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UNIVERSIDAD DE ORIENTE NCLEO DE NUEVA ESPARTA ESCUELA DE HOTELERA Y TURISMO COORDINACIN DEL PROGRAMA DE LICENCIATURA EN ADMINISTRACIN

CONTROL DE LOS PROCESOS EN LA UNIDAD DE FISCALIZACIN ADSCRITO A LA OFICINA ADMINISTRATIVA DEL INSTITUTO VENEZOLANO DE LOS SEGUROS SOCIALES (I.V.S.S.) DEL ESTADO NUEVA ESPARTA

Proyecto de Grado, modalidad pasanta, presentado como requisito parcial para optar al ttulo de Licenciado en Administracin.

Autor Juan Manuel Alvins Pocce C.I.V-16.335.979

Guatamare, Enero, 2013

Control de los Procesos en la Unidad de Fiscalizacin Adscrito a la Oficina Administrativa del Instituto Venezolano de los Seguros Sociales (I.V.S.S.) del Estado Nueva Esparta.

Proyecto de Grado, modalidad pasanta, presentado como requisito parcial para optar al ttulo de Licenciado en Administracin.

______________________________ Br. Juan M. Alvins C.I. 16.335.979 Autor

______________________ Dr. Pedro F. Alfonzo C.I 8.390.246 Asesor Acadmico

_____________________ Licda. Karla Bauers C.I 14.128.883 Asesor Laboral

NDICE GENERAL Pg. NDICE DE CUADROS DENOMINACIN DEL ORGANISMO PROCEDIMIENTO OBJETO DE ESTUDIO SITUACIN A EVALUAR OBJETIVOS General Especficos TCNICAS DE RECOLECCIN DE DATOS Observacin Directa y Participante Entrevistas Estructuradas Revisin Documental ASPECTOS ADMINISTRATIVOS Recursos Humanos Recursos Institucionales Recursos Tcnicos y Materiales Recursos Financieros CRONOGRAMAS DE ACTIVIDADES ESQUEMA TENTATIVO REFERENCIAS ANEXOS 22 23 23 24 25 26 29 30 4 5 5 6 18 18 18 19 19 20 21

NDICE DE CUADROS

Cuadro

Descripcin

Pg.

Costos Estimados en el Desarrollo de la Pasanta

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Cronograma de Actividades

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DENOMINACIN DEL ORGANISMO

El ente donde se desarrollar el periodo de pasanta, ser la Oficina Administrativa del Instituto Venezolano de los Seguros Sociales (I.V.S.S.) del Estado Nueva Esparta, especficamente, en la Unidad de Fiscalizacin; ubicada en la Calle Daz, c/c San Nicols Porlamar, Municipio Mario del Estado Nueva Esparta.

OBJETO DE ESTUDIO

El estudio estar dirigido al control de los procesos en la Unidad de Fiscalizacin adscrito a la Oficina Administrativa del Instituto Venezolano de los Seguros Sociales (I.V.S.S.) del Estado Nueva Esparta.

INTRODUCCIN (SITUACIN A EVALUAR)

La administracin en la actualidad es la resultante de un proceso emprendido en los inicios de la humanidad que ha venido avanzando y

adquiriendo sus propios perfiles en el transcurrir de las diferentes pocas y etapas. Como lo menciona Koontz, Weirich y Cannice (2008), la administracin es una de las actividades humanas ms importantes para garantizar los esfuerzos individuales y del grupo en una organizacin.

Ahora bien, el proceso administrativo se dio como un hecho necesario en el momento que los individuos tuvieron que coordinar sus esfuerzos para realizar algo que ninguno de ellos pudo lograr hacerlo por s solo, y se desarroll hasta convertirse en un acto previo, cuidadosamente planificado y racional que permite alcanzar las metas propuestas con los menores esfuerzos posibles y con grandes satisfacciones para los involucrados.

Como lo sealan Aguilar (s/f) y Daft, y Marcic (2006), para un gerente, sea este un jefe, coordinador de un departamento, una unidad o un rea en una oficina para un grupo de empleados, debe tener claro las funciones adminitrativas, para lo cual es importante decidir o estar identificado con las metas que se van a alcanzar y de los beneficios para la organizacin. El siguiente paso es alcanzarlas, para lo cual define las acciones. En esencia, cuando se formula un plan de las futuras actividades, esto requiere la

facultad de prever, de visualizar y del propsito de ver hacia delante.

