CICLOS DE TRANSACCIONES

CONCEPTO: Consiste en un flujo continuo de hechos y transacciones, los cuales se llevan a cabo con el propsito de cumplir objetivos especficos durante cada proceso y generales en funcin del resultado final. CICLOS: Enfatiza al Auditor que la Actividad de egocios es un flujo continuo de hechos y transacciones. TRANSACCION Es un hecho econmico al que se le ha reconocido que produce un efecto potencial sobre los estados financieros, se ha presentado en una forma que puede procesarse y ha sido aceptado para ser procesado por uno o mas de los sistemas de registro de la entidad. !n solo hecho econmico puede originar varias transacciones. "or ejemplo# el embarque de mercancas, que es un hecho econmico puede dar origen a transacciones separadas, facturacin, cuentas por cobrar, inventarios y costo de ventas.

CICLOS COMO MTODOS DE SEGMENTACIN. !na forma com$n de dividir una auditora es conservar los tipos de operaciones y saldos de cuentas relacionados estrechamente en el mismo segmento. A esto se le llama el m%todo de ciclos. "or ejemplo, las ventas, los ingresos por ventas, las entradas de caja y el reconocimiento de las cuentas incobrables son los cuatro tipos de operaciones que provocan aumentos o disminuciones en las cuentas por cobrar. "or lo tanto todas ellas forman parte del ciclo de ventas y cobranza. &e igual manera, las operaciones de nmina y la nmina acumulada son parte del ciclo de nmina y personal

AUDITORIA POR CICLOS DE TRANSACCIONES 'a Auditoria por ciclos de transacciones se basa fundamentalmente en verificar los diferentes pasos que se dan al procesar una transaccin, la cual culmina con un efecto en los estados financieros, ya sea por un gasto o utilizacin de un servicio, el otorgamiento de un pr%stamo, contraer una obligacin, etc. 'as auditoras se realizan dividiendo los estados financieros en segmentos o componentes m(s peque)os. Esta divisin permite que la auditoria sea m(s manejable y ayuda a la asignacin de tareas a los diferentes miembros del equipo de auditora. 'a mayora de los auditores, por ejemplo, tratan los activos fijos y lo efectos por pagar como dos segmentos diferentes. *e audita cada segmento en forma separada pero no por completo independiente uno de otro.

"or ejemplo al auditar los activos fijos quiz( se detecte un efecto por pagar no registrado. 'os resultados se combinan una vez que se termina la auditora de cada segmento incluyendo las interrelaciones con otros segmentos.

OBJETIVO El objetivo principal del enfoque de auditoria por ciclos, es el de analizar gr(ficamente la suficiencia de los controles internos contables como condicin b(sica de la integridad de las cifras resultantes de una transaccin. +ajo este enfoque, las operaciones de una entidad, se agrupan en ciclos lgicos para poder e,aminar el efecto que las decisiones administrativas, tienen sobre los estados financieros. 'os auditores realizan las auditoras de acuerdo con el m%todo de ciclo realizando pruebas de auditoras de las operaciones que constituyen los saldos finales y tambi%n realizando pruebas de auditoria de los saldos de las cuentas. 'os auditores han determinado, en general, que la forma mas eficiente de realizar auditorias es estar seguros de cada tipo de operaciones y del saldo final en la cuenta relacionada. "ara cualquier tipo de operaciones, e,isten varios objetivos de auditoria que se cumplen antes de que el auditor llegue a una conclusin que el total se presenta con imparcialidad.

BENEFICIO "ermite al Auditor tener una visin de conjunto, al analizar los hechos econmicos en forma integral y no en forma asilada o por (reas de trabajo, permite tener una lgica secuencial de los procesos que componen la ruta para alcanzar los objetivos de la empresa. Estudio y E !"u!#i$% d& "! Est'u#tu'! d&" Co%t'o" I%t&'%o: E" Co%t'o" I%t&'%o# Comprende el plan de organizacin, m%todos coordinados y medidas adoptadas dentro del negocio, para salvaguardar activos, verificar la confiabilidad y correccin de los datos contables, promover eficiencia operativa y fomentar adhesin a polticas administrativas. Es(u&)! ! o*s&' !' +!'! Estudio d& #!d! Ci#"o: -ue las transacciones se ejecuten adecuadamente .eficiencia operativa/ -ue las transacciones est%n debidamente registradas .obtencin de informacin financiera razonable y oportuna/ Custodia de los activos .proteccin a los activos/ 'A A!&01230A "23 C0C'2* *E E'A+23A &E 'A *04!0E 1E 5236A, "23 CA&A C0C'2 &E+E ''E7A3 "3243A6AC02 "3243A6AC02 4E E3A' &E 12&2* '2* C0C'2* A E7A'!A3 "23 C0C'2

CE&!'A*

A33A107A* "23 CA&A C0C'2

"A"E'E* &E 13A+A82 "23 C0C'2 .CE&!'A*# CE 13A'09A&23A*, *!6A30A* : A A'010CA*/ A8!*1E* : 3EC'A*050CAC02 E* - *E &E+E 3E5'E8A3 E 'A* CE&!'A* A A'010CA*, '!E42 "A*A3 '2* A8!*1E* A 'A* *!6A30A* : "23 !'1062 A 'A CE&!'A CE 13A'09A&23A : "23 !'1062 *E &E+E A&8! 1A3 ! 0 5236E &E A!&01230A 0 1E3 A.

F"u,o d& "os Ci#"os d& T'!%s!##io%&s: El Ciclo de 1esorera provee efectivo a los ciclos de Egresos 'os dos Ciclos de Egresos compran materias primas y propiedades y pagan la utiliza en el Ciclo de Conversin nmina que se

El ciclo de Conversin origina productos y servicios y controla los 0nventarios de productos terminados para venderlos. 1odos los Ciclos envan informacin contable al Ciclo de 0nformacin 5inanciera y %sta se resume en Estados 5inancieros

Ci#"o d& T&so'&'-!

0ncluye aquellas funciones que tratan de sus fondos de capital, es decir, el manejo de efectivo y la emisin de obligaciones de deuda y de acciones de capital. 'as funciones del ciclo de tesorera comienzan con el reconocimiento de las necesidades de efectivo. 0ncluyen la distribucin del efectivo disponible a las operaciones corrientes y otros usos, y se terminan con la devolucin de efectivo a los inversionistas y a los acreedores. Cuentas de 6ayor !tilizadas. Caja y +ancos. &ocumentos por "agar. &eudas a largo "lazo. Capital .utilidades retenidas/ 0ntereses gasto. 0ntereses "roducto. 0nversiones. Enlaces del Ciclo de 1esorera Ciclo de adquisicin y pago# desembolsos de efectivo. Ciclo de 0ngresos# 0ngresos de efectivo. Ciclo de 0nformacin 5inanciera# Asientos de diario que reflejan las transacciones.

5unciones 1picas# 5uncin de Ejecucin ;0nversiones < Compra de valores, recibir ingresos peridicos y venta de valores. ;5inanciamiento < Emisin de obligaciones y acciones del capital social, pago de intereses y dividendos, redimir obligaciones y readquisicin de acciones. 5uncin de 3egistro ;0nversiones Contabilizar las transacciones y pase al mayor Actualizar el mayor au,iliar de inversiones ;5inanciamiento Contabilizar las transacciones en diarios y mayor Actualizacin de los mayores au,iliares 5uncin de Custodia ; 0nversiones < "roteccin de valores < 6antener correctos los saldos de las inversiones ;5inanciamiento < Asegurarse de la correccin de los saldo de los pasivos y del capital social Asientos Comunes# 0ncurrir en deudas y pagarlas, emitir y retirar acciones, adquirir y vender acciones de tesorera. 5ormas y &ocumentos 7itales# Certificados o ttulos de acciones, &ocumentos por pagar, Emisin de obligaciones, Acciones, bonos y otros de inversin, Convenios para plan de beneficios, Cheques de dividendos e intereses. 2bjetivos del Control 0nterno# Eficiencia 2perativa# Autorizacin, segregacin de funciones, de documentacin. procedimientos

0nformacin 5inanciera Confiable y 2portuna# *egregacin de funciones, registros contables y procedimientos. Adecuada Custodia de los Activos

Ci#"os d& E.'&sos/Co)+'!s

!na parte significativa del esfuerzo contable en un ciclo de egresos compras .llamado tambi%n adquisicin y pago/ se dedica usualmente a clasificar la adquisicin de los recursos entre diversas cuentas de activo y gasto. &ebido a las diferencias en tiempo que e,isten entre el recibo de los recursos y el desembolso del efectivo, las cuentas a pagar y diversos pasivos acumulados, tambi%n se afectan directamente por este ciclo. Cuentas de 6ayor !tilizadas. Caja. Cuentas por pagar. 0nventarios. Activos 5ijos. 4astos de fabricacin. 4astos de 2peracin. Enlace del Ciclo de Egresos Ciclo de 1esorera# Con desembolsos de efectivo. Ciclo de Conversin# 3ecepcin de bienes y mercancas. Ciclo de 0nformacin# Asientos de diario que reflejan las transacciones. Fu%#io%&s T-+i#!s: 5unciones de Ejecucin# *olicitud de compra, *olicitud de Cotizacin, *elecin del mejor cotizante, "reparacin de la solicitud de compra, Autorizacin para adquisicin de bienes=servicios, 5uncin especfica de compra, 3ecepcin de mercancas y suministros, Control de calidad de la adquisicin, 7erificacin y aprobacin de los pagos. 5unciones de 3egistro# 3egistro y control de cuentas por pagar y pasivos acumulados, &istribucin de compras y cuentas apropiadas, Actualizacin de registros de inventario y costos, Actualizar submayores de caja, inventarios, etc. 5uncin de Custodia# "roteccin del inventario, 6antener registros correctos de inventarios. Asientos Comunes# Compras, desembolsos de efectivo, ajustes, distribucin de cuentas y pagos anticipados. 5ormas y &ocumentos 7itales# *olicitud de compra, rdenes de compra, documentos de recepcin, facturas de proveedores, notas de d%bito y cr%dito, solicitudes de cheques, cheques y autorizaciones para desembolsos. 2bjetivos del Control 0nterno# Eficiencia 2perativa# Autorizacin, segregacin de funciones, procedimientos de documentacin. 0nformacin 5inanciera confiable y 2portuna# *egregacin de funciones, registros contables y procedimientos, verificacin interna independiente. Custodia de los Activos

Errores "otenciales# Compra# bienes o servicios contabilizados pero no recibidos, ;no autorizados, recibidas, pero no contabilizadas, factura contabilizada incorrectamente. "agos# contabilizados, pero no efectuados o viceversa, contabilizados en perodo indebido, pagos no autorizados. NATURALE0A DEL CICLO El ciclo de adquisiciones y pagos involucra las decisiones y procesos necesarios para obtener las mercancas y servicios, y operar un negocio. El ciclo comienza por lo general con la preparacin de una requisicin de compra por un empleado autorizado que necesita las mercancas o servicios y termina con el pago por los beneficios recibidos. Aunque el an(lisis que sigue trata de una peque)a empresa industrial que fabrica productos tangibles para su venta a terceras personas, los mismos principios se aplican a una compa)a de servicios, a una unidad gubernamental, o a cualquier otro tipo de organizacin.

