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C o l l e c t i o n

D o s s i e r

d e x p e r t s

n u m r i q u e

Gagner un jour par semaine avec le mind mapping


Dmarrez immdiatement avec Freemind (logiciel libre et Openmind 2)

par Pierre MONGIN et Aurlien RYCKEBUSCH

BP 215 - 38506 Voiron Cedex - Tl. : 04 76 65 87 17 - Fax : 04 76 05 01 63 - www.territorial.fr Copyright Territorial ditions - Reproduction interdite Novembre 2007 Rf. DE n 537 - Prix : 20 euros ISBN : 978-2-35295-187-2 Uniquement disponible par tlchargement sur www.territorial.fr Dcouvrez notre catalogue complet

Gagner un jour par semaine avec le mind mapping - Dossier dexperts / La Lettre du cadre territorial

Sommaire
Avant-propos Introduction : ce que cela cote de ne pas savoir et pourquoi les utilisateurs gagnent 20 % de leur temps, preuves lappui Chapitre 1 : Les principes du mind mapping 1.1 Comprendre ce quest le mind mapping 1.2 Mettre en uvre le mind mapping Chapitre 2 : FREEMIND, le guide dutilisation 2.1 Utiliser Freemind pour la premire fois 2.2 Exploiter toutes les fonctionnalits de freemind 2.3 Exemple pratique de gestion de projet personnel : un mariage 2.4 Exemple pratique de gestion dun colloque 2.5 Exemple pratique de carte point sur sa carrire professionnelle Chapitre 3 : OPENMIND 2 3.1 Prsentation 3.2 Installation 3.3 Prise en main rapide 3.4 Crer une liste de tches 3.5 Grer un projet 3.6 La technique du flux : un exemple pratique dorganisation dune fte 3.7 Lexemple pratique de choix de bureaux : aide la dcision 3.8 Les lignes de temps 3.9 Capitaliser le savoir de son organisation : exemple pratique de transmission de savoir-faire 3.10 Grer un projet laide dun diagramme de Gantt 3.11 Export en un clic 3.12 Import en un seul clic Chapitre 4 : Les cartes heuristiques en ligne, plate-forme collaborative de projet 4.1 Mindomo ou comment avoir la carte en ligne de son projet toujours jour Conclusion Annexes : Fiches pratiques du Web : faire du concept mapping avec Excel Exemple de carte : Gestion de runion, simple mettre en uvre pour gagner encore du temps l o nous passons de 20 25 % de notre temps de travail. Au total 10 exemples pratiques directement rutilisables. Mode demploi de Mindomo

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R s u m

d e

l o u v r a g e

La masse dferlante des informations quotidiennes rend notre travail de plus en plus complexe. Nous avons tellement dlments traiter en si peu de temps quil est difficile de respecter cots et dlais. Nous aimerions tant faire plus en moins de temps que lutilisation de la carte heuristique (mind mapping) peut, elle seule, transformer nos journes. Il sagit dun outil efficace et rvolutionnaire qui vous permettra, coup sr, damliorer votre capacit penser, concevoir et synthtiser. Ce livre a pour objet de vous apprendre cette mthode. Elle vous aidera employer plus de ressources de votre cerveau pour crer plus dides organises, tout en conomisant du temps. Les cartes heuristiques sont dusages immdiats et gratuits, ralisables la main, ou l'aide de logiciels, pour plus de confort. La mthode que vous allez dcouvrir est issue de plus de 10 annes dutilisation dans diffrentes organisations : collectivits, entreprises, Universits, grandes coles La productivit gnralement constate dpasse les 20 % du temps de travail, soit une journe par semaine ! En crivant ce livre (qui a fait lobjet dune premire mise jour en novembre 2007), nous nous sommes fix 3 objectifs : vous proposer plusieurs manires de gagner du temps pour grer vos runions et vos projets en vous faisant dcouvrir : la mthode des cartes heuristiques et ses applications quotidiennes : gestion de projets, runions le mode demploi dun logiciel libre le plus tlcharg dans le monde (FREEMIND) de construction de cartes pour dmarrer immdiatement aprs la lecture de cet ouvrage. un logiciel commercial plus puissant (avec diagramme de Gantt intgr) qui pourra tre votre tape suivante lorsque vous souhaiterez vous professionnaliser une autre possibilit en ligne de cration de cartes heuristiques en ligne comme Mindomo, Mindmeister Alors, prt dcouvrir le mind mapping et gagner une journe par semaine ?

