UNIVERSIDAD TECNOLOGICA BOLIVIANA

INGENIERIA DE SISTEMAS

PERFIL DE MONOGRAFA DE GRADO

SISTEMA DE INVENTARIOS PARA LA TOMA DE DECISIONES EN LA EMPRESA ENZOSTYLE

ASESOR: LIC. EDGAR GARCIA

LA PAZ BOLIVIA

SISTEMA DE INVENTARIOS PARA LA TOMA DE DECISIONES EN LA EMPRESA ENZOSTYLE

1. Introduccin: La teora de inventarios trata de la determinacin de los procedimientos ptimos de adquisicin de existencias de artculos para satisfacer la demanda futura. LA teora de los inventarios tratara de la determinacin de la magnitud de este recurso. La administracin de inventarios ha sido siempre tratada como un proceso intuitivo en el cual el xito o fracaso depender del juicio subjetivo basado en la experiencia del jefe de compras en empresa. Sin embargo a principios de este siglo los empresarios se han preparado de la necesidad de tener herramientas ms exactas con el objeto de definir las polticas que debern seguir quienes elaboran los pedidos. Dichas herramientas consisten en tablas, grficas y formulas que usaran para determinar un adecuado nivel en inventario, estas decisiones son: Cuando debemos comprar y qu cantidad debemos comprar todo ellos en funcin de lograr un mnimo costo total. De esta forma podemos tambin definir el problema de inventario en trminos de tomar una decisin ptima con respecto al costo total. Una correcta gestin de almacn constituye uno de los pilares bsicos en los cuales se apoyan las nuevas tendencias logsticas en la empresa. Actualmente la empresa cuenta con un sistema de informacin manual para el control de la informacin el cual permite la administracin de la informacin en la reas de administracin, personal, financiera, contable y contable y comercializacin, pero no posee a un sistema automatizado que realice la planificacin de la produccin razn por la que se implementa mtodo y tcnicas para proveer un sistema de informacin que permita planificar la produccin para la toma de decisiones en la gestin de almacenes analizando los siguientes puntos crticos de la empresa. Ajuste de presupuesto que consiste en el clculo y ajuste de costos de requerimientos de insumos o recursos que se utilizan en el proceso productivo. Mantener un almacn para produccin continua, el cual se refiere a la administracin de los insumos para surtir la demanda del proceso de produccin. Seguimiento de la etapa de produccin, consiste en atender y observar los pasos de la etapa de produccin para verificar que se cumplan satisfactoriamente.

La importancia del presente proyecto trasciende en la forma oportuna de obtener la informacin para una ptima administracin en los procesos de elaboracin de productos, y la calidad requerida en el mercado nacional.

2. Problemtica La situacin que dio origen a este trabajo es un problema real que existe en la empresa Enzostyle productora de uniformes militares y ropa en general para varn. El problema que se presenta en este tipo de industria es la acumulacin en ciertos periodos de ciertos artculos y en otros periodos de tener faltantes. Relacionando a un modelo de inventario a fin de mantener en las cantidades ptimas de artculos en ciertas fechas, se evita esta acumulacin y faltantes de artculos. De esta manera se pueden minimizar los costos. Despus de analizar el problema de administrar los inventarios en el negocio, la teora matemtica de sistemas de inventarios es usada para disear un sistema que podra ofrecer una solucin simple y efectiva. El proceso que se sigue en el sistema propuesto es determinar el uso futuro de los artculos principales que se consideran crticos en el proceso de produccin, el siguiente proceso es determinar polticas para ordenar el artculo, es decir en qu cantidad y cada cunto tiempo se va a indicar a produccin su elaboracin de productos a fin de que este fije su tasa de produccin y de este modo evitar una sobre o subproduccin del producto. El mismo anlisis se puede hacer para algn artculos de Materia Prima, para que el costo de ordenarlo y mantenerlo sea el mnimo para esto se determinar el lote crtico de abastecimiento, intervalo entre pedidos, niveles de inventarios de seguridad y niveles de servicio. Actualmente los procesos de control en almacenes se realizan manualmente a consecuencia de ellos se han detectado los siguientes problemas: P1. No existe asistencia automtica para el clculo de presupuesto de almacenes P2. Estimacin inexacta de presupuesto P3. La unidad de control no tiene un buen control de inventario P4. No existe comunicacin en las unidades de almacn y produccin P5. Costos adicionales por la falta de coordinacin entre almacn y produccin P6. Demora en la toma de decisiones para la compra de materia prima P7. Faltante de insumos en el proceso de la produccin debido a informacin incompleta P8. No existe informacin rpida y oportuna sobre productos terminados y en proceso. Lo que se quiere entonces es un Sistema de Inventarios propuesto para la empresa Enzostyle que permitir la planificacin en sus puntos crticas: ajuste de presupuesto, gestin de almacn y siguiente de produccin de modo que coadyuve a la adecuada toma de decisiones en procesos de produccin.