PROCESAMIENTO DE LAS RDENES DE COMPRA. El punto de partida para el ciclo es la solicitud de mercancas o servicios por el personal del diente. >a forma e,acta de la solicitud y la aprobacin necesaria depende de la naturaleza de las mercancas y servicios, y de la poltica de la empresa. R&(uisi#i$% d& #o)+'!: *olicitud de mercancas y servicios que presenta un empleado autorizado. "uede tomar la forma de una peticin de adquisicin de materiales por un superintendente o el supervisor del almac%n, reparaciones e,ternas por personal de oficina o de f(brica, o de una pliza de seguro por el vicepresidente a cargo de la propiedad y equipo. O'd&% d& #o)+'!: &ocumento que identifica la descripcin, cantidad e informacin relacionada con las mercancas y servicios que la empresa piensa comprar. Con frecuencia se utiliza este documento para indicar la autorizacin, para la adquisicin de mercancas y servicios. Co%t'o"&s i%t&'%os: 'a autorizacin correcta de las adquisiciones es una parte esencial de esta funcin, porque asegura que las mercancas y servicios se adquieran para propsitos autorizados de la organizacin y evita la adquisicin de partidas e,cesivas o innecesarias. 'a mayora de las compa)as permiten la autorizacin general para la adquisicin de necesidades regulares de operacin, como inventario, en un nivel, y para la adquisicin de activo fijo o partidas similares en otro nivel. "or ejemplo, las adquisiciones de activos fijos que rebasan un lmite especifico en dinero necesitan la intervencin del consejo de administracin? las partidas adquiridas con relativa frecuencia, como plizas de seguro y contratos de servicio a largo plazo, son aprobadas por determinados funcionarios? los suministros y servicios que cuestan menos de una cantidad se)alada son aprobados por los supervisoras y jefes de departamento? y algunos

tipos de materias primas y suministros se reordenan de manera autom(tica que bajan a un nivel predeterminado.

RECEPCIN DE MERCANC1AS 2 SERVICIOS. 'a recepcin de mercancas o servicios del proveedor es un punto crtico en el ciclo de la empresa, porque es el punto en donde la mayora de las compa)as reconocen por primera vez la adquisicin y pasivo relacionado en sus registros. Cuando se reciben las mercancas, un control adecuado e,ige que se e,amine su descripcin, cantidad, arribo oportuno y condicin. R&+o't& d& '&#&+#i$%: &ocumento que se prepara en el momento que se reciben las mercancas tangibles, que indica la descripcin de las mercancas, cantidades recibidas, fecha recibida y otros datos pertinentes. 'a recepcin de mercancas y servicios en el curso normal del negocio representa la fecha en que los clientes reconocen normalmente la constitucin de un pasivo por la adquisicin. Co%t'o"&s i%t&'%os: 'a mayora de las empresas hacen que el departamento de recepcin inicie un reporte como evidencia de la misma y el e,amen de las mercancas. "or lo regular se enva una copia al almac%n y otra al departamento de cuentas por pagar para sus necesidades de informacin. "ara evitar el robo y el mal uso, es importante que se controlen fsicamente las mercancas desde el momento de su recepcin hasta su salida. El personal en el departamento de recepcin debe ser independiente del personal de almac%n y del departamento de contabilidad. "or $ltimo, los registros contables transfieren la responsabilidad de las mercancas conforme pasan de la recepcin al almac%n, y del almac%n a fabricacin.

RECONOCIMIENTO DE LA RESPONSABILIDAD. El reconocimiento debido a la responsabilidad por la recepcin de mercancas y servicios requiere registros r(pidos y precisos. El registro inicial tiene un efecto significativo sobre los estados financieros registrados y el desembolso real de efectivo? por tanto, se debe tener gran cuidado para incluir slo las adquisiciones validas de la compa)a en las cantidades correctas. Di!'io d& !d(uisi#io%&s# &iario para registrar las transacciones de adquisiciones. !n diario detallado de adquisiciones incluye cada transaccin por concepto de adquisiciones. "or lo general, incluye varias clasificaciones para los tipos m(s significativos de adquisiciones, como la compra para inventarios, reparaciones y mantenimiento, suministros, su registro a las cuentas por pagar, y los d%bitos y cr%ditos miscel(neas. El diario de adquisiciones tambi%n puede incluir devoluciones de adquisiciones y rebajas de transacciones si no se utiliza un diario por separado. R&+o't& '&su)ido d& !d(uisi#io%&s: &ocumento generado por computadora que resume las adquisiciones para un periodo. El reporte por lo general incluye informacin analizada por componentes claves, como clasificacin de cuentas, tipo de inventario y divisin.

F!#tu'! d&" +'o &&do': &ocumento que indica conceptos como la descripcin y cantidad de mercancas y servicios recibidos, el precio, incluyendo el flete, t%rminos de descuento en efectivo, y fecha de facturacin. Es un documento esencial porque especifica la cantidad de dinero que se le debe al proveedor por una adquisicin. P$"i3! d& #!'.o: &ocumento que indica una reduccin en la cantidad que se le debe a un proveedor por mercanca devuelta o por una rebaja concedida. A menudo toma la misma forma general que la factura de un proveedor, pero apoya las reducciones en las cuentas por pagar en lugar de aumentarlas. P$"i3!: &ocumento que las organizaciones utilizan frecuentemente para establecer un medio formal de registrar y controlar las adquisiciones. 'as plizas incluyen una hoja o folder de cubierta para contener los documentos y un paquete de documentos relevantes, como la orden de compra, copia de la boleta de empaque, reporte de recepcin, y factura del proveedor. &espu%s del pago, se agrega una copia del cheque al paquete de plizas. A'#4i o )!&st'o d& #u&%t!s +o' +!.!': Archivo para registrar las adquisiciones individuales, desembolsos en efectivo, y devoluciones y rebajas en las adquisiciones para cada proveedor. *e actualiza el archivo maestro de los archivos de adquisiciones, devoluciones y rebajas, y desembolsos en efectivo y archivos de transacciones de desembolsos en efectivo, por computadora. El total de los saldos de las cuentas individuales en el archivo maestro es igual al saldo total de las cuentas por pagar en el mayor general. R&"!#i$% d& #u&%t!s +o' +!.!': 'istado de la cantidad que se debe a cada proveedor, o por cada factura o pliza en un momento determinado. *e prepara directamente del archivo maestro de cuentas por pagar. Est!do d& #u&%t! d&" +'o &&do': !n estado de cuenta que se prepara mensualmente por el proveedor que indica el saldo inicial, las adquisiciones, devoluciones y rebajas, pagos al proveedor, y saldo final. Estos saldos y actividades representan las transacciones para el periodo pos parte del proveedor y no del cliente. E,cepto por las cantidades que no se han conciliado y las diferencias causadas por las fechas, el archivo maestro de cuentas por pagar del cliente debe ser igual que el estado de cuenta del proveedor. Co%t'o"&s i%t&'%os# En algunas compa)as, el registro de los pasivos por adquisiciones se hace sobre la base de la recepcin de mercancas y servicios, y en otras empresas, se registra hasta que se recibe la factura del proveedor. En cualquier caso, el departamento de cuentas por pagar generalmente tiene la responsabilidad de verificar lo correcto de las adquisiciones. *e efect$a esto comparando los detalles en la orden de compra, con los reportes de recepcin y la factura del proveedor para determinar que las descripciones, precios, cantidades, t%rminos y flete en la factura del proveedor est(n correctas. "or lo general, tambi%n se verifican las e,tensiones, totales y distribucin de cuentas.

!n control importante en los departamentos de cuentas por pagar y es e,igir que el personal que registra las adquisiciones no tenga acceso al efectivo, valores negociables, y otros activos. 'os documentos y registros adecuados, procedimientos correctos para mantener los registros, y revisiones independientes sobre el desempe)o tambi%n son controles necesarios en la funcin de cuentas por pagar.

