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ANEXO II Condiciones Generales aplicables a los Contratos de Subvencin celebrados en el marco de las acciones exteriores de la Unin Europea

NDICE En el Glosario de trminos que figura en el anexo A1 de la Gua prctica de los procedimientos contractuales para las acciones exteriores de la UE se explican los trminos utilizados en las presentes Condiciones Generales. En el caso de las subvenciones de funcionamiento, el trmino Accin debe entenderse como Programa de Trabajo. El trmino Coordinador se refiere al Beneficiario designado como Coordinador en las Condiciones Particulares. El trmino Beneficiario se refiere colectivamente a todos los beneficiarios de la Accin, incluido el Coordinador. En caso de que haya un solo Beneficiario de la Accin, debe entenderse que los trminos Beneficiario y Coordinador se refieren, ambos, a dicho Beneficiario nico de la Accin. El trmino Parte(s) del presente Contrato se refiere a las Partes firmantes del Contrato (es decir, el Beneficiario y el rgano de Contratacin). Todas las referencias a das en el presente Contrato deben entenderse en das naturales, a menos que se especifique lo contrario. NDICE DISPOSICIONES GENERALES Y ADMINISTRATIVAS ....................................................... 3

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13.

Clusula 1 - Disposiciones generales ............................................................... 3 Clusula 2 Obligacin de presentacin de los informes financieros y descriptivos...................................................................................................... 5 Clusula 3 - Responsabilidad ........................................................................... 5 Clusula 4 - Conflicto de intereses .................................................................. 6 Clusula 5 Confidencialidad ......................................................................... 6 Clusula 6 - Visibilidad ................................................................................... 6 Clusula 7 Propiedad y utilizacin de los resultados de la Accin y los activos ........................................................................................................ 7 Clusula 8 Evaluacin/seguimiento de la Accin ......................................... 8 Clusula 9 Modificacin del Contrato ........................................................ 8 Clusula 10 Ejecucin ................................................................................ 8 Clusula 11 Prolongacin y suspensin ........................................................ 9 Clusula 12 Resolucin del Contrato ........................................................ 11 Clusula 13 Legislacin aplicable y solucin de litigios ........................... 13
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DISPOSICIONES FINANCIERAS .............................................................................................. 14

14. 15. 16. 17. 18.

Clusula 14 Costes elegibles ..................................................................... 14 Clusula 15 Pagos e intereses de demora .................................................. 17 Clusula 16 - Contabilidad y control tcnico y financiero ............................. 22 Clusula 17 Importe final de la subvencin .............................................. 24 Clusula 18 Recuperacin......................................................................... 25

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DISPOSICIONES GENERALES Y ADMINISTRATIVAS


1. CLUSULA 1 - DISPOSICIONES GENERALES
Principios generales 1.1. El Beneficiario y el rgano de Contratacin son las nicas Partes en el presente Contrato. Cuando la Comisin Europea no sea el rgano de Contratacin, no ser Parte en el presente Contrato, que no le confiere sino los derechos y obligaciones explcitamente mencionados en l. El Contrato y los pagos derivados del mismo no podrn cederse a un tercero de manera alguna sin el consentimiento previo por escrito del rgano de Contratacin. Proteccin de datos 1.3. Los datos personales sern objeto de tratamiento nicamente a efectos de la ejecucin, la gestin y el seguimiento del presente Contrato por el rgano de Contratacin y podrn ser transmitidos tambin a los rganos encargados de las tareas de seguimiento e inspeccin con arreglo al Derecho de la Unin Europea. Los beneficiarios tendrn derecho a acceder a sus datos personales y a rectificarlos. Si el Beneficiario tuviera cualquier cuestin relativa al tratamiento de sus datos personales, podr plantearla al rgano de Contratacin. El Beneficiario tendr derecho a recurrir en cualquier momento al Supervisor Europeo de Proteccin de Datos. El Beneficiario limitar el uso de los datos personales y el acceso a ellos a lo estrictamente necesario para la ejecucin, la gestin y el seguimiento del presente Contrato y adoptar todas las medidas de seguridad, tcnicas y organizativas necesarias para preservar la ms estricta confidencialidad y limitar el acceso a estos datos. Papel del Beneficiario 1.5. El Beneficiario: a) llevar a cabo la Accin conjunta y solidariamente respecto del rgano de Contratacin, tomando todas las medidas necesarias y razonables para garantizar que se lleve a cabo de conformidad con la Descripcin de la Accin que figura en el anexo I y en los trminos y condiciones del presente Contrato; a tal efecto, el Beneficiario ejecutar la Accin con todo el cuidado, la eficiencia, la transparencia y la diligencia requeridos, de acuerdo con el principio de buena gestin financiera y con las mejores prcticas en este mbito; b) ser responsable del cumplimiento de todas las obligaciones que le incumban en virtud del presente Contrato conjunta o individualmente; c) transmitir al Coordinador los datos necesarios para elaborar los informes, los estados financieros y dems informacin o documentos exigidos por el presente Contrato y sus anexos, as como toda la informacin necesaria en caso de auditoras, controles, seguimiento o evaluacin, segn lo descrito en la clusula 16; d) se encargar de que todo intercambio de informacin con el rgano de Contratacin, tanto su envo como su solicitud, se realice a travs del Coordinador;

1.2.

1.4.

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e) acordar las medidas internas adecuadas para la coordinacin interna y la representacin del Beneficiario ante el rgano de Contratacin en lo que concierna a cualquier asunto relativo al presente Contrato, de conformidad con lo dispuesto en l y con la legislacin aplicable. Papel del Coordinador 1.6. El Coordinador: a) supervisar que la Accin se ejecute con arreglo al presente Contrato y coordinar su ejecucin con el Beneficiario; b) actuar como intermediario para todas las comunicaciones entre el Beneficiario y el rgano de Contratacin; c) ser el responsable de suministrar al rgano de Contratacin todos los documentos e informacin que puedan requerirse en virtud del presente Contrato, en particular en lo que se refiere a las solicitudes de pago; cuando se requiera informacin del Beneficiario, el Coordinador ser el responsable de obtener, verificar y consolidar esta informacin antes de transmitirla al rgano de Contratacin; se considerar que todo suministro de informacin, as como cualquier solicitud realizada por el Coordinador al rgano de Contratacin, se realizan con el consentimiento del Beneficiario; d) informar al rgano de Contratacin de cualquier suceso que pueda afectar a la ejecucin de la Accin o retrasarla; e) informar al rgano de Contratacin de cualquier cambio de la situacin jurdica, financiera, tcnica, organizativa o de control del Beneficiario, as como de cualquier cambio en su nombre, direccin o representacin jurdica; f) en caso de que se realicen auditoras, controles, seguimiento o evaluacin, segn se describe en la clusula 16, ser el responsable de proporcionar todos los documentos necesarios, incluidas las cuentas del Beneficiario, las copias de los documentos justificativos ms importantes y las copias firmadas de los contratos celebrados con arreglo a la clusula 10; g) tendr plena responsabilidad financiera de garantizar que la Accin se ejecute de conformidad con el presente Contrato; h) tomar las medidas adecuadas para constituir la garanta financiera, cuando se solicite, segn lo dispuesto en la clusula 4.2 de las Condiciones Particulares; i) j) establecer las solicitudes de pago de conformidad con el Contrato; ser el nico receptor, en nombre de todos los beneficiarios, de los pagos del rgano de Contratacin; a continuacin, se encargar de que se realicen, sin retrasos injustificados, los pagos apropiados al Beneficiario;

k) no delegar estas tareas, ni siquiera parte de ellas, en el Beneficiario o en otras entidades.

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2.
2.1.

CLUSULA 2 OBLIGACIN DE PRESENTACIN DE LOS INFORMES FINANCIEROS Y


DESCRIPTIVOS

El Beneficiario proporcionar al rgano de Contratacin toda la informacin necesaria sobre la ejecucin de la Accin. El informe se estructurar de modo que permita una comparacin entre el objetivo u objetivos, los medios previstos o utilizados, los resultados previstos y los resultados obtenidos y los elementos del Presupuesto de la Accin. El nivel de detalle de estos informes deber ajustarse al de la descripcin y Presupuesto de la Accin. El Coordinador recopilar toda la informacin necesaria y redactar los informes intermedio y final consolidados. Estos informes: a) abarcarn la totalidad de la Accin, con independencia de la parte de ella que haya financiado el rgano de Contratacin; b) constarn de un informe descriptivo y otro financiero, redactados utilizando las plantillas que figuran en el anexo VI; c) proporcionarn una descripcin detallada de todos los aspectos de la ejecucin de la Accin durante el periodo cubierto por dicho informe, incluida, en el caso de opciones de costes simplificadas, la informacin cualitativa y cuantitativa necesaria para demostrar el cumplimiento de las condiciones para el reembolso establecidas en el Contrato; d) se redactarn en la lengua del Contrato y utilizando la divisa en que se denominen las cantidades en dicho Contrato; e) incluirn cualquier actualizacin del Plan de Comunicacin previsto en la clusula 6.2; f) incluirn todos los informes, publicaciones, comunicados de prensa y actualizaciones pertinentes relacionados con la Accin.

