UNIVERSIDAD DEL MAGDALENA

SISTEMA DE GESTIN INTEGRAL DE LA

CALIDAD COGUI

PROCEDIMIENTO PARA LA
AUTOEVALUACIN Y/O ACREDITACIN DE
PROGRAMAS ACADMICOS
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Cdigo: AA-P01
Versin: 01


Elabor


Gloria Orozco de Barros
Responsable Proceso
Autoevaluacin, Acreditacin y
Aseguramiento de la Calidad
21/08/2009
Revis


Eira Rosario Madera Reyes
Asesora de Calidad
Grupo de Gestin de la
Calidad
21/08/2009
Aprob


Ruthber Escorcia Caballero
Rector
24/08/2009

COPIA NO CONTROLADA AL IMPRIMIR O DESCARGAR

1. OBJETIVO

Realizar el proceso de autoevaluacin de los programas acadmicos, que
permita, a partir de la identificacin de las fortalezas y las debilidades, disear
estrategias para el mejoramiento de la calidad integral de estas Unidades
Acadmicas (plan de mejoramiento), y obtener el reconocimiento de la calidad
por parte del estado.


2. ALCANCE

Este procedimiento se lleva a cabo en todos los programas de modalidad
presencial de la Universidad del Magdalena. Para el caso de los programas
focalizados para acreditacin por alta calidad, el proceso inicia con la carta de
intencin por parte del representante legal de la Institucin en la cual informa al
Ministerio de Educacin Nacional la iniciativa que se pretende y, de ser viable,
finaliza en el momento en que se recibe la notificacin de aprobacin por parte
del CNA. En cuanto a la autoevaluacin finaliza con el diagnstico y el plan de
mejoramiento.


3. RESPONSABLE

El responsable de la adecuada ejecucin de este procedimiento es el
Vicerrector de Docencia de la Universidad del Magdalena (Acuerdo Superior
015 del 11 de mayo de 2009).


4. GENERALIDADES

Para la ejecucin del presente procedimiento se debe tener en cuenta lo
establecido en los lineamientos o informacin suministrada por el Consejo
Nacional de Acreditacin, Gua para la Autoevaluacin y Acreditacin de
Programas Acadmicos, Acuerdo Superior 015 del 11 de mayo de 2009, por la
cual se adopta la Poltica Institucional de Autoevaluacin, Acreditacin y
Aseguramiento de la Calidad.


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El proceso de autoevaluacin y acreditacin de los programas acadmicos
comprende varias etapas en la que se requiere la participacin activa de la
comunidad acadmica. Es liderado por el Director de cada Unidad Acadmica y
un equipo de trabajo compuesto por el Comit de Autoevaluacin, Acreditacin
y Aseguramiento de la Calidad, el cual est integrado por docentes,
estudiantes, egresados y un coordinador de calidad de la facultad, con un alto
nivel de compromiso.

Para el caso de la renovacin de la Acreditacin por Alta Calidad de los
programas acadmicos, la solicitud se debe hacer ante el Consejo Nacional de
Acreditacin, con seis meses de anticipacin al vencimiento de la vigencia,
expresando la voluntad de renovar dicha acreditacin (Gua para la renovacin
de la acreditacin de programas acadmicos de pregrado del CNA)

Las comunicaciones oficiales generadas por este procedimiento se tramitan y
administran siguiendo el Procedimiento GD-P01 Procedimiento para el control
de comunicaciones oficiales.


4.1 GLOSARIO DE TRMINOS:

Acreditacin: Acto por el cual el Estado adopta y hace pblico el
reconocimiento que los pares acadmicos hacen de la comprobacin que
efecta una institucin sobre la calidad de sus programas acadmicos, su
organizacin y funcionamiento y el cumplimiento de su funcin social.

Autoevaluacin: Estudio que llevan a cabo las instituciones o programas
acadmicos, sobre la base de los factores, criterios, caractersticas e
indicadores definidos por el CNA, en el marco de una participacin activa de
la comunidad acadmica.