PROCESAMIENTO 2 REGISTRO DE DESEMBOLSOS EN EFECTIVO "ara la mayora de las organizaciones, el pago se efect$a por cheques preparados por computadora a partir de la informacin que se incluye en el archivo de transacciones de adquisiciones en el momento que se reciben las mercancas y servicios. Es usual que los cheques se preparen en un formato de copias m$ltiples, con el original para el proveedor, una copia se archiva con la factura del proveedor y otros documentos de apoyo, y otra es archivada num%ricamente. En la mayora de los casos, los cheques individuales se registran en un archivo de transacciones de desembolsos de efectivo. C4&(u&: 6edio de pago de la adquisicin cuando se vence el pago. &espu%s, una persona autorizada firma el cheque, y %ste se convierte en un activo. Cuando el proveedor lo hace efectivo y el banco del cliente lo acepta, se le llama cheque cancelado. Di!'io d& d&s&)*o"sos &% &5&#ti o: &iario para registrar las transacciones de desembolso en efectivo. El libro de desembolsos en efectivo se genera para cualquier periodo, por las transacciones de desembolso de efectivo que se incluyen en los archivos de la computadora. 'os detalles del diario se asientan en el archivo maestro de cuentas por pagar y se traspasan los totales del diario al mayor general por medio de la computadora. Co%t'o"&s i%t&'%os: 'os controles m(s importantes en la funcin de las salidas de efectivo incluyen la firma de cheques por una persona con la autoridad necesaria, separacin de responsabilidades para firmar los cheques y desempe)ar la funcin de cuentas por pagar, y un e,amen cuidadoso de los documentos de respaldo por el que firma el cheque en el momento en que lo firma. 'os cheques est(n foliados previamente e impresos en papel especial que dificulte la alteracin del nombre del receptor o la cantidad. 1ambi%n es importante tener un m%todo de cancelacin de los documentos de respaldo, para evitar que se usen de nuevo como apoyo para otro cheque en un momento posterior. !n m%todo com$n es escribir el n$mero del cheque en los documentos de respaldo.

PRUEBAS DE CONTROL 2 PRUEBAS SUSTANTIVAS DE TRANSACCIONES En una auditoria com$n, las cuentas que m(s tiempo se llevan para su verificacin en pruebas de detalles de saldos son las cuentas por cobrar, inventario, activos fijos, cuentas por pagar, y cuentas de gastos. &e estas cinco, cuatro est%n relacionadas directamente con el ciclo de adquisiciones y pagos. "uede ser e,tenso el tiempo neto ahorrado si el auditor reduce las pruebas de detalles de las cuentas al utilizar pruebas de controles y pruebas de transacciones para verificar la estructura de control interno y adquisiciones y desembolsos de efectivo. "or tanto, no debe sorprendernos que las pruebas de controles y pruebas sustantivas de transacciones para el

ciclo de adquisiciones y pagos reciban atencin considerable en las auditorias bien llevadas, en especial cuando el cliente tiene una estructura efectiva de control interno. 'as pruebas de controles y pruebas sustantivas de transacciones para el ciclo de adquisiciones y pagos se dividen en dos amplias (reas# +'u&*!s d& !d(uisi#io%&s y +'u&*!s d& +!.os. 'as pruebas de adquisiciones se encargan de tres de las cuatro funciones se)aladas con anterioridad. "rocesamiento de las rdenes de compra, recepcin de mercancas y servicios, y el reconocimiento del pasivo. 'as pruebas de pagos se encargan de la cuarta funcin, el procesamiento y registro de los desembolsos de efectivo. VERIFICACIN DE LAS AD6UISICIONES. 'as adquisiciones registradas son de mercancas y servicios recibidos, consistentes con los intereses del cliente .e,istencia/. *i el auditor queda satisfecho de que los controles son adecuados para este objetivo, se reduce mucho las pruebas para transacciones incorrectas e inv(lidas. Es probable que los controles adecuados eviten que el cliente incluya como gastos del negocio o activos aquellas transacciones que beneficien principalmente a la administracin u otros empleados, en lugar de la entidad a la que se le practica la auditoria. En algunos casos las transacciones incorrectas son obvias, como la adquisicin de articulas personales no autorizados por el personal o un desfalco verdadero de efectivo al registrar una adquisicin fraudulenta en el diario de adquisiciones. En otros casos, es m(s difcil evaluar la correccin de una transaccin, como el pago de la membreca de funcionarios a clubes campestres, vacaciones con gastos pagados a pases e,tranjeros para los miembros de la administracin y sus familias, y pagos ilegales aprobados por la administracin a funcionarios de pases e,tranjeros. *i los controles sobre transacciones incorrectas o inv(lidas son inadecuados, es necesario realizar un e,amen e,haustivo de la documentacin comprobatoria. S& '&.ist'!% "!s !d(uisi#io%&s &7ist&%t&s 8#o)+"&t!s9: la falta del registro de la adquisicin de mercancas y servicios recibidos afecta de forma directa el saldo en las cuentas por pagar y resulta en una valuacin e,cesiva de la utilidad neta y activo neto. A causa de esto, por lo general, los auditores se preocupan mucho con el objetivo de que est% completa. En algunos casos, puede ser difcil desarrollar pruebas de detalles para determinar la e,istencia o ine,istencia de transacciones no registradas, y el auditor confi en los controles para este propsito. Adem(s, puesto que la auditora de cuentas por pagar requiere un tiempo considerable, una estructura efectiva de controles internos, comprobada, reduce de manera considerable los costos de auditora. S& '&.ist'!% "!s !d(uisi#io%&s #o% +'&#isi$%. "uesto que la precisin de muchas cuentas de activos, pasivos, y gastos depende del registro correcto de transacciones en el diario de adquisiciones, el alcance de las pruebas de detalles de muchas cuentas de gastos y balance depende de la evaluacin que el auditor desarrolle de la efectividad de los controles internos sobre la precisin del registro de las transacciones de adquisiciones. CUENTAS POR PAGAR 'as cuentas por pagar son deudas no pagadas por mercancas y servicios recibidos en el curso com$n del negocio. En ocasiones es difcil distinguir entre cuentas por pagar y pasivos acumulados, pero es $til definir un pasivo como cuenta por pagar si se conoce y se debe la cantidad total de la deuda en la fecha del balance. "or tanto, la cuenta de cuentas por pagar incluye deudas por la adquisicin de materias primas, equipo, servicios, reparaciones y muchos otros tipos de mercancas y servicios que se recibieron antes del fin del a)o. 'a gran mayora de cuentas por pagar tambi%n se identifican por la e,istencia de facturas del proveedor para la deuda.

CONTROLES INTERNOS *e ilustra los efectos de los controles internos del cliente sobre las pruebas de las cuentas por pagar con dos ejemplos. En el primero, supongamos que el cliente tiene una estructura de control interno muy efectiva sobre los registros y pago de las adquisiciones. *e documenta con la recepcin de mercancas por reportes foliados de recepcin? se preparan con rapidez y eficiencia, y se registran los comprobantes foliados en el archivo de transacciones de adquisiciones y el archivo maestro de cuentas por pagar. 1ambi%n se efect$an las desembolsos de efectivo con oportunidad cuando tienen que hacerse, y se les registra de inmediato en el archivo de transacciones de desembolsos de efectivo y en el archivo maestro de cuentas por pagar. Cada mes se concilian los saldos individuales de las cuentas por pagar en el archivo maestro con los estados de cuenta de los proveedores y se compara el total con el mayor general, por una persona independiente. En estas circunstancias, la verificacin de las cuentas por pagar e,ige poco esfuerzo del auditor, una vez que %ste llega a la conclusin de que la estructura de control interno est( operando de forma efectiva. En el segundo ejemplo, supongamos que no se utilizan reportes de recepcin, el cliente detiene el registro de las adquisiciones hasta que se efect$an los desembolsos de efectivo, y, a causa de una d%bil posicin de efectivo, con frecuencia se pagan las facturas varios meses despu%s de su vencimiento. Cuando un auditor se enfrenta a esta situacin, e,iste gran probabilidad de subestimar las cuentas por pagar? por tanto, en estas circunstancias se necesitan e,tensas pruebas de detalles de las cuentas por pagar, para determinar si las cuentas por pagar se registraron de forma correcta en la fecha del balance. PROCEDIMIENTOS DE AN:LISIS. !no de los procedimientos de an(lisis m(s importantes para descubrir errores en las cuentas por pagar es la comparacin de los totales de gastos del a)o actual con los de a)os anteriores. "or ejemplo, al comparar los gastos por servicios con los del a)o anterior, el auditor puede determinar que no se registr el $ltimo recibo del a)o. 'a comparacin de gastos con los a)os anteriores es un procedimiento analtico efectivo para las cuentas por pagar porque los gastos, a)o tras a)o, son m(s o menos estables relativamente.

Ci#"o d& E.'&sos/No)i%!.

'as transacciones relacionadas con las nominas involucran los eventos y transacciones que corresponden a las remuneraciones a ejecutivos y empleados. Este tipo de transacciones incluyen personal asalariado, obreros que se les pagan por hora sobre una base incentivo, vacaciones, etc. Cuentas de 6ayor !tilizadas. 6ano de 2bra &irecta. *ueldos y *alarios. Cuentas por "agar. Caja y +ancos. Enlaces del Ciclo de Egresos Ciclo de 1esorera# Con desembolso de efectivo. Ciclo de Conversin# 3ecepcin de servicios de mano de obra. Ciclo de 0nformacin# Asientos de diario que reflejan las transacciones. 5unciones 1picas# 5unciones de Ejecucin# 3eclutamiento, contratacin, promocin y despido de personal, Capacitacin y evaluacin de personal, "reparacin de informes de asistencia, "reparacin,

autorizacin, c(lculos, control y pago de nminas, Autorizacin, pago y recuperacin de anticipos varios. 5unciones de registro# Contabilizacin de transacciones de nmina a pase al mayor, Actualizar registro de empleados, &eterminar costo de mano de obra. 5unciones de custodia# "roteccin de fondos de nmina, "roteccin de registros de nmina, 6antener correccin de cuentas bancarias. Asientos comunes# minas pagadas, beneficios de empleados, distribuciones de mano de obra, ajustes de nmina, pagos anticipados. 5ormas y documentos vitales# *olicitud de empleo, entrevista y pruebas, seleccin preliminar, e,(menes fsicos, contratos de trabajo, aviso de promocin, aviso de aumento salarial, despidode personal, liquidacin al personal 2bjetivos del Control 0nterno# Eficiencia operativa# Autorizacin, segregacin de funciones, controles fsicos y verificacin interna independiente. 0nformacin financiera razonable y oportuna# *egregacin de funciones, registros contables y procedimientos y verificacin interna independiente. Errores "otenciales# "lanillas infladas con personal no e,istente "agos por trabajo no realizado Apropiacin de salarios no reclamados 0ndemnizaciones pagadas no contabilizadas Contabilizacin y=o pago indebido de salarios y=o prestaciones laborales Errores en c(lculos o sumas

PERSONAL Y EMPLEO El departamento de personal proporciona una fuente independiente para entrevistar y contratar al personal calificado. El departamento tambi%n es una fuente independiente de registros para la verificacin interna de la informacin sobre salarios. R&.ist'o d& +&'so%!": 3egistros que incluyen datos como la fecha de contratacin, investigaciones del personal, tasas de pago, deducciones autorizados, evaluaciones del desempe)o y terminacin del empleo. Fo')! d& !uto'i3!#i$% d& d&du##i$%: 5orma que autoriza las deducciones por nomina, incluyendo el numero de e,enciones para la retencin de impuesto sobre ingresos, bonos de ahorro de Estados !nidos y cuotas sindicales.

