(luandola comprade un Paquete de Software esuna Decisin Estratgica

" '\'4|t, tuunlo st'inrpfunro prnitc u In orgunizucin trx;nlinur sts ucri,t'idtulcs t,ruzutt o rnttlrl)fu:; ntts .firncionules, produt'ros, rt tu'cusgeogrtifirus. puru hucer cfct livo su usr lu.s .firnus t tiutnrcnle rcquicrcn ckcf uur cunbios cn suspro(esos, slnr(,t rus ".Thonus orgunizucionules.ltan suseslregids Davenporl

tJsualncnlclas actividadesestratgicas de una empresaes1nasociadas a decisioncs iccrci tlc nucvos r]cgocios,nuevos mcrcados,otttsourcing, alianzas con otras emprcsas. Sin cnrbargo, cxistenciertossoftwareen el mercado que su implantacin puedesignificar rarala cnrpresauna transformacinradical del modo como se estabanhaciendo las cosas, con urr inrpacto muy fuerte en las personas, en los procesos administrativos y en definitiva cn la culttra de la empresa.Todo lo cual va significar cambios en sus cstralcgiastlc negocios.No estamoshablandode adquirir el software de moda para un pc o tle un paqueteinteresante que nos puedemanejarmejor los inventarios o de un sistema dc vcntas u otro que nos sirva para tener una base de datos de clientes, etc. Se trata de graudessistemasintegradosde informacin que cruzan y automatizantodos los procesos bsicosde una empresaen forma simultnea.Por ejemplo, una transaccinde venta va a rroducir cabios en los inventarios, en la produccin, en Contabilidad, en las compras, probablcmenteen el distribuidor y lo mas seguro en el sistema de remuneracionesde Rccursos Humanos por el pago de la eventual comisin al vendedor. La informacin se crrtra una sola vez al computador de modo que el sistema la actlaliza en todas las areas donde sta impacta nb importando si se trata de diferentesempresas de un mismo holding ubicadasen diferentespaisescon idiomas o monedas distintas. Tal vez una de sus maybresventajas de estos software es que constituyen una verdadera gua o mapa ("road map" ) para la reingeniera con la ventaja que esta iniciariva no se transfomra, como es usual, en un bonito informe para adomar nuestrasestanteras,sino que en una solucin tangible y automatizada. Uno de estos ,'Megapaquetes" ms imporlantes es el ofrecido por la firma sAP AG de Alemania. En chilp existen algunas conpaas que ya lo estan ocupandoo instalando. Otras firmas con paquetesintegrados
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s.. []aun,oraclc,Pcoplc Soft,Bpcs, ctc. SAp es la compaa de software de estetipo lrlcrcn cl rrruntlo y la tlc nrayor crccinricnto, algunos dc sususuarios handicho..SAp no cs urrraqrrotc tlt:sollware esunanranera de hacer negocios". Ilsto n.s penrritc volvcr sobrcnuestro puDto paralundarrrentar porqu pcrrsanros que Ia conrprl c inrrlantacin dc estos paquctes representa unadecisin detipo estratgico. Mcgn-Paquetes y el Cambio Estratgico Dc rcLrcrlo a la opinin tlc nucstroinvestigador Sr. ThomasDavenport,SAp y otros lllcqa-paLluctcs cstn asociados con cambios en la cstrategia desde dosmaneras distintas. La prirrrcra, gracias a la complctaintegracin funcional, permiteestablecer nuevas formas dc conrretir. Y la segunda, dcbidoa la grandifusinde algunos paquetes en ciertotipo de industrias,pennite enfocarseslo en aquellasreasdonde la empresapueda lograr vcntajas compctitivas, La ficrteintegracin de susfunciones a lo largode la toda la cadena de valor educelos ciclos dc ticmpo para satisfacer la demanda de los clientesy acorta los tiempos de rcspuesta an en empresas con una gran dispersin geogrfica. Todo ello contribuyea tener una mejor coordinacin ente producciny ventasreducindose los inventarios. Estetipo de estrategia tieneno solo fuerteimpactoen las operaciones intemas,sino que ..Lean taurbin en la relacincon los clientes y distribuidores. Estaestrategia denominada Procluction" fue aplicada con muchoxito en la industriaaftomotriz japonesa. Gandes eurpresas de manufactura comola Du pont y Monsanto hanadoptado SAp en un esfuerzo paramejorarla codinacinentrela produccin y el consumo. Estaestrategia permitea Iasempresas monitorear msde cercalas ventas paraentender los efectos de cambiosen los precios, promociones y regularizar el flujo deproduccin. Sin embargo la pregunta clavequesurgeescomo un megapaquete puederepresentar una ventajacompetitiva cuandocsitodo el mundoen mi industriaha adoptado sAp y esta usando la mismaestrategia? Tresrespuestas podembs aventurar al respecto. La primeraes que las ventajas cornpetitivas son esencialmente temporales, mientrasms tiempo dure mayor es la ventaja, por ello la importancia de se los primeroses crucial.El momeito
