Departamento de Soporte Tcnico Aspel de Mxico, S. A. de C. V.

22/12/2011 1

Aspel-SAE 5.0
Nuevas funciones y caractersticas

Aspel-SAE 5.0 Controla el ciclo de todas las operaciones de compra-venta de la empresa como:
inventarios, clientes, facturacin, cuentas por cobrar, vendedores, compras, proveedores y cuentas
por pagar; automatizando eficientemente los procesos administrativos relacionados y asegurando
el cumplimiento de las disposiciones fiscales. Adems permite conectar y controlar de manera
integral las sucursales de la empresa. Ofrece reportes, estadsticas, grficas y consultas de alto
nivel que colaboran en la oportuna toma de decisiones y desarrollo de estrategias comerciales.

Con esta versin Aspel-SAE 5.0:

Se otorga a nuestros clientes la funcionalidad que a lo largo del tiempo y uso nos han
solicitado, satisfaciendo de mejor manera sus necesidades.
Se proporciona una herramienta fcil, eficiente, verstil y robusta, no slo para las Micro y
Pequeas empresas, sino tambin para acompaar a estas durante su crecimiento. Por
ello, ofrecemos una gran cantidad de funciones como el manejo de sucursales, para seguir
siendo el sistema preferido por las empresas.
A continuacin se presentan algunas de las nuevas funciones y caractersticas:


1. Base de datos.

Base de datos en formato FIREBIRD.
Aspel-SAE 5.0 instala la versin 2.5 de dicho manejador.
Adems desde el instalador se podr definir para que el formato sea SQL Server.

La base de datos de Aspel-SAE 5.0 est contenida en un solo archivo con extensin FDB que
encapsula las tablas que constituyen la base de datos.


2. Abrir empresa.

En la ventana de abrir empresa se especifican los datos del propietario, con lo que el cliente puede
verificar que est a su nombre la licencia.
















Figura 1. Acceso a la empresa a trabajar.

Departamento de Soporte Tcnico Aspel de Mxico, S. A. de C. V.
22/12/2011 2


3. Configuracin de Base de Datos.

Ruta de Acceso: Configuracin / Parmetros del Sistema / Configuracin de BD/ Pestaa Tipo
de Conexin / Local Remota o Archivo/ establecer tipo de conexin.

Gracias a la nueva tecnologa incorporada en Aspel-SAE 5.0 es posible realizar una conexin
remota a travs de Internet entre oficinas o sucursales, lo cual consiste en una serie de SAEs
instalados de forma local en equipos distribuidos remotamente, es necesario seleccionar el tipo de
conexin que se utilizar en cada una de las sucursales.

























4. Parmetros

Decimales y Tiempos de Respuesta.

Ruta de Acceso: Configuracin / Parmetros del Sistema / Parmetros Generales / Generales.
Se puede definir cuntos decimales se manejaran al capturar cantidades de existencias, costos y
precios, lo cual permite una mayor exactitud.





Figura 2. Definicin de tipo de conexin.

Departamento de Soporte Tcnico Aspel de Mxico, S. A. de C. V.
22/12/2011 3























Campos libres
Ruta de Acceso: Configuracin / Parmetros del Sistema / y en los diferentes Mdulos de
Sistema.

Se cuenta con hasta 20 campos libres en los mdulos de Clientes, Proveedores, Inventarios,
Facturas y Compras, pudiendo ser por documento y por partida segn las necesidades, para estos
campos se pueden personalizar sus etiquetas desde los Parmetros del sistema y se definen en
cada catlogo. Los campos libres son de gran utilidad para capturar datos adicionales, importantes
para el manejo con clientes que tienen alguna addenda o complemento.




















Figura 4. Configuracin de campos libres.
Figura 3. Configuracin de decimales.

Departamento de Soporte Tcnico Aspel de Mxico, S. A. de C. V.
22/12/2011 4

Manejo de Flete
Ruta de Acceso: Configuracin / Parmetros del Sistema / Inventarios/ Servicio para flete.

a) Manejo de Flete: En versiones anteriores se proporcionaba el flete desde la cabecera de la
captura de documentos y se indicaba en los parmetros de configuracin la retencin de
impuestos, ahora el flete se maneja como un servicio ms dentro del catlogo de inventarios,
obteniendo la retencin de impuestos mediante el esquema asociado a dicho servicio, el
servicio se define en los Parmetros del sistema.

b) Manejar almacn de devolucin: En esta versin, el sistema permite configurar uno de los
almacenes como "Devolucin", de esta forma, al dar de alta un documento de tipo
"Devolucin", el sistema sugerir el almacn configurado en esta seccin.






















Facturas
Ruta de Acceso: Configuracin / Parmetros del Sistema / Factura.

a) Alta de nmeros de serie en ventas: Con esta opcin, el sistema permite registrar
nmeros de serie al momento de realizar una venta o devolucin.
b) Facturar sin capturar lotes y pedimentos: Cuando los productos manejan Lotes y
Pedimentos, al habilitar este parmetro, el sistema permite vender dichos productos an
sin seleccionar el lote o pedimento con el que estn relacionados. En caso de no activarlo,
el sistema no permite la venta de este tipo de productos si no se le indica su lote o
pedimento correspondiente.
c) Permitir venta de productos caducos: Activando esta opcin, el sistema permitir la
venta de productos caducos.
d) Almacn: Al activar esta opcin, al elaborar un documento de venta, el sistema permitir
capturar el almacn del que provienen los productos por cada partida.
e) Costo del producto: Al habilitar esta opcin, se podr visualizar el costo de cada producto
en la partida.
f) Campos libres: En esta seccin, se podrn dar de alta hasta 20 campos libres por
documento y 20 por partida.

