CONTROL DE CONTRATOS

Naturaleza de los Contratos.

Los contratos son instrumentos jurdicos que permiten la circulacin de bienes y servicios, en ellos se establecen reglas especiales en cuanto a su forma, prueba, interpretacin y efectos que tienen en las partes. Hay que tener presente, que ya sea simple o complejo, el contrato cumple evidentemente una funcin econmica de la mxima importancia. De esta forma se constituye en el principal ve culo de las relaciones econmicas entre las personas y!o empresas. La circulacin de la rique"a, el intercambio de los bienes y de los servicios, primordialmente se efect#a a trav$s de contratos. %in estos, el mundo de los negocios sera imposible. &uera de la funcin econmica, el contrato cumple tambi$n una funcin social. De este modo el contrato no slo sirve para la satisfaccin de necesidades individuales, adems, es medio de cooperacin o colaboracin entre los ombres. 'l trabajo, el acceso a la vivienda, el estudio, la recreacin, el desenvolvimiento cultural, el transporte urbano, etc., implica de por s la dimensin social o relacin cooperadora de unos con otros. 'sas actividades son casi incomprensibles sin los contratos. Desde un punto de vista ms t$cnico, la funcin social del contrato se relaciona directamente con el principio de la buena fe, el cual impone a cada parte el deber de lealtad y de correccin frente a la otra durante todo el proceso pre(contractual, la ejecucin y post(contractual. En nuestro ordenamiento jurdico, el contrato constituye un elemento fundamental en el cual participan personas naturales o jurdicas donde se produce la oferta, aceptacin, proposicin y materializacin de un acuerdo entre las partes.

Definicin del Contrato de Externalizacin.

)n buen contrato de 'xternali"acin debe incluir m#ltiples aspectos que regulen la relacin cliente ( proveedor. %in embargo, en general esto no es tarea fcil. *o existen clusulas ni formatos predefinidos para este tipo de contrato. 's el contratante quien debe establecer los requerimientos de desempe+o, precisos y ex austivos que deben emanar de un buen estudio del sistema actual. ,s all de los buenos propsitos iniciales en que cliente y proveedor acuerden construir una relacin de largo pla"o para enfrentar la actividad como socios de negocios, no se puede dejar de visuali"ar que cada una de las partes tiene sus propios intereses econmicos, los que en algunas ocasiones causan fuertes disputas. 's por ello importante dedicar esfuer"os para elaborar contratos que resguarden de manera equilibrada los intereses de cada una de las partes. *o se puede arriesgar a

que por ineficiencias en la definicin del contrato, $ste resulte tan vago o desequilibrado que a poco andar se deban acer nuevos ajustes para darle sustento a la relacin. Los aspectos ms relevantes que se deben tener en consideracin en la especificacin de requerimientos en el contrato, son los siguientesClusulas Bsicas: Determinan los fundamentos en que descansan las clusulas siguientesa. /roductos y %ervicios. %e refiere a lo que va a entregar el proponente. 0ncluye las especificaciones del servicio, debe incluir en que consiste, cmo se solicita, cundo se entrega el servicio, a qui$n se le entrega, cmo se mide y cmo se controla la entrega. 1odos estos requerimientos deben ser especificados en alg#n parmetro cuantificable, tal como el n#mero de transacciones, por ejemplo, que tanto el contratante como el proveedor acuerden. b. 2omunicacin. /ara el cumplimiento de los objetivos tra"ados al externali"ar el servicio, es necesario que cada una de las partes contribuya de alguna forma, ya sea en la entrega de informacin seg#n un procedimiento establecido, en la entrega de determinada infraestructura, equipos, suministros, energa el$ctrica, facilidades de acceso, etc., las que pueden cambiar con el tiempo. &ormalmente especificar una estructura de comunicaciones entre contratante y proponente, que permita reaccionar a tiempo ante situaciones de emergencia. Clusulas de Proteccin: 2uyo objetivo es prevenir situaciones eventuales a. 3arantas de Desempe+o. %e debe definir la disponibilidad, que se ar cuando ocurra una falla o imposibilidad de atender un pedido, incluyen los rangos de tolerancia de tiempo ante eventuales no cumplimientos de los objetivos del rea. 's distinto cuando la falla ocurre en el departamento propio de la empresa, ya que el criterio que se impone es que a ora se est pagando para obtener el servicio, $ste debe ser bueno. b. 3arantas de 2umplimiento. 's la proteccin por parte del contratante. %on documentos que otorga el contratista al contratante en resguardo del correcto cumplimiento del contrato. 4l comien"o los riesgos son mayores y es justo que el contratante pida mayores garantas al contratista para asegurarse que dar cumplimiento al contrato, ante situaciones eventuales, y para acerlos efectivos a modo de indemni"acin por los da+os causados. La inclusin de multas debe ser bien estudiada, ya que ms all del efecto econmico que afecta al contratista cuando le son aplicadas, son un elemento que permite que no a orre recursos ni esfuer"os para dar cumplimiento a sus obligaciones dentro del contrato. 'l valor de las multas debe ser claramente establecida en el contrato, y su magnitud debe ser determinada en funcin del servicio que se presta y de los montos

