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GUIA PRÁTICO DO PROGRAMA 5S

? SUMÁRIO
? INTRODUÇÃO .................................................................................................................... 03
? O PROGRAMA 5S .............................................................................................................. 04
? SENSO DE SELEÇÃO ....................................................................................................... 05
? SENSO DE ORDENAÇÃO .................................................................................................. 06
? SENSO DE LIMPEZA ......................................................................................................... 10
? SENSO DE BEM-ESTAR .................................................................................................... 11
? SENSO DE DISCIPLINA ..................................................................................................... 12
? VOCÊ PRATICA O 5S ? ...................................................................................................... 13
? CONCLUSÃO ..................................................................................................................... 14
? BIBLIOGRAFIA ................................................................................................................... 15
Continuação do Guia Prático do Programa 5S do 2ª CTA – 2003

? INTRODUÇÃO
Este Guia Prático do Programa 5S foi elaborado com o objetivo de facilitar a execução do Programa de
Gestão Pela Qualidade Total do 2º CTA.
? Programa 5S do ponto de vista organizacional, deve ser implementado com o objetivo específico de
melhorar as condições de trabalho e criar o “ Ambiente da Qualidade”.
Após muita reflexão sobre como iniciar programas de Qualidade e produtividade, vários
especialistas têm concluído que, antes de mais nada, é preciso uma ampla faxina no sentido
físico e mental.

? ONDE ENCONTRAR ?
? Arquivos na Intranet : pasta Escritório da Qualidade Total
? Correio eletrônico: Será enviada uma cópia deste manual para todas os facilitadores e
multiplicadores.
? Impresso: no Escritório da Qualidade Total.
? Área de descarte: Todas as Divisões deverão deixar o material inservível no Sec Mat / Almox.

? QUEM SOMOS?
? COMISSÃO DE DIREÇÃO GERAL (CDG):
FUNÇÃO PARTICIPANTE
Coordenador Ch do 2º CTA
Presidente Executivo Sb Ch do 2º CTA
Gerente do projeto Ch Div Adm
Gerente Executivo do progeto Ch Eqt
MISSÃO: Planejar, instruir e orientar o desenvolvimento do Programa de Gestão Total pela
Qualidade no 2º CTA .

? COMISSÃO EXECUTIVA (CE)


FUNÇÃO PARTICIPANTE O QUE FAZ
FACILITADOR Chefes de Divisão Facilita e dá meios para os
multiplicadores e colaboradores
trabalharem em prol da qualidade
total
MULTIPLICADOR Chefes de Seções e Setores Adquire conhecimentos e repassa
aos companheiros de Seção,
incentivando-os à prática.
COLABORADORES Todos Colaboram para a manutenção e
desenvolvimento da qualidade total

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O PROGRAMA “5S”
O 5S é a preparação do ambiente físico e comportamental para o desenvolvimento da Qualidade Total.

JAPÃO BRASIL DEFINIÇÃO

SEIRI SENSO DE SELEÇÃO - Selecionar os documentos, materiais,


equipamentos necessários dos desnecessários,
visando a utilização racional.
SEITON SENSO DE ORDENAÇÃO - Efetuar a arrumação dos objetos, materiais e
informações úteis, de maneira funcional,
possibilitando acesso rápido e fácil.
SEISO SENSO DE LIMPEZA - Limpar é eliminar a sujeira inspecionando para
descobrir e atacar as fontes de problemas.
SEIKETSU SENSO DE BEM-ESTAR - Eliminar fatores que possam atuar negativamente
sobre os indivíduos no ambiente de trabalho.
SHITSUKE SENSO DE DISCIPLINA - Conscientizar as pessoas da necessidade de
buscar o autodesenvolvimento e consolidar as
melhorias alcançadas com a prática dos 4S
anteriores

“OS DEZ MANDAMENTOS DOS 5S”

I. Ficarei com o estritamente necessário.


II. Definirei um lugar para cada coisa.
III. Manterei cada coisa no seu lugar.
IV. Manterei tudo limpo e em condições de uso.
V. Combaterei as causas de sujeira.
VI. Identificarei toda situação de risco.
VII. Trabalharei com segurança.
VIII. Questionarei toda norma ou padrão até
entendê-lo.
IX. Procurarei formas de melhorar meu trabalho.
X. Honrarei todos os compromissos.