3. Objetivo Objetivo general: Desarrollar un Sistema de informacin que permita mejorar la planificacin de la produccin en el ajuste de presupuesto, gestin de almacn y seguimiento de produccin de la empresa Enzostyle utilizando el mtodo CEP Cantidad Econmica de Pedidos y los mtodos de evaluacin de inventarios PEPS y UEPS. Objetivos especficos: Controlar el inventario de productos terminados y materiales de elaboracin Proveer un control automatizado de las ventas utilizando el mtodo PEPS para el apropiado seguimiento y control de los pedidos, y contar con informacin fiable para la toma de decisiones. Implementar el modelo de decisin de Cantidad Econmica de Pedido para la gestin de almacn. Implementar mtodos de valuacin de inventario PEPS y UEPS para el control y seguimiento fsico de insumos. Implementar el seguimiento de las etapas de produccin para su respectiva verificacin por las unidades respectivas. Implementar consultas y reportes de produccin terminados, en proceso y demandas mensuales. 4. Justificacin El Presente trabajo tiene su justificacin en los siguientes aspectos tcnica, econmica y social 4.1 Justificacin Tcnica Debido al constante avance tecnolgico que vive nuestro mundo, el manejo de la tecnologa ha ido creciendo a gran escala, puesto que el uso de computadoras en las organizaciones e instituciones ha incrementando de tal manera que es indispensable su uso. En consecuencia a esto es que la informacin que se maneja en las mismas fue creciendo paralelamente, haciendo que los sistemas de informacin sean un arma fundamental para la administracin de esta informacin Visual Basic Es un lenguaje de programacin desarrollado por Ala Cooper para Microsoft. El lenguaje de programacin es un dialecto de BASIC, con importantes aadidos. Su primera versin fue presentada en 1991 con la intencin de simplificar la programacin utilizando un ambiente de desarrollo completamente grfico que facilitara la creacin de interfaces grficas y en cierta medida tambin la programacin misma. Desde el 2001 Microsoft ha propuesto abandonar el desarrollo basado en la API Win32 y pasar a trabajar sobre un

framework o marco comn de libreras independiente de la versin del sistema operativo, .NET Framework, a travs de Visual Basic .NET (y otros lenguajes como C Sharp (C#) de fcil transicin de cdigo entre ellos) que presenta serias incompatibilidades con el cdigo Visual Basic existente. Visual Basic constituye un IDE (entorno de desarrollo integrado o en ingls Integrated Development Enviroment) que ha sido empaquetado como un programa de aplicacin, es decir, consiste en un editor de cdigo (programa donde se escribe el cdigo fuente), un depurador (programa que corrige errores en el cdigo fuente para que pueda ser bien compilado), un compilador (programa que traduce el cdigo fuente a lenguaje de mquina), y un constructor de interfaz grfica o GUI (es una forma de programar en la que no es necesario escribir el cdigo para la parte grfica del programa, sino que se puede hacer de forma visual). Acceso a Base de Datos (DAO) Los gestores de bases de datos son, un conjunto de funciones capaces de realizar cuantas tareas son precisas para la manipulacin de los datos que guardan. Visual Basic gestiona los datos a travs de lo que se conoce como motor JET para bases de datos. Este motor dispone de unas funciones que se encargan de comunicarse con la aplicacin, mientras que otro grupo de funciones gestiona el acceso a los controladores de la base de datos. La parte accesible de este motor JET es lo que se conoce con el nombre de IDAPI (Programa Interfaz Integrado para Aplicaciones de bases de datos Integrated Database Aplication Program Interface-. Este interfaz posibilita el acceso a bases de datos a gestores como Microsoft Access, Paradox, Dbase y Otros. Bases de Datos y Visual Basic Las mayoras de las aplicaciones precisan de algn modo de poder almacenar y manipular los datos. Visual Basic proporciona un grupo de herramientas que cubren estas necesidades, siendo las mas utilizadas las que acompaan a los controles de acceso a datos. Algunas de estas herramientas solo estn disponibles en la versin profesional y en la de empresa. Bien es cierto que el uso exclusivo de los controles para gestin de datos limitan la operatividad para la manipulacin de los registros. Para poder gestionar los datos de una base de datos con un control completo sobre las posibles operaciones, Visual Basic dispone del lenguaje de programacin a travs del cual se puede conseguir una completa operatividad sobre los datos. Base de Datos Ramez, E. (2002), seala que "Una base de datos es un conjunto de datos relacionados entre s. Por datos se denominan los hechos conocidos que pueden registrarse y que tienen un significado implcito" (p. 95). Una base de datos representa algn aspecto del mundo real, es un conjunto de datos relacionados, con cierto significado inherente. Toda base de datos se disea, construye y puebla con datos para un propsito especfico. Esta dirigida a un grupo de usuarios.

