INSTRUCTIVO PROJECT PROFESSIONAL 2003

Conocimientos Bsicos

Objetivo General
Conocer aplicar y manejar en los diferentes proyectos, su planeacin, ejecucin, seguimiento y optimizacin de recursos a travs de la herramienta Microsoft Project Profesional 2003

Objetivos Especficos
Mejorar destrezas y funcionalidades hasta ahora desconocidas en Microsoft Project Profesional 2003 Identificar los factores claves en Project a tener en cuenta para proyectos Generacin y/o creacin de proyectos en Microsoft Project Profesional 2003 Definicin de Calendarios en Microsoft Project Profesional 2003 Creacin, manejo y administracin de tareas en Microsoft Project Profesional 2003 Creacin, uso y manejo de los recursos en Microsoft Project Profesional 2003 Seguimiento de tareas, recursos y seguimiento de proyectos Conocer informacin general o vistas del Proyecto en Microsoft Project Profesional 2003 CAPITULO 1 1. CREANDO PROYECTOS 1.1. Objetivos Describir los diferentes aspectos de administracin y gestin de proyectos. Explicar como crear nuevos proyectos usando Microsoft Project. Gua de cmo usar Project caractersticas, creacin de calendarios y especificar opciones. Propiedades de proyectos en Microsoft Project. 1.2. Introduccin Funcionalidades Project Professional Que es un Proyecto (Definicin Metodologa PMI Project Managment Institute) : Un Proyecto es una empresa temporal que se asume con el fin de crear un producto o servicio nico, temporal quiere decir que cada proyecto tiene un comienzo y un termino definitivo. nico quiere decir que el producto o servicio es distintivamente diferente de todos los dems productos o servicios. Para muchas organizaciones los proyectos son un forma de responder a aquellas solicitudes que no se pueden abordar dentro de los limites operaciones normales de la organizaciones. Adicionalmente se debe tener en cuenta que todo proyecto tiene uno u varios objetivos para los cuales fue creado, en consideracin se debe tener en cuenta: La Triple Restriccin, que es la visin de los proyectos en trminos de Tiempo, Alcance y Costo. Un proyecto representa esfuerzo, para esto involucra recursos y su funcionamiento esta dado en un numero de tareas que estn dirigidas a una meta especifica, estas pueden ser identificadas de lo general a lo particular o viceversa. Los proyectos se llevan a cabo a todo nivel de la organizacin. Estos pueden involucrar a una sola persona o bien a varios miles de individuos. Su duracin va de unas cuantas semanas a ms de cinco aos. Los proyectos
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pueden involucrar a una sola unidad de una organizacin o bien pueden traspasar las fronteras organizacionales, en la forma de sociedades contractuales (joint ventures) y sociedades. Los proyectos son crticos para el cumplimiento de la estrategia de negocios de la organizacin que los ejecuta, debido a que los proyectos son una forma de implementar la estrategia. Un Proyecto involucra los siguientes procesos: Los procesos de gestin de proyectos se pueden organizar en cinco grupos de uno o ms procesos cada uno: Procesos de iniciacin que autoriza el proyecto o fase. Procesos de planificacin que definen y refinan los objetivos y que seleccionan la mejor de las vas alternativas de accin, con el fin de lograr los objetivos que el proyecto se ha propuesto abordar. Procesos de ejecucin que coordinan las personas y los dems recursos para llevar a cabo el plan. Procesos de control que aseguran el cumplimiento de los objetivos del proyecto, monitoreando y midiendo el avance regularmente, a objeto de identificar las variaciones respecto del plan, de modo tal de que sea posible tomar la accin correctiva cuando sea necesario. Procesos de cierre que formalizan la aceptacin del proyecto o de la fase y que lo(a) llevan a un fin ordenadamente. Los planes de proyecto pueden ser simples o compuestos. Los pasos requeridos para completar un proyecto son llamados tareas El esfuerzo del proyecto esta representado en recursos Realizar seguimiento le permitir acceder a la informacin y estatus de su ejecucin de proyecto, esto hace fcil ocuparse de los problemas mientras se presentan. 1.3. Creando Nuevos Proyectos La creacin de un archivo nuevo en la herramienta de Project Professional puede realizarse a travs de varios formas: a) A partir de un archivo existente el cual abrimos para modificar y generar con un nuevo nombre de documento b) A partir de una Plantilla de Proyectos existente previamente creada a fin de generar ayudas mas practicas en la definicin del proyecto, estas sern suministradas por la Coordinacin de Proyectos como plantillas estndar para la compaa a travs de la construccin en conjunto con cada una de las reas usuarias y segn las necesidades de las mismas.

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La opcin b) mencionada anteriormente se realiza dando clic en el men Abrir y luego seleccionando Nuevo, sobre el costado izquierdo de la pagina principal de entrada en el Panel de Ayuda seleccionar plantilla de proyecto.

