UNIVERSIDAD TECNOLGICA DEL PER

FACULTAD DE INGENIERA INDUSTRIALY DE SISTEMAS

Carrera Profesional de Ingeniera de Sistemas

CURSO: PLANEAMIENTO ESTRATEGICO

TEMA: INNOVACION TECNOLOGICA EN SUPERMERCADOS

ALUMNO: CARLOS VENTURA IZAGUIRRE

SUPERMERCADOS MONTECARLO
Las experiencias del Supermercado Montecarlo que estn participando en el plan piloto de Factura Electrnica.

Motivacin de Supermercados Montecarlo para incorporarse al piloto de Factura Electrnica Mejoras administrativas Mejoras logsticas Otras mejoras Barreras de entrada a este proyecto Conclusiones

Motivacin de Supermercados Montecarlo para incorporarse al piloto de Factura Electrnica

Fundamentalmente el Sr. Marcelo Cantergiani R. Gerente General de Supermercados Montecarlo establece que es especialmente relevante este proyecto por la gran cantidad de documentos que recibimos de nuestros proveedores y dada la experiencia de aos que tiene nuestra empresa en el comercio electrnico con la utilizacin de EDI. Es importante destacar que nuestra empresa fue la segunda en Chile en transferir documentos electrnicos estandarizados. La incorporacin de la factura electrnica nos permitir , una vez que se masifique, obtener grandes economas de escala a nivel administrativo y por otro lado una importante reduccin de los errores intrnsecos a la transferencia no estandarizada de informacin. Por ltimo este documento tiene una importancia relevante en los procesos logsticos de nuestra compaa.

Por otro lado para nuestra empresa es de suma importancia el no abordar este proyecto como un proyecto tecnolgico que resida en el departamento de informtica si no como un proyecto que cruza horizontalmente a la organizacin.

Mejoras administrativas

Las empresas que reciben una gran cantidad de documento entienden que es muy complejo su procesamiento. Actualmente en nuestro caso recibimos en forma mensual aproximadamente 36 mil documentos mercantiles que deben ser comparados con las Ordenes de Compra y cuadrados uno a uno. Un esquema electrnico estandarizado nos permite hacer un pareo automtico tem por tem de los documentos, determinando las diferencias en forma automtica y segura. Como ejemplo se puede mencionar que en la actualidad tanto Lucchetti como Lever nos envan un documento similar a la factura electrnica que se llama aviso de despacho valorizado. Al recibir este documento podemos en forma automtica detectar dnde y porqu se producen diferencias (ya sea de precios, cantidades

despachadas, plazos de pago, etc...). En el caso de un proveedor que nos enva un documento manual solo podemos detectar en forma automtica si el documento est cuadrado o no, pero en caso que exista una diferencia debemos buscarla en forma manual. Se debe destacar que aproximadamente el 40% de los documentos presentan diferencias.

Dentro de las mejoras administrativas se encuentra tambin la eliminacin de los errores de redigitacin, por ejemplo errores en los totales del documento al ingresarlos al libro de compras. Con el mensaje de factura electrnica se eliminan los errores de redigitacin ya que los datos ingresan automticamente directo de la fuente. Por otro lado los errores en la fuente tambin se pueden reducir al integrar los procesos de facturacin con la factura electrnica.

Mejoras logsticas

Este es un punto de mucha relevancia y en el que Montecarlo lleva trabajando por aos. Proyectos de este tipo los permiten la transferencia de informacin relevante para los procesos logsticos como cross-docking, recepcin certificada, despacho paletizado, abastecimiento continuo , etc...

En este caso tambin se puede mencionar el ejemplo de Lucchetti y Lever que mediante el aviso de despacho valorizado nos ha permitido ahorros en los tiempos de recepcin en f orma significativa. Una recepcin (descarga y confirmacin de documentacin) de un camin con 24 pallets toma con el proceso normal 40 minutos y mediante los documentos electrnicos se reduce a 8 minutos.

Otras mejoras

A futuro y considerando una masificacin de esta tecnologa existirn otras ventajas de este proyecto como por ejemplo la venta por Internet, la estandarizacin de facturas por servicios, la reduccin de la carga administrativa en los procesos de declaracin de impuestos, entre otros.

Barreras de entrada a este proyecto

Las barreras de entrada para este proyecto dependen principalmente del tamao de la empresa donde las empresas ms grandes debern invertir ms en este proyecto y destinar recursos humanos. Otra barrera de entrada puede ser el alto costo del cambio de impresoras que permitan dibujar el cdigo bidimensional.

Es muy posible adems que las empresas que no tengan experiencia en comercio electrnico deban contratar asesora externa, sin embargo para las pequeas empresas ser mas simple ya que existirn

paquetes de s/w que incorporarn esta tecnologa. Por lo anterior si hay alguna empresa pequea que est pensando en adquirir un s/w productivo creemos que no es el momento de hacerlo.

Sin embargo, para el caso de las empresas medianas, creo que la principal barrera de entrada ser el baja aceptacin de este tipo de proyectos por los gerentes o dueos de estas compaas debido al bajo conocimiento que tienen ellos de las nuevas tecnologas.

Masificacin

Este punto es de extremada importancia para las empresas que sern grandes receptoras de documentos.

La masificacin de esta tecnologa depender exclusivamente de las decisiones que tome el SII, como por ejemplo los incentivos que ofrezca y la posibilidad de transar la complejidad del proyecto en pos de la masificacin.