Asimismo, es provechoso que el jefe de unidad o departamento, para comprobar o vigilar lo que se est haciendo y asegurar que el trabajo que realizan los dems est progresando en forma satisfactoria hacia la meta predeterminada; establezca un buen plan, en donde inicialmente distribuya 6

las actividades componentes requeridas para ese plan a cada uno de sus miembros, y luego, verifique el desarrollo y la ejecucin exitosa de las

actividades asignadas a cada miembro. Por otro lado, pueden presentarse discrepancias, malas interpretaciones, obstculos inesperados que habrn de ser comunicados con rapidez al gerente o jefe de oficina para que se emprenda una accin correctiva.

En atencin a antes mencionado, Ceballos (2004), cita a Kenneth Merchants (1985), quien define control como: Mantener las cosas alineadas y La influencia sobre la gente para que se comporten como la organizacin querra que se comporten (p.11), segn la definicin el control describe como el comportamiento alternativas esta influenciado por distintas

de control, tales como: focalizarse en control sobre los

procedimientos, sobre resultados, sobre acciones y sobre el personal y si el control mas apropiado debe ser estricto o relajado.

El control o en cualquier organizacin segn Daft, y Marcic (2006), indiferente de lo que se controle consta de tres (3) pasos: 1) establecer estndares, 2) medir desempeo contra estos estndares desviaciones de los estanderes y planes (p.528). y 3) corregir

El establecimiento de estndares constituye los baremos de medida con las cuales los gerentes, jefes de unidad o departamentos disean los controles, constituye el primer paso del proceso de control. En ocasiones los planes varan con especificaciones particulares y en el grado de complejidad, lo que requiere establecer estndares especiales. De alli, que el gerente o jefe de unidad debe saber con exactitud en donde deben emplearse las medidas correctivas en la asignacin de actividades, ya sean individuales o grupales. (Daft, y Marcic, 2006). 7

En el momento de la correccin de desviaciones se visualiza el control como parte del sistema de administracin y vinculado con las otras funciones gerenciales. Los gerentes pueden corregir desviaciones al volver a trazar su plan o corregir sus metas. Para corregir las desviaciones se debe capacitar al personal, informar a los miembros responsables de las interpretaciones, sugerir las acciones correctivas necesarias y ajustar el control a la luz de los resultados.

Por lo sealado, es significativo que se consideren los pasos del control de los procesos, de manera que se garanticen las metas propuestas en una unidad o departamento en particular. Es necesario pensar los medios para medir las actividades del plan, stos se deben comunicar a los miembros, con el propsito de lograr la informacin que se requiere, para luego sugerir en caso de necesidad las acciones correctivas y comunicar a los empleados responsables los ajustes que deben realizar. En la prctica real, el control de los procesos no se desarrolla en una secuencia en particular, sino como lo exige la situacin.

De igual manera, el desarrollo de la secuencia deber ser adecuada a la meta establecida. Es por esto, que el jefe de unidad o departamento debe estar identificado con los objetivos y en las diferentes fases para el logro de cada uno. A lo largo, por lo general se hace mayor nfasis en ciertas funciones ms que en otras, dependiendo de la situacin especfica. As como algunas funciones necesitan apoyo y ejecutarse antes que otras puedan ponerse en accin.

El control de proceso en una unidad o departamento como se mencion anteriormente es la esencia de la gerencia en todos los niveles 8

jerrquicos de la una organizacin: desde el presidente hasta los obreros. El primer paso para entender el control de proceso es el establecimiento de estndares y la comprensin entre stos y las actividades a desarrollar objeto de control. Para que se de sta comprensin se idearn las condiciones previas para que cada miembro de la unidad o departamento pueda asumir sus propias responsabilidades, fundando las bases para una gerencia que promueva la integracin y la participacin.

Ahora bien, una unidad o departamento de una institucin pblica es en s un proceso y dentro de los mismos se realizan varios procesos. Los

procesos pueden fraccionarse en procesos menores que a su vez pueden ser fragmentados en otros procesos, con el propsito de facilitar la gerencia de la unidad. No obstante, la divisibilidad de un proceso facilita su control, y permite que sistemticamente pueda llevarse a cabo un control ms eficaz y eficiente sobre la totalidad del proceso; al controlarse los procesos menores se logran detectar el problema con ms facilidad y actuar con ms rapidez sobre la causa que lo genera. (Juran, s/f)

En el logro de las metas de una unidad o departamento de una oficina pblica siempre hay problemas. Un problema es el resultado indeseable de un proceso. Por lo tanto, como el indicador de resultado mide el efecto de un proceso, es por esto que un problema es un indicador de resultado con el cual no estamos satisfechos (Juran, s/f, p.3).