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B i o g r a p h i e

d e s

a u t e u r s

Pierre MONGIN est directeur territorial et professeur associ luniversit de Lille-I. Il intervient au MBA dHEC et anime le comit de rdaction des Fiches pratiques du Web. Auteur ou coauteur de 5 ouvrages, il a crit notamment : Organisez vos ides avec le mind mapping (avec Jean-Luc Deladrire, Frdric Le Bihan et Denis Rebaud, ditions Dunod, Paris, 2004, 2007), best-seller vendu plus de 30 000 exemplaires dans le monde, traduit en espagnol, coren et japonais. Petit manuel dintelligence conomique au quotidien (avec Franck Tognini, ditions Dunod, Paris, 2006) (et aussi lutilisation du mind mapping pour manager de linformation) Simplifiez la gestion de votre collectivit grce un intranet (avec Jean-Philippe Lefvre pour la 4e dition, ditions Territorial, coll. dossiers dexperts , Voiron, 1999, 2002, 2004, 2007). 50 fiches pratiques pour tirer le meilleur parti du Web (avec Aurlie Decolnet, ditions Territorial, coll. dossiers dexperts , Voiron, 2006) Territoires et rseaux dinformations (ditions du CNFPT, Paris, 1995) Aurlien RYCKEBUSCH est titulaire dun master Ville et projets . Il rdige rgulirement des Fiches pratiques du Web sur www.territorial.fr.

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A v a n t - p r o p o s

La confection des cartes a toujours t lune des armes intellectuelles majeures pour acqurir une lgitimit et la codifier Antoine Bailly, Voyage en gographie, ditions Anthropos 1999 La baisse des cots qui multiplie les productions imprimes condamne choisir ce que l'on va lire : ses livres et les priodiques mais aussi, l'intrieur de chacun, slectionner les seuls chapitres ou articles ; l'intrieur, ne lire que certains paragraphes ou que certaines phrases Source : Franois Richaudeau, introduction de Mise en Page et Impression, d. Yves Perrousseau, 2000 Cest pour lutter contre cet tat de surabondance dinformations, et permettre une reprsentation graphique facile utiliser pour rdiger des rapports, animer de runions, grer des projets quil est primordial de trouver de nouvelles mthodes de traitement de linformation. Le mind mapping est lune delles.

Le mind mapping au service des collectivits et des entreprises


Depuis que nous travaillons sur ordinateur, nous constatons qu'il nous faut toujours plus de logiciels pour travailler : un traitement de textes, un de prsentation, un de publication de pages sur le Web, un de suivi de projet, un de suivi de runion, un de gestion des tches, un de gestion des connaissances, un de recherche des fichiers, etc. La liste n'est malheureusement pas limitative. Et quand, nous arrivons matriser un logiciel, une nouvelle version apparat, ncessitant un nouvel apprentissage ! Allons-nous enfin trouver enfin des logiciels qui fassent tout en un ? Aprs plusieurs annes de recherche, nous avons trouv les logiciels de mind mapping ! C'est cette dcouverte laquelle nous vous convions. Les logiciels dont nous voulons vous confier les secrets arrivent maintenant maturit. Rod par des millions dutilisateurs dans le monde, principalement aux tats-Unis, Royaume-Uni et Allemagne, leur diffusion est maintenant mondiale. Utilisables dans votre vie courante personnelle et professionnelle pour la plupart de vos besoins de frappe, d'organisation de votre temps, de projets, de publication, de prsentation en groupe, de travail en quipe, d'organisation de vos fichiers. L'un de leurs avantages considrables est qu'ils sont en grande partie interfacs Microsoft Office et leurs commandes sont trs proches. Leur temps dapprentissage est donc particulirement rapide.

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Enfin, lide de ce livre nous est venue, en particulier, de la frustration de ne pouvoir utiliser un logiciel de mind mapping sans tre oblig dinvestir un budget important. Freemind tant le logiciel libre le plus tlcharg dans le monde, cest donc vers lui que nous nous sommes tourns. Comme il nexistait aucun livre son sujet, nous vous proposons de combler ce vide.