involucrados, as como tambi$n la oportunidad en que pueda acerse efectivo, debe estar definida en el contrato. c. ,odificaciones. ,uc as veces el contratista deber introducir modificaciones a los sistemas para adaptarlos a su propio funcionamiento. 'stos cambios deben quedar claramente documentados para el eventual caso que el manejo del rea pase a otro contratista. d. &lexibilidad. 's importante anticipar todos los eventos que pueden surgir durante la duracin de un contrato, por lo que la flexibilidad en las clusulas y condiciones son esenciales para el $xito de la relacin. /or naturale"a los contratos restringen el cambio, es una constante de nuestros tiempos. /or lo tanto, para cubrir nuevos requerimientos que surjan, y que no est$n previstos al inicio del proyecto, se deben definir opciones basadas en tarifas unitarias por oras ombres o por unidades de productos a las que puede optar el cliente cuando sea necesario, en caso contrario utili"ar alguna otra forma que se adapte al tipo de servicio que se este describiendo en el contrato. e. 2onfidencialidad. 'specificar que el proponente no puede compartir o filtrar informacin que sea calificada por el cliente como confidencial. 0gualmente anticipar cualquier eventual conflicto de intereses entre cliente y proveedor. f. Derec os de /ropiedad. Determinar qui$n posee el derec o de la propiedad intelectual que surja durante el desarrollo del proyecto. Clusulas de terminacin del contrato- 'n condiciones normales o for"adas. 'l contrato debe establecer que el cliente puede en caso de no cumplirse las garantas de desempe+o, darlo por terminado, junto a la forma y procedimientos para acerlo.

Tipos de Contratos.
2omo resultado del proceso de licitacin el contratante ya a seleccionado la propuesta ms conveniente para sus intereses y necesidades, pasa por tanto, a la firma del contrato con el contratista favorecido. 'l contrato es un convenio entre dos o ms partes por medio del cual se definen los derec os, obligaciones y responsabilidades de cada una de las partes que lo componen. 'l proceso de contratacin se inicia una ve" que el contratante decide iniciar un determinado trabajo, por medio de terceros, que en este caso son los contratistas y finali"a cuando ambas partes firman un compromiso de com#n acuerdo, para llevar a ejecucin el trabajo propuesto. Los documentos se pueden clasificar de acuerdo al tipo de administracin encontratos por administracin directa y contratos por administracin delegada. 4mbas

modalidades, para valorar la oferta econmica pueden utili"ar sistemas de contrato por suma al"ada o contrato por precios unitarios. Dependiendo del tipo de pago que se estipule, se denominar como contrato llave en mano o contrato con anticipo y estados de pago. 4 continuacin se describe brevemente en que consiste cada uno de ellos-

Contratos por Administracin Directa.

'n este sistema, el contratante llama a propuesta o asigna directamente la administracin y planificacin del proyecto, incluyendo generalmente la etapa de ingeniera bsica. 'l contratista funciona por administracin con el contratante y se encarga de subcontratar algunas o todas las obras civiles, normalmente por suma al"ada.

Contratos por Administracin Delegada.

'n este sistema, el contratista toma a su cargo la ejecucin de una obra, reembolsndole el contratante los gastos reales de construccin, contra la presentacin de las facturas y comprobantes de pago de los gastos generados en la obra. ,s un onorario fijo o variable, seg#n se pacta correspondiente a la gestin de administracin, incluida la utilidad ejercida por el contratista. 'ste tipo de contrato generalmente no se otorga en una propuesta econmica. La caracterstica principal de estos contratos es la confian"a que debe tener el contratante en el contratista que ejecutara la obra, as como tambi$n, los sistemas de control apropiados. Los contratos por administracin delegada presentan, de acuerdo al tipo de onorarios percibidos por el contratista, las siguientes variantes-

Administracin Delegada con Honorarios Porcentuales.