Figura 5. Configuracin del manejo de flete y almacn de devolucin.

Departamento de Soporte Tcnico Aspel de Mxico, S. A. de C. V.
22/12/2011 5





























Factura Electrnica.
Ruta de Acceso: Configuracin / Parmetros del Sistema / Factura Electrnica.

Para mayor claridad, los parmetros relacionados a Factura electrnica se agrupan en una seccin
exclusiva, y se definen de una manera ms clara adems en este tema se tienen nuevas
caractersticas.



















Figura 7. Parmetros de Factura Electrnica.
Figura 6. Nuevas opciones en la seccin "Generales"

Departamento de Soporte Tcnico Aspel de Mxico, S. A. de C. V.
22/12/2011 6

Series y Folios de Documentos de Facturas.
Ruta de Acceso: Configuracin / Parmetros del sistema / Facturas / Por documento/ formato
para folios y el icono o tambin en la seccin de Factura Electrnica/ Configuracin de
comprobantes/ Botones de y

Cambia el concepto de "Folio" de SAE 4.6. Ahora, se definen "Series" as como el "Folio" de la
misma.
Se puede definir un nmero ilimitado de SERIES (hasta 10 caracteres)
Los folios de las mismas pueden ser de hasta 10 dgitos.
Por cada folio se puede definir:
o una alineacin del mismo,
o un formato de emisin,
o un archivo de configuracin de captura y,
o en el caso de Series marcadas como DIGITALES un Certificado de Sello digital y Lugar
de Expedicin.


























Bitcora del Sistema.
Ruta de Acceso: Configuracin / Parmetros del Sistema / Bitcora del Sistema o Utileras /
Bitcora del Sistema.

Una nueva funcionalidad consiste en la generacin de una bitcora del sistema donde se registran
los movimientos realizados por los usuarios en el sistema. En esta seccin se definen las
operaciones por las que se debe generar un registro en la bitcora.




Figura 8. Configuracin de folios para facturas.


Departamento de Soporte Tcnico Aspel de Mxico, S. A. de C. V.
22/12/2011 7

































5. Control de archivos
Ruta de acceso: Men Utileras / Control de archivos o con el icono

El sistema provee una nueva interfaz de Control de archivos donde se podr diagnosticar y
recuperar varios archivos al mismo tiempo con una sola instruccin, pues se pueden seleccionar
varios archivos a la vez, ya sea con la opcin o al ubicarse en el
Concepto automticamente se realiza el mantenimiento en las tablas relacionadas al mismo.
Desde esta ventana se pueden crear nuevas bases de datos, exportar a otros manejadores,
respaldar y restaurar la base de datos actual.
Figura 9. Configuracin de la bitcora del sistema.

Departamento de Soporte Tcnico Aspel de Mxico, S. A. de C. V.
22/12/2011 8




















6. Asistente de Respaldo de archivos.
Ruta de Acceso: Utileras / Respaldo de archivos / Generacin de respaldo o con el icono .

El asistente para la generacin y reinstalacin de respaldos adquiere la misma interfaz que los
dems sistemas de la lnea Aspel, simplificando el proceso de respaldo de la informacin. La
generacin de respaldos permite respaldar:

Base de Datos.
Archivos de configuracin.
Imgenes de productos
Parmetros del sistema.
Comprobantes Fiscales Digitales.
Rutas de Reportes.
Archivos de sistema.
Perfiles de usuario.
Bitcora del sistema.
Documentos asociados.
INFOWEB.
DAC.



















Figura 11. Respaldo de Base de Datos.
Figura 10. Ventana de Control de Archivos.

Departamento de Soporte Tcnico Aspel de Mxico, S. A. de C. V.
22/12/2011 9


7. Traductor de Archivos.

Ruta de acceso: Men Utileras / Traduccin de datos.

La traduccin de archivos a Aspel-SAE 5.0 es partir de las versiones 4.x. La traduccin podr ser
entre diferentes nmeros de empresa sin tener la necesidad de renombrar archivos, esto desde el
asistente de Traduccin.




















Figura 12. Asistente de traduccin de datos.

Departamento de Soporte Tcnico Aspel de Mxico, S. A. de C. V.
22/12/2011 10


CLIENTES Y CUENTAS POR COBRAR

8. Expediente del Cliente

Ruta de Acceso: Mdulos / Clientes y cuentas por cobrar / Clientes / Modificando o dando de
alta un cliente nuevo o con los iconos

Datos Generales del Cliente.
Se amplan los campos de razn social y direccin de los clientes, adems de presentar el
desglose de la direccin requerido por el SAT para la emisin de Comprobantes Digitales:
Campo CLAVE a 10.
Campo NOMBRE a 120.
Campo COLONIA a 50.
Campo POBLACION a 50.
Campo MUNICIPIO a 50.
Campo ESTADO a 50.
Campo PAIS a 50.

Registro de clientes con sucursales.
En la pestaa "Datos generales" se agrega la posibilidad de definir si se trata de una Matriz o
Sucursal. Si se selecciona Sucursal, se le podr asociar a alguna de las empresas matrices
registradas. Esto permite obtener reportes como el Estado de Cuenta y Antigedad de Saldos
consolidados por matriz o de forma individual por sucursales.