2.2.

Adems, el informe final: a) abarcar cualquier periodo no cubierto en los informes precedentes; b) incluir los ttulos de transferencia de propiedad mencionados en la clusula 7.5.

2.3.

En las Condiciones Particulares pueden establecerse requisitos de informacin adicionales. El rgano de Contratacin podr solicitar en todo momento ms informacin. El Coordinador proporcionar esta informacin en el plazo de los 30 das siguientes a su solicitud, en la lengua del Contrato. Los informes se presentarn con las solicitudes de pago, de conformidad con la clusula 15. Si el Coordinador no proporciona algn informe o la informacin adicional solicitada por el rgano de Contratacin dentro del plazo establecido, sin una explicacin aceptable y por escrito de las razones, el rgano de Contratacin podr resolver el Contrato de conformidad con lo establecido en la clusula 12.2 a) y f).

2.4.

2.5.

3.
3.1.

CLUSULA 3 - RESPONSABILIDAD
El rgano de Contratacin no podr en ningn caso ni bajo ningn concepto ser considerada responsable de los daos causados al personal o a los bienes del Beneficiario durante la ejecucin de la Accin o como consecuencia de esta. Por consiguiente, no admitir ninguna solicitud de indemnizacin o pago adicional por ese motivo.
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3.2.

El Beneficiario ser el nico responsable frente a terceros, incluso por los daos de cualquier tipo que pudieran serles causados durante la ejecucin de la Accin o como consecuencia de esta. El Beneficiario eximir al rgano de Contratacin de toda responsabilidad relativa a cualquier reclamacin o diligencia judicial resultante de una infraccin de las leyes o reglamentaciones cometida por el propio Beneficiario, sus empleados o las personas que estn a su cargo, as como de una violacin de los derechos de terceros.

4.
4.1.

CLUSULA 4 - CONFLICTO DE INTERESES


El Beneficiario adoptar todas las medidas necesarias para evitar cualquier situacin que pudiere poner en peligro la ejecucin imparcial y objetiva del Contrato. Este conflicto de intereses podra plantearse, en particular, como consecuencia de intereses econmicos, afinidades polticas o nacionales, vnculos familiares o afectivos, o cualesquiera otros vnculos relevantes o intereses comunes. Cualquier conflicto de intereses que pudiere surgir durante la ejecucin del Contrato deber notificarse por escrito y sin dilacin al rgano de Contratacin. En caso de producirse un conflicto de esta naturaleza, el Coordinador tomar de inmediato todas las medidas necesarias para resolverlo. El rgano de Contratacin se reserva el derecho a verificar la adecuacin de tales medidas y, cuando lo estime necesario, podr exigir que se adopten medidas suplementarias. El Beneficiario se asegurar de que su personal, incluida la direccin, no se encuentra en una situacin que pueda generar conflicto de intereses. Sin perjuicio de su obligacin en virtud del presente Contrato, el Beneficiario reemplazar de inmediato y sin compensacin alguna por parte del rgano de Contratacin a cualquier miembro de su personal que se encontrare en tal situacin.

4.2.

4.3. 4.4.

5.
5.1.

CLUSULA 5 CONFIDENCIALIDAD
Sin perjuicio de lo dispuesto en la clusula 16, el rgano de Contratacin y el Beneficiario se comprometen a preservar la confidencialidad de toda informacin, con independencia de su forma, revelada por escrito u oralmente en relacin con la ejecucin del presente Contrato y cuyo carcter confidencial sea indicado por escrito, como mnimo hasta el final de un periodo de 5 aos siguientes al pago del saldo. El Beneficiario no utilizar la informacin confidencial para ningn fin que no sea el cumplimiento de las obligaciones que le incumban en virtud del presente Contrato, a menos que acuerde otra cosa con el rgano de Contratacin. Cuando la Comisin Europea no sea el rgano de Contratacin tendr, no obstante, acceso a todos los documentos comunicados a este y les garantizar la misma confidencialidad.

5.2.

5.3.

6.
6.1.

CLUSULA 6 - VISIBILIDAD
Salvo que la Comisin Europea acuerde o pida otra cosa, el Beneficiario adoptar todas las medidas necesarias para dar a conocer que la Unin Europea ha financiado o cofinanciado la Accin. Estas medidas sern conformes con el Manual de comunicacin y visibilidad de la Unin Europea en las Acciones Exteriores elaborado y publicado por la Comisin Europea, que puede consultarse en la siguiente direccin: http://ec.europa.eu/europeaid/work/visibility/documents/communication_and_visibility_m anual_es.pdf.
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6.2. 6.3.

El Coordinador presentar un Plan de Comunicacin, que se someter a la aprobacin de la Comisin Europea, e informar de su ejecucin de conformidad con la clusula 2. En particular, el Beneficiario mencionar la Accin y la contribucin financiera de la Unin Europea en la informacin dirigida a los beneficiarios finales de la Accin, en sus informes internos y anuales y en los posibles contactos con los medios de comunicacin. Exhibir el logotipo de la Unin Europea cuando resulte apropiado. Toda comunicacin o publicacin del Beneficiario sobre la Accin, incluso en una conferencia o un seminario, deber mencionar que aquella ha recibido apoyo financiero de la Unin Europea. Toda publicacin del Beneficiario, cualesquiera que sean su forma y soporte, incluido Internet, deber llevar la mencin siguiente: Este documento se ha realizado con la ayuda financiera de la Unin Europea. El contenido de este documento es responsabilidad exclusiva de <nombre del Beneficiario> y en modo alguno debe considerarse que refleja la posicin de la Unin Europea.. El Beneficiario autoriza al rgano de Contratacin y a la Comisin Europea, en caso de que esta ltima no sea el rgano de Contratacin, a publicar su nombre y direccin, su nacionalidad, el objeto de la subvencin, su duracin, su ubicacin as como su cuanta mxima y el porcentaje de financiacin de los costes de la Accin, tal como se establecen en la clusula 3 de las Condiciones Particulares. No se proceder a realizar esta publicacin si pudiera atentar contra la seguridad del Beneficiario o perjudicar sus intereses.

6.4.

6.5.

7.
7.1.

CLUSULA 7 LOS ACTIVOS

PROPIEDAD Y UTILIZACIN DE LOS RESULTADOS DE LA ACCIN Y

A menos que se establezca otra cosa en las Condiciones Particulares, la propiedad, los ttulos y los derechos de propiedad industrial e intelectual de los resultados de la Accin y de los informes y otros documentos relativos a la misma correspondern al Beneficiario. Por derogacin a lo dispuesto en la clusula 7.1, el Beneficiario concede al rgano de Contratacin (y a la Comisin Europea cuando esta no es el rgano de Contratacin) el derecho a utilizar gratuitamente y a su mejor entender, y, en particular, a almacenar, modificar, traducir, exhibir, reproducir mediante cualquier procedimiento tcnico, publicar o comunicar por cualquier medio todos los documentos derivados de la Accin en cualquiera de sus formas, siempre que se respeten los derechos de propiedad industrial e intelectual existentes. El Beneficiario se asegurar de que tiene todos los derechos para utilizar cualesquiera derechos de propiedad industrial e intelectual preexistentes necesarios para la ejecucin del presente Contrato. En caso de que en una fotografa o pelcula se muestre a personas fsicas reconocibles, el Coordinador presentar, en el informe final al rgano de Contratacin, una declaracin de estas personas en la que den su permiso para que se haga el uso descrito de su imagen. Lo anterior no se refiere a fotografas tomadas o pelculas rodadas en lugares pblicos en las que aparezcan aleatoriamente personas identificables solo hipotticamente ni a las personas pblicas cuando acten en el ejercicio de su actividad pblica. En los casos en que el Beneficiario no tenga su sede o sedes en el pas donde la Accin se lleva a cabo, y salvo que en las Condiciones Particulares se establezca lo contrario, los bienes de equipo, vehculos y materiales pagados con cargo al presupuesto de la Accin se transferirn, a ms tardar cuando se presente el informe final, a los eventuales beneficiarios locales y/o entidades locales afiliadas y/o a los beneficiarios finales de la Accin. Se adjuntar al informe final una copia de los documentos que prueben la transferencia de los bienes de equipo y vehculos cuyo coste individual supere los 5 000 EUR. En el caso de los documentos que prueben la transferencia de bienes de equipo y
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7.2.

7.3.

7.4.

7.5.

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vehculos cuyo coste individual no supere esa cantidad, el Beneficiario deber guardarlos a efectos de control.