Por otro lado, es importante sealar que antes de hablar del Instituto Venezolano de los Seguros Sociales (I.V.S.S.) del Estado Nueva Esparta, institucin pblica objeto de estudio, donde se efectuar un anlisis del control de los procesos, as como tambin, el modo que son abordado los mismos en la Unidad de Fiscalizacin, definir lo que es la seguridad social en 9

Venezuela. La seguridad social, es el conjunto de medidas previsivas que conducen a garantizar a los habitantes de un pas los diversos medios para lograr las condiciones mnimas de salud, educacin, recreacin necesarias al hombre civilizado, es decir, las previdencias contra una serie de riesgos inherentes a la vida moderna, tales como: el desempleo, la enfermedad profesional o por otro origen, la invalidez total o parcial, la ancianidad, la educacin y los derivados de la muerte del jefe de familia.

Asimismo, la razn de ser del I.V.S.S.

es brindar proteccin de la

Seguridad Social a todos sus beneficiarios en las contingencias de maternidad, vejez, sobrevivencia, enfermedad, accidentes, invalidez, muerte, retiro y cesanta o prdida involuntaria del empleo, de manera oportuna y con excelencia, bajo la inspiracin de la justicia social y de la equidad, garantizando el cumplimiento de los principios y normas de la Seguridad Social a todos los habitantes del pas.

La oficina administrativa regional del I.V.S.S. en el estado Nueva Esparta, dentro de las divisiones que conforman la estructura organizativa, el cual, entre sus funciones estn: coordinar y controlar la gestin de los Seguros Sociales en la zona, se muestra como mxima autoridad la jefatura, con las unidades de apoyo de asesora legal, recursos humanos, administracin y secretaria. La jefatura cuenta en su lnea de mando, con cinco (5) unidades, estas son: Unidad de afiliacin, Control Patronal y Asegurado, Unidad de Fiscalizacin, Unidad de Cobranza, Unidad de Prestaciones y Unidad de Perdida involuntaria del Empleo.

Ahora bien, la oficina administrativa del I.V.S.S en el estado Nueva Esparta, cuenta con cinco (5) unidades, entre los cuales se encuentra la

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Unidad

de

Fiscalizacin,

el

cual,

tiene

dentro

de

sus

funciones

administrativas: planificar, dirigir, ejecutar y controlar el funcionamiento de los programas de fiscalizacin de empresas regionales, coordinar, controlar, adems de ordenar las fiscalizaciones dirigidas o especiales a empresas, de manera de revisar diariamente el trabajo presentado por los fiscales adscritos a la Unidad.

Asimismo, la Unidad de Fiscalizacin se encarga de elaborar y revisar los cmputos, efectuar controles de las labores del personal de fiscalizacin, realizar los informes mensuales y trimestrales dirigidos a la Jefatura de la Oficina Administrativa, conocer, recibir, tramitar los reclamos, denuncias presentadas por los asegurados contra sus empleadores (as), promover, programar la inspeccin de empresas, revisar diariamente el trabajo realizado por inspectores adscritos a la Oficina, dar estricto cumplimiento a los manuales y procedimientos existentes, cualquier otra funcin que por su naturaleza le corresponda o le sea asignada por la Jefatura de la Oficina Administrativa.

Para dar cumplimiento a las funciones administrativas propias de la Unidad de Fiscalizacin, de coordinar, dirigir y controlar el funcionamiento de los programas de fiscalizacin de empresas a nivel de la regin y revisar diariamente el trabajo presentado por los fiscales adscritos a la zona de aplicacin, para cumplir con los procesos, con objeto de solucionar los problemas planteados por usuarios, orientndolo en los pasos a seguir en las discrepancias con sus patronos, y realizar el respectivo control de los

procesos; es de sealar que esta unidad su estructura organizativa est integrada por un coordinador, cuatro (4) asistentes administrativos y cuenta con el apoyo de una secretaria.

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Es de mencionar, que los procesos que se realizan a diario en la unidad de fiscalizacin, en primer lugar se procede a la atencin del usuario quien plantea su situacin particular al asistente administrativo, l cual, seguidamente le da instrucciones sobre los recaudos requeridos para su trmite.

De igual manera, otro proceso es tramitar los expedientes que contengan infracciones comprobadas, objetos a fiscalizacin. Otro proceso, es elaborar y revisar los cmputos y controles de las labores del personal de fiscalizacin, as como los informes mensuales y trimestrales dirigidos a la Jefatura de la Oficina Administrativa. Preparar los boletines para la visita de inspeccin a los empleadores, objetos de reclamos por parte de sus trabajadores. Una vez que el usuario tiene los recaudos, los suministra, son chequeados, para luego efectuar la ficha tcnica. Esta actividad se realiza de lunes a mircoles, para as planificar las visitas inspeccin a las empresas, donde se verificar si estn solventes y se le hace la solicitud de recaudos.

