APPROVVIGIONAMENTI

LA SUPPLY CHAIN
NEGlI ACQUISTI E NEllA GESTIONE MAGAZZINI SCORTE
di Carlo Zoppi Carlo Zoppi, Consulente Logistico, Componente Commissione Impianti Ordine Ingegneri Milano

La pianificazione strategica del servizio e la statistica possono ridurre gli impegni finanziari e rendere pi efficiente il flusso produttivo

egli ultimi anni si evidenziato che la parte gestionale del prodotto finito inteso come flusso dalla uscita dalla linea produttiva al cliente finale, o la gestione degli acquisti come flusso integrato di servizio allentit produttiva intesa come cliente di servizi od oggetti, non pu essere una parte staccata, generatrice di costi e considerata apportatrice di minor valore aggiunto del processo tecnologico di produzione. In questa memoria pertanto si intende illustrare come la supply chain applicata allo industrial engineering, agli acquisti possa efficacemente migliorare i conti aziendali. Si illustrano pertanto esperienze di aziende in cui si operato per indicare in termini numerici benefici e costi. La supply chain utilizza tecniche e metodologie matematiche di programmazione lineare, le teorie dei grafi e i modelli matematici. I metodi di ricerca operativa si possano sempre utilizzare in ogni aspetto del flusso aziendale, gestendo la supply chain come flusso IN e come Flusso OUT.
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>> La supply chain negli acquisti e nella gestione magazzini scorte FIGURa 1 ANDaMENTO DEL LIVELLO FISICO DI INVENTaRIO CON IL SISTEMa DI RIORDINO a LIVELLO PREFISSaTO, OVE T.C. IL TEMPO DI CONSEGNa E Q La QUaNTIT ORDINaTa COSTaNTE aD OGNI ORDINE. uno stock di rendere indipendenti due stazioni successive di un qualsivoglia processo affinch ciascuna possa operare in modo ottimale. Possono essere considerati tali anche i magazzini legati al settore di vendita al pubblico o in processi produttivi.

2.1. Gestione delle parti di ricambio Le parti di ricambio possono essere divise in grandi famiglie: Parti di ricambio ad alto indice di rotazione (utilizzate pi volte durante lanno) Parti di ricambio a basso indice di rotazione (utilizzate una volta lanno o a intervalli temporali maggiori) Le politiche della gestione sono differenti per le due classi di famiglie.
Le metodologie matematiche, lapproccio e i KPI sono sempre gli stessi sia negli acquisti che nel lato servizio completo al cliente. Ogni settore e periodo dellevoluzione economica del mercato, per, porta a differenti modi di applicarne i risultati e di renderli sempre attuali negli anni. 1. La supply chain come garanzia di efficienza di servizio al flusso produttivo Una supply chain indirizzata a tale obbiettivo include acquisti parti ricambio, programmazione delle manutenzioni preventive e programmate di tutti gli stabilimenti, acquisto degli stampi, gli strumenti matematici statistici e la valutazione della qualit del servizio; tutto ci compone una supply chain atta a massimizzare lefficienza tecnica ed economica. Qui si illustra solo parte della logistica intesa come politica della gestione della ricambistica, delle materie prime minori e degli stampi come affrontata nella struttura su indicata 2. Descrizione della metodologia Di gestione delle scorte Prima di descrivere la metodologia seguita con tabelle e grafici utile ricordare tre possibili definizioni del materiale a magazzino: 1) Stock moneta che temporaneamente ha la forma di un getto di fonderia, un componente di una macchina, una scheda elettronica, un PLC, un fusto di olio lubrificante. 2) Stock moneta su cui unazienda paga invece di ricevere interessi. Un PLC di scorta in un magazzino dopo un anno non ha generato interessi ma solo si
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Non esiste molta letteratura in merito alla gestione di queste e la gestione va affidata a un manager di estrazione tecnica che combini anche una solida esperienza pratica di applicazione della teoria dellaffidabilit nel campo specifico
coperto di polvere e (di sicuro ce n uno pi moderno sul mercato) in pi ci sono i costi di assicurazione, dellassicurazione, dello spazio, e altri costi che la societ paga per il privilegio del successo. 3) Il materiale in stock denaro sempre in pericolo di svalutazione o perdita di valore per motivi che possono essere lobsolescenza o la riduzione del prezzo del mercato. 4) Per i magazzini polmone la funzione di FIGURa 2