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rct al pafalascnrrrcsas cn Chilccn este sentido esmuy ventajoso por lo pocotiifuDclido rlucsc cncucnlran totlava cstos software. Si seprodujcra un patrn dc difusincn Chilc tlc [rn solo la nritad dc lo que ha ocurridocon estossoftwareen Europao usA, posiblcnrcntc la situacinscanluydistinta cn unos3 a 5 aosm:s. La segunda respucsta cs nls simplc, nruclras contpanas basan susventajas conrpetitivas en la diferenciacin e susrrotluclos, por lo tanto, el cfecto de un megapaquete esmarginal en estesentido. Sin crrbaruo, la nrayorade las compaas basan sus ventajascompetitivasen algunos pr?ccsos de negocios clavesy estonos introduce a la tercera respuesta que tiene que vcr con l otra nrodalidad de canrbio en la estrategia quedistingue Davenport. En el momento de la inrplantacin la empresa deberiadecidir cualesde sus procesos son criticos para conrpctiry debera configurarlos de una manera no estndard o simplemente decidir no por el paquete. soportarlo Tal fue el casopo ejemplode la firma Compaqy de una firma dc scmiconductores.. Por lo tanto, Ias implicaciones estratgicas de la adquisicinde un megapaquete no parcccmuy dificil de visualizar. Si pensamos solamente en la cantidad de dineroque las compaias estnn gastando en la implantacin, (entre20 y 1000millonesde dlaresen algunos casos paraqueno fuesevisto como " solo como otro bastara ) estesoloconcepto sislcma computacional ms". La Implantacin de los Megapaquetes Ctavepara el Exito Dadala importancia y el alto costoque tienenla adopcin paquetes, de estos un fracaso en estesentidopuedeserrealmente desastroso. La claveparael xito de un megapaquete tan probados como los mencionados, radicaen su proceso d implantacin a la que nos referiemos brevemente a continuacin. Tal como sealbamos al principio, la impantacin de este tipo de softwareno solo representa un cambiotecnolgico importante, sinoilue tambininvolucacambios en la estruituraorganizacional, en los procesos y en la cultura,por ejemplo,una estructura altamente centralizada podracalzarperfectamente con sAp, iin embargohay muchas que tienen una estructura compaas organizacional con un alto nivel de autonomia especialmente cuando susdivisiones o subsidiarias estan localizadas en difeentes luares
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gcogralicoso pascsdistintos.Algunascompaas puedcrr abordarestasituacindejando ruccatlarcgin confi-qure cl paqucte en lorma ttnomapcrdiendocon cllo la ventaiade la irttcgracin. lJno tlc los aspoctos nrsintcrcsartes dc la implantacines como las firmas manejanel cumbio en los procesos asociados a la configuracin dc estospaquetes. Es aqu donde se corlccntr la mayor parte de los bcneficios, esto es disponer de un sistema con una alta inlcgracirr cn los procesos. El paqucte R/3 dc SAP retuiere por ejernplo, que las conrpaasrcconfiguren los proccsosde negocio para adaptarlo al software, pero no al lcvs, porcue como es altanrente complejo, dificil y sino imposiblc dc scr modificado sustrncialmcnte. Por otro lado, de acuerdo a un estudio efectuado por el Centro de Busincss lrrovationde Emst & Young y liderado por Davenport, a 20 firmas usuaias (lc cstos paquetes, casi la mitad de ellos admitieron que efectuaronuna reingenieraen sus proccsossolo en el grado necesariopara trabajar con el software. Firmas como Compaq y HP sealan que la utilidad de SAP es que permite delimitar claramente la reingeniera, Otros lo ven como un verdadero catalizadot de los cambios. Adems es inteesante agregarque al nenos en el caso de SAP, la firmas pueden estar segurasque se quedan corr las mejores prcticas de la industria, las que se van actualizando en las continuas versioneso " Upgrade" que SAP va proporcionandoa sus clientes. Uri aspecto crtico en un proyecto de este tipo, asi corio de la reingeniera" es saber ruranejar el impacto que tiene el cambio en las personas.Hay muchas experienciasfallidas en reingenieraque se deben a que no se pens que ellas pueden constituir el principal obstculo para el cambio y este aspecto fue mal manejado. Un buen sistema de comunicaciones,el reentrenamientodel personal y el sistema de compensacionesson crucialespara el xito de esteaspecto. Finalmente una cosa es importante tener en mente, si la firma esta dispuestaa invefir una gran cantidad de dinero en la implantacin de estos paquetes,deber estar seguro de escoger la mejor consultora Que lo asesore.Esta, en conjunto con la empresa, deber efectuar ua implantacin estrechamente unida con los cambios en como la firma logra

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vcntu'scompctitivas, en sus procesos, en su organizacin, y sin perderde vista que arlcnrs clcben cstaralineados con los objetivosestratgicos del negocio. Tcrnlinamoscon una frase del Gartner Group: "No seleccione una consultorasro basado cn cl precio,si no mira como adaptar la cultura,si no tieneuna experiencia en la industriani el talentoparamanejar grandes proyectos, ud. probalemente no obtendr una solucin eficiente encosto"

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