Asimismo, otro proceso efectuado en la unidad por los asistentes administrativos, es el levantamiento de actas de ajustes de crdito y de dbitos, para verificar la situacin particular de cada usuario en relacin con la empresa. Adicionalmente, se realiza el proceso de control de correccin de datos en la cuenta individual de cada usuario. Y por ltimo, el proceso de las visitas a las empresas, el cual lo autoriza la coordinadora, en funcin del total de denuncias, se planifica la distribucin en los asistentes, quienes luego realizaran un reporte. La recopilacin de los reportes de inspeccin es el insumo para la elaboracin del informe mensual al director.

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De manera de detectar la problemtica existente en la Unidad de Fiscalizacin de la oficina administrativa del I.V.S.S, sobre los procesos de control, se aplic una entrevista no estructurada a la Licenciada Karla Bauer (2011), quien se desempea como coordinadora de la unidad de

fiscalizacin, para diagnosticar la situacin existente en cuanto a las debilidades en el control de los procesos que se llevan a cabo a diario, lo siguiente: La falta de personal, la unidad tiene adscrito cinco (5) funcionarios, para todas las actividades administrativas que se desarrollan en el mismo, de los cuales slo cuatro (4) tienen la responsabilidad de salir a atender denuncias y/o hacer visitas de verificacin a todas las

empresas del estado Nueva Esparta, lo que no permite realizar oportunamente el control de dicho proceso, ya que la otra funcionaria cumple funciones de secretaria y permanece diariamente en la oficina. Todos los funcionarios tienen las mismas funciones, conllevando esto al retraso de los procesos y del control de los mismos, por realizar solo una de ellas, desatendiendo las otras y no atienden a una descripcin especfica del cargo, realmente el cargo de fiscal como tal no existe el tabulador de la institucin, y por tal motivo no hay ningn fiscal en esta undad, el cargo ms cercano a las funciones que realiza es del jefe de la unidad quien tiene un cargo de Auditor, pero del resto del personal de la oficina realizan las mismas actividades. Por la dinmica que a diario se vive en el cumplimiento de actividades por los miembros de la unidad, no permite que se lleve a cabo un adecuado control de los procesos, y no se tiene de manera clara cuales son estndares o indicadores que le permitan controlarlo. Aunque existe una planificacin de las actividades que se van a desarrollar en el mes, se dificulta que la mayora de las actividades se

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cumplan por el volumen de las mismas, por cambios en el cumplimiento de actividades adicionales propuesta por la gerencia de la institucin, como son las reuniones imprevistas para dar solucin a un problema de la institucin, lo cual no facilita que se realice el control de los procesos para corregir sobre la marcha las posibles desviaciones. La falta de equipos para el desarrollo de las actividades, para lo cual en la unidad hace falta una computadora para uno de los funcionarios para evitar el retraso en sus actividades diarias, una fotocopiadora para organizar los expedientes, un telfono con lnea directa, para poder comunicarse con las empresas, y un vehculo asignado de la institucin, la cual la falta del mismo, perturba que se realicen las fiscalizaciones, trmite que requiere de una serie de pasos administrativos, que son objeto de control.

Es de resaltar, que durante el proceso de pasanta en el Unidad de Fiscalizacin adscrito a la Oficina Administrativa I.V.S.S. del Estado Nueva Esparta, se observ ciertas situaciones que afectan el desarrollo eficaz y eficiente para un adecuado control de los procesos de la Unidad de Fiscalizacin, entre las cuales se nombran las siguientes:

Insuficiencia del espacio fsico para que el personal pueda atender a los usuarios y realizar su trabajo de manera cmoda y establemente, lo cual, no facilita el desarrollo de las actividades, retrasando la ejecucin de las mismas. Adicionalmente, no permite un adecuado control del proceso de denuncia por el usuario.

La falta de un telfono de oficina y de un vehculo, no permite contactar a tiempo a los responsables de las empresas y a los

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usuarios a la hora de realizar las visitas, se atrasa el proceso de inspeccin planificado en la Unidad, dificultndose tambin el traslado a las mismas, lo que retrasa el trmite administrativo y el control involucrado a dicho proceso. El personal con que cuenta la oficina no es suficiente para el cumplimento de todas las funciones, y para atender las denuncias de los once (11) municipios del estado, la mayora de los fiscales tienen dualidad de funciones, lo cual aunque existe la jefa de la unidad, esta no dispone del tiempo para la verificacin previa del proceso de fiscalizacin, por lo cual, se le imposibilita realizar el control de desempeo. La unidad no cuenta con un instrumento que describa los estndares ajustado al control de cada uno de los procesos que a diario se desarrollan. No se efecta la medicin del desempeo para el control del proceso y aprobacin de las actas de fiscalizacin, de debito o de crdito, lo que imposibilita una rpida respuesta al usuario, no existen estndares que permitan facilitar el control, por no contar con los estndares preestablecidos. No todos los procesos que se efectan estn sistematizados, hay que realizarlos de manera manual, lo que retrasa su ejecucin y por lo tanta el control del proceso involucrado.