2.2. Gestione delle parti di ricambio ad alto indice di rotazione Per le parti di ricambio si possono seguire due metodi: Riordino a livello fisso (Fig. 1) Lordine di acquisto emesso solo quando il livello di scorta minore o eguale a un livello di scorta prefissato. Vantaggi: permette il mantenimento di uno stock mediamente pi basso del metodo a riordino ciclico, necessita che

ANDaMENTO DEL LIVELLO DI INVENTaRIO CON IL SISTEMa a RIORDINO PERIODICO OVE I LINTERVaLLO DI LIVELLO FISSO CICLICO E T.C. IL TEMPO DI CONSEGNa.

>> La supply chain negli acquisti e nella gestione magazzini scorte limpostazione del sistema informatico di supporto per linformazione del back order sia gestita bene altrimenti si possono errori di stock run out o di eccesso di stock perch lemissione ordini gestita informaticamente da report che evidenziano parti sotto ai valori stabiliti. Svantaggi :porta ad una maggiore emissione di ordini. La quantit ordinata costante e calcolata come specificato nella scheda 1 seguente: Scheda 1 Calcolo della quantit da ordinare per rendere minimo il costo del magazzino. La funzione del costo del magazzino (a parte lintroduzione di parametri statistici che poi introdurremo e che aiutano a tenere conto della variabilit nel tempo) definita dalla funzione: C= p x U + A U/Q +1*p Q/2 = p*u+ A/ta a+i + p*u* ta /2 Ove: P = prezzo unitario del pezzo acquistato t a intervallo temporale tra due approvvigionamenti consecutivi U flusso di uscita del materiale nel tempo i tasso dinteresse nella stessa unit di tempo Q quantit acquistata ad ogni approvvigionamento A Costo di un ordine di acquisto (costo degli enti aziendali preposti ad acquisto e gestione amministrativa) C costo totale di acquisto parti e mantenimento stock. Quando dc/dq= 0 si pu calcolare la quantit Qo che rende pi conveniente lacquisto. Che calcolata dalla formula Qo = 2 *A*U i *p Vantaggi: Consegue una riduzione del costo di emissione ordine (infatti pi particolari possono essere ordinati sullo stesso ordine e riduce il rischio di restare senza scorta). pi facile da impostare gestionalmente a livello operativo. Svantaggi: il valore dello stock normalmente a livelli pi alti, ma pi facile, dal punto di vista informatico, impostare programmi che lancino le proposte di ordine a tempo. In termini finanziari questi materiali ad alta rotazione si addebitano al budget materiali di consumo e non sono capitalizzabili. TaBELLa B CLaSSIFICaZIONE DELLE PaRTI DI RICaMBIO a BaSSa ROTaZIONE E METODI DI CONTROLLO PROPOSTI

che pu essere utilizzata inserendo le formule statistiche che tengono conto della variazione della domanda e del tempo di approvvigionamento. riordino ciclico (fig.2) Questa politica di gestione prevede che lordine di acquisto venga emesso ad intervalli di tempo prefissati per la quantit necessaria a raggiungere il livello di scorta stabilito. Conseguentemente la quantit ordinata variabile; il livello di scorta massimo viene raggiunto solo se il tempo di consegna minimo nullo.

2.3. Come gestire operativamente le parti di ricambio ad alto indice di rotazione La letteratura di gestione aziendale abbondante e ad essa si rimanda per una pi approfondita analisi della teoria economica finanziaria, supportata dalla teoria statistica. Programmi inseriti in tutti i software gestionali o software che lavorano su semplici PC, possono aiutare. Limportante per luomo: la sua gestione, magari attraverso lettori di codici a barre o RFID, fornisce una maggiore garanzia di qualit e affidabilit della gestione e riduzione degli spazi occupati. Si presenta di seguito una scheda A (in calce allarticolo) di come si possa valutare il livello di servizio in termini probabilistici per una rapida valutazione del servizio ottimale. Anche qui i computer permettono simulazioni e calcoli rapidi.