'l contratista recibe por concepto de onorarios, un porcentaje acordado del valor efectivamente gastado en la obra. 'l inconveniente de este sistema, es que no incentivo al contratista a terminar el trabajo en forma anticipada ni a acer a orros en los gastos generados por este.

Administracin Delegada por Honorarios Fijos.

's el caso en que los onorarios del contratista corresponden a una cantidad fija acordada previamente e independiente del costo de la obra. 'ste sistema incentivo al contratista a terminar tarde las obras, pues recibir el mismo onorario en el menor tiempo. 'sto conlleva a una inspeccin acuciosa de las obras, debido a que el menor costo empleado en su construccin, puede ir en perjuicio de la calidad de $stas.

Administracin Delegada por Honorarios Fijos !ono de Premio.

'ste sistema es igual al anterior, pero consulta un bono de premio por cada mes, semana o da de anticipo en el t$rmino de las obras. La inspeccin deber velar porque la reduccin de tiempo de construccin no signifique una reduccin en la calidad de las obras.

Administracin Delegada con Honorarios Fijos" cifra neta #ono de a$orro.

'n este caso se fija inicialmente el costo total de las obras y los onorarios del contratista. 4dems se establece un bono de premio que consiste en un porcentaje del total a orrado por el contratista durante la ejecucin de las obras. 'n caso que el contratista se exceda del costo total de los trabajos, $ste deber ser cubierto por $l. 4l igual que en los casos anteriores, la inspeccin t$cnica deber verificar que el a orro producido no signifique una reduccin de la calidad de las obras. 2on este sistema, el contratante elimina la incertidumbre del costo total de la obra, que es propia de un contrato por administracin delegada. *o obstante, el fijar el costo de la obra previamente, le significa tener el proyecto o dise+o de la obra, en el momento de llamado a licitacin, con una exactitud tal que le permita fijar un precio mximo garanti"ado que sea justo para ambas partes.

Contratos por %uma Alzada.

'n este sistema, el contratista ofrece ejecutar el trabajo o parte de el, si as se a estipulado en el contrato, bajo ciertas condiciones y en un pla"o preestablecido, a un precio fijo. 'l valor de la propuesta puede o no ser reajustable seg#n lo pactado en el contrato.

Contratos por Precios &nitarios.

'n este tipo de contratos, el valor de la oferta del contratista se determina sumando los productos resultantes de los trabajos a ejecutar calculados por el contratante y que se puede ajustar de acuerdo a lo efectivamente reali"ado, por sus respectivos precios unitarios, los cuales se entienden fijos, salvo que las bases de licitacin indiquen alg#n sistema de reajuste.

Contratos por 'la(e en )ano.

'n este tipo de contratos, el contratista se ace cargo de la ingeniera bsica y de detalle, suministro de equipos, construccin del proyecto y puesta en marc a. La oferta es a precio fijo, reajustable o no, seg#n lo pactado en el contrato y es cancelada al t$rmino del trabajo.

Contrato con Anticipo Estados de Pago.

'n este sistema, se pacta el pago de un anticipo por un porcentaje de la oferta econmica y luego se cursan estados de pago de acuerdo al estado de avance fsico del trabajo. Los contratos que normalmente se ejecutan en la prctica, resultan ser combinaciones de dos o ms de los sistemas de contratos descritos anteriormente.

/or lo general, en un gran trabajo, en que se pueden distinguir etapas o partes, el mandante elegir la modalidad de contrato ms ventajosa para cada etapa de ella.