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Continuação do Guia Prático do Programa 5S do 2ª CTA – 2003

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Continuação do Guia Prático do Programa 5S do 2ª CTA – 2003

SENSO DE SELEÇÃO
“Tenha SÓ o necessário, na quantidade certa”.

? O QUE FAZER:
? Separar o útil do inútil, fazendo a pergunta quando eu uso ?
? Toda hora;
? Todo dia;
? Periodicamente;
? Eventualmente;
? Não é utilizado - descartar.

? Como posso DESCARTAR ?


? Trocando ? Recuperando ? Colocando no lixo
? Vendendo ? Recolhendo ao Almoxarifado ? Etc.

? IMPORTANTE:
? Observe todos os locais, não deixe escapar nada: objetos, máquinas, móveis, papeis desatualizados e
sem utilização;
? Depois de remover as coisas consideradas inúteis, verifique se não é útil para outra pessoa ou Seção.
? Não esqueça de solicitar descarga ou desrelacionamento, do material a ser descartado.

? BENEFÍCIOS:
? Utilização mais racional do espaço;
? Eliminação do excesso de ferramentas, armários, estantes, documentos de validade limitada;
? Eliminação do tempo de procura de documentos e materiais;
? Facilidade de controle da carga.

? DICAS:
? Inicie pela sua mesa e/ou armário;
? Mexa em cada arquivo, pasta, jornal. Procure, a princípio, reduzir, jogando o máximo possível fora.
Desfaça-se das velhas versões de manuais, procedimentos e catálogos. Livre-se de toda 2ª, 3ª ou
4ª cópia de itens e de qualquer informação que tenha uso. Esqueça o que não é válido. Use o
computador, imprima o mínimo necessário, remeta seu Doc pela INTRANET, através do OUTLOOK
EXPRESS ou pelo PROTWEB.

? MODELO:

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Uma forma de selecionar é retirando todos os objetos do ambiente, classificando e retornando somente
aqueles realmente necessários, armazenando-os de acordo com sua freqüência de uso (ver anexo na
pasta Seleção).

SENSO DE ORDENAÇÃO
“Use o bom senso”.
? CAMPANHA:
“UM É MELHOR”

A campanha do “um é melhor” é um meio de dinamizar as operações e facilitar o gerenciamento.


Basicamente, é uma forma de evitar a redundância, na medida em que afasta o não-essencial e reforça a
essência, por exemplo:

? Localização única (manter cada arquivo em um único local);


? Processamento de um dia (evita acúmulo de Serviço);
? Projetos com um arquivo (consolidação de arquivos);
? Reuniões de uma hora (limitar reuniões a uma hora);
? Documentos de uma página;
? Telefonemas de um minuto;
? Tarefas com o uso de uma ferramenta (limitar o número de ferramentas a, no máximo, uma por
pessoa);
? Arquivamento de uma cópia (manter apenas o documento original e não fazer várias cópias).

? COMO FAZER:
? Após a seleção é preciso dispor o material de acordo com a freqüência de uso:

MATERIAL PROVIDÊNCIAS
Necessário e de uso freqüente ? Mantê-lo o mais próximo possível do usuário.
Necessário e de uso esporádico ? Mantê-lo em instalações centrais que permitam
uma otimização do uso.
Necessário, porém precisa de ? Recuperá-lo em função do custo/benefício e da
recuperação disponibilidade financeira.
Desnecessário, porém útil para outras ? Fornecê-lo para interessados ou transferindo a
pessoas ou seções carga
Desnecessário, porém útil para outros ? Adaptá-lo ou aliená-lo
fins
Desnecessário e inútil ? Expor o material durante um período definido para
possíveis interessados;
? Descartá-lo.