Definicin de Cliente con o sin Crdito.
En la pestaa "Datos de ventas" se indica si el cliente tiene o no Crdito. Por omisin, los clientes
NO manejan crdito. Con base en la configuracin de este campo el sistema har validaciones al
generar documentos de venta, de tal forma que:
a) Se agilice el alta de documento presentando las opciones de Condiciones y Formas de pago
dependiendo de si se tiene crdito o no.
b) En el caso de clientes de Contado, NO se almacene el documento de venta hasta que el
documento haya sido pagado.

Seccin Datos de Envo del Cliente.
Se agrega una seccin con los Datos de Envo del cliente, con el mismo desglose que para la
direccin. Estos datos se sugerirn al agregar una factura o remisin.

Departamento de Soporte Tcnico Aspel de Mxico, S. A. de C. V.
22/12/2011 11





































Estatus del cliente.
Ruta de Acceso: Mdulos / Clientes y cuentas por cobrar / Clientes / Men Edicin, opcin
Cambiar estatus

Ahora el sistema cuenta con un nuevo estatus nombrado Moroso, el cual aplica para clientes en el
proceso llamado Cambiar Estatus.

Moroso
El estatus "Moroso" tiene la finalidad de contar con una forma de identificar aquellos Clientes que
presentan algn tipo de problema de pago en sus cuentas por cobrar (antes slo se tenan los
estatus Activo y Suspendido). En Perfiles del usuario se agrega un perfil, para permitir o no
facturarle a los clientes con ese estatus.

Figura 13. Configuracin del Expediente del Cliente.

Departamento de Soporte Tcnico Aspel de Mxico, S. A. de C. V.
22/12/2011 12



9. Cambio masivo de estatus.

Esta funcin permite cambiar de estatus Activo a Moroso o viceversa con base en la definicin de
criterios como: saldos vencidos y das de vencimiento de las CxC (la opcin est disponible en el
men y en la barra de herramientas de la consulta de clientes).






























10. Autorizacin de venta para clientes con saldo vencido.

a) Al momento de Facturar o remisionar se valida si el cliente tiene status MOROSO, de ser
as, se muestra un mensaje solicitando USUARIO y CONTRASEA para autorizar la
operacin, en caso de que el usuario en ese momento no tenga el permiso para autorizar
la venta, el sistema solicitar otra clave que si tenga el atributo.
b) La autorizacin solo aplica en Facturas y Remisiones, pero el sistema notifica mediante un
mensaje en todos los documentos de facturas.
Figura 14. Seleccin de estatus del cliente

Departamento de Soporte Tcnico Aspel de Mxico, S. A. de C. V.
22/12/2011 13























11. Consulta de saldos vencidos por cliente.

Cuando un cliente tiene Estatus Moroso, se habilita una ventana de consulta de saldo vencido del
cliente, en la que se muestra el nmero de documento, fecha de vencimiento y saldo vencido y se
puede imprimir est listado para un mejor seguimiento.















12. Actualizacin de Fechas de Entrega.

Ruta de Acceso: Clientes y CXC/ Estado de Cuenta del Cliente.

Esta opcin permitir modificar la fecha de entrega de un documento y al hacerlo el sistema
actualizar la fecha de vencimiento dependiendo de los das de crdito.

Figura 15. Configuracin del manejo de flete.
Figura 16. Verificacin de la consulta de los saldos.

Departamento de Soporte Tcnico Aspel de Mxico, S. A. de C. V.
22/12/2011 14

























13. Recepcin de pagos Multidocumentos.

Ruta de Acceso: Mdulos / Clientes y cuentas por cobrar / Clientes / Men Edicin/ Recepcin
de pagos Multidocumento.

Esta nueva opcin permite registrar en una misma ventana de captura varios abonos a un cliente
en particular. Por ejemplo, registrar los pagos a diferentes facturas que adeuda el mismo cliente ya
se puede en un solo ventana.






















Figura 18. Manejo de la recepcin de pagos multidocumentos.
Figura 17. Actualizacin de fechas de entrega.

Departamento de Soporte Tcnico Aspel de Mxico, S. A. de C. V.
22/12/2011 15



REPORTES DE CLIENTES

Ruta de Acceso: Men Reportes / Reportes de Clientes o desde el Modulo de Clientes /
Reportes.

14. Nuevas opciones de filtrado en reportes.
Todos los reportes del mdulo de Cuentas por cobrar se pueden filtrar por estatus del cliente:
Activo, Suspendido o Moroso.

Se incluyen criterios de filtro por vendedor (rango de claves y zona) en todos los reportes del
mdulo.
Se incluyen los criterios de ordenamiento: Cliente, Zona y Vendedor en los reportes de
Control de Cobranza (Documentos a Revisin, Documentos por cobrar y Abonos del
Periodo).
Los reportes de clientes como se pueden filtrar por Clientes CON Crdito y SIN Crdito.
Se incluyen filtros que permiten elegir el o los contactos a mostrar en los reportes de Control
de Cobranza (Documentos a Revisin, Documentos por Cobrar, Abonos del periodo).
Se modifican los reportes de Folio de CxC, Control de cobranza (Documentos a Revisin,
Documentos por cobrar, Abonos del Periodo) y Antigedad de saldos para el filtro: Todos,
Entregado y No Entregado.
Se permite filtrar por tipo de empresa (Matriz, Sucursal) y rango de lista de precios: Catlogo
de clientes, Etiquetas, Cobranza general, Antigedad de saldos.















Figura 19. Opciones de filtro por estatus.