LorsquAlbert Einstein prsente sa thorie de la relativit, lun des aspects les plus tonnants est que le temps nest pas une dimension fixe et invariable mais plutt une expansion ou une contraction selon lobservateur. Ayant besoin dun mot pour caractriser ces tranges proprits, les mathmaticiens de lpoque ont invent le terme dhyperespace. Lorsque Einstein tend sa thorie pour annoncer lexistence de trous noirs ; il prdit que les trous noirs peuvent offrir un raccourci travers le temps et lespace qui autoriseraient les communications dun trou de lUnivers un autre. Lorsque le Web commence sa croissance et offre la capacit une information daller un autre endroit de la plante en quelques secondes, cela fait cho la possibilit nonce par Einstein. Ayant besoin de mot pour caractriser ces portails dun autre ailleurs, les informaticiens inventent le terme dhypertexte. Vous allez dcouvrir que le mind mapping permet, entre autres, de relier de manire hypertexte des informations diffuses en crant un vritable plan de cblage dinformations sur le papier ou dans votre ordinateur, voire reliant des pages Internet parpilles dans le monde entier pour grer vos projets. Nous allons voir comment.

La masse dferlante des informations que les agents des collectivits ou des entreprises ont prendre en considration pour orienter leurs dcisions rend leur travail quotidien de plus en plus complexe. Tout au long de la mise en place des projets dont ils sont responsables, ils doivent organiser et diffuser toutes les informations stratgiques qui sont leur disposition. Nanmoins, ils ont, en gnral, tellement dlments traiter en si peu de temps quil leur est trs difficile de proposer des projets de qualit respectant les cots et dlais de dpart. Pourtant, il existe une technique de gestion et dorganisation de linformation qui fonctionne depuis plusieurs annes dans certaines entreprises franaises et dans plusieurs pays anglo-saxons. Les organisations qui ont recours son utilisation observent chaque anne des gains de productivit quivalents plusieurs centaines dheures de travail. Si vous souhaitez faire plus en moins de temps, lutilisation de la carte heuristique (mind mapping chez nos amis anglo-saxons) peut, elle seule, transformer votre quotidien. Il sagit dun outil efficace et rvolutionnaire qui vous permettra, coup sr, damliorer votre capacit penser, concevoir et synthtiser. Ce livre a pour objet de vous apprendre une mthode simple. Elle vous aidera employer plus de ressources de votre cerveau pour crer plus dides organises, tout en conomisant du temps.

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Les cartes heuristiques vous permettront de grer de l'information complexe et d'allger votre travail de traitement de linformation. Elles sont dusage immdiat et gratuit, et elles sont ralisables la main ou l'aide de logiciels, pour plus de confort. Elles nous permettront de remplir lune des conditions primordiales de russite dun projet, savoir un systme dinformations efficace.

Introduction
1. Ce que cela cote de ne pas savoir
Aujourd'hui, la comptitivit dune organisation dpend avant tout de sa capacit exploiter une ou plusieurs informations stratgiques un moment opportun. A contrario, une mauvaise gestion de linformation entrane un certain nombre de difficults que les entreprises ne peuvent plus se permettre dignorer. En effet, cette incapacit grer linformation peut avoir des causes diffrentes fondes sur des dfaillances techniques, culturelles ou personnelles mais, quelles quen soient les raisons, elles ont toutes pour effet de gnrer des cots qui ne devraient pas exister. Pour une organisation, ne pas savoir grer efficacement les informations dont elle dispose, cest sexposer au risque de : prendre des dcisions en se fondant sur des informations incompltes voire inexactes tre incapable de retrouver des informations disperses dans diffrents rpertoires et diffrentes bases de donnes C'est en cherchant chiffrer les dpenses relatives ces difficults que la firme IDC, le premier groupe mondial de conseil et d'tude sur les marchs des technologies de l'information a produit en 2001 un document dtude intitul The High Cost of Not Finding Information. Selon cette tude : les travailleurs passent environ 30 % de leur temps rechercher de linformation (soit 2 h 30 par jour) 35 % 50 % de l'information dont dispose l'entreprise n'est pas centralise dans son Intranet Par ailleurs, les travailleurs passent plus de temps grer de linformation que la collectivit possde dj qu en identifier de nouvelles. partir de cette constatation, IDC a cherch quantifier l'impact que peut avoir le fait de ne pas trouver l'information au sein d'une organisation reprsentative comptant 1 000 employs gagnant chacun un salaire moyen de 80 000 $ US par an : le temps perdu rechercher de l'information qui n'est pas repre quivaut un montant de 2 500 000 $ US par an le temps allou recrer de l'information dj existante reprsente 5 000 000 $ US par an Source : Susan Feldman et Chris Sherman, The High Cost of Not Finding Information, 2001. 7