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MATERIAL PROVIDÊNCIAS
Manuais de instrução, legislações e ? Crie um arquivo para todos os tipos de documentos
documentos e agrupe por assunto.
Materiais extras de expediente ? Colocá-los em armário ou de volta no almoxarifado.
Provérbios ou citações ? No máximo dois por mural. Jogue fora outros ou
coloque no arquivo pessoal (cuidado com a
bagunça visual).
Materiais promocionais ? Pesos de papéis, relógios, etc. Guarde no armário
e reveze quando novos chegarem.

? CÓDIGO DE CORES:
Serve para padronizar e facilitar a identificação das carteiras de trabalho das Seções/Escalões e
demais controles das mesmas.

01. IDENTIFICAÇÃO EXTERNA DAS DIVISÕES/SEÇÕES (previamente determinada):


Para identificar a porta externa das Seções e Escalões, utilizar o código de cores abaixo:

COR NOME DA COR DIVISÃO

Verde escuro Chefe e Subchefe

Marrom Div Op

Azul Div Tec

Vermelho Sec Infor

Especificações (modelo nos anexos da pasta Ordenação):


? Fonte: arial (azul)
? Cor de fundo: branca
? Cor da tarja: código de cores acima
? Posição na porta: abaixo do símbolo do 2º CTA.
? Modelo:

DIVISÃO ADMINISTRATIVA

EQT - ESCRITÓRIO DA

QUALIDADE TOTAL

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02. IDENTIFICAÇÃO INTERNA DA SEÇÃO/SETOR


Cada carteira deve ter a sua cor e identificação dos arquivos, pastas e armários de acordo com a
atividade que exerce.

? IMPORTANTE:
Todas as identificações deverão seguir ao padrão descrito nos modelos constantes dos anexos para
identificação de armários, gavetas, manuais, objetos sobre a mesa, pastas, etc:
? Fonte: arial
? Cor da fonte e borda: código de cores (determinado pelos integrantes da Seção)
? Cor de fundo: branco

? Maneira mais efetiva de se etiquetar ? Maneira menos efetiva de se


uma pasta; etiquetar uma pasta, a não ser
ARQUIVOS ? Utilize o código de cores na fonte ou que a pasta seja arquivada
da maneira que identifique melhor o deitada
responsável pelo arquivo.

? OBSERVAÇÕES:
? De acordo com a necessidade, pode-se alterar as dimensões quando o nome for grande ou vários
itens forem citados;
? Evite a discriminação “diversos”, escreva de forma clara e concisa;
? Utilize sempre o bom senso.

? ETIQUETA PARA RETIRADA DE MATERIAL EM CASO DE SINISTRO:


? Procure colocar a identificação de forma visível utilizando as cores de acordo com o anexo;
? Coloque a lista das prioridades em local que todos da Seção saibam: pode ser atrás da porta ou
num mural visível, evite colar nas paredes.

? ONDE ME ENCONTRO:
? Faça de acordo com as necessidades de sua Divisão/Seção, identificando os locais mais visitados
(modelo na pasta Ordenação);
? Quadro “Onde me Encontro” não foi criado para enfeite, por isso, utilize, seus companheiros de
Seção terão menos trabalho em encontrá-lo numa emergência, se este for usado corretamente.

? ESCANINHO DA QUALIDADE:
Serve para guardar organizadamente modelos de documentos e a legislação correspondente (ver anexo
na pasta Ordenação).

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? LISTA DE VERIFICAÇÃO DA CORRESPONDÊNCIA:


Serve para verificar os documentos confeccionados pela Seção, evitando a ocorrência de erros (ver
anexo na pasta Ordenação).