Un Sistema de Gestin de Base de Datos (SGBD) es un conjunto de programas que facilitan la definicin, construccin y manipulacin de base de datos. SQL El Lenguaje de Consulta Estructurado (Structured Query Languaje) es un lenguaje estndar de comunicacin con base de datos relacionales que permite especificar diversos tipos de operaciones sobre las mismas. Permite proyectar consultas a fin de presentar informacin de inters de una base de datos. Segn Garca, A. (2003), "SQL es un lenguaje de base de datos normalizado, utilizado por los diferentes motores de bases de datos para realizar determinadas operaciones sobre los datos o sobre la estructura de los mismos". (p. 45) SQL es el lenguaje normalizado que permite con cualquier tipo de lenguaje (ASP, PHP, etc.) en combinacin con cualquier base de datos (Access, SQL Server, MySQL, etc.) por lo que se convierte en la actualidad en el estndar de la mayora de los SGBD comerciales. SQL posee un lenguaje declarativo de alto nivel, permite la concesin y denegacin de permisos, implementa restricciones de integridad y controles de transaccin, adems que se encuentra orientado a un conjunto de registros y no a registros individuales. 4.2 Justificacin econmica La implementacin de este sistema es un poco costosa puesto que se utilizaran herramientas que utilizan licencia. Pero en contraparte los beneficios que se obtendrn a favor de la fundacin sern mayores. 4.3 Justificacin Social La implementacin del sistema ayudara al personal involucrado a un mejor desenvolvimiento de sus funciones, tomando en cuenta que podr contar con la informacin que requiera de forma ms precisa, eficiente y oportuna. Por esta circunstancia la presente monografa se justifica socialmente por la importancia que tiene la informacin a manipularse para un buen desempeo de las actividades de los usuarios, hacia la sociedad. 4.4 Beneficios Pero en contraparte los beneficios que se obtendrn a favor de la fundacin sern mayores. Puesto que al generar un sistema de control de almacn se lograra tener resultados ms eficientes que colaboren con el buen desempeo laboral de la empresa. Implementando el sistema se lograra: Disminuir el gasto en papelera , puesto que el registro de los insumos sern almacenados en una base de datos y no as en un libro de registro

Se establecer un manejo con trasparencia de los insumos mencionados Se disminuir el tiempo en los procesos de: Bsqueda de informacin referente a la existencia, salida y entrada de los insumos que son recabados en beneficio de la empresa. Elaboracin de reportes sobre la existencia, salida e ingreso de insumos por periodos mensuales y anuales.

5. Marco Terico Introduccin. En el presente capitulo se expondr conceptos, definiciones, teoras, aplicaciones. Metodologas, que se empleara para el sustento del desarrollo de la presente monografa. Control de Almacn Administracin de almacenes La administracin de almacenes considerada como la funcin administrativa que comprende actividades y procedimientos relativos al ingreso, registro almacenamiento y control de bienes de consumo en la entidad privada. Un almacn considerado un espacio fsico o instalacin donde se depositan los bienes a ser usados por la unidad antes de ser distribuidos a diferentes reas de la empresa. Las funciones de control de inventarios pueden apreciarse desde dos puntos de vista: Control Operativo y Control Contable. El control operativo aconseja mantener las existencias a un nivel apropiado, tanto en trminos cuantitativos como cualitativos, de donde es lgico pensar que el control empieza a ejercerse con antelacin a las operaciones mimas, debido a que si compra si ningn criterio, nunca se podr controlar el nivel de los inventarios. A este control preoperativo es que se conoce como Control Preventivo. El control preventivo se refiere, a que se compra realmente lo que se necesita, evitando acumulacin excesiva. La auditoria, el anlisis de inventario y control contable, permiten conocer la eficiencia del control preventivo y seala puntos dbiles que merecen una accin correctiva. No hay que olvidar que los registros y la tcnica del control contable se utilizan como herramientas valiosas en el control preventivo. Algunas tcnicas son las siguientes:

Fijacin de existencias mximas y mnimas ndices de Rotacin

Aplicacin del criterio especialmente cuando las especulaciones entra en juego Control Presupuestal.

