Planificacin de Ventas

A. Tcnicas para planificar las ventas B. Importancia de planificar las ventas C. Tcnicas para presupuestar las ventas D. Importancia de la organizacin de un equipo de ventas E. reas de control de la organizacin de ventas A. TEC ICA! "A#A "$A I%ICA# $A! &E TA! Las tcnicas de planeacin no consisten en predecir y en prepararse para el futuro; es ordenar los recursos para que el futuro sea favorable. Para esto, se deben controlar los acontecimientos que sean manejables y adaptar los que no lo sean. La planeacin de ventas comprende siete pasos que son: Recopilacin de informacin: el primer paso en la planeacin es recopilar informacin acerca del problema en cuestin. e pueden obtener datos !tiles a partir de fuentes subjetivas y objetivas. "esarrollar un marco de referencia adecuado para entender un problema es una #abilidad administrativa importante. $omo las ventas futuras son b%sicas para toda la or&ani'acin, los &erentes de ventas tambin trabajan muc#o con pronsticos. (l desarrollo de c%lculos precisos de las ventas futuras repercuten en las necesidades de personal de una or&ani'acin, en la planeacin de la produccin, los requerimientos de distribucin y en otros aspectos. %i'acin de o('etivos) cuando se definen los resultados finales de una or&ani'acin se fijan objetivos. Las cinco caracter)sticas de un objetivo pueden recordarse con facilidad mediante la palabra SMART: espec)fico, medible, acordado, realista y relacionado con el tiempo. Desarrollo de estrategias: en su forma m%s b%sica, el desarrollo de estrate&ias consiste en decidir qu #acer, cmo y cu%ndo. (n el conte*to de una or&ani'acin, el trmino estrate&ia tiene un si&nificado menos beli&erante; es el medio por el cual una or&ani'acin alcan'ar% sus objetivos, dado un conjunto de limitaciones ambientales y pol)ticas or&ani'acionales. Desarrollo de pol*ticas: las pol)ticas son las decisiones permanentes relativas a los asuntos estrat&icos recurrentes y

restrin&en las clases de estrate&ias aceptables para lo&rar los objetivos. Desarrollo de programas: los pro&ramas descomponen los objetivos y estrate&ias en pasos manejables que pueden identificarse, dele&arse e instrumentarse, cuyos resultados se pueden medir. (stos pasos de accin se conocen tambin como t%cticas, otro trmino de &uerra &rie&o que si&nifica la ciencia o el arte de maniobrar soldados o barcos en presencia del enemi&o. +n calendario es la parte del pro&rama que jerarqui'a la terminacin de los pasos de accin y espec)fica la secuencia que se reali'ar%n. Los &erentes de ventas crean pro&ramas que or&ani'an las actividades de los vendedores para alcan'ar los objetivos correspondientes.

Esta(lecimiento de procedimientos: los procedimientos son pro&ramas de accin estandari'ados que se refieren a asuntos t%cticos recurrentes. , menudo constituyen la forma m%s eficiente de desempe-ar una tarea. .ambin proporcionan uniformidad para terminarla. (l re&istro de un pedido puede requerir que se respeten los procedimientos est%ndares. (ntre los procedimientos de ventas se incluyen descripciones detalladas para llenar formas de pedidos, manejar &astos o informes de accidentes, etctera. "resupuestacin: la presupuestacin es la asi&nacin de recursos a pro&ramas. Los recursos incluyen personas, capital de trabajo e informacin. La informacin acerca del mercado y los competidores se #a vuelto un recurso cada ve' m%s importante y costoso en la administracin de ventas. Los vendedores y los &erentes de ventas deben presupuestar su tiempo, &astos y materiales promocionales. B. I+",#TA CIA DE "$A I%ICA# $A! &E TA! "esde el punto de vista conceptual la tarea de planeacin del &erente de ventas es la misma que la del &erente de mercadeo, e incluye establecer objetivos enfocados en la misin y relacionados con la comprensin de los puntos fuertes, puntos dbiles, las oportunidades y las amena'as. Los objetivos de la fuer'a de ventas incluye desarrollar nuevos ne&ocios, vender los servicios, obtener informacin y prote&er el territorio contra los ataques de la competencia. (stos objetivos que orientan la formulacin de las