De continuar con las debilidades observadas en la Unidad de Fiscalizacin de la Oficina Administrativa I.V.S.S., en el control de los procesos, esto trae como consecuencia, que se continen realizando las actividades en un espacio incomodo que perturba la eficaz realizacin y por ende el control de los procesos, y se prestara un mal servicio, producto del

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retraso en la ejecucin de los mismos. La falta de los equipos retrasa el proceso en la comunicacin con la empresa, su sistematizacin y en la realizacin de la inspeccin nsito, lo cual, se profundiza tambin por la falta de un vehculo. Asimismo, al no atender en su momento la solicitud del usuario por la falta de personal y debido al retardo en la ejecucin del proceso, se incrementa el volumen de desatendidos por la demanda diaria y no se le brinda un eficaz y efectivo servicio. Por ltimo, no se realiza un adecuado control de los procesos, por no tener los estndares involucrados en el control de los mismos, no se realiza la medicin del desempeo de dichos procesos y no se pueden detectar a tiempo las desviaciones y por lo tanto corregirlas.

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OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL

Analizar el control de los procesos aplicados en la Unidad de Fiscalizacin adscrito a la oficina administrativa del Instituto Venezolano de los Seguros Sociales (I.V.S.S.) del Estado Nueva Esparta.

OBJETIVOS ESPECFICOS

Describir los aspectos organizacionales del Instituto Venezolano de los Seguros Sociales (I.V.S.S.).

Describir las bases tericas y tericas relacionadas con el control y los procesos de la unidad de fiscalizacin adscrito a la oficina

administrativa del Instituto Venezolano de los Seguros Sociales (I.V.S.S.) del Estado Nueva Esparta.

Describir los procesos aplicados en la unidad de fiscalizacin adscrito a la oficina administrativa del Instituto Venezolano de los Seguros Sociales (I.V.S.S.) del Estado Nueva Esparta.

Comparar los procesos de la unidad de fiscalizacin adscrito a la oficina administrativa del Instituto Venezolano de los Seguros Sociales (I.V.S.S.) del Estado Nueva Esparta, con las bases tericas y legales.

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TCNICAS DE RECOLECCIN DE DATOS

Las tcnicas de recoleccin de datos que se emplearn para la obtencin de informacin sern las siguientes:

Observacin Directa y Participante

Esta tcnica permitir tomar informacin de manera directa de la fuente, como lo es el equipo de trabajo de la unidad de fiscalizacin y de las dems unidades adscritas a la Oficina Administrativa del Instituto Venezolano de los Seguros Sociales (I.V.S.S.) del Estado Nueva Esparta; as mismo, a travs de la participacin en cada uno de los procedimientos y actividades desarrolladas por la unidad. Sgn Tamayo (2001), Es aquella en la que el investigador juega un papel determinando dentro de la comunidad en la cual se realiza la investigacin. (p.184).

Visto de esta forma, lo que se pretender es considerar todos aquellos datos e informacin que se relacionen con el objeto de investigacin, observando de qu manera se estn realizando las tareas programadas por la unidad de fiscalizacin.

Adems,

de

observar

los

procedimientos

efectuados

por

los

funcionarios adscritos a esta unidad, el autor forma parte de manera natural, participa de manera directa en diversas labores asignadas por el asesor laboral, todo esto durante el proceso de pasantas, lo que le permitir verificar por s mismo las debilidades y fortalezas de la unidad, para obtener mayor informacin en la elaboracin del trabajo de grado. Los datos sern recolectados en una ficha, en dispositivo o papel digital para el registro de la

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observacin, cumpliendo con esto con los aspectos contenidos en los objetivos 3 y 4 del informe.