Fo')! d& !uto'i3!#i$% d& t!s! d& +!.o: 5orma que autoriza la tasa de pago. 'a fuente de la informacin es un contrato laboral, autorizacin por la administracin, o en el caso de funcionarios, la autorizacin del consejo de administradores. Co%t'o"&s i%t&'%os: &esde un punto de vista de auditora, los controles internos m(s importantes en el aspecto del personal involucran los m%todos formales de informar al personal de la toma de tiempo y de preparacin de nminas, del ingreso de nuevos empleados, la autorizacin de los cambios inciales y peridicos en las tasas de pago, y la fecha de terminacin de empleados que dejan de trabajar para la compa)a. Como parte de estos controles, es sumamente importante la separacin de responsabilidades. A ninguna persona que tiene acceso a las tarjetas de pago, registros de nminas o cheques, se les permite el acceso los registros de personal. !n segundo control importante es la investigacin adecuada de la competencia y confiabilidad de los nuevos empleados. TOMA DE TIEMPO 2 PREPARACIN DE LA NMINA. Esta funcin es de capital importancia en la auditoria de nminas, porque afecta directamente los gastos por nomina para el periodo. 0ncluye la preparacin tarjetas de tiempo para los empleados, el resumen y c(lculo del pago bruto, deducciones, y pago neto? la preparacin de los cheques respectivos? y la preparacin de los registros de nmina. &eben e,istir controles adecuados para evitar c(lculos errneos en cada una de estas actividades. T!'&! d& ti&)+o: documento que indica la hora en que el empleado dej de trabajar en cada da, y el n$mero de horas que trabaj. "ara muchos empleados, los relojes registradores de tiempo preparan de forma autom(tica la tarjeta de tiempo. "or lo general, las tarjetas de tiempo se entregan por semana. T!',&t! d& ti&)+o &% "! o*'!: &ocument que indica las ordenes en las que un trabajador de f(brica ha laborado durante un periodo determinado. Esta forma se utiliza slo cuando un empleado desempe)a sus actividades por rdenes de produccin, en diferentes departamentos. R&+o't& '&su)ido d& %$)i%!: &ocumento generado por computadora que resume en diversas formas la nmina por un periodo. !n resumen es el total cargado a cada cuenta del mayor por cargos por la nmina. Estos ser(n iguales a la nomina a bruta para el periodo. 2tro resumen com$n para una organizacin manufacturera son los totales cargados a diversos rdenes en un sistema de contabilidad de costos por ordenes de produccin. Di!'io d& %$)i%!: &iario para registrar los cheques de nomina indican el pago bruto, retenciones y pago neto. El diario de nmina se genera para cualquier periodo a partir de las transacciones en nminas que se incluyen en los archivos del sistema de cmputo. 1ambi%n se incluyen los detalles de diario en el archivo maestro de nminas. 'os totales del diario se traspasan al mayor general por la computadora. A'#4i o )!&st'o d& %$)i%!: Archivo donde se registran todas las transacciones de nmina para cada empleado y se mantiene el total de salarios pagados empleados durante el a)o hasta la fecha. El registro para cada empleado incluye el pago bruto por cada periodo de nmina, las deducciones del pago bruto, el pago neto, n$mero y fecha del cheque. El archivo maestro se actualiza con la informacin de los archivos de transacciones de nminas de la computadora. El total devengado por cada empleado en el archivo maestro, es igual al saldo total de la nmina bruta en diversas cuentas del mayor general. Co%t'o"&s i%t&'%os: !n control adecuado del tiempo en las tarjetas de tiempo incluye el uso de un reloj marcador u otro m%todo similar, para tener la certeza que se les paga a los empleados el n$mero de horas que laboraron. 1ambi%n se hace el control para evitar que alguna persona inserte las tarjetas de varios empleados o que presente una tarjeta de tiempo ficticia.

PAGO DE LA NMINA 'a firma verdadera y distribucin de los cheques se maneja de forma correcta su robo.

para evitar

C4&(u&s d& %$)i%!# Cheque suscrito al empleado por los servidos que desempe). *e prepara el cheque como parte de la funcin de formulacin de la nmina pero la firma autorizada convierte al cheque en un activo. El importe del cheque es el pago bruto menos impuestos y otras deducciones retenidas. &espu%s que se ha cobrado el cheque y el banco lo regresa a la empresa, se le llama cheque cancelado. Co%t'o"&s i%t&'%os: 'os controles sobre los cheques deben incluir limitar la responsabilidad de la autorizacin para firmar los cheques a un empleado, que no tenga acceso a la toma de tiempo o a la preparacin de la nmina, la disminucin de la nmina por alguien que no est% involucrado en otras funciones de la nmina, y el regreso inmediato de cheques no reclamados para su depsito nuevamente. *i se utiliza una m(quina firmadora de cheques para reemplazar una firma manual, tambi%n se requieren los mismos controles? adem(s, se debe controlar cuidadosamente la m(quina firmadora de cheques.

PREPARACIN DE DECLARACIONES DE IMPUESTOS SOBRE LA NMINA 2 EL PAGO DE LOS MISMOS. 'a preparacin y envo oportuno por correo de las declaraciones de impuestos sobre nminas es un requisito establecido por las leyes federales y estatales sobre nmina. D&#"!'!#io%&s d& i)+u&stos so*'& %$)i%!s: 5ormas de impuestos que se presentan a las unidades locales, estatales y federales del gobierno para el pago de impuestos retenidas y el impuesto del patrn. 'a naturaleza y fechas de vencimiento de las formas varia, dependiendo del tipo de impuestos. Co%t'o"&s i%t&'%os: El control m(s importante en la preparacin de estas declaraciones es una serie bien definida de polticas que indican dnde se archivan cada forma. 'a mayora de los sistemas computarizados de nominas incluyen la preparacin de declaraciones de impuestos sobre nominas utilizando la informacin en los archivos maestro y de transaccin de nominas.

PRUEBAS DE CONTROLES 2 PRUEBAS SUSTANTIVAS DE TRANSACCIONES 'a mayora de las estructuras de control interno para las nminas est( muy estructurada y bien dise)ada para controlar las salidas de efectivo y minimizar las quejas e insatisfaccin de los empleados. Es com$n utilizar t%cnicas electrnicas para el procesamiento de datos en la preparacin de todos los diarios y cheques de nmina. A menudo se utilizan sistemas propios de la empresa, aunque tambi%n utilizan los sistemas de centros e,ternos de servicio. "or lo general no es f(cil establecer un buen control en el ciclo de nominas y personal. "ara los empleados de f(bricas u oficinas, es frecuente que haya gran n$mero de transacciones relativamente homog%neas de peque)as cantidades. @ay menos transacciones nminas de ejecutivos, pero estas son com$nmente consistentes en el momento oportuno, contenido y cantidad. Como efecto de las preocupaciones relativamente constantes acerca de las nominas que e,isten de compa)ia a compa)a, se encuentran disponibles sistemas de alta calidad para computadora.

CONTROLES INTERNOS; PRUEBAS DE CONTROLES 2 PRUEBAS SUSTANTIVAS DE TRANSACCIONES. 'as pruebas de controles y pruebas sustantivas de los procedimientos de transacciones son los medios m(s importantes para verificar los saldos en la cuenta en el ciclo de nominas y personal. El %nfasis sobre estas pruebas se origina en el hecho de que se carece de evidencia independiente proporcionada por un tercero, como sera una confirmacin para verificar los salarios acumulados impuestos sobre ingresos retenidas, impuestos acumulados en la nmina, y otras cuentas de saldos. Adem(s, en la mayoria de las auditoras los montos en las cuentas de saldo son peque)os y se verifican con relativa facilidad si el auditor tiene confianza en que las transacciones de la nomina se han registrado correctamente en la computadora y se han preparado correctamente las declaraciones de los impuestos sobre nminas. FORMAS 2 PAGOS DE IMPUESTOS S<BRE NMINAS. En muchas organizaciones los impuestos sobre las nminas son una Consideracin importante, tanto porque las cantidades en ocasiones son considerables como porque pueden surgir graves responsabilidades por no presentar oportunamente las formas sobre impuestos. P'&+!'!#i$% d& 5o')!s d& i)+u&stos so*'& +!.os: Como parte de la comprensin de la estructura de control interno, el auditor revisa la preparacin por lo menos de una de cada tipo de formas de impuestos sobre nominas por las que el cliente es responsable. E,iste una responsabilidad potencial por impuestos no pagados. "enalizaciones e intereses si el cliente no prepara debidamente las formas sobre impuestos. 'as formas para impuestos sobre nominas corresponden a 0mpuestos federales sobre ingresos, retencin de 52CA, retencin de impuestos estatales municipales sobre impuestos, e 0mpuestos federales y estatales por desempleo "uede ser necesaria una conciliacin detallada de la informacin en las formas para impuestos y los registros de nmina, cuando el auditor cree que e,iste una probabilidad razonable de que las declaraciones de impuestos pueda haberse preparado incorrectamente. 'as indicaciones de posibles errores en las declaraciones incluyen el pago de multas e intereses en el pasado pagos incorrectos, personal nuevo en el departamento de nmina que es responsable de la preparacin de las declaraciones, la falta de verificacin interna de la informacin y la e,istencia de fuertes problemas de flujo de efectivo para el cliente. P!.o o+o'tu%o d& "os i)+u&stos '&t&%idos so*'& %$)i%!s y ot'!s '&t&%#io%&s. Es deseable comprobar si el cliente ha cumplido con la obligacin legal presentar los pagos que corresponden a todas las retenciones de nmina como parte de las pruebas sobre nminas, aunque los pagos se efect$an por lo general de los desembolsos de efectivo en general. 'as retenciones que preocupan en estas pruebas son partidas como impuestos, cuotas sindicales, seguros y ahorr en las nominas de "ago. El auditor determina primero los requisitos del cliente para presentar los pagos. *e determinan estos requisitos al referirse a fuentes cmo las disposiciones fiscales, contratos sindicales y acuerdos con los emplea dos. &espu%s que el auditor conoce los requisitos, es f(cil determinar si el cliente ha pagado la cantidad correcta de manera oportuna al comparar las salidas subsecuentes de efectivo con los registros de las nominas,

