19/10/2013

FUNDAMENTOS DE GESTIN EMPRESARIAL

Lic. Fernando Arriola Jimnez ajimenezfe@ucvvirtual.edu.pe

AGENDA SEMANA 02
La Organizacin como Sistema Estructura organizacional Organigramas clsicos Caso de estudio Ejercicio.

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Competencias + Valores
Sinergia

Conocimiento Saberes

Habilidades Haceres-Cuerpo

Actitud Predisposicin

Valores tica

Qu es un Sistema?
Un sistema es un conjunto de partes o elementos organizados y relacionados que interactan entre s para lograr un objetivo. Los sistemas reciben (entrada) datos, energa o materia del ambiente y proveen (salida) informacin, energa o materia.

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La Empresa como un Sistema

ENTRADAS
Datos Dinero Energa Materiales

RESULTADOS PROCESO TRANSFORM.

Productos Servicios Utilidades Informacin

Feeback

La Empresa como un Sistema

SISTEMA FINANCIERO

SISTEMA PRODUCTIVO

SISTEMA COMERCIAL

SISTEMA LOGSTICO

SISTEMA DE INFORMACIN

SISTEMA DEL CAPITAL HUMANO

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La empresa como UN SISTEMA ABIERTO

Individuos Otras empresas Proveedores Condiciones climticas Instituciones

Marco legal Gobierno

Potenciales

Clientes Situacin social Familias

Empresa
Competidores

Aliados

Situacin econmica Proveedores de sustitutos

COMPORTAMIENTO ORGANIZACIONAL

El Individuo
Motivacin Percepcin del trabajo Habilidades

El Grupo
Trabajo en equipo Comunicacin

La Estructura
Cultura Clima Diseo Organizacional

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COMPORTAMIENTO ORGANIZACIONAL
PROCESOS INDIVIDUALES Personalidad y Actitudes. Percepcin y atribucin. Aprendizaje y reforzamiento. Motivacin en el ambiente de trabajo. Motivacin del desempeo: Establecimiento de metas y sistema de recompensas. Estrs en el trabajo.

COMPORTAMIENTO ORGANIZACIONAL
PROCESOS DE GRUPOS E INTERPERSONALES Comportamiento de grupo y equipo. Poder y comportamiento poltico. Liderazgo. Conflicto y negociacin. Comunicacin interpersonal.

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COMPORTAMIENTO ORGANIZACIONAL
PROCESOS ORGANIZACIONALES Toma de decisiones. Diseo del puesto. Diseo organizacional. Cultura organizacional. Cambio organizacional.

Elementos de Diseo Interno

Tecnologa de la Informacin y Control. Tamao, ciclo de vida y declive de la Organizacin.

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TECNOLOGA DE LA INFORMACIN Y CONTROL

Son sistemas automatizados utilizados como soporte para la toma de decisiones. Los Sistemas de Informacin Administrativos son utilizados por los mandos medios para realizar sus operaciones rutinarias y tomar decisiones segn su atribucin jerrquica. Los Sistemas de Informacin Gerencial estn estructurados para servir a la toma de decisin estratgica. Los sistemas de control se basan en estos sistemas para monitorear y comparar el desarrollo de un procedimiento dado con su estndar establecido.

CICLO DE VIDA DE LAS ORGANIZACIONES

EMPRENDEDORA
Fundada por emprendedores. Dedican todo su tiempo y energas a establecer su empresa y mantenerse en el mercado.

El siguiente reto es crecer.

Organizacin informal. Estructura flexible. Abocados a la supervisin. El crecimiento trae retos administrativos y gerenciales.

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CICLO DE VIDA DE LAS ORGANIZACIONES

COLECTIVIDAD Se va estableciendo la estructura que guiar a la empresa. Se clarifican los retos de liderazgo presentados en la primera etapa. Los empleados tienden a identificarse con la organizacin. La comunicacin y el control organizativo an estn en formacin. Se dan los primeros rasgos de la delegacin de autoridad. Los empleados an sienten la necesidad de ser guiados en la transicin.