Departamento de Soporte Tcnico Aspel de Mxico, S. A. de C. V.
22/12/2011 16


Reporte de clientes agrupados y ordenados por Matriz Sucursal.
Permitir desplegar el Reporte de estado de cuenta general y detallado, consolidado y ordenado por
matriz, segn se haya definido al cliente.











































Figura 20. Opciones de filtrado Matriz Sucursal.

Departamento de Soporte Tcnico Aspel de Mxico, S. A. de C. V.
22/12/2011 17


Filtro de monedas en los reportes de clientes.
Se agrega un filtro de moneda en los siguientes reportes:
a) Por concepto,
b) Resumen de movimientos,
c) Pronstico de cobranza,
d) Antigedad de saldos,
e) Documentos a revisin,
f) Documentos por cobrar,
g) Abonos del periodo.
























15. Reporte de historial crediticio del cliente.

Se crea el reporte del Historial Crediticio del Cliente, el cual es un derivado del reporte del estado
de cuenta detallado. Se imprime para cada cliente con sus datos completos y todos los
movimientos que tenga registrados. En cada movimiento se imprime el nmero de documento,
fecha de aplicacin y vencimiento, documento al que se hace referencia, monto del movimiento y
saldos. Tambin incluye clculos de das de crdito utilizados. Con lo que se tiene claramente una
vista del cliente.

Figura 21. Filtrado de Monedas en antigedad de saldos.

Departamento de Soporte Tcnico Aspel de Mxico, S. A. de C. V.
22/12/2011 18



16. Reporte de lista de precios por cliente.

Reporte que presenta la lista de precios asignado a cada uno de los clientes.


17. Conversin a otros tipos de moneda en reportes de clientes.

Los reportes de clientes:
a) Estado de Cuenta General
b) Estado de Cuenta Detallado
c) Historial crediticio
d) Acumulado de Clientes
e) Cobranza general
f) Pronstico de Cobranza

Se pueden presentar en una moneda diferente a la moneda base. El usuario selecciona la
moneda deseada, el sistema sugerir el tipo de cambio del catlogo pero permitir su modificacin
por el que se desea que se realicen las conversiones.


Departamento de Soporte Tcnico Aspel de Mxico, S. A. de C. V.
22/12/2011 19


INVENTARIOS

18. Claves Alternas.
Ruta de Acceso: Inventarios / Productos y servicios / Icono Agregar / Botn .

Se adiciona al sistema la posibilidad de asignar a los productos Claves alternas tanto de
Proveedores como de Clientes y una ms sin asociacin. El sistema valida que no se repitan las
claves con la principal y ni con otros productos.





























19. Foto del producto.
Ruta de Acceso: Inventarios / Productos y servicios / Icono Agregar

Es posible incluir la foto del producto en el catlogo de inventarios y podrs visualizarla en pantalla
de captura en los mdulos de Compras y Facturas.
Figura 22. Definicin de claves alternas para clientes y para proveedores.

Departamento de Soporte Tcnico Aspel de Mxico, S. A. de C. V.
22/12/2011 20
























20. Listas de Precios.

Ruta de Acceso: Inventarios / Productos y servicios / Archivo / Listas de Precios.

El sistema cuenta ahora con un catlogo de listas de precios, por lo que es posible definir listas de
precios por cliente y tambin es posible definir un nmero ilimitado de listas de precios. Cuenta con
las opciones de agregar, modificar, eliminar, actualizar, publicar en Internet, exportar, copiar al
portapapeles, desplegar lista de precios; esta ltima para visualizar el precio de cada producto. La
eliminacin de una Lista de Precios consistir en un cambio de Estatus a BAJA.

Para importar la lista de precios es necesario primero desplegar la lista de precios.
















Figura 23. Asignacin de imagen del producto.
Figura 24. Catlogo de lista de precios.
Icono para desplegar
lista de precios.

Departamento de Soporte Tcnico Aspel de Mxico, S. A. de C. V.
22/12/2011 21



















Es importante sealar que cada lista de precios puede configurarse a un cliente en especfico o
incluso uno o varios almacenes.



















Figura 26. Configuracin de lista de precios 1 al cliente 1.
Figura 25. Productos con precio al pblico (Lista desplegada).
Icono para importar
lista de precios.

Departamento de Soporte Tcnico Aspel de Mxico, S. A. de C. V.
22/12/2011 22


21. Almacenes.

Ruta de Acceso: Inventarios / Productos y servicios / Archivo / Almacenes.

El sistema ahora cuenta con un catlogo de almacenes. Por cada almacn se puede definir

a) Datos informativos como: descripcin, direccin, telfono y responsable.
b) Datos para procesos: Cuenta contable, Lista de precios y conceptos de movimientos al
inventario para el traspaso entre almacenes (Entrada y Salida).
c) Se puede dar de alta un nmero ilimitado de almacenes.

El agregar un almacn, modificarlo o eliminarlo se encuentra restringido por Perfiles de Usuario. No
se puede eliminar un Almacn si tiene productos (los almacenes "eliminados" queda con un estatus
de Baja, pero no son borrados). Adems ya no existen restricciones sobre el nmero de pestaas
que pueden agregarse a la consulta de Multialmacenes.





















22. Nmeros de Serie.

Ruta de Acceso: Inventarios / Productos y servicios / Archivo / Nmeros de series.

Nueva consulta de tipo rbol en el que se pueden consultar los productos y los nmeros de serie
que contiene ese producto. En ella se muestra el listado de Nmeros de Serie, su estatus y el
almacn donde se presenta el ltimo movimiento. Al dar clic se puede visualizar su historial
incluyendo todos los movimientos en cualquiera de los almacenes.
Figura 27. Consulta de catlogo de almacenes.