CONSIDERACIONES DE INVENTARIOS 2 NMINAS FICTICIAS. Es frecuente que los auditores e,tiendan sus procedimientos de manera considerable en la auditoria de las nominas de acuerdo con las siguientes circunstancias .>/ cuando la nmina

afecta de manera significativa la evaluacin del inventario? y .A/ cuando el auditor est( preocupado acerca de la posibilidad de que haya transacciones fraudulentas de consideracin en la nomina. R&"!#i$% &%t'& "! %o)i%! y "! & !"u!#i$% d&" i% &%t!'i$: En aquellas auditoras donde la nmina es una porcin significativa del inventario, como ocurre frecuentemente entre las compa)as manufactureras y de construccin, una clasificacin incorrecta de cuentas de las nminas puede afectar de forma considerable la evaluacin de activos para cuentas como produccin en proceso, artculos terminados o construccin en proceso. "or ejemplo, los costos indirectos cargados al inventario en la fecha del balance pueden haberse sobreestimado, si los sueldos del personal administrativo se han cargado equivocada o intencionalmente a los costos indirectos de fabricacin. &e manera similar, la evaluacin del inventario se ve afectada si el costo de mano de obra directo de los empleados individuales se carga errneamente a la orden de produccin o procesos equivocados. Co)+'o*!#i$% d& %o)i%!s 5i#ti#i!s: Aunque los auditores no son los principales responsables de la deteccin de fraudes, se amplan los procedimientos de auditora cuando surge la posibilidad de la corrosin de irregularidades considerables. E,isten varias formas en que los empleados pueden defraudar a una empresa en el (rea de nominas. Este an(lisis se limita a las pruebas para los dos tipos m(s comunes# empleados ficticios y horas fraudulentas. 'a emisin de cheques de nomina a 0ndividuos que no trabajan para la compa)a .empleados ficticios/ con frecuencia da por resultado que se contin$en emitiendo cheques de un empleado despu%s de que se ha terminado su empleo. "or lo general, la persona que comete este tipo de desfalco es un empleado de nminas, sobrestante, compa)ero del empleado, o quiz(s el e, empleado. "or ejemplo, de acuerdo con algunas estructuras de control interno, un supervisor puede marcar diariamente la tarjeta de un empleado y %l mismo aprobarla al final del periodo. *i el supervisor tambi%n distribuye los cheques de pago, e,iste bastante oportunidad para el desfalco. CANTIDADES RETENIDAS DEL PAGO DE LOS EMPLEADOS *e comprueban los impuestos en nminas que han sido retenidos, pero que todava no se desembolsan, al comparar el saldo con el diario de la nmina, la forma de impuestos sobre nminas preparada en el periodo subsecuente, y los desembolsos en efectivo del periodo subsecuente. *e verifican otras partidas retenidas, como cuotas sindicales, bonos de ahorro y seguros en la misma forma. *i la estructura de control interno est( operando efectivamente, se comprueban con facilidad los cortes y la precisin al mismo tiempo por estos procedimientos. SUELDOS 2 SALARIOS ACUMULADOS *urge la acumulacin de sueldos y salarios siempre que no se les paga a los empleados durante los $ltimos das u horas de salarias devengados hasta el periodo subsecuente. El personal asalariado por lo general recibe todo su pago con e,cepcin de tiempo e,tra el $ltimo da del mes, pero con frecuencia varios das de salarios para los empleados por hora quedan sin pagar al final del a)o. El corte correcto y precisin de los sueldos y salarios acumulados depende de la poltica de la compa)a, que siguen de forma consistente a)o tras a)o. Algunas empresas calculan las horas e,actas de pago que se devengaron en el periodo actual y se pagaron en el periodo subsecuente, mientras que otras calculan una proporcin apro,imada. "or ejemplo, si la nmina subsecuente resulta del empleo durante tres das en el a)o en curso y el empleo de dos dias del a)o subsecuente, el uso del BCD como pago bruto del periodo subsecuente como la acumulacin es un ejemplo de una apro,imacin. COMISIONES ACUMULADAS 'os mismos conceptos utilizados en la verificacin de sueldos y salarios acumulados son aplicables a las comisiones acumuladas, pero esta acumulacin a menudo es m(s difcil de

verificar porque es frecuente que las empresas tengan varios tipos diferentes de acuerdos con los vendedores y otros empleados a comisin. "or ejemplo, a algunos vendedores se les paga una comisin cada mes y no devengan salario, mientras otros recibir(n un sueldo mensual m(s una comisin que se paga por trimestre. En algunos casos la comisin vara para diferentes productos, y no se paga sino hasta varios meses despu%s del fin de a)o. Al verificar las comisiones acumuladas, es necesario primero determinar la naturaleza del acuerdo de comisiones y luego probar los c(lculos con base en el acuerdo. Es importante comparar el m%todo de la acumulacin de Comisiones con a)os anteriores "ara verificar su consistencia. *i las cantidades son considerables, tambi%n es com$n confirmar el importe que se debe directamente con los empleados. BONIFICACIONES ACUMULADAS En muchas organizaciones, las bonificaciones no pagadas de fin de a)o a los funcionarios y empleados son una partida tan grande, que la falla al registrarlos resultara un error considerable. "or lo general, se logra la verificacin de la acumulacin registrada compar(ndola con la cantidad autorizada en las actas del consejo de administracin.

Ci#"o d& Co% &'si$%

6uchos de los recursos adquiridos por una entidad entran en agrupaciones en las que se procesan, se montan, se ensamblan con un fin especfico. En el ciclo de conversin se manejan agrupaciones de recursos tales como inventarios, equipos depreciables, recursos naturales e,istentes, seguros pagados por anticipado y activos no monetarios que se tienen para utilizarse en el negocio. Cu&%t!s d& M!yo' Uti"i3!d!s. 0nventarios. "ropiedad, "lanta y Equipo. &epreciaciones Acumuladas. Enlaces del Ciclo de Conversin. Ciclo de Adquisicin y pago# Entradas de material y mano de obra. Ciclo de 0ngresos# Embarques de productos. Ciclo de 0nformacin# Asientos de diario que reflejan las transacciones.

Ci#"os d& I%.'&sos

El ciclo de 0ngresos incluye las funciones que se requieren para cambiar por efectivo los productos o servicios. 0ncluye tomar pedidos de los clientes, embarcar productos terminados, conceder los servicios que presta la compa)a, mantener y cobrar las cuentas y recibir efectivo de los clientes. Es el ciclo en el cual el control fsico y el derecho de propiedad sobre los recursos convertidos se transforman en dinero. Cuentas de 6ayor !tilizadas. 7entas. Comisiones de 7entas. Cuentas por Cobrar. Estimacin para cuentas incobrables.

Costo de 7entas. &evoluciones y 3ebajas sobre ventas. Enlaces del Ciclo de 0ngresos. Ciclo de 1esorera# 0ngresos de Caja. Ciclo de Conversin# Embarque de productos. Ciclo de 0nformacin# Asientos de diario que reflejan las transacciones. 5unciones 1picas# 5unciones de Ejecucin# 7entas# 1oma de pedidos, evaluacin y aprobacin de cr%dito, despacho del pedido, prestacin del servicio, facturacin. 0ngresos de Efectivo# recibir remesas de efectivo por correo, recibir dinero de ventas al mostrador, sumar total de entradas de efectivo, depositar en el +anco, determinacin de cuentas incobrables. 5unciones de 3egistro# 7entas# Contabilizar la factura, contabilizar comisiones, Contabilizar garantas otorgadas por ventas, emitir notas de cr%dito y ajustes de clientes, determinar el costo de ventas. 0ngresos de Efectivo# Contabilizar en el &iario las entradas de efectivo y efectuar pase al 6ayor, contabilizar transacciones de ajustes a ventas, actualizacin de 6ayores Au,iliares de Clientes .anotar rebajas/. 5unciones de Custodia# 7entas# "roteger el 6ayor Au,iliar de Clientes, 6antener actualizados los saldos, 0ngresos de Efectivo, 'levar el control correcto de los saldos de efectivo, 'levar un control apropiado de los saldos de los clientes. Asientos Comunes# 'as ventas, costo de ventas, ingresos de Caja, devoluciones y rebajas en ventas, provisiones para cuentas dudosas. 5ormas y &ocumentos 7itales# 7entas# "edidos, Erdenes y Conocimeintos de Embarque, 5acturas de 7enta, 3ecibos 0ngresos de Efectivo# Avisos de remesas de fondos, cheques, cintas de m(quinas registradoras, depsitos bancarios 2bjetivos de Control 0nterno# Eficiencia 2perativa# &ocumentacin. Autorizacin, *egregacin de 5unciones, "rocedimientos de

0nformacin 5inanciera 3azonable y 2portuna# Asignacin de 3esposabilidades para cada funcin. Adecuada Custodia de Activos Errores "otenciales#

7entas ; 5acturada, 2 despachada 2 facturada

; &espachada, ; 5acturada,

2 contabilizada

; 0mporte cotabilizado incorrectamente Cobros ; Cobrado, ; Cobrado, 2 depositado o contabilizado 2 contabilizado

; &epositado,

FUNCIONES ADMINISTRATIVAS RELACIONADOS.

