiento de estas herramientas depende del objetivo que se busque,

de los conocimientos de computación del personal implicado y de los recursos
económicos disponibles (ver Anexo. Principales diferencias entre listas de correo y foros
de discusión)

El administrador o moderador debe ser una persona disciplinada, con muchas

ganas de trabajar y (sobre todo) que le guste lo que está haciendo. E  s
recomendable (en la medida de las posibilidades) establecer ambas
herramientas. Aunque persiguen el mismo objetivo (intercambio de
información), los diferentes mecanismos que utilizan para “llegarle” a los
usuarios van a enriquecer en gran medida los temas tratados.

El mayor obstáculo a que se enfrenta un administrador o moderador es la

incapacidad para estimular la participación activa de los usuarios. No hay que
perder la calma ni las ganas de colaborar!! Mientras esto se logra (y aún si no
se logra), esta persona debe aportar información en forma permanente.

8
Referencias Consultadas

RedIRIS. Red Española de I + D

http://www.rediris.es/

elistas.net
http://www.elistas.net/

Alonso G., Jorge Luis. Cómo construir una red electrónica de información: Instrumento para la
gestión del conocimiento. Versión actualizada 2006.
http://www.redepapa.org/ponencia.doc

Alonso G., Jorge Luis. Cómo planificar, editar y distribuir un boletín electrónico: Herramienta
para crear y administrar comunidades virtuales. Versión actualizada 2006.
http://www.redepapa.org/boletin.doc

9
ANEXO. Principales diferencias entre listas de correo y foros de discusión
Listas de correo
La información se distribuye a
través de correo electrónico
La configuración requiere de
conocimientos básicos de
computación
La administración la puede hacer
cualquier persona que conozca
los aspectos técnicos de enviar y
recibir mensajes de correo
electrónico
No permiten hacerle un
seguimiento práctico a las
discusiones
Para establecerlas no se necesita
adquirir ningún software
Para “ponerlas” a funcionar no
requieren de un servidor
Se intercambia información sobre
un tema general
Si se cancela el tema general, se
termina “la vida” de la lista
Generalmente son administradas
por una persona
Foros de discusión
La información se coloca en una página web
Al adquirir un software y disponer de un servidor,
la configuración requiere de conocimientos
profundos de computación. Al utilizar el software
y el servidor que ofrece el mercado, la
configuración requiere de conocimientos básicos
de computación
La administración la puede hacer cualquier
persona que conozca los aspectos técnicos del
manejo de páginas web
Permiten hacerle un seguimiento práctico a las
discusiones. Ver un ejemplo en
http://redepapa.org/ubb/Forum27/HTML/000005.html
Para establecerlos en un servidor propio, se
necesita adquirir un software; si se va a utilizar el
servidor que ofrece la compañía, no.
Si se va a adquirir el software, requieren de un
servidor propio; de lo contrario, no es necesario.
Se intercambia información sobre varios temas en
forma simultánea
Se pueden crear y cancelar temas sin que se
afecte “la vida” del tablero
Pueden ser administrados por un número
indeterminado de personas
10