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Savoir organiser de l'information complexe constitue donc, aujourd'hui, un enjeu fondamental, et au mme titre que les entreprises, les collectivits territoriales ne peuvent plus se permettre de ne pas savoir . 2. Pourquoi les utilisateurs gagnent 20 % de leur temps ? Preuves lappui. Les cartes heuristiques et leurs applications informatiques nous rendent dsormais capables de rassembler et de capturer diffrentes informations et connaissances sous un format compact et versatile. Elles nous offrent galement la possibilit de rorganiser nos ides trs rapidement, et selon nos souhaits. Les logiciels de mind mapping permettent, en particulier, de transformer chaque ide de notre carte en autant de rceptacles pouvant contenir une varit d'informations, incluant des sous ides, des fichiers ou des liens hypertextes, ainsi que des images, des notes, des contenus d'e-mails, etc. En ce qui nous concerne, nous souhaitons vous faire dcouvrir le logiciel entirement gratuit FREEMIND qui est, selon une tude mene par Chuck Frey (Innovation Tools) en septembre 2006 auprs de plus de 500 personnes (Mind Mapping Software Survey Results, september 2006), le logiciel de mind mapping Open Source le plus utilis par les professionnels. Selon cette tude, les logiciels de mind mapping, qu'ils soient gratuits ou payants permettent : de mieux comprendre les situations sur lesquelles les utilisateurs travaillent (43 % des rponses) de grer plus d'informations en mme temps (12 % des rponses) de gagner en productivit (9 % des rponses) de mieux s'organiser (9 % des rponses) de mieux percevoir les relations entre diffrentes informations (8 % des rponses) de mieux communiquer leurs projets (4 % des rponses) Par ailleurs, lorsqu'on leur a demand de quantifier leurs gains en termes de productivit, ces mmes utilisateurs ont estim que les logiciels de mind mapping taient particulirement efficaces puisque : 26 % des sonds ont considr qu'ils taient plus efficaces de 20 30 % 25 % qu'ils taient plus efficaces de 10 20 % 15 % qu'ils taient plus efficaces de 30 40 % (2 % ont mme estim que leur productivit avait augment de plus de 100 % !) Chuck Frey de conclure qu'en moyenne les logiciels de mind mapping amliorent la productivit de 20 %. Soit, un jour de travail par semaine ! Alors pourquoi ne pas essayer ? 3. Ce que vous allez apprendre dans ce livre Nous vous proposons, au travers de ce livre, de dcouvrir toutes les potentialits du mind mapping afin de vous apprendre vous faciliter la tche. Vous pourrez dmarrer immdiatement sans attendre le rsultat dun appel doffres ou la fourniture
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de logiciels par votre service achat en tlchargeant sur Internet le logiciel Open Source FREEMIND. Aussi, nous souhaitons vous prsenter : La mthode du mind mapping et des exemples quotidiens. De quoi s'agit-il rellement ? Comment construit-on des cartes heuristiques ? Le logiciel libre et gratuit FREEMIND, utilisable directement aprs la lecture de ce livre : - Quelles en sont les fonctions de base ? - Quelles en sont les fonctions avances ? Des formes d'applications concrtes du mind mapping adaptes au quotidien des agents des collectivits et des entreprises, notamment pour la gestion de projets. De nombreux exemples : rception, congrs, choix de bureaux vous permettront de voir concrtement comment faire. Lutilisation dOpenmind 2 Business [logiciel commercial comprenant un logiciel de planification intgr (Gantt)] La cration de cartes heuristiques en ligne avec www.mindomo.com (voir galement lannexe 3)
Astuce : Nhsitez pas zoomer sur les cartes afin de voir tous les dtails dans votre fichier PDF