Departamento de Soporte Tcnico Aspel de Mxico, S. A. de C. V.
22/12/2011 23


























23. Consulta de Lotes y Pedimentos.

Ruta de Acceso: Inventarios / Productos y servicios / Archivo / Lotes y Pedimentos.

Consulta en la que se despliegan todos los lotes y pedimentos de los productos, con las opciones
de Agregar, Modificar, Eliminar, Imprimir, Exportacin, Copiar a Portapapeles. Se manejan dos
niveles de rbol para la consulta: en el primero se muestra la informacin de los pedimentos y en el
segundo los lotes y productos contenidos.
















Figura 28. Consulta de nmeros de series.
Figura 29. Consulta de Lotes y Pedimentos.

Departamento de Soporte Tcnico Aspel de Mxico, S. A. de C. V.
22/12/2011 24



24. Tiempo de entrega y costo de producto por proveedor.

Ya no existen limitantes para indicar el nmero de proveedores por cada producto, adems se
puede indicar por proveedor el tiempo de entrega en das y el precio de compra del producto. En
particular el precio de compra se actualiza automticamente al registrar las compras del producto e
incluso cuando se registran directamente movimientos al inventario.
























25. Consulta de Costos y Tiempo de Entrega.

Ruta de Acceso: Inventarios / Productos y servicios / Archivo / Costos y Tiempo de Entrega.

Consulta partiendo de un men de rbol en el que se pueden consultar los productos y los
proveedores que se tienen de ese producto. Se muestra el listado de proveedores indicando el
costo y tiempo de entrega que ofrece, as como las existencias totales del producto. Esta consulta
nace de configurar correctamente los proveedores, tiempo de entrega y costo a los productos del
inventario.
Figura 30. Definicin de proveedores, tiempo de entrega y costo del producto.


Departamento de Soporte Tcnico Aspel de Mxico, S. A. de C. V.
22/12/2011 25





















26. Lista de Productos Sustitutos.

Ruta de Acceso: Inventarios / Productos y servicios / Archivo / Lista de productos sustitutos.

El sistema cuenta con una opcin para agregar, modificar y eliminar listas de productos sustitutos,
mismas que se presentarn a travs de botones de ayuda en los mdulos de Compras y Ventas.















Mediante el icono Configurar Sustitutos se agrupan los productos cuyas caractersticas son
similares.
Figura 32. Catlogo de Listas de Productos Sustitutos.
Icono "Configurar
sustitutos"
Figura 31. Consulta de Costos y tiempo de entrega.

Departamento de Soporte Tcnico Aspel de Mxico, S. A. de C. V.
22/12/2011 26
















27. Reporte de Existencias y costos

Ruta de Acceso: Reportes / Reportes de inventarios / Movimientos al inventario / Existencias y
costos.

Con este reporte se podr conocer el costo del inventario a una fecha determinada.



















Figura 33. Asignacin de Productos con caractersticas similares a una lista de productos sustitos.
Figura 34. Filtro para el reporte de Existencias y costos.

Departamento de Soporte Tcnico Aspel de Mxico, S. A. de C. V.
22/12/2011 27


28. Reconstruccin de Existencias y costos.
Ruta de Acceso: Inventarios / Productos y servicios / Icono Krdex del producto .

Desde el Krdex de productos se puede ejecutar una herramienta que permite realizar la
reconstruccin de Existencias y Costos del mismo . Esta herramienta permite:

1. Editar el orden de ocurrencia de los movimientos al inventario.
2. Editar el costo promedio y las existencias del inventario.
3. Re calcular los costos aplicando los cambios realizados.
IMPORTANTE: Esta herramienta slo se puede aplicar sobre movimientos generados en
Aspel-SAE 5.0.






















29. Importacin de Informacin desde Microsoft Excel

Se cuenta con un asistente para la importacin de archivos desde Excel con el cual se podr
importar:

Catlogo de Clientes.
Catlogo de Proveedores.
Catlogo de Inventarios.
Catlogo de Productos
Listas de precios.
Movimientos al inventario.
Gastos Indirectos.
Inventario Fsico
Figura 35. Reconstruyendo Existencias y Costos.

Departamento de Soporte Tcnico Aspel de Mxico, S. A. de C. V.
22/12/2011 28


Importacin del Catlogo de Inventarios.
Ruta de Acceso: Mdulos / Inventarios / Productos y Servicios / Edicin / Importacin o con el
icono .

Al ingresar a esta opcin se inicia un asistente que guiar paso a paso en el proceso de
importacin:

Bienvenida: En esta ventana se da una breve introduccin de lo que es el proceso de
importacin de informacin, adems de indicar algunas sugerencias antes de realizar el
proceso. Aqu tambin se configuran las definiciones para la importacin, entendiendo como
definicin, a la plantilla que contendr los parmetros a considerar para la importacin, lo
que ayudar a evitar el definir dichos parmetros cada vez que se realiza la importacin.
























Archivo de importacin: En esta ventana se selecciona el tipo de archivo a importar, el
cual puede ser archivo de Texto, Libro de Excel o Documento XML, tambin se debe indicar
la ruta donde se encuentra el archivo que contiene la informacin, adems de indicar que
operacin se desea realizar: agregar informacin o actualizar los datos existentes.
Adicionalmente se indica el tipo de asociacin de la informacin, que puede ser Automtica
(se asociarn los campos con las columnas recuperadas del archivo de Excel en el mismo
orden), o Manual (la asociacin de los campos con las columnas sern definidas por el
usuario).