Calidad: Atributo del servicio pblico de la educacin en general y, en
particular, al modo cmo ese servicio se presta, segn el tipo de institucin
de que se trate.

CNA: Consejo Nacional de Acreditacin

MEN: Ministerio de Educacin Nacional5

Criterios para la Autoevaluacin: Son los elementos que inspiran la
apreciacin de las condiciones iniciales de la Institucin y la evaluacin de
las caractersticas de la calidad de los programas objeto de anlisis.

Informe de Autoevaluacin: Contiene el resultado de los anlisis y juicio
sobre el cumplimiento de las caractersticas de calidad y el servicio que
ofrecen; es construido por el comit de autoevaluacin, acreditacin y
aseguramiento de calidad integral del programa, tomando como base los
lineamientos sealados por el CNA para tal fin.


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Evaluacin Externa o Evaluacin por Pares Acadmicos: Es la valoracin
que hacer el evaluador; utiliza como punto de partida la autoevaluacin,
verifica sus resultados, identifica las condiciones internas de operacin de la
institucin o de los programas y concluye en un juicio sobre la calidad de una
u otros.

Focalizacin de programas: Es el acto mediante el cual el Consejo
Acadmico identifica en los programas condiciones previas para iniciar el
proceso de Acreditacin por alta calidad.

Par Acadmico: universitarios que por su alto nivel acadmico son
escogidos por el MEN como evaluadores externos de la calidad acadmica
de los programas.



5. DESCRIPCIN


No. Responsable/
Dependencia
Descripcin de la actividad
01 Rector
Carta de intencin
Carta de intencin dirigida al Consejo Nacional de
Acreditacin.
02
J efe OAA, Director
de Programa y
comit de
autoevaluacin,
Acreditacin y
Aseguramiento de
los Programas
Acadmicos
Sensibilizacin y ponderacin:

Conceptualizar la importancia del proceso a la
Comunidad Acadmica del Programa.
Charla introductoria sobre el proceso de
Autoevaluacin.
Convocatoria a la poblacin involucrada a
los talleres de sensibilizacin.
Realizacin de talleres de sensibilizacin y
ponderacin de caractersticas

03
J efe OAA, Director
de Programa
Recoleccin de la informacin primaria

Elaboracin de los instrumentos y mtodos para la
recoleccin de la informacin. (Encuestas y
talleres focales).
Aplicacin de talleres a cada programa.


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No. Responsable/
Dependencia
Descripcin de la actividad
04
J efe OAA, Director
de Programa
Recoleccin de la informacin Documental

Solicitud de informacin relevante para el proceso
y es expedida en algunas de las dependencias de
la Universidad, sta se realiza con el envo de
comunicacin interna a cada una de ellas.

05
Comit de
Autoevaluacin,
Acreditacin y
Aseguramiento de la
Calidad de los
Programas
Procesamiento de la informacin

Tabulacin y procesamiento de la informacin
recogida

06
Comit de
Autoevaluacin,
Acreditacin y
Aseguramiento de la
Calidad de los
Programas
Anlisis de la informacin

Evaluacin de la calidad del programa, con base
en grado de cumplimiento de los factores de
calidad
07
Comit de
Autoevaluacin,
Acreditacin y
Aseguramiento de la
Calidad de los
Programas
Elaboracin del informe de autoevaluacin

Se realiza un informe o documento que contemple
los requisitos estipulados por el CNA los cuales
son:
1) Misin y Proyecto Institucional
2) Estudiantes
3) Profesores
4) Procesos Acadmicos
5) Bienestar Institucional
6) Organizacin, Administracin y Gestin
7) Egresados e Impacto sobre el Medio
8) Recursos Fsicos y Financieros

08
Comit de
Autoevaluacin,
Acreditacin y
Aseguramiento de la
Calidad de los
Programas
Elaboracin del plan de mejoramiento.

Anlisis de las debilidades y fortalezas encontradas
y propuestas para el mejoramiento y
fortalecimiento de los programas.