1.4. Plantilla de Proyectos A continuacin se muestra un ejemplo de la Plantilla de Proyecto genrica para el manejo y administracin de proyectos en LA EMPRESA.

1.5. Fechas de Inicio

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La configuracin automtica de Project Professional 2003 permite seleccionar una fecha de comienzo o una fecha de fin para la creacin y seleccin de la fecha en que inicia un proyecto. Nunca se le dan las dos opciones al tiempo debido a que Project por defecto calcula la fecha posterior. Los proyectos en su mayora se crean a partir de una fecha de inicio y se calcula la fecha por defecto segn la duracin de las tareas, los proyectos en los cuales inicie su creacin a partir de una fecha final, sern aquellos que tengan una fecha lmite para su cierre. Ejemplo: Cumplimiento de una Ley para una accin especifica por parte de la compaa, bajo este caso puedo crear mi proyecto a partir de la fecha de fin del proyecto. La definicin de la fecha de inicio de un proyecto se puede realizar por dos opciones de creacin: a) Por medio del panel de tareas ubicado en el costado izquierdo de la pagina.

b) Por el men de Proyecto seleccionando la opcin Informacin del proyecto y seleccionando la casilla de Programar a partir de.

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1.6. Periodos Laborables / Calendario La definicin del horario de trabajo y el calendario base para el proyecto sern suministrados por la Coordinacin de Proyectos, sin embargo a continuacin se muestra a modo de ejemplo como realizar dicha configuracin a partir del calendario estndar que trae configurado por defecto Project. a) A partir del ayudante en el panel de tareas dando clic en definir periodos laborales, continuar con los pasos gua del ayudante de tareas.

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b) En el men de Herramientas seleccionar Cambiar Calendario Laboral

1.7. Propiedades de Archivo Este permite adicionar informacin de relacin al archivo como lo es el nombre, titulo, autor administrador y ubicacin del archivo. A este se accede dando clic en el men de Archivo y luego seleccionando Propiedades, en esta ventana se ingresa la informacin en mencin.

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1.8. Plantilla Global Esta permite realizar cambios de programacin y configuracin diferentes a las que trae en forma automtica Project, a este se accede dando clic sobre el men de Herramientas y seleccionar opciones. Es necesario mencionar que esta informacin ser modificada nicamente para los archivos que son trabajados en forma local debido a que la plantilla Corporativa ser administrada por la Coordinacin de Proyectos.

CAPITULO 2 2. CREANDO PROYECTOS 2.1. Objetivos Como crear tareas en Microsoft Project. Describir informacin requerida usada para cada tarea. Discutir sobre el avance de tareas Crear tareas con archivos adjuntos y crear tareas recurrentes. 2.2. Introduccin a Tareas Los pasos requeridos para completar un proyecto estn determinados por tareas, estas pueden tener divisiones al interior del proyecto segn su dependencia y nivel de importancia, pueden ser identificadas por fases, tareas resumen, subtareas e hitos. La vista de diagrama de Gantt le permite ver las tareas en forma horizontal, los tiempos de las tareas y la gua o lista de tareas y sus asociaciones. 2.3. Ingresar Tareas Las tareas que vienen programas en Project por defecto se denominan Condicionadas por el esfuerzo En la celda inicial de la configuracin de Project por defecto, dar doble clic este abre la ventana de nombre Informacin de la Tareas, la otra opcin es escribir directamente sobre la celda en donde se desea incluir la informacin de tareas.
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2.4. Duracin de Tareas Project permite ingresar la duracin de las tareas en minutos, horas, das, semanas, meses y aos, esta se identifica tomando como referencia el tiempo que se estima en que se tardara en realizar una tarea. Para especificar el tipo de duracin incluir primero numero de tiempo y luego dar clic sobre la celda duracin, en caso de se requiera trabajar la tarea en minitos incluir min, para cuando es en horas incluir h, para cuando es en das ingresar d, para cuando son semanas incluir sem, para cuando son meses incluir ms.

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2.5. Tareas Repetitivas Para crear las tareas repetitivas o recurrentes ir al men de Insertar y luego clic en el submen de tareas repetitivas, en este campo permitir la creacin de los periodos en los cuales se desea que exista la repeticin de tareas, los tiempos, los das y el numero de veces o la fecha final en la cual deben terminar, de igual forma usted puede escoger el calendario sobre cual desea que sean programadas las tareas repetitivas. Ejemplos de Tareas Repetitivas : Reuniones de Seguimiento programadas los ltimos viernes de cada mes, realizacin de informes de avance semanales, tareas de sincronizacin de sistemas programadas durante varias fechas, entre otros.