Figura 36. Ventana de bienvenida del asistente de importacin.

Departamento de Soporte Tcnico Aspel de Mxico, S. A. de C. V.
22/12/2011 29





















Archivos de Texto: Para la importacin de informacin mediante este tipo de archivo se
necesita realizar dos pasos adicionales, uno en el que se define el formato de la informacin,
delimitado o ancho fijo, y el otro en donde se define el carcter separador de la informacin,
con estos datos el asistente organiza la informacin y puede identificarla por campos.


























Figura 37. Ventana para indicar el tipo de archivo y ruta.
Figura 38. Definicin del carcter que delimita la informacin en los archivos de texto plano.


Departamento de Soporte Tcnico Aspel de Mxico, S. A. de C. V.
22/12/2011 30


Asociacin de la informacin: Si el tipo de asociacin que se seleccion fue Manual, en
este paso se deber asociar cada valor contenido en el archivo de importacin a su campo
correspondiente en la base de datos del sistema. Si el tipo de asociacin que se seleccion
fue Automtica, se mostrar la informacin ya asociada a cada campo.



















La informacin que no est contemplada en la ventana de asociacin de informacin se deber
capturar desde el detalle del producto o servicio en el catlogo de productos y servicios.

Vista preliminar: En esta ventana se muestra una vista previa de cmo quedar la
informacin una vez importada, en caso de identificar que un campo est en una columna
que no le corresponde, se podr regresar a hacer la correccin. Aqu tambin se observa el
nmero de registros a actualizar, a agregar, si hay registros con error y el nmero total de
entradas que se realizaron.


















Figura 39. Asociacin de la informacin.

Figura 40. Vista preliminar de los datos a importar.


Departamento de Soporte Tcnico Aspel de Mxico, S. A. de C. V.
22/12/2011 31


Captura de movimientos al inventario por archivo
Ruta de Acceso: Inventarios / Productos y servicios / Archivo / Movimientos al Inventario /
Edicin / Importacin o con el icono .

Este proceso se pueden registrar movimientos al inventario como: Compras, Devoluciones de
venta, Entrada de fabricacin, Cancelacin de factura, Ajustes, Entrada por traspaso, Ventas,
Devoluciones de Compras, Salida a fabricacin, Prdidas, Mermas, Cancelacin de Venta,
Cancelacin de compra, Salida por traspaso y todos aquellos conceptos que se vayan agregando
al catlogo de conceptos de movimientos al inventario. Se recomienda utilizar este mtodo de
captura cuando hay una gran cantidad de movimientos al inventario que registrar y stos se tengan
que capturar con frecuencia, permitiendo ahorrar tiempo y recursos en la captura de los
movimientos. El asistente de importacin es muy similar al de importacin de catlogo de
productos y servicios.






















30. Movimientos al inventario.

Ruta de Acceso: Inventarios / Productos y servicios / Archivo / Movimientos al Inventario.

Se agrega al detalle del movimiento al inventario el Tipo de documento que le dio origen, pudiendo
ser: Remisiones, Facturas, Devolucin de Venta, Recepcin, Compra, Devolucin de Compra o
Movimientos al Inventario. Estos datos se incluyen en los criterios de filtros en consultas y de
emisin de los reportes en los que aplique. Se agrega la posibilidad de poder visualizar desde la
consulta de Movimientos al Inventario el documento de Venta o Compra que le dio origen.
Figura 41. Asistente de captura de movimientos al inventario.


Departamento de Soporte Tcnico Aspel de Mxico, S. A. de C. V.
22/12/2011 32





























31. Conceptos de movimientos al inventario.

Ruta de Acceso: Inventarios / Productos y servicios / Archivo / Conceptos de Movimientos al
Inventario.

Se modifica el tratamiento de los conceptos de movimientos al inventario. Ya no existe restriccin
con relacin al tipo de movimiento (entrada o salida) con base en el nmero de concepto. Esa
caracterstica se define directamente en cada concepto del catlogo y ya no hay lmite en el
nmero de conceptos que se pueden registrar.

Figura 42. Nueva consulta de movimientos al inventario.
Tipo de documento que
dio origen al movimiento

Consulta el documento que
dio origen al movimiento

Departamento de Soporte Tcnico Aspel de Mxico, S. A. de C. V.
22/12/2011 33


FACTURAS Y VENDEDORES

32. Captura por partida.

Almacn en Remisiones o Facturas.
Observaciones y campos libres.
Seleccin de varios lotes por partida.































33. Productos Caducos.

Se podrn vender productos caducos a travs de la configuracin del Parmetro:
.


34. Productos Sustitutos.

Al momento de facturar es posible facturar cualquiera de la lista de productos el cual se puede
acceder con CTRL+F2.
Figura 43. Seleccin de Almacenes en el documento.

Departamento de Soporte Tcnico Aspel de Mxico, S. A. de C. V.
22/12/2011 34



35. Direccin detallada de envo.

Se tiene un mayor detalle en la direccin de envo. Por omisin, el sistema sugiere los datos
registrados en el catlogo de clientes.




























36. Forma de pago.

La forma de pago a sugerir se tomar del cliente si tiene crdito o no, sino tiene crdito, la forma de
pago por omisin es CONTADO y se mostrar la interfaz para Recepcin de Pagos, en el cual se
valida que los movimientos capturados salden el documento, caso contrario, se manda un mensaje
de error y no se permite cerrar la ventana.