CICLO DE VIDA DE LAS ORGANIZACIONES

FORMALIZACIN
Se implementan normas, procedimientos y sistemas de control. La comunicacin es ms formal. Enfoque en el planeamiento y la estrategia. se agregan especialistas a la organizacin. La burocracia puede entorpecer la labor innovadora del personal.

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CICLO DE VIDA DE LAS ORGANIZACIONES

ELABORACIN Se va fortaleciendo el trabajo en equipo. Se da paso a la gestin basada en valores y normas compartidas. Los procedimientos se hacen ms giles, desechando la burocracia generada. Se llega a la madurez empresarial y muchas tienden al declive. Se deben establecer estrategias para continuar en el mercado, de manera creativa e innovadora.

DECLIVE ORGANIZACIONAL

Define la condicin en la cual una disminucin absoluta y sustancial en la base de recursos de una organizacin ocurre durante un tiempo Muchas veces esta asociado con la cada del entorno

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Estructura Organizacional
Es el marco formal mediante el cual las tareas se dividen, agrupan y coordinan.

Diseo Organizacional
Desarrollo o modificacin de la estructura organizacional. Implica tomar decisiones acerca de: Especializacin del trabajo. Departamentalizacin Cadena de mando Amplitud del control Centralizacin y descentralizacin Formalizacin

Una estructura adecuada permite:

Organizar el flujo de informacin Establecer coordinacin entre empleados Otorgar incentivos adecuados a los empleados. Idea clave: La estructura de la organizacin es fundamental para la implementacin de la estrategia.

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PROPSITOS DEL DISEO ORGANIZACIONAL

1. Crear un Modelo de Estructura Orgnica que facilite que los jefes influyan en las personas para que realicen sus labores especficas. 2. Lograr un sistema de colaboracin entre las personas, imprescindible para el resultado exitoso.. 3. Crear una organizacin cuyos costos (de estructura orgnica) sean slidamente competitivos.

ELEMENTOS CLAVE DE LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

PRINCIPIOS BSICOS

JERARQUA AUTORIDAD

UNIDAD DE DIRECCIN UNIDAD DE MANDO RESPONSABILIAD DELEGACIN DESCENTRALIZACI N

PRINCIPIOS DERIVADOS

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ESPECIALIZACIN DEL TRABAJO

Es el grado en que las tareas de una organizacin estn divididas en trabajos separados. Las habilidades de los empleados mejoran con el tiempo. Se vuelven especialistas en determinada labor. Se pierde menos tiempo en la preparacin de la siguiente actividad. Capacitacin localizada y especifica.

DEPARTAMENTALIZACIN

Funcional Por Productos. Por Procesos. Geogrfica. Por Clientes.

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CADENA DE MANDO
Lnea ininterrumpida de autoridad que se extiende desde los niveles superiores de la organizacin hasta los niveles inferiores. Aclara quin le deber rendir cuentas a quin. Concepto de autoridad, responsabilidad, unidad de mando.

AMPLITUD DE CONTROL
Se refiere a cuantos subordinados puede supervisar un gerente de manera eficiente y eficaz.

Amplitud de Control Cadena de Mando

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Organizaciones Mecnicas y Orgnicas

Mecnicas Relaciones Jerrquicas rgidas Deberes fijos. Alta formalizacin. Canales de comunicacin formalizados. Autoridad de decisin centralizada.

Orgnicas Colaboracin (tanto vertical como horizontal) Deberes adaptables. Baja Formalizacin. Comunicacin Informal. Autoridad de decisin descentralizada.

Organizaciones Mecnicas y Orgnicas

Mecanicista Alto grado de especializacin Departamentalizacin rgida Cadena de mando definida Amplitud de control reducida Centralizacin Alto grado de formalizacin Orgnica Equipos interfuncionales Equipos integrados por varios niveles funcionales Libre flujo de informacin Amplitud de control amplia Descentralizacin Formalizacin escasa.

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Organizaciones Mecnicas y Orgnicas

Estrategia-Estructura: A medida que las empresas se van desarrollando sus estrategias tambin lo hacen por lo que se modifican las estructuras. Tamao - Estructura: A mayor tamao ms posibilidad de caer en una estructura mecnica. Tecnologa-Estructura: A mayor rutina de procesos tecnolgicos ms acercamiento a empresas mecnicas. Entorno-estructura: Mientras ms estable el entorno ms mecnica es la organizacin.