2.6. Organizacin de Tareas Para crear tareas resumen o agrupacin de tareas se seleccionan las tareas a las cuales se desea que formen parte de una subtarea y se les aplica sangra, si lo que se desea es eliminar la asociacin de tareas se aplica la sangra en sentido contrario para su anulacin.

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2.7. Vinculacin de Tareas o Tareas Predecesoras La vinculacin de las tareas permite crear una relacin entre las mismas, los tipos de vinculacin son: Fin a Comienzo, es el tipo de vinculacin que trae por defecto Project indica que la tarea sucesora depende de la tarea predecesora para su inicio. Comienzo a Comienzo, indica que dos tareas pueden iniciar en una misma fecha pero que la tarea sucesora depende la fecha de inicio de la tarea sucesora para que las dos den comienzo. Fin a Fin, Indica que dos tareas tienen una misma fecha para su finalizacin, la relacin consiste en que la tarea sucesora finaliza al tiempo con la tarea predecesora Comienzo a Fin, Indica que la tarea sucesora determina el comienzo de la tarea sucesora. Para vincular tareas se puede realizar por varias formas: a) Incluyendo en la fila de las tarea seleccionada, en la columna de predecesoras el nmero de tarea en la cual se desea que exista vinculacin. (Project por defecto crea una relacin Fin a Comienzo) b) Seleccionar las tareas a vincular y luego dar clic en el incono c) Dar doble clic sobre la tarea e ir a la pestaa Predecesoras , para desvincular dar clic en

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2.8. Hitos (Entregables) Los hitos son un evento o un suceso importante dentro de la lista de actividades y marcan un entregable dentro del proyecto, este es identificado dentro de Project especficamente en el diagrama de Gantt como un rombo y para la plantilla de proyectos es identificado como se muestra a continuacin en color rojo

Para marcar una tarea como hito existen dos opciones: a) Dar doble clic sobre la tarea seleccionar la pestaa Avanzada y luego dar clic en la opcin de la parte inferior izquierda. b) En la columna de Duracin, ubicar tiempo de duracin cero.

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2.9. Divisin de Tareas La divisin de tareas se utiliza para cuando por situaciones inesperadas se debe interrumpir el tiempo de duracin de la tarea. Para realizar la divisin de tarea dar clic en el icono e ir directamente sobre la barra de Gantt y con clic sostenido dividir la tarea. Para unir la tarea seleccionar sobre la barra de Gantt dar clic sostenido y llevar a hasta unir la divisin.

2.10. Avance de Tareas Para generar avance de tareas dar doble clic sobre la tarea, seleccionar la pestaa de General e incluir el porcentaje de avance de la tarea. En capitulo cuatro veremos como insertar la columna de porcentaje de avance.

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2.11. Vista de Tareas Para tener mayor informacin sobre la distribucin de las tareas dar clic en el men de Ver y luego seleccionar Uso de tareas.

2.12. Notas, Adjuntar Archivos y Vnculos Para ajuntar notas a las tareas creadas del proyecto dar doble clic sobre la tarea a la cual se le desea ingresar la informacin y posteriormente seleccionar la pestaa de Notas e incluir en el espacio en blanco la informacin relacionada con la tarea.

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Para agregar documentos a las tareas, como por ejemplo una presentacin o archivos en general, dar clic en el icono que aparece en la pestaa de Notas de informacin de la tarea.

Posteriormente seleccionar la opcin Crear desde un archivo y luego dar clic en Examinar para buscar el archivo a anexar y finalizar dando clic seleccionando el en la opcin Mostrar como un icono.

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Para realizar vnculos de direcciones Web, direcciones de correo electrnico o direcciones de espacios en red como gua para encontrar informacin dar clic en el icono y seleccionar la opcin a utilizar.

CAPITULO 3 3. USO DE LOS RECURSOS 3.1. Objetivos Conocer la estructura y el Fondo de Recursos Crear, editar y asignar recursos Ver cargas de trabajo y nivelar tareas Costos asociados a los recursos 3.2. Introduccin a las Funcionalidades de Recursos Usted necesita asignar recursos a las tareas, los recursos son materiales (equipos e instalaciones) y de esfuerzo (personas). En Project los recursos se enfocan en disponibilidad (evala el tiempo de ejecucin para las tareas) y el costo (hace referencia al pago) para cubrir esos recursos.

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3.3. Creacin e Informacin de Recursos Dar clic en el men Ver y seleccionar Hoja de Recursos, una vez estando en la vista principal de la hoja de recursos dar doble clic sobre la celda inicial y este muestra la Informacin del Recurso

3.4. Creacin de Recursos desde un Fondo de Recursos Un fondo de recursos es el repositorio donde se encuentran los Recursos de Trabajo de la compaa y pueden ser asignados directamente al proyecto creado. Como verificacin y para acceder a los recursos empresariales es necesario que estemos conectados al Servidor de Proyectos y a partir del mismo podemos crear un equipo de trabajo, para lo cual damos clic en el men de Herramientas y luego seleccionar Crear Equipo desde la Empresa.