Entrevistas Estructurada

Con esta tcnica se permitir establecer dilogos con el personal que labora en la oficina administrativa y en la unidad de fiscalizacin; realizando una serie de preguntas acerca del tema a investigar, con el fin de conocer en detalle las actividades que se realizan en el mismo, por cuanto esta tcnica permite obtener informacin de fuentes primarias y precisas sobre el tema de estudio, por tanto Sabino (2002), expresa que: La entrevista estructurada se desarrolla en base a un listado de preguntas cuyo orden y redaccin permanece invariable. (p.109) En este orden de ideas, la entrevista estructurada permitir ahondar en la investigacin y asegura un orden uniforme de las preguntas, adems

permite una evaluacin ms objetiva tanto por parte del entrevistador como del entrevistado. Es por ello, que el autor hace referencia a que la recopilacin de la informacin que posteriormente ser analizada para desarrollar la investigacin se llevar a cabo realizando interrogantes flexibles que conlleve a la formulacin de nuevas preguntas y de esta manera entablar un dialogo con el personal que labora en la institucin. Esta tcnica permitir alcanzar el objetivo n3. El instrumento aplicado ser una gua de entrevistas, donde algunas de las interrogantes planteadas para lograr los objetivos mencionados anteriormente fueron las siguiente (Ver Anexo 1).

Revisin Documental

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Esta tcnica implicar la recopilacin de una serie de datos e informaciones necesarias para el desarrollo del trabajo de pasantas a fin de lograr los objetivos propuestos. Hurtado (2000), define la revisin documental como: un proceso mediante el cual un investigador recopila, revisa, analiza, selecciona, y extrae informacin de diversas fuentes, acerca de un tema particular, con el propsito de llegar al conocimiento y comprensin ms profundo del mismo.(p.90). Este autor explica que la revisin documental es un procedimiento necesario para desarrollar un informe, en virtud de que el mismo debe estar sustentado por bibliografa referente con el tema de estudio. Mediante la revisin documental se puede definir el objeto de estudio. Se utilizarn textos especializados, leyes y reglamento, por medio de los cuales se recopilar la informacin necesaria para la realizacin del informe de pasanta. De esta manera, en la seleccin de los documentos de manera ms especfica, se revisaran textos, revistas, peridicos, tesis de grados y sobre todo estudios publicados en Internet y cualquier otro documento que nos permitan adquirir los conocimientos necesarios para el ptimo desarrollo del tema propuesto. La aplicacin de esta tcnica permitir el alcance de los objetivos especficos 2 y 4. A continuacin se presentan detalles de los tipos de textos utilizados por el pasante. Entre la bibliografa tentativa se encuentra:

Leyes y Reglamentos referentes a la materia, entre los cuales se pueden mencionar: Ley del Seguro Social Ley Orgnica del Sistema de Seguridad Social Ley de Procedimientos Administrativos 20

Reglamento General del Seguro Social Ley del Rgimen Prestacional de Empleo Ley de Reforma Parcial de la Ley del Seguro Social (Gaceta Extraordinaria Nro. 5.976 24-05-2010) Parte 1 Ley de Reforma Parcial de la Ley del Seguro Social (Gaceta Extraordinaria Nro. 5.976 24-05-2010) Parte 2 De igual manera se revisarn los siguientes libros relacionados con el tema a tratar: Daft, R. y Marcic, D. Introduccin a la Administracin. Dessler, G. Organizacin y Administracin. Koontz, H., Weirich, H. y Cannice. M. Administracin. Una perspectiva global y empresarial. Robbins, S. Fundamentos de Administracin. Terry, G Principios de Administracin. Chiavenato, I. Introduccin a la Teora General de la Administracin.

ASPECTOS ADMINISTRATIVOS

Recursos Humanos

Para el desarrollo de la pasanta ser necesario el apoyo del asesor acadmico, el asesor laboral y as como la participacin del equipo de trabajo de la Unidad de Fiscalizacin, igualmente de todo el personal de la Oficina

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Administrativa del Instituto Venezolano de los Seguros Sociales (I.V.S.S.) del Estado Nueva Esparta.

Recursos Institucionales

Entre los recursos institucionales se contar con el apoyo de la Oficina Administrativa del Instituto Venezolano de los Seguros Sociales (I.V.S.S.) del Estado Nueva Esparta como organismo por medio del cual se alcanzaran los tpicos referentes al control de los procesos de la unidad de fiscalizacin, adems de ser el organismo que ser objeto de la pasanta y donde sern tomados los datos que fundamentaran el tema propuesto; el Control de los Procesos de la Unidad de Fiscalizacin Adscrito a la Oficina Administrativa del Instituto Venezolano de los Seguros Sociales (I.V.S.S.) del Estado Nueva Esparta.

Asimismo, la Universidad de Oriente, Ncleo de Nueva Esparta, es la institucin de donde se obtendr informacin referente a las formalidades a considerar para la elaboracin del informe de pasantas, as como textos que facilitara la comprensin y ampliacin del mismo.

Recursos Tcnicos y Materiales

Los recursos tcnicos y materiales que se emplearn sern los siguientes: equipo de computacin, impresora, fotocopiadora, artculos de papelera, pendrive.