ORGANIGRAMAS CLSICOS
Para que un Organigrama sea eficaz y eficiente en su diseo y aplicacin, deber reunir los siguientes requisitos: Ser actual. Fcil de entender. Ser uniforme Ser preciso Ser equilibrado.

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ORGANIGRAMAS CLSICOS

Ventajas de su correcta aplicacin: Es una fuente de informacin clara, objetiva y directa. Permite ubicar con rapidez y facilidad la unidad orgnica que se encarga de desarrollar alguna funcin especializada. Es el complemento de la Planeacin, le da consistencia al proceso administrativo. Es una fuente de apoyo para detectar oportunidades de mejora.

ORGANIGRAMAS CLSICOS
UNIDADES ORGNICAS Son los elementos dentro de la organizacin que conforman la estructura de la misma (quienes realizan los procesos). Unidades de Direccin: Estn en la cspide de la Organizacin y ejercen el poder y las principales tomas de decisiones. Unidades de Lnea: Son quienes ejecutan las operaciones propias de la Organizacin. Unidades de Apoyo: Sirven de soporte a las anteriores, administrando los recursos humanos, materiales y financieros.

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ORGANIGRAMAS CLSICOS
UNIDADES ORGNICAS

Unidades Asesoras: Sugieren, opinan y dan consejo a las unidades de lnea

Unidades de Control: Encargadas de verificar el correcto desempeo de todas las unidades de la Organizacin. Unidades Consultivas : Profesionales expertos dentro del sector donde se desenvuelven.

ORGANIGRAMAS CLSICOS
UNIDADES ORGNICAS

Unidades de Control

Unidades de Direccin

Unidades Consultivas

Unidades Asesoras Unidades de Apoyo

Unidades de Lnea

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ORGANIGRAMAS CLSICOS
NOMENCLATURA Es la denominacin de la unidad orgnica que nos clarifica el rango jerrquico que posee esta y nos hace diferenciarla de las dems, en toda la estructura organizacional. Unidad Orgnica
Presidencia Vicepresidencia Gerencia General Presidente Vicepresidente Gerente General

Responsable

Gerencia de Marketing, Finanzas, etc.

Subgerencia de Marketing, Finanzas, etc. Jefatura de Divisin

Gerente de Marketing, Finanzas

Subgerencia de Marketing, etc. Jefe de Divisin

Jefatura de Departamento

Jefe de Departamento

ORGANIGRAMAS CLSICOS
NOMENCLATURA
Unid. Asesora/apoyo y control

Alta Direccin Despacho Ministerial Despacho Viceministerial Jefatura Presidencia Regional Alcalda Rectorado

Unidades de Lnea Direccin/Gerencia General Direccin/gerencia Ejecutiva Direccin/Gerencia Subdireccin/Subgerencia Divisin Departamento

Oficina General
Oficina General Adjunta Oficina Unidad Equipo

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ORGANIGRAMAS CLSICOS
ELEMENTOS: Las formas o figuras:
Se debe mantener una uniformidad en todo el organigrama, es decir, todas las unidades orgnicas deben de mantener el mismo tipo de figura. Estas pueden ser de diversa forma como. Cuadrados, rectngulos, crculos , elipse. Deben mantener el mismo tamao. Es recomendable no resaltar los bordes de la figura. Las figuras que representan las unidades orgnicas no debern estar coloreadas, independientemente del nivel jerrquico. Para identificar la denominacin de las unidades orgnicas, es recomendable no utilizar siglas o iniciales, por ejemplo, no se debe consignar Gerencia de RR.HH. Sino Gerencia de Recursos Humanos.

ORGANIGRAMAS CLSICOS

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ORGANIGRAMAS CLSICOS

Cuando varias unidades orgnicas tienen las mismas caractersticas, como funciones, jerarqua, slo se coloca una de ellas pero se coloca un rectngulo indicando el nmero de unidades orgnicas similares.

ORGANIGRAMAS CLSICOS

Los bordes de las figuras con lneas punteadas representan la temporalidad de dicha unidad orgnica, pueden estar en proyecto de creacin o ser externas a la institucin.