8.
8.1.

CLUSULA 8 EVALUACIN/SEGUIMIENTO DE LA ACCIN


Cuando la Comisin Europea lleve a cabo una evaluacin intermedia o ex post, o una misin de seguimiento, el Coordinador se comprometer a poner a disposicin de la misma o de las personas autorizadas por ella todos los documentos e informaciones necesarios para la evaluacin o la misin de seguimiento, y a darles los derechos de acceso descritos en la clusula 16. Cuando el Beneficiario o la Comisin Europea efecte o haga efectuar una evaluacin en el marco de la Accin, transmitir una copia del informe de evaluacin a la otra Parte.

8.2.

9.
9.1. 9.2.

CLUSULA 9 MODIFICACIN DEL CONTRATO


Toda modificacin del presente Contrato, incluidos los anexos, se consignar por escrito. El presente Contrato nicamente podr modificarse durante su periodo de ejecucin. Las modificaciones no tendrn la finalidad ni el efecto de introducir en el Contrato cambios que pongan en cuestin la decisin de conceder una subvencin o sean contrarias a la igualdad de trato de los solicitantes. No se podr incrementar la subvencin mxima mencionada en la clusula 3.2 de las Condiciones Particulares. Si el Beneficiario solicita una modificacin, el Coordinador deber presentar una solicitud debidamente justificada al rgano de Contratacin treinta das antes de la fecha en que la modificacin deba hacerse efectiva, a menos que concurran circunstancias especiales debidamente confirmadas y aceptadas por el rgano de Contratacin. Cuando la modificacin del Presupuesto o de la Descripcin de la Accin no afecte al objetivo esencial de la Accin y la incidencia financiera se limite a una transferencia entre partidas dentro de una misma lnea presupuestaria, incluida la anulacin o la introduccin de una partida, o a una transferencia entre lneas presupuestarias que implique una variacin inferior o igual al 25 % del importe inicial (o el modificado a travs de un apndice) relacionado con cada lnea presupuestaria afectada de costes elegibles, el Coordinador podr modificar el presupuesto y lo comunicar inmediatamente por escrito al rgano de Contratacin. Este mtodo no podr utilizarse para modificar las lneas correspondientes a los costes indirectos, a la reserva para imprevistos, a las contribuciones en especie o a las cantidades o porcentajes de opciones de costes simplificadas. Los cambios de direccin, cuenta bancaria o auditor podrn ser objeto de una simple notificacin del Coordinador. No obstante, en circunstancias debidamente justificadas, el rgano de Contratacin podr oponerse a la eleccin del Coordinador. El rgano de Contratacin se reservar el derecho a exigir la sustitucin del auditor mencionado en la clusula 5.2 de las Condiciones Particulares si ciertos elementos desconocidos en la fecha de firma del Contrato pusieran en duda su independencia o su profesionalidad.

9.3.

9.4.

9.5.

9.6.

10. CLUSULA 10 EJECUCIN


Contratos de ejecucin 10.1. Si el Beneficiario tiene que celebrar contratos de ejecucin con contratistas para llevar a cabo la Accin, estos contratos podrn abarcar solo una parte limitada de la Accin y
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respetarn los procedimientos de adjudicacin de contratos y las normas de nacionalidad y de origen establecidas en el anexo IV del presente Contrato. 10.2. El Beneficiario se asegurar adems de que los contratistas a los que se adjudique un contrato de ejecucin cumplan las clusulas 3, 4, 5, 6, 7, 8 y 16 del presente Contrato. En su informe al rgano de Contratacin, el Coordinador proporcionar una descripcin completa y detallada sobre la adjudicacin y la ejecucin de los contratos que, en su caso, se hayan adjudicado con arreglo a la clusula 10.1. Ayuda financiera a terceros 10.4. A fin de apoyar el logro de los objetivos de la Accin y, en particular, cuando la ejecucin de la Accin requiera dar apoyo financiero a terceros, el Beneficiario podr conceder ayuda financiera si as est previsto en las Condiciones Particulares. El importe mximo de la ayuda financiera para cada tercero beneficiario ser de 60 000 EUR, excepto cuando la finalidad principal de la Accin sea redistribuir la subvencin. En la Descripcin de la Accin, de conformidad con las instrucciones facilitadas al respecto por el rgano de Contratacin, se definirn los tipos de entidades que podrn optar a apoyo financiero y se enumerarn los tipos de actividades que podrn beneficiarse de un apoyo financiero. Se especificarn tambin los criterios que se aplicarn para la seleccin de los terceros receptores de este apoyo financiero, incluidos los aplicados para determinar su importe exacto. El Beneficiario respetar las normas de nacionalidad y de origen establecidas en el anexo IV del presente Contrato. En su informe al rgano de Contratacin, el Coordinador proporcionar una descripcin completa y detallada de la adjudicacin y la ejecucin de la ayuda financiera que, en su caso, se haya concedido. Estos informes descriptivos debern incluir, entre otras cosas, informacin sobre los procedimientos de adjudicacin, la identidad de los receptores de la ayuda financiera, los importes concedidos, los resultados logrados, los problemas encontrados y las soluciones halladas, as como las actividades realizadas y un calendario de las que todava deben llevarse a cabo. El Beneficiario se asegurar adems de que los terceros a los que se adjudique una ayuda financiera cumplan las clusulas 3, 4, 5, 6, 7, 8 y 16 del presente Contrato.

10.3.

10.5.

10.6.

10.7.

10.8.

11. CLUSULA 11 PROLONGACIN Y SUSPENSIN Prolongacin


11.1. El Coordinador informar al rgano de Contratacin sin demora de toda circunstancia que pudiera obstaculizar o retrasar la ejecucin de la Accin. Podr solicitar una prolongacin del periodo de ejecucin de la Accin, segn lo establecido en la clusula 2 de las Condiciones Particulares de conformidad con la clusula 9. Dicha solicitud deber ir acompaada de todas las justificaciones necesarias para su examen. Suspensin por el Coordinador 11.2. El Coordinador podr suspender la ejecucin de la Accin, o de cualquier parte de ella, si concurren circunstancias excepcionales, especialmente de fuerza mayor, que hagan que dicha ejecucin resulte excesivamente difcil o peligrosa. El Coordinador informar al rgano de Contratacin sin demora y le indicar la naturaleza, la duracin probable y los efectos previsibles de la suspensin.

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11.3.

El Coordinador o el rgano de Contratacin podrn entonces resolver el Contrato de conformidad con la clusula 12.1. Si no se resuelve el Contrato, el Beneficiario procurar reducir al mnimo el periodo de suspensin y los posibles daos y reanudar su ejecucin cuando las circunstancias lo permitan, informando de ello al rgano de Contratacin. Suspensin por el rgano de Contratacin

11.4.

El rgano de Contratacin podr solicitar al Beneficiario que suspenda la ejecucin de la Accin, o de cualquier parte de ella, si concurren circunstancias excepcionales, especialmente de fuerza mayor, que hagan que dicha ejecucin resulte excesivamente difcil o peligrosa. Con este fin, el rgano de Contratacin informar al Coordinador y le indicar la naturaleza y la duracin probable de la suspensin. El Coordinador o el rgano de Contratacin podrn entonces resolver el presente Contrato de conformidad con la clusula 12.1. Si no se resuelve el Contrato, el Beneficiario procurar reducir al mnimo el periodo de suspensin y los posibles daos y reanudar su ejecucin cuando las circunstancias lo permitan, una vez que haya obtenido la aprobacin del rgano de Contratacin. El rgano de Contratacin podr tambin suspender el presente Contrato o la participacin del Beneficiario en l cuando concurra alguna de las circunstancias siguientes o sea necesario para verificar que: a) el procedimiento de adjudicacin de la subvencin o la ejecucin de la Accin ha sido objeto de errores sustanciales, irregularidades o fraude; b) el Beneficiario ha incumplido cualquier obligacin sustancial que le incumba en virtud del presente Contrato.

11.5.

11.6.

11.7.

El Coordinador proporcionar cualquier informacin, aclaracin o documento que se le soliciten en el plazo de los 30 das siguientes a la recepcin de las solicitudes enviadas por el rgano de Contratacin. Si, a pesar de la informacin, la aclaracin o los documentos facilitados por el Coordinador, se comprueba que el procedimiento de adjudicacin o la ejecucin de la subvencin han sido objeto de errores sustanciales, irregularidades, fraude o incumplimiento de obligaciones, el rgano de Contratacin podr resolver el presente Contrato de conformidad con la clusula 12(2)h. Fuerza mayor

11.8.