Para una compaa comercial, el inventario comprende todas las mercancas de su propiedad, que se tiene para la venta en el ciclo regular comercial. El Inventario final de un ao es tambin el inventario inicial del prximo ao. Por tanto, un error de inventario de fin de ao afecta el estado de resultados de los dos aos consecutivos. Por ejemplo, una sobreestimacin del inventario final causara una sobreestimacin del ingreso neto de este ao y una subestimacin compensatoria del ingreso neto del ao siguiente. El inventario significa la suma de aquellos artculos tangibles de propiedad personal los cuales estn disponibles para la venta en una operacin ordinaria comercial y estn en un proceso de produccin para tales ventas. As como estarn disponibles para el consumo corriente en la produccin de bienes y servicios disponibles para la venta. Sistemas Un sistema es un conjunto de partes o elementos organizados y relacionados que interactan entre s para lograr un objetivo. Los sistemas reciben (entrada) datos, energa o materia del ambiente y proveen (salida) informacin, energa o materia. Un sistema puede ser fsico o concreto (una computadora, un televisor, un humano) o puede ser abstracto o conceptual (un software). Cada sistema existe dentro de otro ms grande, por lo tanto un sistema puede estar formado por subsistemas y partes, y a la vez puede ser parte de un supersistema. Los sistemas tienen lmites o fronteras, que los diferencian del ambiente. Ese lmite puede ser fsico (el gabinete de una computadora) o conceptual. Si hay algn intercambio entre el sistema y el ambiente a travs de ese lmite, el sistema es abierto, de lo contrario, el sistema es cerrado. El ambiente es el medio en externo que envuelve fsica o conceptualmente a un sistema. El sistema tiene interaccin con el ambiente, del cual recibe entradas y al cual se le devuelven salidas. El ambiente tambin puede ser una amenaza para el sistema. Un grupo de elementos no constituye un sistema si no hay una relacin e interaccin, que de la idea de un "todo" con un propsito (ver holismo y sinerga). En informtica existen gran cantidad de sistemas:

Sistema operativo. Sistema experto.

Sistema informtico. Aplicacin o software. Computadora.

6. Metodologa Descriptivos Buscan especificar las propiedades importantes de personas, grupos, comunidades o cualquier otro fenmeno que sea sometido a anlisis. Miden y evalan diversos aspectos, dimensiones o componentes del fenmeno o fenmenos a investigar. En un estudio descriptivo se selecciona una serie de cuestiones y se mide cada una de ellas independientemente, para as describir lo que se investiga. La metodologa AM (Agile Modeling), es una metodologa prctica para modelar y documentar efectivamente el ciclo de vida del software. AM es simplemente una coleccin de valores, principios y prcticas para el modelado del software, que se puede aplicar en un proyecto de desarrollo del mismo de manera eficaz y ligera. Como se puede ver en la Figura 1.5 la metodologa AM puede ser adaptada a otras metodologas para el desarrollo completo del software tales como XP o RUP, permitindole desarrollar un proceso del software que cubra realmente sus necesidades. La metodologa XP, por sus siglas en ingles (eXtreme Programming), es un enfoque de la ingeniera de software surgida a partir de la metodologa de trabajo empleada por Kent Beck, Wark Cunningham y Martin Fowler en el desarrollo del proyecto C3 para Chrysler. XP se funda en cuatro valores: comunicacin, simplicidad, feedback y coraje. Es la ms destacada de los procesos giles de desarrollo de software. Al igual que stos, XP se diferencia de las metodologas tradicionales principalmente en que pone ms nfasis en la adaptabilidad que en la previsibilidad. Se puede considerar la programacin extrema como la adopcin de las mejores metodologas de desarrollo de acuerdo a lo que se pretende llevar a cabo con el proyecto, y aplicarlo de manera dinmica durante el ciclo de vida del software.

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