Control .
'l control es una actividad que est presente de manera permanente en todos los niveles de la empresa y conforme a la poltica de la empresa cada gerente y autoridad de la lnea debe responsabili"arse por la supervisin y revisin sistemtica de la gestin a su cargo, de modo de asegurar que los sistemas y procedimientos de control sean comprendidos y respetados por todo el personal. 'l llevar controles operacionales y de gestin resulta imprescindible por la importancia y significacin que $stos tienen en el resultado global del negocio, a la ve" que constituyen un aporte real para la optimi"acin de los resultados reales en este proceso al tratar de reducir al mximo la repeticin de errores, fallas o desviaciones. 's importante tener presente, que es posible comprobar que todava existe un alto grado de eterogeneidad en cuanto a niveles de calidad en materia de administracin de contratos, existiendo reas con ptimos niveles de desarrollo y capacidad de gestin, en tanto otras estn avan"ando en el mismo sentido. De igual manera, los contratos 5en si mismos y por su propia naturale"a( tampoco son omog$neos y muestran un alto grado de variabilidad, en t$rminos de su significacin econmica, magnitud, complejidad tecnolgica y otros aspectos especficos. La complejidad que presenta el manejar contratos debido principalmente a la variedad que presentan unos con respectos a otros, ace imposible el elaborar una erramienta que permita controlarlos a todos por igual, es ante esto que surge la necesidad de contar con un instrumento que apoye el control del desarrollo de contratos. 'stos controles dicen relacin con el manejo efica" y eficiente de los recursos asignados por la organi"acin, el control de los pagos efectuados, el control de las modificaciones y la decisin de si estn incluidas en el contrato o es algo extra. 'stos mecanismos de control deben facilitar la resolucin de problemas normales o de cualquier otro tipo que se presenten durante cualquier etapa del contrato. )na ve" definida la importancia de mantener el control de un contrato, es necesario saber la informacin y la documentacin con que se contar durante la ejecucin del servicio. %e identifican dos tipos de documentacinDocumentos pre(contrato6ases 5 planos 5 aclaraciones 5 preguntas!respuestas 5 oferta 71!'. 5 aclaraciones de oferta. Documentos del contrato- %ern todos los disponibles durante a la firma del contrato 6ases 5 planos 5 especificaciones 5 aclaraciones 5 oferta 71!'. 5 acuerdos previos ( 2arta aceptacin ( 4cta de inicio. Los documentos que se manejarn durante el desarrollo del contrato son

Libro de obra7cuando corresponda..

0nformes de 4vance7diario, semanal, mensual.. ,inutas de reunin. 0nstrucciones. *uevos planos!especificaciones. 8rdenes de cambio. 'stados de pago. 2artas. 9eclamos. /lanos!especificaciones revisados. )na ve" definida toda la documentacin que se manejar durante el desarrollo del contrato y que sirve de respaldo ante cualquier situacin atpica, es necesario dejar en claro que se pueden presentar dificultades e irregularidades durante el desarrollo del servicio, lo que puede ser consecuencia de unas bases deficientes.

*dentificacin de +aria#les Cualitati(as.

)na ve" definido los documentos que sern parte del contrato es necesario identificar ciertas variables que son esenciales durante el desarrollo del contrato y que pueden marcar la diferencia entre un contrato sin problemas a uno muy complicado de manejar. %i bien lo que se busca es orientar las decisiones a acciones que permitan manejar correctamente el contrato, existen situaciones en las cuales el acerlo resulta demasiado complicado, por esta ra"n es necesario identificar las variables :crticas; cualitativas presentes en los distintos tipo de contratos, para lograr una mejor administracin de estos.

Descripcin del Proceso.

Durante el desarrollo de la investigacin, el identificar los aspectos ms importantes de un contrato es una tarea difcil de lograr debido a la multiplicidad de variables que presentan, sin embargo eso no es todo, se debe pensar que para cada actividad se elabora un contrato distinto, entonces el identificar las variables que definen de mejor forma el servicio que se est prestando es importante para su adecuado y correcto control. /ara distinguir las variables que en t$rminos generales definen la mayora de los contratos presentes en la 3erencia de %ervicios y %uministros fue necesario la lectura de los distintos contratos presentes preferentemente en la )nidad de %ervicio a los /roductos &inales, todo esto acompa+ado con reuniones y entrevistas a expertos, encuentros en los que se discuta la importancia de una u otra variable en un contrato.

Areas Cr,ticas.
Del trabajo anterior, las reas crticas identificadas de un contrato son las clusulas importantes, relacionadas con-

Plazo Programa.