A efectos de la presente clusula, se entender por fuerza mayor las catstrofes naturales, las huelgas, los cierres patronales o cualesquiera otros conflictos laborales, los actos de elementos antisociales, las guerras estn o no estn declaradas, los bloqueos, la insurreccin, las revueltas, las epidemias, los corrimientos de tierras, los sesmos, las tormentas, los rayos, las inundaciones, los derrumbamientos, las agitaciones sociales, las explosiones y otros sucesos imprevisibles que escapen al control de cualquiera de las Partes y que no puedan superarse mediante la aplicacin de la debida diligencia de ninguna de ellas. La decisin de la Unin Europea de suspender la cooperacin con el pas beneficiario se considerar caso de fuerza mayor cuando implique la suspensin de la financiacin en virtud del presente Contrato. No se considerar que el Beneficiario ha incumplido sus obligaciones contractuales cuando no le haya sido posible ejecutarlas por causa de fuerza mayor. Prolongacin del periodo de ejecucin tras una suspensin

11.9.

11.10. En caso de suspensin de conformidad con las clusulas 11.2, 11.4 y 11.6, el periodo de ejecucin de la Accin se ampliar por un periodo equivalente a la duracin de la suspensin, sin perjuicio de cualquier modificacin del Contrato que pueda ser necesaria
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para adaptar la Accin a las nuevas condiciones de ejecucin. La clusula 11.10 no ser aplicable cuando se trate de una subvencin de funcionamiento.

12. CLUSULA 12 RESOLUCIN DEL CONTRATO Resolucin en caso de fuerza mayor


12.1. En los casos previstos en la clusula 11.2 y 11.4, si el Coordinador o el rgano de Contratacin consideran que el presente Contrato no puede seguir ejecutndose de manera eficaz y apropiada, se consultarn mutuamente al respecto. Si no llegan a un acuerdo o encuentran una solucin, el Coordinador o el rgano de Contratacin podrn resolver el Contrato, previo aviso por escrito con dos meses de antelacin y sin obligacin de abonar indemnizacin alguna por este motivo.

Resolucin por el rgano de Contratacin


12.2. Sin perjuicio de lo dispuesto en la clusula 12.1, el rgano de Contratacin podr poner trmino al presente Contrato o a la participacin en l del Beneficiario, previa consulta al Coordinador y sin indemnizacin de ningn tipo, en caso de que: a) el Beneficiario no cumpla alguna de las obligaciones sustanciales a las que est sujeto de forma individual o colectiva en virtud del presente Contrato, en la medida en que tal incumplimiento no se justifique y, tras habrsele enviado un requerimiento escrito para que respete sus obligaciones, siga sin cumplirlas o no hubiere proporcionado una explicacin satisfactoria en un plazo de 30 das a partir de la recepcin del requerimiento; b) el Beneficiario se halle incurso en un procedimiento de quiebra, liquidacin, intervencin judicial o concurso de acreedores, cese de actividad o en cualquier otra situacin similar resultante de un procedimiento de la misma naturaleza vigente en las legislaciones y normativas nacionales; c) el Beneficiario, o cualquier entidad o persona relacionada con l, haya sido condenado por cualquier delito que afecte a su tica profesional constatado por cualquier medio; d) el Beneficiario, o alguna entidad o persona relacionada con l, haya estado implicado en una actividad de fraude, corrupcin, participacin en una organizacin delictiva, blanqueo de capitales o cualquier otra actividad ilegal que suponga un perjuicio para los intereses financieros de la Unin Europea; e) una modificacin de la situacin jurdica, financiera, tcnica, organizativa o de control del Beneficiario, o la terminacin de su participacin, afecten sustancialmente a la ejecucin del Contrato o pongan en entredicho la decisin de adjudicacin de la subvencin; f) el Beneficiario o cualquier persona relacionada con l hayan incurrido en falsas declaraciones al facilitar la informacin exigida en el procedimiento de adjudicacin o en la ejecucin de la Accin, o no hayan suministrado alguna informacin relacionada con la Accin exigida por el rgano de Contratacin o no lo hayan hecho en los plazos establecidos en el presente Contrato; g) el Beneficiario no haya cumplido sus obligaciones de pago de cotizaciones a la seguridad social o de impuestos con arreglo a las disposiciones legales del pas en el que est establecido;

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h) el rgano de Contratacin tenga pruebas de que el Beneficiario, o cualquier entidad o persona relacionada, ha cometido errores sustanciales, irregularidades o fraude en el procedimiento de adjudicacin o en la ejecucin de la Accin; i) el Beneficiario sea objeto de una sancin administrativa con arreglo a la clusula 12.8; el rgano de Contratacin tenga pruebas de que el Beneficiario se halla en una situacin de conflicto de intereses;

j)

k) la Comisin Europea tenga pruebas de que un Beneficiario ha cometido errores o irregularidades sistmicos o recurrentes, fraude, o una infraccin grave de las obligaciones que le incumban en virtud de otras subvenciones financiadas por la Unin Europea y adjudicadas en condiciones similares, siempre que esos errores, irregularidades, fraude o infraccin grave tengan una repercusin importante en la presente subvencin. 12.3. En los casos mencionados en las letras c), d), f), h) y k), cualquier persona relacionada se refiere a cualquier persona fsica con poderes de representacin, toma de decisiones o control en relacin con el Beneficiario. Cualquier entidad relacionada se refiere, en particular, a cualquier entidad que cumpla los criterios establecidos en el artculo 1 de la Sptima Directiva 83/349/CEE del Consejo, de 13 de junio de 1983. Resolucin de la participacin de un Beneficiario por el Coordinador 12.4. En casos debidamente justificados, el Coordinador tambin puede poner trmino a la participacin del Beneficiario en el presente Contrato. A tal fin, el Coordinador comunicar al rgano de Contratacin las razones que justifiquen la terminacin de esta participacin y la fecha en que se har efectiva, as como una propuesta para la reasignacin de las tareas del Beneficiario a cuya participacin se pone trmino o su posible sustitucin. La propuesta se enviar con suficiente antelacin a la fecha en que deba hacerse efectiva la terminacin. Si el rgano de Contratacin da su acuerdo, el Contrato se modificar en consecuencia de conformidad con la clusula 9. Fecha de finalizacin 12.5. Las obligaciones de pago de la Unin Europea en virtud del presente Contrato terminarn 18 meses despus del periodo de ejecucin establecido en la clusula 2 de las Condiciones Particulares, a menos que el Contrato se resuelva de conformidad con la clusula 12. El rgano de Contratacin notificar al Coordinador cualquier aplazamiento de la fecha de finalizacin. El presente Contrato quedar resuelto automticamente si no ha dado lugar a ningn pago del rgano de Contratacin en los dos aos posteriores a su firma. Efectos de la resolucin 12.7. En caso de resolucin, el Beneficiario solo tendr derecho al pago correspondiente a la ejecucin parcial de la Accin, con exclusin de los costes vinculados a los compromisos en curso, pero destinados a ser ejecutados con posterioridad a la resolucin. A tal efecto, el Coordinador presentar una solicitud de pago al rgano de Contratacin en el plazo establecido en la clusula 15.2, que empezar a contarse a partir de la fecha de la resolucin. En los casos de resolucin previstos en las letras a), c), d), f), h) y k) de la clusula 12.2, el rgano de Contratacin podr exigir, tras haber consultado debidamente al Coordinador y
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12.6.

en funcin de la gravedad de las deficiencias, el reembolso total o parcial de las cantidades ya abonadas para la Accin. Sanciones administrativas y financieras 12.8. Sin perjuicio de la aplicacin de otras medidas correctivas establecidas en el Contrato, un Beneficiario que haya hecho declaraciones falsas, cometido errores sustanciales, irregularidades y fraude, o haya incurrido en un grave incumplimiento de sus obligaciones contractuales podr ser excluido de todos los contratos y subvenciones financiados por la UE durante un periodo mximo de cinco aos a partir de la fecha en que se produjo el incumplimiento, tal y como quede confirmado en el procedimiento contradictorio con la Comisin Europea, de conformidad con el Reglamento Financiero aplicable a los contratos financiados con cargo al presupuesto o al FED. La exclusin podr ser de hasta diez aos en caso de reincidencia en los cinco aos siguientes a la primera infraccin. Adems o en lugar de las sanciones administrativas establecidas en la clusula 12.8, se podrn aplicar al Beneficiario sanciones financieras cuyo valor se situar entre el 2 % y el 10 % del valor del presente Contrato. El porcentaje de esta sancin podr oscilar entre el 4 % y el 20 % en caso de reincidencia en los cinco aos siguientes a la primera infraccin.

12.9.