estrate&ias de ventas, deben desarrollarse junto con la fuer'a de venta. +n componente importante del proceso de planeacin de ventas es preparar planes de contin&encia, tomando en cuenta las influencias impredecibles e incontrolables, como los cambios en el entorno econmico, le&al o re&ulatorio, que pueden afectar en el desempe-o de ventas. (l marco de planeacin debe incorporar varias premisas, incluyendo los peores escenarios. /ui'%s el beneficio mas &rande de la planeacin sea que proporciona la base para el control. Lo #ace proporcionando normas por las cuales puede medirse el desempe-o, siendo entonces evidente cualquiera desviacin del plan. C. TEC ICA! "A#A "#E!-"-E!TA# $A! &E TA! e emplea en las compa-)as no fabricantes usualmente abarca la planificacin de ventas. (l plan de ventas es el primer presupuesto de mercanc)a en una empresa comercial. (l mtodo de precios unitarios se planifica las ventas que #abr%n de venderse as) como su precio unitario de ventas para cada art)culo. (l mtodo resulta pr%ctico cuando: 0l numera de l)nea de producto es limitado. Precio de venta relativamente alto. 1todo del monto de las ventas con este mtodo se planifica las ventas en trminos monetarios para cada departamento de venta. ,l planificar las ventas en una compa-)a deben considerarse varios factores. 1edio ambiente e*terno. $ondiciones &enerales de los ne&ocios que puedan afectar a la compa-)a durante el pr*imo periodo. $ondiciones locales de los ne&ocios que se prev prevale'can. La tendencia de la poblacin en el %rea de comerciali'acin. Probable inflacin o deflacin. $ambios esperados en la situacin competitiva. (stilos tecnol&icos esperados. D. I+",#TA CIA DE $A ,#.A I/ACI0 &E TA!. DE E1-I", DE

(l proceso de or&ani'acin de un equipo de ventas consta de tres etapas fundamentales que son: (n la etapa de planificacin incluye el establecimiento de objetivos y a decisin sobre la forma de alcan'arlos, la etapa de ejecucin

incluye la or&ani'acin, la seleccin y contratacin de personal para la or&ani'acin y la direccin de las operaciones de la misma. La etapa de valoracin constituye un e*celente ejemplo de la naturale'a interrelacionada y continuada del proceso de administracin. (s decir la valoracin supone diri&ir la vista atr%s, y al mismo tiempo, mirar #acia delante. ,l volver la vista atr%s, la administracin de la empresa compara los resultados de sus operaciones con sus planes y objetivos. ,l mirar #acia delante, dic#a valoracin sirve de ayuda para la planificacin estrat&ica futura. ,nteriormente, #aciendo referencia a la dcada de los 23 y parte de los 43, se tomaba m%s en cuenta los procesos de planificacin estrat&ica del mar5etin&, sin importar el factor #umano. Los vendedores eran ridiculi'ados y la venta personal criticada con frecuencia y era muy dif)cil atraer a &ente joven calificada para los trabajos de ventas. (n la actualidad la mayor)a de los ejecutivos de ventas de nivel medio y bajo dedican muc#o mas tipo a temas relacionados con la seleccin y contratacin de personal, a temas operativos. .omando en cuenta que el costo de seleccionar, contratar y diri&ir un equipo de ventas es el mas importante de los costos de mar5etin& en la mayor)a de las empresas. 6mbito de la or&ani'acin de un equipo de ventas , medida que va transcurriendo la !ltima dcada del si&lo 77, las empresas se ven for'adas, como consecuencia de una serie de presiones competitivas y econmicas, a adoptar una apostura mas orientada #acia el mercado. Las empresas orientadas al mercado coordinan e inte&ran todas sus actividades en pos del objetivo de mejorar el nivel de satisfaccin de sus clientes. ,dministradores eficientes, adaptables a las circunstancias, lideres emprendedores que constituyen el motor del cambio dentro y fuera el ne&ocio. (ste tipo de or&ani'aciones tiene como objetivo fomentar un entorno en el que dic#o objetivo est presente en cada una de las decisiones que tomen. Para esto se requiere un director &eneral que ten&a e*periencia en mar5etin& o al menos, centrado en las actividades de mar5etin&. (l papel que desempe-an los equipos de ventas actualmente dentro de las empresas es m%s si&nificativo, ya que estos asumen el papel de consultor y coordinador de mar5etin&. ,sesoran a sus clientes para ayudarlos a definir sus necesidades y sus problemas. $oordinan la recopilacin de informacin sobre mercado y cliente que es necesaria para evaluar tales necesidades, esta informacin es presentada a los departamentos correspondientes, (j. Produccin, si es problema de produccin, distribucin, calidad, promocin, etc. (llos son la cara de la empresa ante los clientes, y les corresponde la