's un tem crtico pues involucra metodologa, recursos, responsabilidades del personal, formularios, registros, etc., es decir, la documentacin que refleje la duracin y las actividades a seguir en dic o pla"o. /lan de 4ccin- La falta de cumplimiento de lo anterior ser causal de amonestacin verbal y por escrito, exigi$ndole el cumplimiento de los programas y pla"os, debiendo aplicar multas 7si lo establece el contrato. cuando no se cumplan, lo que debe ser ejecutado por el 4dministrador del 2ontrato o por qui$n este designe.

Entrega de planos especificaciones-dependiendo del caso..

2oncepto aplicable slo a contratos de obra y montaje, y se refiere a la entrega por parte del mandante al contratista de toda la documentacin t$cnica necesaria para su desarrollo. /lan de 4ccin- La falta de cumplimiento es causal de multas 7si lo establece el contrato., de esta forma se busca exigir al contratista el correcto desempe+o de sus tareas. 8tra forma de mejorar esta situacin, apunta a una mayor inspeccin por parte de los 018s 70nspector 1$cnico de 8bra. quienes debern crecer en cantidad y periodicidad, as se garanti"ar la correcta ejecucin de los trabajos.

Plan de Aseguramiento de la Calidad.

'sta actividad est en directa relacin con el compromiso adquirido por la Divisin por entregar servicios de alta calidad por lo que su correcta elaboracin y aplicacin garanti"ar la entrega del servicio seg#n lo ofertado. /lan de 4ccin- 'xigir a la empresa contratista un 'ncargado de 2alidad, qui$n ser el responsable de coordinar con la Divisin todas las acciones a seguir, en pos, de una correcta ejecucin del servicio, es decir, a aumentar el n#mero de oras que debe estar disponible el 'ncargado de 2alidad. /ara puntos especficos ser el rea administradora del servicio, la encargada de auditar los compromisos adquiridos del respectivo plan.

Plan de Control de /iesgos.

/ara la Divisin, la prevencin de riesgos laborales y la igiene industrial constituyen una preocupacin principal y permanente y es motivo y es producto de una constante y sostenida accin programada. %e refiere a exigir al 2ontratista, el cumplimiento de sus planes de control de riesgos orientados a la proteccin del personal, equipos, materiales y medio ambiente. /lan de 4ccin- 4umentar el n#mero de oras que debe estar disponible el /revencionista de 9iesgos e intensificar el control del plan de riesgo, lo que debe ser ec o en forma conjunta con el 4dministrador del 2ontrato. 'star presentes en terreno con una periodicidad mayor a la actual, cerciorndose a del cumplimiento del plan. Hacer cumplir el 9.'.%.'.2.

Proteccin del )edio Am#iente.

0tem sensible pues garanti"a a la Divisin que los trabajadores act#an y se obligan a preservar, favorecer y ejecutar toda accin destinada a conservar y desarrollar el medio ambiente y que es consecuente con la legislacin vigente, y las reglamentaciones de Higiene 0ndustrial. /lan de 4ccin- 'l 2ontratista debe permitir el acceso de personal del mandante o contratado por $sta, para ejecutar inspeccin y control, a las operaciones y actividades relacionadas con el servicio y a trav$s de estas, tomar las medidas correctivas correspondientes. 4 ora bien, la falta de cumplimiento del /rograma de /roteccin del ,edio 4mbiente facultar al mandante para reparar el da+o ecolgico ocasionado con cargo a los estados de pago o a las garantas entregadas por el 2ontratista.

Condiciones entrega del lugar de tra#ajo -si corresponde..

%e refiere al conocimiento completo del contratista de las condiciones en que se encuentra el lugar de trabajo que recibe por parte del mandante. Lo importante es evitar futuras ambig<edades que podran surgir como consecuencia de la poca claridad y el no establecimiento de las condiciones del rea de trabajo. /lan de 4ccin- /edir el establecimiento de los diversos aspectos que pudieran ser determinantes en la recepcin final del contrato y verificar en terreno la condicin de este. 4nte el no(cumplimiento, se procede a retener los 'stados de /ago y as garanti"ar el cumplimiento del servicio.

Forma de medicin pago de los tra#ajos.

2orresponde a uno de los tem ms sensibles y a la ve" uno de los ms fciles de manejar, pues presenta caractersticas especiales que son definidas en detalle durante la elaboracin del contrato en las 6ases de ,edida y /ago, previa reunin entre las partes, generalmente de acuerdo a polticas internas de la Divisin. /lan de 4ccin- 'jecutar las mediciones con procedimientos preestablecidos y acreditados por la Divisin y efectuar los pagos de acuerdo a estas mediciones y no por estimados, todo es vlido siempre y cuando se incluya en el contrato.