? IDENTIFICAÇÃO DAS ATRIBUIÇÕES


? Escreva suas atribuições de forma concisa, para que as pessoas ao chegarem na Seção,
identifiquem de forma rápida e fácil a carteira que precisa consultar;
? Coloque-a em cima da mesa de forma visível (anexo pasta Ordenação);
? O material para a moldura das atribuições pode ser, por exemplo, de acrílico ou improvisado com
papelão (o escritório da Qualidade Total terá um “laboratório” onde estarão expostos alguns
modelos).
? DICAS:
? PARA ORGANIZAR SUAS GAVETAS:
1. Reorganize itens, colocando os que forem afins juntos;
2. Limite seus itens pessoais em uma gaveta (de preferência a última);
3. Coloque qualquer trabalho a fazer na superfície de sua mesa para processamento imediato;
4. Leve suas “tralhas” em excesso para casa;
5. Apenas itens de uso freqüente devem ficar próximos a sua carteira de trabalho.

? PARA ORGANIZAR SUA MESA:


? A freqüência de uso é a chave para a localização, pense em sua mesa inteira como “espaço
principal”. Tudo que fique perto, deve valer a pena, o que significa usá-los com freqüência. Comece
pelas gavetas, colocando-as em ordem, agrupando, jogando fora e redistribuindo itens. Isso
significa que se deve limitar os itens pessoais a uma gaveta;
? O objetivo não é uma mesa perfeita o tempo todo. Em vez disso, é a capacidade de encontrar
coisas quando precisa delas e ter sempre um local de trabalho limpo. Deve-se processar tudo o
que estiver em sua mesa, colocando cada coisa em seu local apropriado com rapidez e facilidade;
? Se tiver uma caixa de saída, limpe-a pelo menos uma vez ao dia;

RELEMBRANDO...
1. Limpe sua mesa no final de cada dia;
2. Seja seletivo sobre o que manter;
3. Jogue coisas fora,
4. Arquive rapidamente.

? SEJA ORGANIZADO(A):
? “Ser desorganizado é como girar em uma roda gigante. Há a sensação de movimento mas, quando
o divertimento acaba, se está no mesmo local em que se estava quando ele começou.” (Odete

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Continuação do Guia Prático do Programa 5S do 2ª CTA – 2003

Pollar)
? “A falta de organização também faz com que a quantidade de trabalho que se tem a fazer pareça
maior do que realmente é.” (Odette Pollar)
? Evite esquecimentos e papeis com recados e lembretes por toda à parte. A maneira de lembrar é
anotando, mas de forma organizada. Então, ao guardar coisas, faça uma anotação, conforme
quadro abaixo:

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Continuação do Guia Prático do Programa 5S do 2ª CTA – 2003

ONDE PROVIDÊNCIAS

Agenda Anote tudo e tenha apenas uma

Lista de coisas a fazer Priorize ações e tenha apenas uma com no máximo 15 itens

Lista de projetos Separar atividades diárias de projetos de longo prazo

? BENEFÍCIOS DE SER ORGANIZADO(A):


? Maior controle sobre minha mesa;
? Outros podem encontrar informações quando eu estiver fora;
? Liberdade do caos;
? Ser um bom exemplo;
? Ter mais tempo.

? FRASES DE EFEITO:
? Servem de estímulo no dia-a-dia e podem ser colocadas no mural da Seção e serem trocadas, por
exemplo, quinzenalmente. Na pasta Ordenação, tem alguns modelos de frases.
? “Use a criatividade!”.

SENSO DE LIMPEZA
“Mais importante que limpar é não sujar”
? COMO FAZER ?
EM TRÊS ETAPAS
Limpeza macro ? Limpeza do ambiente
Limpeza local ? Tratar dos locais de trabalhos e os específicos
Limpeza micro ? Nos objetos e ferramentas específicos, identificar e corrigir as causas

? IMPORTANTE
? Cada um é responsável pela limpeza de sua área, postos de trabalho ou sala e, de si MESMO;
? Material de limpeza deve sempre estar disponível a todos;
? Estabeleça locais próprios para o lixo e estude a melhor forma de retirá-lo;
? Combata as “FONTES DE SUJEIRA”.