responsabilidad de resolver los problemas y satisfacer adecuadamente las necesidades de sus clientes. La funcin clave de la or&ani'acin de ventas consiste en asumir el lidera'&o frente a sus clientes y en nombre los mismos. E. A#EA! DE C, T#,$ DE $A ,#.A I/ACI0 DE &E TA!

(l control ase&ura que el sistema avance #acia los objetivos de la or&ani'acin de acuerdo con el plan. $uando un sistema se encuentra fuera de control, al&unos ajustes menores pueden devolverlo a la normalidad. (l estado de fuera de control del sistema tambin puede revelar que los objetivos el plan no eran realistas; por lo tanto, qui'%s, se requiera retomar la etapa de planeacin y repetir la secuencia de funciones. (l control de la or&ani'acin de ventas &aranti'a que la direccin del personal condu'ca a la or&ani'acin #acia los objetivos del plan. (stablecimientos de sistemas de informes: los sistemas de informes &aranti'an que la or&ani'acin vaya tras sus objetivos. Para establecer estos sistemas, #ay que determinar que datos b%sicos se requieren y cmo y cu%ndo se informarla respecto. "esarrollo de est%ndares de desempe-o: los est%ndares de desempe-o especifican cuan bien deben reali'arse las actividades de la descripcin del puesto. Por ejemplo: un vendedor que no #ace 83 visitas al d)a qui'%s no act!a en forma adecuada, si esa es la norma para la compa-)a. .odos los niveles de la or&ani'acin de ventas tendr%n est%ndares similares. 1edicin del desempe-o: el sistema de control debe incluir procedimientos para medir resultados como las ventas en dlares o la participacin del mercado para ver si el vendedor cumple sus metas. (l control es autom%tico cuando se proporcionan estos datos al vendedor las cuotas y los resultados de ventas le permiten evaluar su desempe-o sin esperar las evaluaciones del &erente. .oma de acciones correctivas: cuando los resultados se alejan de los est%ndares de desempe-o, es necesario aconsejar al personal para ayudarlo a alcan'ar las normas. e requiere volver a planear y repetir el proceso administrativo cuando el plan ori&inal no es realista o cuando ocurren cambios ambientales inesperados. La accin correctiva en la

administracin de ventas, comprende volver a capacitar, un cambio de asi&naciones, la de&radacin o el despido. Recompensa: entre la recompensa para un desempe-o superior se cuenta los premios financieros obvios, adem%s de las recompensas socio psicol&icas como las alaban'as de un &erente, el acontecimiento en un bolet)n o reunin de ventas, o &anar un concurso. (st% actividad tambin debe incluir acciones ne&ativas como condicionantes, de&radaciones o despidos.