+ariacin de cantidades.
4plicado para contratos especficos, mayormente del tipo a serie de precios unitarios, y se refiere a mantener la continuidad y confiabilidad del servicio. /lan de 4ccin- %e regula comparando lo presupuestado con lo que realmente se est utili"ando, labor que debe ser reali"ada por el administrador del contrato o por qui$n este delegue y a trav$s de este anlisis redefinir las condiciones iniciales del contrato 7cuando corresponda. a trav$s de una renegociacin de las tarifas.

Aportes.

%e refiere a acer valer lo indicado en las 61, donde se especifica el aporte tanto de la Divisin como de la empresa 2ontratista. Lo esencial es el cumplimiento de lo establecido en el contrato y de acuerdo a los estndares de calidad existentes en la Divisin. /lan de 4ccin- Hacer valer lo estipulado en el contrato. Debe quedar bien definida la participacin de las partes en cada una de las actividades necesarias para llevar adelante el servicio as como la infraestructura y materiales necesarios en la ejecucin del servicio, definiendo claramente la contribucin de cada uno de estos. %in embargo abrn aspectos que se podrn negociar, lo importante es actuar en cooperacin con el contratista. 8tras variables que se identifican son los reclamos y los cambios. 's importante manejar los cambios para evitar los reclamos. 'l desarrollo de un contrato puede tener dificultades a lo largo de su ejecucin, las que pueden tener su origen en m#ltiples aspectos, se pueden tener reclamos que nacen de m#ltiples factores, que pueden ser2ondicin de las instalaciones de trabajo. 2umplimiento en los pla"os de entrega de los servicios. 4umento de alcance de los servicios contratados. 'xcesivos cambios, reiterada revisin de condiciones de los contratos. 4trasos diversos del due+o 7pago, aportes, mantencin de equipos, etc... /$rdida de productividad por cambios excesivos o interferencias. ,ayores requerimientos7control, administracin, supervisn, etc... Las causas del reclamo pueden tener distintas fuentes las que pueden ser identificadas como

8rdenes de cambio o de trabajos adicionales. 9espuesta inadecuada o inoportuna a la otra parte. &alta de capacidad7o voluntad. para cumplir un acuerdo. &alta de coordinacin. Diferencias de interpretacin del contrato. &allas de la documentacin del contrato. 'rrores de la administracin del contrato7procedimiento, negacin de un derec o legtimo,... 8rden de interrupcin. %e debe recordar que no existen reclamos :sorpresa;, siempre ay se+ales de alerta temprana.

1odos los reclamos que se originen afectarn 7dependiendo del grado de impacto. a la entrega del respectivo servicio, un elevado n#mero de reclamos puede significar un serio problema de comunicacin que se puede solucionar de diversas formas. 4nte las irregularidades que se presenten durante el desarrollo del contrato es necesario establecer ciertos principios generales para enfrentar un reclamo, que se identifican a continuacin

La intencionalidad vale tanto como la palabra escrita. Las diferencias y conflictos deben resolverse con equidad. *o ay privilegio del derec o de uno sobre el derec o del otro.

Los cambios producidos por uno, que afecten al otro, deben considerar la compensacin que corresponda y que ambos acuerden. Las partes tienen expectativas y visin diferentes sobre una misma situacin. 's necesario distinguir lo exigible de lo deseable. Hay que mantener buenas relaciones entre las partes, separar los problemas de las personas. 1odos estos factores pueden parecer subjetivos, pero su aplicacin y entendimiento son importantes y se vern fuertemente influida por la abilidad y experiencia que tenga el administrador del contrato, qui$n en definitiva ser el encargado de la gestin de todos los recursos, ya sea financieros, umanos y materiales.

*ndices de 0estin *ntroduccin

%i bien el control para los distintos trabajos contratados se reali"a mediante inspecciones a terreno, instrumentos de medicin, programas de trabajo, entre otros, tanto en planta como en talleres forneos, donde se supervisan aspectos como- cumplimientos de especificaciones t$cnicas, cumplimiento de normas de seguridad, pla"os de ejecucin y control de materiales, la utili"acin de otros instrumentos de control que permitan un manejo mas directo y orienten la toma de decisiones es recomendable pues arn mas eficiente y efica" el proceso de control, ya que en la mayora de los contratos la informacin recibida a trav$s del 2ontrol respectivo sirve7si est estipulado en las 6ases. para el posterior pago de los trabajos.