? DICAS
? Defina responsáveis para as áreas comuns;
? Meio limpo não existe;
? Para limpar e melhorar o aspecto de mesas e armários de metal passe polidor de carro e cera
“karnu”.

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Continuação do Guia Prático do Programa 5S do 2ª CTA – 2003

? “SEJA UM HERÓI TODOS OS DIAS”


? Não jogue coisas no chão – o lugar do lixo é no lixo;
Como???? ? Conserve limpos mesas, gavetas, armários,
? Antes de guardar, limpe o material usado.

? BENEFÍCIOS:
? Bem estar quanto à saúde física e mental;

? Melhoria de imagem interna e externa do local de trabalho;


? Melhoria e preservação dos equipamentos e maior vida útil;
? Eliminação das causas de sujeira;
? Eliminação de desperdícios;
? Ambiente mais agradável e sadio.

? MODELOS:
? Na pasta Limpeza verificar o anexo onde se encontra alguns modelos para controle da limpeza que
podem ser usados pela Seção ou com base neles serem criados outros;

? importante é que a forma de controle seja prática e sempre utilizada.

SENSO DE BEM-ESTAR
“Quem não cuida de si mesmo não pode fazer serviços de qualidade”

? COMO FAZER ?
? Mantenha os três primeiros sensos: Seleção, Ordenação e Limpeza;
? Cuide-se: faça exames periódicos e exercícios físicos;
? Educação alimentar;
? Estimule confiança, amizade e solidariedade.

? DICAS IMPORTANTES
? Fale com as pessoas e não das pessoas;
? Faça o seu descarte mental;
? Tenha algumas plantas na sua Seção tornando o seu ambiente de trabalho mais agradável.

? BENEFÍCIOS
? Higiene mental;
? Qualidade de vida no trabalho.

“TENHA ORGULHO DO QUE FAZ”

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Continuação do Guia Prático do Programa 5S do 2ª CTA – 2003

“VALORIZE-SE, SUA PARTICIPAÇÃO É IMPORTANTE NO PROCESSO”

? MOTIVAÇÃO
? O QUE É????
? Não é algo que devemos buscar externamente, fora de nós.
? Estar motivado é um exercício diário.
? É testar e reformular os nossos planos, idéias, metas, nos conhecer melhor...
? É sair em busca do que nos impulsiona.

“O SER HUMANO SÓ CRESCE QUANDO RECEBE UM DESAFIO SUPERIOR A SUA CAPACIDADE ATUAL”.

? COMO FAZER ?
? Estabeleça desafios;
? Supere-se.

? DICA
Mamangava (na conclusão).

SENSO DE DISCIPLINA
CONSCIENTE
“O sucesso é conseqüência do nosso comprometimento”

? COMO FAZER ?
? Treinamento, repetição, insistência, persistência;
? Critica construtiva;
? Seja claro e objetivo na comunicação e nos procedimentos;
? COMPROMETIMENTO com o serviço, com os companheiros e consigo mesmo.

? DICAS IMPORTANTES
? Tornar um hábito;
? Elogiar sempre;
? Acompanhar o processo criticando se necessário;
? Mudar a maneira de falar e “encarar” a vida, isto é, agir proativamente. Ex: ao invés de dizer: A
qualidade não vai dar certa. Diga: Vamos tentar, nós temos condições de alcançar a qualidade;
? Ser cordial ao atender ao telefone e dizer sempre: Nome da Seção / cumprimentar / seu nome. Por
exemplo: 1ª Seção, Boa Tarde!, Ten Ciclano,...

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Continuação do Guia Prático do Programa 5S do 2ª CTA – 2003

? BENEFÍCIOS
? Redução das necessidades de controles;
? Consolidação do trabalho em equipe;
? Desenvolvimento pessoal;
? Conscientização das responsabilidades de cada um.

? MODELOS
? Coloque no mural o nome dos superiores hierárquicos de sua organização (de forma visível para
consultar quando necessário - anexo pasta Ordenação);
? Lembretes para apagar a luz, coloque perto do interruptor de luz (anexo pasta Ordenação).