2.4. Gestione e metodi di classificazione delle parti di ricambio a basso indice di rotazione Le parti di ricambio classificate in questa famiglia sono usate saltuariamente, con frequenza superiore a un anno e, normalmente, sono di costo elevato. Levoluzione tecnologica sempre pi veloce ha incrementato i dubbi di tenere a scorta queste parti specie se la vita media del pezzo si approssima a quella della macchina (per esempio, blocchi valvole di macchinari complessi). Non esiste molta letteratura in merito alla gestione di queste e la gestione va affidata a un manager di estrazione tecnica che combini anche una solida esperienza pratica di applicazione della teoria dellaffidabilit nel campo specifico. Esse possono essere classificate secondo lo schema di Tabella B di cui seguono le definizioni: Parti Speciali. Parti che sono utilizzate solo in occasioni di manutenzione generali o interventi programmati. Per ridurre lonere economico finanziario dovrebbero essere acquistate solo in queste occasioni e arrivare poco prima dellutilizzo. Parti a usura controllabile e controllata (esiste un tecnico addetto a questa operazione). Sono parti facilmente riparabili, o in cui sia possibile prevenire la futura rottura in un periodo di tempo che sia pi lungo del termine di consegna delle parti stesse. Queste vanno tenute a magazzino. Parti di riserva propriamente dette. Sono parti soggette a rottura casuale. Hanno
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>> La supply chain negli acquisti e nella gestione magazzini scorte una usura estremamente rapida. Queste sono tenute a scorta perch il danno produttivo e di mercato generato dalla impossibilit di una pronta sostituzione genera costi molto superiori alla gestione della scorta. importante ripartire il macrocosmo delle parti di ricambio in microcosmi riconoscibili, e gestibili separatamente. Esistono nella letteratura, e in matematica, delle formule che permettono di decidere il modo pi economico sulla base dei parametri a disposizione di effettuare scelte matematiche finanziarie. Nel riquadro di approfondimento di seguito si illustra una formula utilizzata raccomandata per la analisi delle rotture casuali e della scorta necessaria per garantire il servizio. Onde evitare di far ricalcolare la funzione si preferito utilizzare il nomogramma che sulla base di parametri X = intervallo tra emissione ordini e Y = rapporto tra costo di mancanza pezzo e costo di acquisto pezzo permettesse far decidere agli acquisitori autonomamente, senza far ricalcolare la formula su un PC dedicato, stante che il programma di pura statistica. Nomogramma per la definizione della quantit di parti di ricambio a bassa rotazione da tenere a scorta in funzione del costo di fermata macchina o in generale del costo di mancanza. Asse X = intervallo tra la emissione ordini; Asse Y = rapporto tra il costo mancanza pezzo e costo di acquisto del pezzo; A1 = asse in cui i due costi si equivalgono. FIGURa 3
NOMOGRaMMa.

3. Costi di gestione di un magazzino (parti ad alto indice di rotazione) Vanno distinti i costi del mantenimento di un magazzino, e quelli di emissione degli ordini.
Costi di emissioni ordini: per pezzi acquistati il costo dellufficio acquisti per ordine emesso nellanno oppure, per pezzi lavorati in officina propria, il costo di emissione del documento di lavorazione, supervisione costo collegati alla ricezione della merce, trasporto per collettame personale e di ricezione, costi del controllo qualit per accettazione e verifica, costo controllo ordini. Il costo di un ordine pu variare ora tra 45/80 e; questo costo non dipende dalla NORMaLE DISTRIBUZIONE.
DEVIAZIONE STANDARD K LIVELLO DI SERVIZIO DI VENDITA PROBABILIT DI STOCK-OUT

grandezza dellordine ma dalle dimensioni dellazienda e dalla informatizzazione. Costi di gestione del magazzino Sono valutati in % sul costo del prodotto immagazzinato: interessi persi sul capitale impegnato a tasso bancario corrente i costi di magazzinaggio (salari, stipendi, riscaldamento, refrigerazione, illuminazione, pallettizzazione, movimentazione) incidenza dal 2% al 4% del valore costi di prevenzione e deterioramento 4/6 % costi di obsolescenza/ nuova lavorazione 4/6% assicurazione 1%
ASPETTATIVA MATEMATICA PARZIALE E(K)

IL LIVELLO DI SERVIZIO
GARANTITO

0,6 0,7 0,8 0,9 1 1,05 1,1 1,15 1,2 1,25 1,3 1,35 1,4 1,45 1,5 1,55 1,6 1,65 1,7 1,75 1,8 1,85 1,9 1,95 2.00 2.25 2,5 2,75 3