EN

EL

CICLO

DOCUMENTOS

REGISTROS

'a 5unciones administrativas para un ciclo son las actividades importantes que un empresa realiza para ejecutar y registrar las operaciones administrativas. Es $til conocer estas funciones administrativas del ciclo de ventas y cobranzas para entender la forma en que se realiza la auditoria del ciclo. Con frecuencia a los estudiantes les parece difcil determinar cu(les documentos e,isten en cualquier (rea de auditora y cmo fluyen en la empresa del cliente. 'as funciones administrativas del ciclo de venta y cobranza, la mayora de los documentos comunes que se utilizan en cada funcin, se e,aminan en esta seccin. PROCESAMIENTO DE PERIODO DE LOS CLIENTES. 'a peticin de bienes por parte de un cliente es el punto de partida de todo el ciclo. 'egalmente, es una oferta para comprar bienes de acuerdo con t%rminos especificados. 'a recepcin de un pedido de un cliente con frecuencia da como resultado la creacin inmediata de una orden de venta. P&dido d&" #"i&%t&: Es una peticin de mercanca por parte de un cliente. Esta puede recibirse por tel%fono o carta, una forma impresa que haya sido enviada a los clientes posibles ya e,istentes, a trav%s de los vendedores o en otras formas. O'd&% d& &%t!: Es un documento para comunicar la descripcin, cantidad e informacin relacionada de bienes solicitados por un cliente. Con frecuencia se utiliza para indicar la aprobacin de cr%dito y la autorizacin del embarque. OTORGAMIENTO DEL CRDITO Antes que se embarquen los bienes, una persona debidamente autorizada debe aprobar el cr%dito para el cliente por las ventas a cuenta. 'as practicas nulas de la aprobacin de cr%dito frecuentemente ocasiona un numero e,cesivo de ventas malas y cuentas por cobrar que quiz(s sean incobrables. "ara la mayora de las empresas, una indicacin de la aprobacin del cr%dito en la orden de venta es la aprobacin para embarcar los bienes.

EMBAR6UE DE L<S BIENES Esta funcin importante es el primer punto en el ciclo en donde los activos de la compa)a son otorgados. 'a mayor parte de las compa)as reconoce las ventas cuando los bienes han sido embarcados. *e prepara un documento de embarque en el momento del mismo? esto puede hacerse de manera autom(tica en una computadora con base en la informacin de la orden de venta. El documento de embarque, que a menudo cuenta con varias copias, es esencial para la facturacin adecuada de los embarques a los clientes. 'as compa)as que conservan registros perpetuos de inventario tambi%n los actualizan con base en la informacin del embarque. Do#u)&%to d& &)*!'(u&: Es un documento preparado para indicar el embarque de los bienes, especificando la descripcin de la mercanca, la cantidad embarcada y otros datos pertinentes. El original es enviado al cliente y una o mas copias se conservan en la compa)a. 1ambi%n se utiliza como una se)al de facturacin para el cliente. !n tipo de documento de embarque es un conocimiento de embarque, el cual es un contrato por escrito entre el transportista y el vendedor del receptor y el embarque de los bienes. Con frecuencia los conocimientos de embarque incluyen solo el n$mero de cajas o libras embarcadas y no los detalles completos de cantidad y descripcin. FACTURACIN A LOS CLIENTES Y REGISTRO DE LAS VENTAS. &ado que la facturacin a los clientes es el medio por el cual el cliente es informado del monto que debe por los bienes, esto debe hacerse de manera correcta y oportuna. 'os aspectos m(s importantes de la facturacin son asegurarse que todos los embarques hayan sido facturados, que ning$n embarque haya sido facturado m(s de una vez y que cada uno sea facturado por el monto adecuado. 'a facturacin por el monto adecuado depende de cobrar a los clientes por la cantidad embarcada al precio autorizado. El precio autorizado incluye los cargos de flete, seguro y condiciones de pago. En la mayora de los sistemas, la facturacin de los clientes incluye la preparacin de una factura de ventas con varias copias y la actualizacin simultanea del archivo de operaciones de ventas, del archivo maestro de cuentas por cobrar y el archivo maestro del mayor para ventas y cuentas por cobrar. Esta informacin se utiliza para generar el diario de ventas junto con las entradas de efectivo y los cargos varios, permite la preparacin del balance de comprobacin de cuentas por cobrar. F!#tu'! d& &%t!s: Es un documento en el que se indica la descripcin y cantidad de los bienes vendidos. El precio incluye el flete, el seguro, condiciones y otros datos pertinentes. "or lo regular la factura de ventas se prepara de forma autom(tica en la computadora despu%s que se captura el n$mero del cliente, la cantidad, el destino de los bienes embarcados y las condiciones de venta. 'a factura de ventas es el m%todo para indicar al cliente el monto de una venta y la fecha de vencimiento del pago. E> original se enva al cliente y se conserva una o mas copias. Di!'io d& &%t!s: Es un diario para registrar las operaciones de ventas !n diario de ventas detallado incluye cada una de las operaciones de venta. "or lo general indica las ventas brutas para diferentes clasificaciones tales como lneas de productos, la captura en cuentas por cobrar, cargos y abonos varios. El diario de ventas tambi%n puede incluir las devoluciones y rebajas sobre ventas. Este diario se elabora para cualquier periodo de las operaciones de ventas incluidas en el archivo de la computadora. R&su)&% d& i%5o')& d& &%t!s: Es un documento generado por la computadora en el cual se resumen las ventas de un periodo. "or lo general el informe incluye informacin analizada por componentes importantes tales como el vendedor, el producto y el territorio. A'#4i o )!&st'o d& #u&%t!s +o' #o*'!': Es un archivo para registrar las ventas individuales, las entradas de efectivo y las previsiones de ganancias sobre ventas para cada cliente y para conservar los estados de cuenta de >os clientes. El archivo maestro se actualiza con las ventas,

las ganancias y previsiones sobre ventas y las entradas de efectivo y los archivos de operaciones. El total de los saldos en cuenta individuales del archivo maestro es igual al balance total de las cuentas por cobrar del libro mayor. !na impresin del archivo maestro de cuentas por cobrar muestra, por cliente, el saldo inicial en las cuentas por cobrar, cada operacin de venta, devoluciones y rebajas sobre ventas las entradas de efectivo y el saldo final. Cada vez que se utilice el vocablo archivo maestro en este libro, se refiere ya sea al archivo de computadora o a una impresin de ese archivo. B!"!%3! d& #o)+'o*!#i$% o '&"!#i$% d& #u&%t!s +o' #o*'!': Es una lista de los montos que debe cada cliente en determinado momento. *e prepara directamente a partir del archivo maestro de cuentas por cobrar. Con mucha frecuencia es una balanza de comprobacin de saldos vencidos en la que se muestra la antigFedad de los componentes de las cuentas por cobrar de cada saldo del cliente a la fecha del informe. Est!do d& #u&%t! )&%su!": Es un documento enviado a cada cliente en el que se indica el saldo inicial de cuentas por cobrar el monto y la fecha de cada venta, los pagos en efectivo recibidos, los memorandos de cr%ditos emitidos y el saldo final pendiente de pago. Es en esencia una copia de la porcin que corresponde a ese cliente el archivo maestro de cuentas por cobrar. PROCESAMIENTO Y REGISTRO DE LAS ENTRADAS EN EFECTIVO. 'as cuatro funciones anteriores son necesarias para enviar los bienes alas manos del cliente, facturarlos de forma adecuada y reflejar la informacin en los registros contables. E0 resultado de estas cuatro funciones es la operacin de ventas. 'as cuatro funciones restantes implican la cobranza y el registro de efectivo, las devoluciones y rebajas sobre ventas, los debitos de cuentas incobrables y los gastos por deudas malas. El procesamiento y registro de las entradas de efectivo incluyen el recibir, depositar y registrar el efectivo. 'a preocupacin mas importante es la posibilidad de robo. !n robo puede ocurrir antes que las entradas se capturen en los registros o posteriormente. 'a consideracin mas importante en el manejo de las entradas de efectivo es que todo el efectivo debe ser depositado en el banco en el monto adecuado en forma oportuna y registrado en el archivo de operaciones de entradas de efectivo, que se utiliza para preparar el diario de entradas de efectivo y actualizar los archivos maestros de cuentas por cobrar y del libro mayor. 'os avisos de remesas son importantes para este propsito. A isos d& '&)&s!# Es un documento que acompa)a a la factura de ventas enviada al cliente y que puede ser devuelta al vendedor con el pago en efectivo. *e utiliza para indicar el nombre del cliente, el n$mero de factura de ventas y el monto de la factura cuando se recibe el pago. *i el cliente no incluye el aviso de remesa con su pago, es com$n que la persona que abra el correo prepare uno a la vez. !n aviso de remesa se utiliza para permitir el depsito inmediato del efectivo y para mejorar el control sobre la custodia de los activos. List!do d& "!s &%t'!d!s d& &5&#ti o: Es una lista que prepara una persona independiente cuando se recibe el efectivo. *e utiliza para verificar si el efectivo recibido fue registrado y depositado en los montos correctos y en forma oportuna. Di!'io d& &%t'!d!s d& &5&#ti o: Es un diario para registrar las entradas de efectivo por cobranzas, ventas en efectivo y otras entradas de efectivo. 0ndica el total del mismo recibido, el abono a las cuentas por cobrar en el monto bruto la venta original, descuentos comerciales, en efectivo, otros abonos y cargos. En el diario de entradas de efectivo se apoyan con los avisos de remesa. El diario se genera para cualquier periodo a partir de las operaciones de entradas de efectivo incluidas en los archivos de computadora.