12.10. La Comisin Europea notificar oficialmente al Beneficiario afectado la decisin de aplicar estas sanciones.

13. CLUSULA 13 LEGISLACIN APLICABLE Y SOLUCIN DE LITIGIOS


13.1. El presente Contrato estar sujeto al Derecho del Estado del rgano de Contratacin, o a la legislacin de la Unin Europea completada en su caso por el Derecho belga si el rgano de Contratacin es la Comisin Europea. Las Partes harn todo lo posible para resolver amistosamente cualquier litigio que pueda surgir entre ellas durante la ejecucin del presente Contrato. A tal efecto, se comunicarn por escrito su posicin, as como cualquier solucin que consideren posible y se reunirn a peticin de una de ellas. El Coordinador y el rgano de Contratacin debern responder en un plazo de treinta das a una solicitud de solucin amistosa. Transcurrido dicho plazo o si el intento de solucin amistosa fracasa, dentro de los ciento veinte das siguientes a la primera solicitud, cada Parte podr notificar a la otra que considera que el procedimiento ha fracasado. En caso de que no se llegue a una solucin amistosa, el litigio podr ser sometido de comn acuerdo del Coordinador y el rgano de Contratacin a la conciliacin de la Comisin Europea, en caso de que esta no sea el rgano de Contratacin. Si no se llegara a ninguna solucin en un plazo de ciento veinte das a partir del inicio del procedimiento de conciliacin, cada Parte podr notificar a la otra Parte que considera que el procedimiento ha fracasado. Si los procedimientos mencionados anteriormente fracasan, cada Parte podr someter el litigio ante los tribunales del Estado del rgano de Contratacin o ante los tribunales de Bruselas si el rgano de Contratacin es la Comisin Europea.

13.2.

13.3.

13.4.

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DISPOSICIONES FINANCIERAS
14. CLUSULA 14 COSTES ELEGIBLES
Criterios de elegibilidad de los costes 14.1. Los costes elegibles son los gastos efectivamente realizados por el Beneficiario que se ajustan a todos los criterios siguientes: a) Haber sido realizados durante la ejecucin de la Accin tal y como se define en la clusula 2 de las Condiciones Particulares. En concreto: i) los costes relacionados con servicios y obras se referirn a actividades llevadas a cabo durante el periodo de ejecucin; los costes relacionados con suministros se referirn a artculos entregados e instalados durante el periodo de aplicacin; la firma de un contrato, la transmisin de un pedido o la asuncin de un compromiso de gasto durante el periodo de aplicacin, en relacin con una futura prestacin de servicios, realizacin de obras o entrega de suministros, despus de la expiracin del periodo de aplicacin, no se ajustan a este requisito; los costes incurridos debern haberse abonado antes de la presentacin de los informes finales; podrn abonarse despus, siempre que se hayan consignado en el informe final junto con la fecha estimada de pago; se exceptan los costes relacionados con los informes finales, incluidas la verificacin de los gastos, la auditora y la evaluacin final de la Accin, que podrn realizarse una vez finalizado el periodo de aplicacin de la Accin; el Beneficiario podr haber iniciado procedimientos para la adjudicacin de contratos, segn lo mencionado en la clusula 10, y haber celebrado contratos antes del inicio del periodo de ejecucin de la Accin, siempre que se respeten las disposiciones del anexo IV.

ii)

iii)

iv)

b) Estar indicados en el presupuesto total estimado de la Accin. c) Ser necesarios para la ejecucin de la Accin. d) Ser identificables y comprobables, en particular estar registrados en la contabilidad del Beneficiario y determinados conforme a las normas de contabilidad aplicables en el pas en que est establecido el Beneficiario y a sus prcticas habituales de contabilidad de costes. e) Ajustarse a las exigencias de la legislacin fiscal y social aplicable. f) Ser razonables, estar justificados y cumplir los principios de buena gestin financiera, y en especial de economa y eficiencia. Costes directos elegibles 14.2. Sin perjuicio de lo dispuesto en la clusula 14.1 y, en su caso, en las disposiciones del anexo IV, sern elegibles los siguientes costes directos del Beneficiario: a) los costes del personal asignado a la Accin, correspondientes a sueldos brutos reales ms cotizaciones a la seguridad social y otros costes que forman parte de la remuneracin, que no debern superar los sueldos y costes normalmente
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sufragados por el Beneficiario, a menos que se justifique que son esenciales para llevar a cabo la Accin; b) los costes de viajes y estancia del personal y otras personas participantes en la Accin, siempre que no rebasen los soportados habitualmente por el Beneficiario ni los baremos publicados por la Comisin Europea en el momento de la misin; c) los costes de adquisicin de bienes de equipo y suministros (nuevos o de ocasin) especficamente dedicados a la Accin, siempre que la titularidad se transfiera al final de la Accin de acuerdo con lo exigido en la clusula 7.5; d) los costes de bienes fungibles; e) los costes que se deriven de los contratos adjudicados por el Beneficiario para los fines de la Accin a los que se hace referencia en la clusula 10; f) los costes derivados directamente de exigencias planteadas por el Contrato (por ejemplo, difusin de informacin, evaluacin especfica de la Accin, auditoras, traducciones, reproduccin, seguros, etc.), incluidos los costes de servicios financieros (especialmente el coste de las transferencias y las garantas financieras cuando lo exija el Contrato); g) derechos, impuestos y gravmenes, incluido el IVA, pagados y no recuperables por el Beneficiario, a menos que se disponga otra cosa en las Condiciones Particulares; h) gastos generales, cuando se trate de una subvencin de funcionamiento. Opciones de costes simplificadas 14.3. De conformidad con las disposiciones detalladas en el anexo III, podrn constituir tambin costes elegibles cualquiera de las siguientes opciones de costes o una combinacin de ellas: a) costes unitarios; b) cantidades fijas nicas; c) financiacin a tipo fijo. 14.4. Los mtodos utilizados por el Beneficiario para determinar los costes unitarios, las cantidades fijas nicas o la financiacin a tipo fijo estarn claramente descritos y justificados en el anexo III, asegurarn el cumplimiento de la norma de ausencia de rentabilidad y evitarn la doble financiacin de costes. La informacin utilizada podr basarse en la contabilidad histrica o real del Beneficiario y en los datos contables en materia de costes o en informacin externa cuando se disponga de ella y sea apropiada. Los costes declarados en las opciones de costes simplificadas debern cumplir los criterios de elegibilidad expuestos en la clusula 14.1 y 14.2. No es necesario que estn respaldados por documentos contables o justificativos, salvo los que sean necesarios para demostrar que se cumplen las condiciones para el reembolso establecidas en los anexos I y III. Estos costes no podrn incluir gastos no elegibles, segn lo establecido en la clusula 14.9, ni costes ya declarados como parte de otros componentes o partidas de gastos del presupuesto del presente Contrato.

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Los importes o porcentajes de los costes unitarios, las cantidades fijas nicas o la financiacin a tipo fijo expuestos en el anexo III no podrn modificarse unilateralmente ni ser cuestionados por verificaciones ex post. 14.5. El importe total de la financiacin basada en opciones de costes simplificadas no podr rebasar los 60 000 EUR por Beneficiario, a menos que se disponga otra cosa en las Condiciones Particulares. Reserva para imprevistos 14.6. El presupuesto de la Accin podr incluir una reserva para imprevistos o posibles fluctuaciones de los tipos de cambio no superior al 5 % de los costes directos elegibles, a fin de permitir los ajustes que resulten necesarios debido a cambios imprevisibles de las circunstancias sobre el terreno. Esta reserva slo podr utilizarse con la autorizacin previa por escrito del rgano de Contratacin, previa solicitud debidamente justificada del Coordinador. Costes indirectos 14.7. Los costes indirectos de la Accin son aquellos gastos elegibles que no pueden identificarse como gastos especficos directamente vinculados a la ejecucin de la Accin ni pueden imputarse directamente a ella de acuerdo con las condiciones de elegibilidad del artculo 14.1. Sin embargo, son costes incurridos por el Beneficiario en relacin con los costes directos elegibles de la Accin. No podrn incluir costes no elegibles, segn lo establecido en la clusula 14.9, ni costes ya declarados como parte de otros componentes o partidas de gastos del presupuesto del presente Contrato. Podr reclamarse un porcentaje fijo del importe total de los costes directos elegibles de la Accin no superior al porcentaje establecido en la clusula 3 de las Condiciones Particulares para cubrir costes indirectos de la Accin. No es preciso que la financiacin a tipo fijo en relacin con costes indirectos est apoyada por documentos contables. Esta cantidad no se tendr en cuenta a efectos del importe mximo de las opciones de costes simplificadas. Los costes indirectos no sern elegibles en el marco de la adjudicacin de una subvencin para una accin a un beneficiario que reciba ya una subvencin de funcionamiento financiada con cargo al presupuesto de la Unin durante el periodo de que se trate. La presente clusula 14.7 no ser aplicable cuando se trate de una subvencin de funcionamiento. Contribuciones en especie 14.8. Las aportaciones en especie, que debern indicarse por separado en el anexo III, no representarn gastos efectivos ni constituirn costes elegibles. Dichas contribuciones tampoco podrn considerarse cofinanciacin por parte del Beneficiario, a menos que se especifique lo contrario en las Condiciones Particulares. Si se aceptan contribuciones en especie como cofinanciacin, el Beneficiario deber asegurarse de que cumplan las normas nacionales en materia de tributacin y seguridad social. Sin perjuicio de las anteriores disposiciones, si en la Descripcin de la Accin se prevn contribuciones en especie, estas debern aportarse efectivamente. Costes no elegibles 14.9. No se considerarn elegibles los siguientes costes:
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a) las deudas y la carga de la deuda (intereses); b) las provisiones para prdidas o posibles deudas futuras; c) los costes declarados por el Beneficiario y financiados con cargo a otra accin o programa de trabajo que reciban una subvencin de la Unin (incluso por mediacin del FED); d) la adquisicin de propiedades inmuebles, salvo si son indispensables para la ejecucin directa de la Accin, en cuyo caso la propiedad deber transferirse a los beneficiarios finales o al Beneficiario local a ms tardar al finalizar la Accin, de conformidad con la clusula 7.5; e) las prdidas debidas al cambio de divisas; f) los crditos a terceros, salvo que en las Condiciones Particulares se especifique lo contrario.