“SE FIZERMOS SEMPRE AS MESMAS COISAS


OBTEREMOS SEMPRE OS MESMOS RESULTADOS”

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Continuação do Guia Prático do Programa 5S do 2ª CTA – 2003

VOCÊ PRATICA O 5S ?
? Leia, reflita e responda: com que freqüência pratica? Use os seguintes critérios:

? QUASE NUNCA (1)


? ÀS VEZES (2)
? QUASE SEMPRE (3)
? SEMPRE (4)

? Confira os resultados no final

01 – Mantenho uma lista atualizada de coisas a fazer usando algum critério de priorização ( )
02 – Comparo, ao final do dia, o planejamento com o executado ( )
03 – Estou consciente dos hábitos pessoais que gostaria de mudar ( )
04 – Anoto todas boas idéias que tenho ( )
05 – Mantenho somente coisas necessárias no meu local de trabalho ( )
06 – Pratico hábitos saudáveis para manter minha saúde física e mental ( )
07 – Sou um indivíduo paciente e persistente em tudo que faço ( )
08 – Gosto de trabalhar em equipe ( )
09 – Sou bom ouvinte ( )
10 – Mantenho minha mesa limpa e organizada ( )
11 – Sou capaz de perdoar um erro ( )
12 – Critico em particular e elogio publicamente ( )
13 – Coloco-me no lugar do outro ( )
14 – Sou, enfim, um criador de qualidade de vida ( )
TOTAL ( )

? AVALIAÇÃO

? Acima de 50 pontos:
Você pode melhorar sozinho, pois é um agente consciente da própria história.
? Entre 40 e 50 pontos:
Você está no caminho certo, mas pode melhorar.
? Entre 30 e 40 pontos:
Você precisa se esforçar um pouco mais.
? Abaixo de 30 pontos:
Você precisa de um 5S radical.

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Continuação do Guia Prático do Programa 5S do 2ª CTA – 2003

? CONCLUSÃO

“Somente quando os integrantes se sentirem


orgulhosos por terem construído um local de trabalho
digno e se dispuserem a melhorá-lo continuamente
ter-se-á compreendido a verdadeira essência dos 5S”.

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MAMANGAVA

“Foi estabelecido cientificamente que a mamangava


não pode voar.
Sua cabeça é grande demais e suas asas pequenas
demais para sustentar o corpo.
Segundo as leis da aerodinâmica, simplesmente não
pode voar.
Mas ninguém disse isso à mamangava.
E assim, ela voa...

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Continuação do Guia Prático do Programa 5S do 2ª CTA – 2003

? BIBLIOGRAFIA

BLANCHARD, Kenneth e JOHNSON, Spencer. O Gerente Minuto. 13a ed. Rio de Janeiro, RJ: Record,
1993.

CAMPOS, Vicente Falconi. Gerenciamento da Rotina do Trabalho do Dia-a-Dia. Belo Horizonte, MG:
Fundação Cristiano Ottoni, 1994.

ODETTE, Pollar. Organizando seu Local de Trabalho: Um Guia para Produtividade Pessoal. Tradução
Tata Novello. Rio de Janeiro, RJ: Qualitymark, 1998.

OSADA, Takashi. Housekeeping, 5S´s: Seiri. Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke. São Paulo, SP:
Instituto IMAN, 1992.

Por Dentro dos 5S. 4o RCC.

Programa 5S Banrisul. Banrisul, 1998

Programa 5S. Estado-Maior do Exército, 1996.

Programa 5S. Hospital Geral de Porto Alegre, 1998.

Programa 5S. Policlínica Militar de Porto Alegre, 1998

RIBEIRO, Haroldo. 5S: Um Roteiro para uma Implantação Bem Sucedida. Salvador, BA: Casa da
Qualidade, 1994.

SILVA, João Martins da. 5S O Ambiente da Qualidade. 3ª Ed. Belo Horizonte, MG: Fundação Cristiano
Ottoni, 1994.

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