PROCESAMIENTO 2 REGISTRO DE GANANCIAS 2 PROVISIONES DE VENTAS Cuando un cliente no esta satisfecho con los bienes, a menudo el vendedor acepta la devolucin de bienes u otorga una reduccin en los cargos. 'as devoluciones y rebajas se registran en forma correcta y oportuna en el archivo de operador es de devoluciones y rebajas sobre ventas, y del archivo maestro te cuentas por cobrar. 3egularmente se emiten notas de cr%dito por las devoluciones y rebajas para conservar un control y facilitar la contabilidad. Not! d& #'=dito: Es un documento que indica una reduccin en el monto a favor de un cliente debido a la devolucin de bienes o a un provisin otorgada. Con frecuencia toma la misma forma general de una factura de ventas pero apoya reducciones en las cuentas por cobrar en lugar de aumentarlas. DBITO DE LAS CUENTAS POR COBRAR; INCOBRABLES 0ndependiente de la agresividad del departamento de cr%dito, es usual que algunos clientes no paguen sus facturas. Cuando la compa)a llega a la conclusin que una cantidad ya no se puede cobrar a menudo es descartada. Com$nmente, esto ocurre despu%s que un cliente se declara en bancarrota o cuando la cuenta se transfiere a una agencia de cobranzas. 'a contabilidad adecuada requiere un ajuste para estas cuentas incobrables. FORMA DE AUTORI0ACIN DE CUENTAS INCOBRABLES. Es un documento que se utiliza en forma interna para el debito .cargo a gastos/ de una cuenta por cobrar por considerarse incobrable. ESTIMACIN PARA CUENTAS MALAS 'a estimacin para cuentas malas debe ser suficiente para compensar en el periodo de venta actual porque la compa)a no podr( cobrar en el futuro? para la mayora de las compa)as las estimaciones representa un residuo que proviene del ajuste administrativo del final del periodo de la estimacin de cuentas incobrables.

Ci#"o d& I%5o')!#i$% Fi%!%#i&'!

Este ciclo no procesa transacciones, obtiene informacin de contabilidad y operaciones de otros ciclos Eval$a, analiza, resume, concilia, ajusta y reclasifica para ser utilizada por la administracin por medio de los estados financieros. 5unciones 1picas# 0ncluye las actividades b(sicas# 2riginar y preparar plizas de &iario, 3egistrar operaciones en el &iario, 6ayorizar operaciones, Agrupra informacin de revelacin suplementaria, 2riginar, preparar, consolidar y ree,presar informes y Estados 5inancieros, Conversin monetaia, 2btener informacin de otros Ciclos, Custodia de formularios y 'ibros de Contabilidad. 2bjetivos de Control 0nterno# Autorizacin Clasific(cin y "rocesamiento de 1ransacciones

&ocumentacin y Evaluacin *alvaguarda 5sica 1ipos de 0nformes# +alance de Comprobacin Estados 5inancieros +(sicos Estados y Ane,os gerenciales &eclaraciones 5iscales Errores "otenciales# *e incluyen# ; Asientos o Autorizados ; Asientos e 0nformacin 2mitidos ; Asientos con Errores de Anotacin o *uma ; Asientos o "lizas de &iario incorrectos ; !so o distribucin de documentacin sin autorizacin previa ; Estados 5inancieros o Estadsticos presentados indebidamente

CICLO DE INVENTARIOS 2 ALMACENAMIENTO

E0 inventario toma muchas formas diferentes, de acuerdo con la naturaleza del negocio. "ara los negocios de ventas al menudeo o al mayoreo, el 0nventario m(s 0mportante es la mercanca a mano disponible para su venta. "ara los hospitales el inventario incluye alimentos, medicinas, y suministros m%dicos. !na compa)a industrial tiene materias primas, piezas compradas y suministros para uso en la produccin, artculos en proceso de fabricacin y mercanca terminada disponible para su venta. "or las razones que siguen, con frecuencia la auditoria de inventarios es la parte mas compleja y que consume m(s tiempo en una auditora# "or lo general, el inventario es una partida principal en el balance y a menudo es la partida m(s grande de las cuentas incluidas en el capital de trabajo. El inventario est( en diferentes lugares, lo que dificulta su control y conteo fsico. 'as compa)as tienen su inventario accesible para la fabricacin eficiente y venta del producto, pero esta dispersin crea considerables problemas en una auditora. 'a diversidad de las partidas de inventarios crea dificultades al auditor. "artidas como joyas, materias qumicas y piezas electronicas, presentan problemas de observacin y evaluacin. 'a Evaluacin del inventario tambi%n es difcil por factores como la obsolescencia y la necesidad de distribuir costos de fabricacin al inventario.

E,isten varios m%todos de evaluacin de inventario que son acept%ables pero cualquier cliente determinado debe aplicar un m%todo de manera consistente a)o tras a)o. Adem(s, una organizacin prefiere utilizar diferentes metodos de valuacin para diferentes partes del inventario. FUNCIONES EN EL CICLO 2 CONTROLES INTERNOS *e piensa en el ciclo de inventarios y almacenamiento como dos sistema separados pero muy relacionados entre s, uno que involucra flujo real de la produccin y el otro los costos relacionados. A medida que los inventarios pasan trav%s de la compa)a, se realizan controles adecuados sobre su movimiento fsico as como de sus costos relacionados. !n e,amen breve de las seis funciones que constituyen el ciclo de inventarios y almacenamiento nos ayudara a entender estos controles y la evidencia de auditora que se necesita para comprobar su efectividad. PROCESAMIENTO DE RDENES DE COMPRA *e utilizan las requisiciones de compra para solicitar al departamento de compras y control que finque rdenes para obtener diversos artculos para el inventario. El personal de almac%n inicia las requisiciones, o se realiza esto por computadora cuando el inventario llega a un nivel predeterminado? se colocan las rdenes para obtener los materiales requeridos para un pedido de un cliente? o se inicia las rdenes a partir de un conteo peridico de inventarios realizado por persona responsable. *in importar el m%todo que se siga, los controles sobre requisiciones de compras y las rdenes de compra relacionadas se eval$an y prueban como parte del ciclo de adquisiciones y pagos. RECEPCIN DE MATERIALES NUEVOS 'a recepcin de las materiales ordenados tambi%n forma parte del ciclo de adquisiciones y pagos. 'os materiales recibidos se inspeccionan en cantidad y calidad. El departamento de recepcin elabora un reporte de recepcin que se convierte en parte de la documentacin necesaria antes de efectuarse el pago. &espu%s de la inspeccin, se enva el material al almac%n y los documentos de recepcin por lo general se envan a compras, almac%n y cuentas por pagar. ALMACENAMIENTO DE MATERIAS PRIMAS Cuando se reciben los materiales, se guardan en el almac%n hasta qu% se necesitan para la produccin. *e envan los materiales de la e,istencia en inventarios a produccin, mediante la presentacin de una requisicin de materiales, orden de trabajo, u otro documento similar debidamente aprobado que indica el tipo y cantidad de materiales necesarios. *e utiliza este documento de requisicin para actualizar los archivos maestros de inventario perpetuo para realizar transferencias en libros de las cuentas de materias primas a las de produccin en proceso.

PROCESAMIENTO DE ARTCULOS. 'a parte de procesamiento del ciclo de inventarios y almacenamiento vara mucho de empresa a empresa. 'a determinacin de las partidas y la cantidad a producirse se basa por lo general en rdenes especficas de clientes, pronsticos de ventas, niveles predeterminados de inventario de articulas terminados corridas econmicas de "roduccin. Con frecuencia, un departamento separado de control de la produccin es responsable de la determinacin del tipo y cantidades de produccin. &entro de las diversos departamentos de produccin se deben hacer provisin para

contabilizar las cantidades producidas, control de desperdicios, controles de calidad y proteccin fsica del material en proceso. El departamento de produccin debe generar reportes de produccin y desperdicios para que el departamento de contabilidad pueda reflejar el movimiento de los materiales en los libros y determinar costos precisos de produccin. ALMACENAMIENTO DE ART1CULOS TERMINADOS. A medida que el departamento de produccin concluye los artculos, se colocan en el almac%n en espera de su embarque. En compa)as con buenos controles internos, los artculos terminados se guardan bajo control fsico en (rea separada de acceso limitado. A menudo se considera que el control de artculosterminados forma parte del ciclo de ventas y cobranza. EMBAR6UE DE ART1CULOS TERMINADOS. El embarque de artculos terminados es parte integral del ciclo de ventas cobranza. Cualquier embarque o transferencia de artculos terminados es autorizado por un documento de embarque debidamente aprobado. ARC>IVOS MAESTROS DE INVENTARIO PERPETUO. !no de los registros que se utilizan para los inventarios, que no se ha estudiada con anterioridad, es un archivo maestro de inventario perpetuo. "or lo regular se guardan registros perpetuos separados para materias primas y artculo terminados. 'a mayora de las empresas no utilizan inventarios perpetuos de produccin en proceso. 'os archivos maestros de inventario perpetuo incluyen slo informacin acerca de las unidades de inventario adquiridas, vendidas y a mano, o tambi%n incluye informacin acerca de los costos unitarios. PARTES DE LA AUDITORIA DE INVENTARIO El objetivo global en la auditoria del ciclo de inventarios y almacenamiento es determinar que las materias primas, produccin en proceso, inventario de artculos terminados y costo de ventas se se)alan de forma correcta en los estados financieros. *e divide el ciclo de inventarios y almacenamiento en cinco partes distintas. AD6UISICIN 2 REGISTRO DE MATERIAS PRIMAS; MANO DE OBRA 2 COSTOS. Esta parte del ciclo de inventarios y almacenamiento incluye las primeras tres funciones# procesamiento de rdenes de compra, recepcin de materias primas y almacenamiento de las mismas. "rimero se estudian los controles internos que e,istan sobre estas tres funciones, luego se comprueban como parte del desarrollo de pruebas de controles y pruebas sustantivas del transacciones en el ciclo de adquisiciones, pagos y el ciclo de nminas de personal. A la terminacin del ciclo de adquisiciones y pagos, el auditor qued, satisfecho de que se han asentado de forma correcta las adquisiciones de materias primas y los costos de fabricacin. TRANSFERENCIA DE ACTIVOS 2 COSTOS 'as transferencias internas incluyen la cuarta y quinta funciones# el procesamiento de los artculos y almacenamiento de los artculos terminados. Estas dos actividades no est(n relacionadas con ning$n otro ciclo de transacciones, y, por tanto, se les debe estudiar y verificar como parte del ciclo de inventarios y almacenamiento. 'os registros de contabilidad de estas funciones son los registros de contabilidad de costos.