15. CLUSULA 15 PAGOS E INTERESES DE DEMORA Procedimientos de pago


15.1. El rgano de Contratacin deber pagar la subvencin al Coordinador segn uno de los procedimientos que se indican a continuacin, conforme a lo expuesto en la clusula 4 de las Condiciones Particulares. Opcin 1: Acciones cuyo periodo de ejecucin no supera los 12 meses o en las que el importe de la subvencin no supera los 100 000 EUR i) Un primer pago de prefinanciacin de un importe igual al 80 % del importe mximo mencionado en la clusula 3.2 de las Condiciones Particulares (excluidos los imprevistos); el saldo del importe final de la subvencin.

ii)

Opcin 2: Acciones cuyo periodo de ejecucin supera los 12 meses y en las que la subvencin supera los 100 000 EUR

i)

Un primer pago de prefinanciacin de un importe igual al 100 % de la parte del presupuesto que el rgano de Contratacin prev financiar durante el primer periodo de referencia (excluidos los imprevistos). La parte del presupuesto financiada por el rgano de Contratacin se calcula aplicando el porcentaje indicado en la clusula 3.2 de las Condiciones Particulares. Nuevos pagos de prefinanciacin de un importe igual al 100 % de la parte del presupuesto que el rgano de Contratacin prev financiar durante los siguientes periodos de referencia (excluidos los imprevistos no autorizados);

ii)

se entiende que el periodo de referencia es un periodo de doce meses, a


menos que en las Condiciones Particulares se establezca otra cosa; cuando el periodo restante hasta la finalizacin de la Accin sea de hasta 18 meses, el periodo de referencia lo abarcar en su totalidad; en el plazo de los 60 das siguientes al final del periodo de referencia, el Coordinador presentar un informe intermedio o, si no est en condiciones de hacerlo, informar al rgano de Contratacin de las razones para ello y presentar un resumen de los progresos de la Accin;
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si, al final del periodo de referencia, la parte del gasto realmente realizado financiada por el rgano de Contratacin es inferior al 70 % del pago precedente (y al 100 % de los pagos precedentes), el nuevo pago de prefinanciacin se reducir en el importe correspondiente a la diferencia entre el 70 % del pago de prefinanciacin precedente y la parte del gasto realmente realizado financiada por el rgano de Contratacin;

el Coordinador podr solicitar un nuevo pago de prefinanciacin antes de


que finalice el periodo de referencia, cuando la parte del gasto realmente realizado financiada por el rgano de Contratacin supere el 70 % del pago precedente (y el 100 % de los pagos precedentes); en este caso, el siguiente periodo de referencia empezar a partir de la fecha en que finalice el periodo al que se refiera esta solicitud de pago; adems, para las subvenciones de ms de 5 000 000 EUR, slo se podr abonar un nuevo pago de prefinanciacin si la parte de los costes elegibles aprobados financiada por el rgano de Contratacin equivale como mnimo al importe total de todos los pagos precedentes, excluido el ltimo; la suma total de los pagos de prefinanciacin no podr superar el 90 % de la cantidad a que se hace referencia en la clusula 3.2 de las Condiciones Particulares, excluidos los imprevistos no autorizados.

iii)

El saldo del importe final de la subvencin.

Opcin 3: Todas las Acciones i)


El saldo del importe final de la subvencin.

Presentacin de informes finales


15.2. El Coordinador presentar el informe final al rgano de Contratacin a ms tardar tres meses despus del periodo de ejecucin definido en la clusula 2 de las Condiciones Particulares. El plazo de presentacin del informe final se ampliar a seis meses cuando el Coordinador no tenga su sede en el pas en el que se ejecute la Accin.

Solicitud de pago
15.3. La solicitud de pago se redactar utilizando el modelo que figura en el anexo V y se adjuntarn a ella: a) un informe descriptivo y financiero de conformidad con la clusula 2; b) un proyecto de presupuesto para el siguiente periodo de referencia en caso de que se solicite un nuevo pago de prefinanciacin; c) un informe de verificacin de gastos o un desglose detallado del gasto si as lo exige lo dispuesto en la clusula 15.7. A efectos del primer pago de prefinanciacin, el contrato firmado sirve como solicitud de pago. Se adjuntar una garanta financiera si as lo exigen las Condiciones Particulares. El pago no implicar reconocimiento de la regularidad, as como tampoco de la autenticidad, completa cumplimentacin y exactitud de las declaraciones y de la informacin facilitadas.
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Plazos de pago 15.4. Los primeros pagos de prefinanciacin se efectuarn en el plazo de los treinta das siguientes a la recepcin de la solicitud de pago por el rgano de Contratacin. Los nuevos pagos de prefinanciacin y los pagos del saldo se efectuarn en el plazo de los 60 das siguientes a la recepcin de la solicitud de pago por el rgano de Contratacin. Sin embargo, los nuevos pagos de prefinanciacin y los pagos del saldo se efectuarn en el plazo de los noventa das siguientes a la recepcin de la solicitud de pago por el rgano de Contratacin en los siguientes casos: a) cuando se trate de un Beneficiario con entidades afiliadas; b) cuando ms de un Beneficiario sea Parte en el Contrato; c) cuando la Comisin no sea el rgano de Contratacin; d) en el caso de las subvenciones que superen los 5 000 000 EUR. La solicitud de pago se considerar aceptada si el rgano de Contratacin no responde por escrito en los plazos indicados.

Suspensin del periodo de pago


15.5. Sin perjuicio de lo dispuesto en la clusula 12, el rgano de Contratacin podr suspender los plazos previstos para los pagos si notifica al Coordinador que: a) no se debe el pago de la cantidad indicada en su solicitud de pago; o b) no se han facilitado los documentos justificativos adecuados; o c) el rgano de Contratacin necesita pedir aclaraciones, modificaciones o informacin adicional en los informes descriptivo o financiero; o d) el rgano de Contratacin tiene que realizar controles adicionales, incluidos controles in situ, para asegurarse de que el gasto es elegible; o e) es necesario comprobar si se han producido supuestos errores sustanciales, irregularidades y fraude en el procedimiento de adjudicacin de la subvencin o en la ejecucin de la Accin; o f) es necesario verificar si el Beneficiario ha incumplido cualquier obligacin sustancial que le incumba en virtud del presente Contrato. La suspensin de los plazos de los pagos comenzar cuando el rgano de Contratacin enve la citada notificacin al Coordinador. En plazo empezar a computarse de nuevo en la fecha en que se registre una solicitud de pago correctamente formulada. El Coordinador proporcionar cualquier informacin, aclaracin o documento que se solicite, como muy tarde, treinta das despus de la solicitud. Si, pese a la informacin, la aclaracin o la documentacin proporcionadas por el Coordinador, la solicitud de pago sigue siendo inadmisible, o si se comprueba que el procedimiento de adjudicacin o la ejecucin de la subvencin han sido objeto de errores sustanciales, irregularidades, fraude o incumplimiento de obligaciones, el rgano de Contratacin podr negarse a dar curso a nuevos pagos y podr, en los casos previstos en la clusula 12, resolver en consecuencia el presente Contrato.

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Adems, el rgano de Contratacin podr asimismo suspender los pagos como medida cautelar sin aviso previo, antes de resolver el presente Contrato conforme a lo establecido en la clusula 12, o en lugar de ello.