Existe tambin una importante oportunidad de masificacin en el retail ya que en la actualidad hay una comunidad de comercio electrnico compuesta de 12 Supermercados y Mayoristas (a la cual se sumaran probablemente las farmacias) y 850 proveedores, de estos unos 650 no cuentan con s/w para la administracin. Pues bien, existe un proyecto en esta comunidad (consultar a la Cmara Nacional de Comercio) de dotar a estas 650 empresas de un s/w que les permita manejar los procesos productivos y administrativos, pero que a su vez, les permita conectarse en forma electrnica con esta comunidad con el objeto de poder recibir OO/CC, confirmaciones de recepcin de mercadera, avisos de pago, informes de venta/inventario de sus productos en los puntos de venta y enviar facturas electrnicas, listas de precios, catalogo de productos, etc... Todo esto en forma automtica y completamente integrado a sus procesos y a un muy bajo costo.

Este proyecto es la razn por la cual pensamos que las barreras de entrada para una pequea empresas sern mucho menores que las barreras de entrada que presentan las grandes y medianas empresas.

Conclusiones

Sin duda este proyecto ser muy beneficioso para el pas, sin embargo se prev una lenta incorporacin a l de las empresas medianas ya que la principal barrera ser el conocimiento y disposicin que tienen los grandes ejecutivos de estas compaas en las nuevas tecnologas. La masificacin e incorporacin de grandes y pequeas empresas depender en gran medida de las decisiones que tome el SII en cuanto a los incentivos.

Post Implementacin del Sistema.

Tal como lo mencionamos anteriormente y dado nuestro nimo de incorporar permanentemente las innovaciones tecnolgicas y siendo la ltima empresa que se agreg en Octubre del ao 2002 al piloto de Factura Electrnica, hoy podemos comunicar que estamos en condiciones de emitir Documentos Tributarios Electrnicos (DTES).

Por ello traspasamos nuestra experiencia a esta beneficiosa herramienta que permitir a nuestro pas dar un salto importante en el comercio electrnico.

Para quienes desean incorporar este sistema es importante tener en consideracin los siguientes aspectos:

Compromiso Gerencial: Es relevante que desde el ms alto nivel de la empresa exista la disposicin positiva para abordar este cambio, por las repercusiones que tiene en toda la organizacin. En nuestro caso este compromiso fue liderado por el Gerente General quien lo ha observado desde la perspectiva de la tecnologa de la informacin y de negocio, considerando la siempre preocupante premisa costo beneficio que a priori se visualiza en mejoras de tipo administrativo, mejoras logsticas y en general las bondades provenientes del manejo de la informacin.

Equipo de Trabajo: En el proyecto necesariamente deben trabajar en equipo las reas de Informtica y las de Administracin. Si bien el trmino electrnico se asocia a temas informticos, quienes son indispensables para el proyecto, necesariamente deben trabajar en concordancia con las reas

administrativas. Se deben sumar a ellos las reas comerciales, de operaciones, de organizacin y mtodos, de Abastecimiento, etc. Es decir todas las reas donde fluya la documentacin y/o se tomen decisiones sobre ella. En el caso de Montecarlo ha existido fundamentalmente coordinacin de trabajo entre el rea informtica y el rea de administracin y finanzas, asimismo se contrat los servicios profesionales de DBNet, quienes han creado el software del proyecto factura electrnica y a e-Cert Chile para la emisin de certificados digitales. Destacamos que utilizar asistencia tcnica externa ha resultado positivo en nuestro caso dado que no se han desviado en forma exclusiva los recursos humanos

informticos de nuestra empresa, quienes no pueden desconectarse totalmente de las actividades de nuestro giro. Esta observacin debe considerarse al momento de decidir una empresa incorporarse al sistema.

Control sobre los sistemas Informticos: Es condicin previa que la empresas tengan control sobre los sistema informticos, dado que la incorporacin de los documentos electrnicos parten con nueva foliacin, por lo cual nos encontraremos tanto en la recepcin (de un proveedor) como en la emisin (a un cliente) con correlativos o folios similares (ambiente manual versus ambiente electrnico). Por lo tanto se deber configurar los libros de compras y ventas. Se hace necesario entonces intervenir los sistemas informticos tradicionales para que administre los nuevos documentos tributarios electrnicos, parametrizando o ajustando los programas de los sistemas. En nuestro caso estamos creando los nuevos documentos electrnicos sin mayor dificultad ya que poseemos el control sobre los sistemas.

Impresin de Documentos Tributarios Electrnicos: Otro de los elementos a considerar es la caracterstica que debe poseer la impresin de DTES, puesto que requieren de impresoras con capacidad grfica, por la exigencia del Servicio de Impuestos Internos. Este tema posee especial relevancia ante la eleccin de un proveedor de estos equipos, asimismo se debe consideran los sistemas que puedan leer dicha impresin, que mediante la captura de la informacin contenida en el timbre puede acceder en forma electrnica a los sistemas de recepcin , igual consideracin tienen los proveedores de los certificados digitales y los de firma digital. En el caso de Montecarlo estamos probando con un proveedor de impresora, obteniendo en nuestras pruebas satisfaccin en la impresin de PDF, en el caso de los lectores an no se ha abordado, pero consideramos que no es tan relevante porque nuestros sistemas de radiofrecuencia en el ingreso de facturas resultan bastante eficientes y que para el caso el contenido del timbre est en el contenido de la factura, la cual al momento de operar con factura electrnica, esta se encontrar en los sistemas.