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Recursos Financieros

Los costos estimados que sern incurridos por el pasante durante la formulacin y desarrollo de la pasanta son los siguientes: (Ver cuadro N 1).

Cuadro N 1 Costos Estimados en el Desarrollo de la Pasanta (Diciembre 2010 a Marzo 2011)

COSTOS CONCEPTO CANTIDAD COSTO UNITARIO (Bs.) TOTALES ESTIMADOS (Bs.) Libretas Carpetas de gancho Resmas de papel Cartuchos de impresin Fotocopias Pendrive 2 30 1 159,00 0.40 95,00 TOTAL Bs. Fuente: Elaboracin propia (2011). 318,00 12,00 95,00 534.00 1 5 1 4,00 13,00 40,00 4,00 65,00 40,00

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CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

Las actividades que se llevarn a cabo durante el proceso de pasanta, estarn regidas tentativamente en cuadro N 2 que sigue.

Cuadro N 2 Cronograma de Actividades


AO 2010 ACTIVIDADES 1 Induccin en la Institucin. Revisin de normativa legal de la unidad de fiscalizacin. Induccin y participacin en la captacin y procesamiento de denuncias. Revisin de objetivos planes y polticas del I.V.S.S. y de la unidad fiscalizacin Induccin y participacin en el levantamiento de Acta de Ajuste de Crdito y de Dbito Induccin y participacin en la Correccin de Datos en la cuenta individual del usuario. Induccin y participacin en las Visitas de Fiscalizacin a las empresas Revisin de los controles existentes en la unidad de fiscalizacin. Induccin y participacin en el archivo con que cuenta la unidad. Revisin de los procedimientos administrativos existentes en la unidad de fiscalizacin. Revisin Bibliogrfica Elaboracin informe final y redaccin del DICIEMBRE 2 3 4 1 ENERO 2 3 4 1 AO 2011 FEBRERO 2 3 4 1 MARZO 2 3 4

Fuente: Elaboracin Propia (2011).

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ESQUEMA TENTATIVO

DEDICATORIA AGRADECIMIENTO NDICE GENERAL NDICE DE TABLAS FASE I. INTRODUCCIN 1.1 Situacin a evaluar 1.2 Objetivos 1.2.1 General 1.2.2 Especficos 1.3 Tcnicas de Recoleccin de Datos 1.3.1 Observacin Directa y Participante 1.3.2 Entrevistas Estructuradas 1.3.3 Revisin Bibliogrfica FASE II. ASPECTOS ORGANIZACIONALES DEL INSTITUTO

VENEZOLANO DE LOS SEGUROS SOCIALES (I.V.S.S.) 2.1 Resea Histrica 2.2 Misin 2.3 Visin 2.4 Funciones y Atribuciones que le Competen 2.5 Estructura Organizativa 2.6 Divisin de Administracin. 2.6.1Funciones. 2.6.2 Estructura Organizativa de la oficina Administrativa. 2.7. Unidad de Fiscalizacin.

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2.7.1 Objetivos de la Unidad. 2.7.2 Funciones de la Unidad. 2.7.3 Estructura organizativa de la Unidad. FASE III. FUNDAMENTOS TERICOS RELACIONADOS CON EL

CONTROL DE LOS PROCESOS. 3.1 Definiciones Bsicas de Administracin. 3.2 Caractersticas Control de los Procesos. 3.3 Importancia del Control de los Procesos. 3.4 Antecedentes del Control de los Procesos. 3.5 Propsito del Control de los Procesos. 3.6 reas de Aplicacin del Control de Procesos. 3.7 Control de los Procesos Aplicado al Sector Pblico FASE IV. BASES LEGALES RELACIONADAS CON EL CONTROL DE LOS PROCESOS DE LA UNIDAD DE FISCALIZACIN ADSCRITO A LA OFICINA ADMINISTRATIVA EN EL I.V.S.S. 4.1 Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela. 4.2 Ley del Seguro Social. 4.3 Ley Orgnica del Sistema de Seguridad Social. 4.4 Ley de Reforma Parcial de la Ley del Seguro Social Parte 1. 4.5 Ley del Ejercicio de la Profesin del Licenciado en Administracin. FASE V. CONTROL DE LOS PROCESOS DE LA UNIDAD DE

FISCALIZACIN ADSCRITO A LA OFICINA ADMINISTRATIVA DEL INSTITUTO VENEZOLANO DE LOS SEGUROS SOCIALES (I.V.S.S.) DEL ESTADO NUEVA ESPARTA. 5.1 Control del proceso relativo a denuncias de los usuarios. 5.2 Control del proceso de levantamiento de Acta de Ajuste de Crdito y