Intereses de demora
15.6. Si el rgano de Contratacin paga al Coordinador despus de la fecha en que finaliza el plazo, deber pagar intereses de demora de la siguiente manera: a) al tipo de redescuento aplicado por el Banco Central del pas del rgano de Contratacin si los pagos se efectan en la moneda de ese pas; b) al tipo aplicado por el Banco Central Europeo a sus transacciones principales de refinanciacin en euros, tal como se publica en el Diario Oficial de la Unin Europea, serie C, si los pagos se efectan en euros, el primer da del mes en el cual haya expirado el plazo, incrementado en tres puntos y medio porcentuales. El inters se referir al perodo comprendido entre la fecha de expiracin del plazo de pago y la fecha de adeudo en la cuenta del rgano de Contratacin. De manera excepcional, cuando el importe de los intereses calculado de conformidad con la presente disposicin sea igual o inferior a 200 EUR, solo se pagar al Coordinador previa solicitud presentada en el plazo de dos meses desde la recepcin del pago atrasado. El inters de demora no se considerar un ingreso a efectos de la clusula 17.2. La presente clusula 15.6 no ser de aplicacin si el Coordinador es un Estado miembro de la Unin Europea, incluidas las entidades pblicas regionales y locales u otros organismos pblicos que acten en nombre y por cuenta del Estado miembro a efectos del Contrato.

Informe de verificacin de gastos


15.7. El Coordinador deber presentar un informe de verificacin de gastos: a) por cada solicitud de nuevo pago de prefinanciacin en el caso de las subvenciones de ms de 5 000 000 EUR; b) por cada informe final en el caso de una subvencin de ms de 100 000 EUR. El informe de verificacin de gastos se ajustar al modelo que figura en el anexo VII y ser realizado por un auditor aprobado o elegido por el rgano de Contratacin. El auditor cumplir los requisitos expuestos en el Pliego de Condiciones aplicables a la verificacin de gastos que figura en el anexo VII. El auditor examinar si los costes declarados por el Beneficiario y los ingresos de la Accin son reales, se han registrado con exactitud y son elegibles en el marco del presente Contrato. El informe de verificacin de gastos abarcar todos los gastos no cubiertos por ningn informe de verificacin de gastos anterior. Si no es necesaria una verificacin de los gastos, se proporcionar un desglose detallado de los gastos relativo a los periodos de referencia precedentes an no cubiertos, por cada solicitud que se realice de un nuevo pago de prefinanciacin, empezando a partir de la segunda solicitud de un nuevo pago de prefinanciacin (es decir, el 3er, 5, 7...pago de prefinanciacin).

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En el desglose detallado de los gastos deber proporcionarse la siguiente informacin para cada partida de costes del informe financiero y para todas las entradas y transacciones correspondientes: importe de la entrada o la transaccin, referencia contable (p. ej., libro o registro de contabilidad u otra referencia pertinente), descripcin de la entrada o transaccin (detallando la naturaleza del gasto) y referencia a los documentos justificativos (p. ej., nmero de factura, nmina u otra referencia pertinente), de conformidad con la clusula 16.1. Se proporcionar en formato electrnico y de hoja de clculo (Excel o similar) si es posible. El desglose detallado estar respaldado por una declaracin por el honor del Coordinador de que la informacin que figura en la solicitud de pago es completa, fiable y verdadera y de que los gastos declarados han sido realizados y pueden considerarse elegibles de conformidad con el presente Contrato. El informe final incluir en todos los casos un desglose detallado de los gastos que abarcar toda la Accin. Cuando el Coordinador sea un departamento de la Administracin Pblica o un organismo pblico, el rgano de Contratacin podr aceptar que se sustituya la verificacin de gastos por un desglose detallado de los gastos. El Coordinador no proporcionar un informe de verificacin de gastos si la verificacin es realizada directamente por el propio personal del rgano de Contratacin, por la Comisin o por un organismo autorizado a hacerlo en su nombre, de conformidad con la clusula 5.2 de las Condiciones Particulares.

Garanta financiera
15.8. Si la subvencin supera los 60 000 EUR, el rgano de Contratacin podr solicitar una garanta financiera equivalente al importe del primer pago de prefinanciacin. La garanta se denominar en euros o en la moneda del rgano de Contratacin, con arreglo al modelo que figura en el anexo VIII y, a menos que el rgano de Contratacin acuerde otra cosa, ser proporcionada por un banco o entidad financiera aprobado y establecido en uno de los Estados miembros de la Unin Europea. Esta garanta tendr validez hasta que sea liberada por el rgano de Contratacin despus del pago del saldo. Esta disposicin no se aplicar si el Coordinador es una organizacin sin nimo de lucro, una organizacin que ha firmado un contrato marco de colaboracin con la Comisin Europea, un departamento de la Administracin Pblica o un organismo pblico, a menos que en las Condiciones Particulares se disponga lo contrario.

Normas para la conversin de moneda


15.9. El rgano de Contratacin efectuar los pagos al Coordinador en la cuenta bancaria mencionada en el formulario de identificacin financiera que figura en el anexo V, lo que permitir identificar los fondos pagados por el rgano de Contratacin. El rgano de Contratacin efectuar los pagos en euros o en la moneda del pas al que pertenezca, de acuerdo con la moneda establecida en las Condiciones Particulares. Los informes se presentarn utilizando la moneda establecida en las Condiciones Particulares y podrn derivarse de estados financieros denominados en otras monedas, de conformidad con la legislacin y las normas contables aplicables del pas del Beneficiario. En este caso, y a efectos de la elaboracin de informes, la conversin en la moneda establecida en las Condiciones Particulares se realizar utilizando el tipo de cambio con el que se registr la contribucin del rgano de Contratacin en la contabilidad del Beneficiario, salvo que se disponga otra cosa en las Condiciones Particulares.
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Los gastos realizados en otras monedas que no sean la utilizada en la contabilidad del Beneficiario se convertirn utilizando los tipos mensuales de InforEuro correspondientes a la fecha del pago, o con arreglo a las prcticas contables habituales en el pas del Beneficiario, si as est dispuesto en las Condiciones Particulares. En caso de que se produzca una fluctuacin excepcional de los tipos de cambio, las Partes se consultarn entre s con vistas a modificar la Accin para atenuar su efecto. Si fuere necesario, el rgano de Contratacin podr tomar medidas adicionales, como resolver el Contrato.

16. CLUSULA 16 - CONTABILIDAD Y CONTROL TCNICO Y FINANCIERO Contabilidad


16.1. El Beneficiario llevar una tenedura de cuentas precisa y sistemtica de la ejecucin de la Accin, utilizando una contabilidad adecuada y un sistema de contabilidad de doble asiento. La contabilidad: a) podr estar integrada en el sistema habitual del Beneficiario o ser un complemento del mismo; b) se llevar segn las polticas y normas de contabilidad y gestin de libros contables aplicables en el pas de que se trate; c) permitir seguir, identificar y verificar fcilmente los ingresos y los gastos relacionados con la Accin. 16.2. El Coordinador se asegurar de que el informe financiero exigido en la clusula 2 pueda cotejarse fcil y adecuadamente con el sistema de contabilidad y gestin de libros contables del Beneficiario, as como con su contabilidad general y cualquier otro tipo de registro. A tal fin, el Beneficiario preparar y mantendr reconciliaciones, inventarios, anlisis y desgloses para su inspeccin y verificacin.

Derecho de acceso
16.3. El Beneficiario aceptar que la Comisin Europea, la Oficina Europea de Lucha contra el Fraude (OLAF), el Tribunal de Cuentas Europeo y cualquier auditor externo autorizado por el rgano de Contratacin puedan llevar a cabo verificaciones. El Beneficiario adoptar todas las medidas necesarias para facilitar su labor. El Beneficiario permitir que las entidades mencionadas: a) tengan acceso a los emplazamientos y locales donde se realiza la Accin; b) examinen sus sistemas de contabilidad e informticos, as como los documentos y bases de datos relativos a la gestin tcnica y financiera de la Accin; c) saquen copias de los documentos; d) lleven a cabo controles in situ; e) realicen una auditora completa basada en todos los documentos contables y cualesquiera otros documentos relacionados con la financiacin de la Accin.

16.4.

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16.5.

Adems, se aceptar que la Oficina Europea de Lucha contra el Fraude efecte controles e inspecciones in situ segn los procedimientos previstos por la legislacin de la Unin Europea para la proteccin de los intereses financieros de la Unin Europea contra el fraude y otras irregularidades. En su caso, las conclusiones podran dar lugar a la recuperacin de fondos por la Comisin.

16.6.

El acceso de los agentes de la Comisin Europea, la OLAF, el Tribunal de Cuentas Europeo y cualquier auditor externo autorizado por el rgano de Contratacin encargados de llevar a cabo las verificaciones previstas en la presente clusula, as como en la clusula 15.7, se efectuar en condiciones de confidencialidad respecto de terceros, sin perjuicio de las obligaciones de Derecho pblico a las que estn sujetos.