72,6 75,8 78,8 81,6 84,1 85,3 86,4 87,5 88,5 89,4 90 91,2 91,9 92,7 93,3 94 94,5 95,1 95,5 96 96,4 96,8 97,1 97,4 97,7 98,8 99,4 99,7 99,9

27,4 24,2 21,2 18,4 15,9 14,7 13,6 12,5 11,5 10,6 10 8,8 8,1 7,3 6,7 6 5,5 4,9 4,5 4 3,6 3,2 2,9 2,6 2,3 1,2 0,6 0,3 0,1

0,169 0,143 0,12 0,1 0,083 0,076 0,069 0,062 0,056 0,051 0,046 0,041 0,037 0,033 0,029 0,026 0,023 0,021 0,018 0,016 0,014 0,0013 0,011 0,01 0,008 0,004 0,002 0,001 0

In caso di distribuzione gaussiana della domanda di servizio esistono varie tabelle statistiche che permettono di calcolare il livello di servizio garantito in funzione delle assunzioni e dei dati di ingresso. I dati storici analizzati genericamente forniscono: Tc: Tempo di consegna Sd: Deviazione Standard della domanda nellunit di tempo prescelta; Dut: Domanda nellunit di tempo LR: Livello di riordine va stabilito in funzione del livello di servizio richiesto Deviazione normale,riportata nella tabella ove (K = (LrDutxTc/(SdxTc)) Questa formula e la tabella possono essere usate reversibilmente: Noti Dut,SdTc si pu stabilire il livello di riordino pressato il livello di servizio Noti Dut,Sd, Lr , e Tc si pu vericare il livello di servizio desiderato

Formula di riferimento: P = 1 E(k)dL/q

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>> La supply chain negli acquisti e nella gestione magazzini scorte Si pu assumere che essi ammontino al 25% - 30% del valore del pezzo. Come valore del pezzo si prende il valore di acquisto se acquistato. La somma dei costi di materia prima, lavorazione, sfridi, costi indiretti di produzione per pezzi prodotti internamente. Un costo importante da tenere presente quello della perdita di produzione dovuta alla mancanza della parte di ricambio necessaria per la riparazione a cui si aggiungono i non quantificabili costi di mancanza di fiducia del cliente se il guasto e fermo macchina produce una ritardata consegna. 4. Metodologia seguita in due casi pratici vissuti e risultati ottenuti 4.1. Caso pratico in industria di commodities internazionale. La realt operativa era un gruppo farmaceutico multinazionale che aveva 111 linee/macchine formatrici composte di pi sezioni in tutto il mondo. Va tenuto presente che essendo una lavorazione a ciclo continuo, le macchine lavorano 24 ore su 24 con fermata manutentiva annuale, 8000 su 8400 ore anno. 1) fase di collezione dati Si sono raggruppate tutte le distinte delle parti macchina, vedi Tabelle 3 e 4. TaBELLa 3

Calcolo dello stock per consumi casuali di parti a bassa rotazione

tempo fra le due richieste Co Costo medio di emissione di un ordine Cs Costo della mancanza della parte in esame (mancato fatturato, o mancato ammortamento costi produzione a seconda di indicazioni aziendale) Cp Costo di acquisto del pezzo L Tempo di approvvigionamento medio i costo annuale di manutenzione stock P(n) probabilit di richiesta di n pezzi della parte di ricambio In caso di rotture di questo tipo si utilizza la formula della probabilit di Poisson che viene inserita nella formula di calcolo dello stock per le N parti a bassa rotazione di cui si studia come minimizzare il costo

Sono state analizzate tutte le schede dei magazzini parti di ricambio in ogni stabilimento onde avere i dati storici. Sono stati consultati gli uffici acquisti in quattro continenti per conoscere fornitori, prezzi, tassi doganali, costi di trasporto. Si sono analizzate le schede TaBELLa 4

macchina. Si sono consultati i tecnici manutentivi per individuare tempi medi di riparazione e cause rotture ove possibile. 2) fase di analisi I dati raccolti hanno evidenziato le parti