La forma de pago se visualizar con los clientes que tengan crdito y dependiendo del perfil del
usuario, se podr modificar. (En perfiles se tiene un parmetro llamado MODIFICAR LA FORMA
DE PAGO en facturas para determinar si se permite la edicin de la forma de pago.)
Figura 44. Captura y seleccin de los datos de envo.

Departamento de Soporte Tcnico Aspel de Mxico, S. A. de C. V.
22/12/2011 35


















37. Cancelacin de Documentos.

Se pueden cancelar Pedidos parcialmente remitidos o facturados. El documento queda con el
status "Pendiente Cancelada".

38. Devoluciones.

Se pueden devolver productos a un almacn diferente al que se vendi. Esto permite habilitar
procesos de revisin de los productos devueltos antes de ser considerados como disponibles para
la venta nuevamente.

39. Documentos digitales

Ruta de Acceso: Catlogo de Productos y servicios, Clientes, Proveedores y Facturas y
vendedores o presionando el icono .

Se cuenta con un almacn de documentos digitales comn para los sistemas de la lnea Aspel.

Este almacn estar disponible en el catlogo de Productos y servicios, Clientes, Proveedores y
Facturas y vendedores.

Dentro de la ventana de Documentos asociados, se podr generar una carpeta para clasificar los
documentos que se vayan almacenando, teniendo as un mejor control y acceso a los mismos.
Figura 45. Predeterminar la forma de pago.

Departamento de Soporte Tcnico Aspel de Mxico, S. A. de C. V.
22/12/2011 36














40. CFD y CFDI.

Guardar copia de CFD.
En los CFD's, en el dilogo de totales se permite guardar una copia del CFD con extensin *.xml y
*.xsd, donde lo especifique el usuario, sugiriendo la ltima ruta utilizada para guardar la copia de
CFD, pero sin sugerir el nombre del archivo. Se mantiene el botn "Guardar Como" en el visor de
CFD. El directorio donde se guardar la original es la ruta de trabajo del sistema.



















Figura 46. Almacn digital de documentos para los sistemas Aspel.
Figura 47. Guardando copia del comprobante.


Departamento de Soporte Tcnico Aspel de Mxico, S. A. de C. V.
22/12/2011 37


Envo masivo de CFD.
Ruta de Acceso: Facturas/ Edicin/ Envo masivo de CFDs.

Este proceso se emplea para enviar varios Comprobantes Fiscales Digitales tanto CFDs y CFDIs
de un cliente en particular al mismo tiempo, las veces que sea necesario.
















41. Consultas.

Las consultas son de gran importancia para el sistema por lo que se agregan y mejoran
caractersticas que brindan valor aadido a la informacin.

Personalizacin de consultas
Ordenamiento de las columnas. Se brinda la facilidad de poder aplicar un ordenamiento a
las columnas de cualquier consulta con solo presionar el titulo de la columna, el
ordenamiento podr aplicarse de forma ascendente o descendente.
Filtros avanzados. Esta caracterstica de las consultas resulta ser de gran utilidad para
aplicar filtros rpidamente o personalizarlos tal como se acostumbra en hojas de clculo.
Configurar columnas. La configuracin de columnas sirve para poder generar sub-
agrupaciones con el simple hecho de arrastrar los ttulos de las columnas a la zona
designada para esta funcin, de esta forma se pueden generar tantos grupos como
columnas se tenga para tener la facilidad de poder tratar a las consultas como tablas
dinmicas en hojas de clculo.
Configurar totales. Cada agrupacin generada por la configuracin de columnas permite
aplicar operaciones bsicas como Conteo, Suma, Mnimo, Mximo y Promedio.
Figura 48. Envo masivo de CFD.

Departamento de Soporte Tcnico Aspel de Mxico, S. A. de C. V.
22/12/2011 38

































Exportacin de Consultas
Las consultas cuentan con la facilidad de poder ser exportadas a los formatos ms usados en el
mercado con la finalidad de expandir las posibilidades de explotacin de la informacin que puede
brindar el sistema. Las consultas que permiten esta funcin es:
Productos y Servicios.
Movimientos al inventario.
Multialmacn.
Listas de precios.
Lneas.
Lotes y Pedimentos.
Series.
Productos por Proveedor.
Clientes.
Cobros del da.
Movimientos de Cuentas por Cobrar.
Proveedores.
Pagos del da.
Movimientos de Cuentas por pagar.
Compras
Facturacin

Figura 49. Aplicacin de un subgrupo arrastrando la columna puestos.
Arrastrar el ttulo de la columna al rea
definida para crear agrupaciones.

Departamento de Soporte Tcnico Aspel de Mxico, S. A. de C. V.
22/12/2011 39



PROVEEDORES

42. Expediente del proveedor.

Ruta de Acceso: Proveedores y Cuentas por Pagar / Proveedores / Expediente.

Ampliacin de los campos de razn social y direccin de los proveedores. Los principales cambios
son:
a) Campo CLAVE a 10 caracteres.
b) Campo NOMBRE a 120 caracteres.
c) Campo COLONIA, POBLACION, MUNICIPIO, ESTADO Y PAIS a 50 caracteres.

Opcin de Manejo de Crdito con Proveedores.
Ruta de Acceso: Proveedores y Cuentas por Pagar / Proveedores / Expediente.

Se tiene la opcin de Manejo de Crdito. Esto a travs de una casilla de verificacin para indicar
que se manejar crdito con dicho proveedor, los das y el lmite de crdito. Por omisin la casilla
estar desactivada para nuevos proveedores.




