Descripcin 0eneral
4 ora bien, como se mencionaba con anterioridad, el control del desarrollo de contratos que se aplica en la Divisin est directamente asociado al control de gastos y al control de pla"os, sin dejar de lado otros aspectos. 2ontrol de gastos y control de pla"os, cada uno por separado ya que los contratos dependen principalmente de dos variables- 4lcance del contrato y &orma de /recio y /ago. La combinacin de ambas variables determinar la estructura principal del contrato incluyendo otras variables que nacen de las caractersticas propias del trabajo ejecutado que deben tambi$n ser consideradas. 'ste 2ontrol actualmente se lleva a cabo a trav$s de un documento llamado :'stado de /ago; en el que se establece tanto el avance &sico como &inanciero, ya sea parcial o acumulado, este se reconoce como documento oficial y se utili"a para la cancelacin de los servicios prestados, cuyo pago est definido seg#n dos modalidades- por actividad y por periodo de tiempo. Los 2ontratos involucrados abarcarn tanto 2ontratos de %ervicios, 2ontratos de 8bras y 2ontratos de ,ontaje incluyendo los 2ontratos denominados de %ervicios 0ntangibles. Los diferentes contratos presentan caractersticas generales similares, diferencindose principalmente en que los 2ontratos de %ervicio presentan un pla"o y presupuesto fijo y al ablar de 2ontratos de 8bra y 2ontratos de ,ontaje se abla de pla"o variable, presupuesto variable y gasto variable. 9esultan ms atractivos desde el punto de vista financiero y de pla"o dedicarse a controlar 2ontratos de ,ontaje y 2ontratos de 2onstruccin, pero considerando la

cantidad de 2ontratos de %ervicios que se reali"an, se justifica con creces la utili"acin de erramientas de control en contratos de este tipo. %i bien utili"ar los 'stados de /ago resulta prctico y fcil de usar, en algunos casos puede resultar difcil de entender y as el usar 0ndices de 3estin permitir tener una visin mas amplia de las condiciones en la que el contrato se encuentre y as tomar las medidas correctivas correspondientes. )n buen 0ndice de 3estin debe cumplir ciertos requisitos los cuales permitirn medir la gestin de trabajos que, no se encuentren estipulados en contratos 7no itemi"ados. y permitirn mejorar y orientar los recursos fsicos, t$cnicos y umanos utili"ados en el cumplimiento de metas y objetivos individuales y de la unidad o rea correspondiente, como tambi$n ayudar a los administradores de contratos en la toma de decisiones.

1#jeti(os de los *ndices

'ntre los principales objetivos de los ndices de 3estin, se puede se+alar que

Deben medir gestin, no personas. Deben indicar resultados, no estndares. Deben orientar la accin. 6rindar una perspectiva de corto y largo pla"o.

Caracter,sticas de los *ndices

'stos presentan ciertas caractersticas, en cuanto a lo que deben medir y como deben ser'n primer lugar, deben medir'sfuer"o reali"ado. 2ontribucin a los resultados. 8bjetivos de la unidad. 4dems, deben ser

/ocos. 2laros. %imples. 'n la utili"acin de estos debe quedar claro, que, al elegir un grupo de indicadores, ay que considerar los problemas que puedan presentarse al aplicarlo, puesto que podra ju"garse al responsable de una actividad, con indicadores poco apropiados que pueden afectar las decisiones.

4 la ora de elegir los 0ndicadores de 3estin se deben considerar distintas situaciones los que dependern principalmente tres factores

,onto total del 2ontrato- 's una variable bastante delicada que por disposiciones internas de la Divisin est sujeta a un control muy riguroso, la idea es que se logre una distribucin de recursos lo suficientemente adecuada para cubrir la totalidad de la duracin del contrato. /or lo general se controla a trav$s de 'stados de /ago los cuales permiten llevar un avance financiero, tambi$n ac se establece el monto total del contrato.