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Organiser les ides lintrieur dune carte Pour ceux qui veulent en savoir plus sur ce quest le mind mapping, voici quelques prcisions et deux mini-exemples de cartes heuristiques : Chaque carte heuristique est unique ; vous pouvez combiner diffrents principes et diffrentes mthodes dans le seul but daccrotre votre efficience. Utilisez votre imagination pour amliorer chaque jour vos graphes, et noubliez jamais que tout vous est possible. Le mind mapping vous offre le maximum de libert pour extrioriser toutes vos ides, vous den tirer le meilleur parti sans vous limiter un mode demploi intangible. Toutefois, voici quelques conseils pour organiser les ides qui peuvent apparatre sur votre carte heuristique. Mettez profit : - les branches : une ide peut se retrouver sur une ou plusieurs branches proches ou loignes ; - les flches : vous pouvez vouloir utiliser des flches pour joindre des ides de branches diffrentes ; - les groupements : si un certain nombre de branches contiennent des ides proches, vous pouvez dessiner une zone les incluant en nuages ou en bulles ; - les listes : on retrouve ici le classement initial existant depuis le dbut de lcriture ; - les notes explicatives de recherche : vous pouvez vouloir crire des phrases flottantes , cest--dire non relies au cur de la carte, pour expliquer ou commenter un certain aspect de votre carte (par exemple, le rapport entre certaines ides).

Tirer le meilleur parti dune carte aprs sa ralisation Voici quelques conseils pour optimiser votre travail une fois votre carte heuristique ralise : - balayez la carte des yeux : captez lensemble de la carte dun seul coup dil et saisissez bien les liens et toutes les connexions qui existent entre les diffrentes ides ; - efforcez-vous de mmoriser les lments de votre carte : voir rellement la carte dans votre cerveau aprs vous tre focalis dessus. Alors, vos projets, vos runions, vos projets prennent du sens : - prsenter, enseigner, intervenir en runion devient facile, vous donnerez facilement le meilleur de vous-mme ; - les runions partir dun planning vers les agendas, lanimation de runions, la rdaction des comptes rendus, etc., toutes ces activits peuvent tre accomplies avec rapidit et efficacit.

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Ds lors, penser en schma heuristique devient un enregistrement concret de toutes vos penses nimporte quel stade des processus et vous permet : - de ngocier toutes les issues, votre position et marges de manuvre en une seule page ; - dpanouir votre cerveau avec ce brainstorming largi dans lequel vos penses sont gnres et rparties de manire adapte. En fait, plus vous gnrez dides, plus votre potentiel se dveloppe et plus la qualit de votre travail augmente : ceci est un point cl pour comprendre la nature de votre crativit personnelle.

Pourquoi utiliser FREEMIND ? FREEMIND est un logiciel qui offre de nombreuses applications en termes de : structuration des informations : FREEMIND est particulirement performant lorsquil sagit dorganiser la gestion : - de linformation : FREEMIND vous aide grer toutes les informations dont vous disposez et vous permet notamment de crer des liens hypertextes permanents vers dautres sources dinformations plus consquentes, - de bases de donnes : FREEMIND peut vous servir mettre en place une petite base de donnes volutive, - de notes personnelles : FREEMIND vous permet de conserver un ensemble de notes et remarques proposant des liens que vous pouvez dvelopper lenvi, - des recherches Internet : FREEMIND vous offre la possibilit dtre plus efficace dans vos recherches Internet laide de Google ou dautres sources, - des favoris Internet : FREEMIND vous offre la possibilit de conserver des commentaires sur vos favoris Internet ou vos bookmarks ; ralisation de projets : les fonctionnalits de FREEMIND en font un outil trs adapt pour llaboration : - de projets : FREEMIND vous permet dorganiser la ralisation de vos projets en vous aidant dfinir les objectifs atteindre, ainsi que ltat davancement de chacun dentre eux, - de documents : FREEMIND vous aide lcriture de vos documents notamment grce lapplication des principes du brainstorming, mais aussi en vous indiquant ce qui est fait et ce qui reste faire par ordre de priorit. Attention, il faut installer Java pour le faire fonctionner. Toutes les prcisions sont dans le e-book.

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Pour finir, voici deux petites cartes heuristiques ralises avec Freemind : les preuves du concours dattach et dingnieur territorial, et un exemple de classification de formations sur leau. Bien videmment, ces cartes peuvent contenir des notes de bas de page, des images, des liens hypertexte, etc., pour donner toute leur puissance. tester pour gagner du temps avec un minimum dinvestissement. Nhsitez pas zoomer !

A suivre dans notre e-book (148 pages) : http://www.territorial.fr/PAR_TPL_IDENTIFIANT/587/TPL_CODE/TPL_OUVR_NUM_ FICHE/PAG_TITLE/Gagner+un+jour+par+semaine+avec+le+mind+mapping/53dossiers-d-expert.htm

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