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de Debito. 5.3 Control del proceso para Correccin de Datos en la cuenta individual del usuario. 5.4 Control del proceso de Visita de Fiscalizacin a las empresas. FASE VI. ANLISIS COMPARATIVO DEL CONTROL DE LOS PROCESOS LA UNIDAD DE FISCALIZACIN ADSCRITO A LA OFICINA

ADMINISTRATIVA DEL INSTITUTO VENEZOLANO DE LOS SEGUROS SOCIALES (I.V.S.S.) DEL ESTADO NUEVA ESPARTA, CON LAS BASES TERICAS Y LEGALES VIGENTES. 6.1 Cuadro comparativo del control de los procesos en la Unidad de Fiscalizacin de la oficina administrativa del Instituto Venezolano de los Seguros sociales (IVSS), con las bases tericas y legales. 6.2 Debilidades y fortalezas de control de los procesos en la Unidad de Fiscalizacin de la oficina administrativa del Instituto Venezolano de los Seguros Sociales (IVSS). CONCLUSIONES RECOMENDACIONES BIBLIOGRAFA ANEXOS

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REFERENCIAS

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Daft, R. y Marcic, D. (2006). Introduccin a la Administracin. Mexico: cuarta edicin. Thomson editores. Hurtado, J. (2.000). El proyecto de Investigacin. (2da Edicin). CaracasVenezuela Koontz, H., Weirich, H. y Cannice. M. (2008). ADMINISTRACIN. Una perspectiva global y empresarial. Decimo tercera edicin. Editorial Mcgraw Hill. Sabino, C. (1992). El Proceso de Investigacin. Caracas: Panapo. Tamayo y Tamayo, M. (2000). El Proceso de Investigacin Cientfica. 3era Edicin. Editorial Limusa. Terry, G (1972) Principios de Administracin. Editorial CECSA Fuentes Electrnicas:

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INSTITUTO VENEZOLANO DE LOS SEGUROS SOCIALES. (IVSS). Resea Histrica: http://www.ivss.gov.ve/Historia-del-IVSS (Consultado el 19/02/2011, Hora 5:45 p.m.) Juran, J. (s/f). Concepto de Control de Proceso. Disponible en lnea: www.unalmed.edu.co/.../Control%20de%20 Proceso-%20 Concepto .pdf - (Consultado: 31/05/2011). Ortiz, C., Rodrguez V., Romero, M., Surez, M. y Velsquez, F. (2000). El Control como Fase del Proceso Administrativo. Disponible www.monografias.com/trabajos12/.../cofas.shtml. (Consultado el Domingo, 03/04/11)

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ANEXO INSTRUMENTO ENTREVISTA FISCALIZACION 1. Cul es la misin del Instituto Venezolano de los Seguros Sociales (I.V.S.S.)? 2. Cul es la Visin I.V.S.S.? 3. Cul es el organigrama de la oficina administrativa del I.V.S.S.? 4. Cul es la estructura organizativa de la oficina administrativa de A LA COORDINADORA DE LA UNIDAD DE

I.V.S.S., en el estado Nueva Esparta? 5. Cules son las funciones de la oficina administrativa del I.V.S.S., en el estado Nueva Esparta? 6. Cul es la estructura organizativa de la unidad de Fiscalizacin, de la oficina administrativa del I.V.S.S., en el estado Nueva Esparta? 7. Cules los objetivos de la unidad de fiscalizacin? 8. Cules son las funciones de la unidad de fiscalizacin? 9. Cules son las bases legales que rigen el control de los procesos en la unidad de fiscalizacin de la oficina administrativa del I.V.S.S., en el estado Nueva Esparta?

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10. Cules son los controles que se efectan en el proceso

relativo a

denuncias de los usuarios en la unidad de fiscalizacin de la oficina administrativa del I.V.S.S.? 11. Cules son los controles que se efectan en el proceso d actas de ajuste de crdito y debito en la unidad de fiscalizacin de la oficina

administrativa del I.V.S.S.? 12. Cules son los controles que se efectan en el procedimiento de

control de datos en la cuenta individual de los usuarios en la unidad de fiscalizacin de la oficina administrativa del I.V.S.S.? 13. Cules son los controles que se efectan en el proceso para la visita de fiscalizacin de las empresas en la unidad de fiscalizacin de la oficina administrativa del I.V.S.S.? 14. Cules son los estndares establecidos en control de los procesos de las actividades que se desarrollan en la unidad de fiscalizacin de la oficina administrativa del I.V.S.S.? 15. Cules son los instrumentos que se utilizan en cada uno de los procesos que se llevan a cabo en la unidad de fiscalizacin de la oficina administrativa del I.V.S.S.?

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