/la"o del 2ontrato- 'n contratos de 8bras y ,ontaje este factor se controla con erramientas de 2ontrol de /royectos como las 2urvas de 2ontrol 2arta 3antt, etc. 'n 2ontratos de %ervicios la utili"acin de estas erramientas no es com#n por lo que el control queda a cargo del 4dministrador del 2ontrato. 9ecurso Humano- 4l manejar contratos intensivos en mano de obra el correcto manejo del recurso umano resulta importante pues la Divisin al contar con r$gimen de responsabilidad subsidiaria, el no cumplimento por parte del contratista con sus obligaciones de pago de remuneraciones, previsionales, etc. con su personal, obliga a la Divisin a cubrir este aspecto, lo que agrega un costo que puede ser evitado con un adecuado control. Lo importante es resolver el problema que deben enfrentar las unidades de la Divisin cuando quieran construir y definir ndices efectivos de gestin para el monitoreo y control de las acciones estrat$gicas emprendidas en procura de alcan"ar sus objetivos, los cuales son definidos internamente.

/ara estructurar y definir correctamente los ndices de gestin es recomendable enfocarlo desde el punto de vista sist$mico y considerar cada contratacin como un sistema, visto as facilitara la construccin de instrumentos de monitoreo y observacin, los que deberan ser construidos a partir de la evaluacin y relacin de las variables del sistema. )na ve" definidos estos ndices resultara beneficioso su comparacin con valores comparativos que reflejen el mnimo y mximo establecido y su correspondiente interpretacin. 'n resumen los ndices de gestin se deben utili"ar como informacin prctica por el administrador del contrato ayudado por otras erramientas de control, esto, para monitorear y ajustar las acciones que un determinado proceso emprende para alcan"ar sus objetivos y metas. Los ndices de gestin podemos clasificarlos de dos formas

0ndices de 'ficiencia- %on aquellos que eval#an la relacin entre los recursos y su grado de aprovec amiento por parte del proceso o actividades de este. 0ndices de 'ficacia- %on aquellos que eval#an la relacin entre la salida del sistema y el valor esperado de este.

)2todo de Ela#oracin de *ndices

'l m$todo utili"ado para el establecimiento de ndices abarca los siguientes aspectos-

Contar con o#jeti(os metas

%on estos los que definen el tipo de ndice a utili"ar, y representan la base para establecer un adecuado ndice y depender de las caractersticas del contrato que se desea controlar, las que sern definidas y evaluadas por el administrador del contrato.

*dentificar %u#procesos Cr,ticos

%e refiere a definir y reconocer aquellas variables que afectan al proceso propiamente tal, en el caso de los contratos, a definir claramente las caractersticas ms relevantes y seleccionar las ms crticas. 'ste reconocimiento de los subprocesos debe ser absolutamente claro de modo que no surjan ambig<edades que no agan que la elaboracin de los ndices y su futura interpretacin arrojen resultados

errneos, lo que depender del tipo de contrato que se est$ manejando y ser el 4dministrador del 2ontrato qui$n lo realice.

Esta#lecer *ndicadores para cada su#3proceso cr,tico.

)na ve" identificados estos subprocesos a trav$s del anlisis de los contratos de la unidad correspondiente, se deben establecer para cada uno de ellos los ndices que servirn como mecanismo de monitoreo y control. /ara definir cada indicador debemos definir primero la naturale"a del tipo de control a reali"ar, para luego identificar e interpretar aquellas variables del proceso que sern evaluadas peridicamente para calcular este ndice. )n ejemplo de lo anterior puede ser lo siguiente%in embargo, al no poder contar con toda la informacin debido a la dificultad de obtenerla o cuantificarla es que se justifica el uso de :ndices de gestin; orientados a metas.

Determinar para cada ,ndice un rango de gestin.

Los ndices sern mecanismos #tiles de control si pueden ser comparados con valores de referencia establecidos previamente, si se conoce informacin o a trav$s de la evaluacin del administrador de contrato. 'stos se definirn a partir de los objetivos y las condiciones del proceso que se desea monitorear y controlar.

Dise4ar la medicin
&inalmente, para el clculo de cada indicador es necesario determinar las fuentes de informacin, la frecuencia de la medicin de las distintas variables, la forma de tabulacin, el anlisis y la presentacin de la informacin. 'n el caso de la )nidad %ervicio a los /roductos &inales se propone la utili"acin de la siguiente tabla, la que resume todo lo anterior-