ANaLISI COMPaRaTIVa DELLE PaRTI DI RICaMBIO aD aLTO INDICE DI ROTaZIONE UTILIZZaTE NEI VaRI STaBILIMENTI

ANaLISI COMPaRaTIVa DELLE PaRTI DI RICaMBIO aD aLTO INDICE DI ROTaZIONE UTILIZZaTE NEI VaRI STaBILIMENTI

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>> La supply chain negli acquisti e nella gestione magazzini scorte

Calcolo dello stock per consumi casuali - probabilit della domanda

tempo fra le due richieste n = Numero di pezzi probabilmente richiesti nel periodo in esame L Tempo di approvvigionamento In caso di rotture di questo tipo si utilizza la formula della probabilit di Poisson:

di ricambio ad alto indice di rotazione e a basso indice di rotazione, e sono stati classificati anche in base alle classi di costo. Un programma ad hoc sviluppato presso la direzione centrale ha permesso di comparare la situazione dei vari stabilimenti ed eliminare interferenze locali di informazioni atte a salvaguardare linteresse particolare. 3) fase di sintesi e soluzione del problema I risultati dello studio sono stati presentati agli utenti e allalta direzione. Con gli utenti (responsabili di manutenzione, responsabili di ingegneria) sono stati analizzati i dati nellambito di seminari che hanno raggiunto la definizione degli obbiettivi a breve termine (da raggiungere nellanno a rolling): analisi e chiarificazione dei differenti consumi nei differenti stabilimenti identificazione delle parti deboli che il servizio ingegneria ha provveduto a progettare ex novo, a migliorare a sostituire con tecnologia pi moderna (controlli elettronici, differenti materiali, studi di curve di movimento con vari profili di accelerazione e decelerazione) accorpamento delle parte a basso indice di rotazione in uno stock centrale (informatico) gestito dallufficio di Industrial Engineering Centrale con una riduzione del valore a stock del 30 %. Il rischio di rottura stato cosi ripartito su una pi vasta famiglia di macchine eliminazione delle parte obsolete revisione delle scorte minime sulla base dei consumi annui nuova definizione della politica to make or to buy; in termini pratici essendo le officine dei vari stabilimenti equipaggiate in modo differente e i fornitori delle medesime complementari delle stesse si not che parti acquistate da un fornitore esterno erano prodotte totalmente allinterno nellaltro. Confrontando prezzi e costi interni si quindi deciso cosa produrre e dove. Il risparmio stato dal 2 % all8% a seconda del pezzo. Un ulteriore beneficio non quantificabile stato dato dallo scambio di informazioni tecniche che complessivamente ha migliorato lefficienza produttiva. Il progetto e costato il 5 % del tempo del dirigente preposto; il 10 % del tempo ingegneria centrale; il 10 % tempo responsabili locali; il 20 % tempo magazzinieri e meccanici. Considerati i

Un programma ad hoc sviluppato presso la direzione centrale ha permesso di comparare la situazione dei vari stabilimenti ed eliminare interferenze locali di informazioni atte a salvaguardare linteresse particolare

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>> La supply chain negli acquisti e nella gestione magazzini scorte SCHEDa aPPLICaTIVa