EMBAR6UE DE ART1CULOS 2 REGISTRO DE INGRESOS BRUTOS 2 COSTOS El registro de los embarques y costos relacionados, que es la $ltima funcin, forma parte del ciclo de ventas y cobranza. &e esta manera se comprenden los controles internos sobre la funcin y se les verifica como parte de la auditoria del ciclo de ventas y cobranza. OBSERVACIN FSICA DEL INVENTARIO 'a observacin del cliente que conduce un inventario fsico es necesaria para determinar si un inventario registrado en realidad e,iste en la fecha del balance y si ha sido contado correctamente por el cliente. El inventario es la primera (rea de auditora para la que un e,amen fsico es un tipo esencial de evidencia utilizada para verificar el saldo de una cuenta. "3EC02* : 3EC2"0'AC0E &E 0 7E 1A302 'os costos que se utilizan para evaluar el inventario fsico deben probarse, para determinar si el cliente ha seguido correctamente un m%todo de inventario qu% concuerda con los principios de contabilidad generalmente aceptados y, consistentes con el que se ha utilizado en a)os anteriores. CICLO DE AD6UISICIN 2 REEMBOLSO DE CAPITAL El $ltimo ciclo de transacciones analizado en este te,to se relaciona con la Adquisicin de recursos de capital en forma de deuda que genera intereses y capital social y el reembolso de dicho capital. El ciclo de adquisiciones y reembolsos de capital tambi%n incluye el pago de intereses y dividendos. 'as siguientes son las cuentas principales en el ciclo# &ocumentos por pagar Contratos por pagar @ipotecas por pagar +onos por pagar 4astos por intereses 0nter%s acumulado Efectivo en el banco Acciones comunes Acciones preferentes Capital pagado en e,ceso del par Capital donado !tilidades retenidas Apropiaciones de utilidades retenidas Acciones de tesorera &ividendos decretados &ividendos por pagar "ropietarios cuenta capital *ocio cuenta capital

Cuatro de las caractersticas del ciclo de adquisicin y reembolsos de capital incluyen de modo importante en la auditoria de estas cuentas# >. 3elativamente pocas transacciones afectan los saldos de las cuentas, pero cada transaccin con frecuencia es muy importante en su cantidad. "or ejemplo, la mayor parte de las compa)as rara vez emite bonos, pero el monto de una emisin de bonos es por lo regular e,tensa. "or causa de su tama)o, es com$n verificar cada transaccin que tiene lugar en el ciclo para el a)o entero, como parte de la verificacin de las cuentas del balance. o es raro ver papeles de trabajo de auditoria que incluyen el saldo inicial de cada cuenta en el ciclo de adquisicin y reembolsos de capital y documentacin de cada transaccin ocurrida durante el a)o. A. 'a e,clusin de una transaccin podra tener bastante significado. 1omando en cuenta el efecto de las subestimaciones de pasivos y propiedad, >a omisin es una de las principales preocupaciones en la auditoria. G. hay una relacin legal entre la entidad cliente y el tenedor de las acciones, bonos, o documento de propiedad similar. En el ciclo de auditoria de las transacciones y cantidades, el auditor debe tener gran cuidado para cerciorarse que se han cumplido de forma correcta los requisitos legales significativos que afectan los estados financieros, y que se han presentado y revelado de forma adecuada en los estados. H. @ay relacin directa entre las cuentas de 0ntereses y dividendos, >a deuda y capital. En la auditoria de una deuda que genera intereses, se verifica de forma simultanea el gasto de inter%s relacionado y el inter%s por pagar, esto es cierto del patrimonio, dividendos decretados y dividendos por pagar. *e pueden entender mejor los procedimientos de auditora para muchas de las cuentas en el ciclo de adquisiciones y reembolsos de capital cuando seleccionamos cuentas representativas para su estudio. 'a metodologa para determinar las pruebas de detalles de saldo para las cuentas de adquisicin de capital es el mismo que se sigue para todas las dem(s cuentas. DOCUMENTOS POR PAGAR !n documento por pagar es una obligacin >egal de pago a un acreedor, que est( respaldada o no por activos. "or lo general, se emite un documento por un periodo entre un mes y un a)o, pero tambi%n hay pagares a largo plazo de m(s de un a)o. *e emiten documentos para muchos propsitos diferentes, y la propiedad hipotecada incluye amplia variedad de activos, como valores, inventarios y activos fijos. *e efect$an los pagos sobre el principal y el inter%s de las emisiones de acuerdo con los t%rminos del contrato de cr%dito. "ara los pr%stamos a corto plazo, por lo general se requiere un pago de principal e intereses solo al vencimiento del pr%stamo? pero para pr%stamos de m(s de IC das, el pagare requiere generalmente pagos mensuales o trimestrales de intereses. OBJETIVOS: 'os objetivos de la auditoria de los documentos por pagar son determinar si# Es adecuada la estructura de control interno sobre los documentos por pagar. 'as transacciones para el principal e intereses que involucren documentos por pagar est(n autorizadas y registradas debidamente, seg$n lo definen los seis objetivos de auditora relacionados con transacciones. J El pasivo para documentos por pagar y los gastos relacionados de intereses y pasivos acumulados est(n indicados correctamente segun lo definen K de los I objetivos de auditora relaciones con saldos. .El valor realizable no es aplicable a las cuentas de pasivos./

CONTROLES INTERNOS @ay cuatro controles importantes sobre los documentos por pagar# Autorizacin correcta para la emisin de nuevos documentos. 'a responsabilidad para la emisin de nuevos pagares este investida en el consejo de administracin o en el personal administrativo de alto nivel. "or lo general, se requieren dos firmas de funcionarios autorizados para todos los acuerdos de pr%stamos. El importe del pr%stamo, la tasa de inter%s, los t%rminos de reembolso y los activos hipotecados son parte del acuerdo aprobado. *iempre que se renuevan documentos, es importante que queden sujetas a los mismos procedimientos de autorizacin que para la emisin de nuevos pagares. J Controles adecuados sobre el reembolso del principal e intereses. El pago peridico de intereses y del principal est( controlado como parte del ciclo de adquisiciones y pagos. En el momento de la emisin del pagare, el departamento de contabilidad recibe una copia en la misma forma en que recibe las facturas de proveedores y reportes de recepcin. El departamento de cuentas por pagar prepara de forma autom(tica los cheques para cuando se venzan los documentos, de nuevo en la misma forma en que prepara cheques para la adquisicin de bienes y servicios. 'a copia del pagare es la documentacin de respaldo para el pago. J &ocumentos y registros apropiados. Estos incluyen el mantenimiento de registros au,iliares y el control por una persona responsable de los pagares en blanco y pagados. 'os documentos ya pagados se cancelan y quedan bajo la custodia de un funcionario autorizado. . 7erificacin peridica independiente. Cada cierto tiempo se concilian los registros detallados de pagares con el mayor general y se comparan con los registros de los tenedores de pagares por un empleado que no tenga la responsabilidad de mantener los registros de tallados. Al mismo tiempo, una persona independiente re calcula los gastos por intereses en los pagares, para comprobar la precisin y correccin de los registros. PRUEBAS DE CONTROLES 2 PRUEBAS SUSTANTIVAS DE TRANSACCIONES 'as pruebas de transacciones de documentos por pagar involucran la emisin de pagar%s y el reembolso del principal e intereses. Estas pruebas de auditora forman parte de las pruebas de controles y pruebas sustantivas de transacciones para la recepcin de efectivo y los desembolsos de efectivo. Con frecuencia se efect$an pruebas adicionales de controles y pruebas sustantivas de transacciones como parte de las pruebas de saldos por el monto de las de transacciones individuales. 'as pruebas de controles para los documentos por pagar e intereses relacionados enfatizan la comprobacin de los cuatro controles internos importantes que se analizaron anteriormente. Adem(s, se enfatiza el registro preciso de recibos de ingresos por pagares y pagos del principal e intereses. PROCEDIMIENTOS ANAL1TICOS: 'os procedimientos analticos son esenciales para los documentos por pagar, porque frecuentemente se pueden eliminar las pruebas de detalles para gastos de intereses e intereses acumulados cuando los resultados son favorables. 'a estimacin independiente que el auditor hace de los gastos por intereses, utilizando el promedio de los documentos por pagar pendientes de pago y el promedio de tasas de inter%s, comprueba la razonabilidad del gasto de intereses, pero tambi%n verifica si se omitieron documentos por pagar.

PRUEBAS DE DETALLES DE SALDOS. E" +u%to d& !''!%(u& %o')!" +!'! "! auditoria de documentos por pagar es un programa de documentos por pagar e intereses acumulados obtenido del cliente. El programa com$n incluye infamacin detallada de todas las transacciones que se efectuaron durante todo el a)o en relacin con el principal e intereses, los saldos inicial y final de los documentos e intereses por pagar, e informacin descriptiva acerca de los pagares, como la fecha de vencimiento, la tasa de intereses y los activos pignorados como garanta PRINCIPALES CICLOS DE TRANSACCIONES

Ciclo de Ingresos

Ciclo de Conversion

Ciclo de Tesorera

Ciclo de Informacin Financiera

Ciclo de Egresos (Adquisicion y Pago)