09
Director de
Programa
Socializacin de Diagnstico

Realiza una asamblea General para la socializar el
grado de calidad del programa encontrado despus
del anlisis y discusin de los resultados.


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No. Responsable/
Dependencia
Descripcin de la actividad
10
Director de
Programa
Remisin de documento

Envo del documento a la OAA para la evaluacin
por pare de pares colaborativos

11
J efe OAA,
Vicerrector de
Investigacin
Revisin de documento

Asignacin de pares colaborativos tcnico y
disciplinar para la revisin del documento
Envo de documento con sugerencias a la
Direccin de Programa Acadmico

12
Consejo de
Programa
Evaluacin de la Propuesta:

Evala la propuesta y decide:

Aprobar: El Consejo de Programa aprueba la
propuesta.
Ajustar: Se hacen las respectivas
recomendaciones, para que el responsable
sustente de nuevo ante el Consejo de
Programa con las modificaciones
correspondientes.

De esta revisin debe quedar constancia en el acta
de reuniones del Consejo de Programa.

13 Consejo de Facultad
Evaluacin de la Propuesta:

Evala la propuesta y decide:

Aprobar: El Consejo de Programa aprueba la
propuesta.
Ajustar: Se hacen las respectivas
recomendaciones, para que el responsable
sustente de nuevo ante el Consejo de
Programa con las modificaciones
correspondientes.

De esta revisin debe quedar constancia en el acta
de reuniones del Consejo de Facultad.


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No. Responsable/
Dependencia
Descripcin de la actividad
14 Consejo Acadmico
Evaluacin de la Propuesta:

Evala la propuesta y decide:

Aprobar: El Consejo de Programa aprueba
la propuesta.
Ajustar: Se hacen las respectivas
recomendaciones, para que el responsable
sustente de nuevo ante el Consejo de
Programa con las modificaciones
correspondientes.

De esta revisin debe quedar constancia en el acta
de reuniones del Consejo de Acadmico. Se
expide el acto administrativo respectivo

15 Rector
Envo del documento aprobado:

Enva copia en medio digital e impreso del
documento base aprobado por el Consejo
Acadmico a la CNA.

16
Director de
Programa
Socializacin del informe y plan de
mejoramiento

Se le presenta el informe a la comunidad
universitaria por medio de una Asamblea General,
donde los personajes principales son el consejo
Acadmico, Directores de programa y estudiantes.

17

J efe OAA
Seguimiento a la designacin de Pares
Evaluadores por parte del CNA

Los pares acadmicos son designados por el CNA
que examinan la pertinencia, veracidad y
efectividad del proceso interno y de los resultados
de la autoevaluacin a la luz de los criterios de
calidad y de los instrumentos definidos por este
Consejo.

18 J efe OAA
Seguimiento a la definicin de la Agenda y fecha de
visitas con los pares Evaluadores

La informacin que estar contemplada en la Agenda
con sus respectivas fechas es enviada al CNA para su
consideracin.


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No. Responsable/
Dependencia
Descripcin de la actividad
19
Rector, Vicerrector de
Docencia, Director de
Programa, Oficina de
Autoevaluacin y
Acreditacin
Recepcin de la visita para evaluacin externa

La evaluacin externa es ejecutada por los pares
acadmicos nombrados por el Consejo Nacional de
Acreditacin, mediante visita a la institucin, para
comprobar la objetividad y veracidad de la
autoevaluacin en cuanto a la calidad de sus programas
acadmicos, su organizacin y funcionamiento y el
cumplimiento de su funcin social.

Nota: En caso de que sea un programa de posgrado, el
Director del Instituto de Posgrado hace parte de los
responsables de recibir la visita.

20
Oficina de
Autoevaluacin y
Acreditacin
Seguimiento a los resultados de la conclusin de la
evaluacin externa

La evaluacin externa concluir con el informe que
rindan estos pares sobre los resultados, acompaado
de recomendaciones para el mejoramiento institucional,
cuando sea necesario.