Per chi volesse approfondire, alcuni dettagli sul modo di procedere

Caso 1 Normalmente nella gestione delle parti di ricambio si applica la formula di ottimizzazione del costo gestione magazzino, assumendo che il tempo di approvvigionamento sia fisso e determinato e che la domanda segua una variazione gaussiana. Nel caso vissuto lassunzione era particolarmente appropriata poich molte parti di ricambio erano approvvigionate dallofficina di gruppo e altre erano di commercio. Per le fusioni fu deciso di approvvigionare le fusioni grezze in quantit determinate dalla formula mettendole poi in lavorazione per averne sempre una pronta. Dovendo impostare una politica gestionale la prima operazione da svolgere effettuata fu lindagine sulle rotture e successivamente allimplementazione della manutenzione preventiva programmata si poterono definire sugli oltre 1000 pezzi macchina (una macchina costava oltre 1 mio USD) quelli da sostituire entro lanno e quelli la cui vita era superiore ad un anno. A seconda del periodo di vita vennero applicatele le due differenti regole di definizione del livello di scorta una per parti ad altra rotazione ed una per le parti a lenta rotazione Avendo poi assimilato i quattro stabilimenti europei ad un unico stabilimento, uno studio dedicato permise di decidere, in funzione del tempo di fermata, in quale unit produttiva i pezzi comuni che potevano essere riforniti in funzione delle distanze tra le quattro unit produttive e quelli che invece stante il brevissimo tempo dintervento dovessero essere disponibili sempre in stabilimento ma in quantit minima (un pezzo) per successivo rifornimento dal magazzino centrale. Per questi in gruppo si defin la politica di acquisto ovvero ordine annuale per ogni gruppo di macchine con consegna scaglionata e gare annuali sulla quantit di previsto utilizzo nellanno . Si pot quindi definire il livello di scorta minima e di scorta massima e la quantit economica di riordino (Politica di riordino a Livello detta anche Two Bin Policy) con le solite formule di riordino gi citate. Caso 2 Linstallazione di un nuovo software permise in modo strutturato di costruire il sistema di controllo e gestione in circa sei mesi grazie al lavoro del capo progetto funzionale e al team IT ad hoc impostato, che permise: ricodifica parlante degli articoli con codice interno di link tra vecchia e nuova anagrafica, definendo una regola per la codifica delle parti del magazzino generale in metodo semi automatico, utilizzo di funzioni di gestione del magazzino scegliendo tra quelle standard del pacchetto ed evitando eccessive personalizzazioni, che personalmente giudico inutili, facilit di apprendimento, perch con il passaggio dal vecchio al nuovo, mentre gli addetti interni inziarono luso del nuovo software usando i vecchi codici, la direzione acquisti emetteva ordini con i codici e descrizioni nuove agganciate automaticamente a quelli che erano i precedenti codici e descrizioni dei fornitori, ridusse il costo e tempo di emissione ordini. Come codici si sono scelti i codici dei pi importanti fornitori e alcuni erano unici, ad esempio per i cuscinetti si scelse il listino SKF gia fornito su dischetto che venne travasato a costo zero, idem per il materiale elettrico industriale. Per i materiali elettrici e di bulloneria si aprirono ordini annui presso i pi grandi rivenditori di zona di materiale elettrico o viterie bullonerie cuscinetti vicini alle unit produttive. Gli ordini erano a quantit chiusa ma frazionabili, pertanto se lunit produttiva ne richiedeva di pi, doveva passare dalla direzione acquisti centrale che ne valutava il perch chiedendone giustificazione. Limpostazione della gestione ordini in automatico con un solo livello di inserimento richiesta a livello richiedente e vari livelli di approvazione, una tecnica , una operativa e una legale direzione acquisti rispetto quanto proposto dal pacchetto. Si prefer spendere tempo in formazione che pagare analisti esterni con modifiche che poi li avrebbe resi indispensabili e costosi a ogni nuova release del programma. costi e i benefici si avuto un pay back di 0,9 anni. Su tredici stabilimenti in ambito italiano con 57 linee produttive il beneficio fu consistente. La scorta delle parti di ricambio e mobili di usura in componenti ad alto costo port una riduzione delle scorte di circa 10 miliardi delle vecchie lire, in due anni. Le parti interessate allanalisi furono: magazzino parti macchine di processo, magazzino parti macchine di confezionamento e selezione, magazzino lubrificanti, magazzino refrattari di usura e refrattari forno. La metodologia fu la stessa illustrata nel caso uno. I risultati sono illustrati nellistogramma 7. Bibliografia
CD Lewis Scientific Inventory Control Butterworks- Kent. Chemical Engineering Hand Book - Mc Graw Hill. Modern Cost Engineering Vol. I &II - Chemical Engineering magazine. A. Russo Frattasi - Manuale di Organizzazione della Produzione - Etas Kompass. Igor Bazovsky Principi e metodi della Affidabilit - Etas Kompass. Andrea Payaro Organizzare il magazzino Leonardo. A. Palazzi il Controllo Statistico di Qualit ed i Metodi Statistici nella Ricerca Industriale Etas Kompass.

4.2. Secondo caso pratico La seconda esperienza pratica di supply chain di approvvigionamento attiva in modo sensibile nella riduzione dei costi fu linstallazione del software gestionale nellarea acquisti di unaltra azienda, ove ho operato per oltre tre lustri coprendo funzione di acquisti, scorte, programmazione e pianificazione produttiva. Nellinstallazione venne effettuata la ricodifica delle parte di ricambio delle macchine.

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