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ORGANIGRAMAS CLSICOS

Gerencia General

Gerencia de RR.HH.

Gerencia de Finanzas

No usar siglas o iniciales en las unidades orgnicas.

ORGANIGRAMAS CLSICOS
Las dependencias cuyas labores son preponderantemente de apoyo o de servicio se grafican por lo general bajo las siguientes pautas: Se localizan hacia el lado izquierdo de la lnea de autoridad de la unidad mayor a la que sirve. Si tienen autoridad funcional sobre las unidades dependientes, se ligan a la lnea de autoridad por la parte superior de los respectivos rectngulos que los representen.

La unidad N es de apoyo o servicio y tiene autoridad funcional sobre las unidades B y C

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ORGANIGRAMAS CLSICOS
o

Si el rea de apoyo o servicio no cuenta con autoridad funcional, se vincular a la lnea de autoridad a que se sujeta, por el lado derecho del rectngulo respectivo.

La unidad N es de apoyo y servicio, pero no cuenta con jurisdiccin funcional sobre las dependencias B y C.

ORGANIGRAMAS CLSICOS
o

Si el rea de apoyo o servicio no cuenta con autoridad funcional, se vincular a la lnea de autoridad a que se sujeta, por el lado derecho del rectngulo respectivo.

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ORGANIGRAMAS CLSICOS

Las lneas:
Indican la relacin que se estableen entre las diferentes unidades orgnicas. La lnea de mando o direccin indica una relacin de subordinacin.

ORGANIGRAMAS CLSICOS

La lnea de mando asimtrica se utiliza para indicar que de una unidad orgnica superior depende una unidad orgnica de menor jerarqua pero de diferentes rango entre s. Suele encontrarse por debajo de las otras de igual rango.

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ORGANIGRAMAS CLSICOS

La lnea de apoyo indica una relacin de soporte a las unidades orgnicas; por lo general est en subordinacin directa de la alta direccin. Generalmente se grafica al lado izquierdo de la unidad orgnica superior.

ORGANIGRAMAS CLSICOS

La lnea de asesora indica una relacin de consulta y orientacin en asuntos de experticia (profesionales). Generalmente se grafica al lado derecho de la unidad orgnica superior. Si la asesora no forma parte del personal de la empresa, su denominacin es Consultora Externa.

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ORGANIGRAMAS CLSICOS

La lnea de control seala la relacin de la unidad orgnica de control interno de toda la organizacin. Indica un nexo directo con la Alta Direccin y tiene autonoma funcional Generalmente se grafica al lado derecho de la unidad orgnica superior. Puede graficarse de las dos formas, lo importante es que est por encima de las unidades de apoyo.

ORGANIGRAMAS CLSICOS

La lnea consultiva seala la relacin entre la alta direccin y las unidades consultivas (comits, etc), reconocidas en el medio e independientes de la organizacin. Pueden ser consejeros o asesores pero no estn subordinados ni forman parte de la planilla de la organizacin.

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ORGANIGRAMAS CLSICOS

La lnea de comisiones seala la relacin de grupos de trabajo constituidos con objetivos especficos adscritos a la unidad orgnica de la alta direccin. Estas pueden ser: Internas (si pertenecen a la Organizacin) y Externas (comisiones interinstitucionales).

ORGANIGRAMAS CLSICOS

La lnea de coordinacin seala la relacin operativa constante entre unidades orgnicas que no necesariamente guardan relacin entre las funciones que realizan.

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CLASIFICACIN DE LOS ORGANIGRAMAS

Criterios de Clasificacin Organigrama
Jerrquico Funcional Nominal De asignacin de Personal De fechas y normas Vertical - Horizontal Descentralizado/desconcentra do Circular - Semicircular Escalar - Radial Estandarte Pegado Lineal Replegado Matricial Redes

Informacin Proporcionada

Forma de Diseo

CLASIFICACIN DE LOS ORGANIGRAMAS

A. Segn la informacin proporcionada:
a. Jerrquico
Gerencia General

Gerencia Operaciones

Gerencia Marketing

Gerencia Finanzas

Departamento Logstica

Departamento Calidad

Departamento Tesorera

Departamento Contabilidad

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CLASIFICACIN DE LOS ORGANIGRAMAS

A. Segn la informacin proporcionada:
b. Funcional
Gerencia General

Gerencia Marketing

Gerencia Operaciones
. Disear productos. . Elaborar productos. . Controlar la calidad del producto.