21
Oficina de
Autoevaluacin y
Acreditacin
Seguimiento a las recomendaciones finales del
CNA

La recomendacin final sobre la acreditacin
propiamente dicha, hecha por el Consejo Nacional
de Acreditacin al Ministro de Educacin Nacional.
22 Rector
Recepcin del Acto de Acreditacin

Recepcin de la Resolucin con el otorgamiento o
negacin de la Acreditacin del programa por parte del
Ministerio de Educacin Nacional.




6. MARCO LEGAL
Tipo de
Norma
Entidad que lo
genera
N
Identificacin
Fecha de
Expedicin
Descripcin
LEY MEN 30 1992
Reglamenta la Educacin Superior
Todos los artculos
Acuerdo CESU 04 1995
Mediante el cual se expidi el
reglamento que determina las
funciones e integracin del Consejo
Nacional de Acreditacin.
Acuerdo CESU 06 1995
Por el cual se adoptan las polticas
generales de acreditacin y se
derogan las normas que sean
contrarias.

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Tipo de
Norma
Entidad que lo
genera
N
Identificacin
Fecha de
Expedicin
Descripcin
Acuerdo CESU 02 2006
Por el cual se adoptan nuevas
polticas para la acreditacin de
programas de pregrado e
instituciones.
Acuerdo
Superior
Universidad del
Magdalena
015 2009
Por la cual se adopta la Poltica
Institucional de Autoevaluacin,
Acreditacin y Aseguramiento de la
Calidad.


7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
No aplica para este procedimiento.

8. REGISTROS

Identificacin
Almacenamiento
(Archivo de gestin)
Proteccin
Recuperacin
(clasificacin
para consulta)
Disposicin
(Accin
cumplido el
tiempo de
retencin)
Cdigo
Formato
Nombre Lugar y Medio
Tiempo
de
Retencin
Responsable
de Archivarlo
No Aplica
Asistencia a
talleres y
reuniones
Archivo de Gestin
/ Oficina de
Autoevaluacin y
Acreditacin
1 Ao Funcionario o
contratista de la
OAA
Por fecha Archivo central
No Aplica
Acta reunin
de Consejo de
Facultad
Archivo de Gestin
/ Decanatura
1 Ao

Funcionario o
contratista de la
Decanatura
Por numero Archivo central
No Aplica
Acta reunin
de Consejo de
Acadmico
Archivo de Gestin
/ Secretaria
General
1 Ao Funcionario o
contratista de la
Secretaria
General
Por numero Archivo central
No Aplica

Informe de
Autoevaluacin
Grupo de Archivo y
correspondencia en
Fsico y Digital

5 aos

Funcionario o
contratista del
Grupo de
Archivo y
Correspondencia

Por programa
Archivo central
No Aplica
Diagnostico y
el Plan de
mejoramiento
Grupo de Archivo y
correspondencia en
Fsico y Digital

5 aos

Funcionario o
contratista del
Grupo de
Archivo y
Correspondencia

Por Programa
Archivo central
No Aplica
Notificacin de
aprobacin del
CNA
Archivo de Gestin
/ Rectora
1 Ao Funcionario o
contratista de la
Rectora
Por radicado Archivo central
No Aplica
Lista de
asistencia
durante la
visita de pares
Archivo de Gestin
/ Oficina de
Autoevaluacin y
Acreditacin
1 Ao Funcionario o
contratista de la
OAA
Por fecha Archivo central
No Aplica
Acta de cierre
de la visita de
pares
Archivo de Gestin
/ Rectora
1 Ao Funcionario o
contratista de la
Rectora
Por fecha Archivo central


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COPIA NO CONTROLADA AL IMPRIMIR O DESCARGAR
9. REGISTRO DE MODIFICACIONES
Versin
Fecha
tem
modificado
Descripcin



No aplica para la primera versin
































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10. ANEXOS
10.1 FLUJOGRAMA


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