Adems se pueden definir datos como: Forma de pago, Titular o Beneficiario, Banco, Sucursal,
Cuenta, Clabe, etc. Estos datos se definirn en funcin de la forma de pago que se seleccione.
Este proceso agiliza el proceso de autorizacin de pagos.

Figura 50. Definicin de manejo de crdito, das y lmite de crdito.

Departamento de Soporte Tcnico Aspel de Mxico, S. A. de C. V.
22/12/2011 40


43. Registro de Emisin de Pagos Multidocumentos.

Ruta de Acceso: Proveedores y Cuentas por Pagar / Proveedores / Edicin / Emisin de Pagos
Multidocumentos.

Esta funcin permite pagar varios documentos de un proveedor con un solo concepto.





















44. Conceptos a presentar en la recepcin de pagos.

Ruta de Acceso: Proveedores y Cuentas por Pagar / Proveedores / Archivos / Conceptos de
Cuentas por Pagar.

Se pueden clasificar los conceptos para indicar si "Es forma de pago" con el objetivo de que
nicamente se presenten los conceptos marcados en la recepcin de pagos tanto en el mdulo de
Compras como en Cuentas por Pagar.














Figura 51. Ventana de emisin de Pagos Multidocumentos.
Figura 52. Catlogo de conceptos de Cuentas por Pagar.

Departamento de Soporte Tcnico Aspel de Mxico, S. A. de C. V.
22/12/2011 41


45. Conversin a otros tipos de moneda en reportes de Proveedores.

Ruta de Acceso: Proveedores y Cuentas por Pagar / Proveedores / Reportes.

Los reportes como: Estado de Cuenta General, Estado de Cuenta Detallado, Pronstico de Pagos
y Acumulado de Proveedores se pueden presentar en una moneda diferente a la base.




















46. Reporte de historial crediticio del proveedor.

Ruta de Acceso: Proveedores y Cuentas por Pagar / Proveedores / Reportes / Estado de
Cuenta / Reporte de historial crediticio del proveedor.

Se crea el reporte del Historial Crediticio del Proveedor, el cual es un derivado del reporte del
estado de cuenta detallado. En cada movimiento se imprime el nmero de documento, fecha de
aplicacin y vencimiento, documento al que se hace referencia, monto del movimiento y saldos.
Tambin incluye clculos de das de crdito utilizados.

Figura 53. Ventana para generar reporte de Estado de
Cuenta Detallado en moneda Dlares.

Departamento de Soporte Tcnico Aspel de Mxico, S. A. de C. V.
22/12/2011 42


COMPRAS

47. Manejo de 5 Documentos de compras.

Ruta de Acceso: Compras.

Se completa el ciclo de documentos de compras: Requisicin, Orden de Compra, Recepcin de
Mercanca, Compras y Devoluciones. Recepciones afecta solamente a Inventarios y Compras a
Cuentas por Pagar y a Inventarios sino le antecede una Recepcin.


48. Comparativo de Costos y tiempo de entrega.
Ruta de Acceso: Compras / Ordenes / Icono Costos y tiempo de entrega por producto .

Al realizar el alta de documentos, es posible desplegar la consulta de Comparativo de costos y
tiempo de entrega del producto, para que se consideren las posibles alternativas que se tienen.



















Figura 54. Consulta Comparativo de Costos y Tiempo de Entrega por producto.

Departamento de Soporte Tcnico Aspel de Mxico, S. A. de C. V.
22/12/2011 43


49. Almacn por partida.
Ruta de Acceso: Compras / Ordenes, Recepciones o Compras / Icono Agregar .

Es posible definir un almacn diferente en cada partida de las Recepciones o Compras.

























50. Nuevo manejo de Indirectos.
Ruta de Acceso: Compras / Recepciones o Compras / Icono .

Mejora en el control de gastos indirectos, pudiendo asignarlos por partida, exportarlos/importarlos
de Excel as como capturarlos despus de haber grabado el documento
correspondiente .

Figura 55. Recepcin de mercanca a diferentes almacenes en el mismo documento de compra.
Definicin
de almacn
por partida.

Departamento de Soporte Tcnico Aspel de Mxico, S. A. de C. V.
22/12/2011 44


























51. Recepcin de Pagos en Compras.

Ruta de Acceso: Configuracin / Parmetros del sistema / Compras / Generales.

Al grabar un documento de tipo Compras, se puede registrar el pago, esto se podr realizar antes
del dilogo de emisin de documentos, para ello se deber habilitar el parmetro "Registro de
pagos en compras" dentro de la configuracin del sistema.

Figura 57. Configurando el sistema para registrar pagos en compras.
Figura 56. Modificacin de compra para la asignacin de gastos indirectos.

Departamento de Soporte Tcnico Aspel de Mxico, S. A. de C. V.
22/12/2011 45
























Figura 58. Recepcin del Pago al grabar compra.


Departamento de Soporte Tcnico Aspel de Mxico, S. A. de C. V.
22/12/2011 46


Interfase con Aspel-COI

52. Cuenta contable por catlogo

Se puede definir cuenta contable para cada cliente, proveedor y producto.

































53. Manejo de plizas en lnea

Ruta de Acceso: Configuracin / Parmetros del sistema / Facturas / Generales

Para una mayor eficiencia de la interfase con Aspel-COI, se cuenta con el manejo de plizas en
lnea, tanto para ventas como devoluciones, de esta forma, cada vez que se genere un documento
de venta o devolucin, automticamente se generar la pliza correspondiente y slo bastar con
contabilizarla desde Utileras / Interfaz Aspel-COI.

Figura 59. Definicin de cuenta contable para cada cliente, proveedor y producto.