. Desarrollar investigacin de mercados. . Gestionar canales de distrib. . Realizar campaas de promocin.

Gerencia Finanzas
. Establecer polticas de cobranzas. . Control financiero. . Anlisis financiero.

Departamento Logstica

Departamento Calidad

Departamento Tesorera

Departamento Contabilidad

CLASIFICACIN DE LOS ORGANIGRAMAS

A. Segn la informacin proporcionada:
c. Nominal
Gerencia General Carlos Prez

Gerencia Operaciones Jorge Salinas

Gerencia Marketing Ricardo Eneque

Gerencia Finanzas Eduardo Rojas

Departamento Logstica Manuel Casas

Departamento Calidad Tatiana Delgado

Departamento Tesorera Roxana Palacios

Departamento Contabilidad Lucero Pea

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CLASIFICACIN DE LOS ORGANIGRAMAS

A. Segn la informacin proporcionada:
d. De asignacin de personal
Gerencia General 3

Gerencia Operaciones 15

Gerencia Marketing 10

Gerencia Finanzas 12

Departamento Logstica 6

Departamento Calidad 9

Departamento Tesorera 4

Departamento Contabilidad 8

CLASIFICACIN DE LOS ORGANIGRAMAS

A. Segn la informacin proporcionada:
e. De fechas y normas
Gerencia General 10/01/1998 Res. XXXX

Gerencia Operaciones 13/01/1998 Res. XXX

Gerencia Marketing 13/01/1998 Res. XXX

Gerencia Finanzas 13/01/1998 Res. XXX

Departamento Logstica

Departamento Calidad

Departamento Tesorera

Departamento Contabilidad

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CLASIFICACIN DE LOS ORGANIGRAMAS

B. Segn la forma (figura) de diseo:
a. Vertical
Gerencia General

Gerencia Operaciones

Gerencia Marketing

Gerencia Finanzas

Departamento Logstica

Departamento Calidad

Departamento Tesorera

Departamento Contabilidad

CLASIFICACIN DE LOS ORGANIGRAMAS

B. Segn la forma (figura) de diseo:
b. Horizontal
Departamento Contabilidad

Gerencia Finanzas

Departamento Tesorera

Gerencia General

Gerencia Marketing
Departamento Calidad

Gerencia Operaciones

Departamento Logstica

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CLASIFICACIN DE LOS ORGANIGRAMAS

B. Segn la forma (figura) de diseo:
c. Circular

CLASIFICACIN DE LOS ORGANIGRAMAS

B. Segn la forma (figura) de diseo:
d. Semicircular

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CLASIFICACIN DE LOS ORGANIGRAMAS

B. Segn la forma (figura) de diseo:
d. Escalar

CLASIFICACIN DE LOS ORGANIGRAMAS

B. Segn la forma (figura) de diseo:
d. Radial

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CLASIFICACIN DE LOS ORGANIGRAMAS

B. Segn la forma (figura) de diseo:
e. Estandarte

CLASIFICACIN DE LOS ORGANIGRAMAS

B. Segn la forma (figura) de diseo:
f. Lineal

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CLASIFICACIN DE LOS ORGANIGRAMAS

B. Segn la forma (figura) de diseo:
g. Replegado

EJEMPLO PRACTICO
GERENTE GENERAL GERENTE DE MARKETING JEFE DE CONTABILIDAD CORTAR PEGAR COSER ARMAR GERENTE DE FINANZAS VENTAS 1 ASESOR LEGAL CAJA LOGISTICA JEFE DE VENTAS COMPRAS ALMACENAJE DISTRIBUCION GERENTE DE PRODUCCION
PUBLICIDAD ASISTENTA DE GERENCIA SECRETARIA GENERAL SISTEMAS SEGURIDAD JEFE DE PRODUCCION VENTAS 2

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