Conservacin de la documentacin
16.7. El Beneficiario conservar todos los registros, documentos contables y justificativos relacionados con el presente Contrato durante los cinco aos siguientes al pago del saldo y durante tres aos en el caso de las subvenciones no superiores a 60 000 EUR y, en cualquier caso, hasta que se considere liquidado cualquier procedimiento de auditora, verificacin, recurso, litigio o demanda en curso. El acceso a ellos ser sencillo, para facilitar su examen, y el Coordinador informar al rgano de Contratacin de su ubicacin precisa. 16.8. Todos los documentos justificativos podrn consultarse en su formato original, incluido el formato electrnico. Adems de los informes mencionados en la clusula 2, los documentos a los que se hace referencia en la presente clusula son los siguientes: a) registros contables (informatizados o manuscritos) del sistema de contabilidad del Beneficiario, como el libro mayor, los libros auxiliares y la cuenta de nminas, registros del activo fijo y otra informacin contable pertinente; b) pruebas de los procedimientos de contratacin, como los documentos de licitacin, las ofertas de los licitadores y los informes de evaluacin; c) pruebas de compromisos, como contratos y vales de pedido; d) prueba de la prestacin de servicios, como informes aprobados, fichas de control, billetes de transporte, prueba de la asistencia a seminarios, conferencias y cursos de formacin (incluyendo la documentacin correspondiente y el material distribuido, los certificados), etc.; e) prueba de la recepcin de bienes, como albaranes de proveedores; f) prueba de la realizacin de obras, como los certificados de recepcin; g) pruebas de compra, como facturas y recibos; h) pruebas de pago, como extractos bancarios, resguardos de cargos en cuenta, pruebas de liquidacin del contratista; i) prueba de que los impuestos pagados, incluido el IVA, no pueden reclamarse;

16.9.

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j)

para los gastos de combustibles y lubricantes, lista recapitulativa en la que consten el kilometraje recorrido, el consumo medio de los vehculos utilizados, el precio del combustible y los gastos de mantenimiento;

k) estado de gastos de personal, como contratos, remuneraciones y hojas de horas trabajadas; para el personal local contratado para un perodo determinado, se deber detallar el importe de la remuneracin pagada y certificada conforme por el responsable local, y un desglose de salario bruto, cotizaciones a la seguridad social, seguros y salario neto; para el personal expatriado y/o basado en Europa (cuando la Accin se ejecute en Europa), anlisis y desglose de gastos por mes de trabajo efectivo, analizndose por unidad de trabajo constatado, y un desglose de salario bruto, cotizaciones sociales, seguros y salario neto.

17. CLUSULA 17 IMPORTE FINAL DE LA SUBVENCIN


Importe final 17.1. La subvencin no podr ser superior al lmite mximo indicado en la clusula 3.2 de las Condiciones Particulares, ni en trminos de valor absoluto ni en cuanto al porcentaje indicado en dicha disposicin. En caso de que los costes elegibles al final de la Accin sean inferiores a los costes elegibles estimados que se indican en la clusula 3.1 de las Condiciones Particulares, la subvencin se limitar al importe que resulte de la aplicacin del porcentaje fijado en la clusula 3.2 de las Condiciones Particulares a los costes elegibles de la Accin aprobados por el rgano de Contratacin. 17.2. Adems, y sin perjuicio de su derecho a resolver el Contrato de conformidad con la clusula 12, si la Accin no se ejecuta o se ejecuta de manera deficiente, parcial o tarda, el rgano de Contratacin podr, mediante decisin debidamente motivada y tras permitir al Beneficiario que presente sus observaciones, reducir la subvencin prevista inicialmente segn la ejecucin real de la Accin en las condiciones establecidas en el presente Contrato. Ausencia de ganancia 17.3. La subvencin no podr reportar ninguna ganancia al Beneficiario, salvo que se especifique lo contrario en la clusula 7 de las Condiciones Particulares. Se define como ganancia el excedente de los ingresos respecto de los costes elegibles aprobados por el rgano de Contratacin en el momento de presentar la solicitud de pago del saldo. Los ingresos que se tendrn en cuenta son los ingresos consolidados en la fecha en que el Coordinador presente la solicitud de pago del saldo, que estn incluidos en alguna de las dos categoras siguientes: a) ingresos generados por la Accin, salvo que se disponga otra cosa en las Condiciones Particulares; b) contribuciones financieras especficamente asignadas por los donantes a la financiacin de los mismos costes elegibles financiados con arreglo al presente Contrato; cualquier contribucin financiera que pueda ser utilizada por el Beneficiario para cubrir otros costes que no sean los elegibles en virtud del presente Contrato o que no se deba al donante, si no se ha utilizado al final de la Accin, no se considerar un ingreso que deba tenerse en cuenta a efectos de verificar si la subvencin ha reportado una ganancia al Beneficiario.

17.4.

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17.5. 17.6.

Cuando se trate de una subvencin de funcionamiento, no se considerarn ingresos las cantidades dedicadas a la constitucin de reservas. Cuando se calcule que el importe final de la subvencin determinado de conformidad con el Contrato va a reportar una ganancia, se reducir en el porcentaje de la ganancia correspondiente a la contribucin final de la Unin a los costes elegibles aprobados por el rgano de Contratacin. Las disposiciones de la clusula 17.3 no se aplicarn a: a) las acciones cuyo objetivo sea reforzar la capacidad financiera de un Beneficiario, si est especificado en la clusula 7 de las Condiciones Particulares; b) las acciones que generen ingresos para garantizar su continuidad despus de que finalice el presente Contrato, si est as especificado en la clusula 7 de las Condiciones Particulares; c) otras ayudas directas pagadas a personas fsicas ms necesitadas, como personas en desempleo o refugiados, si est as especificado en la clusula 7 de las Condiciones Particulares; d) las becas de estudios, de investigacin o de formacin concedidas a personas fsicas; e) las subvenciones inferiores o iguales a 60 000 EUR.

17.7.

18. CLUSULA 18 RECUPERACIN


Recuperacin 18.1. El Coordinador se compromete a reembolsar al rgano de Contratacin los importes que se le hayan pagado indebidamente, o los que est justificado recuperar en virtud de lo dispuesto en el presente Contrato. En concreto, los pagos efectuados no excluyen la posibilidad de que el rgano de Contratacin emita una orden de recuperacin a raz de un informe de verificacin de los gastos, una auditora o una nueva verificacin de la solicitud de pago. Si una verificacin revela que los mtodos utilizados por el Beneficiario para determinar los costes unitarios, las cantidades a tanto alzado o los tipos fijos no cumplen las condiciones establecidas en el presente Contrato y, por consiguiente, se ha realizado un pago indebido, el rgano de Contratacin tendr derecho a recuperar proporcionalmente hasta el importe de los costes unitarios, las cantidades a tanto alzado o la financiacin a tipo fijo. El Coordinador se compromete a reembolsar al rgano de Contratacin todo importe pagado que exceda del importe final debido, en el plazo de los cuarenta y cinco das siguientes a la emisin de la nota de adeudo, es decir, la carta mediante la cual el rgano de Contratacin solicite el importe debido por el Coordinador. Intereses de demora 18.5. En caso de que el Coordinador no efecte el reembolso en el plazo establecido por el rgano de Contratacin, esta podr incrementar los importes debidos aadiendo intereses:

18.2.

18.3.

18.4.

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a) al tipo de redescuento aplicado por el Banco Central del pas del rgano de Contratacin si los pagos se efectan en la moneda de ese pas; b) al tipo aplicado por el Banco Central Europeo a sus transacciones principales de refinanciacin en euros, tal como se publica en el Diario Oficial de la Unin Europea, serie C, si los pagos se efectan en euros, el primer da del mes en el cual haya expirado el plazo, incrementado en tres puntos y medio porcentuales. El inters de demora afectar al perodo comprendido entre la fecha de expiracin del plazo de pago fijado por el rgano de Contratacin y la fecha de pago efectivo. Los pagos parciales se imputarn en primer lugar a los intereses as calculados. Compensacin 18.6. El rgano de Contratacin proceder al reembolso de las sumas que le sean debidas por compensacin con las sumas adeudadas al Coordinador, tras informarle debidamente, sin perjuicio de un posible escalonamiento acordado entre las Partes. Otras disposiciones 18.7. 18.8. El reembolso con arreglo al artculo 18.4 o la compensacin con arreglo al artculo 18.7 constituyen el pago del saldo. Los gastos bancarios ocasionados por el reembolso de las sumas debidas al rgano de Contratacin corrern a cargo del Coordinador exclusivamente. Se podr recurrir a la garanta depositada como aval de la prefinanciacin para el reembolso de cualquier cantidad debida por el Beneficiario, y el avalista no retrasar el pago ni plantear objeciones de ningn tipo.

18.9.

18.10. Si es necesario, y sin perjuicio de la prerrogativa del rgano de Contratacin, la Unin Europea podr, como donante, proceder directamente a la recuperacin por cualquier medio.
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