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Posterior seleccionar las personas a trabajar en el proyecto asignndolas como Recursos de Equipo de Trabajo.

Como beneficio del Fondo de Recursos podemos ver o incluir informacin de las personas seleccionadas del equipo de trabajo como el rol que cumplen dentro del proyecto, su profesin, experiencia entre otros. CAPITULO 4 4. SEGUIMIENTO AL PROYECTO 4.1. Objetivos Conocer como almacenar lnea base y valores de progreso del proyecto Registro y avance del progreso de tareas Porcentaje completado de una tarea Analizar estadsticas de seguimiento del proyecto 4.2. Introduccin Funcionalidades Seguimiento El seguimiento consiste en la actualizacin de los detalles del proyecto tales como qu trabajo hizo alguien, cuando se realizo el trabajo, y cual fue su costo. El conocer el desarrollo del trabajo del equipo del proyecto permite aplicar acciones correctivas cuando sea necesario. Para realizar seguimiento al proyecto se hace necesario tener en claro los siguientes conceptos que guardan relacin directa con el tema de seguimiento. Lnea Base: Es el plan de proyecto almacenado para su posterior completacion, esta incluye las fechas de comienzo y fin programadas y las asignaciones y sus costos previstos. Los planes de proyectos pueden tener hasta 11 lneas base.
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Ruta Critica: Grupo de tareas que se deben completar a tiempo antes de la fecha de la fin de proyecto, cuando modifico o afecto ruta critica estoy afectando el tiempo de mi proyecto. Para visualizar la Ruta Critica del proyecto en Microsoft Project dar clic en el men de Ver, posteriormente seleccionar la opcin Diagrama de Red, lo que aparece color rojo indica que son las actividades de Ruta Critica para el proyecto.

La otra vista es dar clic en el men Ver, y seleccionar la opcin Gantt de Seguimiento, aparecer en color rojo las tareas que son de Ruta Critica.

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4.3. Seguimiento al Proyecto Para iniciar el seguimiento de mi proyecto guardo la lnea base del mismo. Dar clic en el men de Herramientas, y luego clic el submen de Seguimiento y luego seleccionar Guardar Lnea Base.

Al guardar la lnea base, posterior dar clic en el men Ver y luego Gantt de Seguimiento, este mostrara en su presentacin el seguimiento en las barras de Gantt y de igual forma la lnea de base previamente guardada. 4.4. Actualizar Tareas Para actualizar una tarea especifica dar doble clic sobre la tarea y seleccionar la pestaa General e incluir dentro del campo Porcentaje Completado el avance de la tarea. (Tema visto en el capitulo de tareas). Para actualizar varias tareas dar clic en el men de Herramientas, luego en el submen de Seguimiento y seleccionar Actualizar Tareas. Una vez ubicado all ingresar en el campo el avance de las tareas.

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4.5. Actualizar Proyecto A fin de identificar el porcentaje de avance real el cual debera llevar el proyecto, dar clic en el men de Herramientas, luego seleccionar Seguimiento y posterior seleccionar Actualizar Proyecto. Nota: Se recomienda no guardar y hacer clic en deshacer real al cual debera estar el proyecto. debido a que esta opcin actualiza el porcentaje

Para identificar la columna de porcentaje de cumplimiento en el seguimiento, dentro de la vista principal de Project dar clic derecho sobre cualquiera de las columnas y luego seleccionar % completado. Esto le permitir visualizar el avance de las tareas.

Dar clic derecho sobre la columna

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4.6. Vistas Para observar las diferentes opciones de visualizacin del proyecto dar clic en el men Ver: Dentro de este men se pueden seleccionar las vistas que trae por configuracin Project las cuales son vista de Calendario, la configuracin por defecto que es la de Diagrama de Gantt, Diagrama de Gantt de empresa, Diagrama de red, Gantt de Seguimiento, Uso de tareas, Grafico de recursos, Hoja de recursos, usos de recursos y en ultima instancia esta la opcin de seleccionar Mas Vistas. Las ms utilizadas son la vista de Diagrama de Gantt para visualizar las barras de tareas y la vista de Gantt de Seguimiento para ver el avance del proyecto.

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4.7. Informes Para observar las diferentes opciones de reportes del proyecto dar clic en el men Ver y seleccionar Informes. Este muestra reportes de informacin General, Actividades Actuales, Costos, Asignaciones, Cargas de Trabajo, Personalizados. Los mas utilizados para informacin estadstica del proyecto son los Generales, y en cuanto al tema de flujo de caja del proyecto y presupuesto los mas utilizados son los de Costos.

Esperamos que la capacitacin al igual que este instructivo sea de ayuda para las labores y el desarrollo de sus proyectos.

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